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MANUAL MANUAL DE CALIDAD EDICIÓN: 5

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN ICIL ICAFAL S.A.

EDICIONES EDICIÓN

FECHA

2

27/11/2007

3

09/07/2008

4

27/05/2009

5

21/01/2010

OBSERVACIONES Se actualizó información de clientes, accionistas, fotos de nuevas obras y organigrama, se separan responsabilidades dentro del SGC y se incluyen nuevos Procedimientos. Se modifica Macro Proceso, Organigrama, se incluye socio y se elimina Gerencia Proyectos Especiales. Se actualizan clientes y la nueva edición de la norma ISO 9001:2008. Se actualizan clientes y Organigrama de la empresa.

AUTORIZACIÓN AUTORIZADO: Gerente General Nombre

Sr. Jorge Dublé Baraona

Firma

Fecha

22-01-2010

El presente Manual ha sido autorizado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.

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I.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PRESENTACIÓN DE ICIL ICAFAL

Dirección

: Augusto Leguia Sur 160, oficina 41, Las Condes.

Teléfonos

: (56-2) 3519350 y (56-2) 3519351

Fax

: (56-2) 3519380

Correo electrónico

:

Página web

: www.icilicafal.cl

RUT

: 86.500.000-6

Gerente General

: Sr. Jorge Dublé Baraona.

II.

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HISTORIA DE ICIL ICAFAL S.A.

La empresa fue creada el año 1979 bajo el nombre de ICIL Limitada, para ofrecer servicios como contratista de Ingeniería y Construcción. Dos fueron sus socios originales, uno de ellos Sergio Montenegro, actual Vicepresidente del Directorio. El primer contrato fue firmado con EFE para el mantenimiento de las líneas férreas de la Zona Norte entre La Calera y Diego de Almagro. El continuo crecimiento y desarrollo llevó a ICIL a expandir sus negocios ferroviarios a clientes del sector minero, portuario, eléctrico y de obras civiles generales. En el plano internacional, desde 1996 tiene operaciones en Bolivia a través de la subsidiaria ICAFAL ICIL Limitada, empresa que actualmente tiene a su cargo la mantención y mejoramiento del Ferrocarril Andino zona de Oruro, Potosí y Cochabamba, con 1.300 Km. Actualmente ICIL ICAFAL S.A. está compuesta por los siguientes socios: ICAFAL INVERSIONES S.A. VECTA INVERSIONES 1 S.A. VECTA INVERSIONES 2 S.A. VECTA INVERSIONES 3 S.A. INMOBILIARIA E INVERSIONES LAS LAVANDULAS LTDA. INVERSIONES AQUELARRE LTDA. INVERSIONES Y ASESORIAS FLO LTDA.

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III.

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DÓNDE ESTAMOS.

Gerencia Norte con sede en Antofagasta, con clientes como el FERROCARRIL ANTOFAGASTA BOLIVIA (FCAB), CODELCO, FERRONOR S.A., SQM. Gerencia Centro Sur, con clientes como EMPRESA DE LOS FERROCARRILES DEL ESTADO, FEPASA S.A., PUERTO CORONEL, COMPAÑÍA SIDERURGICA HUACHIPATO, CONSORCIO TECDRA Y SISTEMAS SEC, entre otros. Gerencia Central en Santiago, donde se encuentra la Casa Matriz de la Empresa. Taller, con sede en Paine cuya función es la mantención de la maquinaria. IV. QUE HACEMOS. CONSTRUIMOS VÍAS FÉRREAS

