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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE PUESTOS

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INDICE

Contenido

Página

Introducción

2

Justificación del Manual

3

Objetivos del Manual: General y Específicos

4

Ámbito de aplicación

5

Beneficios del Manual

6

Antecedentes de La Organización

7

Base legal

8

Misión y Visión de la Organización

9

Valores de la Organización

10

Organigrama General de la Organización

11

Descripción General Unidades Administrativas: Gerencia General Gerencia Financiera Gerencia de Operaciones Gerencia de Ventas Gerencia de Informática Consideraciones Finales Glosario

12 14 27 41 53 60 61


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INTRODUCCION

Este Manual de Organización es un documento de gran apoyo administrativo, pues sirve de guía tanto para clientes internos (accionistas, personal directivo, administrativo y operativo) como para clientes externos (clientes, proveedores, acreedores y otros) al querer realizar cualquier consulta. Debido a que en él se dan a conocer la historia de la organización; las leyes, códigos y decretos de las cuales se apoya; además establece la organización formal e la empresa mediante la representación gráfica de la misma en un organigrama, todo esto con el fin de que sea más sencillo observar la forma en la que está constituida; de igual forma se determinan las funciones principales de cada unidad administrativa y puesto de trabajo para dejar muy claras las responsabilidades que cada uno tiene, evitando así futuras confusiones en el desempeño del trabajo y así poder lograr una mejor eficiencia y eficacia en cada operación que se realice.


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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

La finalidad de este documento es proporcionar al lector la información necesaria con la cual tenga la oportunidades de conocer la manera en la que se constituye la organización. Es de mucha utilidad contar con un Manual de Organización que nos permita conocer de una manera muy general y práctica todo lo referente a la empresa, ya que no se pueden obviar aspectos que son tan importantes y necesarios que se deben conocer como lo son la razón de ser de la organización, sus valores, su estructura y funciones de las unidades administrativas.

Este manual realmente brinda un gran apoyo a todo el personal de nuevo ingreso, ya que se utiliza para proporcionarles una inducción adecuada, pues con este instrumento es más fácil que ellos conozcan a la organización. Y no solo es útil para las personas nuevas, sino que también lo es para el personal actual porque les brinda capacitación constante y sirve como documento de consulta a personas e instituciones externas a la organización que tengan inquietudes sobre algún aspecto en especial.


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OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los miembros internos y externos de la empresa la información necesaria acerca de cómo está constituida la organización y todo lo referente a su funcionamiento, para que todo se realice con mayor eficiencia y eficacia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Brindar una inducción adecuada y eficiente a todo el personal de nuevo ingreso. • Mejorar la realización de actividades dentro de la organización, a través del establecimiento de funciones y responsabilidades. • Capacitar y reforzar constantemente al personal actual de la empresa. • Proporcionar apoyo ante cualquier inquietud que tengan los miembros de la organización o algún individuo o institución externa.


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ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Manual de Organización se enfoca y se aplica a toda la empresa y a cada una de las unidades administrativas en las que se divide.

Veremos que lo planteado anteriormente se demuestra con la información que contiene dicho documento al plantear su estructura orgánica en forma general y todo lo referente a su funcionamiento y el personal que la integra en cada área de la empresa.


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BENEFICIOS DEL MANUAL

Este manual brinda beneficios que realmente son importantes, y a continuación se detallan algunos de ellos:

• Es un instrumento de capacitación constante tanto para el personal de nuevo ingreso como para el actual. • Proporciona información sobre aspectos generales de la empresa en el momento que las personas lo necesiten, ya que por alguna razón siempre manifiestan alguna inquietud. • Mejora la eficacia y eficiencia en la realización de actividades, ya que se logran coordinar con mayor facilidad. • Evita la fuga de información al definir claramente las funciones, líneas de autoridad y de responsabilidad, logrando así que cada tarea se realice en el menor tiempo posible.


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ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN

El 20 de Agosto de 1949, Don Miguel María Rosario adquirió la Finca Naranja, localizada en el área de Cocales, departamento de Escuintla. A base de grandes esfuerzos y una gran visión, Koramsita, S.A. se diversificó, transformándose de una hacienda ganadera a una maquila.

En 1995 muere Don Miguel María Rosario y en ese mismo año sus herederos fundan Rosario y Compañía. Don Carlos Rosario Luna toma a su cargo la empresa y, con la venta de algunas propiedades, invierte para expandir la capacidad de la empresa, que se convierte en un importante productor de ropa en Guatemala. Koramsita, S.A. Se mantiene como productor líder del país durante los últimos cinco años En 2000 cambia el nombre de Rosario y Compañía Limitada a Koramsita, S.A.

Como productor de prendas de vestir retomó el liderazgo de la industria de textiles en Guatemala en el año de 1997 convirtiéndose en la empresa con mayor volumen de producción del área metropolitana llegando en la actualidad a producir más de 1 millón de prendas mensuales.


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Koramsita, S.A., unidos como organización han logrado mantenerse a la vanguardia a base de una combinación de factores como tecnología, sistemas avanzados de información, técnicas modernas de trabajo, inversión en maquinaria y equipo, programas de desarrollo de su Recurso Humano, todo esto, combinado con una actitud positiva hacia el cambio, un espíritu de mejoramiento continuo y la búsqueda de las mejores eficiencias del mundo. En 2000 Koramsita, .S.A. asumió la administración y el control de las operaciones De Refrescos de la Concepción, que ocupa un importante lugar en volumen de producción en Guatemala, durando la misma hasta 2001 año en el cual se procedió a consolidar estratégicamente tanto las acciones operativas como administrativas, de donde tomó el nombre de Organización Koramsita, S. A. En el mes de Junio de 2002 la nueva organización adquirió una importante participación de maquila KORAMSA, S.A. localizados en la zona de occidente, de la capital de Guatemala. Estas dos empresas, actualmente producen en forma combinada 500,000 Prendas semanales, contribuyendo significativamente al desarrollo y crecimiento económico de la región.


