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POLÍTICA DE VIAGENS INTERNACIONAIS E NACIONAIS


Índice

1 - AUTORIZAÇÃO PARA VIAGENS ........................................................................................................................................... 3 2 - ADIANTAMENTO ................................................................................................................................................................ 3 3 - DESPESAS ........................................................................................................................................................................... 4 3.1 – Refeições (Almoço e Jantar) ............................................................................................................................................ 4 3.2 – Representação................................................................................................................................................................. 4 3.3 – Frigobar / Room Service ................................................................................................................................................. 4 3.4 – Telefonemas .................................................................................................................................................................... 5 3.5 – Lavanderia ....................................................................................................................................................................... 5 3.6 – Uso do Carro Próprio ....................................................................................................................................................... 5 3.7 – Aluguel de Carro .............................................................................................................................................................. 5 3.8 – Táxi .................................................................................................................................................................................. 5 3.9 – Hospedagem ................................................................................................................................................................... 6 3.9.1 – Hotéis ........................................................................................................................................................................... 6 3.9.2 – Café da Manhã (Breakfast) .......................................................................................................................................... 6 4 - ACOMODAÇÕES NOS AVIÕES ............................................................................................................................................. 7 5 - PRESTAÇÃO DE CONTA ....................................................................................................................................................... 7 6 - RESUMO DAS DESPESAS / REEMBOLSOS ............................................................................................................................ 8


1 - AUTORIZAÇÃO PARA VIAGENS A Autorização deverá ser feita através do formulário “AUTORIZAÇÃO PARA VIAGENS NACIONAIS E INTERNACIONAIS“, em anexo, aprovada pelo respectivo Gerente/ Diretor (Superior Hierárquico) a quem o funcionário estiver subordinado, ou em sua ausência pelo seu substituto efetivo designado. O Centro de Custo, onde serão contabilizadas as despesas de viagens, deverá estar preenchido quando da aprovação da viagem. A autorização de viagens deve ser remetida a Controladoria – Sopho. A SOPHO entende por viagem deslocamentos aéreos ou rodoviários para destinos com distância rodoviária superior ou igual a 150 km do local de trabalho.

2 – ADIANTAMENTO Para Viagens Nacionais, o valor do adiantamento deverá ser calculado com base no número de dias previstos para a viagem, multiplicado pelo limite máximo de gastos autorizado para refeições diárias. Para condução será calculado de acordo com a necessidade de cada viajante. Para viagens internacionais, o cartão AMEX deverá ser compulsoriamente utilizado; e, portanto, o adiantamento será de pequeno valor (US$ 200,00) para cobrir eventuais despesas com condução e gorjetas. No caso excepcional do viajante não possuir cartão AMEX, deverá ser calculado o adiantamento multiplicando-se o nº de dias por US$ 50,00, adicionando-se o custo estimado da diária do Hotel. Alertamos que todos os gastos devem ser comprovados, via documentação (Nota Fiscal, Fatura do Hotel, Recibo de Táxi etc.). Os valores devem ser solicitados com antecedência de 5 (cinco) dias antes do início da viagem.

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3 - DESPESAS 3.1 – Refeições (Almoço e Jantar)

Para refeições durante viagens nacionais, o funcionário deverá respeitar o limite diário de gastos com alimentação. O valor total por dia será de R$ 70 (setenta reais) incluindo Frigobar e Room Service. São exceções: Primeiro dia de viagem com saída após as 13h o valor total de reembolso será de uma refeição, R$35. No último dia de viagem o valor de reembolso máximo será R$35, exceto para chegadas após as 20h (mediante apresentação do bilhete aéreo), quando será considerado o reembolso total de R$70. Para viagens de apenas um dia é considerada a política de último dia. Durante viagens internacionais as regras são as mesmas alterando o limite diário de reembolso para USD50 ou USD25 por refeição.

3.2 – Representação

As Despesas de Representação são aplicáveis quando realizadas com Clientes (ou “Prospects”). Na Nota Fiscal, como também no Formulário de Prestação de Contas, deverão constar os nomes, cargos e empresas dos participantes.

3.3 – Frigobar / Room Service

Os gastos com Frigobar/Room Service, excetuando-se os gastos com bebidas alcoólicas, serão reembolsados dentro do limite do adiantamento para refeições.

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3.4 – Telefonemas

Telefonemas particulares têm tolerância máxima de 3 (três) minutos ao dia, durante o período que estiver à serviço, fora de sua localidade.

3.5 – Lavanderia

O custo de lavanderia somente será reembolsado quando o viajante permanecer mais de 2 (dois) dias no hotel. Recomenda-se o bom senso, com relação ao volume de roupas enviado para a Lavanderia.

3.6 – Uso do Carro Próprio

Quando o transporte aéreo, ou qualquer outro meio de transporte oferecido ao publico, não estiver disponível, o viajante poderá utilizar-se de seu próprio carro. Neste caso, o viajante deverá utilizar a taxa de quilometragem em vigor e detalhar os percursos percorridos. Os comprovantes de pedágio e estacionamento deverão ser obtidos e fazer parte da prestação de contas.

3.7 – Aluguel de Carro

O aluguel de carros deverá ser feito pela Agência de Viagem credenciada pela Sopho, desde que previamente autorizado pelo Gerente Geral ou Controller.