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REHABILITAMOS VIAS FERREAS

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MANTENEMOS VIAS FERREAS

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VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y VALORES. VISIÓN. ICIL ICAFAL es una empresa de ingeniería especializada en infraestructura ferroviaria y obras civiles. Poseemos la capacidad y tecnología para ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones integrales del mercado con un sello distintivo. El sello ICIL ICAFAL se basa en tener una relación con nuestros clientes más allá del trabajo en sí, donde en un ambiente de respeto, excelencia y valoración de las personas, entreguemos una solución integral, colmando las expectativas de nuestros clientes. MISIÓN. Nuestra misión es mantener el liderazgo en el sector de infraestructura ferroviaria, entregando a nuestros clientes un servicio de excelencia, seriedad a toda prueba, calidad, proporcionando constantemente innovación y eficiencia, para obtener el resultado esperado por nuestros accionistas y una relación de largo plazo con nuestros clientes, en un ambiente de reconocimiento de nuestro personal, motivando y proporcionando las posibilidades de crecimiento profesional y humano. Así como un trabajo en armonía y respeto con nuestro medio ambiente. OBJETIVOS. Mejorar constantemente la eficiencia operacional que nos permita ser sustentables en el tiempo. Ser reconocido por nuestros clientes como una empresa seria, líder y capaz de satisfacer sus necesidades con los más altos estándares de calidad. Propiciar una ambiente grato de trabajo, en que las personas puedan desarrollarse y se vean motivadas a participar en el crecimiento de la compañía. Contribuir al avance económico y social del país, a través del mejoramiento de la infraestructura ferroviaria y de obras civiles. Liderar los cambios tecnológicos que nos permita obtener beneficios concretos y reconocibles por nuestros clientes. Trabajar en armonía con nuestro medio ambiente. VALORES. Personas El principal activo de la empresa son sus recursos humanos, ya que ellos hacen posibles transmitir a nuestros clientes un servicio de excelencia. Contar con personal comprometido y motivado nos permitirá avanzar en el tiempo y lograr el cumplimiento de nuestros objetivos. Ningún trabajo justifica su realización, sino existen las condiciones de seguridad para ello. La Empresa ICIL ICAFAL es una empresa que se distingue por entregar a sus clientes y empleados un sello distintivo de austeridad, seriedad a toda prueba, excelencia e innovación. ICIL ICAFAL es la compañía líder en ingeniería ferroviaria en Chile, y como tal debe estar constantemente entregando la pauta al mercado en la forma de trabajar, implementando los cambios tecnológicos que le permitan reafirmar su condición de liderazgo. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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V.

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POLÍTICA DE CALIDAD. La Gerencia propone dirigir nuestros esfuerzos hacia un nivel de calidad superior, de forma tal de mantener a ICIL ICAFAL como empresa líder en el mercado de la Infraestructura Ferroviaria y Obras Asociadas. Debemos poner las necesidades de nuestros clientes en el primer lugar de nuestras prioridades. Fortaleciendo la confianza mutua alcanzaremos verdaderas alianzas estratégicas con ellos. Existe un sello distintivo de ICIL ICAFAL, lo que significa que nuestra gestión empresarial se realiza de acuerdo a parámetros de excelencia, innovación y eficiencia en nuestros procesos, como asimismo seriedad y probidad, cumpliendo siempre con las exigencias técnicas y los compromisos adquiridos con nuestros clientes. Para ello, ICIL ICAFAL debe organizar sus recursos y procesos para desarrollar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Calidad cuyo foco principal es la atención y satisfacción del cliente. Promover continuamente un ambiente de trabajo grato y seguro que permita disponer de personal respetuoso, comprometido y competente que logre tanto los objetivos del cliente como los de la empresa.

De esta Política de Calidad se desprenden Objetivos de Calidad medibles que son informados en los niveles pertinentes. VI. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. ICIL ICAFAL S.A. tiene implementado un Sistema de Gestión de la Calidad que se rige por la ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos en todas y cada una de sus operaciones. Sin embargo el alcance de la certificación es: “Diseño, Construcción, Rehabilitación, Mantención y Entrega de la Infraestructura Ferroviaria”. No se excluye absolutamente ninguna cláusula de la Norma ISO 9001:2008 en el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE ICIL ICAFAL S.A. Sólo pudiendo en algún Plan de Calidad no aplicar alguna cláusula en función a la naturaleza del servicio a entregar. Específicamente la cláusula 7.3.1 a la 7.3.7 Diseño y Desarrollo en el caso que no exista Ingeniería, 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio en el caso que no exista soldadura aluminotérmica o soldadura eléctrica y 7.5.3 Identificación y trazabilidad en el caso que se requiera realizar una trazabilidad a los insumos críticos, tales como rieles, balasto, durmientes, soldaduras, etc.

