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Escuela Especializada en Ingeniería ITCA-FEPADEEl Salvador  

Curso Ofimática Básica Semana 1: Generalidades de Office 2007 Autor: Giovanni Ariel Tzec Chávez   

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Contenido

Índice ............................................................................................................... 2-3 Introducción Semana 1 ...................................................................................... 4 Objetivos de la semana ...................................................................................... 5 Presaberes ......................................................................................................... 5 Objetivo de logro ................................................................................................ 5 Contenido semana 1 .......................................................................................... 6 Conceptos iniciales ........................................................................................... 7 El teclado ........................................................................................... 7 Las ventanas .................................................................................. 7-8 Menús............................................................................................. 8-9 Cuadros de dialogo ......................................................................... 30 Elementos de Word 2007 ................................................................................. 11 Distintas formas de arrancar Word 2007 .................................... 11-14 Elementos de la pantalla inicial ....................................................... 14 ¿Cómo funcionan elementos de la pantalla inicial?.................... 15-17 Las barras de herramientas ........................................................ 17-19 Ayuda de Word ........................................................................... 20-21 Elementos de Excel 2007 ................................................................................. 21 ¿Qué es y para que sirve Excel 2007?....................................... 21-23 Iniciar Excel 2007 ....................................................................... 23-25 Cerrar Excel 2007............................................................................ 30 La pantalla inicial ............................................................................. 30 La barra de herramientas ................................................................ 27 Banda de opciones ..................................................................... 28-31 Ayuda de Excel ............................................................................... 31 Elementos de PowerPoint 2007 ....................................................................... 31 Iniciar PowerPoint 2007.................................................................. 30 Compaginar sesiones en PowerPoint 2007 .................................... 30 La pantalla inicial ....................................................................... 34-35 La banda de opciones ............................................................... 36-37 El área de esquema .................................................................. 37-38 Investigación individual .................................................................................... 38

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Glosario ....................................................................................................... 38-39

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Introducción semana I

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ara iniciar con este curso, te presentamos las generalidades de la suite ofimática Microsoft Office 2007, describiendo los programas con los que nos familiarizaremos a lo largo de este tiempo, viendo elementos y características comunes en estos programas.

Una breve descripción de los tres paquetes se presenta a continuación: Word 2007 Es un procesador de texto, es decir, un manipulador de documentos. Es un programa muy sofisticado y completo, pero fácil de usar. Con el podemos crear textos, almacenarlos para su posterior tratamiento, imprimirlos, corregirlos usando el corrector ortográfico incorporado, etc. Excel 2007 Es una aplicación del tipo hoja de cálculo, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. PowerPoint 2007 Es un software que trabaja con diapositivas, es el programa de presentaciones gráficas con el cual puedes usar plantillas o temas predefinidos, para crear presentaciones dinámicas y profesionales.                  

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Objetivos de la semana: Al finalizar la lección el estudiante será capaz de: 1. Definir conceptos básicos sobre los procesadores de palabras, hojas de cálculo, presentaciones. 2. Conocer el entorno de trabajo de Word, Excel y PowerPoint. 3. Conocer adecuadamente las herramientas básicas de los programas estudiados. 4. Arrancar Word, Excel, PowerPoint de diferentes maneras. 5. Identificar las pestañas diferentes de la banda de opciones de Word, Excel y PowerPoint.

Pre-saberes Dominio básico de la computadora: Encender y apagar el equipo Manipulación de hardware: mouse y teclado. Manipulación de software: Sistema Operativo nivel básico (Windows) Manejo de correo electrónico Navegación en internet.

Objetivo de logro Que el alumno/a aprenda a iniciar Word, Excel y PowerPoint de las diferentes formas existentes, saber identificar el entorno de trabajo, diferenciar el área de trabajo conociendo la banda de opciones perteneciente a cada programa. Que el alumno/a construya una definición de Word, Excel y PowerPoint, además que conozca el área de trabajo y la banda de opciones disponibles para cada uno de ellos.          

