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A di í Auditoría


Índice • Objetivo de la Auditoría • ¿Qué es Hablar en Arte? ¿Qué es Hablar en Arte? • Organigrama • Misión y líneas de acción • Comunicación interna y externa ó • Financiación • Evaluación y Conclusiones


Objetivo de la auditoría Objetivo de la auditoría • Definir la institución fi i l i i ió • Evaluar sus objetivos y su plan estratégico j y p g • Verificar la existencia de políticas adecuadas a  sus fines y su cumplimiento sus fines y su cumplimiento • Comprobar el cumplimiento de sus proyectos • Comprobar la adecuada, eficiente y eficaz  b l f f utilización de los recursos humanos y financieros • Hacer el balance de su utilidad pública


Auditoría HEA Auditoría HEA Á Ámbito Temporal: 2001‐2010 Geográfico: sede Madrid

Recursos utilizados Recursos utilizados Humanos: 1 Tiempo: • Horas empleadas:  150 • Fecha de realización: último trimestre 2010

Sistemas de información manejados: • Archivos físicos y telemáticos • Programas informáticos: Word, Excel, PowerPoint Programas informáticos: Word Excel PowerPoint


Auditoría HEA Auditoría HEA Método empleado: – Estudio transversal Último trimestre 2010 Período 2001‐2010

– Estudio documental de la institución y su equipo de trabajo – Análisis descriptivo – Indicadores manejados: Cualitativos C Cuantitativos tit ti


Definición de la institución: ¿Qué es HEA? Hablar en Arte es una  asociación sin ánimo de  lucro, fundada en  diciembre de 2001 e  inscrita en el Registro de  Asociaciones de la  Comunidad de Madrid con  el número 23.729 Fuente: Estatutos de la Asociación

Su ámbito de actuación  es: • Local • Nacional • Internacional


Organigrama

Presidente Vicepresidente Secretario y Vocal

JUNTA DIRECTIVA

Tesorero y Vocal Vocal Vocal

HEA

Dirección Administración

Fijo Comunicación EQUIPO DE  TRABAJO

Didáctica Por obra

Eventual Colaboradores

Fuente: Elaboración propia


Misión de HEA Misión de HEA De acuerdo con el Art 2 de sus estatutos sus fines son: De acuerdo con el Art. 2 de sus estatutos, sus fines son  La promoción, desarrollo, investigación, protección y difusión de toda  clase de estudios y actividades relacionadas con las artes plásticas escénicas y clase de estudios y actividades relacionadas con las artes plásticas, escénicas y  audiovisuales. Igualmente desea crear conciencia de la riqueza del Patrimonio  Histórico Artístico de su Comunidad para fomentar el respeto y la  conservación del mismo mediante su conocimiento. De acuerdo con el Art. 3 de sus estatutos, para la consecución de los fines  anteriormente mencionados, proponen la realización de las siguientes  actividades:  La organización de todo tipo de actividades culturales, entre las que se  encuentran las exposiciones de arte historia o divulgación educativa encuentran las exposiciones de arte, historia o divulgación educativa,  conferencias, seminarios, simposios, concursos, visitas culturales, etc.

Fuente: Estatutos de la Asociación


Objetivos y Plan Estratégico Objetivos y Plan Estratégico Actividad de HEA: 1. Gestación de ideas 2. Disponibilidad de recursos financieros 3 Sistemática: 3. Sistemática: • • • •

¿Existe un Plan Estratégico?  ¿Existe una cuantificación de objetivos por períodos? E i ifi ió d bj i í d ? ¿Existe un Plan Operativo? ¿Existe un cronograma de actuaciones y proyectos? d ?


Líneas de acción de HEA Líneas de acción de HEA Difusión y promoción de las artes plásticas escénicas y audiovisuales Difusión y promoción de las artes plásticas, escénicas y audiovisuales.     