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BASE LEGAL • Koramsita, S.A. es una empresa que está constituida de acuerdo a todo lo que estipula la ley en cuanto a las sociedades anónimas dentro del país, por tal razón su marco legal se apoya en las siguientes leyes, códigos y decretos: • Constitución Política de la República de Guatemala • Código de Comercio Libro I, Título I, Capítulo VI, Artículos 86 al 194 Libro II, Título I, Capítulo I, Artículos 332 al 351 Libro II, Título III, Capítulo I, Artículos 368 al 384 Patente de Comercio de Sociedad No. 128-30108 Patente de Comercio de Empresa No. 162-26228 Número de Identificación Tributaria: 108882-8 • Código de Trabajo Capítulo I, Artículos 15 al 125 Capítulo II, Artículos 235 al 375 • Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Decreto No. 26-92 Acuerdo Gubernativo No. 206-2004 • Ley y Reglamento del Impuesto al Valor Agregado (IVA) Decreto No. 17-86 Acuerdo Gubernativo No. 175-2006 • Ley Orgánica del Seguro Social Decreto No. 13-56 Registro Patronal IGSS No. 10280 • Ley de Timbres


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MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

MISIÓN Somos una Organización industrial dedicada a producir prendas de vestir y Otros Productos derivados, que ofrece a sus clientes calidad, servicios y un precio competitivo; comprometida con la satisfacción de nuestros clientes, empleados y socios comerciales, con altos estándares de calidad, honestidad, compromiso, investigación y profesionalismo, buscamos brindar soluciones a todos nuestros grupos de interés. Por medio del beneficio mutuo y una cultura de excelencia en todas las actividades que desarrollamos, buscamos ganancias razonables y crecimiento constante.

VISIÓN Ser reconocida, para el 2014, como la compañía líder en manufacturación y elaboración y distribución de productos textiles y la mejor opción para adquirir estos productos en Centro América, México y Caribe.


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VALORES DE LA ORGANIZACIÓN • RESPONSABILIDAD: Cumplir todo tipo de obligación y compromiso que adquiramos con cualquier persona ya sea que se encuentre dentro o fuera de la empresa, procurando siempre dar lo mejor de sí.

• AMABILIDAD: Brindar un trato afectivo a nuestros clientes internos y externos, esto siempre nos debe caracterizar, porque de la atención que brindemos a las personas depende el éxito de nuestra empresa. Debemos hacerles sentir que somos una gran familia y que ellos son parte de esta.

• PRODUCTIVIDAD: Es importante el rendimiento adecuado al momento de prestar un servicio o al elaborar un producto, en el desempeño de nuestro trabajo. Siempre se debe trabajar por resultados, y luchar siempre por mejorar permanentemente la propia capacidad y la de los demás.

• IDENTIDAD: Ser uno mismo y así mostrarse ante los demás, sintiéndose orgulloso de lo que se tiene. El sentirse identificado con uno mismo, apoyado en sus principios y valores es importante, de igual forma lo es el sentirnos orgullosos del lugar en el que laboramos, la empresa a la que pertenecemos y a la cual le entregamos tanto de nosotros mismos.

• EXCELENCIA: En todo lo que hacemos debemos luchar por alcanzar el máximo grado de perfección. Aspirar siempre a lo mejor indudablemente nos hará mejores profesionales, y no debemos establecernos metas pequeñas siempre enfocarnos a la más alta.


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ORGANIGRAMA GENERAL DE LA ORGANIZACION

KORAMSITA, S.A. ORGANIGRAMA MIXTO Gerencia General

Gerencia de Operaciones

Gerencia de Ventas

Gerencia de Informática

Contabilidad General

Compras Locales

Asesores de Ventas

Soporte Técnico

Auxiliares de Contabilidad

Importaciones y Exportaciones

Bodega

Recursos Humanos

Facturación

Pilotos

Cobros

Recepción

Gerencia Financiera

Mensajería

Elaborado por: Carlos Espinoza Fecha de Elaboración: 15/05/2010


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DESCRIPCIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

GERENCIA GENERAL

MISIÓN Hacer que todo lo referente al funcionamiento de la empresa marche bien a través de una eficiente coordinación y un buen aprovechamiento de recursos.

OBJETIVOS • Lograr un buen desempeño de cada unidad administrativa. • Hacer que la empresa crezca y se de a conocer por su excelente servicio y calidad de sus productos


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GERENCIA GENERAL

Estructura

Gerencia General Gerencia General

Organigrama de Integración de Puestos

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Gerente General Gerencia General Presidente y Junta de Accionistas Mandos medios y Nivel operativo Junta de Accionistas, Presidencia y Gerentes de mandos medios. Gerencial

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Dirigir y representar a toda la organización.

Específicos: • Representar en cualquier situación a la empresa. • Elaborar planes y programas que ayuden a mejorar ciertos aspectos que podrían estar deficientes. • Vigilar el cumplimiento de las normas y políticas dentro de la organización. • Realizar una constante supervisión al trabajo que cada persona desempeña; con el fin de reforzar lo que a su criterio necesita mejorar. • Realizar operaciones y negociaciones importantes para el desarrollo de la empresa, ya sea en el territorio nacional o en el extranjero.


