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www.beschaffung-austria.at

Die Zeitung für den öffentlichen Einkauf

Nr. 6 I Oktober 2008

Liebe Leser,

dass sich modernes Einkaufsmanagement nicht damit zufrieden geben darf, die besten Waren und Produkte einzukaufen, hat „Beschaffung Austria“ immer wieder herausgearbeitet. Die Optimierung des Beschaffungszyklus und die Senkung der Prozesskosten ist die zweite große Herausforderung, der wir uns als Einkaufsdienstleister der Republik tagtäglich stellen. Eine zentrale Rolle kommt dabei den elektronischen Werkzeugen zu. Diese sollen jetzt in einem faszinierenden EU-Projekt standardisiert werden, um mehr Wettbewerb unter den Lieferanten und höhere Benutzerfreundlichkeit für die Verwaltung zu ermöglichen. Andreas Nemec, Hannes Hofer Geschäftsführer der BBG

Inhalt Beschaffungs-Kreislauf ....... 2

E-Procurement auf der Suche nach europäischen Standards

Von der Bekanntmachung bis zur elektronischen Rechnung – Portraits österreichischer E-Procurement-Lösungen.

Internationale Lösungen ..... 4 In welchen Ländern schon elektronische Einkaufsplattformen in Verwendung sind.

Geringere Kosten, höhere Transparenz, erleichterter Zugang – ein durchgängiger Workflow bei der elektronischen Beschaffung bietet ein Bündel an Vorteilen. Das EU-Projekt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) will jetzt den grenzüberschreitenden Einkauf erleichtern. „Neben kostengünstigen Waren

und Dienstleistungen stellt die Optimierung der Beschaffungsprozesse den zweiten wesentlichen Kostenhebel im öffentlichen Einkauf dar“, ist Andreas Nemec, Geschäftsführer der Bundesbeschaffungsgesellschaft, überzeugt. Deshalb hat sich Österreichs Einkaufsdienstleister schon vor Jahren daran gemacht, mit einer webbasierten Einkaufsplattform auch die Prozesskosten des Einkaufs zu senken. Mittlerweile laufen mehr als 80 Prozent der Bestellvorgänge bei der BBG via Internet ab – ein europäischer Spitzenwert. „Der e-Shop der BBG hat gezeigt, was mit E-Procurement alles möglich ist“, berichtet Johannes Wimmer, der die Einkaufsplattform der Bundesbeschaffung entwickelt hat. Doch elektronischer Einkauf umfasst nicht nur die Bestellung, sondern den gesamten Einkaufsprozess von der Ausschreibungsplanung bis zur Auftragsabwicklung. „Elektronisch Rechnungen zu legen und Vergabeverfahren durchzuführen sind unsere nächsten Ziele“, so Wimmer. E-Tendering, die elektronische

Abwicklung von Vergabeverfahren, ist schon vorbereitet und wurde auch schon zufriedenstellend getestet, die rechtlichen Rahmenbedingungen sind aber noch nicht ausgereift. Der Application Manager der BBG sieht mehrere Vorteile im elektronischen Beschaffungszyklus: „Zum einen lässt sich enorm viel Zeit einsparen – die gesamte Zettelwirtschaft fällt weg.“ Ein großer Vorteil sei aber auch die erhöhte Transparenz im heiklen Vergabewesen: „Der gesamte Ablauf des Beschaffungsprozesses wird elektronisch abgebildet und ist daher leichter nachvollziehbar.“ Schlussendlich soll durch die elektronischen Portale aber auch der Zugang zu Informationen erleichtert und damit mehr Unternehmen die Teilnahme am Wettbewerb ermöglicht werden. in ganz europa elektronisch einkaufen

Auf die positiven Erfahrungen der Bundesbeschaffung greift auch das EU-Projekt Peppol zurück, an dem sich neben Österreich auch Dänemark,