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MACRO PROCESO ICIL ICAFAL S.A.

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De los Servicios de Apoyo del Macro Proceso de ICIL ICAFAL S.A. son sólo auditables para la certificación ISO 9001:2008 aquellos que son exigibles por la norma, es decir Recursos Humanos e Infraestructura. Y de los procesos principales sólo Gestión de Ingeniería, Gestión de Operaciones y el subproceso entrega de obras. VII.

COMPROMISO DE LA GERENCIA GENERAL CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

El representante de la dirección referente al SGC es el Gerente de Gestión y Desarrollo de la Empresa ICAFAL GESTION S.A., es importante para ICIL ICAFAL implementar, mantener y mejorar un SGC que permite ser más eficaz y orientado a nuestro cliente y su satisfacción y por otro lado ser más competitivo al lograr una alta eficiencia en nuestros procesos de negocios. Cabe mencionar que el representante de la dirección complementa sus funciones con el Jefe de Calidad y Seguridad en lo que respecta al SGC. La Gerencia apoya directamente el desarrollo del SGC disponiendo los recursos para la formación de las personas y asignando los presupuestos para que el sistema de gestión de la calidad se desarrolle. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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VIII. ORGANIGRAMA DE ICIL ICAFAL S.A.

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PLANES DE CALIDAD DE LA OBRA Cada Obra será administrada a través de un Plan de Calidad de la Obra en donde se particularizará el alcance del SGC para un cliente en especial. Además el Administrador de Contrato tiene la responsabilidad de gestionar este Plan de Calidad de la Obra que es un SGC adecuado a un Cliente en especial. PROCESOS Y SUBPROCESOS IX.

GESTIÓN COMERCIAL.

La relación con el cliente se materializa de diversas formas: reuniones de obras con el mandante, libro de obras, correo, e-mail, etc. Pero en el caso de relaciones con los clientes antes de comprometerse en un contrato aplica el siguiente procedimiento: PR-GC-GP-01 PREVENTA. X.

GESTIÓN DE INGENIERÍA.

Una vez que ICIL ICAFAL ha tomado la determinación de estudiar una propuesta que ha llegado a través del procedimiento de Preventa, comienza a utilizarse el siguiente procedimiento: PR-GI-ET-01 Estudio de Propuestas. La utilización de este procedimiento permite asegurar una eficiente metodología de estudio que proporciona una comprensión profunda del servicio que se pretende realizar de tal manera de cumplir con la rentabilidad determinada, oportunidad, uso eficiente de los recursos y plazos comprometidos Para servicios que contemplen Ingeniería se tiene controlado el proceso por el siguiente procedimiento: PR-GI-DD-01 Diseño y Desarrollo. Este procedimiento aplica tanto en la oficina central como en las distintas obras que diseñan lo que posteriormente van a construir. XI.

GESTIÓN DE OPERACIONES.