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• Asignar recursos. • Vigilar que las estrategias se lleven a cabo. • Crear y comunicar objetivos. • Resolver problemas. • Delegar responsabilidad a los colaboradores. • Tomar decisiones.

Responsabilidad: • Velar siempre por el bienestar de la empresa. • Representar legalmente a la organización. • De él depende el éxito o fracaso de la empresa. • Presentar puntualmente a presidencia y junta de accionistas los reportes donde se refleje la situación actual de la empresa.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Licenciatura en Administración de Empresas • Maestría y Doctorado relacionados al puesto • Otros estudios relacionados


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• Completamente bilingüe (inglés y español) Conocimientos: • Manejo de paquetes Office e Internet • Conocer su área de trabajo Habilidades: • Mínimo 5 años de experiencia en un puesto similar • Ser un buen líder • Dirigir a personas • Toma de decisiones • Habilidad en la elaboración de planes • Trabajar en base a metas Actitudes: • Capacidad para trabajar en equipo • Visionario y emprendedor • Buen comunicador • Fácil adaptabilidad al cambio Otros requisitos: • Número de colegiado activo • Poseer pasaporte vigente

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DESCRIPCIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS GERENCIA FINANCIERA

MISIÓN Controlar y regular todos los ingresos y gastos de la organización, para contribuir en el Crecimiento de la misma.

OBJETIVOS

• Lograr que toda la información financiera se encuentre ordenada y a disposición de las máximas autoridades en el momento que lo necesiten. • Proporcionar información real y verídica acerca de la situación financiera de la empresa.


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GERENCIA FINANCIERA Estructura

Gerencia Financiera

Contador General

Auxiliares de Contabilidad

Recursos Humanos

Cobros

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GERENCIA FINANCIERA Organigrama de Integración de Puestos

Gerencia Financiera

Contabilidad General

Auxiliares de Contabilidad

Recursos Humanos

Cobros

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Gerente Financiero Gerencia Financiera Gerente General Contador General, auxiliares contables, Jefe de cobros, Cobradores, jefe de tesorería Gerente General, Gerente de Ventas, Gerente Operativo y Gerente de Informática Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Dirigir y coordinar a toda el área financiera

Específicos: • Inspeccionar constantemente el trabajo que realiza el departamento de Contabilidad. • Revisar los reportes que le presenten el departamento de contabilidad, cobros y tesorería. • Elaborar juntamente con la Gerencia General el presupuesto de ingresos y egresos de la organización.


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• Informar sobre la creación de una nueva ley que afecte en esta área de la empresa o bien notificar acerca de las modificaciones que se realicen a las leyes existentes. • Supervisar que cada situación relacionada con todo lo financiero, administrativo y laboral se maneje de acuerdo a las leyes vigentes. • Velar por la eficacia y eficiencia en el trabajo de las personas que tiene a su cargo. • Supervisar el manejo adecuado de los recursos económicos destinados a cubrir los diversos gastos que se realizan dentro de la organización. Responsabilidad: • Estar al pendiente de la creación de nuevas leyes o modificaciones que se realicen a las actuales. • Presentar puntualmente a los Socios y Gerente General datos correctos y verídicos acerca de la situación actual de la empresa. • Realizar con transparencia su trabajo

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Licenciatura de Contador Público y Auditor • Maestría relacionada al puesto.


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Conocimientos: • Conocimiento en leyes fiscales, de comercio, laborales y otras relacionadas con el área. • Manejo y control de inventarios y costos. • Manejo de paquetes Office e Internet Habilidades: • Mínimo 3 años de experiencia en puesto similar. • Habilidad numérica. • Tomar decisiones referentes al área y su función. • Amplio razonamiento para analizar y solucionar problemas. • Habilidad para dirigir a un grupo de personas. Actitudes: • Íntegro y responsable • Buenas relaciones interpersonales • Dispuesto a trabajar en equipo • Dar un buen trato a sus subalternos Otros requisitos: • Número de colegiado activo. • Pasaporte vigente.


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo:

Naturaleza del puesto:

II.

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Contador General Departamento de Contabilidad Gerente Financiero Auxiliares de Contabilidad Facturador, Encargado de Almacén, Encargado de compras, Encargado de importaciones y exportaciones, Vendedores y Gerente de Informática. Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Llevar la contabilidad de toda la empresa, velando que los cierres mensuales, estado financieros e informes para la gerencia se entreguen puntualmente. Específicos: • Revisar los libros contables y estados financieros que elaboran los auxiliares contables para elaborar los ajustes correspondientes. • Certificar los estados financieros para presentarlos ante la SAT. • Elaborar informes que requieran la presidencia, gerencia general o gerencia financiera.


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• Establecer las cuentas adecuadas que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a los altos funcionarios. • Efectuar los pagos de impuestos, a los cuales está afecta la empresa, en el tiempo estipulado por la ley. • Tramitar autorizaciones de los libros contables y otras diligencias que le competan. • Actualizar datos ante el Registro Mercantil, SAT y demás entidades; cuando exista alguna modificación en algún dato de la empresa. • Revisar los documentos contables y la forma en la que han sido registrados en los libros por sus subalternos. • Efectuar constataciones de inventarios físicos de activos fijos y otros bienes de la organización. • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato. Responsabilidad: • Manejo de datos confidenciales referentes a la situación financiera de la empresa. • Entregar reportes a sus superiores en el tiempo estipulado. • Realizar los registros contables con la mayor transparencia posible para evitar futuros problemas con las entidades fiscalizadoras.


