Page 1

04 sbericht 20 TÄTIGKEITSBERICHT 2004


2004 TÄTIGKEITSBERICHT

2004


Inhalt

EDITORIAL

4

GESPRÄCH MIT DEM AUFSICHTSRAT

6

ERGEBNISSE 2004

10

THEMENSCHWERPUNKTE 2004

14

ERFOLGREICHE BBG PROJEKTE

18

INTERNATIONALE ZUSAMMENARBEIT

26

VERÄNDERUNGEN IN DER ORGANISATIONSSTRUKTUR

28

AUSBLICK 2005

32

AKTUELLE BBG VERTRÄGE

34

BBG 2004

3


Editorial WIR HABEN UNSERE

Wir haben unsere Aufbauphase abgeschlossen und mit einem Abrufvolumen von EUR 537 Mio. jenes Niveau erreicht, dass im Konzept aus dem Jahr 2001 – abzüglich der bereits erzielten Preisreduktionen – vorgesehen war. Erfreulich ist die überraschend große Akzeptanz der BBGVerträge bei den öffentlichen Auftraggebern, die nicht dem Bund angehören. Basis für die Nutzung der BBG Verträge durch "Nicht" Bundeskunden sind Grundsatzvereinbarungen, die das Zusammenwirken BBG und Lieferant auf der einen Seite und Nutzungsrechte des öffentlichen Auftraggebers auf der anderen Seite regeln. Das letzte Wirtschaftsjahr der BBG war geprägt von zwei Themen. Zum einen vom Finale des Aufbaues der Gesellschaft und dem Erreichen der vollen Leistungsfähigkeit über die uns übertragenen 32 Beschaffungsgruppen und zum anderen vom Spannungsfeld zwischen dem betriebswirtschaftlichen Ziel effizient einzukaufen und dem volkswirtschaftlichen Ziel der Politik auf die Rahmenbedingung der klein- und mittelbetrieblichen Struktur der österreichischen Wirtschaft Rücksicht zu nehmen. Die BBG hat dem gesetzlichen Auftrag entsprechend und in Abstimmung mit dem Eigentümer auf Basis des Vergaberechtes ausreichend unsere Ausschreibungen so gestaltet, dass auch KMU’s an den Vergabeverfahren teilnehmen können. So wurde z.B. im Bereich von Lebensmittelausschreibungen und Reinigungsausschreibungen die Bildung von Teillosen so gestaltet, dass ein hoher Anteil an Auftragnehmern als KMU gesehen werden kann. Über alle Verträge der BBG betrachtet sind 73 % der Geschäftspartner der Republik klassische Klein- und Mittelbetriebe. Die Novelle des Bundesvergabegesetzes bringt die Chance, gemäß den EU Richtlinien weitere vergaberechtliche Möglichkeiten zu schaffen, die zum Vorteil der KMU´s sein werden.

BBG 2004

4


AUFBAUPHASE ABGESCHLOSSEN

Editorial 2005 wird für uns ein spannendes Jahr. Einerseits wollen wir den Weg fortschreiten, ergänzend zu unserer Hauptaufgabe für den Bund "der Einkäufer" zu sein, auch für andere Dienststellen der Länder, der Städte und Gemeinden, aber auch der ausgegliederten Gesellschaften der Hoheitsverwaltung die Nutzung der Verträge noch einfacher zu machen. Andererseits sind wir aufgrund der Beauftragung des Ministerrates aufgefordert "das VergabekompetenzCenter des Bundes" zu werden.

Ziel ist hier, jene Ausschreibungen der Bundesverwaltung, die nicht im Auftrag des BB-GmbH Gesetzes im engeren Sinn sind, also eines besonderen Auftrages bedürfen, professionell durchzuführen. Hier soll unsere Kernkompetenz voll zur Wirkung kommen. Die BBG vereint im öffentlichen Bereich drei Know-howSäulen zu einem Gesamtwissen, das für die Durchführung von Ausschreibungen entscheidend ist. Wir haben Wissen über die Anforderungen des Auftraggebers, wir haben Wissen über die Leistungsfähigkeit der Auftragnehmer und wir sind in der Lage beides auf der Basis des Vergaberechtes zum Erfolg im Einkauf der öffentlichen Hand zu vereinen.

Die Herausforderung des E-Procurement, das ist die Umsetzung des Beschaffungsprozesses auf elektronischem Workflow, ist von der EU in ihren Richtlinien und Umsetzungsplänen für 2005 mit hoher Priorität versehen. Die BBG konnte hier dazu beitragen, dass im Rahmen des E-Government Benchmark, Österreich an die 2. Stelle in der EU gelandet ist. Primäres Ziel der BBG ist es den Kundennutzen zu erhöhen. E-Tendering (elektronische Abwicklung von Ausschreibungen) und E-Shop (elektronischer Bestellkatalog aus Verträgen) werden dazu wesentlich beitragen die Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten und Transparenz sowie Revisionssicherheit auszubauen. Wir haben schon vieles in der Reform des Beschaffungswesens der öffentlichen Hand erreicht und werden mit diesen Projekten unseren Weg mit Ihrer Unterstützung erfolgreich fortsetzen.

Andreas Nemec, Michael Ramprecht Geschäftsführung

BBG 2004

5


Gespr채ch mit dem

A

U

F

S

I

C

H

T

S

R

Vorsitzenden des Aufsichtsrats

BBG 2004

6

A

T


Im Gespräch mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats

Herr Aufsichtsratsvorsitzender Dkfm. Gröller im Gespräch zur Gründung und Entwicklung der BBG:

Was sind für Sie die zentralen Aufgaben bzw. das Kerngeschäft der BBG?

Warum haben Sie, Herr Gröller, die Funktion des ARVorsitzenden der BBG angenommen? Was hat Sie daran interessiert?

Herr Gröller: Zwei Dinge – erstens, durch die Bündelung des Volumens bessere Preise zu erzielen und zweitens, durch die Bündelung der Ausschreibungen Rationalisierungen zu erreichen. Denn es ist klar, wenn jedes Ministerium seine eigene Ausschreibung durchführt, ist dies im Vergleich zu einer zentralen Beschaffung natürlich bedeutend aufwendiger. Wenn eine vollständige Umsetzung erfolgt, wäre dies eine fantastische Einsparung.

Herr Gröller: Zwei Gründe: Einerseits glaube ich, dass jeder Staatsbürger verpflichtet ist, auch für den Staat etwas zu tun und hier habe ich den Ruf seitens des Herrn Finanzministers Karl-Heinz Grasser bekommen etwas zu tun, was für die Allgemeinheit von Wichtigkeit ist – nämlich, dass man Geld spart. Andererseits habe ich die Idee faszinierend gefunden, im Einkauf Verbilligungen zu erwirtschaften, die direkt budgetwirksam sind. Diese zwei Punkte haben mich bewogen, die Funktion des Aufsichtsratsvorsitzenden anzunehmen. Jeder Staatsbürger ist verpflichtet für den Staat etwas zu tun Was ist Ihre Meinung zur österreichischen Verwaltungsreform? In welchem Kontext sehen Sie dabei die Gründung der BBG? Herr Gröller: Eine sehr wichtige Sache ist, zu rationalisieren, sodass nicht in jedem Ministerium, sondern von einer zentralen Stelle, eingekauft wird. Es ist augenscheinlich, dass nicht nur durch die bessere Verhandlungsposition ein besserer Preis erreicht wird, sondern auch eine Verwaltungsreform insofern eintritt, dass wesentlich weniger Personen für den Einkauf benötigt werden und daher Kosten gespart werden.

Durch Volumensbündelung bessere Preise und Rationalisierungen erzielen Die BBG hat sich in den letzten beiden Jahren zusätzliche Geschäftsfelder aufgebaut. Ich spreche hier von Ausschreibungen im besonderen Auftrag, Akquisition und Partnerschaften mit Drittkunden wie Länder, Städte, Gemeinden sowie der Aufbau eines Vergaberechtskomeptenz-Centers. Wie stehen Sie zu diesen neuen Geschäftsfeldern der BBG? Herr Gröller: Ich finde die Entwicklung dieser neuen Geschäftsfelder sehr positiv. Die bereits vorhandenen Ressourcen in der BBG können einfach und zu fast gleichen Kosten genützt werden und so auch Dritten zur Verfügung gestellt werden. Es geht hier indirekt ebenso um Staatsgelder, ob es die Gemeinden oder die Länder und Universitäten sind. Es gilt einfach, die optimale Verwaltung und die günstige Einkaufssituation zu nutzen. Vorhandene Ressourcen werden auch Dritten zur Verfügung gestellt

