Issuu on Google+


GRUPO DE SISTEMATIZACIÓN Mónica alexandra Peña Suárez Verónica Múnera Ramírez Luisa Fernanda Arango Noreña Viviana Mejía Guevara COLABORADORES Grupo Base Sextante Fotografías: Hernán Posada Asesora: Tatiana Betancur


CONTENIDO PRE-EVENTO 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Recomendaciones antes de iniciar la planeación Planeación de actividades para recoger dinero Actividades realizadas Campaña de expectativa Casting para presentadores del evento Medios de comunicación Cotizaciones de los elementos del evento Perfil de los nominados a los premios Reservación de auditorio Realización de libretos para el evento Decoración-ambientación Diseño de tarjetas de invitación para directivos, docentes y medios Medios de comunicación para los integrantes de Sextante Apoyo logístico IGLÚ

EVENTO 1.

2. 3. 4. 5. 6.

Premiación Actos culturales que animarán el evento Protocolo Medios asistentes Registro fotográfico y fílmico Entrega del sextante

POST-EVENTO Tarjetas de agradecimientos 2. Diseño y aplicación de evaluación de aspectos positivos y aspectos a mejorar 3. Distribución 4. Entrega oficial a Decanatura 1.


PRESENTACIÓN Los manuales de edición y planeación de evento tienen como objetivo principal dirigir y orientar las acciones académicas, sociales y corporativas que se requieren para la realización del periódico universitario Sextante. A través de éste, los estudiantes aplican los conocimientos adquiridos durante los semestres anteriores y por medio de esta guía lograran contextualizarse con relación a la historia del mismo, procesos académicos, periodísticos y de gestión que requiere el periódico. Este manual ayudará a los alumnos a tener una organización y planeación de cada uno de las de las actividades que se deben tener en cuenta para llevar a cabo el periódico. También serán bases para las ideas que se deben proponer para la realización del sextante


Manual de Planeación del Evento

PRE-EVENTO Etapa de diseño del evento y preparación, durante esta etapa se cumple la coordinación y mercadeo del evento: Programación de cronogramas, imagen corporativa y protocolo, promoción, convocatoria, selección, inscripciones, preparación de participantes. Así mismo se preparan los servicios operacionales: transporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipos.

1. RECOMENDACIONES ANTES DE INICIAR LA PLANEACIÓN DEL EVENTO

Para contextualizar la elaboración del evento de lanzamiento del periódico SEXTANTE, es conveniente revisar el último evento realizado y tratar de contactar a las personas encargadas de éste. Seguidamente se debe realizar una especie de lista de chequeo acerca de los elementos que se incluyen en un evento, para tener un presupuesto general e imaginario que brinde una vaga idea del dinero que se necesita recoger. Como contactos se puede recurrir a “El manual de planeación del evento” o al asesor del curso Producción de prensa en el semestre anterior.

6


Manual de Planeación del Evento 2.PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES PARA RECOGER DINERO Para realizar actividades con el fin de recoger dinero, se debe realizar una lista de chequeo para tener una planeación de lo que posiblemente se realizará una lista de chequeo se utiliza como una ayuda para la memoria. Esto ayuda a garantizar la coherencia y la integridad en el desempeño de una tarea. Un ejemplo básico es el “hacer la lista”. Una lista más avanzada sería un calendario, que establece las tareas que deben realizarse de acuerdo a la hora del día o de otros factores. Por eso anexamos un ejemplo de la lista de chequeo que se utilizó en la planeación de la elaboración del periódico y del evento de lanzamiento.

7


Manual de Planeación del Evento 3. ACTIVIDADES REALIZADAS Para poder recoger el dinero necesario para el montaje del evento junto con la impresión del periódico se deben realizar una serie de actividades que debieron ser planteadas en una lista de chequeo (punto anterior). Puede que se tipuladas o

realicen todas algunas de

las esestas.