Deutschland, Finnland, Frankreich, Italien, Norwegen und Ungarn beteiligen (siehe Seiten 8–12). Das mit einem Gesamtbudget von 20 Millionen Euro dotierte Projekt verfolgt das ehrgeizige Ziel, dass jedes Unternehmen in der EU mit jeder ausschreibenden Stelle Beschaffungsverfahren elektronisch abwickeln kann. Innerhalb von drei Jahren sollen europaweit verbindliche Standards für E-Procurement-Systeme entwickelt werden. Gemeinsam mit dem Finanzministerium und dem Bundesrechenzentrum bildet die BBG den österreichischen Projektpartner peppol.at. Johannes Wimmer ist froh über die Mitwirkung: „Es ist auf jeden Fall von Vorteil, von Anfang an bei der Entwicklung eines einheitlichen EU-weiten Beschaffungssystems mitzuwirken und unsere Erfahrungen einbringen zu können. Mitgestalten ist immer besser als nachjustieren.“ 2009 soll das erste Pilotmodell gestartet werden, 2011 soll E-Procurement dann EU-weit möglich sein. Stefan Drachsler

Lieferanten ..................... 6 Ein Überblick über die wichtigsten Anbieter im Bereich E-Procurement.

Peppol .......................... 8 Ein EU-Projekt entwickelt Standards für europaweiten elektronischen Einkauf.

Work-Packages ............... 10 Was sich die Projektpartner vorgenommen haben.

Kurzkommentare ............. 12 Die österreichischen Projekt­ partner über die Vision hinter dem europäischen Projekt.


Ausschreibungen im Internet auftrag.at unterstützt Vergabestellen bei der Veröffentlichung von Ausschreibungen und Firmen bei der Auftragssuche. Unternehmer

und

Manager

haben es im Medien- und Informationszeitalter nicht leicht, im harten Wettbewerb an lukrative Aufträge zu kommen. „Mehrere tausend Bekanntmachungen zu Ausschreibungen in Österreich und ein Vielfaches davon im gesamten europäischen Raum gestalten das Auffinden von relevanten Ausschreibungen schwierig“, weiß auch Ausschreibungsexperte Paul Humann von der „Wiener Zeitung“ – und bietet Unterstützung an. Professionelle Hilfe können Kunden über die Online-Plattformen lieferanzeiger.at und auftrag.at in Anspruch nehmen. „Wir sind Content Provider“, erklärt Humann, „unsere Auftragsdatenbank umfasst die Ausschreibungen von Landesamtsblättern, der „Wiener Zeitung“ und der Europäischen Union. Unsere Kunden informieren wir regelmäßig und umfassend über potentielle Aufträge.“ Die Vorteile für Abonnenten liegen auf der Hand: Der Kunde spart Zeit für die Recherche und die Kosten für gedruckte Ausschreibungsmedien.

Online-Vergabe spart Papier, Zeit und Geld

Ankö: Eignung dauerhaft nachweisen

ÖBB kaufen seit 2002 elektronisch ein und freuen sich über die Einsparungen an Zeit und Geld.

Im Auftragnehmerkataster Österreich sind über 8000 Unternehmen gelistet, die online ihre Eignungsnachweise hinterlegt haben.

waren früher teuer und aufwändig, vor allem Ausschreibungen haben sich über Tage und Monate gezogen. Die Büros waren voller Aktenberge und der Postweg war langsam und unsicher“, berichtet Roland Irnberger, Einkaufsmanager bei der ÖBB-Infrastruktur Bau AG. Seit 2002 ist vieles anders. Mit der Einführung des Internet-Vergabesystems @-AVA-Online geht alles viel schneller. Ausschreibungen und Angebotslegungen erfolgen seitdem vorwiegend auf elektronischem Weg. Vom Bearbeiter einer Ausschreibung werden die Projektdaten erfasst und nach interner Genehmigung über die Plattform an

Wenn ein Bürgermeister eine

„Beschaffungen

einen ausgewählten Bieterkreis oder über lieferanzeiger.at und „Wiener Zeitung“ veröffentlicht. Mit dem @-AVA-Assi haben es aber auch Anbieter leichter, auf Ausschreibungen von ÖBB und Asfinag zeitgerecht und umfassend antworten zu können. „Bei diesem Prozess wird ein Angebotshauptteil erstellt, der die wichtigsten Informationen wie Summe, Gegenstand und Bieterdaten enthält“,

erklärt Irnberger. Sind alle erforderlichen Daten gespeichert und signiert, werden die Angebote bewertet und der Bestbieter ermittelt. Die bisherigen Erfahrungen sind durchwegs positiv. Lediglich der Erklärungsaufwand für die elektronische Signatur ist noch relativ hoch. Die Vorteile wie Beschleunigung, Kostenreduktion und Flexibilität überwiegen, eine Rückkehr zum alten System der papier-basierten Vergabe ist laut Irnberger völlig undenkbar.