Zentrale Position ermöglicht bessere Einkaufspreise

BBG 2004

7


Im Gespräch mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats ZUR

Brisante Themen wie die Berücksichtigung der regionalen Wirtschaft sowie die verstärkte Berücksichtigung der Klein- und Mittelbetriebe (KMU’s ), Bedachtnahme auf ökologische Faktoren - worauf muss man Ihrer Meinung in der BBG zukünftig achten? Gemäß Controllingbericht 2004 können von 384 Vertragspartner 280 bzw. 73 Prozent den Klein- und Mittelbetrieben zugeordnet werden, was eine Steigerung von neun Prozent ausmacht. Herr Gröller: Ich glaube eine gesunde Mischung ist der richtige Weg. Die BBG muss sich bemühen, dort wo KMU’s leistungsfähig sind, diese zu unterstützen bzw. wo sie noch nicht leistungsfähig sind, sie leistungsfähig zu machen. Das bedeutet Information und Anregung durch die BBG hinsichtlich Partnerschaften der KMU’s. Dadurch ist es für den Klein- und Mittelbetrieb möglich, auch ein größeres Los übernehmen zu können. Ich glaube in diesem Bereich liegen sehr viele Möglichkeiten und die BBG kann hier sicher wirken. Ausgewogen und vernünftig sein lautet die Devise. Ich bin überzeugt, dass sich alle Mitarbeiter in der BBG der Problematik bewusst sind und den richtigen Weg gehen, was sich in den Controllingzahlen des vergangen Jahres – eine Steigerung des KMU-Anteils auf 73 Prozent - deutlich zeigt. BBG unterstützt KMU’s und macht sie leistungsfähig Glauben Sie, dass die BBG in ihrer jetzigen Größe und Struktur für diese Entwicklungen (KMU, Ökologie, Partnerschaften) geeignet ist? Herr Gröller: Wir haben bis jetzt genügend Mittel vom Auftraggeber dem Finanzministerium erhalten, dass wir die erforderlichen Ressourcen hatten, um alle Aufgaben zu erfüllen. Man wird sich dies deshalb von Jahr zu Jahr neu anschauen müssen. Wir haben jetzt z. B. das Projekt E-Shop ins Laufen gebracht und dabei gibt es auch personelle Verstärkungen. Deswegen sage ich, wenn von staatlicher Seite eine Ökologisierung des Einkaufes gewünscht wird, so ist es ganz leicht dies über die BBG zentral zu machen.

BBG 2004

8

GRÜNDUNG

Hier hat man eine Stelle, wo kontrolliert wird und Anweisungen gegeben werden können. Aber man soll auch aufpassen, dass dieses Thema nicht überladen wird. Ökologie ist ein großes Schlagwort und hört sich wunderbar an, aber man soll wirklich ganz genau überprüfen, was ist denn ökologisch. Ich kenne die Frage z. B. aus der Papierindustrie: Im Bürobetrieb recyceltes Büropapier aus Altpapier verwenden, ist wirklich nicht sinnvoll, da es zu wenig Altpapier gibt und wir das frische Papier brauchen, um Altpapier zu machen. Das Altpapier wird man dort einsetzen, wo es wirklich gut zu verwenden ist, nämlich für Zeitungsdruckoder Hygienepapier. D. h. man muss Ökologie auch ökonomisch überprüfen und Aufklärungsarbeit machen. Themen wie "E-Shop" und "Ökologie" Serviceaktivitäten des Bundes: Die per Ministerratsvortrag bestehende Präsidialarbeitsgruppe unter der Leitung von Herrn Staatssekretär Finz befasst sich mit der Zentralisierung von internen Verwaltungsaufgaben. Die BBG bekommt dabei die Chance Serviceaktivitäten wie IT-Supportdienstleistungen, Fuhrpark, einheitliche Lösung der Telefonie, Vergaberechtskompetenzcenter des Bundes, Bundesreiseservice im Bund zu übernehmen. Wie stehen Sie zu diesen geplanten Service-Aktivitäten der BBG? Ist es Ihrer Meinung nach sinnvoll sowie strukturell und personell vertretbar, dass die BBG zusätzliche Aufgaben zum Kerngeschäft wahrnimmt? Herr Gröller: Die Idee finde ich grundsätzlich hervorragend. Die BBG damit zu beauftragen, finde ich auch hervorragend, aber ob dies mit denselben Personalressourcen zu machen sein wird, das glaube ich sicher nicht, da die heutigen Mitarbeiter bereits voll ausgelastet sind. Die Idee ist jedoch phänomenal und ich hoffe, dass das der zukünftige Weg sein wird. Wir müssen in der öffentlichen Verwaltung Geld sparen und das können wir machen, indem wir zusammenlegen und rationalisieren. Das Einzige, was man sicher einmal tun müssen wird, ist die Frage, ob die jetzigen Beschaffungsgruppen in dieser Form sinnvoll sind, wie z. B. die Versorgung mit Frischmilch. Die Einrichtung


UND

ENTWICKLUNG

DER

BBG

Aufsichtsrat des Bundesreiseservice ist dagegen sehr klug, da die Verhandlungen mit den Fluglinien sich oft schwierig gestalten. Eine starke Position hier zu haben, zahlt sich aus. Man muss immer die Kosten-Nutzenrechnung anstellen. Zukünftige Serviceaktivitäten im Bund - eine phänomenale Idee Was sagen Sie generell zu der Entwicklung der BBG? Begonnen im Jahr 2001 mit rund 10 Personen, heute ein Unternehmen mit 44 Mitarbeitern, das sich in der öffentlichen Verwaltung positioniert hat. Hat diese Entwicklung Ihren Vorstellungen bzw. die des Aufsichtsrates entsprochen?

rungspotenzial von EUR 68,6 Mio. oder 11,3 % - bezogen auf die Bund-Abrufwerte 2004 von EUR 424,2 Mio. ein Einsparungspotenzial von EUR 50,6 Mio. oder 10,7 %) Herr Gröller: Der Aufsichtsrat war zufrieden, weil man bedenken muss, dass die Ministerien bisher schon eine relativ starke Einkaufsmacht waren und sich auch bemüht haben günstig einzukaufen - das noch zu übertreffen, in dem Fall rechnerisch nun 11 %, finde ich eine hervorragende Leistung. Zusätzlich zu den Einsparungen bei den Einkaufspreisen, darf man nicht vergessen, dass die Zentralisierung des Einkaufes auch mittelfristig hohe Personaleinsparungen in den Ministerien bringen müsste. Hervorragende Kosteneinsparungen von 11 Prozent

Herr Gröller: Die Entwicklung hat absolut entsprochen. Die Einrichtung der BBG als zentrale Einkaufsorganisation hat sicher ein Vielfaches an Prozesskosteneinsparungen in den Ministerien gebracht. Wichtig ist, dass die Bundesministerien die BBG anerkennen, als Partnerorganisation zum eigenen Vorteil nutzen, sei es durch die Nutzung des billigeren Einkaufspreises oder der Prozesskosteneinsparung. Kunden nutzen die Vorteile der BBG Wo wurden aus Ihrer Sicht Fortschritte erzielt? Was sind für Sie die Kriterien dieses Erfolgs? Herr Gröller: Die Fortschritte sind ganz klar: Das Volumen, das heute eingekauft wird, hat sich gut entwickelt. Wir haben 2004 den stattlichen Abrufwert von über EUR 500 Mio. verbucht. Hinzu kommt der Startschuss für den E-Shop, der unendliche Möglichkeiten eröffnet, Vereinfachungen und in den Ministerien eine enorme Servicehöhe bringen wird. Stattlicher Abrufwert von über EUR 500 Mio. im Jahr 2004 Entspricht das bisherige Umsatz- und Einsparungsvolumen den Anforderungen des Aufsichtsrates? (Abrufwerte 2004 gesamt von EUR 537,5 Mio. ein Einspa-

Welche zukünftige Entwicklung sehen Sie im Bereich der öffentlichen Beschaffung? Wo soll die BBG in 5 Jahren stehen? Herr Gröller: Ich glaube, dass die BBG den bisherigen Weg weitergehen wird und eigentlich in 5 Jahren unabkömmlich geworden ist, wenn man nicht mutwillig eine Struktur verändern will. Die BBG als Servicegesellschaft wird die Ministerien davon überzeugen, dass dieser Einkaufsweg der Richtige ist. Es wäre sehr schade um den vielen Schweiß der Mitarbeiter, die jahrelang und in vielen Überstunden für die BBG gekämpft haben. Auch für Österreich wäre ein "Zurückdrehen" auf eine dezentrale Beschaffung eine schlechte ökonomische Entwicklung. BBG wird bisherigen Weg erfolgreich weitergehen

Abschließende Worte von Herrn Gröller: Ich möchte der Geschäftsführung und den Mitarbeitern für ihre hervorragende Arbeit, die sicherlich nicht immer ganz leicht ist, danken. Mein Dank gilt weiters dem Aufsichtsrat, da die heiklen Materien wie die Gratwanderung zwischen Beschaffungsgesetz und vernünftiger Beschaffung sowie KMU hier und politischer Verantwortung dort, viel Geduld und Zeit erfordern.

BBG 2004

9


E

Ergebnisse 2004

BBG 2004

R

10

G

E

B

N

I

S

S

E


Abrufvolumen 2004

Die nachstehende Abbildung zeigt die Abrufe gegliedert nach Beschaffungsgruppen sowie "Abrufwerte gesamt", "Abrufwerte Bund" und "Abrufwerte Drittkunden".