Didáctica: programas educativos en museos y centros culturales Publicaciones: ediciones y recursos bl d Comunicación y prensa: contenidos de audio Apoyo a la creación contemporánea: convocatorias y concursos Jornadas, cursos y talleres: actividades científicas de difusión artística

Gestión de proyectos culturales con accesibilidad libre y gratuita. p y yg   

Programas anuales: ciclos y festivales Exposiciones: gestión y comisariado Exposiciones: gestión y comisariado Eventos: diseño, organización y producción de proyectos culturales

Fuente: Memoria de actividades


Actividades por líneas de acción  (2001‐2010) 11% 3% 6%

36%

3% 4%

9%

11% 17%

DIDÁCTICA

PUBLICACIÓN

EVENTO

RADIO/TV

CONVOCATORIAS

Fuente: Memoria y otra documentación

JORNADAS

EXPOSICIÓN

PROGRAMA ANUAL

OTROS


Porcentaje de actividades por  j p línea de acción Difusión y promoción un 36% de actividades  didácticas  un 17% publicaciones  un 9% contenidos de  audio (Radio Círculo y  Canal Cultura))  un 4% convocatorias 

Fuente: Memoria y otra documentación

G ió d Gestión de proyectos   

la producción de proyectos  culturales un 11% culturales un 11% la gestión de exposiciones  un 6% los programas anuales un  3%.


Temporalidad de las actividades p De carácter continuo Actividades didácticas  Publicaciones  Contenidos de audio:  Canal Cultura Renfe  Proyectos anuales (LDT ,El  Ranchito) 

Fuente: Memoria y otra documentación

D De carácter discontinuo á di i   

Producción de proyectos  culturales Exposiciones Convocatorias y Concursos Convocatorias y Concursos


Frecuencia de actividades Frecuencia de actividades 13

15

8

10

2

8

5

4

5

8 8

3

2

0

6

0

2003

2004

2005

2006

3

4

DIDÁCTICA 2002

4

2007

3

2008

2009

2010

3

3

2

2

1

2

0

0

0

3

PUBLICACIÓN

25 2.5

2

2

2002

2 1.5

1

1 0.5 05

0

0

0

0

EVENTO 2002

2

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

Fuente: Memoria y otra documentación

2010

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010


Frecuencia de actividades Frecuencia de actividades 1

1

1

1

1

1 0.8 0.6

2 2

0.4 0.2

0

0

0

1.5

0

1

0

1

CONVOCATORIAS 2002

2003

2004

2005

2006

2007 2

2008 2

2009

2010

2

0.5 0

2

0

0

0

0

0

0

JORNADAS

1.5 1

1

1

1

2002

1

1 0.5 0 0

RADIO/TV 2002

1

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

Fuente: Memoria y otra documentación

2010

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010


Frecuencia de actividades Frecuencia de actividades 3 3 2.5

2

2 1.5

1

1

8

1 0.5

8 7 0

0

0

0

0

6

0

5

EXPOSICIÓN 2002

2003

2004

2005

2006

4

4

2007

2008

2009

2010

3 2

2

1

1

2

0

0

1 0

0

0

0

OTROS

1.5 1

1

2002

1 0.5 0

0

0

0

0

0

0

PROGRAMA ANUAL PROGRAMA ANUAL 2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

Fuente: Memoria y otra documentación

2010

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010


Actividades: Total en período/tipo Actividades: Total en período/tipo 2010

8

2009

8

8 2

2

3

13

2008

5

2007

4

2004

2 0101 101

2003

2 0

2

3

1 1

10 2

3

2

1

4 2

2

101 1

8

2 0

2 0 1 10 4

2005

101 3

2

3

2006

2002

2

0 1 10

1 1 10 3

0

DIDÁCTICA

0 5

PUBLICACIÓN

10

EVENTO

15

RADIO/TV

CONVOCATORIAS

Fuente: Memoria y otra documentación

20

JORNADAS

25

EXPOSICIÓN

30

PROGRAMA ANUAL

35

OTROS


Actividades: Total en período Actividades: Total en período 35

31 27

30 25

21

20

16

15

10

10 5

3

5

7

6

0 2002

2003

2004

2005

Fuente: Memoria y otra documentación

2006

2007

2008

2009

2010


¿Se cumplen los objetivos y se  sigue un plan estratégico? • En relación a los objetivos: – No existen objetivos cuantificados – Cumple los fines de difusión‐promoción y gestión de proyectos Indicadores de utilidad: • N.º proyectos previstos/año • N.º proyectos realizados/año • N.º proyectos no realizados/año • Realización en fecha prevista • Sectores de la población objetivo • Cumplimiento del objetivo de la actividad Fuente: Memoria y otra documentación