SUBPROCESO: INICIO DE FAENA PR-GO-IF-01 INICIO DE FAENA. IT-GO-IF-01REVISIÓN DE DOCUMENTOS. Estos controles aseguran que el comienzo de la Obra sea eficiente y eficaz comprendiendo a la perfección el alcance y planificación del proyecto. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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SUBPROCESO: PROGRAMACIÓN PR-GO-PR-01 PROGRAMACIÓN DE OBRA. PR-GO-PR-02 PROGRAMACIÓN ECONÓMICA. IT-GO-PR-01 PROGRAMACIÓN DE MÁQUINAS, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS. IT-GO-PR-02 PROGRAMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. IT-GO-PR-03 PROGRAMACIÓN DE MATERIALES Y OTROS RECURSOS. Estos controles aseguran que la Obra sea programada adecuadamente y se optimice la utilización de los recursos. SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROVEEDORES PR-GO-GP-01 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS. Los proveedores críticos que afectan la calidad del servicio se controlarán según este procedimiento, se busca crear una relación mutuamente beneficiosa con los proveedores. SUBPROCESO: GESTIÓN DE MANTENCIÓN PR-GO-GM-01 GESTIÓN DE MANTENCIÓN. Los equipos y maquinarias deben estar permanentemente operativos, para asegurar esto se define un procedimiento que gestiona y administra el mantenimiento de la maquinaria y equipos que puede afectar la calidad del servicio. SUBPROCESO: GESTIÓN DE SUBCONTRATISTAS PR-GO-GS-01 GESTIÓN DE SUBCONTRATISTAS. En el caso que existieran subcontratistas el procedimiento que regula este subproceso es Gestión de Subcontratistas, apoya el control y desempeño del subcontratista y permite asegurar que la calidad del servicio contratado a ICIL ICAFAL no se ve afectada. SUBPROCESO: EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRA PR-GO-EO-01 EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRAS. PR-GO-EO-02 CONTROL DE OBRAS. PR-GO-EO-03 CONTROL DE GESTIÓN DE OBRAS. PR-GO-EO-05 CONTROL ADMINISTRATIVO DE OBRA. PR-GO-EO-08 CONTROL DE INVENTARIO. IT-GO-EO-01 GENERACIÓN DE ESTADOS DE PAGO Y FACTURACIÓN. Estos Procedimientos e Instrucciones de Trabajo controlan la manera en que se realizará la gestión, el control técnico, el control financiero y la seguridad de la Obra ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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Además, se tiene un especial cuidado de los bienes del cliente, para ello se tienen los siguientes documentos: PR-GO-EO-06 CONTROL DE MATERIALES APORTADOS POR EL MANDANTE. PR-GO-EO-07 CONTROL DE MATERIALES RETIRADOS PERTENECIENTES AL CLIENTE. TRAZABILIDAD Todos aquellos productos o elementos, sean unitarios o por lotes, que requieran de una identificación especial y un seguimiento durante el transcurso de la obra, serán definidos, expresamente por el CLIENTE y/o ICIL ICAFAL. De esta manera se mantendrá su identificación desde la etapa de entrega hasta el final del proceso. El procedimiento establecerá las pautas para identificar los resultados de suministro, montaje y funcionamiento, a lo largo de todas las etapas de cada proceso, siendo factible, en caso de ser necesario, efectuar un seguimiento hacia atrás, o rastreo de la generación de cada resultado. -

PR-GO-EO-10 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD.

Los procedimientos de producción son los siguientes: •

A DEFINIR EN CADA PLAN DE CALIDAD DE LA OBRA.

