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TALLER – CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CARLOS ANDRES TORO HERRERA HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013 1


TALLER – CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CARLOS ANDRES TORO HERRERA HENNY ALEXANDRA LENIS NAVIA VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO

TALLER – CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ PROFESORA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013 2


TABLA DE CONTENIDO Pág. 0. Introducción

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1. Justificación

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2. Objetivo General

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3. Objetivos Específicos

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4. Taller

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4.1 Conceptualice, ¿Qué es un programa de Gestión Documental?

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4.2 ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?

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4.3 ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V?

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4.4 ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional

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4.5 La Gestión Documental fue originada hace miles de años

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4.6 ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

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4.7 ¿Qué debe hacer una entidad para que el PGD

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4.8 ¿Qué objetivos pretende alcanzar un PGD?

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4.9 ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas

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4.10 Explique los aspectos de planeación que se deben considerar

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4.11 Conceptualice

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4.12 ¿Qué es un cuadro de Clasificación Documental?

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3


4.13 ¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

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4.14 Explique las etapas de implementación y adopción

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4.15 Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica

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5. Conclusiones

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6. Bibliografías

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TABLA DE FIGURAS Pág. Figura No. 1 Pasos del PGD

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Figura No. 2 Archivo General de la Nación

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Figura No. 3 Ley 594

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Figura No. 4 SAA

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Figura No. 5 CIA

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Figura No. 6 UNESCO

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Figura No. 7 Origen

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Figura No. 8 Ley General de Archivos

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Figura No. 9 Funcionamiento PGD

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Figura No. 10 Materiales

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Figura No. 11 Objetivos del PGD

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Figura No. 12 Ubicación

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Figura No. 13 Aspectos estructurales

20

Figura No. 14 Capacidad de almacenamiento

21

Figura No. 15 Distribución

21

Figura No. 16 Estantería

21

Figura No. 17 Mobiliario

22

Figura No. 18 Archivísticos

22 5


Figura No. 19 Diagnostico

23

Figura No. 20 Requisitos administrativos

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Figura No. 21 Conceptualizaci贸n

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Figura No. 22 Cuadro de clasificaci贸n

30

Figura No. 23 Tabla de Retenci贸n Documental

31

Figura No. 24 Organigrama de la empresa

35

Figura No. 25 Cuadro de Clasificaci贸n

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Figura No. 26 Formato TRD

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Figura No. 27 Formato TRD

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0. INTRODUCCIÓN

Dentro del ámbito laboral como futuros profesionales en el campo de la Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, se adquieren las bases teóricas sobre la conceptualización y aspectos generales mediante la creación y puesta en práctica de un programa de Gestión Documental, la normatividad vigente para implementar un PGD, el cual se considera un programa estratégico a desarrollar dentro de una entidad tanto pública como privada, conocer que se cuenta con el apoyo de la alta dirección, dar a los funcionarios archivistas la capacitación adecuada, ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y organización de los archivos, además la formación en el área de auditoría de información y manejo de procesos, Con estos beneficios hace que seamos profesionales competitivos en este campo, contar con herramientas que ayuden a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día y a día y ofrecer a nuestros clientes un mejor servicio, aumentar la productividad y reducir costos a través de la implementación y manejo adecuado de esta herramienta.

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1. JUSTIFICACIÓN

Hoy en día se habla y se da a conocer la normatividad de la expedición del Archivo General de la Nación Ley 594 del 2000, art 24, que establece que a las administraciones públicas y privadas que cumplan funciones públicas, emprender acciones encaminadas a implementar un programa de Gestión Documental a elaborar y presentar las TRD, constituyéndose hoy una prioridad para los establecimientos de un sistema institucional de archivos, con el propósito de aquejar los problemas que se presentan en las entidades del estado y privadas convirtiéndose en obligatorio cumplimiento; y en el marco de las entidades estatales controlar la política archivística del país, promoviendo una organización y control de los archivos públicos, de esta manera garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio documental.

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2. OBJETIVO GENERAL Conocer los aspectos técnicos, procedimentales y legales, que constituyen la Gestión Documental. A través de respuestas planteadas para este taller.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • • •

Conocer los aspectos generales de un Programa de Gestión Documental. Identificar la normatividad vigente para el PGD. Reconocer las consideraciones que se deben tener en cuenta para implementar un PGD en las instituciones públicas y privadas que cumplan funciones públicas y en empresas de acuerdo a sus necesidades requeridas a la hora de necesitarlo. Familiarizarse con la elaboración de las TRD y su importancia que tiene el sistema archivista del país.

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4. TALLER 4.1 Conceptualice, ¿Qué es un programa de Gestión Documental? Un programa de gestión documental (PGD) es un conjunto de procedimientos, en el que se establecen las políticas y operaciones que facilitan la administración de los documentos en las diferentes entidades, bien pueden ser estas públicas o privadas, en otras palabras es una actividad que engloba todas las instrucciones y procesos que permiten administrar los documentos, desde su origen hasta su destino final. Por consiguiente un PGD, está constituido por una parte legal y otra procedimental, de la primera se puede decir a groso modo que está sustentada en la Ley 594 del 2000 en el art 22, que define la gestión documental, como una serie de procesos interconectados y secuenciales, enmarcados dentro del concepto total de archivo, de igual manera determino el aspecto operativo y práctico de PGD, especificando los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final. •

Producción, generación de documentos por las instituciones en el cumplimiento de sus funciones.

Recepción, conjunto de operaciones de verificación y control de la documentación recibida.

Distribución, actividad que comprende la entrega y recibo de la documentación.

Trámite, cumplimiento de la función administrativa del documento.

Organización, conjunto de acciones orientales organización y descripción de los documentos.