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Temas que se desarrollaran en la semana 1 Conceptos iníciales o El teclado o Las ventanas o Menús o Cuadros de dialogo Elementos de Word 2007 o Distintas formas de arrancar Word 2007 o Elementos de la pantalla inicial o ¿Cómo funcionan elementos de la pantalla inicial? o Las barras de herramientas o Ayuda de Word Elementos de Excel 2007 o o o o o o o

¿Qué es y para qué sirve Excel 2007? Iniciar Excel 2007 Cerrar Excel 2007 La pantalla inicial Las barras de herramientas Banda de opciones Ayuda de Excel

Elementos de PowerPoint 2007 o Iniciar PowerPoint 2007 o Compaginar sesiones en PowerPoint 2007 o La pantalla inicial o La banda de opciones o El área de esquema.

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Conceptos iníciales i. El teclado. El teclado, básicamente, permite introducir texto. Pero también realizar algunas cosas más. Teclas de Función: Estas teclas, F1, F2,..., F12 permiten realizar funciones específicas en cada programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de función F1. Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda, derecha) permiten desplazarse por el documento. Teclas especiales: La tecla Alt Gr sirve para introducir el tercer carácter de una tecla, por ejemplo, la @ que hay en la tecla del número 2. (En la imagen la tecla Alt de la derecha es la equivalente a Alt Gr).

Los teclados tienen la tecla Windows que permite abrir el menú Inicio, y la tecla Aplicación que abre el menú contextual, igual que el botón secundario del ratón. Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o más teclas a la vez, por ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl + G, es decir, pulsar la tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla "g".

ii. Las ventanas. Las ventanas tienen en la parte superior la barra de título, que nos dice como se llama la ventana. En el cuerpo de la ventana esta la información que muestran o los campos para introducir datos. Puede haber varias ventanas abiertas pero sólo una esta activa; la ventana activa es la que tiene la barra de título en color azul. Cuando la información no cabe en la ventana tienen una barra de desplazamiento en el lateral derecho para avanzar y retroceder. Acciones con las ventanas Utilizaremos los botones de la esquina superior derecha. Cerrar. Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa asociado a la ventana, mientras que minimizar una ventana

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solo sup pone dejarr de verla, sin acabarr el program ma asociad do, cuando o volvamo os a maxim mizarla todo seguirá igual. Para a cerrar una ventana haz clic en el e icono ce errar. Tamb bién puede es cerrar Word W con la a combinac ción Alt + F4 4, o en el Botón B Office e, eligiendo Salir. Minimizzar. Minimizar una ve entana es hacer que desaparezzca de la pantalla a y se cree un icono en e la barra a de tareass, para min nimizar hac cer clic en, para volve er a maxim mizarla bastta hacer clic en el ico ono de la barra b de tarea as. Cambia ar el tamañ ño. Para darle d el tam maño que quieras q au una ventan na pulsa ell botón resstaurar, parra que deje e de estar maximizad da. Entonc ces podrás cambiar ell tamaño colocando c el e cursor en e el borde e de de la tabla y cuand do tome la forma de una u doble flecha, arrástralo parra darle el tamaño que quiera as. Maximizar. Despu ués de cam mbiar de fo orma el bottón centrall se convie erte en el bo otón maxim mizar y tom ma esta form ma. Para volver v al ta amaño máx ximo de la ve entana pulssa en este botón. Mover. Para move er una ven ntana sitúa el puntero o en la barra de título o, haz clic y arrástralo hasta ell lugar deseado. INICIO DE E VIDEO TUTORIAL T L Vide eo tutorial sobre s la esstructura de e una venttana, en esste caso se e mostrara a un docu umento nuevo en Wo ord 2007, mostrando m los botone es minimizzar, restaurrar y cerra ar. FIN DE VIDEO TU UTORIAL

iii. Los s menús contextu uales

Los menús con ntextuales o emergentes son lo os menús que q se desspliegan haciendo clic con c el botó ón derecho o del ratón. Según la situación o contexto de se encu uentre el pu untero del ratón al ha acer clic ap parecerá u una dond inforrmación u otra o en el menú m conttextual. Por ejemplo, si s hacemoss clic con el e botón derecho en la a zona de un documento en la a que hay texto t norm mal y corriente aparec cerá el menú contexttual que ve es aquíí.