En el caso de la edición decimoséptima se realizaron seis actividades de las cuales se sacó el presupuesto necesario para el montaje del evento. Dichas actividades fueron las siguientes:

a. Pago de cuotas: cada alumno debió pagar ocho cuotas de cinco mil pesos durante un lapso de tres meses. El dinero fue recogido por las encargadas del área de finanzas, las cuales semanalmente entregaban un balance de la cantidad de dinero que se llevaba hasta la fecha.

b. Cantarilla #1: Cantarilla: es un formato de rifa poco formal, es decir, es una hoja que contiene 15 números del 1 al 15 en el que debe ir el nombre de la persona que compró el puesto. Cada alumno posee una hoja de estas por la que debe responder con el dinero que vale cada uno, siendo decisión de los organizadores el valor de la rifa. Su sorteo se realiza de la siguiente manera: • Cada estudiante tiene una hoja con 15 puestos. • Las hojas se insertan en una caja.

8

• Una persona que no pertenezca al grupo de sextante ingresa su mano y saca una hoja la cual tiene el número ganador. • En otra bolsa deben haber los números del 1 al 15 y la misma persona que sacó la hoja. debe sacar ahora un número el cual será el de la persona ganadora. La cantarilla que se realizó en la edición #17 sorteaba una ancheta. Fueron 84 cantarillas en total que entraron en juego, las cuales se entregaron con 15 días de anticipación a la fecha del sorteo. Los encargados del área de finanzas recogen el dinero de todos los estudiantes, el cual quedo libre para la inversión del sextante. Este dinero quedó libre debido a que las anchetas fueron formadas con productos que donaron los mismos alumnos del curso. Los responsables de la actividad fueron los gerentes, directores y el área de finanzas.


Manual de Planeación del Evento c. Venta de perros calientes: Fue una actividad coordinada por el área de comunicaciones del periódico. El orden fue el siguiente:

• Se llegó a un acuerdo que la venta de perros sería el día 30 de septiembre de 2009 • Se escogió la fecha porque es una estrategia para poder vender, por lo que es fin de mes y es más viable que se pueda vender • Se llegó a un acuerdo para el costo de los perros, con tamaño y hacerlo estilo combo, esto quiere decir con gaseosa. • Se pidieron unas cotizaciones, para estar seguros de poder hacer la actividad y que esto genere ganancias para el grupo • Se hizo una lista de chequeo para poder distribuir el tiempo y poner responsables en cada uno de los cargos La actividad se realizó satisfactoriamente generando ganancias para los fondos necesarios. d. Proyección de películas: Entre los integrantes del grupo responsable de la producción del Sextante, se planteó como actividad de recolección de fondos, proyectar una serie de películas durante un día. El fin era cobrar dinero a las personas que asistieran a la proyección. Las películas que se proyectaron fueron: funny games, el resplandor y hostel. El costo de las películas fue el siguiente: • Boletas de 2000 pesos: 1 película + gaseosa y crispetas • Boletas de 3000 pesos: 3 películas + crispetas y gaseosa

9


Manual de Planeación del Evento NOTA: cabe resaltar que se contó con la

colaboración de algunos maestros, los cuales llevaron a sus cursos a ver las películas. La jornada se llevó a cabo desde las seis de la mañana hasta las seis de la tarde.

e. Cantarilla #2: la actividad consistió en sor-

tear un bono de 150 mil pesos para gastar en cualquier centro comercial. Cada estudiante debía responder por una cantarilla de 10 puestos, a mil pesos cada uno. El formato se entregó una semana antes al sorteo para tener el tiempo suficiente para recoger el dinero.

f. Venta de camiseta para sextante: entre los

estudiantes del curso de Producción de prensa se decidió fabricar una camiseta para utilizar el día del evento de lanzamiento del periódico. El diseño de ésta fue realizado por los el equipo de diagramación y diseño. Para determinar el costo monetario de la camiseta se realizaron varias cotizaciones en diferentes lugares, lo cual facilitó la decisión final. La camiseta tuvo un costo de 10 mil pesos, pero se decidió cobrar cinco mil pesos más para recaudar más dinero para el fondo común.

10


Manual de Planeación del Evento 4. CAMPAÑA DE EXPECTATIVA Es una estrategia para dar a conocer el evento al público objetivo, en este caso, los estudiantes de la Fundación Universitaria Luis Amigó. También es tratar de que la gente se interese por saber qué es el sextante, qué se realizará en el marco del evento y por lo tanto que asistan y observen la calidad de producción realizada. Debe haber un grupo específico encargado de esta actividad, el cual, tendrá como objetivo único dedicar su tiempo a esta campaña, ya que, de esta depende el éxito de la asistencia esperada al evento. El grupo encargado de esta parte de la planeación del evento son los integrantes del área de comunicaciones junto con IGLU (Investigación y grupo de logística universitario) más adelante reseña

