Issuu on Google+

 Byo Performance Plan 1 One significant challenge that many large corporations face is the challenge of  maintaining effective communication.  With a seasonal business, changing manpower  requirements, and a multilingual workforce this challenge is no different for Rubbermaid Home  Products manufacturing facility in Winfield, KS.  Ultimately this communication deficiency leads  to poor employee involvement towards making improvements to the business processes,  procedures, and products.  This paper will attempt to analyze this communication challenge and  present a plan to enhance associate involvement based on Clay Carr’s (1993) Seven Factors of  Performance model. When analyzing the factors involved in effective communication it is clear that a long­ term plan would be needed to make significant sustainable improvements.  The Winfield, KS  facility primarily produces insulated items such as ice chests and water jugs and outdoor storage  items such as sheds and deck boxes.  These items, primarily used in warm summer months, cause  the demand on the plant to fluctuate greatly throughout the year.  This seasonality causes the  employment to fluctuate by up to 300 associates which presents the first challenge towards  effective communication.  In addition, the associates that currently work in Winfield utilize one  of three languages as their primary language: English, Spanish, or one of multiple dialects of Lao.  This presents another communication challenge as no central language can be utilized.  Finally,  the Winfield facility operates twenty­four hours a day and seven days a week.  This continuous  production doesn’t allow for “all associate” meetings which makes it difficult to deliver a  consistent message across all shifts and employees.   As mentioned, associate involvement towards making improvements is limited at the  Winfield plant.  One thought is that the communication deficiency discussed above limits  associate involvement as the associates simply don’t know where to be involved.  While the 


Byo Performance Plan 2 desired improvement in communication may require a long­term plan there are certainly short­ term actions that can be taken towards improving associate involvement.   Carr’s (1993) performance model emphasizes motive and goal as the two most important aspects  of performance.  Carr (1993) believed “individuals who set goals and are motivated to achieve  those goals will attempt to achieve them regardless of any other factors” (as cited in Hersey,  Blanchard, & Johnson, 2008, p.285).  While the Winfield, KS plant has many clearly defined and  measurable goals, the impact each associate has on the achievement of such goals is simply not  understood by the employees.  Carr (1993) would likely define these goals as formal goals rather  than real goals since those who affect the goal don’t understand the individual tasks required to  achieve the goal.  Without such an understanding the associates simply have little motivation to  achieve the organizations goals and resort to fulfilling their own personal goals. Given the lack of communication, understanding, and motivation the following plan  could be adopted utilizing the remaining factors of performance to improve organizational goal  attainment:

Standards: The organizational goals being pursued by Rubbermaid all have associated  measurable standards.  Through a series of small group training sessions each associate  could learn how these standards are developed and how their actions affect the  measurement.  These small group training sessions should occur on a monthly basis for  three months to act as a “crash course” with refresher sessions then offered during  currently held quarterly business meetings.  Such training would also be incorporated into  new­hire training. Feedback: Perhaps the most difficult factor for Rubbermaid, feedback from Cell Leaders,  Supervisors, and Management is critical.  To ensure such feedback takes place, all  Rubbermaid associates will begin to receive formal Performance Development &  Development Planning (PMDP) review.  This PMDP review is currently in place for all  salaried personal but should be extended to all associates to ensure consistent and timely  feedback.  The PMDP would be personally structured in conjunction with each associate  and reviewed quarterly to monitor progress towards the goals of the organization. Means: At this point it is the belief of Rubbermaid management that the means to  accomplish the organizational goals are available.  However, given the confusion that  currently exists regarding goals it is likely that not all of the resources are available.  With that in mind, associates will be encouraged to notify their Supervisor, Manager, or  Plant Manager if they feel they don’t have the resources available.  A suggestion box will  also be made available for those associates who wish to remain anonymous.  The 


Byo Performance Plan 3

expectation of management would then be to follow up with the associate making the  suggestion within two weeks. Competence: Another advantage of the PMDP review is the ability to measure  competence.  If an associate struggles to meet expectations even after receiving  additional training and support then the associate may not be able to achieve the goals of  the organization.  Additional emphasis should also be place on new­hire training to find  associates who demonstrate the competence to meet the expectations of the organization. Motive: Given the training and PMDP review discussed above Rubbermaid associates  should begin to understand the goals of the organization and their role in the achievement  of such goals.  To help gain additional momentum associates will be offered a percentage  of any savings realized as a result of the implementation of their suggestion.  Furthermore, associates will be encouraged to participate on improvement teams related  to their functional area.  Participation could yield a contribution towards their health care  premiums if they make themselves available to other associates who have questions or  concerns regarding the organizations goals.  These two motivational tools would provide  incentive to the associates and foster an environment of improvement for the plant as a  whole. Opportunity: Throughout this process, associates will not be penalized for their training,  PMDP review, team participation, or individual work towards project work.  Allowing  them paid time to work toward improving their productivity goals gives them the  opportunity to succeed.  Furthermore, this program would not be limited to associates  based on title, education, experience, etc.  This program would be open to all associates  who have an idea to improve Rubbermaid. By utilizing Carr’s (1993) Seven Factors of Performance model and the specific actions 

previously discussed it is this author’s belief that the associate involvement could significantly  improve at the Winfield, KS plant.  The plan would certainly need to be monitored and adjusted  as needed to address additional concerns that may become evident as the plan evolves.  Furthermore, additional long­term actions must also be taken to improve communication as a  whole.  These actions could include sponsoring language classes so associates could learn another  applicable language, improved means of communication via intra­plant television or intranet  means, and plant­wide events such as a family picnic.  Nevertheless, the short­term actions  discussed clarify the associate’s role in goal achievement along with providing the motivation to  be involved with the pursuit of the goals: two factors that are critical in the eyes of Carr (1993).


Byo Performance Plan 4

References Carr, C. (1993).  The Ingredients of Good Performance.  In P. Hersey, K.H. Blanchard, &  D.E. Johnson (Eds.) Management of Organizational Behavior.  Upper Saddle River, NJ:  Pearson Education, Inc. Hersey, P., Blanchard, K.H., & Johnson, D.E. (2008).  Management of Organizational  Behavior.  Upper Saddle River, NJ: Pearson Education, Inc.


Org Behavior & HR Management Performance Plan