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Tam mbién apare ece en ésta a nueva ve ersión, las herramien ntas de form mato en fo orma de menú m conte extual, en la l parte superior.

Mien ntras que si s haces cliic en un texto que co ontiene un hipervíncu ulo aparece erá este otro menú ú contextua al que tiene acciones s referente es a los hip pervínculos s que no aparecían a e el menú en ú contextua al anterior. En general, g loss menús co ontextuales son basttante útiless porque co ontienen comandos rela acionados con la situación en que q nos en ncontramoss y ahorran n tiempo. Com mo sería mu uy largo exxplicar todo os los diferentes men nús contexxtuales es convveniente qu ue vayas probándolo p os tu mismo en difere entes situa aciones, só ólo tiene es que pulssar el botó ón derecho del ratón y ver como o es el menú que aparrece.

iv. Cua adros de e diálogo o.

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Cuando el usu uario tiene que introducir inform mación se suelen s utilizzar los dros de diá álogo. Com mo por ejem mplo el que e vemos aquí correspondiente al cuad comando Guarrdar como... Vam mos a ver de qué ele ementos consta: Boto ones Al hacer h clic sobre s el bo otón tiene lugar la accción indica ada. En estte caso o guardar el e archivo. Si ell rótulo del botón esta a en color atenuado indica que e no se pue ede hacer clic sobrre él en ese e momento o. Icon nos Tien nen la mism ma función que los bo otones. Pe ero en luga ar de llevarr un rótulo son dibujjos que representan la acción que q realiza an. Por eje emplo este icono nos s lleva a a la carpe eta de nive el superior.. Caja a de texto Cuando tenem mos que tecclear inform mación lo hacemos sobre cajass de texto. Por mplo Nomb bre de arch hivo. ejem En algunos a casos, como o en este, tenemos ta ambién un botón con un triángu ulo que, al hacer clic, c nos muestra una a lista con los últimoss valores que se han intro oducido. Si queremoss copiar alg gún valor de d la lista basta b hace er clic sobre él.

Caja a de lista Este e campo só ólo puede contener c u de los valores qu uno ue contiene e la lista qu ue se desp pliega al ha acer clic en n el triángu ulo de la de erecha. No o se puede en teclear otros o dato os. Por ejem mplo el cam mpo Guard dar como tipo. t        

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Ele ementos s de Wo ord 2007 7 a. Distinttas formas de arrancar Word2007 7 Hay varias form mas de arrrancar Worrd. Desd de el botón n Inicio izquierda de la a pantalla.

ado, norma almente, en n la esquin na inferior situa

Desde el e icono de e Word que q puede e estar situado en el escritorio, en la ba arra de tare eas, en la barra de Office O o en el menú In nicio. Arranqu ue automáttico al iniciar Window ws. Desde un u docume ento Word situado en n el escrito orio o en la lista del Explorador de Win ndows.

i. Crea ar un icon no para arrrancar Wo ord2007 de esde el escrritorio

Para a crear un icono en el e escritorio o desde el que podam mos arranccar Word hay que situarse co omo se ve en la imag gen.