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REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Licenciatura de Contador Público y Auditor. Conocimientos: • Conocimiento en leyes fiscales, de comercio, laborales y otras relacionadas con el área. • Manejo y control de inventarios y costos. • Manejo de paquetes Office e Internet. • Manejo de programas para llevar registros contables. Habilidades: • Mínimo 2 años de experiencia como contador general. • Habilidad para realizar cálculos. • Buen manejo de computadoras y demás equipo de oficina. Actitudes: • Íntegro • Responsable • Puntual • Facilidad para trabajar en equipo • Buenas relaciones interpersonales Otros requisitos: • Número de registro de contador • Número de colegiado activo en caso de tener una licenciatura.


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IDENTIFICACION DEL PUESTO

Título del puesto:

Auxiliar de Contabilidad

Ubicación Administrativa:

Departamento de Contabilidad

Responsabilidad ante:

Ninguno

Autoridad sobre:

Encargado de facturación

Naturaleza del puesto:

Administrativa

II.

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Realizar el registro contable de todos los movimientos de la empresa asignados por su jefe inmediato. Específicos: • Ingresar facturas al sistema para llevar el control del IVA. • Operar facturas para efectuar partidas de diario. • Archivar papelería contable, mantenerla ordenada y completa. • Elaborar libros contables e imprimirlos para que sean revisados por el contador general. • Calcular prestaciones laborales. • Efectuar cierres mensuales y anuales bajo supervisión del contador general. • Llevar el control e caja y bancos. • Y otras actividades que le sean encomendadas por su jefe inmediato superior.


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• Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato.

Responsabilidad: • Manejo de datos confidenciales. • Manejo de papelería importante que sirve de respaldo para cada operación. • Ejecución de cálculos y registro de los mismos que deben ser correctos y verídicos. • Entrega puntual de libros contables al contador para que los revise y certifique.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Perito Contador Especializado en Computación Conocimientos: • Manejo de paquetes Office e Internet. • Conocimientos básicos de leyes fiscales. • Manejo de libros contables. • Manejo de conciliaciones bancarias. Habilidades: • Experiencia no indispensable.


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Manejo de computadoras.

• Habilidad numérica en la elaboración de cálculos. Actitudes: • Responsable • Puntual • Colaborador • Que le agrade trabajar en equipo Otros requisitos: • Poseer número de registro de contador.

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Títulos del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Jefe de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos Gerente Financiero Ninguno Todo el personal Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Administrar adecuadamente al recurso humano de la organización y todo lo referente a esto. Específicos: • Seleccionar al personal adecuado para la empresa, asimismo capacitarlo y ubicarlo. • Realizar las nóminas de forma quincenal, así como la cancelación de las mismas al personal. • Preparar y elaborar las planillas del IGSS en forma mensual, Retenciones del ISR a empleados y planilla del Banco de los Trabajadores; conjuntamente con el su respectivo cheque para efectuar el pago correspondiente. • Llevar el record de cada colaborador.


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Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato.

• Tramitar el carné del IRTRA y del IGSS, asimismo emitir certificados de trabajo y constancias de ingresos. • Mantener actualizado el libro de salarios para llevar el control de las personas que están afectas al ISR y que de esta manera realicen la declaración jurada anual de ingresos ante el patrono y, los listados del IVA. Responsabilidad: • Velar que las plazas no están vacantes por mucho tiempo. • Contratar al personal adecuado para cada plaza.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Mínimo octavo semestre en las carreras de Auditoría o Administración de Empresas. Conocimientos: • Manejo de paquetes Office e Internet. • Amplios conocimientos en leyes laborales. • Manejo de nóminas. • Conocimiento en trámites del IGSS e IRTRA. Habilidades: • Experiencia mínima 3 años. • Manejo de computadoras. • Habilidad en elaboración de cálculos.


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Naturaleza del puesto:

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Jefe de Créditos y Cobros Departamento de Cobros Gerente Financiero Facturador, Gerente de Ventas y vendedores Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Llevar el control de créditos y cobros que se originan por la venta de productos. Específicos: • Supervisar el trabajo de los colaboradores. • Autorizar órdenes de pedidos de clientes, si llenan los requisitos establecidos. • Controlar que el directorio de clientes se encuentre actualizado, así como el estado de sus cuentas. • Mantener una estrecha relación con el departamento de ventas para el manejo correcto de créditos y cobros. • Revisar que se haya ingresado al sistema de cómputo los documentos relacionados con las funciones del área, de conformidad con los


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Programas establecidos. • Revisar constantemente los reportes de los cobros realizados y créditos otorgados. • Presentar reportes al Gerente Financiero cuando los solicite. • Asignar tareas a sus subalternos. • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato.

Responsabilidad: • Evitar que se acumulen muchas cuentas pendientes de cobro. • Ser muy cuidadoso al otorgar los créditos y controlar que el número de estos no sea muy elevado.

I.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Sexto semestre en las carreras de Auditoría o Administración de Empresas.


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Conocimientos: • Manejo de paquetes Office e Internet • Cursos de cobranza

Habilidades: • Experiencia mínima 2 años • Capacidad para tomar decisiones • Habilidad para negociar con los clientes en cuanto a sus deudas. • Buen manejo de computadoras y sistemas. • Dominio del idioma inglés.

Actitudes: • Mantener una excelente comunicación con las personas. • Persona líder, ordenada y analítica. • Capacidad para trabajar en equipo.