PK, VA, RH, VFGH, VWGH 0,1% P 0,7% BKA 1,9%

Beschaffungsgruppe Bekleidung, Flachwäsche Briefpost Büro- u. EDV-Verbrauchsm. Büromaschinen chem. Mittel Elektrogeräte / -komponenten Erdgas Essensbons Fachzeitschriften Facility Management Fuhrpark Gebäudebewachung Hardware Heizöl Laborverbrauchsmaterial Lebensmittel f. Großabnehmer Metallprodukte u. Maschinen Möbel Paketpost Papier Pharma Reinigung Software Strom Telefonanl. + Sicherheitst. Telefonie Transporte Treibstoffe inkl. Schmiermittel Wärme Wäscherei, Miettextilien Summe

Abrufwerte per 31.12.2004 kumuliert EUR/i.T.

"BUND" per 31.12.2004 kumuliert EUR/i.T.

"Drittkunden" per 31.12.2004 kumuliert EUR/i.T.

1.120 53.383 4.560 1.936 41 3.022 21.038 8.711 730 6.741 33.487 5.690 67.565 4.680 5.197 7.790 6.737 13.385 1.107 3.522 4.119 33.662 33.634 87.025 1.678 35.367 23.698 31.452 31.444 4.988

1.114 53.383 3.932 1.717 41 2.795 17.922 8.711 730 6.305 18.536 5.647 37.383 4.655 2.607 7.790 6.680 11.532 1.107 3.295 4.119 29.328 23.499 50.195 1.427 32.069 20.685 30.568 31.444 4.986

6 0 627 219 0 227 3.116 0 0 435 14.951 43 30.182 25 2.591 0 57 1.854 0 227 0 4.334 10.135 36.830 251 3.298 3.013 885 0 2

537.509

424.200

113.309

BMAA 1,5% BMGF 0,8% BMWA 3,1% BMSGK 1,7% BMF 12,6% BMI 20,1% BMVIT 1,9% BMJ 14,1% BMLV 21,4% BMLFUW 3,5% BMBWK 16,7%

Die Aufteilung der Abrufe nach haushaltsleitenden Organen

BBG 2004

11


Entwicklung der Abrufwerte von 2002 bis 2004 E

Steigerung der Abrufwerte von 2002 bis 2004

R

G

Steigerung der Abrufwerte von 2002 bis 2004 in Tsd Euro 600.000

500.000

42,30%

400.000 27,91% 300.000

200.000

100.000

0 2002

Anteile der Abrufwerte nach Bund und Dritte

2003

2004

Anteile der Abrufwerte nach Bund und Dritte in Tsd Euro 600.000

500.000

"3"

400.000

300.000

200.000

100.000 BUND 0 2002 BBG 2004

12

2003

2004

E


KMU-freundliche BBG B

N

I

S

S

E

2

0

0

4

2004 Klein- und Mittelbetriebe sind auf Erfolgskurs in der BBG. Der Anteil der Kleinund Mittelunternehmen konnte im Geschäftsjahr 2004 weiter ausgebaut werden. Das Geschäftsjahr 2004 war für die Bundesbeschaffung ein sehr erfolgreiches, was sich auch in dem gestiegenen Anteil der Klein- und Mittelbetriebe als Vertragspartner der BBG widerspiegelt. Zudem ermöglichten die abgeschlossenen BBG Verträge 2004 den Kunden der BBG (Ministerien und andere öffentliche Auftraggeber wie auch Länder, Gemeinden und Universitäten) einen Einkauf von EUR 537,5 Mio. Gemäß Controllingbericht 2004 können von 384 Vertragspartner 280 bzw. 73 Prozent den Klein- und Mittelbetrieben zugeordnet werden, was eine Steigerung von neun Prozent ausmacht. Im KMU trächtigen Lebensmittelbereich wurden im Jahr 2004 vier Ausschreibungen durchgeführt, wobei mehr als drei Viertel der Zuschläge an Klein- und Mittelbetrieben erfolgte. Die BBG ist somit ihrem gesetzlichen Auftrag, Klein- und Mittelbetriebe zu berücksichtigen, voll und ganz nachgekommen. Im Sinne des Bundesvergabegesetzes bemühen wir uns um einen fairen Wettbewerb, wo sowohl Klein- und Mittelunternehmen als auch Großunternehmen eine transparente, faire Chance bekommen.

BBG 2004

13


2004 Schwerpunkte

THEMENSCHWERPUNKTE

2004

2004

BBG 2004

14


Partnerschaften mit öffentlichen Auftraggebern

Länder, Städte, Gemeinden und ausgegliederte Rechtsträger haben eines gemeinsam. Viele dieser Organisationen haben sich von der Leistungsfähigkeit der BBG überzeugt, die Zusammenarbeit mit dem Abschluss einer Grundsatzvereinbarung geregelt und auf eine neue Basis gestellt. Die Kunden der BBG haben zur eindeutigen Identifikation als Partner der BBG eine unverwechselbare Kundenummer erhalten. Diese Kundenummer weist die Partnerschaft mit der BBG aus und berechtigt zum Abruf aus Verträgen der Republik Österreich, abgeschlossen durch die BBG.

Partner der BBG Bundesländer, Städte und Gemeinden als Partner der BBG – eine erfolgreiche Zusammenarbeit! Die Offensive der BBG, die Tätigkeit auch öffentlichen Auftraggebern gemäß § 7 Abs 1 Z2 und 3 des BVergG 2002 anzubieten, ist erfolgreich. Seit Erweiterung des Wirkungsbereichs konnten wir bis zum Stichtag 05.01.2005 175 Grundsatzvereinbarungen mit diesen Kundengruppen abschließen. Zu den Kunden zählen große Organisationseinheiten, darunter die Bundeshauptstadt Wien und zahlreiche Landeshauptstädte, Bundesländer z. B. Kärnten, Niederösterreich und Vorarlberg aber auch Universitäten und ausgegliederte Rechtsträger. Die Beteiligten, Kunden und BBG, sind vom Nutzen der Zusammenarbeit überzeugt, der sich in den meisten Fällen bereits bei der ersten Bestellung aus einem BBG Vertrag einstellt. Die stattliche Zahl der Abschlüsse ist der Beweis für die Notwendigkeit und Richtigkeit der Zusammenarbeit. Danke für Ihr Vertrauen! Die aktuellen Kundenlisten finden Sie unter: www.bbg.gv.at

BBG 2004

15


Vergabeunterstützung und Rechtsberatung T H E M E N S C H W E R

Das BBG Gesetz sieht neben der Durchführung von gebündelten, standardisierten Beschaffungen von Waren und Dienstleistungen durch die BBG, auch die Unterstützung und Durchführung von Vergabeverfahren im besonderen Auftrag von Bundesdienststellen, Ländern, Gemeinden und Gemeindeverbänden sowie von im Vollziehungsbereich des Bundes stehenden sonstigen öffentliche AG / Einrichtungen vor. Ausgangslage 2004 Diese Möglichkeit der Inanspruchnahme der BBG zur Durchführung individueller Ausschreibungen wurde 2004 zunehmend genutzt - von einigen Ressorts für besondere Bedarfe aus dem Bereich der BBG Beschaffungsgruppen wie auch für Ausschreibungen im besonderen Auftrag von Bundesdienstsstellen, Ländern, Gemeinden und anderen Bundeseinrichtungen für spezielle Bedarfe an Dienstleistungen und Waren. Dabei erwies sich die aus der hohen Anzahl der von der BBG durchgeführten Ausschreibungen resultierende Erfahrung und Kompetenz bei der Abwicklung von Vergabeverfahren in fachlicher und rechtlicher Hinsicht als Hauptargument für die Nutzer, um zu einer raschen, fachlich hochwertigen, rechtssicheren und letztlich auch sparsamen Abwicklung ihrer individuellen Vergabeverfahren zu kommen. So hat beispielsweise auch die stark gestiegene Anzahl von Vergabeverfahren zu keinem höheren Anteil an Einsprüchen bzw. Rechtschutzverfahren geführt. Ausblick 2005 Durch die Änderung der Beschaffungsstruktur erfolgt nun in den Ressorts, Dienststellen und anderen Bundeseinrichtungen die Ausschreibung der Hauptbedarfe durch die BBG. In vielen Dienststellen reduziert dies die Arbeit der vergaberechtlichen Fachjuristen sowie tatsächlich vergebender Praktiker und führt zunehmend zur geringerer Beschäftigung mit Vergaberecht und Vergabepraxis, was es in der komplexen Materie erschwert am Ball bleiben zu können (insbesonders bei den kleineren Einheiten und ausgelagerten Dienststellen).