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Para a ello hace er clic sobre e el botón Inicio se despliega d u menú ccomo el de la un parte e izquierda a de la ima agen inferio or, y al colo ocar el currsor sobre Todos los prog gramas, ap parece otra a lista con los l program mas que hay instalad dos en tu orde enador com mo vemos en e la parte e derecha imagen i infferior, busccar Microso oft Officce Word 20 007 y hace er clic sobre él con el botón derrecho del rratón y seleccionar la opción Enviar a, y en n la ventan na que se abrirá a eleg gir Escritoriio ar acceso directo). (crea o hará que aparezca un icono que q nos pe ermite arran ncar Word desde el Esto escrritorio. Este e icono es un u acceso directo qu ue permite arrancar Word2007 desde el lu ugar en el e que se encuentre. Segú ún donde coloquemo c os este accceso directto arrancarremos Word2007 desde un lu ugar o desde otro, co omo vamoss a ver a continuació ón.

ii. Arra ancar Worrd2007 des sde la barrra de tare eas de Windows Si qu ueremos que q aparezzca un icon no para arrrancar Worrd desde la a barra de tarea as, basta con c repetir los pasos anteriores s hasta que e aparezca a el nuevo acce eso directo o en el escrritorio con el nombre e Microsoft Word (2) y entonces s arrasstrar el ico ono hasta la a barra de tareas. E VIDEO TUTORIAL T L INICIO DE Vide eo tutorial sobre s una de las form mas de arra ancar Worrd 2007, en n este caso o desd de el botón n inicio. FIN DE VIDEO TU UTORIAL

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Arra ancar Worrd2007 des sde el prim mer nivel del botón Inicio

Para a que aparrezca un iccono para arrancar a Word W desde e el primer nivel del botón b Inicio o, como ve emos en la a imagen, basta b hace er clic sobrre el botón Inicio colo ocar el cu ursor sobre e Todos loss programa as, aparec ce otra lista a con los p programas que hay instaladoss en tu orde enador, bu uscar Micro osoft Office e Word 200 07 y hacerr clic sobrre él con ell botón derrecho del ratón r y sele eccionar la a opción Anclar al me enú inicio o iii. Arra ancar Worrd2007 auttomáticam mente al en ncender el orde enador ueremos que q cada ve ez que enccendamos el ordenador tambié én se arran nque Si qu Word hay que repetir loss pasos antteriores pa ara crear un acceso d directo perro ahorra este accceso directto debemo os arrastrarrlo a la carpeta Inicio o, para ello abrirremos el Explorador E de Window ws y: Para Windows9 98, nos colocaremos s en C:\W Windows\M Menú Inicio\\Programa as\Inicio y arrastrarem a mos el acce eso directo oa esta carpeta. La L próxima a vez que arranquem a mos el ordenador también se arran ncará Word. - Para Window ws XP la ca arpeta esta a en C:\Doc cuments and Setting gs\usuarioxxx\M Menú Inicio o\Program mas\Inicio. iv. Arra ancar Worrd2007 des sde un do ocumento Word situ uado en el e escritoriio Si all guardar un u docume ento elegim mos la carp peta Escrito orio en la vventana Guardar como o, crearemo os un acce eso directo al docume ento Word que queda ará situa ado en el escritorio. e A hacer do Al oble clic en n este icon no se arran ncará Word d a la vez que se abrrirá ese do ocumento.

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v. Arrancar Word2007 desde un documento de la lista del Explorador de Windows Si abrimos el Explorador de Windows y hacemos doble clic en un documento Word se arrancará Word2007, a la vez que se abrirá ese documento. Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.

b. Elementos de la pantalla Inicial Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en color rojo. Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando Explicación del funcionamiento de las pestañas.

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c. ¿ ¿Cómo fu uncionan n elemen ntos de la pantalla iniciall? Ahorra los men nús tienen un comporrtamiento "inteligente e" ya que se adaptan n al uso de cada ussuario.

almente, cuando c abrrimos Word d2007 apa arece un menú de pestañas. Al Inicia seleccionar ca ada pestaña a, aparece en grupos de d herramientas que e contienen n los comandos máss utilizadoss, y podría a decirse que casi tod dos los com mandos utilizzados.

