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Manual de Usuario Módulo Agenda

Copyright © 2008 C2C the eHealth company – MEDAS™ v2.0 Manual Usuario MEDAS Agenda 25/09/09 C2C Consultoría TSIS SL - República Dominicana 3 bajos local 1 – 07014 Palma de Mallorca (Spain) www.medas.md – info@medas.md

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¡ Bienvenido a MEDAS ! Apreciado Dr./Dra., Gracias por registrarse en MEDAS Agenda, la solución definitiva para la gestión de las agendas del personal sanitario de su consulta especializada o centro de salud. En esta Manual de Usuario Vd. encontrará la información necesaria para empezar a usar MEDAS Agenda de forma fácil, segura y ágil, así como trucos y consejos para sacar el máximo partido a la aplicación. Con MEDAS Agenda su centro de salud podrá: •

Mantener una Base de Datos de sus pacientes

Gestionar las agendas del personal médico

Asignar turnos y citas de consulta a sus pacientes

Gestionar la disponibilidad de las salas de consulta

Hacer análisis estadísticos de su actividad

Habilitar permisos de acceso de los diferentes doctores y usuarios

Consultar y organizar su agenda vía Internet desde cualquier ubicación

Esperamos sinceramente que MEDAS Agenda responda a sus expectativas, y le invitamos a que solicite información adicional del resto de módulos de MEDAS: •

MEDAS Historia Clínica

MEDAS Imagen Digital

MEDAS Facturación Cordialmente,

El equipo de desarrollo de MEDAS

Para empezar a utilizar MEDAS Agenda de forma rápida es suficiente con que lea los capítulos 1 y 3 de éste manual.

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Índice 1. Acceso a MEDAS™ Agenda ........................................................................................... 5 2. Interfaz de usuario de MEDAS™ Agenda ..................................................................... 7 2.1 Barra de menús lateral .................................................................................................. 7 2.2 Área de selección de pestañas ....................................................................................... 9 2.3 Área de trabajo ........................................................................................................... 10 2.4 Tablas ........................................................................................................................ 11 2.4.1 Mostrar y ocultar columnas ................................................................................ 11 2.4.2 Ordenar tablas .................................................................................................. 13 2.4.3 Reorganizar columnas ....................................................................................... 14 3. Configurando MEDAS™ Agenda ................................................................................. 16 3.1 Doctores ..................................................................................................................... 17 3.2 Centros ...................................................................................................................... 18 3.3 Salas .......................................................................................................................... 19 3.4 Usuarios y permisos .................................................................................................... 20 3.5 Configuración adicional ................................................................................................ 22 4. Base de datos de pacientes ....................................................................................... 24 4.1 Crear pacientes ........................................................................................................... 25 4.2 Buscar pacientes ......................................................................................................... 26 4.2.1 Búsqueda general ............................................................................................. 26 4.2.2 Búsqueda avanzada........................................................................................... 27 4.3 Editar pacientes .......................................................................................................... 29 4.3.1 Acceso desde el buscador de pacientes .............................................................. 29 4.3.2 Acceso desde la agenda..................................................................................... 30 4.3.3 Acceso desde creación de citas .......................................................................... 31 4.4 Borrar pacientes .......................................................................................................... 32 4.5 Exportar pacientes ...................................................................................................... 33

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5. Agendas ..................................................................................................................... 35 5.1 Crear agendas ............................................................................................................ 36 5.1.1 Crear agendas por doctor .................................................................................. 36 5.1.2 Crear agendas por sala ...................................................................................... 36 5.2 Abrir agendas ............................................................................................................. 37 5.2.1 Abrir agendas por doctor ................................................................................... 37 5.2.2 Abrir agendas por sala ....................................................................................... 38 5.3 Navegar por las agendas ............................................................................................. 39 5.3.1 Barra de herramientas agenda ........................................................................... 39 5.3.2 Vista diaria........................................................................................................ 40 5.3.3 Vista semanal ................................................................................................... 42 5.3.4 Vista combinada ................................................................................................ 44 5.4 Trabajar con citas ....................................................................................................... 46 5.4.1 Crear citas desde la agenda ............................................................................... 46 5.4.2 Cambiar el estado de las citas ............................................................................ 48 5.4.3 Editar citas........................................................................................................ 50 5.4.4 Sobrecargar agendas ......................................................................................... 51 5.4.5 Borrar citas ....................................................................................................... 53 5.4.6 Buscador de citas .............................................................................................. 54 5.4.7 Exportar citas .................................................................................................... 55 6. Gestión de horarios.................................................................................................... 58 6.1 Actividades médicas .................................................................................................... 59 6.2 Turnos........................................................................................................................ 61 6.3 Horarios ..................................................................................................................... 63 6.3.1 Crear horarios. Funciones básicas....................................................................... 64 6.3.2 Crear horarios. Funciones avanzadas. ................................................................. 67 7. Actualizaciones pendientes de documentar en el manual de usuario ....................... 70 7.1 Actualización 25 Septiembre 2009 ................................................................................ 70

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Acceso a MEDAS™ Agenda

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1. Acceso a MEDAS™ Agenda MEDAS Agenda no requiere que Vd. instale ningún programa en su ordenador. Si dispone de conexión a Internet Vd. podrá usar todas las funcionalidades de MEDAS Agenda con total comodidad. Como usuario registrado de MEDAS Agenda Vd. habrá recibido, en la dirección de correo electrónico utilizada en el proceso de registro, un mensaje con los siguientes datos de acceso: •

Dirección web de su acceso personalizado a la aplicación

Nombre de usuario

Contraseña

En caso de que no haya recibido dicha información, por favor contacte por correo electrónico con el servicio de atención al cliente de MEDAS: info@medas.md El navegador web recomendado para el acceso a MEDAS Agenda es Internet Explorer 7

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Interfaz de usuario de MEDAS™ Agenda

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2. Interfaz de usuario de MEDAS™ Agenda MEDAS Agenda presenta una interfaz de usuario ágil e intuitiva, común a la totalidad de módulos de MEDAS (Historia Clínica, Imagen Digital y Facturación) En la página siguiente se muestra una captura de pantalla de MEDAS Agenda, indicando las principales zonas en las que se divide la interfaz de usuario.

2.1

Barra de menús lateral

La Barra de menús lateral es la principal herramienta de navegación a través de las funcionalidades de MEDAS. Permite el acceso directo a cada uno de los módulos de MEDAS que se tengan contratados.

z

Botón Mostrar/Ocultar Barra de menús lateral Botón Desplegar/Contraer Módulo

z NOTA: Las opciones disponibles en la Barra de menús

lateral de su aplicación MEDAS Agenda pueden diferir de las aquí mostradas, dependiendo de los módulos contratados.

Es posible ocultar y/o mostrar la Barra de menús lateral pulsando el botón

. Esto permite

maximizar el Área de trabajo, siendo de especial utilidad en monitores de resolución media/baja. Pulsando sobre el icono, nombre o botón

de cada uno de los módulos, se muestra el árbol de

menús correspondiente, ocultando automáticamente los menús del resto de módulos. La resolución mínima recomendada para trabajar con MEDAS Agenda es de 1024 x 768 píxeles. Resoluciones de pantalla inferiores pueden no mostrar toda la información necesaria.