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DESCRIPCIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE OPERACIONES

MISIÓN Velar por el cumplimiento de los objetivos de la empresa y mantener un control efectivo en las relaciones interdependientes entre los diferentes departamentos.

OBJETIVOS • Planificar, organizar y ejecutar actividades administrativas para mejorar los resultados operativos. • Velas por proveerle a la clientela el mejor producto y servicio posible. • Velar por mantener la calidad de los productos.


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GERENCIA DE OPERACIONES Estructura

Gerencia de Operaciones

Compras Locales

Importaciones y Exportaciones

Facturación

Recepción

Mensajería

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GERENCIA DE OPERACIONES Organigrama de Integración de Puestos

Gerencia de Operaciones

Compras Locales

Importaciones y Exportaciones

Facturación

Recepción

Mensajería

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre:

Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Gerente de Operaciones Departamento de Operaciones Director General Encargado de Compras Locales, Encargado de Importaciones y Exportaciones, Encargado de Facturación, Recepcionista y Mensajero. Gerencias del mismo nivel y demás personal dentro de su área de trabajo. Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Controlar y supervisar el área operativa y de abastecimientos de la empresa. Específicos: • Controlar las compras tanto locales como importaciones, para surtir los pedidos de clientes locales y extranjeros. • Inspeccionar de las operaciones de ventas en cuanto al control de los clientes en forma indirecta pero funcional, • Coordinar y dar seguimiento a las personas encargadas de recepción y mensajería para su buen desempeño.


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• Mantener el stock necesario para las necesidades de los clientes. • Estar en contacto con la persona encargada de compras y de importaciones para el buen desempeño de esta labor. • Mantener estrecha relación con la persona encargada de Facturación para el abastecimiento de documentos (facturas, envíos, etc.) y que la atención al Cliente sea un eslabón primordial así como las entregas oportunas y funcionales de los pedidos.

I.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • De preferencia la persona debe ser Licenciado en Administración de Empresas o en áreas de relación social-humanística y de logística o estrategia de mercado y atención al cliente.

Conocimientos: • Medios en cuanto a Mercadotecnia. Avanzados en el ramo de Administración de recursos (personales y financieros). • Conocimiento elemental o medio del idioma inglés.


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Habilidades: • Habilidad numérica y de apreciación subjetiva y objetiva del personal a su cargo. Actitudes: • Positivo y proactivo. • De empuje y reacción favorable hacia los cambios que se susciten en el mercado y en las relaciones dentro de la empresa en sus áreas de trabajo. • Capacidad de negociación entre mandos medios y con otros hacia las Empresas-Cliente de AFA Internacional.

Otros requisitos: • Pasaporte y Visa vigentes.


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Compras Locales Departamento de Operaciones Gerente de Operaciones Responsables de Bodega Encargados del mismo nivel y demás personal dentro de su área de trabajo. Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Responsable del control compras y abastecimiento adecuado de Bodegas de la Empresa

Específicos: • Encargado del control de compras locales para surtir los pedidos de clientes; responsable de las operaciones de abastecimientos locales dentro de las bodegas. • Coordinación y seguimiento a las personas encargadas de Bodega en todo sentido. • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato. Responsabilidad: • Mantener el stock necesario según los estándares o normas internas, asegurando cubrir las necesidades emergentes incluso.


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REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Perito Contador, Secretaria o Bachiller. Conocimientos: • Computación • Conocimiento básico del idioma inglés • Manejo de sumadora Habilidades: • Experiencia en el área de compras mínimo 3 años • Facilidad de palabra • Organizado (a) y con iniciativa Actitudes: • Puntual • Colaborador (a) • Proactivo • Trabajo en equipo y muy servicial • Acostumbrado a trabajar bajo presión • Disponibilidad de horario Otros requisitos: • Poseer licencia de conducir vigente.

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo:

Naturaleza del puesto:

II.

43

Jefe de Importaciones/Exportaciones Departamento de Operaciones Gerente de Operaciones Pilotos y Bodega Gerente de Operaciones, Contabilidad, Gerentes de división, Agentes Aduaneros, Transportistas, Encargados de Impor/Export para Centro América y Bodeguero Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Llevar el control de las importaciones y exportaciones que realiza la empresa. Específicos: • Facturar, tramitar en aduanas documentos correspondientes a importaciones o exportaciones de Centro América y otros países, tramitar los pagos de import/Export, (manejo de documentos y fletes) • Reporte Trimestral SAT, reporte de seguro, cotizaciones de fletes aéreos y marítimos a Centro América y otros países. • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato.


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Responsabilidad: • Velar porque el producto salga bien de la zona franca, coordinar y estar pendientes que las importaciones y exportaciones salgan a tiempo para Centro América y otros países, llevar control de cuando entra el producto a zona franca, controlar que el producto venga en buen estado, revisar precios antes de emitir cualquier factura.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Dos años en la carrera de Administración de Empresas. • 85% del idioma inglés escrito y hablado.

Conocimientos: • Paquetes Microsoft Office e Internet • Conocimiento

Habilidades: • Experiencia en el área de compras mínima 5 años en el ramo textil, organizado (a) • Manejo de sumadora • Programa de facturación • Control de salidas e ingresos de productos


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Actitudes: • Servicio al cliente • Trabajo en equipo • Puntual • Colaborador • Proactivo • Acostumbrado a trabajar bajo presión y sobre metas. • Con iniciativa y don de mando

Otros requisitos • Poseer licencia de conducir

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo:

Naturaleza del puesto:

I.