Lo que q antes solía s llamarse el men nú Insertar, ahora es una pesta aña que conttiene grupo os de herra amientas de d acceso rápido. De esta e forma los menúss son más simples, como c vemo os en esta primera imag gen, para la pestaña Insertar, donde d se pueden p obsservar en la banda de opcio ones, los grupos g de herramientas correspondientess a: Página as, Tabla, Ilustraciones, Vínculos, V E Encabezad do y pie de e página, Texto T y Sím mbolos.

Para a acceder al a cuadro de d diálogo de un grupo de herrramientas d determinad do, hay que pulsarr el botón que q se enccuentra en la esquina a inferior derecha del grup po de la ba anda de opciones y obtendremo o os un cuad dro de diálo ogo como el que se observa a a la dere echa, corre espondiente al grupo de herram mientas Fuen nte que se e encuentra a en la pesstaña Inicio o.

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Algu unas herram mientas de e acceso rá ápido cuen ntan con un n botón en n su parte inme ediata inferrior, que ab bre más op pciones de e esa herra amienta. Por ejemplo o, en la im magen que se observva a continu uación pue eden verse e las opciones de la herra amienta Ta abla.

Se puede p añad dir a la barrra de acce eso rápido, cualquierra de los grrupos de herra amientas que q apareccen en cua alquier pes staña.

a imagen puede p obse ervarse qu ue se ha he echo clic derecho d sobre el grup po En la de herramienta h as, Ilustracciones. Lue ego de hac cer clic en Agregar a la barra de e herra amientas de d acceso rápido, se observará á el siguien nte cambio o en la barrra de acce eso rápido,, donde se e agregará un botón de d acceso al grupo d de herra amientas Ilustracione es.

Para a eliminar el e botón de e acceso rá ápido de la a barra de herramien ntas Estánd dar, sólo hay que hacer h clic derecho d so obre el botó ón y selecccionar la op pción Eliminar de la a barra de acceso rápido.

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Si se e desea ca ambiar la posición p de e la barra de d acceso rápido, sollo se tendrrá que hacer clic sobre la fle echa que tiene t a la derecha d y luego l clic ssobre la op pción Colo ocar la barrra de herra amientas de d acceso rápido por debajo de e la banda de opcio ones.

d. Las L barra as de herramienttas Las barras La barra b de tittulo La barra b de títu ulo contien ne el nomb bre del doc cumento so obre el que e se está traba ajando en ese mome ento. Cuando creas un docum mento nuevo se le asigna el nom mbre provissional Docu umento1, hasta h que lo guardess y le des el e nombre que quiera as. En el e extremo de la dere echa están los botone es para minimizar, re estaurar y cerra ar. En la a parte derrecha tamb bién puede e tener la barra b del Office, O que contiene lo os icono os para arrrancar pro ogramas de e Office co omo Excel, Access, e etc.

La Cinta C o Ban nda de opcciones con sus difere entes fichass contiene las herra amientas de d Word, agrupados a en grupos s de herram mientas con botones de acce eso directo o. Al ha acer clic en n Insertar, por ejemp plo, veremo os las operraciones re elacionada as con los diferen ntes elementos que se s pueden insertar en n Word, a ttravés de grup pos de herrramientas con botone es de acce eso rápido. Todas lass operaciones se pueden haccer a partirr de estos menús. m El icono del extremo e de e la derech ha, nos permite ce errar el doccumento acctual. INICIO DE ANIMACIÓN FLASH H Anim mación flassh sobre la a banda de opciones de Word 2007, 2 en ell cual le mue estra al usu uario, el co ontenido de e cada pes staña, enum merando ccada uno de los icono os y expliccando que función tie ene ese ico ono. FIN DE ANIMACIÓ A ÓN FLASH