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Área de selección de pestañas

Barra de menús lateral

Área de trabajo

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2.2

Área de selección de pestañas

MEDAS Agenda basa su navegación en un sistema de pestañas, lo que permite acceder de forma simultánea, sencilla y rápida a múltiples funciones de la aplicación. Es posible tener abiertas varias pestañas simultáneamente que permitan, por ejemplo, el acceso con un simple clic de ratón a las agendas de varios doctores diferentes, a la base de datos de pacientes e incluso al buscador de citas. En la zona indicada en la página anterior como Área de selección de pestañas se muestran la totalidad de pestañas abiertas hasta el momento. Pestaña activa Botón Cerrar Pestaña

z

z

Se denomina Pestaña activa a aquella cuyo contenido se muestra en el Área de trabajo. De entre todas las pestañas, MEDAS Agenda muestra resaltada, en blanco y con el texto en negrita, la Pestaña Activa en el Área de selección de pestañas. Para cambiar la Pestaña activa (y por tanto el contenido que se muestra en el Área de trabajo) es suficiente con pulsar sobre la pestaña a la que se desea acceder. En cualquier momento es posible cerrar cualquiera de las pestañas abiertas pulsando sobre el botón del extremo derecho de la pestaña. Se recomienda tener pestañas abiertas con las funciones de MEDAS Agenda a las que se acceda con más frecuencia, como por ejemplo, con la agenda del doctor en uso.

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2.3

Área de trabajo

El Área de trabajo (ver gráfico en página 8) es la zona de la pantalla en la que se muestra el contenido de la Pestaña activa. Dependiendo de la pestaña seleccionada en cada momento, el Área de trabajo de MEDAS Agenda puede mostrar: •

Agendas (de doctores o de salas, en vista diaria, semanal o combinada)

Pacientes (incluyendo buscador, filtros, detalles de la ficha, etc.)

Citas (clasificadas por doctor, por paciente, por mutua, etc.)

Estadísticas (representación gráfica de citas por doctor, por mutua, por fecha, etc.)

Parámetros de Configuración de la aplicación (Doctores, Centros, Salas, Usuarios, etc.)

El Área de trabajo también se utiliza para mostrar, en caso de que se tengan contratados, el contenido de módulos adicionales de MEDAS: •

MEDAS Historia Clínica

MEDAS Imagen Digital

MEDAS Facturación

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2.4

Tablas

NOTA: este apartado proporciona información avanzada, no necesaria en un primer uso de la aplicación. Si lo que desea es comenzar a usar cuanto antes MEDAS Agenda es preferible que pase directamente al Capítulo 3 Configurando MEDAS Agenda.

MEDAS Agenda utiliza tablas (datos ordenados en filas y columnas) para presentar muchos de los datos con los que habitualmente se trabaja en la aplicación. Con el fin de permitir la máxima flexibilidad en el uso de la aplicación, MEDAS Agenda incorpora funciones de activación/desactivación y ordenación de las filas y columnas de dichas tablas. Estas funciones se detallan a continuación.

2.4.1

Mostrar y ocultar columnas

Desde cualquier tabla de la aplicación (resultados de búsquedas de pacientes, agendas de doctores, etc.) es posible seleccionar qué columnas de resultados se desea visualizar y cuales no. Para ello siga los pasos siguientes:

(NOTA: las imágenes de éste ejemplo están obtenidas de una tabla de resultado de búsqueda de pacientes, ver apartado 4.2)

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1. Sitúe el puntero del ratón sobre el encabezado de una columna cualquiera de la aplicación. El encabezado de dicha columna se “iluminará” en azul y aparecerá un símbolo triangular de menú desplegable, tal y como se muestra en la imagen a continuación.

2. Pulse sobre el triángulo de menú desplegable. Aparecerá el menú mostrado a continuación.

3. Seleccione la opción Columnas. Aparecerá un nuevo menú con los nombres de todas las columnas de la tabla en la que se encuentre en ese momento, junto a un selector de activación / desactivación para cada una de ellas.

4. Marque/desmarque las columnas que desee mostrar/ocultar, y haga clic en cualquier zona fuera del menú anterior. La vista de columnas se actualizará en ese momento con las opciones que haya configurado.

La configuración de vista realizada sólo se conservará mientras no cierre la ventana del navegador con el que esté trabajando.

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2.4.2

Ordenar tablas

MEDAS Agenda permite ordenar alfabéticamente el contenido de las tablas de resultados para facilitar la lectura y búsqueda de datos en la misma. Esto permite, por ejemplo, colocar por orden alfabético de primer apellido todos los resultados obtenidos en una búsqueda de pacientes. Para realizar una ordenación alfabética de los resultados de una tabla siga los pasos siguientes: 1. Sitúe el puntero del ratón sobre el encabezado de la columna que desee utilizar como criterio de ordenación. El encabezado de dicha columna se “iluminará” en azul y aparecerá un símbolo triangular de menú desplegable, tal y como se muestra en la imagen a continuación.

2. Pulse sobre el triángulo de menú desplegable. Aparecerá el menú mostrado a continuación.

3. Seleccione el tipo de ordenación alfabética que desea (ascendente o descendente). La vista de la tabla se actualizará en ese momento con las opciones que haya configurado.

La ordenación alfabética realizada sólo se conservará mientras no cierre la ventana del navegador con el que esté trabajando.

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2.4.3

Reorganizar columnas

MEDAS Agenda permite cambiar la posición de las columnas en una tabla. Esto permite, por ejemplo, visualizar los nombres de los pacientes como Nombre, Apellidos en lugar de cómo Apellidos, Nombre. Para reorganizar las columnas de una tabla determinada siga los pasos detallados a continuación: 1. Sitúe el puntero del ratón sobre el encabezado de la columna reorganizar. El encabezado de dicha columna se “iluminará” en azul.

2. Pulse con el ratón sobre dicho encabezado y, sin dejar de pulsar, arrastre el encabezado a la nueva posición deseada.

3. Deje de pulsar el ratón y suelte el encabezado en la nueva posición deseada. La vista de la tabla se reorganizará en ese momento con la nueva distribución de columnas escogida.

MEDAS Agenda también permite variar la anchura de cada columna de la tabla, situando el cursor en el borde del encabezado de la columna a editar y arrastrándolo hasta la nueva anchura deseada.

La reorganización de columnas realizada sólo se conservará mientras no cierre la ventana del navegador con el que esté trabajando.

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Configurando MEDAS™ Agenda

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3. Configurando MEDAS™ Agenda De forma previa al uso real de MEDAS Agenda, le recomendamos que invierta unos minutos en configurar la aplicación. ¡Es muy sencillo!. De esta forma Vd. dispondrá de un programa completamente adaptado a las necesidades de su centro de salud. Los datos principales a introducir para configurar MEDAS Agenda son los siguientes: •

Doctores

Centros

Salas

Usuarios

Información adicional

A lo largo de los siguientes apartados se dan instrucciones para la configuración de la aplicación.

