Issuu on Google+

Programma van Eisen Aanbesteding leasepark personenauto’s ”Duurzame mobiliteit”

SER.11043 © Unit InkoopServices Versie: concept, 14 oktober 2011


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Aanleiding De Gemeenten Sittard-Geleen, Heerlen, Brunssum & Landgraaf, nader te noemen opdrachtgevers, zijn voornemens een raamovereenkomst af te sluiten voor het leasen en beheren van haar bedrijfsvoertuigen. Het penvoerderschap wordt gevoerd door gemeente Sittard-Geleen. Dit programma van eisen is bedoeld om dienstverleners de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse en is openbaar. Opdrachtgever hanteert de voorwaarde economisch meest voordelige inschrijving als gunningcriterium. Dit houdt in dat aanbiedingen beoordeeld worden op prijstechnische en kwalitatieve aspecten. De opdrachtgever is op geen enkele wijze gebonden aan bepaalde marktpartijen of heeft een voorkeur voor bestaande, of nieuwe marktpartijen. Alleen op basis van objectieve minimum- & vakbekwaamheidseisen en gunningcriteria zullen de offertes beoordeeld worden. Kenmerken opdrachtgever Opdrachtgevers hebben zich voorgenomen om over te gaan tot het aanbesteden van de leasing en beheren van personenvoertuigen. Aanleiding tot de aanbestedingsprocedure ligt in het feit dat de technische staat en de economische levensduur eindigt alsook de leaseovereenkomsten van de huidige voertuigen verlopen. Opdrachtgever beoogt met deze aanbesteding optimaal gebruik te maken van de marktwerking waarbij duurzaam inkopen een belangrijk aspect zal zijn. Door deze verandering is er bij opdrachtgevers behoefte ontstaan voor nieuwe personenvoertuigen. De totale wagenparkbehoefte van opdrachtgevers is in onderstaand overzicht opgenomen. De diverse deelnemers (gemeenten) zijn vertaald naar de betreffende percelen. In dit bestek worden alleen de personenauto’s met betrekking tot Full Operational Lease incl. Fleet Management aangeboden. Verwachte ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst is 01-01-2012. Een raamovereenkomst per deelnemer/perceel dient de mogelijkheid te bieden voor eventuele uitbreiding in aantal en aanpassing van types. Alle voertuigen dienen te worden geleased op basis van Full Operational lease met een gesloten calculatie systeem met open inzicht in de leasecomponenten. Met open inzicht wordt bedoeld dat de opdrachtgever een opengewerkte offerte ontvangt van het geoffreerde leasetarief, waarin alle leasecomponenten zijn uitgesplitst. Volume van het aan te besteden wagenpark: personenauto’s Perceel

1. SittardGeleen 9

2. Heerlen

3. Brunssum

4. Landgraaf

10

Optioneel

Optioneel

Cat. 2. ‘klein’ Elektrisch

3

10

Optioneel

Optioneel

Cat. 3. ‘klein’ Benzine

2

x

Optioneel

Optioneel

14

20

Cat. 1. ‘klein’ Aardgas

Totaal

Bovenstaande aantallen zijn indicatief. Aan genoemde aantallen kunnen geen rechten ontleent worden. Voor de percelen 3 & 4 zijn nog geen aantallen beschikbaar.

Datum: 14-10-2011

pagina 2 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Programma van eisen Beheersuitgangspunten Met betrekking tot de uitbesteding van het wagenpark heeft opdrachtgever de volgende doelstellingen gedefinieerd: • • • • •

Een relatie met één opdrachtnemer; Focus op duurzaamheid van het wagenpark; Een uitvoeringsovereenkomst per deelnemende gemeente/perceel; Een transparante dienstverlening; Een vast accountteam.