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Las diferentes pestañas y herramie entas se pu ueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la le etra o conju unto de lettras que ap parece al la ado del ico ono del comando. c Por ejemplo en la pe estaña Ins sertar, al presionar p A Alt, aparece en los comandos c de teclado o para activvar las disttintas herra amientas, A A2, D1, D2 2, etc. Si prresionas D, D se visuallizarán sólo o los coma andos que se pueden n habilitar con esa letra. Por último si presionas 1 o 2 se habilitarán la as herramie entas de D Diseño de página o Referrencias resspectivame ente. Por ejemplo e al presionar 1 aparecen las herra amientas de d Diseño de página, como se observan en la imag gen a conttinuación. b de he erramientass estándarr contiene iconos parra ejecutarr de forma La barra inme ediata algu unas de lass operacion nes más habituales, como Gua ardar, Imprrimir, etc. La pestaña p Iniccio contien ne las operraciones más m comun nes sobre fformatos, como c pone er en negriita, cursiva a, elegir tipo de fuente, etc. Están en esa pestaña, porq que son lass tareas inííciales que e se realiza an luego o al momento de escribir un documento d .

Hay operacion nes que no están disp ponibles en n un determ minado mo omento. Se e identifican porq que tienen n el color attenuado. Por P ejemplo o, si no ha ay nada seleccionado, tanto como o el icono Copiar com mo el icono o Cortar ap parecen co on el o. color más claro

Las reglas noss permiten establecerr tabulacio ones y sang grías en lo os párrafos os márgenes, etc. seleccionados, colocar lo

b de esstado nos muestra m la página en n que nos encontram e én el La barra os. Tambié idiom ma y los bo otones de visualizaci v ón del doc cumento, así a como ta ambién una a

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barra a de desplazamiento o que perm mite aplicarr Zoom a la a página, para verla más cercca o lejos.

Los botones de e presenta ación. En Word2007 W un mismo documentto lo podem mos d diferenttes formas es lo que se llama modo m de prresentación. Estos ver de boto ones permiten pasar de d un mod do de prese entación a otro. Son equivalenttes a los comandos c del menú Ver. hay otros grupos En Word2007 W g de herramien ntas como por ejemp plo, el grupo o Shap pes que co ontiene loss comandos más hab bituales para dibujar, y otras mucchas que se e pueden activar a dessde las pes stañas. Las barras de desplazam miento perm miten move ernos a lo largo y ancho del docu umento de forma ráp pida y senccilla, simple emente hayy que desp plazar la ba arra arrasstrándola con c el ratón, o hacer clic en los s triánguloss.

La barra b de tarreas de Windows con ntiene el botón b Inicio o, iconos pa ara arranc car algunos progra amas, com mo t un n botón por cada doccumento de e Word que e Interrnet Explorrer, etc. y también teng gamos abie erto, de forrma que po odemos pa asar de un documentto a otro haciendo clic en e estos icconos. Esta a barra no pertenece a Word, ssino a Wind dows, com mo su propio nombre indica. E VIDEO TUTORIAL T L INICIO DE Vide eo tutorial en e el que se s le muesstre al usua ario, cada una u de las pestañas de la ba anda de op pciones, y el uso de la l barra de e desplazamiento. FIN DE VIDEO TU UTORIAL

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e. A Ayuda de e Word

Para a activar la a Ayuda de e Word pod demos hac cer clic en el interroga ante de la barra a de pesta añas. Vere emos este menú en el e que podemos eleg gir entre va arias forma as de obten ner ayud da: Con respecto a otras verrsiones antteriores a Word2007 W , ésta ha m modificado el eso a la ayyuda, orientándola má ás a la ayu uda online.. acce Men nú de Ayud da de Micro osoft Word d. También se accede e al pulsar F1. Se no os mostrará una ventana v en n la que ve eremos esttas opcione es: 1. Bu uscar. Pod demos intro oducir el te exto a busc car y pulsa ar Intro o hacer clic so obre la fle echa verde e. Y nos mo ostrará una a lista con los temas relacionad dos con el texto o introducid do, la cual se realiza en base a la ayuda de Microso oft Office en e Interrnet. 2. Ta abla de contenido. Nos muestra una tabla a de conte enidos para a ver los te emas de ayuda. a Hacciendo clic en el símb bolo + que aparece delante d de cada tema a pode emos ver lo os puntos de que consta ese te ema. Al ha acer clic en n un punto,, se nos muestra la a explicació ón en una pantalla aparte.