46

Facturador (a) Departamento de Operaciones Gerente de Operaciones Ninguno Gerente de Operaciones, Gerentes de división, compras, contabilidad, bodega, asesores de ventas, pilotos, clientes en general Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Facturar todas las ventas que se realicen en la empresa y llevar el control de toda esa información. Específicos: • Toma de pedidos • Facturar las ventas • Atención de servicio al cliente • Llevar control de envíos y facturas • Generar semanalmente reporte de envíos de productos • Efectuar semanalmente reporte de constancias de insumo pendientes • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato


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Responsabilidad: • Entregar facturas en el momento oportuno para que se puedan entregar a los pilotos, controlar los envíos que salieron durante el día ya sea de muestras o productos pendientes de facturar. III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Perito Contador o Secretaria Comercial Conocimientos: • Paquetes de computación • Manejo de sumadora • Programa de facturación Habilidades: • Experiencia mínima 1 año • Facilidad de palabra • Discreta (o) Actitudes: • Servicio al cliente • Trabajo en equipo • Puntual • Colaborador (a) • Proactivo (a) • Iniciativa • Disponibilidad de horario


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del Puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

48

Recepcionista Departamento de Operaciones Gerente de Operaciones Ninguno Todo el personal de la empresa Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Llevar el control de todo lo referente a la recepción de llamadas telefónicas, documentos y brindar información a todas las personas (clientes, proveedores, etc.) que lleguen o que se comuniquen con la empresa.

Específicos: • Toma de llamadas telefónicas • Trasladar mensajes a personal de la empresa • Entregar contraseñas de pago a los proveedores • Recibir correspondencia • Entregar reporte semanal de personas que vienen a la empresa (proveedores, clientes) • Entrega de cheques los días específicos (Martes y Jueves) • Otras atribuciones asignadas por su jefe inmediato


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Responsabilidad: • Entregar mensajes y documentos en cada área, llevar un control de los cheques entregados y los que se queden para pendiente para trasladárselos a Contabilidad.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Secretaria Comercial o Bilingüe Conocimientos: • Paquetes de computación • Manejo de planta telefónica Habilidades: • Experiencia mínima 1 año • Facilidad de palabra • Discreta Actitudes: • Buena presentación • Servicio al cliente • Trabajo en equipo • Puntual • Iniciativa • Colaboradora


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

50

Mensajero Departamento de Operaciones Gerente de Operaciones Ninguno Con todo el personal de la empresa Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Realizar pagos y cobros que le sean dados por la gerencia de operaciones. Específicos: • Dirigirse a los distintos lugares que le sea asignados. • Realizar pagos o compras en moneda nacional y extranjera • Hacer cobros que le sean indicados • Entregar la correspondencia enviada a los diferentes clientes y proveedores • Atender cualquier atribución que le sea asignada por su jefe inmediato Responsabilidad: Hacer a la mayor brevedad posible lo que le sea proporcionado por su jefe inmediato y reportar lo que hizo durante la mañana y tarde.


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REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Mínimo 3ero. Básico Conocimientos: • Leyes de tránsito Habilidades: • Experiencia mínima 1 año. Actitudes: • Trabajo en equipo • Ordenado • Servicial • Discreto • Honrado • Colaborador • Disponibilidad de horario Otros requisitos: • Poseer motocicleta propia • Poseer licencia de conducir vigente

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DESCRIPCIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE VENTAS

MISIÓN Utilizar las mejores estrategias del mercado para lograr que nuestros clientes compren nuestros productos, ofreciéndoles la mejor calidad, utilizando para ello datos verídicos basados en valores morales y éticos.

OBJETIVOS • Conseguir la pronta colocación de nuestros productos y lograr expandirnos lo mejor posible. • Alcanzar las metas establecidas a través de un alto nivel de productividad. • Aumentar las utilidades de la empresa.


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GERENCIA DE VENTAS Estructura

Gerencia de Ventas

Asesores de Ventas

Bodega

Pilotos

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GERENCIA DE VENTAS Organigrama de Integración de Puestos

Gerencia de Ventas

Asesores de Ventas

Bodega

Pilotos

R

E

1

1

R

E

6

6

R

E

10

8

R

E

4

4

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

55

Gerente de Ventas Departamento de Ventas Gerencia General Departamento de ventas Gerente General, Gerentes de línea, Bodega, Pilotos y Fuerza de ventas Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Coordinar al equipo a su cargo con el objetivo de lograr las mayores ventas posibles y que el área de ventas crezca y se desarrollo. Específicos: • Motivar y capacitar al equipo a su cargo. • Resolver todos los asuntos afines al área. • Apoyar a los colaboradores de su departamento en todos los procedimientos que se lleven a cabo. • Controlar el pago de comisiones y verificarlos contra la información del sistema de ventas. • Revisar los reportes de seguimiento a llamadas y visitas a clientes. • Evaluación y preparación de promociones y ofertas, para ser autorizados por la Gerencia General. • Las que la Gerencia General le asigne.