Opdrachtgever is op zoek naar een proactieve leverancier met kennis van alle aspecten van autoleasing en wagenparkbeheer. Communicatie De opdrachtgever en de opdrachtnemer treden met elkaar minimaal één (1) keer per kwartaal in overleg. Tijdens dit overleg komt de gang van zaken aan bod, evenals de managementrapportage, de klachtenrapportage, het serviceniveau en de eventueel te nemen acties. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd controle uit te oefenen op de gerealiseerde werkelijke dienstverlening. De Opdrachtnemer zal alle medewerking hieraan verlenen. Productvormen Opdrachtgever heeft besloten ten tijde van de start de samenwerking met haar opdrachtnemer te baseren op de productvormen: •

Full Operational Lease op basis van gesloten calculatie systeem waarbij te allen tijden een volledige inzage (open calculatie) van de opgenomen componenten in het leasecontract. • Fleet Management met gesloten verrekening op de componenten management fee en administratiekosten. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om gedurende de samenwerking 1 of meerdere componenten uit het leasecontract aan te passen, zelf onder te brengen (ontbundelen) of voor eigen risico te nemen. Voor Fleet Management is het mogelijk dat er aan de beheervorm componenten zullen worden toegevoegd die op basis van een open calculatie systeem met elkaar verrekend zullen worden. Facturatie De facturen dienen vervolgens te bestaan uit een verzamelfactuur en een factuurspecificatie op kentekenniveau. De factuurspecificatie dient per regel ten minste te bevatten: Factuur Factuurnummer Contractnummer Periode Bedrag exclusief B.T.W. Leaseprijs oud Kostensoort (van opdrachtgever)

Kenteken/Registratienummer Dienst/afdeling/team (op kentekenniveau) Factuurtekst Bedrag inclusief B.T.W. Leaseprijs nieuw

U dient een voorbeeldfactuur en een specificatie (bij voorkeur in Microsoft Excel formaat), waaruit blijkt dat u in staat bent op deze wijze te factureren, bij te sluiten.

Datum: 14-10-2011

pagina 3 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Opdrachtgever kan, afhankelijk van het gebruik van de voertuigen, wel of geen BTW verrekenen/compenseren. In de offerte dienen de prijzen per object zowel exclusief BTW als het BTW-bedrag opgenomen te worden. Leaseovereenkomst per perceel De onder de Raamovereenkomst af te sluiten Full Operational leaseovereenkomsten per perceel bestaan standaard uit de volgende componenten: Component Annuïteit - Rente - Rentegrondslag - Rentemarge - Afschrijving Banden - Zomerbanden - Winterbanden Management fee - Administratiekosten - Fee/beheervergoeding

Component Meer/minder gereden kilometers Verzekering - WA - Casco - POI - Rechtsbijstand - SVI Reparatie & Onderhoud Investeringswaarde BPM

Inname einde contract Aan het eind van de leaseperiode zal het voertuig ingenomen worden door de opdrachtnemer. Kilometerverrekening Aan het einde van ieder jaar van een Leaseovereenkomst zal per voertuig de te veel of te weinig gereden kilometers worden verrekend door middel van een extra factuur. Het aantal kilometers wordt bij het aangaan van de leaseovereenkomst vastgesteld. De kosten voor meer-minder kilometers dient te worden opgegeven op het betreffende rekenblad. Leaseprijs De leaseprijs dient inclusief BPM en hoog tarief motorrijtuigenbelasting minus provinciaal opcenten te zijn. Afhankelijk van de inzet van het voertuig kan dit afwijken, waarbij dit bij aanschaf/bestelling vastgesteld gaat worden.. Opdrachtgever verlangt een vaste leaseprijs per maand met volledige inzage op component niveau in iedere individuele offerte voor een voertuig onder de raamovereenkomst. Reparatie en Onderhoud Het door u aangeboden reparatie en onderhoud op basis van Full Operational lease heeft betrekking op het gehele voertuig zoals deze in de leaseovereenkomst is opgenomen, inclusief meegeleverde opties en accessoires. Reparatie en onderhoud ten behoeve van de voertuigen vormen een zo laag mogelijke belasting voor opdrachtgever met betrekking tot onderhoudsduur en de lengte van de interval tussen twee onderhoudsbeurten. Voor reguliere onderhoudsbeurten mag het voertuig maximaal 1 werkdag buiten gebruik zijn. Zie hiervoor ook vervangend vervoer E2.