PLAN DE INSPECCIONES Cada Obra debe definir un Plan de Inspecciones del Producto o Servicio a efectuar para asegurar que se realice un seguimiento por etapas, para esto se utiliza el: Protocolo de Inspección, que se encuentra en el: PR-GO-EO-04 CONTROL TÉCNICO DE OBRA. VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Se debe analizar si este requisito aplica o no a la obra, corresponde a aquellas actividades en que la única forma de validarlas es a partir de su puesta en servicio. Por ejemplo las soldaduras aluminotermica y eléctrica. XII. GESTIÓN DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS El proceso de Gestión de Maquinarias y Equipos permite maximizar la utilización de la infraestructura existente considerando una serie de variables, el procedimiento es: PR-SA-GM-01 Gestión de Maquinarias y Equipos. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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XIII. CALIDAD Y SEGURIDAD Los procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2000 y los definidos por ICIL ICAFAL son los siguientes: PR-SA-CS-01 Confeccionar Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. PR-SA-CS-02 Control de Documentos. PR-SA-CS-03 Control de Registros. PR-SA-CS-04 Acciones Preventivas y Correctivas. PR-SA-CS-05 Auditorias Internas. PR-SA-CS-06 Plan de Calidad tipo PR-SA-CS-07 Atención de Reclamos. PR-SA-CS-08 Revisión del SGC. PR-SA-CS-09 Control de Producto No Conforme. PR-SA-CS-10 Medición de la Satisfacción del Cliente. Estos procedimientos apoyan la gestión de calidad de la Obra, también definen el proceso de mejora continua, en conjunto con lo que es el análisis de datos del SGC. SEGURIDAD El siguiente plan tiene como objetivo gestionar la prevención de riesgos de la empresa: PR-SA-CS-11 Plan de Prevención de Riesgos Profesionales y Salud Ocupacional. CONTROL DE RIESGOS OPERACIONALES, persigue estandarizar la manera de controlar la seguridad y proporcionar una guía para cumplir con la legislación vigente que rige este tema y asegurar un buen ambiente laboral a todos los trabajadores. XIV. GESTIÓN DE PERSONAL PR-SA-GP-01 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN. IT-SA-GP-01 TRAMITACIÓN Y PAGO DE REMUNERACIONES. IT-SA-GP-02 TRAMITACIÓN Y PAGO DE FINIQUITO. Apoyan al control del personal de la Obra en conjunto con: PR-GO-EO-09 CONTROL DE PERSONAL. IT-GO-EO-02 CONTROL DE CAPACITACIÓN. XV. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PR-SA-AF-01 COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. PR-SA-AF-02 CIERRE ADMINISTRATIVO DE OBRAS. PR-SA-AF-03 CONTROL DE BODEGA. PR-SA-AF-04 GESTIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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PR-SA-AF-05 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS. PR-SA-AF-06 GESTIÓN PRESUPUESTARIA. PR-SA-AF-07 PLATAFORMA TECNOLÓGICA. IT-SA-AF-01 ADMINISTRACIÓN DE SINIESTROS IT-SA-AF-02 ADMINISTRACION DE GUIAS DE DESPACHO IT-SA-AF-03 RECEPCION DE FACTURAS DE PROVEEDORES IT-SA-AF-04 SOLICITUD Y EMISION DE FACTURAS PROPIAS Estos procedimientos permiten asegurar que todos los procesos administrativos sean controlados. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE. ICIL ICAFAL canalizará todas las comunicaciones dirigidas al CLIENTE, a través del Administrador del Contrato que lo represente y según el procedimiento que éste determine. Las comunicaciones sobre aspectos operacionales y administrativos, se realizarán a través de correspondencia formal definida con el cliente o reuniones periódicas con el Administrador del Contrato y/o con las personas que él designe. Asimismo, si el alcance del contrato lo considera, se deberá establecer un procedimiento para las comunicaciones sobre emergencias y accidentes ferroviarios que permita, a la brevedad, su atención y reparación de los daños, restableciendo el tráfico conforme a los estándares de servicio que correspondan a la vía afectada. XVI. CALIBRACIÓN O VERIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN Cada equipo de medición tiene su propio procedimiento de verificación o calibración según sea el caso. Debe quedar un registro de la calibración o verificación cada vez que se realice, el formato depende de cada equipo. Los equipos que utilicen instrumentos de medición que requieran de calibración o medición son: 1. Máquina Automotriz. 2. Regla nivel Trocha. 3. Nivel Topográfico. 4. Estación Total. 5. Llave de Torque. 6. Detector de Tensión. 3, 4, 5 y 6 usualmente son calibrados externamente por empresas acreditadas y especialistas en la calibración, por lo que proporcionan un certificado de calidad. En el caso de la calibración o verificación regla nivel trocha se utiliza el PR-GO-GM-02 XVII. ENTREGA DE OBRAS Luego que la Obra finalice la ejecución de sus compromisos, se procederá a su entrega al cliente, el cual aceptará o generará observaciones antes de su aceptación. ESTA COPIA IMPRESA ES UN DOCUMENTO NO CONTROLADO, SALVO QUE EXHIBA UN TIMBRE QUE INDIQUE LO CONTRARIO


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PR-GS-EN-01 ENTREGA DE OBRAS. XVIII. GESTIÓN DE POSTVENTA Define el tratamiento de las solicitudes y observaciones de los clientes después de terminada la obra y ejecutado el Procedimiento de Entrega de Obras PR-GS-EN-01, ya sean estas reclamos de garantía sobre los trabajos ejecutados o mal funcionamiento del servicio proporcionado. PR-GS-PV-01 POST VENTA.

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