11


Manual de Planeación del Evento 5. CASTING PARA PRESENTADORES DEL EVENTO Casting: Es el proceso de selección de personal para alguna actividad específica. Habitualmente, en esta selección todos los candidatos a un trabajo han de interpretar un mismo papel propuesto por los jurados, lo que permite hacer comparaciones y elegir al intérprete más apropiado. Las personas que desean ser presentadores en el evento de lanzamiento del sextante deben realizar un casting, en el cual pondrán a prueba y evaluarán algunas habilidades que se deben poseer para ser elegidos. Es un casting abierto a la participación de todos los estudiantes de la FUNLAM El perfil que se debe tener la persona es el siguiente: a. Capacidad para memorizar datos b. Habilidad de improvisación c. Excelente expresión oral y corporal d. Buena presentación personal e. Conocimiento biográfico del periódico SEXTANTE En el momento de inscripción, al aspirante se le debe entregar un libreto con una breve reseña de la Fundación Universitaria Luis Amigó, con el fin de que el aspirante pueda tener información a la hora de hablar frente a la cámara. El ejercicio consiste en construir un directo, tratando de involucrar muchos datos y logrando improvisar. Después al aspirante se le realizaran una serie

12


Manual de Planeación del Evento de preguntas donde se evalúa la capacidad de memorizar datos e improvisar en cualquier momento. Las preguntas se hacen con el fin de probar la seguridad de la persona y saber qué tan informado se encuentra para el día del evento y tener certeza de que la presentación de nuestro periódico será la mejor. Algunas de las preguntas que se deben realizar son: - ¿Qué es el SEXTANTE? - ¿Cuál es su importancia? - ¿Por qué deseas presentarlo? -¿Cómo te enteraste de la convocatoria? En el casting deben evaluarse a los participantes de forma individual y en parejas para reconocer también las habilidades de presentación en dúos. El casting se debe realizar en nadas diferentes para facilitar rio a los participantes y tengan tunidad de asistir a alguno de

dos jorel horala oporlos dos.

Se debe contar con la presencia de los encargados del casting y algún maestro que trabaje con el SEXTANTE para tener mejor coordinación y transparencia de la actividad. Seguidamente se debe realizar la selección de los ganadores y comunicar el veredicto final para iniciar el proceso de preparación.

13


Manual de Planeación del Evento 6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN La planeación del evento debe ir acompañada del cubrimiento de éste por parte de medios de comunicación importantes en la ciudad, esto con la finalidad de que el periódico tenga un buen posicionamiento frente al de las demás universidades. Es importante saber en qué tipo de medios se transmite, en qué programas y en qué zona horaria. Para ser específicos es conveniente tener un directorio propio de medios para evitar la pérdida de tiempo tratando de decidir a dónde recurrir. A continuación se mostrará un directorio utilizado en la versión decimoséptima de SEXTANTE.

• Programarte: La actividad cultural, la in-

dustria del entretenimiento, las opciones de aprovechamiento del tiempo libre, tienen cabida en el Canal UNE, todos los días, de lunes a viernes a las 12:30 meridiano en ProgramArte. Una entretenida guía de ciudad, que es a la vez cartelera de cine, teatro y televisión, y en la que todas las manifestaciones del espectáculo tienen lugar. El programa tiene una repetición a las 4 y media de la tarde y a las ocho de la noche. El público al que va dirigido es gente de todo tipo de edad interesado en la actualidad. Para recurrir a este programa se deben poner en contacto por medio del correo electrónico: programarte@une.net.co

• Enfarrados: es un programa que se transmite en el canal cosmovisión a las diez y media de la noche. En él se habla acerca de programación juvenil, como fies-

14

tas, actividades escolares y universitarias. Su público objetivo es personas juveniles.

• Periódico virtual Azul Naranja: es el periódico virtual de la FUNLAM. Además es el producto de aula de la materia Periodismo Virtual que se enseña en el quinto semestre de Comunicación Social.

• Radio Tiempo: Es una emisora comercial

que tiene como público objetivo los jóvenes de la ciudad de Medellín. En él se transmite música balada-pop y abre espacios para permitir publicidad gratuita de cualquier evento.