Datum: 14-10-2011

pagina 4 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Opdrachtgever is vrij in het kiezen van de leverancier voor het uitvoeren van Onderhoud- en Reparatiewerkzaamheden. Verzekering De aanbieding dient inclusief de component verzekering te worden weergegeven zoals opgenomen onder eis E3. Algemene Leasevoorwaarden Opdrachtgever verzoekt u om uw Algemene Leasevoorwaarden als bijlage in te dienen. (Tabblad 13) Voertuigeisen Opdrachtgever heeft in het huidige wagenpark voertuigen rondrijden welke mogelijk in aanmerking kunnen komen om vervangen te worden. Er kan, afhankelijk van verschillende factoren, een fluctuatie in het aantal voertuigen optreden waardoor deze aantallen niet leidend zijn en er ook geen rechten aan ontleend kunnen worden. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor flexibiliteit in de merkkeuze te hebben. Binnen de offertefase is er op basis van de aandrijvingen een onderscheid gemaakt in 3 soorten aandrijvingen t.w.: Personenauto aardgas soortgelijk Fiat Panda Personenauto elektrisch soortgelijk Citroen C-zero Personenauto benzine soortgelijk Kia Picanto & Smart De genoemde voertuigen in het rekenblad 11043 dienen alleen ter vergelijking van de diverse inschrijvingen. Opdrachtgever eist dat de voertuigen voldoen aan alle minimale en door vastgestelde eisen.

het RDW

Voor de aardgasinstallatie en elektrische aandrijving is de eis dat deze OEM1 geleverd worden. 1) OEM = Original Equipment Manufacturer In het prijzenblad (rekenblad 11043) wordt per looptijd [36 - 48 - 60 maanden] en per categorie (benzine - aardgas – elektrisch) van elk type minimaal 1 voertuig uw aanbieding gevraagd die aan de gestelde voertuigeisen van het betreffende type voldoen. De voertuigen genoemd in het rekenblad 11-043 zijn puur en alleen nodig ter vergelijking van de diverse aanbiedingen. Opdrachtgever houdt zich het recht voor om na contractering afwijkende voertuigen te leasen. Beschikbaarheid De leasetermijnen van het huidig te vervangen wagenpark lopen ten einde. Opdrachtgever wenst de nieuw te leasen voertuigen uiterlijk op 1 maart 2012 beschikbaar te hebben. Duur van de overeenkomst De raamovereenkomst voor full Operational lease en Fleet management zal aangegaan worden voor de duur van vier (4) jaar, met een optie tot verlenging van twee (2) keer één (1) jaar. Punt van aandacht is de relatie afschrijving – economisch voordeel.

Datum: 14-10-2011

pagina 5 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Werkzaamheden Inschrijver De inschrijver dient door middel van Full Operational lease voertuigen ter beschikking te stellen en diensten te verlenen met betrekking tot de administratie en het operationele beheer van deze Voertuigen. Offertes voor leasecontracten onder de raamovereenkomst Offertes dienen te worden uitgebracht inclusief alle van toepassing zijnde kortingen op auto, accessoires en fabrieksopties. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor directe afspraken te maken met o.a. dealers. Beoordeling/vaststelling inschrijving De offerteaanvraag is opgebouwd uit drie componenten zijnde: x x x

Eisen [E] Wensen [W] Prijs

(40%) (60%)

