Manual Organizativo Provincia CAR -2013

Paso 4. Analizar las causas a identificar (foco de intervención).

Refiere a clarificar el problema (síntomas) que provocan la disminución o distorsión de la calidad en el servicio o proceso estudiado; desarrollar una hipótesis sobre la etiología del problema y proveer a la hipótesis con datos reales que permitan identificar las verdaderas causas, priorizando aquellas en las cuales el equipo concentrará sus esfuerzos. En este paso se recomienda el uso de herramientas como Diagrama de afinidad, Diagrama de espina de pescado, Diagrama de correlación, Diagrama de árbol y Mapeo de procesos.

Paso 5. Plan de medidas para la solución y Desarrollo e implementación del Plan de Acción. o 5.a. Hacer un plan de medidas para solución/logros. Refiere a determinar las soluciones o resultados requeridos del proyecto, desarrollando medidas o planes estratégicos y enlistando las tareas por cumplir. Implica creatividad y exhaustividad en la propuesta de soluciones a las causas raíz del problema. o 5.b. Desarrollo de un plan de acción e implementarlo. Implica clarificar las fuentes de información, desarrollar los planes de acción, definir cronograma de trabajo, aprobación de las autoridades competentes, identificación de instancias o funcionaros relevantes para el logro del proyecto e implementación del plan.

Paso 6. Evaluación de los efectos e implementación de acciones correctivas. Los procedimientos a seguir son verificar cada resultado de las acciones tomadas; recolectar datos de los indicadores y compararlos con los datos iniciales para evaluar la efectividad del nivel de logros obtenidos; investigar las razones cuando las metas no hayan sido alcanzadas para hacer el plan de acciones correctivas; identificar las acciones que fueron efectivas, que vale la pena estandarizar para mantener los logros y evaluar los efectos intangibles e impactos (positivos y negativos) sobre otros servicios, procesos o sistemas.

Paso 7. Estandarizar las ganancias obtenidas. Supone establecer un mecanismo que garantice que los efectos logrados se mantengan ene l sistema y se prevengan los retrocesos. Los procedimientos a seguir incluyen establecer un mecanismo que evalúe, apruebe y registre los estándares; estandarizar las soluciones para mantener sostenibilidad y extensión de los efectos logrados; divulgar los nuevos estándares y conducir los procesos de entrenamiento/educación; tomar las medidas que permitan que los nuevos estándares sean adoptados sin dificultad y establecer un mecanismo de monitoreo de la sostenibilidad de los efectos logrados.