Consulta, reglamentos que rigen el procedimiento o conducto regular que permite tener acceso a la información contenida en los documentos.

a

la clasificación,

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4.4 ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión documental? La organización de las naciones unidas, para la educación la ciencia la cultura UNESCO y el consejo internacional de archivos CIA. Consejo Internacional de Archivos CIA Una de las organizaciones internaciones dedicadas al desarrollo global de los Archivos es el Consejo Internacional de Archivos CIA, fundada en 1948 por la UNESCO, es un organismo no gubernamental, conformado por profesionales y representantes de Instituciones Nacionales dedicadas al que hacer Archivístico, financia sus actividades a través de los aportes de sus asociados, su sede principal se encuentra en la ciudad de Francia, operando bajo el sistema legal del mencionado país, las decisiones son tomadas principalmente por la Asamblea General, esta se reúne anualmente para determinar las políticas que regirán las estrategias y la gestión de las organizaciones que conforman la CIA, también cuenta con un comité ejecutivo, encargado de evaluar e implementar las operaciones relacionadas con el rendimiento, por otra parte esta es la Comisión Gestora, que se encarga de la ejecución de las decisiones tomadas en la Asamblea y en el Comité Ejecutivo. Esta organización cuenta con recursos online a través de su página: http://www.ica.org/9540/online-resources-centre/online-resourcescentre.html, donde se pueden encontrar normas, artículos, guías y documentos relaciones con las investigaciones que realiza esta organización, comprendiendo todos los campos inherentes a la gestión Archivística. Por otra parte, uno de los Países que lideran las investigaciones y los cambios que ha presentado la administración documental en los últimos años, implementando modelos que alcanzan una difusión internacional son los Estados Unidos, a través de la sociedad de Archivistas Americanos (Society of American Archivists, SAA), creada en 1939, como la primera organización de carácter profesional en el área Archivística de América del Norte.

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• • •

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el PGD. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de archivos, además formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del AGN, en relación con las recomendaciones arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

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Conjunto de documentos producidos por un mismo productor, en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmado en un mismo tipo documental. Documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservado, utilizado, valorado, transferido o eliminado como unidad. •

Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Unidad Documental Simple: Son series conformadas por unidades documentales simples, donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales. Es un producto de información de una serie o subserie, el cual contiene un solo tipo de documento en expediente. Ejemplo: Resoluciones, actas.

Unidad Documental Compuesta: Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí, pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.

Expediente: Es un conjunto de tipo documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad. Los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por la relación causa-efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia, es decir, respetando el orden original. 27


Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura orgánica del ente productor.

Principio de Orden Original: Se refiere precisamente a la reflexión sobre hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series. Este principio es llamado también Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de archivos.

Selección: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que general y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos.

Eliminación: Es una fase del ciclo vital, en el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativos, jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carecen de relevancia científica y tecnológica y que por ende no tienen ningún valor histórico.

Disposición Final: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

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4.12 ¿Qué es un cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? El cuadro de clasificación es un instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo del que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series, y sirve para organizar el fondo documental y aportar los datos esenciales de su estructura (secciones y series). Ejemplo:

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4.14 Explique las etapas de implementación y adopción de las TRD para un programa de gestión Documental. Para dar respuesta a este punto, debemos remitirnos al Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002, publicado por el AGN por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y la aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

En esta etapa se debe: Reunir la mayor cantidad de información institucional de la empresa contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. En esta etapa se debe: Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecerlos tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se procede el documento hasta su disposición final. 32


Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Tercera Etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. • El jefe de archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. •

El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

Las secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta Etapa: Aplicación. • Luego de aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

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La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecido en la correspondiente TRD, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por bio-deterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la TRD se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

Etapa Quinta: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental. • La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TRD en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. •

Las modificaciones a las TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

La TRD se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los correspondan a la mis estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

El AGN en cumplimiento de la función de inspección y vigilancia, verificará la aplicación de las TRD, en el momento que lo considere pertinente. 34


o Cuadro de clasificaci贸n

Figura No. 25 Cuadro de Clasificaci贸n


FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: MOECONSTRUCTORA CODIGO 110 OFICINA PRODUCTORA: JURÍDICA Aprobada por Acta 17 de 2000

Figura No. 26 Formato TRD


ENTIDAD PRODUCTORA: MOECONSTRUCTORA OFICINA PRODUCTORA: CONTROL DE CALIDAD

Formato No. 27 Formato TRD

CODIGO 110


5. CONCLUSIONES -Finalmente cabe recordar que el conjunto de principios, técnicos y procesos, que comprenden la dirección de los documentos generados por diferentes entidades, se conoce como archivística, quien es la encargada de resolver los problemas surgidos en el desarrollo de esta actividad, por esta razón, se podría decir que la organización es el eje principal que hace posible la realización de su objetivo, sin embargo no es posible lograrlo sin conocer los aspectos básicos que rigen esta disciplina, como por ejemplo las actividades que deben realizarse para implementar un programa de gestión documental, además de las normas y los entes encargados de su expedición. -Un programa de gestión documental va más allá de la posibilidad de contar con el conocimiento en el momento que se requiera, brinda los mecanismos necesarios para organizar la documentación desde su creación hasta su finalización, además incluye toda la tipología documental y sus diferentes formatos. -Este trabajo fue un gran aporte a nuestra formación como estudiantes de ciencias de la información y la documentación, nos permitió reforzar y profundizar sobre los conocimientos adquiridos sobre el PGD.

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6. BIBLIOGRAFIAS http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=51313 http://www.slideshare.net/caergosa/tablas-de-retencin-documental-10262577 http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=51268 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4366 http://oad.uniandes.edu.co/index.php/es/programas/2-programa-de-gestion-documental

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Gestión documental II