¿Se cumplen los objetivos y se  sigue un plan estratégico? • En relación al Plan Estratégico: – No existe Convendría: • Elaborar un Plan Estratégico: objetivos y directrices a medio Elaborar un Plan Estratégico: objetivos y directrices a medio plazo • Establecer una cuantificación de objetivos por períodos Establecer una cuantificación de objetivos por períodos • Elaborar un Plan Operativo : objetivos y directrices a corto p plazo • Elaborar un cronograma de actuaciones y proyectos Fuente: Memoria y otra documentación


¿Se adecúan los fines de HEA a su  misión? 1. 2. 3. 4 4. 5.

Vías de comunicación (externa e interna) Vías de comunicación (externa e interna) Toma de decisiones Asistencia a las actividades Repercusión en medios Repercusión en medios Auto‐evaluación de las actividades


1 Vías de comunicación: Externa 1. Vías de comunicación: Externa Pá i W b Página Web        

Información muy extensa y muy detallada No se ofrece posibilidad de suscripción a la newsletter No existen enlaces para redes sociales El enlace de prensa no está operativo No existen enlaces en portada para LDT y Tránsit LDT no tiene FB i Los enlaces podrían agruparse bajo diversos epígrafes N No se reseña de forma especial la AAIM ñ d f i l l AAIM

Fuente: Página Web, FB, otros


1 Vías de comunicación: Web 1. Vías de comunicación: Web Presentación:

P Proyectos:

Intro: homogénea, larga y poco  diferenciada Colaboraciones y Patrocinio: podrían unificarse Equipo: se podría incluir una foto  q p p f y que las pinceladas del CV de  cada uno fuesen por puntos y si se  quiere dar más info, que sea un  link a un adjunto: pdf

Se repite parte de la “intro” Añadir a quién van dirigidos Añadir a quién van dirigidos Años: dejar título (y subtítulo) con el  link a “más info” Actualización de proyectos de 2010

Publicaciones: Sólo títulos y links de enlace al  Sólo títulos y links de enlace al contenido.

Fuente: Página Web

Imágenes: Pide actualización de Flash Player Pid t li ió d Fl h Pl Quizá sería más efectivo que los links  fuesen externos, como sucede en el  “más info” de los proyectos.


1 Vías de comunicación: Externa 1. Vías de comunicación: Externa R l ió Relación con Medios  M di No registro de información remitida ni de convocatorias Necesidad de mayor difusión (bombardear más con lo  que hacéis para que la gente lo sepa y os conozca)  Extensión de la comunicación a otros sectores afines.

Webs 2.0 Presencia pero poca actividad

Imagen corporativa g p Existe un nombre, pero no un logo, una imagen de marca Fuente: Página Web, FB, otros


1 Vías de comunicación: Interna 1. Vías de comunicación: Interna • • • •

Reuniones de equipo semanales R i d i l Fluidez Diálogo Ambiente de trabajo cálido Ambiente de trabajo cálido

2. Toma de decisiones 2. Toma de decisiones • En reuniones semanales • Por unanimidad Priorización por fines y recursos económicos • Priorización por fines y recursos económicos


3 Asistencia a las actividades 3. Asistencia a las actividades • Registro único para actividades didácticas: Resultado: satisfactorio • Buscar forma de evaluar la asistencia a las  demás

4. Repercusión en medios p • Reseñas en revistas afines (n.º/año) • Visitas y actividad en webs 2.0 (n.º visitas,  Vi it ti id d b 2 0 ( º i it comentarios)


5 Auto evaluación actividades 5. Auto‐evaluación actividades No se realiza Sugerencia de indicadores de utilidad: Sugerencia de indicadores de utilidad: • Por objetivo inicial • Por participación P i i ió • Seguimiento interesados – Mismos participantes o diferentes – Rango edad, nivel cultural, procedencia

• Motivos de participación (interés, horario) Valoración global • Valoración global


Recursos de HEA: ¿Adecuación,  eficiencia y eficacia? • RRHH – Número – Situación Laboral – N.º horas de trabajo N º horas de trabajo – Ambiente:  • Relaciones  personales • Comunicación ó • Satisfacción