La tarea de personalización de MEDAS Agenda sólo puede ser llevada a cabo por un usuario con permisos de Administrador de la aplicación. Por defecto, el usuario creado durante el proceso de registro en MEDAS tiene permisos de Administrador, pero estos pueden ser también otorgados a otros usuarios desde la opción Usuarios y permisos en el menú Usuarios (ver apartado 3.4 de éste documento)

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3.1

Doctores

Con el fin de que cada doctor disponga de una Agenda individual en MEDAS Agenda, es necesario dar de alta a cada uno de ellos en la aplicación. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral (a la izquierda de la pantalla), acceda al módulo Configuración

z

2. Seleccione la opción Doctores 3. Pulse el botón 4. Complete la ficha del doctor. Los campos obligatorios aparecen marcados en rojo. 5. Pulse el botón Aceptar

El dar de alta un nuevo doctor crea una agenda para dicho doctor pero NO crea un nombre de usuario y contraseña para el acceso del doctor a la aplicación. El alta de nuevos usuarios, así como sus permisos, se gestionan desde el menú Usuarios, opción Usuarios y permisos, tal y como se describe en el apartado 3.4 de éste documento.

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3.2

Centros

MEDAS Agenda permite gestionar las agendas de toda una organización asistencial, incluso si ésta dispone de varias centros o sedes. Para poder empezar a dar citas a pacientes la aplicación requiere que como mínimo se haya introducido un centro. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral acceda al módulo Configuración

z

2. Seleccione la opción Centros

3. Pulse el botón 4. Complete la ficha del centro. El único campo obligatorio (Nombre del centro) aparece marcado en rojo. 5. Pulse el botón Aceptar Una vez creado un centro ya es posible crear salas de consulta (ver apartado siguiente)

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3.3

Salas

MEDAS Agenda requiere que como mínimo se defina una sala en la que llevar a cabo la actividad asistencial. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral (a la izquierda de la pantalla) acceda al módulo Configuración 2. Seleccione la opción Salas

3. Pulse el botón 4. Complete la ficha de la sala. Los campos obligatorios (Nombre de la sala y Centro al que pertenece) aparecen marcados en rojo. 5. Pulse el botón Aceptar Le recomendamos que utilice nombres de salas que se correspondan con la designación real de las mismas, y no con el nombre del médico que habitualmente las ocupa. Algunos ejemplos de nombres adecuados serían Sala 1, Consulta y Quirófano.

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3.4

Usuarios y permisos

MEDAS Agenda permite el acceso de múltiples usuarios a la aplicación. Además, posibilita una gestión muy precisa de dichos usuarios y de los permisos otorgados a los mismos. Por defecto, el usuario creado durante el proceso de registro en MEDAS Agenda tiene privilegios de Administrador de la aplicación, y como tal está autorizado a: •

Acceder al módulo Agenda

Acceder al módulo Configuración

Acceder al módulo de gestión de Usuarios

El módulo de gestión de Usuarios, permite al Administrador dar de alta nuevos usuarios de MEDAS y asignarles permisos para que accedan a la Agenda. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral acceda al módulo Usuarios

z 2. Seleccione la opción Usuarios y permisos 3. Pulse el botón 4. Introduzca los datos obligatorios en la ficha del usuario (e-mail, nombre y primer apellido). 5. Asigne permiso de acceso a Agenda al nuevo usuario. Para ello expanda el menú desplegable Permisos en la ficha del usuario y pulse la opción Acceso a Agenda. Dicha opción quedará marcada en azul, tal y como se muestra en la figura siguiente.

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6. Introduzca, si lo desea, el resto de datos del usuario 7. Pulse el botón Aceptar El dar permisos de acceso al módulo Agenda a un usuario NO crea una agenda para dicho usuario. Sólo los doctores pueden tener agendas, y éstas se crean desde la opción Doctores del menú Configuración, tal y como se detalla en el apartado 3.1 de éste documento.

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3.5

Configuración adicional

MEDAS Agenda dispone de otros muchos parámetros configurables por el Administrador, identificados mediante los iconos •

Idiomas

Países

Provincias

Seguros

Tipos de identificación

Especialidades

Horarios

y

, incluyendo:

Para agilizar la puesta en marcha de MEDAS Agenda en su consulta, la aplicación ya dispone preconfigurados muchos posibles valores de las listas anteriores, por lo que en principio no se requiere su personalización.

NOTA: Desde el módulo Configuración de la Barra de menús lateral se accede a otras muchas opciones,

pero que NO afectan a MEDAS Agenda, como pueden ser Tipos de IVA, Familias, Subfamilias y Prestaciones (correspondientes a MEDAS Facturación, e identificados por el icono

) o Exploraciones y Tipos de

Exploración (correspondientes a MEDAS Historia Clínica, e identificados por el icono

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)

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Base de datos de pacientes

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4. Base de datos de pacientes MEDAS Agenda incorpora una potente base de datos para el almacenamiento y gestión de los datos demográficos de los pacientes de su centro de salud. Para acceder a la base de datos de sus pacientes siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral acceda al módulo Agenda

z

2. Seleccione la opción Pacientes

z

Tras éste último paso tendrá disponible, en el Área de trabajo, un listado de los pacientes registrados hasta el momento en su aplicación MEDAS Agenda. En los apartados siguientes se detallan las funcionalidades de la Base de datos de pacientes. La Base de datos de pacientes permanecerá accesible de forma rápida desde el Área de selección de pestañas, incluso aunque se acceda a otros menús o funcionalidades de MEDAS Agenda.

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4.1

Crear pacientes

Para crear un paciente nuevo en MEDAS Agenda, siga los pasos siguientes: 1. Abra la base de datos de sus pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes

z

NOTA: En el caso de que la haya abierto previamente, también puede acceder a la base de datos

de sus pacientes desde la pestaña Pacientes en el Área de selección de Pestañas.

2. Pulse el botón

, en la esquina superior izquierda del Área de trabajo.

3. Complete la ficha del paciente. Los campos obligatorios aparecen marcados en rojo. 4. Pulse el botón Aceptar

También es posible crear un paciente nuevo durante el proceso de citación, mediante el botón Añadir paciente en la ventana de Crear cita (ver apartado 5.4.1)

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4.2

Buscar pacientes

La Base de datos de MEDAS Agenda incorpora potentes funciones de búsqueda y filtrado de pacientes. A continuación se describen los diferentes métodos de búsqueda y selección disponibles.

4.2.1

Búsqueda general

Para realizar una consulta de la totalidad de pacientes registrados en MEDAS Agenda, siga los pasos siguientes: 1. Abra la base de datos de sus pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes (o bien pulsando en la pestaña Pacientes, dentro del Área de selección de pestañas)

z

2. Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra un listado general con todos los pacientes registrados hasta el momento en su aplicación. Al pie del Área de trabajo se muestra una barra de navegación con el recuento total y parcial de los pacientes registrados.

Herramientas de navegación por las páginas del listado general de pacientes

Número de pacientes mostrados

Número total de pacientes

z

z Refrescar vista

Cambiar el criterio de búsqueda (“Comienza por” ó “Contiene...”)