3.8 – Táxi

O viajante deverá apresentar recibo e anotar os percursos completos e as respectivas datas. No traslado entre Residência / Aeroporto - Aeroporto / Residência, o viajante deverá preferencialmente utilizar as empresas de taxi conveniadas com a Sopho.

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3.9 – Hospedagem 3.9.1 – Hotéis

A reserva de Hotéis será sempre feita pela Agência de Viagem credenciada pela Sopho. Só no caso de viagens em caráter de urgência, quando não houver tempo hábil para contato com a Agência, será permitida a reserva feita diretamente pelo Viajante. Serão utilizados Hotéis conveniados e os funcionários serão hospedados obedecendo aos critérios aprovados pela Sopho. Compete ao viajante conferir a fatura apresentada no momento da saída do hotel. Divergências não resolvidas deverão ser reportadas à Sopho. A fatura deverá ser assinada pelo viajante na saída do hotel. A mesma será encaminhada pelo Hotel à Agência credenciada. Uma cópia desta fatura deverá entregue pela Recepção do Hotel ao viajante, a qual será utilizada para Prestação de Contas. Os funcionários portadores do cartão Corporativo AMEX deverão utilizá-lo para pagar as despesas do Hotel. Neste caso, não só a cópia da Fatura do Hotel, bem como a cópia do boleto do cartão AMEX, emitido para pagamento das despesas, serão utilizados para Prestação de Contas. Quando da cobrança efetiva dos gastos do AMEX à Sopho (o que pode ocorrer através de vários extratos mensais para uma mesma viagem), a Controladoria verificará se todas estas despesas foram relacionadas na Prestação de Contas do viajante. As despesas que não tiverem sido relacionadas pelo viajante, serão entendidas como não reembolsáveis, e, portanto serão cobradas pela Controladoria ao viajante. Não está autorizado o uso do cartão corporativo para saques. A utilização dos cartões corporativos AMEX estão limitados aos seguintes valores: Cargo Diretor e Gerente. Geral Demais funcionários

Limite de Despesas R$ 20.000,00 R$ 10.000,00

3.9.2 – Café da Manhã (Breakfast)

Será reembolsado como parte integrante da Fatura do Hotel.

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4 - ACOMODAÇÕES NOS AVIÕES Sempre deve ser utilizada a Classe Econômica. Se a viagem for cancelada e não for possível cancelar a solicitação ainda no sistema; quando chegar o bilhete, este deverá ser encaminhado à agência de Viagens, solicitando por escrito o cancelamento da mesma (cópia para a Controladoria). Quem solicitar passagens para terceiros a serviço da Empresa, será responsável pela prestação de contas. Os bilhetes usados são documentos da Empresa e deverão ser encaminhados para a Controladoria junto com os demais comprovantes da viagem. Para que possamos ter acesso às melhores tarifas, as solicitações devem ser feitas com antecedência mínima de 10 dias em relação à data de embarque.

5 - PRESTAÇÃO DE CONTA Após o retorno da viagem, a sequência para aprovação de despesas devera ser: Viajante > Superior Hierárquico > Cotroladoria. O Superior Hierárquico aprovará as despesas após a Administração ter conferido todos os gastos. Após a aprovação, o Superior Hierárquico encaminhará a prestação de contas a Controladoria para efetuar o respectivo pagamento. Um único Relatório de Prestação de Contas por Viagem será feito. A prestação de contas deverá ser realizada impreterivelmente no prazo de 2 (dois) dias úteis após o retorno da viagem. Não é permitida a retirada de um novo adiantamento sem a devida quitação de adiantamentos anteriores. Os saldos a favor do funcionário serão depositados em 5 (cinco) dias úteis após a Controladoria receber a prestação de contas aprovada pelo Superior Hierárquico do Viajante. Os saldos a favor da Empresa deverão ser depositados na conta da Sopho Business Communications Soluções Empresariais Ltda., Banco Bradesco, agência 3391-0, conta 44726-7.

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6 - RESUMO DAS DESPESAS / REEMBOLSOS

DESPESAS

LIMITE

COMPROVAÇÃO

Refeição (Almoço e

Nacional = R$ 70,00 por dia.

Nota Fiscal / Fatura do Hotel e

Jantar, incluindo Frigobar e Room Service).

Comprovante (Boleto) AMEX *. Internacional = US$ 50,00 por dia.

Representação

NF deverá constar os

N. Fiscal e comprovante (Boleto)

participantes, cargos e empresas.

AMEX*.

Limite = Bom senso! Telefonemas

Tolerância máxima de 3 (três)

Particulares

minutos por dia.

Lavanderia

Permanência por mais de 2 (dois)

Fatura do Hotel.

Fatura do Hotel

dias no hotel Carro Próprio

Taxa de quilometragem em vigor

Detalhe dos percursos

Aluguel de Carros

Autorização prévia do Gerente

Fatura e/ou Comprovante

Geral ou Controller

(Boleto) AMEX *.

Taxi

Recibos/Detalhe dos Percursos

Hotel

Fatura do Hotel e Comprovante (Boleto) AMEX *.

(*) Aplicável somente para os portadores do “AMEX Sopho Corporate Card”.

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Política de Viagens v2012