BBG 2004

16

Da die BBG schon jetzt einen sehr großen Teil der Bedarfe des Bundes beschafft, ist es naheliegend, diese Kernkompetenzen auch weiter und umfassender zu nutzen und durch Erweiterung des Service- und Supportangebotes der BBG den betroffenen Dienststellen zugänglich zu machen. Es empfiehlt sich daher, entsprechend der Konzentration der Beschaffungen und des daraus resultierenden Knowhows in den Bereichen Beschaffung und Vergaberecht, diese erhöhte und auch erforderliche Fachkompetenz und Erfahrung einem breiten Nutzerkreis zugänglich zu machen. Die Zusammenführung der Kernkompetenzen der Ressorts und jener der BBG führt zu einem effizienten Mittel- und Ressourceneinsatz. Für diese Unterstützung beim operativen und vergaberechtlichen Beschaffungsteil hat die BBG einen Ministerratsvortrag eingebracht, der das Angebot an Supportleistungen bei Individualvergaben der Dienststellen erweitern und berechtigten öffentlichen Auftraggeber besser und leichter zugänglich machen soll: Inhaltlich kommen für diese Nutzer folgende Leistungen beim BBG-Vergabekompetenzcenter in Frage: > BBG schreibt als vergebende Stelle für ein Ressort, eine Dienststelle deren Einzelbedarf aus > Begleitung eines einzelnen externen Verfahrens bspw. Ressortverfahrens durch die BBG mit bedarfsgerechter Erarbeitung von Vorschlägen (organisatorisch, zeitlich, inhaltlich) bis hin zur Erstellung der gesamten Unterlagen, wobei der Auftraggeber vergebende Stelle bleibt > Beratung zu einzelnen Fragen der Vergabedurchführung (rechtliche, organisatorische Einzelfragen, bspw. Bewertung) > Allgemeine Unterstützung, Beratung und Begleitung bei der Vergabedurchführung und Entwicklung des Beschaffungsprojektes


P U N K T E

2 0 0 4

Themenschwerpunkte 2004 Folgende Ziele sollen u.a. durch die Entlastung der Ressorts erreicht werden: > Zusammenführung, Bündelung von vorhandenen Ressourcen > Kostenreduktion bei vergabebezogenem externen Sach/Berateraufwand und internen Personalaufwand bei erhöhter Leistungsqualität > Effizienzsteigerung durch Kapazitäts- und Spitzenausgleich unter den Dienststellen > Beschleunigung bei der Durchführung von Vergabevorgängen > Qualitätsverbesserung durch erforderliche Spezialisierung und Vergabesupport > Erhöhung inhaltlicher Flexibilität durch vergaberechtliche Entlastung und bedarfsgerechten Support > Ressortunabhängiger / dienststellenunabhängiger Abruf und breiterer Zugriff auf spezialisierte Vergabeleistungen auf hohem Niveau Modernisierung durch neue Vergaberichtlinien Ende April wurden die neuen EU Vergaberichtlinlinien (RL 2004/17 und RL 2004/18) im Amtsblatt der EG veröffentlicht (ABl. (Amtsblatt) L 134). Mit Erlass der neuen RL wurde der bisherige Rechtsrahmen der zum Teil aus den 70er Jahren stammt, vereinfacht bzw. konsolidiert (bisherige Bau, Liefer- und DienstleistungsRL wurden zu einer RL zusammengefasst) und sowohl den Entwicklungen im Bereich der elektronischen Medien (inkl. der Möglichkeit der betragsmäßig unbeschränkten Abhaltung elektronischer Auktionen) als der Forderung der Praxis nach flexibleren Beschaffungsmodellen Rechnung getragen. So wird nunmehr – anders als im BVergG – der Abschluss von Rahmenvereinbarungen auch im klassischen Bereich generell – somit auch im Oberschwellenbereich - für zulässig erklärt. Weiters steht den Auftraggebern nunmehr zusätzlich zu den bekannten Vergabeverfahren (offenes und nicht offenes Verfahren sowie Verhandlungsverfahren mit und ohne vorheriger Bekanntmachung) der sogenannte "wett-

bewerbliche Dialog" bei objektiv besonders komplexen Vorhaben zur Verfügung. Mit dieser neuen Ausschreibungstechnik ist es möglich, in komplexen Situationen, für die keine altbewährten Lösungen zur Verfügung stehen, zunächst eine Art Ideenwettbewerb unter den interessierten Unternehmen durchzuführen, auf dessen Ergebnis konkrete Modelle verhandelt werden können. Ebenfalls neu ist die Möglichkeit für den Auftraggeber, dynamische Beschaffungssysteme unter Verwendung ausschließlich elektronischer Mittel einzusetzen. Die neue Richtlinie anerkennt weiters die Möglichkeit der Einrichtung zentraler Beschaffungsstellen und stellt damit klar, dass die Beschaffung über zentrale Beschaffungsstellen, wie etwa die BBG, vergaberechtlich zulässig ist. Der RLtext ist über die Homepage der BBG downloadbar. Die neuen Bestimmungen sind bis spätestens 31. Jänner 2006 im BVergG umzusetzen. Hilfestellung für das Vertragsmanagement Auf Wunsch des Nutzerbeirates wurde einer Anregung der BBG folgend eine Arbeitsgruppe aus Vertretern des BMI, BMLV, BMBWK, BMJ, BMF, BMSG und Mitarbeitern der BBG eingerichtet, die sich zum Ziel setzte, einheitliche Vorgangsweisen bei Abrufen aus BBG Verträgen zu definieren. Diese wurden in Form eines Handbuches für Dienststellen des Bundes aufgearbeitet. Ein wesentlicher Teil des Handbuches, nämlich das Ablaufprozedere im Zusammenhang mit der Leistungs- und Störungsabwicklung wurde bereits fertig gestellt, vom Nutzerbeirat zur Kenntnis genommen und den einzelnen Ressorts zur Verbindlicherklärung empfohlen. Ausständig sind noch die Teile – Katalogausschreibungen und Rahmenvereinbarungen Nach dem Roll-Out des BBG E-Shop wird ein weiterer Teil zu den Abrufen aus dem E-Shop folgen. Die BBG dankt allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe für die konstruktive Zusammenarbeit! Das Handbuch ist auf der Homepage der BBG unter www.bbg.gv.at abrufbar.

BBG 2004

17


Projekte Erfolgreiche ERFOLGREICHE

BBG

PROJEKTE

BBG Projekte

BBG 2004

18


Unser Kundenservice

Zu Verbesserung der Dienstleistung wurde mit Anfang Februar eine Kundenhotline – Tel. Nr. 0810 - 222 224 – eingerichtet, die von 7:30 h bis 18:00 h (Freitag bis 16:00 h) als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Von durchschnittlich rund 150 Anrufen täglich, können derzeit rund 50 Prozent von unserem Customer Competence Center beantwortet werden. Für spezielle Fragen stehen Ihnen natürlich wie gehabt die BereichsleiterInnen und EinkäuferInnen gerne zur Verfügung.

BBG Website – steigende Zugriffe Mit der neuen Struktur unserer Website konnten wir einen weiteren Schritt Richtung verbesserter Userfreundlichkeit und Kundenzufriedenheit gehen. Das E-Learning Tool soll Ihnen zusätzlich helfen sich schnell zurechtzufinden und die verschiedenen Menüs sowie Angebote kennen zu lernen. Zur Wissensüberprüfung finden Sie am Ende der einzelnen Abschnitte einen Multiple Choice Test. Im Monat September konnten die höchsten Zugriffe (rund 246.900) auf www.bbg.gv.at verzeichnet werden: Erfolgreiche Zugriffe von April 2004 bis April 2005 300.000

250.000

200.000

150.000

100.000

50.000

0 04/04 05/04 06/04 07/04 08/04 08/04 10/04 11/04

12/04 01/05 02/05 03/05 04/05

BBG Website: Die Entwicklung der Zugriffe im Jahr 2004 BBG 2004

19


Die elektronische Beschaffung E R F O L G

"e-shop.gv.at" das elektronische Katalogeinkaufssystem der BBG

E-tendering elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren

Dieses Projekt beschäftigt sich mit der Bereitstellung von elektronischen Verzeichnissen (Katalogen) über Produkte und Dienstleistungen aus gültigen BBG Rahmenverträgen. Autorisierte Bedarfsträger erhalten die Möglichkeit, direkt über Internet aus den Katalogen Produkte und Dienstleistungen zu bestellen. Sie erzeugen dabei elektronische Warenkörbe, die nach Freigabe und Abfertigung automatisch an den zuständigen Lieferanten weitergeleitet werden.

E-tendering ist ein Teil von E-Procurement und deckt jenen Prozess vor Vertragsgestaltung ab, der dazu dient, während der Durchführung eines Vergabeverfahrens die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren auf Seiten des Auftraggebers und der Bieter durch die Verwendung von elektronischen Diensten und Medien – unter Einhaltung rechtlicher und technischer Normen – zu standardisieren, zu unterstützen und zu vereinfachen. Dieser Prozess endet mit dem rechtsgültigen Zuschlag oder mit der Aufhebung des Vergabeverfahrens.

Derzeit betreibt die BBG noch einen Feldversuch zu diesem Projekt. Für den Feldversuch registrierte Benutzer können einfach per Mausklick über das Internet Produkte aus dem Beschaffungsbereich IT-Hardware, Büromaschinen und Büro- und EDV-Verbrauchsmaterial bestellen. Parallel wird an der Umsetzung eines Regelbetriebes gearbeitet. Das Verhandlungsverfahren für den Regelbetrieb konnte Anfang 2005 erfolgreich beendet werden. Der Beginn des Regelbetriebes ist im 4. Quartal 2005 geplant. Für den Regelbetrieb wird das elektronisch verfügbare Artikelsortiment sukzessive erweitert. Neben den Beschaffungsbereichen IT-Hardware, Büromaschinen, Büro- und EDV-Verbrauchsmaterial werden BBG-Verträge aus den Beschaffungsbereichen IT-Software, Elektronik, Facility Management, Werkzeuge und Möbel folgen. Die BBG möchte für seine Kunden optimale Voraussetzungen schaffen, damit aus vorhandenen Rahmenverträgen einfach, schnell und effizient abgerufen werden kann. Dabei werden seitens der BBG an mehreren Stellen Einsparungspotenzial und Qualitätsverbesserungen im Beschaffungsprozess erwartet.