Nueva búsqueda

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z


4.2.2

Búsqueda avanzada

Desde el listado general de pacientes (ver apartado anterior) es posible realizar una búsqueda avanzada, filtrando el resultado de la búsqueda general en base a múltiples criterios. Para ello siga los pasos siguientes: 1. Abra la base de datos de sus pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes (o bien pulsando en la pestaña Pacientes, dentro del Área de selección de pestañas)

z

Tras éste paso MEDAS Agenda muestra un listado general con todos los pacientes registrados hasta el momento en su aplicación. 2. En el encabezado de cada columna del listado se muestra una casilla color sepia. Estas casillas, denominadas Filtros, permiten refinar la búsqueda por el campo que se desee, introduciendo en ellas el valor o caracteres a buscar.

Ejemplo. Filtrado simple. Comienza por… En la imagen siguiente se muestran aquellos pacientes existentes en la base de datos cuyo nombre comienza por CA

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También es posible realizar búsquedas y filtrados de caracteres contenidos en ciertos campos. Para ello debe pulsarse el botón

Ejemplo. Filtrado simple. Contiene… En la imagen siguiente se muestran aquellos pacientes existentes en la base de datos cuyo nombre contiene la secuencia de caracteres CA

Además, es posible realizar una búsqueda y filtrado en base al valor de varios campos simultáneamente.

Ejemplo. Filtrado múltiple En la imagen siguiente se muestran aquellos pacientes existentes en la base de datos cuyo nombre comienza por CA y cuyo apellido comienza por SI

Pulsando el botón derecho del ratón sobre un paciente determinado puede ver sus citas, asignarle nueva cita, además de abrir, editar y borrar su ficha. Recuerde que la búsqueda y filtrado no distingue entre mayúsculas y minúsculas, ni entre caracteres con y sin acentuación.

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4.3

Editar pacientes

MEDAS Agenda permite consultar, modificar o ampliar los datos de la ficha de un paciente creado anteriormente. Tal y como se verá a continuación, cada una de las diferentes formas de acceder a la ficha del paciente puede resultar de mayor o menor utilidad dependiendo del contexto.

4.3.1

Acceso desde el buscador de pacientes

Para abrir la ficha de un paciente desde el buscador de pacientes siga los pasos indicados a continuación: 1. Acceda al buscador de pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes

z

2. Si es preciso, refine la búsqueda hasta identificar el paciente deseado (ver apartado 4.2.2). 3. Abra la ficha del paciente que desee haciendo doble clic sobre el nombre del mismo, o bien, 4. Pulse el botón derecho del ratón sobre el paciente a editar, y seleccione la opción Editar paciente del menú contextual que aparecerá.

z

Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra la ficha completa del paciente para su consulta o edición. Si desea cerrar la ficha sin hacer cambios pulse el botón Cancelar, mientras que si ha efectuado cambios que quiera conservar, pulse el botón Aceptar.

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4.3.2

Acceso desde la agenda

MEDAS Agenda permite abrir la ficha de un paciente directamente desde la agenda de un doctor, sin utilizar el buscador de pacientes. Esta funcionalidad es útil cuando se está trabajando en citación de pacientes y se desea conocer datos de un paciente que se ha citado previamente. Para ello, siga los pasos indicados a continuación: 1. Acceda a la agenda de un doctor seleccionándola desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Abrir agenda

z 2. En el Calendario, seleccione el día de la Agenda que quiere visualizar. Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra las citas del doctor seleccionado para ese día. 3. Puede abrir la ficha de cualquier paciente de ese día pulsando el botón derecho del ratón sobre el paciente a editar, y seleccionando la opción Editar paciente del menú contextual que aparecerá.

Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra la ficha completa del paciente para su consulta o edición. Si desea cerrar la ficha sin hacer cambios pulse el botón Cancelar, mientras que si ha efectuado cambios que quiera conservar, pulse el botón Aceptar.

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4.3.3

Acceso desde creación de citas

MEDAS Agenda permite abrir la ficha de un paciente directamente desde la ventana de creación de cita, sin utilizar el buscador de pacientes. Esta funcionalidad es útil cuando se está trabajando en citación de pacientes y se desea consultar o ampliar los datos de la ficha del paciente que se está citando en ese momento. Para ello, siga los pasos siguientes: 1. Inicie el proceso de creación de nueva cita (ver apartado 5.4.1). 2. Desde la ventana de Crear Cita que aparece, seleccione la opción Editar en la sección Paciente

Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra la ficha completa del paciente para su consulta o edición. Si desea cerrar la ficha sin hacer cambios pulse el botón Cancelar, mientras que si ha efectuado cambios que quiera conservar, pulse el botón Aceptar.

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4.4

Borrar pacientes

MEDAS Agenda permite borrar pacientes únicamente desde el listado general de pacientes. Para ello siga los pasos siguientes: 1. Acceda al buscador de pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes. Tras éste paso MEDAS Agenda muestra un listado general con

todos los pacientes registrados hasta el momento en su aplicación. 2. Si es preciso, refine la búsqueda hasta identificar el paciente deseado. (ver apartado 4.2.2) 3. Pulse el botón derecho del ratón sobre el paciente a eliminar, y seleccione la opción Borrar en el menú contextual que aparecerá.

z

4. O bien, haga clic sobre el paciente a eliminar y pulse el botón Borrar en la barra de herramientas del buscador de pacientes.

z Tras éste paso, MEDAS Agenda muestra un mensaje de solicitud de confirmación por parte del usuario para, en caso afirmativo, proceder al borrado completo de la ficha del paciente.

No es posible deshacer el borrado de un paciente, ni recuperar sus datos posteriormente. Sólo es posible eliminar pacientes que no tengan citas creadas en ninguna agenda.

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4.5

Exportar pacientes

MEDAS Agenda permite exportar a una hoja de cálculo de Microsoft Excel los datos de los pacientes seleccionados mediante el buscador de pacientes. Para ello siga los pasos siguientes: 1. Acceda al buscador de pacientes desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Pacientes. Tras éste paso MEDAS Agenda muestra un listado general con

todos los pacientes registrados hasta el momento en su aplicación. 2. Si es preciso, refine la búsqueda hasta identificar el paciente o pacientes deseados. (ver apartado 4.2.2) 3. Pulse el botón Exportar en la barra de herramientas del buscador de pacientes.

z Tras éste paso, el Sistema Operativo muestra un mensaje de solicitud de acción para Guardar o Abrir la hoja de cálculo con los datos exportados. 4. En caso de que desee guardar los datos exportados, escriba un nombre de archivo y seleccione una carpeta de destino. MEDAS Agenda exporta los datos de todos los pacientes que respondan al criterio de búsqueda escogido, incluso aunque no sea posible mostrar todos ellos en pantalla simultáneamente.

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Agendas

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5. Agendas MEDAS Agenda permite gestionar las agendas del personal médico de su consulta o centro de salud de forma sencilla y extremadamente flexible. Las funcionalidades relacionadas con la gestión de agendas permiten: •

Crear agendas individualizadas para cada médico o sala de consulta

Asignar citas a sus pacientes

Visualizar simultáneamente múltiples agendas para facilitar el proceso de cita

Conocer de un vistazo la carga de trabajo y horarios del personal médico

Gestionar la disponibilidad de las salas de consulta

Monitorizar la atención que está recibiendo el paciente en cada momento

En los siguientes apartados se detallan estas y otras funcionalidades relacionadas con la gestión de agendas.