NOTA: Para dirigirse a cada uno de los

medios debe ser por medio de un boletín de prensa el cual tiene un formato específico y además permite la facilidad de que la información sea eficazmente recibida, agregándole formalidad a el evento.


Manual de Planeación del Evento 7. ELEMENTOS QUE DEBEN SER COTIZADOS Y PLANEADOS PARA EL EVENTO Para la planeación del evento se debe llevar un orden de todas las actividades que se realizarán y sus respectivas cotizaciones para saber cuánto dinero se gastará en total. Lo que se debe tener en cuenta para el evento son los siguientes elementos: • Sonido e iluminación. • Pasabocas que se reparten en el evento a los asistentes (OPCIONAL). • Placas de premiación a los ganadores. • Actos culturales o muestras artísticas. • Materiales para la decoración-ambientación del lugar.

NOTA: recuerden que cada cosa debe

tener mínimo tres cotizaciones para permitir una comparación equitativa de precios.

15


Manual de Planeación del Evento 8. ELECCIÓN Y PERFIL DE LOS NOMINADOS A LOS PREMIOS.

Los premios que serán presentados en el evento del sextante están planeados para premiar el esfuerzo y la dedicación de los mejores estudiantes de los diferentes cursos de cada semestre, en el área de periodismo. A cada maestro de dicho curso se le solicita que suministre a los encargados de la premiación la siguiente información y documentación de los nominados: • Nombres y apellidos completos del estudiantes • Y como anexo un trabajo propio del curso donde se demuestre la calidad académica del estudiante. La selección es de la siguiente manera: Cada trabajo presentado es revisado por el comité de redacción, los cuales, eligen un solo trabajo por curso, por ende un solo ganador. Los premios que se entregan son los siguientes: • Ganador del curso introducción al periodismo • Ganador del curso géneros periodísticos • Ganador del curso investigación periodística • Ganador del curso producción de prensa • Ganador del curso periodismo virtual • Ganador del curso producción información radial

16

• Ganador del curso información de televisión • Ganador del curso periodismo y medios alternativos NOTA: desde la edición decimoséptima del SEXTANTE se implementó un nuevo galardón y es el premio al mejor egresado de la FUNLAM que se ha destacado en el medio periodístico.


Manual de Planeación del Evento 9.

RESERVACIÓN DE AUDITORIO

El evento de lanzamiento debe ser realizado dentro de las instalaciones de la FUNLAM, siendo el auditorio Santa Rita el espacio apto para este tipo de eventos. La solicitud debe ser realizada por medio de la secretaria de la Facultad de Comunicación Social y Publicidad, quien redacta una carta dirigida a Bienestar Universitario solicitando el préstamo del auditorio con la fecha estipulada. Esta carta debe ser enviada de forma física y con seis meses de anticipación. Si se presenta algún inconveniente por parte de Bienestar Universitario con la fecha solicitada se debe llegar a un consenso con el coordinador de curso para estipular una nueva fecha.

17


Manual de Planeación del Evento 10. REALIZACIÓN DE LIBRETOS PARA EVENTOS. El evento debe ser totalmente organizado, cada una de las cosas que se presentarán deben estar libretiadas, es decir, debe haber un guión del orden que se debe llevar para así tener una mejor distribución del tiempo, actos y espacio. • Deben realizarse guiones técnicos que se requieren para tener un orden en la intervención de los presentadores. • Cada video que se proyecte debe tener un guión previo para realizar la edición de éste. • Dichos guiones están a cargo del grupo de libretos de IGLÚ o jefes de redacción del SEXTANTE.

18


Manual de Planeación del Evento 11. DECORACIÓN AMBIENTACIÓN Cada edición del periódico posee un tema en general sobre el cual se plantan las bases de la agenda temática del periódico y sobre la cual debe girar la ambientación y decoración del evento. Todo debe ir de acuerdo a los temas elegidos porque es la forma de representar lo importante que se quiere rescatar en la edición elaborada. En la edición decimoséptima se utilizaron dos temáticas: el trabajo y el deporte. La ambientación giraba alrededor del ambiente laboral representado con portafolios, agendas, celulares; también el deporte fue representado por medio de balones de fútbol, baloncesto, gimnastas, bicicletas, entre otros. Lo importante de este punto es lograr contextualizar a las personas en el ambiente que se escogió como objeto de investigación de problemáticas actuales para poder elaborar el contenido del periódico.