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Ele ementos s de Exc cel 2007 7 a ¿Qué es a. e y para a qué sirrve Exce el2007? Exce el2007 es una hoja de d cálculo integrada i en e Microso oft Office. E Esto quiere e decir que si ya a conoces otro o progra ama de Offfice, como Word, Acccess, Outlo ook, Pow werPoint,... te resultarrá familiar utilizar Exc cel, puesto o que much hos iconos sy comandos funccionan de forma similar en todo os los prog gramas de Office. Prob bablemente e no te sirvva de much ho saber que q Excel es e una hoja a de cálculo, no te e preocupe es, ahora te t lo explicamos. Una a hoja de cálculo c es u ma un program que es capaz de d trabajarr con núme eros de forrma sencillla e intuitivva. Para elllo se adrícula donde en cad da celda de la cuadrícula se pu ueden utilizza una cua intro oducir números, letrass y gráficos.

Por ejemplo, para p sumarr una serie de númerros sólo tie enes que in ntroducirlos s uno debajo de otro, como o harías en n un papell, colocarte e en la celd da donde irá el resu ultado y deccirle a Exccel que quie eres hacerr la suma de d lo que tiienes encima ( ya veremos má ás adelantte cómo se e hace exa actamente, pero es m muy fácil). Quizzás pienses que para a hacer una a suma es s mejor utiliizar una ca alculadora.. Pero o piensa qu ué ocurre si s te equivo ocas al intrroducir un número en n una suma de 20 números, n tienes que volver v a inttroducirlos s todos; mientras que e en Excel no impo orta si te eq quivocas al a introducir un dato, simplemen nte corrige es el dato y auto omáticamente Excel vuelve v a ca alcularlo to odo.

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Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de re cálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A, B, C,... y las filas por números 1, 2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,13 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,13. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

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Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

b. Iniciar Excel 2007 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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Desde el icono de Excel del escritorio.

Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Compaginar sesiones Excel Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesión del curso y otra con el Excel2007. Se supone que la sesión del curso está abierta ya que estás leyendo estas líneas. Abrir la sesión de Excel2007 Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. Elegir la opción Mosaico vertical. Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:

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Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de la ventana del navegador o en el de Access. Esto va bien con monitores grandes (de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (Manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador). INICIO DE VIDEO TUTORIAL Video tutorial en el que se le muestra al usuario la forma de arrancar Excel 2007, siempre desde el botón inicio, y el uso de la banda de opciones que proporciona Excel 2007. FIN DE VIDEO TUTORIAL

c. Cerrar Excel 2007 Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

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Hace er clic sobrre el menú ú Botón Offfice y elegir la opción n Salir.

d La pan d. ntalla inicial Al iniciar Excel aparece un na pantalla a inicial com mo ésta, va amos a ver sus ales, así co onoceremos s los nombres de los diferentes componentes fundamenta mentos y se erá más fáccil entenderr el resto de el curso. elem

La pantalla p que e se muesstra a continuación (y y en genera al todas lass de este curso) puede no n coincidir exactame ente con la a que ves en e tu orden q nador, ya que cada a usuario puede p deciidir qué ele ementos qu uiere que se s vean en n cada mom mento, com mo veremoss más ade elante.

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La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando Explicación del funcionamiento de las pestañas.

e. Las Barras i.

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar.

ii.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar

Deshacer o Rehacer.

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Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

iii.

Las bandas de opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

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Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. INICIO DE ANIMACIÓN FLASH Animación flash sobre la banda de opciones de Excel 2007, en el cual le muestra al usuario, el contenido de cada pestaña, enumerando cada uno de los iconos y explicando que función tiene ese icono. FIN DE ANIMACIÓN FLASH Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

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El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este menú contiene tres tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

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La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

f. La Ayuda de Excel 2007. Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

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Elementos de PowerPoint a. Iniciar PowerPoint Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint. 1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él y arrancará el programa. 1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programa.