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5.1 5.1.1

Crear agendas Crear agendas por doctor

MEDAS Agenda crea automáticamente una agenda individualizada para cada uno de los doctores dados de alta en su centro de salud. El proceso completo de creación y alta de doctores se realiza desde el módulo Configuración, y aparece completamente descrito en el apartado 3.1 de éste documento.

El dar de alta un nuevo doctor en MEDAS Agenda sólo puede ser realizado por un usuario con permisos de administrador.

5.1.2

Crear agendas por sala

MEDAS Agenda crea automáticamente una agenda individualizada para cada una de las salas dadas de alta en su centro de salud. El proceso completo de creación y alta de salas se realiza desde el módulo Configuración, y aparece completamente descrito en el apartado 3.3 de éste documento.

El dar de alta una nueva sala en MEDAS Agenda sólo puede ser realizado por un usuario con permisos de administrador.

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5.2 5.2.1

Abrir agendas Abrir agendas por doctor

Para abrir la agenda de un doctor previamente dado de alta en la aplicación (ver apartado 3.1) siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral acceda al módulo Agenda

z

2. Haga doble clic sobre la opción Abrir agenda

z 3. O bien, pulse sobre el símbolo

a la izquierda de Abrir Agenda

z

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4. Pulse sobre el nombre del doctor del que desea abrir su agenda. Tras éste paso, la aplicación muestra la agenda la Vista Diaria de la agenda del doctor seleccionado.

Las agendas de los doctores se abren como pestañas, por lo que permanecen fácilmente accesibles en todo momento desde el Área de selección de pestañas (ver apartado 2.2)

5.2.2

Abrir agendas por sala

Una vez creada una sala en MEDAS Agenda, la aplicación crea automáticamente una agenda individualizada para la misma. Los pasos a seguir para abrir la agenda de una sala son esencialmente idénticos a los descritos en el apartado anterior para abrir la agenda de un doctor.

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5.3

Navegar por las agendas

Con el fin de facilitar el uso de las agendas de doctores y salas, MEDAS Agenda proporciona diferentes herramientas y modos de presentación de las mismas, descritos a continuación.

5.3.1

Barra de herramientas agenda

Al abrir la agenda de un doctor o sala, MEDAS muestra una barra de herramientas en el encabezado de cada agenda que permite navegar y cambiar la visualización de la misma.

Calendario de navegación por fechas

Contador de citas

z

Conmutador de vista diaria / semanal

z

z

Calendario de navegación por fechas. Permite la selección del día o semana a mostrar. Haciendo clic sobre el botón

se despliega un calendario de navegación. Las flechas

permiten desplazarse adelante/atrás por día (en Vista diaria) o por semanas (en Vista semanal). •

Contador de citas. Muestra la carga de la agenda para el día seleccionado (Vista diaria) indicando el número de citas antes y después de las 15 horas.

Conmutador de vista. Permite cambiar la visualización de la agenda a un rango de 1 día (Vista diaria) o de una semana (Vista semanal). Existe la opción, mediante el menú desplegable, de mostrar / ocultar los fines de semana.

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5.3.2

Vista diaria

La Vista diaria muestra todas las citas para un doctor o sala en un día determinado. Es el tipo de vista que aparece por defecto al abrir una agenda, aunque siempre es posible acceder a este tipo de vista mediante el Conmutador de vista (ver apartado anterior).

En la Vista diaria aparecen sombreadas en gris oscuro todas aquellas citas (filas) situadas en el

pasado, y el blanco las citas situadas en el futuro (de acuerdo con la hora del ordenador en el que estemos trabajando). MEDAS Agenda marca en rojo aquellas horas de cita en las cuales hay un solape con otras citas. Por ejemplo, en la imagen anterior se observa que hay un solape entre la cita de las 17:20 que dura 25 minutos y la cita de las 17:40. (Para más información sobre solapes de citas y sobrecarga de agendas consulte el apartado 5.4.4.) En la Vista diaria aparecen indicadas en rojo, a modo de referencia, las horas en punto (como las 17:00 y las 18:00 en la imagen anterior)

Es posible cambiar la apariencia de la vista diaria utilizando las técnicas descritas en el apartado 2.4, como por ejemplo reorganizar, mostrar / ocultar columnas y cambiar el ancho de las mismas.

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La Vista diaria incorpora las siguientes funcionalidades para trabajar con citas y pacientes: •

Crear cita. Es posible crear una nueva cita para un paciente en cualquier hueco de la agenda en Vista diaria simplemente haciendo doble clic sobre la fila en blanco deseada, lo que abre la ventana emergente Crear cita.

Editar cita. Es posible cambiar cualquiera de los parámetros de una cita existente haciendo doble clic sobre cualquier campo de la misma, lo que abre la ventana emergente Editar cita.

Cambiar estado. La columna Estado permite gestionar y monitorizar la atención que están recibiendo los pacientes en todo momento. Haciendo doble clic sobre el estado de una cita aparece una ventana emergente desde la que podemos cambiar el estado de dicha cita, quedando registrado en la aplicación.

Para cambiar el estado de una cita pulse sobre el botón del nuevo estado deseado (Recepción, Preconsulta, Espera, etc). MEDAS Agenda registra automáticamente la hora en la que se ha producido el cambio de estado. Si lo prefiere, puede teclear manualmente o seleccionar de un desplegable la hora del cambio de estado. •

Menú contextual. Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquier cita aparecen accesos directos a las funcionalidades más comunes para el trabajo con citas y pacientes.

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Para información más detallada sobre el trabajo con citas consulte el Apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. – Trabajar con citas. Para información más detallada sobre el manejo de los datos de los pacientes consulte el Capítulo 4 – Base de datos de pacientes.

5.3.3

Vista semanal

La Vista semanal muestra todas las citas para un doctor o sala en una semana determinada. Para acceder a la Vista semanal de una agenda abierta en Vista diaria utilice el Conmutador de vista, en el extremo derecho de la Barra de herramientas agenda.

z La Vista semanal resulta de utilidad cuando se desea conocer de un simple vistazo la carga de trabajo de un doctor o la ocupación de una sala a lo largo de toda una semana. Nótese que en el encabezado de cada día aparece un recuento del número total de citas de ese doctor para ese día.

En Vista semanal, las flechas del Calendario de navegación permiten desplazarse con un simple clic a la semana anterior o siguiente a la mostrada.

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La Vista semanal incorpora las siguientes funcionalidades para trabajar con citas y pacientes: •

Crear cita. Es posible crear una nueva cita para un paciente en cualquier hueco de la agenda en Vista semanal simplemente haciendo doble clic sobre la celda en blanco deseada, lo que abre la ventana emergente Crear cita.

Editar cita. Es posible cambiar cualquiera de los parámetros de una cita existente haciendo doble clic sobre el nombre o apellidos del paciente citado, lo que abre la ventana emergente Editar cita.

Menú contextual. Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquier cita aparecen accesos directos a las funcionalidades más comunes para el trabajo con citas y pacientes.

Para información más detallada sobre el trabajo con citas consulte el Apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. – Trabajar con citas. Para información más detallada sobre el manejo de los datos de los pacientes consulte el Capítulo 4 – Base de datos de pacientes.