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Responsabilidad: • Cumplir con el presupuesto y velar para que se cumplan las metas establecidas. • De él depende el buen funcionamiento de toda el área de ventas.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Licenciatura en Administración de Empresas o estudios avanzados endicha carrera o carrera afín • Un 75% del idioma extranjero Ingles. • Manejo de Paquetes de computación (Word, Excel, Power Point, internet) Conocimientos: • Servicio a clientes • Conocimiento de clientes • De los Productos que se ofrecen a los clientes Habilidades: • Carisma para tratar con clientes y de brindarles un buen servicio. • Buenas relaciones interpersonales • Don de mando • Fluidez verbal


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Actitudes: • Acostumbrado a trabajar sobre presión • Honesto • Puntual • Con valores morales y éticos bien fomentados Otros requisitos: • Tener pasaporte y Visa vigente

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

58

Asesor de Ventas Departamento de Ventas Gerente de Ventas Ninguno Gerente de Ventas Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Realizar ventas esperando para alcanzar las metas trazadas por el área Específicos: • Captar clientes. • Dar seguimiento a las llamadas efectuadas a los clientes. • Apoyar a sus compañeros de área en la captación de clientes. • Apoyar a la empresa en las ventas y promociones vigentes en el mercado. • Trasladar los informes solicitados por la Gerencia de Ventas en las fechas establecidas. • Seguir las normas y procedimientos establecidos en la empresa. • Las que le sean solicitadas por la Gerencia de Ventas.


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DE

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Responsabilidad: • Cumplir con las metas establecidas.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Título a nivel medio, de preferencia con estudios universitarios en Mercadeo o carrera a fin. Conocimientos: • Servicio al cliente • Experiencia en el manejo de programas para evaluar bases de datos computarizados y estadísticas de clientes. • Conocimientos básicos del idioma extranjero inglés Habilidades: • Verbal. • Don de convencimiento. • Carismático • Facilidad en manejo de números y controles Actitudes: • Buenas relaciones interpersonales • Acostumbrado a trabajar bajo presión • Amabilidad • Cordialidad


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• Trabajo en equipo • Tener bien cimentados sus valores morales y éticos Otros requisitos: • Tener Pasaporte y Visa vigente Habilidades: • Verbal • Carismático • Saber manejar automóvil Actitudes: • Buenas relaciones interpersonales • Acostumbrado a trabajar bajo presión • Capaz de brindar un buen servicio al cliente • Amabilidad • Cordialidad • Trabajo en equipo • Tener bien cimentados sus valores morales y éticos Otros requisitos: • Poseer licencia de conducir y vigente

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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del Puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Jefe de Bodega Departamento de Ventas Gerente de Ventas Ninguno Gerente de Ventas Administrativa

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

General: • Llevar un control estricto de los ingresos y egresos de productos y materiales y salvaguardar los productos que se encuentran en bodega para que estos se conserven en buen estado para ser distribuidos a los clientes. Específicos: • Mantener el inventario de los productos al día. • Elaborar los reportes que le sean solicitados. • Seguir las normas y procedimientos establecidos en la empresa. • Dirigir y coordinar a sus subalternos. Responsabilidad: • Manejo de todos los productos que se tienen disponibles para la venta. • Velar que los productos siempre se conserven en buen estado.


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REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Título a nivel medio, de preferencia Perito Contador. Conocimientos: • Experiencia en el área de bodega e inventarios • Manejo de programas de computación (Word, Excel, Power Point, internet) Habilidades: • Verbal • Carismático • Ordenado Actitudes: • Buenas relaciones interpersonales • Acostumbrado a trabajar bajo presión • Amable • Cordial • Con iniciativa • Trabajo en equipo • Tener bien cimentados sus valores morales y éticos.


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DESCRIPCIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS GERENCIA DE INFORMÁTICA

MISIÓN Velar por que todo el sistema informático funcione correctamente, para el correcto desarrollo de la empresa.

OBJETIVOS • Mantener actualizado todo lo que respecta a sistemas operativos. • Facilitar el trabajo de todos los colaboradores de la empresa.


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GERENCIA DE INFORMÁTICA Estructura Gerencia de Informática

Soporte Técnico

Organigrama de Integración de Puestos

R

E

1

1

Gerencia de Informática

R Soporte Técnico

4

E 3


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del Puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Operaciones Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

65

Gerente de Informática Gerencia de Informática Gerente General, Gerente de Usuarios del Sistema SAP Gerente General, Gerentes Regionales Administrativa

ATRIBUCIONES DEL PUESTO

Generales: • Velar porque todas las redes de cómputo de la empresa se encuentren en buen estado, coordinando al personal para el uso adecuado de este y dar un buen servicio a los usuarios. Específicas: • Capacitación para los usuarios del sistema • Resolver problemas del sistema y darle seguimiento • Aprobar cualquier compra de sistema de cómputo que sea necesario. • Realizar informes que le sean solicitado por la Gerencia General. • Restauración de equipo dañado en su información • Visitar países de Centro América y Caribe para ver la funcionalidad del servidor. • Asesoría vía telefónica a gerentes regionales y usuarios.


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Responsabilidad: • Salvaguardar toda la información confidencial que se maneja en la empresa. • Orientar a los trabajadores para dar un buen uso al sistema y equipo de cómputo.

III.

REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Ingeniero en sistemas graduado • Mínimo 5 años de experiencia en el área de sistemas • Conocimiento de redes Microsoft e implementación de servidores Windows Server • Conocimiento avanzado de base de datos SQL SERVER • Conocimiento e programación en lenguajes SQL • Dominio total de base de datos y mantenimiento de seguridad de la misma • Conocimientos en software de seguridades proxies Server, servidores de correo, etc. • Experiencia en desarrollo e implementación de sistemas ERP. • Experiencia en administración de DB • Experiencia de hardware y configuración de estaciones. • Experiencia en instalación de redes inalámbricas y seguridad


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• Experiencia en administración de correos electrónicos y dominios. • Experiencia en servidores Linux. Conocimientos: • Buenas Relaciones Interpersonales • Dirección de equipos de trabajo • Capacidad para Anticipar, planear y organizar tareas • Poder de negociación • Conocimiento del 100% Inglés, escrito y hablado Habilidades: • Analíticas y toma de decisiones • Capacidad para gestionar el proceso de cambio • Confiabilidad para la información que maneje • Ser una persona con liderazgo Actitudes: • Que tenga buen manejo del factor tiempo • Honrado • Discreto • Organizado • Emprendedor • Con mucha iniciativa • Que este acostumbrado al trabajo en equipo


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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del Puesto: Ubicación Administrativa: Responsabilidad ante: Autoridad sobre: Relaciones de trabajo: Naturaleza del puesto:

II.