BBG 2004

20

In Publikationen werden oftmals anstatt E-Tendering die Begriffe E-Vergabe oder E-Beschaffung oder der wesentlich weitere Begriff E-Procurement verwendet. Die Bundesbeschaffung GmbH ist per Ministerratsbeschluss von der Bundesregierung beauftragt das Thema E-Procurement (hier E-Tendering, d. h. die elektronische Angebotsabgabe) für Bundesdienststellen voranzutreiben. In diesem Sinne wurde mit dem Tochterunternehmen der Wiener Zeitung der auftrag.at Ausschreibungsservice GmbH & Co KG ein Kooperationsabkommen geschlossen, um gemeinsam eine Plattform zu entwickeln, die die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren ermöglicht. Seitens der BBG wurde gefordert, dass diese Plattform auch von anderen öffentlichen Auftraggebern genutzt werden kann. Wichtig war daher, dass die Lösung auf den Funktionalitäten der breit eingesetzten Applikationen lieferanzeiger.at und auftrag.at aufsetzt. Mittlerweile wurde das Vorhaben abgeschlossen und zwei Pilotauschreibungen konnten problemlos vollelektronisch abgewickelt werden. Die elektronische Vergabe kann nun auch von anderen öffentlichen Auftraggebern genutzt werden.


Projektmanagement R E I C H E

B B G

P R O J E K T E

Erfolgreiche Projekte Im Jahr 2003 hat die BBG erste Aktivitäten im Projektmanagement gesetzt. Im vergangenen Jahr konnte die Erfolgsstory fortgesetzt werden. Dass die BBG eine Spitzenposition innehat, wenn es um das Vergaberecht geht, konnte in der Vergangenheit bereits gezeigt werden. In zahlreichen kundenspezifischen Vergabeverfahren hat die BBG eindrucksvoll bewiesen, dass sie eine Wissensgesellschaft mit hervorragenden Mitarbeitern ist und über weitgehende Kompetenzen im Projektmanagement verfügt. Ergänzt mit ausgezeichnetem Expertenwissen in den Beschaffungsgruppen ergibt sich ein deutliches Alleinstellungsmerkmal und macht die BBG zu einem geschätzten Partner für alle öffentlichen Auftraggeber in komplexen Vergabeprojekten. Die nachfolgend angeführten Beispiele zeigen, dass die BBG mehr ist, als eine Ausschreibungsstelle, sondern ein wichtiger Partner für die Wirtschaft. > Elektronisches Archivsystem > IT-Service Outsourcing Elektronisches Archivsystem E-Government, Einführung elektronischer Aktensystem und ERP-Applikationen (Enterprise Resource Planning) führen zu hohem Datenvolumen. Nicht alle Daten müssen dauerhaft auf schnellen Speichermedien zur Verfügung stehen, dürfen aber aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Die kostengünstige Aufbewahrung erfolgt in elektronischen Archiven in revisionsicherer Form. Eine besondere Herausforderung stellen dabei die unterschiedlichen Quellsysteme und die Sicherstellung der Lesbarkeit nach mehreren Versionswechsel der ursprünglichen Applikationen dar.

Moderne Archivsysteme bieten ausreichende Schnittstellen zu gängigen Anwendungen und Kommunikationssystemen. Kritischer Erfolgsfaktoren in diesem Projekt waren die Einbindung der anzuschaffenden Applikation in die bestehende Infrastruktur und die Anbindung der erforderlichen Anwendungen an das Archivsystem. Eine zusätzliche Herausforderung stellte die Einbindung einer Scanninglösung dar. IT-Service Outsourcing Die Konzentration auf die Kernkompetenzen ist für viele Organisationen ein Geschäftsziel. Die Ausgliederung des IT-Services soll einerseits zu einer Senkung der IT-Betriebskosten, zu einem geringeren Personalstand und andererseits zu einer Erhöhung der Fexibilität führen. Eine Verbesserung des Servicegrades geht mit dem Outsourcing meist einher. In einem Verhandlungsverfahren nach voriger Bekanntmachung konnte für unseren Kunden – zeitgerecht und einspruchsfrei – ein professioneller Dienstleister bei optimierten Kosten ermittelt werden, der für die nächsten Jahre den IT-Betrieb abwickeln wird. Durch straffe Projektabwicklung war es möglich, einen anspruchsvollen Terminplan einzuhalten sowie eine termingetreue und vergaberechtskonforme Abwicklung sicherstellen. Diese komplexen und erfolgreichen Kundenprojekte bestätigen unsere Kompetenz im Vergaberecht und Projektmanagement von Vergabeverfahren.

BBG 2004

21


Umwelt - Sicherheit E R F O L G

Umeltfreundliche BBG Im Bereich der Reinigung Unter dem primären Ziel der Kosteneinsparung wurden im Bereich der Reinigungsdienstleistungen bisherige Beschaffungsvorgänge für rund 1500 Bundesdienststellen mit einem Auftragsvolumen von ca. 33 Mio. Euro durchgeführt. Im Sommer 2004 wurde ein Vergabeverfahren abgewickelt, das verstärkt die Qualitätssicherung und vor allem die Umweltaspekte berücksichtigt hat. Von den ca. 40 beauftragten Firmen besteht ein hoher Anteil an KMU´s. Ausgangspunkt für diese Initiative waren die Anliegen unserer Kunden wie z.B. ÖKOLOG (Umweltzeichenschulen), ein Auftrag der Kärntner Landesregierung und die Leitlinien des Bundes für eine Ökologisierung des Beschaffungswesens in der Bundesverwaltung. Um die Ziele einer "ökologisch orientierten Reinigung" praxisnah umsetzen zu können und gezielt am Markt abzufragen, wurde das Verhandlungsverfahren gewählt. Die Resonanz und Mitarbeit der Bieter war überraschend gut, sodass es zu einem breiten Wissensaustausch über die tatsächliche Marktsituation kam. Das Ergebnis des Verhandlungsverfahrens und die Beschaffung einer "ökologisch orientierten Reinigung" hat zu einer umfassenden, ganzheitlichen Betrachtungsweise geführt, sodass künftig bei der Vergabe von Reinigungsdienstleistungen im Bund besonderes Augenmerk gewidmet wird auf: > die Reduktion des Chemikalieneinsatzes > die Verwendung von gesundheits- und umweltverträglichen Reinigungsmitteln > die Schulung für eine sachgerechte Anwendung > den Verzicht auf routinemäßige Desinfektion > die Schmutzschleusen und > die Weiterbildung

BBG 2004

22

Nachdem umweltfreundliche Reinigung im Bereich der Unterhaltsreinigung keine Mehrkosten verursacht, wurde ein Projekt mit dem Ziel gestartet, nachträglich, bei laufenden Verträgen zumindest schrittweise bei 50% aller Bundesobjekte auf die umweltfreundliche Reinigung umzustellen. Unsere wichtigsten Vertragspartner haben bereits ihre Bereitschaft bekundet, mitzumachen.

Im Bereich der Reinigungsmittel Im Rahmen der Ausschreibung Reinigungsmittel wurde eine enorme Standardisierung von mehr als 200 in Anwendung befindlichen Reinigungsmittel auf ca. 1/10, d.h. 20 Produkte erreicht. Dadurch wird eine Einsparung von ca. 40% ermöglicht. Zusätzlich enthält ein Los ausschließlich ökologische Reinigungsmittel, das allen ökologischen Anforderungen (besser als EU-Öko-Standard) gerecht wird. Im Bereich der IT-Hardware werden seitens der BBG bewusst umweltrelevante Kriterien in den Vergabeverfahren berücksichtigt. Von der Rücknahme des Verpackungsmaterials über vorgeschriebene internationale Normen (Energy Star, TCO, ..), die ökologische Kriterien beinhalten, bis hin zum Energiverbrauch eines Gerätes, sind fixer Bestandteil der Ausschreibungen. So sind z.B. bei Notebook-, Bildschirm- oder Drucker-Ausschreibungen diverse Energiespartechnologien zwingend vorgeschrieben. Der Stromverbrauch bzw. die Leistungsaufnahme wird bei PCs und Druckern im Zuge der bewertungsrelevanten Tests ebenfalls berücksichtigt. Die BBG steht im Zusammenhang mit Energieverbrauch in Kontakt mit dem Institut für Elektrische Anlagen der TUGraz. Sobald vergaberechtlich zulässige Testmethoden für den Stromverbrauch entwickelt wurden ist geplant, die Gewichtung des Stromverbrauchs innerhalb der Bewertung noch wesentlich zu erhöhen und so zukünftig nicht nur geringere Gesamtkosten über die Produktlebensdauer (TCO) zu realisieren sondern auch umweltbelastende Kriterien zu senken.