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5.3.4

Vista combinada

MEDAS Agenda incorpora la Vista combinada con el fin de facilitar la gestión simultánea de múltiples agendas. Tal y como se muestra en la imagen siguiente, la Vista combinada presenta, de forma simultánea y en una única pestaña, una Vista diaria resumida de hasta un máximo de 5 agendas (por simplicidad en la imagen se presentan únicamente 2).

Para acceder a la vista combinada de múltiples agendas, seleccione la opción Vista combinada del módulo Agenda en la Barra de menús lateral.

Una vez abierta la pestaña de Vista combinada, MEDAS Agenda muestra una barra de navegación para la configuración de la vista.

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Selector global de especialidad Selector individual de doctor o sala

Calendario global de navegación por fecha Selector individual de navegación por fecha

z z

Contador individual de citas

Selector global de especialidad. Permite filtrar por especialidad, para todas las agendas de la Vista combinada, los doctores que aparecen en el Selector individual de doctor

Selector individual de doctor o sala. Permite seleccionar, de forma individual para cada agenda de la Vista combinada, el doctor o la sala de la que se quiere abrir la agenda.

Calendario global de navegación por fecha. Permite seleccionar, de forma conjunta para todas las agendas de la Vista combinada, el día a mostrar. Haciendo clic sobre el botón

se despliega un calendario de navegación.

Selector individual de navegación por fecha. Permite seleccionar, de forma individual para cada agenda de la Vista combinada, el día a mostrar.

Contador de citas. Para cada agenda de la Vista combinada, muestra la carga total de citas en el día seleccionado.

La Vista combinada incorpora las siguientes funcionalidades para trabajar con citas y pacientes: •

Editar cita. Es posible cambiar cualquiera de los parámetros de la cita haciendo doble

clic sobre el nombre o apellidos del paciente citado, lo que abre la ventana emergente Editar cita. •

Menú contextual. Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquier cita aparecen accesos directos a las funcionalidades más comunes para el trabajo con citas y pacientes (Sobrecargar ahora, Borrar, Editar cita, Ficha paciente)

Para información más detallada sobre el trabajo con citas consulte el Apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. – Trabajar con citas. Para información más detallada sobre el manejo de los datos de los pacientes consulte el Capítulo 4 – Base de datos de pacientes.

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5.4

Trabajar con citas

MEDAS Agenda incorpora múltiples funcionalidades para la gestión de citas de pacientes y mantenimiento de las agendas de los doctores, detalladas en los siguientes apartados.

5.4.1

Crear citas desde la agenda

La agenda de cada doctor es la herramienta principal de gestión de las citas de sus pacientes. Para crear una nueva cita en la agenda de un determinado doctor siga los pasos siguientes: 1. Desde la Barra de menús lateral, acceda al módulo Agenda y seleccione la agenda del doctor con el que quiere trabajar.

z

2. Desde cualquiera de las vistas de la agenda (Vista diaria, Vista semanal o Vista combinada) haga doble clic sobre el hueco de la agenda en el que quiere citar. NOTA: Un hueco en la agenda no es más que una franja horaria sin citas, y aparece indicado

como una o más filas en blanco.

z

3. Tras hacer doble clic en el hueco se abrirá la ventana Crear cita, desde la que podrá introducir todos los datos relativos a dicha cita. Los campos mínimos obligatorios para crear una cita (Paciente, Motivo de visita y Doctor) aparecen indicados en rojo.

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4. Una vez introducidos todos los datos de la cita, pulse el botón Aceptar. La nueva cita se muestra en la agenda desde la que ha sido creada.

MEDAS Agenda asigna automáticamente la duración a las citas dependiendo del motivo de la visita. Sin embargo, siempre es posible introducir manualmente una duración arbitraria para una cita en concreto. Además, es posible cambiar las duraciones predeterminadas desde la opción Motivos de visita del módulo Configuración.

Con el fin de agilizar el proceso de citación de pacientes no visitados con anterioridad, es posible crear un nuevo paciente desde la propia ventana Crear cita, pulsando el botón Añadir paciente. De esta forma es posible introducir los datos de un paciente y darle cita en un único proceso.

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5.4.2

Cambiar el estado de las citas

MEDAS Agenda incorpora en la Vista diaria de la agenda una herramienta de seguimiento y monitorización de la atención que están recibiendo los pacientes en todo momento. Gracias a la columna Estado, el personal clínico y/o administrativo del centro de salud puede reflejar en la agenda la localización de un paciente o los servicios que está recibiendo en un momento dado. De forma predeterminada, MEDAS Agenda incorpora los siguientes Estados de la cita, para registrar manualmente los siguientes conceptos: •

Recepción. El paciente ha llegado al centro de salud

Preconsulta. El paciente ha pasado a preconsulta

Espera. El paciente ha pasado a sala de espera

Consulta. El paciente está siendo atendido por el doctor

Pruebas. Se está realizando algún tipo de estudio o prueba sobre el paciente

Fuera. Una vez atendido, el paciente ha abandonado el centro de salud

Para cambiar el Estado de una cita, siga los pasos siguientes: 1. Haga doble clic sobre el Estado de la cita que desee cambiar.

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2. En la ventana emergente que aparece, pulse sobre el botón o etiqueta del nuevo estado deseado.

MEDAS Agenda registra automáticamente la hora a la que se ha producido el cambio de estado (de acuerdo con la hora del ordenador en el que esté trabajando). Si lo prefiere, puede teclear manualmente o seleccionar de un desplegable la hora del cambio de estado. Esta información queda almacenada para su revisión o uso posterior. 3. Pulse el botón Aceptar.

MEDAS Agenda no requiere que se registren TODOS los estados de un paciente. Por ejemplo, es posible utilizar la gestión de estados sólo para registrar la hora de llegada a Recepción y la hora de paso a Consulta.

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5.4.3

Editar citas

MEDAS Agenda permite modificar y/o ampliar la información relativa a una cita creada con anterioridad. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En cualquiera de las vistas de la agenda (Vista diaria, Vista semanal o Vista combinada) haga doble clic en cualquier zona de la cita a editar (excepto en el campo Estado)

o bien, 2. Pulse el botón derecho del ratón sobre cualquier zona de la cita a editar (excepto en el campo Estado). Aparecerá un menú contextual desde el que podrá seleccionar la opción Editar cita.

3. Complete o modifique los datos de la cita abierta y seleccione Aceptar.

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5.4.4

Sobrecargar agendas

MEDAS Agenda permite crear una cita a la misma hora que una cita ya existente, sobrecargando las agendas. Para ello siga los pasos siguientes: 1. En cualquiera de las vistas de la agenda (Vista diaria, Vista semanal o Vista combinada) pulse el botón derecho sobre la cita a sobrecargar.

2. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción Sobrecargar ahora.

3. Complete los datos en la ventana de Crear cita y seleccione Aceptar.

La sobrecarga de la agenda se representa de diferentes maneras dependiendo del tipo de vista escogida. En Vista Diaria, MEDAS Agenda marca en rojo la primera cita afectada por un solape con la cita anterior. Por ejemplo, en la imagen siguiente se observa que hay un solape entre la cita de las 17:20 que dura 25 minutos y la cita de las 17:40.