Eisen E1 Bekeuringen Inschrijver dient de door haar ontvangen bekeuringen direct te betalen en door te belasten aan opdrachtgever. De handelingskosten die hiermee verbonden zijn mogen het tarief van het Centraal Justitieel Incassobureau niet overstijgen. E2 Vervangend vervoer & bereikbaarheid Inschrijver dient telefonisch bereikbaar te zijn van maandag t/m vrijdag tussen 08.00 - 17.00 Inschrijver heeft alle kalenderdagen, gedurende 24 uur per dag, een telefonische helpdesk beschikbaar in geval van technische problemen of calamiteiten met een voertuig. Inschrijver garandeert vervangend vervoer bij onderhoud direct vanaf dealer en bij overige calamiteiten na 24 uur. E3 Verzekering De aanbieding dient inclusief de component verzekering te worden weergegeven. Verzekeringsdekking De verzekering dient WA Casco verzekerd te zijn met een WA-dekking van ten minste € 2.500.000,-. Tevens dient in het verzekeringstarief de componenten POI, SVI en rechtsbijstand meegenomen te worden. E4 Afleveringen De af te leveren voertuigen dienen, naast de wettelijke vereisten, minimaal te worden voorzien van: x life-hammer x gevarendriehoek x verbandtrommel x brandblusser x set reservelampen x veiligheidshesje x passende vloermatten

Datum: 14-10-2011

pagina 6 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

E5 Maatschappelijk verantwoord ondernemen - MVO De te leasen voertuigen dienen te zijn voorzien van de duurzaamheidscriteria-labels welke door het ministerie van VROM t.a.v. dienstauto’s zijn vastgesteld voor Voertuigklasse A – Mini’s of stadsauto’s Deze criteria zijn gepubliceerd op de site van PianoO welke toegang krijgt d.m.v. onderstaande link. http://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/criteriadocumentdienstautosv18.pdf

Wensen

Wegingsfactor 40% [400 punten]

W1 Black box – Ritregistratie max. score: 100 punten De opdrachtgever gaat er van uit dat de administratie in een geautomatiseerd systeem wordt verwerkt. Inschrijver wordt gevraagd te beschikken over “real-time” managementinformatie via Internet. In hoeverre beschikt u over de mogelijkheid om ritregistratie van de opdrachtgever uit te lezen in uw automatiseringssysteem en deze te koppelen aan uw real-time rapportage? De aanwezige boardcomputer dient t.b.v. ritregistratie, geschikt te zijn c.q. gemaakt te kunnen worden, voor het gebruik van chauffeursidentificatie middels de personeelspas (myfair). Tevens dienen ten minste de volledige- en actuele wagenparkoverzichten te zijn opgenomen alsook een eventuele brandstofadministratie. Inschrijver dient een voorbeeldfactuur aan te reiken welke overeenkomstig het onderdeel ‘facturatie’ is gespecificeerd. Inschrijver dient inloggegevens te verstrekken ten behoeve van een “demo” omgeving. (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

W2 Hercalculatiemethode max. score: 30 punten Welke componenten worden in het leasetarief aangepast in geval van een hercalculatie? (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

W3 Inbouw accessoires max. score: 50 punten Wat is uw werkwijze, dienstverlening rond de inbouw van accessoires en het plakken en/of spuiten van voertuigen in de huisstijl van de opdrachtgever. Geef in uw beschrijving aan wat de gevolgen zijn voor de restwaarde indien een voertuigen gespoten dan wel beplakt zijn in de huisstijl. (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

W4 Methodiek restwaarde berekenen max. score: 40 punten Beschrijf de methodiek die gebruikt wordt bij het bepalen van de voorcalculatorische restwaarde in de offertes. Geef specifiek aan welke uitgangspunten, referentiepunten gebruikt worden voor de restwaardebepaling van nieuw te introduceren merken/modellen. (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