R E I C H E

B B G

P R O J E K T E

Erfolgreiche Projekte Sicherheitsdienstleistungen Flughafen Wien Das Bundesministerium für Inneres hat im Juli 2003 die Bundesbeschaffung GmbH nach einem bereits erfolgreich abgewickelten Vergabeverfahren über die Durchführung der Sicherheitsdienstleistungen an den Flughäfen Innsbruck und Klagenfurt, auch mit der Ausschreibung der Sicherheitskontrollen am Flughafen Wien beauftragt. Am Flughafen Wien führt die VIAS, eine Tochtergesellschaft des Flughafen Wien (VIA), mit 350 Mitarbeiter im Auftrag des Bundesministerium für Inneres die Sicherheitskontrollen mit einem Jahresumsatz von ca. 16 Mio. Euro pro Jahr durch. Dieser Auftrag war damit hinsichtlich der Sicherheitserfordernisse und bezüglich des Auftragsvolumens nicht nur das bedeutendste Vergabeverfahren über Sicherheitsdienstleistungen, das je in Österreich durchgeführt wurde, sondern auch ein Verfahren mit hohem Öffentlichkeitsinteresse. Die ständig steigenden Sicherheitserfordernisse und die damit verbundenen hohen Kosten waren die wichtigsten Themen, die in der Öffentlichkeit diskutiert wurden. Trotz Schwierigkeiten konnte bereits nach 15 Monaten, am 28.September 2004, der endgültige Zuschlag an die Firma VIAS erteilt werden. Einsparungen von 37% und eine wesentliche Verbesserung der Kontrollen des Auftraggebers in der Abwicklung konnte auch vertraglich fixiert werden.

BBG 2004

23


IT-Hardware - Raumausstattung E R F O L G

Beschaffung im Bereich IT-Hardware Diese umfangreiche Beschaffungsgruppe umfasst PCs, Bildschirme, Notebooks, Drucker, Server sowie Netzwerkkomponenten und Zubehör (Produkte und/oder Dienstleistungen). Aufgrund der Heterogenität dieser Beschaffungsgruppe sind verschiedene Strategien erforderlich: Im Client-Bereich führen die klare Standardisierung der Geräte und die Mengenbündelung zu hervorragenden Preisen. Eine Fokussierung auf Markengeräte steigert zusätzlich die Akzeptanz der Verträge. Im Netzwerk- und Serverbereich werden vermehrt komplette Herstellerkataloge zugeschlagen. Dadurch können unsere Kunden ihre Projekte flexibel und zu günstigen Konditionen umsetzen. Zusätzlich werden die BBG-Verträge laufend um standardisierbare Dienstleistungen ergänzt. Durch die umfassende Bedarfsbündelung sind heute MarkenPC´s zu Preisen erhältlich, die bis vor kurzem nur sog. Assemblierer anbieten konnten. "Markengeräte zu No-NamePreisen" ist das neue Schlagwort. Zu unseren Verträgen zählen: > laufende Verträge für Arbeitsplatzgeräte > im Bereich Server – Verträge mit FSC, HP, IBM und Maxdata > im Bereich Netzwerk – Verträge mit 3Com, CISCO, Enterasys und Nortel

Produktgruppe Raumausstattung und Büro- bzw. Schulmöbel Standardisierung und Modularisierung unter Berükksichtigung ergonomischer und anthropometrischer Erfordernisse. Durch das Modularkonzept wird gewährleistet, dass jedes noch so spezielle Anforderungsprofil (z.B. besondere Raumsituation, besondere Arbeitsablauferfordernisse) entsprechend berücksichtigt wird und eine optimale Bedarfsdeckung erfahren kann. In einem weiteren Schritt erfolgt nun auch die Ausweitung der Modularität durch Implementierung diverser büromöbelspezifischer Variantenausprägungen (z.B. verschiedene Tischfuß-Ausführungen, noch mehr Wahl-Oberflächen). Damit sollen in Zukunft auch allfälligen projektspezifischen Architektenfestlegungen entsprochen werden können. Das veraltete Pflichtenheft betreffend Schulmöbel wird gemeinsam mit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur überarbeitet. Nach Fertigstellung werden die einzelnen Leistungsgruppen projektunabhängig ausgeschrieben. Im Bereich der arbeitsplatzbezogenen Büromöbel konnte aufgrund der Standardisierung (Eliminierung von Kostentreibern) und Modularisierung (Festlegung auf lediglich 25 Tisch-, Schrank-, Container- und Pinwandmodule) eine Einsparung von ca. 45% je Arbeitsplatz erzielt werden. Ein durchschnittlich ausgestatteter Arbeitsplatz ist somit für weniger als EUR 1.000,-- erhältlich! Sämtliche erforderlichen Vor-, Neben- und Nachleistungen sind in den Lieferverträgen inkludiert (Beratung, Planung, Service…), womit maximale Kostentransparenz gegeben ist.

BBG 2004

24


Events 2004 R E I C H E

B B G

P R O J E K T E

Events 2004 BBGinfoday Büromöbel am 28.04.2004 Sämtliche Produkte und Verträge unseren Kunden im Rahmen einer Veranstaltung zu präsentieren, zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. So fand auch am 28.04.2004 im Schauhaus der Firma Bene, der BBGinfoday "Büromöbel" unter der Leitung von Herrn Jürgen Jonke (BBG) statt. Der BBG-Vertrag über arbeitsplatzbezogene Büromöbel (den Zuschlag erhielt die Bene GmbH) inklusive Produktpräsentation wurde zahlreichen Kunden aus dem Bundesbereich vorgestellt. Vergaberecht einmal anders am 07.07.2004 …so lautet der Titel der regelmäßigen Treffen der Juristen aus dem öffentlichen Bereich. Prominente Vortragende aus dem öffentlichen Vergaberechtsbereich und anschliessende "Round Table Gespräche" sollen zur Weiterentwicklung des Vergaberechts beitragen.

BBGinfoday im Congress Center am Messegelände Wien Zum BBGinfoday am 17.11.2004 konnte die BBG weit über 100 Kunden und Lieferanten im neuen Congress Center am Messegelände Wien empfangen. Nach den begrüßenden Worten von Geschäftsführer Andreas Nemec, der diesen Infoday als Kick-off zu einer folgenden Veranstaltungsserie bezeichnete, stellten die Bereichsleiter Günther Rescheneder und Andreas Eder die Verträge "Telefonanlagen" und "Server" für den öffentlichen Bereich vor. Zwölf Unternehmen aus der Informations- und Telekommunikationsbranche – ausschließlich Lieferanten der BBG – präsentierten ihr Portfolio im Rahmen einer Ausstellung. Der Erfolg dieser Veranstaltung bestätigt uns darin, im Herbst 2005 mit einer weiteren Veranstaltung in diesem Rahmen fortzufahren.

Die Veranstaltung "Am Himmel" (Wien, 19. Bezirk, Grinzing) am 07.07.2004 war eine davon. Herr Univ.-Prof. Dr. Wolfgang Pesendorfer, Vizepräsident des Verwaltungsgerichtshofes, fand in analoger Weise treffende Worte in Bezug auf die Stärken und Schwächen des österreichischen Vergaberechtsschutzes. Mit Blick in die Zukunft sprach sich Pesendorfer auch für eine deutliche Beschleunigung der Erledigungsfristen des VwGH in Vergaberechtssachen aus.

BBG 2004

25


EU Projekte Internationale

I N T E R N AT I O N A L E Z U S A M M E N A R B E I T

Zusammenarbeit

BBG 2004

26


EU Learning Lab

Die EU hat eine Arbeitsgruppe geschaffen, die im sogenannten "EU Learning Lab" Erfahrungsaustausch für Beschaffungsorganisationen der öffentlichen Hand ermöglicht. Es sind 15 Mitglieder von alten und neuen Beitrittskandidaten vertreten. Große Beschaffungseinheiten und zentrale Einkaufsorganisationen sind operativ im Vergabewesen tätig. Sie repräsentieren 46 % der erhobenen "zentralen" Vergabeorganisationen. Für sie ist vor allem das Vergaberecht Basis des operativen Handelns und somit die EU Richtlinien entscheidend für ihre Existenzberechtigung. Gliederung der Beschaffungsorganisationen nach Umfang der Tätigkeit absolut Große Beschaffungseinheiten 2 Zentrale Einkaufsorganisation 5 Beschaffungsbehörden 7 sonstige 1 Summe 15

1,02% BBG 0,04% ABA 1,56% SKI A/S 0,12% BESCHA 10,3% Directorate for PP Hungary 1,27% Consip 1,12% Min. of Development Greece 1,83% Statskontoret 0,85% OGBbuy.solution 65,71% Dep. of Contracts Malta Einkaufsvolumen der zentralen Beschaffung in Prozent

in % 13% 33% 47% 7% 100%

Einteilung der Beschaffung in Europa nach Größe und Zweck Bedeutung des Einkaufsvolumens der zentralen Beschaffung in Prozent des Beschaffungsvolumens: Die wirtschaftliche Bedeutung der zentralen Beschaffungsorganisationen im internationalen Vergleich ist sehr unterschiedlich. Gemessen an einer Studie des Public Procurement Lab ist bis auf jene der Länder Ungarn und Malta der Gesamtanteil an der Nachfrage der öffentlichen Verwaltung zwischen 1% bis 2% auf Basis des Jahres 2003 gemessen. Auch neue Mitgliedstaaten suchen den Erfahrungsaustausch Im Rahmen eines von der BBG in enger Kooperation mit dem BVA durchgeführten Twinning Projektes konnten sich Vertreter des Estnischen Finanzministeriums anlässlich eines Besuches in Wien von den Vorteilen einer zentralen Beschaffung anhand der bisherigen Erfahrungen der BBG überzeugen. Mit den in Wien gesammelten Informationen will man in Talinn einen entsprechenden Gesetzesentwurf vorbereiten. BBG 2004