19


Manual de Planeación del Evento 12. MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA LOS INTEGRANTES DE SEXTANTE Para tener una buena información y organización en el grupo conformado por los colaboradores y estudiantes del sextante, se aprovecharon los recursos comunicativos que ofrecen los medios de comunicación como el facebook y el correo electrónico, con el fin de dar a conocer las decisiones tomadas en relación a las diferentes actividades académicas y de recolección de dinero para llevar a cabo el periódico. A parte de la información publicada en la web, otro medio alternativo para la comunicación fueron las reuniones que se hacían cada miércoles a la 1 de la tarde, especialmente dirigidas a los estudiantes que tenían un cargo en el periódico, en éste se confrontaron opiniones y se designaron responsabilidades a cada grupo encargado, además se acordaron cada una de las actividades en relación con el sextante.

20


Manual de Planeación del Evento 13. DISEÑO DE TRAJETAS DE INVITACIÓN PARA DIRECTIVOS Y DOCENTES. El diseño de estas tarjetas debe estar orientado a incentivar de forma creativa a los invitados que asistan al evento. Las invitaciones deben ser entregadas, máximo con 10 días de anterioridad a la actividad y a su vez confirmar la asistencia y saber cómo organizar los lugares correspondientes a cada invitado. Normalmente las parten entre las

invitaciones se resiguientes personas:

• Directores de curso del área de periodismo • Directivas de la FUNLAM • Maestros de la Facultad de Comunicación Social la información que debe contener la tarjeta de invitación es la siguiente: 1. Fecha 2. Lugar 3. Hora 4. Nombre de los organizadores

21


Manual de Planeaci贸n del Evento

22


Manual de Planeación del Evento 14. INVESTIGACIÓN Y GRUPO DE LOGÍSTICA UNIVERSITARIO (IGLÚ) Es un grupo de interés de comunicación corporativa que surgió con la necesidad de tener un grupo de logística encargado de los eventos que se realicen en la universidad. El grupo es coordinado por la profesora Tatiana Betancur Jaramillo. En el semillero hay una división de cargos entre los integrantes, cada una de estas con una función específica.

GRUPO MEMORIA GRÁFICA Reporte grafi-

co imagen y video, recursos fotográficos. Fotógrafo, cámara, asistente, recortes de periódico, salidas en tv, registro de todo acontecimiento

COMERCIAL:

Patrocinios, boletines de prensa, contacto con los medios, relaciones públicas, presentación en medios

FINANCIERO:Recolección dinero, ción del

presupuestos, fondo del grupo,

de administrapatrocinios

SISTEMATIZACIÓN DE EVENTOS: Manuales de registro de cada evento, organizados de forma sistemática, como base de elaboración de futuros eventos.

LIBRETOS: Elaboración de libretos, eventos, sonido, luces, confirmar asistencia de responsables y participantes al evento

Este grupo de interés participa activamente en la organización y montaje del evento de lanzamiento de SEXTANTE, la mayoría de las funciones están destinadas a esta actividad. El semillero se identifica con un logotipo

LÓGISTICA Staff: carnetizacion, espacio, decoración, ambiente, programación, atención a invitados, seguridad, botiquín, linternas, decoración de espacios

MEDIOS: Despliegue de medios, pa-

trocinio, actualización de eventos on-line, El colombiano, Cosmovisión, Teleantioquia, Universia, emisoras, ADN, Sin Rodeos, Sin Verte Tv, Hora de Consultar, Minuto de Dios, Azul Naranja, Mundo U.

PROTOCOLO: Acomodación, pre-

sentación de evento, trato con invitados, tarjetas de invitación, agradecimientos, pendones, souvenirs, reconocimiento

23


Manual de Planeación del Evento El pingüino con su corbata y portafolio representa al ser ejecutivo que vive en el mundo de la comunicación corporativa. Otra insignia es el botón con el que se identifican en los eventos en los que participan: El lema es “gestionando sueños, comunicando realidades” el cual busca demostrar que por medio de la gestión de la comunicación se pueden lograr coordinar grandes eventos dando grandes resultados positivos. El iglú que se encuentra en el fondo representa la construcción que se logra con el trabajo continuo de cada uno de los integrantes del grupo de interés, además esta imagen hace alusión al nombre del semillero. La línea del fondo representa el horizonte al que siempre será proyectada nuestra visión de crecer cada vez más. Y el tipo de letra se escogió porque representa el frío del lugar donde viven los pingüinos y se construyen los iglúes.