Datum: 14-10-2011

pagina 7 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

W5 Praktijkcase / referentie max. score: 100 punten Nadrukkelijk verwacht opdrachtgever een proactieve houding van de inschrijver als het gaat om duurzame optimalisatie van de autokosten. Onder andere wenst opdrachtgever een actieve adviesrol van de inschrijver bij het inzetten van nieuwe aardgas- en elektrische auto’s inzake meest optimale beëindigingdatum in verband met de restwaarde en het onderhoud van voertuigen. Opdrachtgever verzoekt u om één praktijkcase (referentie) te beschrijven waarin u aangeeft op welke wijze u een klant met gelijke doelstellingen en behoeften op zowel het gebied van aardgas als elektrische voertuigen van dienst bent geweest. Hierbij is de opdrachtgever met name geïnteresseerd in uw ervaring met: x x x x x x

Storingsgevoeligheid van het Voertuig; Serviceverlening van de leverancier; Onderhoudskosten; Tanken van aardgas; Opladen van de batterij/accu; Opgegeven specificatie vanuit de leverancier en de werkelijke prestaties.

Tevens verzoeken wij u de contactgegevens van deze klant kenbaar te maken, zodat (een lid van) de beoordelingscommissie ter referentie contact op kan nemen. Gebruik hiervoor het voorbeeldblad uit bijlage 4 van de leidraad. (S.v.p. plaatsten achter tabblad 10)

W6 Schade vs Gebruiksschade max. score: 30 punten Wat verstaat inschrijver onder gebruiksschade? Beschrijf de procedure die u hanteert naar totale herstel. (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

W7 Winterbanden max. score: 50 punten Beschrijf onder welke condities u een winterbandenregeling kunt aanbieden. (Max. 1 A4tje bijvoegen onder tabblad 10)

Datum: 14-10-2011

pagina 8 / 9


Aanbesteding SER.11043 ”Programma van Eisen aanbesteding leaseauto’s”

Gemeente Sittard-Geleen © Unit Inkoopservices

Prijs

Wegingsfactor 60%

Individuele Leaseovereenkomsten max. score: 600 punten Opdrachtgever vraagt u om uw prijzen te vermelden in bijgevoegd prijzenblad [rekenblad 11043]. U dient hierbij uit te gaan van het gevraagde dienstverleningsniveau en de uitgangspunten zoals beschreven in Hoofdstuk 7. Alle prijzen dient u hierbij in euro’s en exclusief BTW, inclusief BPM op te nemen, tenzij expliciet anders is aangegeven. U dient in uw leasecalculaties 01-11-2011 als rentedatum aan te houden. Zie hiervoor het rekenblad 11043

Verrekenmethode aangeboden prijzen Brandstof/ aandrijving

WF

1

1,5

2

48 mnd 0

60 mnd 0

gemidd. 0,0

WF

Benzine

36 mnd 0

1

Totaal 0,0

Aardgas

0

0

0

0,0

1,5

0,0

Elektriciteit

0

0

0

0,0

2

0,0

gemiddelde score

In de berekening zijn 2 soorten weegfactoren opgenomen. Eén op basis van de aanbieding in maanden, één op basis van de brandstof / aandrijving. De weegfactoren zijn opgedeeld in drie gradaties t.w. 1 - 1,5 - 2.

Voorbeeld prijsberekening Inschrijver

Gemiddelde score all-in leasetarief per jaar

Berekeningswijze

Score

Inschrijver A

€ 8.000,

(5.500/8.000) x 600 punten

375 punten

Inschrijver B

€ 5.500, [= de laagste]

(5.500/5.500) x 600 punten

600 punten

Inschrijver C

€ 6.200,

(5.500/6.200) x 600 punten

532 punten

Wensen Code Omschrijving

Max.score In tabblad

W1

Black-box rittenregistratie

100

10

W2

Hercalculatiemethode

30

10

W3

Inbouw accessoires

50

10

W4

Methodiek restwaarde berekenen

40

10

W5

Praktijkcase / referentie

100

10

W6

Schade vs Gebruiksschade

30

10

W7

Winterbanden

50

10

Maximale score totaal

Datum: 14-10-2011

pagina 9 / 9

400

0,0


Wijmaastricht aanbesteding pve2011