27


Struktur Veränderungen

VERÄNDERUNGEN IN DER ORGANISATIONSSTRUKTUR

in der Organisationsstruktur

BBG 2004

28


BBG Organigramm

BBG

Andreas Nemec Geschäftsführer

Michael Ramprecht Geschäftsführer

Winfried Ender Stefan Baethge Projektmanagement i b. Auftrag

Gerald Podloucka Projektmanagement i. b. Auftrag

Günther Rescheneder Transporte; Projektmanagement Einkauf für EU-Vorsitz 2006

Inge-Petra Davies Treibstoffe, Tankkarten; Lebensmittel für Großabnehmer; Schmiermittel

Andreas Eder IT-Hardware und Software; Telefonie; Sicherheits- und Überwachungsanlagen; Büro

Hubert Kuzdas Eveline Pfneiszl Vertrieb & Marketing

Adi Leitner, Margot Kraft-Kinz, Paul Reischauer, Robert Silberbauer Recht

Anton Stoschka Angelika Poppinger Controlling

Paul Humann Johannes Wimmer Operationsmanagement

Franz Deninger Reinigung; Gebäudebewachung

Jürgen Jonke Kraftfahrzeuge; Vesicherung; Möbel; Reinigungsmittel, Chemische Mittel; Pharma, med. Ausrüstung; Essensbons; Bekleidg.; Wäscherei; (Fach)Zeitschriften

Andreas Keck Brief- und Paketpost; Elektrogeräte; Facility Management

Astrid Steiner Energie (Strom, Erdgas, Fernwärme, Heizöl) Labor; Maschinen & Werkzeuge

BBG 2004

29


Veränderungen in der Organisationsstruktur VERÄNDERUNGEN

Mit Jahresbeginn 2005 sind in der BBG einige organisatorische Änderungen in Kraft getreten.

> Mit Wirkung vom 07. Oktober 2004 hat Herr Dr. Arnold Pregernig sein Aufsichtsratsmandat zurückgelegt. Neu in den Aufsichtsrat gewählt wurde Herr Mag. Herbert Preglau. Unter dem Vorsitz von Herrn Dkfm. Michael Gröller besteht der Aufsichtsrat nun aus den Mitgliedern Herr Generaldirektor DI. Johann Marihart, Herr Mag. Martin Sailer und Herr Mag. Herbert Preglau.

> Für das "Projektmanagement Einkauf EU-Vorsitz 2006" ist Herr Günther Rescheneder federführend. Dazu zählt die Organisation sämtlicher Produkte bzw. Dienstleistungen aus den Beschaffungsbereichen wie z.B. Hotels, Bustransfer, Bahnreisen, Dolmetsch, Catering etc. Das gesamte Vertragsportfolio zur EU-Präsidentschaft ist zu finden unter www.bbg.gv.at.

> Frau Dr. Kathrin Hornbanger, die bisher sehr erfolgreich die Leitung unserer Rechtsabteilung innehatte und als Gesamtprokuristin das Unternehmen nach außen vertrat, hat zu unserem Bedauern auf eigenen Wunsch unser Unternehmen mit 15.02.2005 verlassen. Ihre Nachfolge trat Herr Mag. Adi Leitner an, welcher nun für die Leitung des Rechtsbereichs verantwortlich ist und die Prokura übernommen hat. Frau Mag. Margot Kraft-Kinz und die Herren Dr. Paul Reischauer sowie Mag. Robert Silberbauer vervollständigen das Team unserer Juristen.

> Hubert Kuzdas hat die Leitung "Vertrieb & Marketing" übernommen. Er konzentriert sich nunmehr auf die Akquisition in den beiden Geschäftsfeldern "Ausschreibungen im besonderen Auftrag" und Nutzung der "BBG Verträge für öffentliche Auftraggeber außerhalb des Bundes". Beide Geschäftsfelder sind durch das BBG Gesetz ermöglicht, wurden 2004 begonnen und sollen nun systematisch erweitert werden. Die BBG will damit zahlenden Kunden der öffentlichen Hand, die aufgebaute Einkaufs- und Projektabwicklungskompetenz anbieten.

BBG 2004

30


IN

DER

O R G A N I S AT I O N S S T R U K T U R

Organisationsstruktur

> "Projekte im besonderen Auftrag": Aufträge zur Durchführung von Ausschreibungen im besonderen Auftrag werden, sofern sie in den Kompetenzbereich einer BBG Standardbeschaffungsgruppe fallen, vom zuständigen Bereichsleiter durchgeführt – für alle übrigen Projekte betreut Sie unser Projektmanagement-Team.

> Zu den bisherigen Bereichen werden nun auch die Beschaffungsgruppen "IT-Software, Telefonie und Datenkommunikation, Telefonanlagen, Sicherheits- und Überwachungsanlagen" von Andreas Eder & Team abgewickelt.

> Die Beschaffungsgruppen chemische Mittel, Reinigungsmittel u. -material, Lacke, Pharma, medizintechnische Standardausrüstung und -geräte, medizinische Behelfe, Essensbons, Bekleidung, Flachwäsche Wäscherei, Miettextilien (sowie fakultativ: Beratung und Media – Schaltung) wurden von Jürgen Jonke und seinen Mitarbeitern übernommen.

> Die "Reinigung" fällt nun vollständig in den Bereich von Franz Deninger, Christoph Guserl und Natalie Touray.

> Änderung der Beschaffungsgruppe Fachbücher: Das Parlament hat am 01.12.2004 in einem Entschließungsantrag den Bundesminister für Finanzen aufgefordert, Fachbücher nicht mehr zentral durch die BBG zu beschaffen, um auf die nunmehr unbefristete Verlängerung der Buchpreisbindung und die besondere Struktur des Buchhandels Rücksicht zu nehmen.Da die Firma Morawa bereit ist den politischen Willen, Fachbücher nicht zentral zu beschaffen, sofort umzusetzen, wurde die BBG beauftragt, dem Ersuchen, den Vertrag einvernehmlich aufzulösen, nachzukommen. Damit ist die Abwicklung der Beschaffung von (Fach)büchern, ab 01.01.05 eigenverantwortlich abzuwickeln. Bei Fragen oder Unterstützung stehen Ihnen gerne die Mitarbeiter der BBG unter Tel. 0810 - 222 224 zur Verfügung.

BBG 2004

31


2005 Ausblick 2005 AUSBLICK

BBG 2004

32

2005


Service im Bund und die Rolle der BBG

Die BBG bekommt die Chance Serviceaktivitäten wie Telefonie, IT-Supportdienstleistungen, Fuhrpark, Vergaberechtskompetenzcenter des Bundes, Bundesreiseservice etc. im Bund zu übernehmen. Die BBG in ihrer Servicerolle wurde am 09. März 2005 per Ministerratsbeschluss mit der Projektleitung für folgende Bereiche beauftragt: 1. Telefonie: technische und organisatorische Neugestaltung der Festnetz- und Mobiltelefonie im Bund 2. Dienstreisen: Koordination und Organisation der Dienstreisen (zu bestmöglichen Preiskonditionen) im Bund 3. Vergabewesen: Aufbau eines Vergaberechtskompetenzcenters des Bundes für die juristische Unterstützung aller Ausschreibungen im Bund

Weitere bedeutende Projekte der BBG Das Jahr 2005 wird stark durch das Implementierungsprojekt e-shop.gv.at geprägt sein. Die Einführung e-shop.gv.at wird sowohl innerhalb der BBG als auch bei Kunden und Lieferanten zu einer veränderten optimierten Ablauforganisation führen. Ein weiterer Schwerpunkt in diesem Jahr stellt die Optimierung des Beschaffungscontrollings dar. Hier stellt sich vor allem die Herausforderung, die Durchlaufzeiten der Datenverarbeitung der Beschaffungsmeldungen bei steigendem Beschaffungsvolumen, im Bestfall konstant und auf jeden Fall unterproportional im relativen Anstieg zu halten. Darüber hinaus soll auch analysiert werden, ob die Berichtsqualität optimiert werden kann. Auch das Thema Vergabeworkflow bleibt weiterhin bestehen und die Sicherstellung des internen IT-Betriebes muss auch im Jahr 2005 durchgehend gewährleistet werden.

Projektmanagement Einkauf für EU Vorsitz 2006 Die BBG hat für einen Großteil von Beschaffungen, die für die EU Präsidentschaft von Österreich im 1. Halbjahr 2006 benötigt werden, den Einkauf übernommen. Die diesbezügliche Koordination wird vom Bereichsleiter Herrn Günther Rescheneder durchgeführt. Begonnen mit der Bedarfserhebung für die Hotels im September 2004 und dem Ergebnis der Bedarfserhebung, konnte ein Potenzial von ca. 25.000 Nächtigungen für den Zeitraum der EU Präsidentschaft von Österreich im 1. Halbjahr 2006 eruiert werden. Mittlerweile sind auch weitere Beschaffungsaktivitäten wie z. B. Catering, Bustransporte, Flugreisen, Bedarfsflüge, etc. bereits abgeschlossen, in Ausschreibung oder in Vorbereitung. Sämtliche Infos zu den Verträgen finden Sie auf unserer Homepage www.bbg.gv.at.