24


Manual de Planeación del Evento

EVENTO Etapa de ejecución del evento, en esta etapa se vigila el servicio de trasporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipos. Se efectúa en esta etapa el material que servirá como memoria del evento y material de referencia.

1. PREMIACIÓN En la premiación se les otorgará una placa a los estudiantes ganadores en las diferentes categorías de los cursos de periodismo. Anteriormente se explicó qué premios son los que se entregarán. Los encargados de la premiación serán los directores de curso de cada ganador.

25


Manual de Planeación del Evento 2. ACTOS CULTURALES QUE ANIMARÁN EL EVENTO Mediante la participación del grupo base y el grupo de iglú se hicieron varias propuestas sobre los posibles actos que participarían en el evento, las principales ideas giraron en los principales temas de SEXTANTE, siendo los siguientes:  Acto de danza contemporánea  Grupo de danza moderna hip-hop: es un grupo integrado por 18 estudiantes del colegio unidad educativa Salazar y herrera que muestran coreografías con música hip-hop  Gimnasia rítmica: son 3 integrantes de la liga de gimnasia rítmica de Antioquia que realizan una muestra artística.

26


Manual de Planeación del Evento 3. PROTOCOLO El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones rige la celebración de los actos y en otros casos, la celebración de actos de carácter privado, social, religioso, militar y académico; que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. El evento de ceremonia para el lanzamiento de Sextante, requiere de un acto protocolario de carácter académico el cual es informal para los asistentes, pero formal para sus organizadores, por tanto este evento tiene como tal su propio protocolo. • Consiste en la organización de los actos artísticos, en el recibimiento y ubicación de los asistentes, la puesta de las banderas de Colombia, Antioquia y de la universidad. • En este caso los himnos del país, departamento, ciudad e institución no se entonan porque el acto no es de carácter formal, si no de carácter social y académico. • También hace parte del protocolo, los guiones que llevaran los cuatro presentadores, cabe recordar que su buena presentación es fundamental para que transmitan una buena impresión del evento.

27


Manual de Planeación del Evento 4. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y FÍLMICO De cada actividad debe quedar un registro fotográfico y fílmico para tener constancia de lo realizado y para que las siguientes ediciones puedan tener una idea de lo que se debe realizar y cómo se lleva a cabo el programa como tal. Para el registro fotográfico se debe enviar una carta al semillero de fotografía, invitándolos a formar parte de la realización del evento por medio de la toma fotográfica. Al igual que para el registro fílmico se recurre a la colaboración de los integrantes del estudio de televisión encargados de las grabaciones de todos los eventos de la universidad. La carta debe ser diligenciada al menos con 15 días de anticipación para que puedan anexar el evento a la agenda que se tenga.

28


Manual de Planeación del Evento 6. ENTREGA DEL SEXTANTE Dentro del acto de lanzamiento del periódico se debe realizar una entrega simbólica del producto periodístico a un delegado del tercer semestre, pues estos serán los que realizarán en el próximo semestre la siguiente edición. La persona que recibe el legado será el ganador del premio periodístico del tercer semestre para que sea él quien siga construyendo la historia del SEXTANTE.

29


Manual de Planeación del Evento

POST-EVENTO Etapa de cierre y evaluación, en esta etapa se realiza la contabilidad del evento, se cancelan los servicios faltantes, se distribuyen las memorias y se realiza la evaluación del evento. Basados en estas etapas, se hará una descripción de las actividades que se llevan a cabo en cada una, con sus respectivas sugerencias, recomendaciones y excepciones.

1. TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Las tarjetas serán entregadas a los participantes del evento externos a la FUNLAM, como lo son, los actos artísticos, medios asistentes, patrocinadores y pautantes del periódico. El contenido de las tarjetas debe ser un agradecimiento por la colaboración prestada para dejar en buen concepto el nombre de la institución y el periódico, para así, en una próxima ocasión volver a tener su colaboración. Además de la tarjeta se envía la edición del periódico impresa para que reconozcan el trabajo realizado.