Katalogmanagement

Vergabe

Der Ablauf von Bedarfserhebung/ -bündelung

Beschaffung Austria

Beschaffung

In Österreich gibt es bereits zahlreiche Online-Lösungen für den Beschaffungs­ prozess. Ein durch­ gängiger elektronischer

E-Procurement Workflow von der Bekanntmachung bis zur analytischen Auswertung ist derzeit aber technologisch noch nicht verwirklicht.

Lieferantenmanagement

kostenlos.“ Die Voraussetzungen – Internetanschluss und Online-BankingZugang – sind leicht erfüllt, der User wird nach Einlangen neuer Belege per E-Mail informiert. Im Unterschied zu herkömmlichen Zahlungsmodalitäten spart diese Variante Zeit und Geld. Vor allem Unternehmen profitieren – sie können über das EBPP-Portal (Electronic Bill Presentment and Payment) mittlerweile knapp 385.000 Partnerfirmen und Privatkunden rasch und effizient versor-

Rechnung

Bezahlung

Lieferantenbewertung

Analyse gen. Die Bearbeitung von Aufträgen erfolgt sofort nach Zahlungsfreigabe – je nach Institut dauert die gesamte Abwicklung ein bis zwei Werktage. Natürlich können falsche Rechnungen online beeinsprucht und zurückgewiesen werden, zusätzliche Funktionen ermöglichen eine rasche Kontaktaufnahme mit dem Absender. Die Dokumente werden gespeichert und können sieben Jahre lang eingesehen werden. Ein aufwendiges Verschlüsselungs­ system erfüllt alle heute denkbaren ­Sicherheitsanforderungen.

Mehr als 300.000 Artikel, auf-

gelistet in rund 300 Katalogen, bietet der seit 2006 bestehende e-Shop der Bundesbeschaffung an und erfreut sich nicht nur bei Ministerien und ausgegliederten Einrichtungen, sondern auch bei Ländern und Gemeinden immer größerer Beliebtheit. „Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst war das Bestellen von Waren und Dienstleistungen in der Vergangenheit aufwändig und fehleranfällig“, berichtet Andreas Nemec, Geschäftsführer der BBG. Früher mussten über ein geschütztes Portal

Ein Online-Bookingtool findet die billigsten Flüge, Mietwagen und Hotels und reduziert die Prozesskosten bei der Buchung. kostet der günstigste Flug von Wien nach Madrid? Fragen, die für reisende Politiker, Diplomaten oder Beamte bislang nicht leicht zu beantworten waren. Bei der Bundes­beschaffung, die für die Reisebuchungen ver­antwortlich zeichnet, kennt man die Tariflandschaft ganz genau: Die Preisspanne für die Kurzstrecke nach Spanien liegt zwischen 177 Euro und 1705 Euro. Seit der Einführung des von TraviAustria entwickelten Online-Bookingtools e-Reisen im Jahr 2007 können sich die Mitarbeiter der Verwaltung selber einen Überblick über alle Angebote verschaffen und per Mausklick die günstigsten Flüge, Mietwagen und Hotelzimmer buchen. Wie viel