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2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre

él.

Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenderás mejor el manejo de este programa. Para que te sea fácil el seguir la explicación al mismo tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones.

b. Compaginar sesiones en PowerPoint 2007 Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesión del curso y otra con el PowerPoint2007. Se supone que tienes abierta la sesión con el curso. Abrir la sesión de PowerPoint2007 sin cerrar la ventana del navegador. Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. Elegir la opción Mosaico vertical. Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura: Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar del navegador o en el de PowerPoint 2007. También puedes probar con Mosaico horizontal y elegir la que más te guste. Esto va bien con monitores grandes (de 17" o más), con monitores pequeños quizás prefieras dejar las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador). INICIO DE VIDEO TUTORIAL Vdeo tutorial sobre la compaginación de sesiones en este caso se compaginara un documento de Word y un libro de Excel 2007, mostrándole al usuario que pueden los dos software trabajar a la vez, al mismo tiempo explicando el deshacer la compaginación. FIN DE VIDEO TUTORIAL

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c. La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro. Las Barras La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

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d. La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. INICIO DE ANIMACIÓN FLASH Animación flash sobre la banda de opciones de PowerPoint 2007, en el cual le muestra al usuario, el contenido de cada pestaña, enumerando cada uno de los iconos y explicando que función tiene ese icono. FIN DE ANIMACIÓN FLASH Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

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De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

e. El área de esquema Muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.

El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

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El Área de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

INVESTIGACION INDIVIDUAL Investiga sobre los comandos utilizados en la suite ofimática de Microsoft Office 2007

GLOSARIO. Microsoft Word: es un programa editor de texto ofimático muy popular, que permite crear documentos sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft. De todas maneras, también es vendido por separado.

Copiar: En informática, se refiere a la acción de reproducir exactamente una aplicación o conjunto de datos para su archivo, traslado, conservación, etc. Cortar: En informática, acción de almacenar un contenido (texto, imágenes, archivos, etc.) seleccionado en el Portapapeles de Windows, eliminando el contenido seleccionado, para luego poder ser "pegado" o reproducido en otro lugar. Microsoft Excel: es una aplicación desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows y Macintosh. Excel se utiliza para la creación de hojas cálculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Es uno de los programas más populares para realizar hojas de cálculos.

Microsoft PowerPoint: es una aplicación desarrollada por Microsoft para Windows y Mac OS, que permite desarrollar presentaciones multimedia. Es ampliamente usada en el mundo empresarial y educativo. Microsoft PowerPoint es parte del paquete Microsoft Office. PowerPoint permite manipular texto, gráficos, videos y otros objetos, para la creación de presentaciones multimedia Hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Procesador de texto: Un procesador de texto es una aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a la antigua máquina de escribir, siendo mucho más potente y versátil que ésta.

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Diapositiva: Una diapositiva, transparencia o filmina es una fotografía positiva creada en un soporte transparente por medios de foto químicos. Difiere de la película en negativo y de las impresiones fotográficas. La diapositiva también es usada como película de cine, ya que produce una imagen positiva sin la intervención de negativos u otros efectos. Ventana: En informática, una ventana es un área visual, normalmente de forma rectangular, que contiene algún tipo de interfaz de usuario, mostrando la salida y permitiendo la entrada de datos para uno de varios procesos que se ejecutan simultáneamente. Las ventanas se asocian a interfaces gráficas, donde pueden ser manipuladas con un puntero.

Menú: En informática un menú es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinada tarea. Los menús están contenidos en una barra de menús, la cual se puede decir que es una propiedad que tienen las ventanas para poseer menús, esto es porque la barra de menús en sí misma no es una ventana como lo puede ser un botón de comando o un cuadro de texto, pero tampoco es una barra de herramientas, sino un objeto contenedor de otros menús.

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OFIMATICA BASICA LECCION 1  

LECCION 1

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