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Encargado de Soporte Técnico Departamento técnico Gerente General Ninguno Contador General, Facturador, Jefe de Bodega Administrativa

ATRIBUCIONES DEL PUESTO

Generales: • Resolver con prontitud todos los requerimientos relacionados con el sistema y equipo de cómputo, atendiendo de la mejor manera posible. Específicos: • Dar mantenimiento al equipo de cómputo una vez al mes. • Resolver todos los requerimientos y fallas del sistema de cómputo. • Instalación de nuevos paquetes de computación • Seguir las normas y procedimientos establecidos en la empresa. • Las que le sean solicitadas por su Jefe Inmediato • Otras atribuciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. Responsabilidad: • Debido a que tiene que dar mantenimiento a todo el equipo informático debe darle un buen cuidado y buen uso.


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REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO

Requisitos intelectuales: • Título a nivel medio, con estudios avanzados en Ingeniería en sistemas. Conocimientos: • Mínimo 3 años de experiencia en el área de sistemas • Conocimientos de redes de Microsoft e implementación de servidores Windows Server • Conocimiento avanzado en base de datos SQL SERVER • Conocimiento de programación Habilidades : • Habilidades analíticas • Liderazgo de proyectos • Capacidad para presentar ideas y seguir instrucciones • Buen manejo del factor tiempo Actitudes: • Buenas relaciones interpersonales • Acostumbrado a trabajar bajo presión • Amable • Cordial • Tener bien cimentados sus valores morales y éticos • Puntual


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CONSIDERACIONES FINALES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Elaborado por:

Jefe de Recursos Humanos

Fecha de elaboración:

21 de mayo de 2010

Autorizado por:

Gerente General

Fecha de Autorización:

18 de junio de 2010

Fecha de Impresión:

20 de junio de 2010

Fecha de Implantación:

23 de junio de 2010

REVISIONES Fecha:

Página

Por:

Fecha:

Página

Por:

Fecha:

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Por:

Fecha:

Página

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FIRMAS

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GLORSARIO

Actitud: Disposición de ánimo manifestada de algún modo. Atribución: Ordenamiento jurídico que confiere facultades a un órgano o entidad para el cumplimiento de un cometido. Autoridad: Que gobierna o ejerce el mando, de hecho o de derecho. Cliente: Persona que compra en un establecimiento o suele comprar en el. Colaborador: Que trabaja con una u otras personas, en una misma cosa. Comprar: Obtener algo con dinero. Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural. Contabilidad: Cualidad de confiable. Contador: Dispositivo digital que almacena un número y lo aumenta o disminuye en respuesta a una señal de entrada. Definición: Proposición que expone con exactitud los caracteres genéricos y diferenciales de algo. Descripción: Delinear, dibujar, representar algo por medio del lenguaje. Encargado: Persona que tiene a su cargo una casa, un establecimiento, un negocio, etc., en representación del dueño. Especifica: Que es propio de algo y lo caracteriza o distingue de otras cosas. Estructura: Distribución y orden de las partes importantes de un edificio. Ética: Sistema de normas que ordena y plasma los valores de una persona u organización.


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Exportar: Vender géneros a otro país. Finanza: Obligación que alguien asume para responder de la obligación de otra persona. Función: Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos de una organización, de cuyo ejercicio es responsable un órgano, departamento o persona. Habilidad técnica: Conocimiento y capacidad para desarrollar una tarea mediante un proceso o técnica. Importación: Acción de importar mercancías, costumbres, etc., de otro país. Informática: Conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores. Intelectual: Perteneciente o relativo al entendimiento. Justificación: Ajustar, hacer unas cosas con exactitud. Misión: Razón fundamental a la que obedecen todas las actividades o funciones de una organización, departamento, área, o puesto dentro de una estructura organizacional. Objetivo: Propósito o fin que se pretende alcanzar al llevar a cabo una operación, actividad, función o proceso. Operaciones: Negociaciones o contrato sobre valores o mercaderías. Organización: Función administrativa que se consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para alcanzar resultados. Propósito: El por qué de la realización de un documento. Que fines persigue a donde desea llegar.


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Puesto: o espacio que ocupa alguien o algo. Sistema: Programa de ordenador o computadora, que tiene capacidad para dar respuestas semejantes a las que daría un experto en la materia. Red: Conjunto de ordenadores o de equipo informáticos, conectados entre sí que pueden intercambiar información. Relación: Conexión, correspondencia, trato, comunicación de alguien con otra persona. Responsabilidad: Asignación de indefectiblemente, debe realizarla.

una

tarea

a

una

persona

que,

Requisito: Circunstancia o condición necesaria para algo. Ubicación: Lugar en que está ubicado o en que se encuentra algo. Unidad administrativa: Órgano que tiene funciones propias derivadas de su ubicación en el organigrama de una organización. Ventas: Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado.


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