• Recursos Financieros – Subvenciones • N.º Concedidas

– Ayudas públicas Ayudas públicas – Ayudas privadas


Recursos Humanos Recursos Humanos • Número – 4 fijos – Otros: variable

• Situación Laboral – Contrato indefinido – Contrato temporal p

• N.º horas de trabajo – 40h/semana – En función del contrato Fuente: Contratos y personal

• Ambiente: – Buenas relaciones  personales – Buena comunicación – Elevado nivel de  satisfacción: • Permanencia P i • Repetición en proyectos


Recursos económicos Recursos económicos • Ingresos – Subvenciones • N.º Concedidas

– Ayudas públicas Ayudas públicas – Ayudas privadas

Fuente: Cuentas anuales

• Gastos – Mantenimiento – Personal – Proyectos


HEA en cifras HEA en cifras De acuerdo con la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de  D d l L 49/2002 d 23 d di i b d régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los  incentivos fiscales al mecenazgo por su Art 3 8 incentivos fiscales al mecenazgo, por su Art. 3.8 ,  aplicable también a Asociaciones de Utilidad Pública, la  q que obliga a llevar una contabilidad según las Normas de  g g Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de  Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines  Lucrativos, HEA, como entidad sin ánimo de lucro, no  d d á d l está obligada a llevar un control económico estricto más  allá del interno No obstante al final de año depositan allá del interno. No obstante, al final de año, depositan  sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Fuente: Estatutos de la Asociación


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de ingresos: 4,00,000.00 3,50,000.00 3,00,000.00 2,50,000.00 2,00,000.00 1,50,000.00 1,00,000.00 50,000.00 0.00 ‐50,000.00

2002

Fuente: Cuentas anuales

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010


HEA en cifras HEA en cifras Distribución de ingresos por año: 0% 1% 1% 3%

3%

3%

18% 10,48,664.50

14% 7%

2002

2003

Fuente: Cuentas anuales

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Total


Fuentes de financiación Fuentes de financiación a) Subvenciones TOTAL 2010 2008 2006 2004 2002 0.00

50,000.00

MCU

Fuente: Cuentas anuales

1,00,000.00

CM

1,50,000.00

2,00,000.00

2,50,000.00

Ayto. Madrid

3,00,000.00

Aecid

3,50,000.00


Fuentes de financiación Fuentes de financiación b) Facturación a instituciones públicas TOTAL 2011 2010 0 0 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 0.00

1,00,000.00

MCU

Fuente: Cuentas anuales

2,00,000.00

CM

3,00,000.00

Ayto. Madrid

4,00,000.00

Otros

5,00,000.00

CONVENIO AECID

6,00,000.00


Fuentes de financiación Fuentes de financiación c) Facturación a instituciones privadas TOTAL 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 0.00

50,000.00

1,00,000.00

CBA

Fuente: Cuentas anuales

ICO

1,50,000.00

MACSA

2,00,000.00

2,50,000.00

MACMASTER

3,00,000.00

OTROS

3,50,000.00


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de gastos por concepto: 23% 32%

9% 4% 4% 19%

5%

0% 1%

RRHH Fijos MATERIAL OFICINA

2% 1%

RRHH variables LUZ

Fuente: Cuentas anuales

OFICINA VIAJES

ASESORÍA VARIOS

TEL/INTERNET PROYECTOS

SEGUROS


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de gastos por año: 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 0

50000

100000

PERSONAL FIJOS ASESORÍA MANTENIMIENTO MATERIAL OFICINA

150000

200000

250000

300000

PERSONAL VARIABLES MANTENIMIENTO TEL/INTERNET MANTENIMIENTO LUZ

Fuente: Cuentas anuales * De 2002 a 2005 no existe suficiente información

350000

400000

450000

500000

OFICINA MANTENIMIENTO SEGUROS OTROS VIAJES


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de gastos fijos y de mantenimiento: 3,00,000.00 2,50,000.00 2,00,000.00 1,50,000.00 1,00,000.00 50,000.00 0.00 ‐50,000.00