BBG 2004

33


BBG Verträge (aktuelle Verträge unter: www.bbg.gv.at) Beschaffungsgruppe

Vertrag

Bekleidung

persönliche Schutzausrüstung [PSA] Berufsbekleidung (Sicherheits)- Schuhe Flachwäsche Matratzen + Kopfpölster (Verhandlungsv.) Kochbekleidung Briefpost Rahmenvertrag Briefpost Frankiermaschinen Feldpost Büromaterial IT-Zubehör Kopierer (S/W + Farb) Diktiergeräte Kopierer NRG/Gestetner (Rahmenvereinbarung) Kopierer OCE (Rahmenvereinbarung) Kopierer Kyocera (Rahmenvereinbarung) Kopierer Minolta (Rahmenvereinbarung) Faxgeräte Reinigungsmittel Foto- & Filmmaterial chemische Mittel - Baumarkt Strahlenfrühwarnsystem Datenkommunikation Drucksachen Defibrillatoren HF-Messgeräte Elektronikkomponenten Batterien Batterien LR20 Mono Elektrische Energie (OÖ teilweise) Elektrische Energie (Wien, NÖ, Bgld) Elektrische Energie (OÖ tw., Stmk, V) Elektrische Energie (Ktn) Elektrische Energie (Slbg) Elektrische Energie (T) Elektrische Energie (OÖ tw.) Gas (Niederösterriech) Gas (Stmk, Bereich Leoben) Gas (OÖ: Linz, OÖ Ferngas, Wels, Ried) Gas (Burgenland) Gas (Wien) Gas Kärnten (ohne Klagenfurt) Erdgas Steyr Gas Salzburg Gas Vorarlberg + Bregenz Erdgas Steiermark Fernwärme ÖFWG Erdgas Wien Fernwärme Wien (Fach)bücher, (Fach)zeitschriften, elektr. Medien, andere Periodika (Tages)zeitungen Abfallentsorgung MILKO OÖ Schließanlagen Elektr. Maschinen, Geräte, Ausstattg und Verbrachsartikel Küchenmüllentsorgung Küchenmaschinen Lieferg, Aufstellg u. Inbetriebn. V. Combidämpfern Brandmeldeanlage Staatsarchiv Arbeitsmed. + Sicherheitstechn. Betreuung Wäschereimaschinen

Briefpost

Büro- u. EDV-Material Büromaschinen

Chem. Mittel

Datenkommunikation Drucksachen Elektrogeräte

Energie

Fachzeitschrift Facility Management

BBG 2004

34


Beschaffungsgruppe

Vertrag

Facility Management

Errichtg. und Lieferg. von Betriebs- und Lehrküche Sicherheitsfachkraft Kärnten Sicherheitsfachkraft Steiermark Reifen Transporter - Kategorie "B" Transporter - Kategorie "C" Kurzreisebusse Klein-LKW Regierungsfahrzeug Motorräder Dienstfahrzeuge der Ober- und Obermittelklasse Bewachung Sicherheitsk.Flughafen Innsbruck+Klagenfurt Sicherheitskontrollen in LG f. Strafsachen Schließdienst am Militärfriedhof Innsbruck Sicherheitskontrollen in LG f. Strafsachen Revierdienst - Agrarmarkt Austria Portierdienst . Agramarkt Austria Sicherheitsdienstltg. Bundessozialamt Wien Sicherheitsdienstltg. Energie Controll Wien Portier- u. Revierdienst BEV Sicherheitsdienstleistung Rechnungshof Sicherheitskontrolle Flughafen Wien/Schwechat Heizöl (gesamter Bund) SUN-Komponenten Scanner Netzwerkkomponenten "Enterasys" Farbtintenstrahldrucker DIN A0+ Drucker Daten- und Reinigungskassetten Printserver Farbtintenstrahldrucker A3 Komponenten der Hersteller "NORTEL Networks" Komponenten der Hesteller "3Com" PCs und Bildschirme 2004_01 Beamer / Projektoren IT_Hardware_Burgenland 2004_02 Notebooks 2004_01 Netzwerkkomponenten "CISCO 2004" Server 2004 Apple 2004 Scanner Netzwerkkomponenten "Enterasys" TFT-Bildschirme 2004-09 Kartenleser MicrografX Rahmenvertrag Autodesk Rahmenvertrag Adobe Rahmenvertrag Microsoft Lizenzen Select Vertrag Druckerverbrauchsmaterial European Computer Drivers Licence (ECDL) Händlerausschreibung Standard-SW Rahmenvertrag Novell Rahmenvertag Citrix Rahmenvertrag Sophos Rahmenvertrag NAI Rahmenvertrag Symantec SW f. Schulbibliothek ELAKimBund Oracle Rahmenvertrag Standard-SW (Viren-SW)

Fuhrpark

Geb.-Bewachung

Heizöl IT-Hardware

IT-Software

BBG 2004

35


Beschaffungsgruppe IT-Software

Labormaterial

Lebensmittel

Metallprodukte

Möbel

Paketpost

Papier

Pharma Projektunterstützung Reinigung

Telefonanlagen Telefonie

Transporte

BBG 2004

36

Vertrag Microsoft School Agreement IBM Rahmenvertrag Select Rahmenvertrag Microsoft (neu) CA-Rahmenvertrag MS Enterprise Agreement Rahmenvertrag Veritas Rahmenvertrag "SurfControl" Händlerausschreibung MS RV F-Secure Anti Virus Lizenz Labor Gase Laborverbrauchsmaterial inkl. GC-Materialien, Laborkleingeräte, Laborreagenzien Lehrmittel für Physik, Chemie u. Biologie Lebensmittel Trockenwaren/Haltbarkeitsprodukte Lebensmittel, Suppen, Soßen, Bindemittel Fleisch/Wurstwaren Back- und Konditorwaren Metall (Teillose) Prüf- und Messmittel e-tendering Fräsmaschine Dreh- + Fräsmaschinen Schulmöbel Tamsweg Schulmöbel AHS Bludenz Schulmöbel Wörgl Arbeitsplatzbezogene Büromöbel Lieferung + Montage Schulmöbel u. Schulbuffeteinrichtungen Karniesen Kurierdienst (BMaA) Transportdienst (BMJ) Rahmenvertrag Paketpost (Österr. Post AG) Paketpost - Expressdienst Papier RB 01 2004 Hygienepapier 01 2004 Papier Q4_04 Papier Q1/05 Arzneimittel Archiv für BMJ (Verhandlungsverfahren) Reinigung Reinigung 2/01 Wien Reinigung Kärnten Reinigung Steiermark Reinigung EK Cobra Reinigung IFA Tulln Reinigung NÖ / Burgenland Reinigung OÖ Reinigung Tirol u. Vorarlberg Reinigung Salzburg Reinigung Wien III Reinigung Kärnten Schulen / Uni Innsbruck Reinigung Wien IV (Schulen + Verw. Gebäude) Reinigung (Wien V + Bundesländer) Reinigung Land Kärnten Fensterreinigung in Bundesdienststellen und Schulen der Stadt Graz Reinigung Wien VI Telefonanlagen Provider Telefonie (Festnetz/ Mobilfunk) Bereitstellung von WAN-Diensten Strahlenfrühwarnsystem Lösung TUS Bahn-Kontrakt /Businesscard Bedarfsflüge Bahn Kontraktverhandlung Bundeskreditkarte


Beschaffungsgruppe

Vertrag

Transporte

Bustransportleistungen (Region Tirol/Vorarlberg) Hotels / Nächtigung Tankkartensystem des Bundes (öffentliche Tankstellen) Treibstoff / frei-Haus-Lieferung (Eurosuper/Diesel) Treibstoffe (Eurosuper+Diesel+Winter-D.) Selbstabholer 2005 Bereitstellung von Flugtreibstoff Jet A 1 Schmierstoffe (gesamter Bund) Reinigung von Wäsche und Flachwäsche Reinigung von Wäsche und Flachwäsche S4 Reinigung von Wäsche und Flachwäsche T3 Reinigung von Wäsche und Flachwäsche V1 Werkstätteneinrichtung Werkstättenausstattung Werkzeuge handgeführt elektr. Werkzeuge + Geräte

Treibstoffe

Wäscherei

Werkstattausrüstung

BBG 2004

37


BBG 2004

38


Impressum Herausgeber: Bundesbeschaffung GmbH Geschäftsführung: Andreas Nemec, Michael Ramprecht Aufsichtsrat: Vorsitz: Dkfm. Michael Gröller Gen. Dir. DI Johann Marihart Mag. Herbert Preglau Mag. Martin Sailer

Redaktion: Eveline Pfneiszl

Druckfehler vorbehalten

BBG 2004

39


0 T채tigkeits

Bundesbeschaffung GmbH A-1020 Wien, Obere Donaustr. 63 Hotline: 0810 - 222 224 Tel.: +43 (0)1 245 70 - 0 Fax.: +43 (0)1 245 70 - 99 e-mail: office@bbg.gv.at www.bbg.gv.at

Tätigkeitsbericht 2004  

Tätigkeitsbericht der Bundesbeschaffung GmbH für das Jahr 2004

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you