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Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Funciones de los administradores

Planeación: Tipos de planes

Pasos y objetivos de la planeación Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica

Toma de decisiones:

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Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones Evaluación de alternativas de decisión www.auladeeconomia.com


Es el proceso de: › planear, › organizar, › dirigir y › controlar  los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas 

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Likert: Sistemas de dirección  Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones  Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas 

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El proceso administrativo consiste bĂĄsicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

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El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1. Alcance de objetivos

2. Por medio de personas 3. Mediante técnicas 4. En una organización

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Planeaci贸n Organizaci贸n Integraci贸n de personal Direcci贸n Control www.auladeeconomia.com


Planeación:  Implica determinar misiones y objetivos  Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos  Requiere la toma de decisiones 

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Organización:  Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar  Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas 

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Nivel intermedio Mandos inferiores

Habilidades tĂŠcnicas

Alto nivel

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Habilidades de conceptualizaciĂłn y diseĂąo

Habilidades humanas


Integración de personal:  Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo  Reclutar y seleccionar las personas idóneas  Evaluar, compensar y capacitar al personal 

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Dirección:  Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales  Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación 

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Control:  Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado  Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa  Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc. 

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Control

Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores

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La empresa se ve como un sistema:  Un sistema abierto  Un sistema complejo (implica subsistemas)  Un sistema dinámico 

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Taylor: padre de la administración científica  Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción  Se basaba en el concepto del hombre económico 

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Fayol: padre de la teoría administrativa moderna  Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.  Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc. 

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McGregor: teoría X y teoría Y  Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento  Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad 

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Likert: Sistemas de dirección  Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,  Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones 

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Un sistema es:

› un conjunto de elementos

dinámicamente relacionados › que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo › operando sobre insumos tomados del medio externo

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Implica determinar misiones y objetivos  Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos  Requiere la toma de decisiones  Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir  Planeación y control son inseparables 

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Planeaci贸n

Implementaci贸n de los planes

Acciones correctivas

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Control

Desviaci贸n con respecto a lo planeado


Misi贸n Objetivos y metas Estrategia Pol铆ticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com


En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella  En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna 

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Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos  Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean  Los valores dan forma a su filosofía 

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Teoría X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Teoría Y El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene El ser humano tiene imaginación, creatividad e poca ambición. ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilización del seguridad. potencial humano www.auladeeconomia.com


Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad  Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control  Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo. 

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Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones  Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas  Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta  Permiten delegar autoridad sin perder control 

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Habilidad técnica  Habilidad humana  Habilidad de conceptualización  Habilidad de diseño 

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Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento  Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión  Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo 

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Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras  Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas  Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo 

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Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas  Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción  La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad 

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Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado  Generalmente se apoyan en presupuestos 

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Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos  Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)  Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas 

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Metas Planes estratĂŠgicos

Para actividades no recurrentes

Planes operacionales

Planes de un solo uso Programas y Proyectos

Presupuestos

Para actividades recurrentes

Planes permanentes PolĂ­ticas Procedimientos Reglas

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1. Análisis situacional:

› Ambiente interno:

 Fortalezas  Debilidades › Ambiente externo:  Oportunidades  Amenazas www.auladeeconomia.com


2. Establecimiento de objetivos y metas:

› Responder a preguntas como:

 Dónde se quiere estar?  Qué se desea hacer y cuándo?  Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave  Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc. 

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3. Desarrollo de premisas:  Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:  Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc. 

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4. Identificación de cursos de acción alternativos:  Es necesario identificar las mejores alternativas de acción  Examinar sus ventajas y desventajas 

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5. Evaluación de las alternativas:  Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1) 

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6. Selección de un curso de acción:  Se toma una decisión  Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción 

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7. Formulación de planes de apoyo:  Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico  Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc. 

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8. Presupuestación:  Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:  Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros 

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Es un sistema administrativo integral  Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas  Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales 

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Hace énfasis en la evaluación del desempeño  Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía  Se concentra mucho en el corto plazo 

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Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción  Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión  Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo 

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Horizonte temporal amplio  Impacto final relevante  Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines  Patrón de decisiones uniforme  Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización 

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Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,  Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa 

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Es el proceso formal de planeación a largo plazo  Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización  Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa  Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante 

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1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:  Responde a preguntas como:  ¿En qué negocio estamos?  ¿En qué negocio deberíamos estar?  ¿Quiénes son nuestros clientes? 

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2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:  ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia? 

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3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:  Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo 

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4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:  Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave 

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5. Es una actividad de alto nivel:  La alta gerencia debe participar activamente  Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización 

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Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

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Orientación ejecutiva Valores Visión

Insumos: Personas Capital Habilidades etc.

Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc.

Análisis de la industria

Perfil empresarial

Propósito Objetivos Intención estratégica

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Amenazas y Oportunidades

Desarrollo de estrategias alternativas

Debilidades y fortalezas

Evaluación y decisión estratégica

Implementación

Dirección y control


Factores internos

Factores externos

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

Estrategias FO: usar F para aprovechar O

Estrategias DO: superar D para aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA: usar F para enfrentar A

Estrategias DA: minimizar D y A

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Tres estrategias genéricas:

› Liderazgo de costos › Diferenciación › Enfoque  Se pueden combinar  Se relacionan con ventajas competitivas

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1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones  2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación  3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos 

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4. Revisar regularmente las estrategias  5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia  6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación  7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias  8. Crear un clima que induzca a la planeación 

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La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas 2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas 4. Elección de una alternativa www.auladeeconomia.com


Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras  No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos  Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre 

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Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos  Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.  Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc. 

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Análisis marginal  Análisis costo – beneficio  Análisis de riesgo  Árboles de decisión  Otras técnicas de investigación de operaciones 

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Experimentación

Experiencia

¿Cuál alternativa seleccionar?

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Decisión tomada


Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción  Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades  Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes 

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