2002

2003

2004

Fuente: Cuentas anuales * De 2002 a 2005 no existe suficiente información

2005

2006

2007

2008

2009

2010


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de gastos en proyectos (2006‐2010): 2,50,000.00 2,00,000.00 1,50,000.00 1 00 000 00 1,00,000.00 50,000.00 0.00 2006

2007

Fuente: Cuentas anuales * De 2002 a 2005 no existe suficiente información

2008

2009

2010


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de Ingresos y Gastos 450000 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 2002

2003

2004

2005

TOTAL GASTOS

Fuente: Cuentas anuales * De 2002 a 2005 no existe suficiente información

2006

2007

2008

TOTAL INGRESOS

2009

2010


HEA en cifras HEA en cifras Evolución de Ingresos y Gastos • Avance paralelo desde el comienzo en la relación de ingresos  y gastos. • En 2006 el gasto comienza a ser ligeramente superior • En 2008 se percibe un aumento del gasto con respecto a los  ingresos, podría ser por la realización de Ingráfica • En 2009 quizá por la inyección recibida con LDT los ingresos  son superiores a los gastos • En 2010 al no tener los datos definitivos, parece ser que los  l l d d f l gastos han sido mucho más superiores a los ingresos Fuente: Cuentas anuales


Balance de utilidad (pública) Balance de utilidad (pública) Por los fines que persiguen, sería una asociación de utilidad pública, ya  que éstos van más allá de los que persiguen sus miembros, y poseen,  en cierto sentido una búsqueda del "bien en cierto sentido una búsqueda del  bien común común“.. Además: g • Presenta las cuentas en el Registro Mercantil  • Realiza la Memoria de actividades • Posee la Certificación de la Agencia Estatal de Administración  Tributaria en la que consta que se encuentra al corriente en el  cumplimiento de las obligaciones tributarias y que no constan deudas  con el Estado de naturaleza tributaria en período ejecutivo con el Estado de naturaleza tributaria en período ejecutivo. • Posee la Certificación de Tesorería General de la Seguridad Social  de hallarse al corriente en sus obligaciones con la Seguridad Social.


Balance de utilidad pública Balance de utilidad pública En caso de querer ser declarada como tal, carece de: q , • La copia compulsada, en su caso, del alta en el epígrafe correspondiente  del Impuesto sobre Actividades Económicas. • La certificación del acuerdo del órgano de la asociación que sea  L ifi ió d l d d ló d l i ió competente por el que se solicita la declaración de utilidad pública. 

Ventajas fiscales: Ventajas fiscales:  • Deducción del 20% por las donaciones puras y simples de bienes que  deban formar parte del activo material de la entidad donataria y que  contribuyan a la realización de actividades que efectúen en cumplimiento de  ib l li ió d i id d f ú li i d sus fines específicos. • Deducción del 20% por las cuotas de afiliación a asociaciones de Utilidad  p Pública, previstas en la Ley 30/ 1994 de Fundaciones e Incentivos Fiscales. • Deducción del 20% por las cantidades donadas para la realización de  actividades que efectúen en cumplimiento de sus fines actividades que efectúen en cumplimiento de sus fines.


Conclusiones: Puntos fuertes Conclusiones: Puntos fuertes • Tipo de actividades desarrolladas: excelente • Aumento progresivo de proyectos y  Aumento progresivo de proyectos y actividades • Crecimiento estable:  C i i bl – Establecimiento de oficina propia – Personal fijo

• Desarrollo continuo de ideas para nuevos  Desarrollo continuo de ideas para nuevos proyectos 


Conclusiones: Puntos débiles Conclusiones: Puntos débiles • Falta de objetivos cuantificados por líneas de acción,  mejoras o cambios por períodos • Falta de planificación a medio‐largo plazo de los  proyectos a desarrollar • Falta de seguimiento y actualización de la  p a cac ó p esupues a a (desg ose po p oyec os) planificación presupuestaria (desglose por proyectos) • Falta de evaluación continua y auto‐evaluación de  todas las actividades todas las actividades • Necesidad de mayor difusión de todos los proyectos


Fin. i Muchas gracias por vuestra  Muchas gracias por vuestra atención, espero no haberos  , p aburrido mucho y que a todos nos  sirva de utilidad. i d tilid d Autora: Carlota Taboada Villar

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