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En Vista semanal y en Vista combinada, MEDAS Agenda indica el número de citas existentes en un mismo momento, en lugar de representar el nombre y apellidos del paciente, tal y como se muestra en la imagen siguiente:

En este último caso, es posible conocer los pacientes afectados por dicha sobrecarga, simplemente situando el puntero del ratón sobre la casilla que muestra el recuento de citas y esperando unos instantes.

Además, pulsando el botón derecho sobre la casilla que muestra el recuento de citas, se accede a un menú contextual con las funciones habituales de edición de la cita.

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5.4.5

Borrar citas

MEDAS Agenda ofrece diferentes formas de eliminar definitivamente una cita existente, dependiendo de la ventana desde la que se acceda. Para borrar una cita desde Vista diaria, siga los pasos detallados a continuación: 1. Pulse el botón derecho del ratón sobre cualquier zona de la cita a eliminar (excepto en el campo Estado). Aparecerá un menú contextual desde el que podrá seleccionar la opción Borrar.

2. La aplicación presenta en pantalla un mensaje de solicitud de confirmación de borrado. Haga clic en Sí.

z 3. MEDAS Agenda presenta en pantalla un mensaje informativo confirmando que la cita se ha eliminado. Nótese que la eliminación de una cita no conlleva el borrado de la ficha del paciente

No es posible recuperar una cita que haya sido eliminada.

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Para borrar una cita desde Vista semanal o desde Vista combinada, los pasos son esencialmente idénticos a los acabados de explicar para el caso de Vista diaria. Por último, también es posible borrar una cita desde el Buscador de citas (ver apartado 5.4.6). Para ello, siga los pasos siguientes: 1. Busque y seleccione la cita a borrar 2. Pulse el botón

y confirme la eliminación de la cita pulsando Sí

NOTA: Información detallada sobre el uso y funcionalidades del Buscador de citas se muestra en

el apartado siguiente.

5.4.6

Buscador de citas

MEDAS Agenda almacena todas las citas introducidas en todas las agendas de los doctores en una base de datos que puede ser consultada mediante el Buscador de citas. Esta herramienta permite por ejemplo responder de forma sencilla y rápida a un paciente cuando solicita que se le informe sobre cuándo son sus próximas citas o cuándo fue la última vez que se visitó. Para realizar una consulta en el Buscador de citas, siga los pasos detallados a continuación: 1. En la Barra de menús lateral, acceda a la opción Citas dentro del módulo Agenda.

2. Tras éste paso, el Buscador de citas se abre en una pestaña independiente, mostrando un listado general con todas las citas registradas hasta el momento en la aplicación. Al pie del Área de trabajo se muestra una barra de navegación con el recuento total y parcial de las citas registradas.

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Herramientas de navegación por las páginas del listado general de citas

Refrescar vista

Nueva búsqueda

Cambiar el criterio de búsqueda (“Comienza por…” ó “Contiene...”)

Número de citas Número total mostradas de citas

Búsqueda por rango de fechas

3. En el encabezado de cada columna del listado se muestra una casilla color sepia. Estas casillas, denominadas Filtros, permiten refinar la búsqueda por el campo que se desee, introduciendo en ellas el valor o caracteres a buscar. Además, el Buscador de citas permite realizar búsquedas por rango de fechas, tal y como se muestra en el ejemplo siguiente.

Ejemplo. Filtrado múltiple En la imagen siguiente se muestran las citas que tiene o ha tenido el Dr. Gregorio Casas con pacientes de la mutua SANITAS entre los días 8 y 12 de Septiembre de 2008.

5.4.7

Exportar citas

MEDAS Agenda permite exportar a una hoja de cálculo de Microsoft Excel el resultado de las búsquedas realizadas mediante el Buscador de citas. Para ello siga los pasos siguientes: 1. Acceda al Buscador de citas desde la Barra de menús lateral, módulo Agenda, opción Citas. Tras éste paso MEDAS Agenda muestra un listado general con todas las citas registradas hasta el momento en la aplicación. 2. Si es preciso, refine la búsqueda hasta identificar la cita o citas deseadas. (ver apartado 5.4.6) 3. Pulse el botón Exportar en la barra de herramientas del Buscador de citas.

z

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Tras éste paso, el Sistema Operativo muestra un mensaje de solicitud de acción para Guardar o Abrir la hoja de cálculo con los datos exportados. 4. En caso de que desee guardar los datos exportados, escriba un nombre de archivo y seleccione una carpeta de destino.

MEDAS Agenda exporta todas aquellas citas que respondan al criterio de búsqueda escogido, incluso aunque no sea posible mostrar todas ellas en pantalla simultáneamente.

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Gestión de horarios

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6. Gestión de horarios MEDAS Agenda permite gestionar los horarios del personal médico de su consulta o centro de salud de forma sencilla y extremadamente flexible. Las funcionalidades relacionadas con la gestión de horarios permiten: •

Definir cualquier tipo de actividad prevista para el personal médico

Crear turnos o franjas horarias

Gestionar horarios individualizados para cada médico, programando las actividades y turnos a lo largo de la jornada, semana, mes o año

Las actividades, turnos y horarios definidos en el módulo de Configuración se ven completamente reflejados en el módulo Agenda. Cada vez que desde la agenda se desea crear una cita para un doctor determinado, la aplicación comprueba la disponibilidad de ese doctor de acuerdo a su horario, así como la concordancia entre la actividad prevista para el doctor y el tipo de cita que se desea crear, proporcionando mensajes de aviso en caso de incoherencia. Además, en Vista diaria de la agenda, se muestran gráficamente los turnos y actividades previstos para cada doctor. En los siguientes apartados se detallan estas y otras funcionalidades relacionadas con la gestión de horarios.

La tareas de creación y gestión de horarios sólo pueden ser llevadas a cabo por un usuario con permisos de Administrador de la aplicación. Por defecto, el usuario creado durante el proceso de registro en MEDAS tiene permisos de Administrador, pero estos pueden ser también otorgados a otros usuarios desde la opción Usuarios y permisos en el menú Usuarios (ver apartado 3.4 de éste documento)

Para una mejor comprensión de las herramientas de gestión de horarios de MEDAS Agenda, es recomendable realizar la lectura de todos los apartados de éste capitulo de forma consecutiva.

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6.1

Actividades médicas

El primer paso para la gestión de horarios es la creación de las llamadas Actividades médicas, es decir, se deberán crear aquellos conceptos generales a los cuales se dedica o puede dedicarse un doctor (por ejemplo pasar Consulta, realizar operaciones en Quirófano, estar en el servicio de Urgencias, etc). Estas Actividades médicas posteriormente se asignarán a unos turnos o franjas horarias determinadas para después acabar siendo asignadas a jornadas concretas de trabajo. Para la creación de una nueva Actividad médica, siga por favor los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral (a la izquierda de la pantalla), acceda al módulo Configuración

z

2. Seleccione la opción Actividades médicas

z

3. Tras el paso anterior, MEDAS Agenda muestra una lista de todas las actividades médicas registradas hasta el momento. Para crear una nueva actividad, pulse el botón

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4. Introduzca el nombre de la nueva actividad y seleccione un color para identificarla fácilmente con posterioridad.