30


Manual de Planeación del Evento 2. DISEÑO Y APLICACIÓN DE ENCUESTA DE EVALUACIÓN Es la etapa del proceso educativo que tiene como finalidad comprobar, de manera sistemática, en que medida se han logrado los objetivos propuestos con antelación. Entendiendo a la educación como un proceso sistemático, destinado a lograr cambios duraderos y positivos en la conducta de los sujetos, integrados a la misma, en base a objetivos definidos en forma concreta, precisa, social e individualmente aceptables La evaluación es una operación sistemática, integrada en la actividad educativa con el objetivo de conseguir su mejoramiento continuo, mediante el conocimiento lo más exacto posible del alumno en todos los aspectos de su personalidad, aportando una información ajustada sobre el proceso mismo y sobre todos los factores personales y ambientales que en ésta inciden. Señala en que medida el proceso educativo logra sus objetivos fundamentales y confronta los fijados con los realmente alcanzados.

Evaluación de artículo • • • • • • •

Elaboración de pregunta e hipótesis Tema Profundidad de tema Estructura de la historia Coherencia y cohesión fuentes Fotografía

Evaluación de evento

Es el proceso de verificación del evento: a través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilida-

des para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden más y más exitosos cada semestre. A continuación se mostraran una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación: • Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir: •¿El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué si y por qué no? •¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación? •¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento? • Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no? Después de responder estas preguntas podemos una evaluación sobre cada uno del aspecto que a continuación se va a mencionar que son: • Sonido: no se va realizar por canje, ni publicidad se acordó que se va a contratar para que este todo el día para ensayo de micrófonos, de luces y de sonido como tal para que en la hora de evento no haya esos problemas técnicos • Pasabocas: han pasado dos eventos de sextante donde se han repartido pasabocas para todos los asistentes al evento, estos se han realizado con el apoyo de técnica de gastronomía de la misma institución para tener un mejor acercamiento, este semestre costo $500. 000 los ingredientes para 600 pasabocas.

31


Manual de Planeación del Evento • Puntualidad: participantes, organizadores y espectadores, hora de comienzo de evento •Presentadoras: la expresión corporal, el vestuario acuerde a tipo de evento o temática que se esta manejando •Actos (presentaciones o shows) sobre la temática que se maneja en periódico • Decoración: que sea acerca de la temática que se maneja en periódico •Medios de comunicación: la ayuda que cada uno de estos nos brinda para dar a conocer el periódico ante todo la cuidad y el publico objetivo. •Entrega del periódico: el recurso y las personas que van a repartir a todos los esectadores. •Numero de asistente (invitados geneales y especiales) •El auditorio y el estado de cada elemento (sillas, iluminación) • • • • • •

protocolo: recepción de invitados. Entrega de reconocimientos. Tiempo de preparación Vestuario de los organizadores Registro fotográfico y fílmico

Evaluación de diagramación • • • • • • •

Diseño del periódico Fotografías Estructuras Pautas publicitarias Impresión Tipografía Diseño de las paginas

Recomienda

Que para el día del evento se haga un inventario, cuando se recibe el auditorio y cuando se va a entregar para que haya me-

32

jor claridad y evitar inconvenible de la facultad con otras identidades de la institución. También se recomienda contractar a dos personas del servicio general para que haga el aseo antes y después del evento


Manual de Planeación del Evento 3. DISTRIBUCIÓN El periódico no sólo se debe distribuir en la universidad, también debe ser distribuido en diferentes instituciones de educación superior, para brindar posicionamiento. En la FUNLAM se debe distribuir desde el día del lanzamiento y durante las semanas siguientes. Para las demás instituciones se deben formar brigadas de distribución con los estudiantes del curso Producción de Prensa, los cuales, deben escoger diferentes instituciones para entregarlo. Con esta actividad no solo se logrará crear una buena imagen de la universidad y la facultad como tal, sino también se dará lugar a obtener un buen posicionamiento en la sociedad.

33


Manual de Planeación del Evento 4. ENTREGA OFICIAL A DECANATURA Después de todo el proceso de elaboración y de finalizado el evento como tal, es necesario realizar una entrega oficial a la decanatura de la facultad. Se entrega el periódico y los manuales de edición y planeación de forma virtual y física. Además se deben entregar los aportes nuevos que se le hagan a la construcción de la historia del sextante. Todo lo anterior para que sea la decanatura ma edición todo este material para facilitar

34

quién entregue a la próxila construcción del mismo



Realización del Evento SEXTANTE