5. Pulse el botón Aceptar. La nueva actividad se muestra en el listado de Actividades registradas hasta el momento.

Es recomendable introducir nombres concisos y altamente descriptivos para cada Actividad médica (por ejemplo Consulta, Quirófano, etc). De esta forma se facilita la gestión posterior de los horarios y las agendas por parte del resto del personal administrativo.

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6.2

Turnos

El segundo paso para la gestión de horarios es la creación de los llamados Turnos. Es decir, se deberán definir ciertas franjas horarias (por ejemplo de 08:00 a 13:00h) a las cuales se les asignará una Actividad (por ejemplo Quirófano) y un nombre (por ejemplo, Quirófano de mañana). Dichos Turnos son paquetes de horarios predefinidos, que pueden ser asignados posteriormente a múltiples jornadas de trabajo y a cualquier médico. Para la creación de un nuevo Turno, siga por favor los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral (a la izquierda de la pantalla), acceda al módulo Configuración 2. Seleccione la opción Turnos

z 3. Tras el paso anterior, MEDAS Agenda muestra una lista de todos los Turnos registrados hasta el momento en la aplicación.

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4. Para crear un nuevo turno, pulse el botón 5. Introduzca el nombre del nuevo turno, la actividad médica que incluye y la franja horaria prevista.

6. Pulse el botón Aceptar. El nuevo Turno se muestra en el listado de Turnos registrados hasta el momento. La pestaña que muestra el listado de Turnos incorpora las mismas barras de herramientas y navegación que el resto de listados en MEDAS Agenda, permitiendo Añadir, Borrar y Exportar turnos, además de buscarlos y filtrarlos en base a múltiples campos. Para más información sobre dichas funciones consulte el apartado 4.2 de éste documento.

Es posible crear un Turno sin asignarle Actividad médica. Esta funcionalidad es útil para gestionar franjas horarias en las que el Doctor está ausente de la consulta (Congresos, Vacaciones, etc)

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6.3

Horarios

Una vez dadas de alta las Actividades médicas y definidos los Turnos para el centro de salud, es posible crear los Horarios propiamente dichos, en los cuales se define para cada Doctor y día, la actividad que se va a llevar a cabo y en qué franja horaria. Para abrir a la herramienta de configuración de horarios, acceda al módulo Configuración (en la Barra de menús lateral), y seleccione la opción Horarios. Tras este paso la aplicación muestra la herramienta de configuración de horarios en una nueva pestaña.

Menú selección de Doctor

Calendarios de navegación Semana en memoria (copiada)

Hoy

Retroceder / Avanzar Calendarios Semana mostrada

z

Zona de asignación de turnos

Turno

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6.3.1

Crear horarios. Funciones básicas

Para crear y definir el horario de un Doctor ya existente, siga por favor los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral (a la izquierda de la pantalla), acceda al módulo Configuración

z

2. Seleccione la opción Horarios

z

3. En el menú desplegable de la parte superior, seleccione el Doctor para el cual desea crear un horario.

z

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Tras el paso anterior se muestra por defecto el horario del doctor seleccionado para la semana en curso. Si para la semana y doctor seleccionados no se ha configurado un horario previamente, la Zona de asignación de turnos aparecerá en blanco, tal y como se muestra en la imagen siguiente.

Zona de asignación de turnos (en blanco)

4. Haga clic en la Zona de asignación de turnos, sobre el día que quiera configurar. 5. Seleccione el Turno (actividad y franja horaria) deseada para el día elegido.

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A partir de ése momento MEDAS Agenda muestra el turno escogido como asignado al día en cuestión.

6. Repita los pasos 4 y 5 hasta que tenga configurado completamente el horario que desee. Una vez finalizada la configuración de una semana, ésta debería presentar un aspecto similar al siguiente ejemplo (las actividades y turnos variarán)

Puede utilizar los Calendarios de navegación para escoger, mediante un clic de ratón, los días y semanas a configurar.

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6.3.2

Crear horarios. Funciones avanzadas.

El procedimiento básico de creación de horarios, descrito en el apartado anterior, es útil siempre que el horario que se quiera definir tenga una extensión reducida: unos pocos días o a lo sumo un par de semanas. Sin embargo, para la programación de horarios de mayor extensión (varias semanas o meses) puede ser un procedimiento muy tedioso, por lo que MEDAS Agenda incorpora herramientas avanzadas, descritas a continuación, que facilitan enormemente la tarea. 6.3.2.1

Copiar día

MEDAS Agenda permite la copia del horario previsto para un día determinado a otro día cualquiera. Para ello, siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral, acceda al módulo de Configuración, y seleccione la opción Horarios. 2. En el menú desplegable de la parte superior, seleccione el Doctor del cual desea abrir el horario. 3. En el calendario de navegación pulse el botón derecho del ratón sobre el día DEL que desea copiar los turnos asignados. 4. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción Copiar día. MEDAS Agenda mostrará resaltado en gris el día de calendario que se está copiando.

Día origen de la copia

Día destino de la copia Semana mostrada

5. En el calendario de navegación pulse el botón derecho del ratón sobre el día AL que desea copiar los turnos asignados.

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6. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción Pegar día. MEDAS Agenda mostrará resaltado en azul el día de calendario al que se han copiado los turnos.

Tras el último paso, las Actividades y los Turnos del día origen y del día destino de la copia serán exactamente los mismos. 6.3.2.2

Copiar semana

MEDAS Agenda permite copiar de una sola vez todos los turnos y actividades programados para una semana determinada, a otra semana cualquiera. Para ello, siga los pasos siguientes: 1. En la Barra de menús lateral, acceda al módulo de Configuración, y seleccione la opción Horarios. 2. En el menú desplegable de la parte superior, seleccione el Doctor del cual desea abrir el horario. 3. En el calendario de navegación pulse el botón derecho del ratón sobre cualquier día de las semana DE LA que desea copiar los turnos asignados. 4. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción Copiar semana. MEDAS Agenda mostrará resaltada en gris la semana del que se está copiando.

Semana origen de la copia

Semana destino de la copia

5. En el calendario de navegación pulse el botón derecho del ratón sobre la semana AL LA que desea copiar los turnos asignados.

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6. En el menú contextual que aparece, seleccione la opción Pegar semana. MEDAS Agenda mostrará resaltada en azul la semana del calendario a la que se han copiado los turnos.

Tras el último paso, las Actividades y los Turnos de los días de la semana origen y de la semana destino de la copia serán exactamente los mismos.

Las herramientas de Copiar día y Copiar semana son útiles para la configuración rápida de horarios extensos en el tiempo (varias semanas).

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7. Actualizaciones pendientes de documentar en el manual de usuario 7.1

Actualización 25 Septiembre 2009 1. Caducidad automática de contraseñas cada X días (definido por cada cliente). 2. Cada usuario puede modificar su propia contraseña sin necesidad de ser asistido por el administrador. 3. Creación de un nuevo informe de "Motivos de visita". Muestra agrupadas las citas por seguro, doctor y motivo de visita y permite filtros por fecha. 4. Creación de un nuevo informe de "Prestaciones". Muetras agrupadas las citas por seguro, prestaciones, tipos de pago, doctor y permite filtros por fecha. 5. Creación de un informe de accesos de usuario y duración de sus sesión.

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