Günther Rescheneder, verantwortlich für Dienstreisemanagement in der BBG, zeigt sich zufrieden: „Bisher wurden Reisebuchungen von Dienststellen telefonisch über ein Reisebüro abgewickelt, dabei konnten kommerzielle Überlegungen des Reisebüros sowie persönliche Präferenzen von Reisenden nicht ausgeschlossen werden.“ Mit e-Reisen wird nun die günstigste Reisemöglichkeit neutral und objektiv dargestellt. Ob Standard- oder Bundtarife, Direkt- oder Gabelflüge (der Zielort des Hinfluges stimmt mit dem Rückflugsort nicht überein) – die Buchungsplattform liefert binnen Sekunden das beste Ergebnis. Hinzu kommen Funktionen wie Währungsrechner, Visabestimmungen, reisemedizinische Informationen oder Veranstaltungstipps für das gebuchte Reiseziel. Die positiven Effekte dieses Verwaltungsreformprojekts können sich sehen lassen. Über zwei Millionen Euro werden jährlich durch die reduzierten Prozesskosten und durch die Wahl günstigerer Verbindungen eingespart. e-Reisen steht 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zur Verfügung. Knapp die Hälfte aller Dienstreisen wird mittlerweile über das Tool gebucht. Tendenz steigend.

Berichtswesen Bekanntmachung

Lob für das Online-Tool kommt aus dem Finanzministerium (BMF). „Das System E-Rechnung ist ein durchgängiger elektronischer Prozess ohne Medienbrüche“, erklärt Thomas Palmetzhofer, „der Stromlieferant oder Telefonanbieter schickt die Rechnung nicht mehr per Briefpost, sondern direkt an das Online-System E-Rechnung. Registrierte Nutzer können über ihren normalen Online-BankingZugang alle Rechnungsdetails einsehen und entscheiden, wie, wann und wie viel sie bezahlen wollen. Und das alles

Online-Kataster aufgenommen werden. Die Vorteile für den Bürgermeister sind evident. Der Ankö bietet im Vergabeverfahren rechtliche Sicherheit durch transparente und nachvollziehbare Grundlagen und beschleunigt die Prüfvorgänge und die Abwicklung von Vergabeverfahren. Aber auch die Unternehmen profitieren: Da die Eignungsnachweise nun nicht mehr bei jedem Vergabeverfahren einzeln beizubringen sind, sparen die Bieter Zeit und Geld. Die Kostenvorteile durch den Ankö liegen für Unternehmen deutlich über 20 Millionen Euro im Jahr. Dazu kommen noch die Ersparnisse des Auftraggebers.

Wareneingang

Mit einem Klick Rechungen bezahlen – gerade für Unternehmen zahlt sich das neue Zahlen per E-Rechnung finanziell und zeitlich aus.

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Bestellmanagement

Ausschreibung (Tendering)

Rechnungen online bezahlen

Rechnung verlegt und tagelang verzweifelt gesucht? Wer hat nicht schon einmal vergessen, einen zugeschickten Zahlschein fristgerecht einzuzahlen? Um solchen Problemen zu begegnen, haben Behörden und führende Banken (Bank Austria, Erste Bank und Raiffeisen) bereits im Jahr 2003 eine elektronische Lösung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger entwickelt.

erklärt Geschäftsführer Alfred Jöchlinger, „derzeit sind über 8000 Unternehmen mit ihren Eignungsnachweisen verzeichnet. Rund 4000 Vergabeverantwortliche greifen regelmäßig auf die Unternehmensdaten zu, um die vergaberechtliche Eignungsprüfung vorzunehmen.“ Befugnisse, Leistungsfähigkeit, Firmenbuchdaten, Bonität und Zuverlässigkeit der Bewerber werden vorab geprüft, sodass nur solide und vertrauenswürdige Firmen in den

Bekanntmachung

Für ausschreibende Stellen wiederum hat lieferanzeiger.at ein vielversprechendes Angebot parat: Die Internetplattform unterstützt Vergabestellen bei der fristgerechten Publikation und Verwaltung von Ausschreibungsinformationen. Dabei werden die Daten online erfasst, auf Formalfehler überprüft, an ausgewählte Medien wie beispielsweise die „Wiener Zeitung“ weitergeleitet und potentiellen Bietern als Download zur Verfügung gestellt. „Die Weiterleitung der Daten erfolgt natürlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben der EU“, fügt Humann hinzu, „der Kunde spart sich Arbeit, Zeit und Sorgen. Gibt es einmal Fragen zu Ausschreibungen, so ist der Helpdesk von auftrag.at die erste Anlaufstelle. In fast allen Fällen können wir die Fragen selbst beantworten oder Auskunft erteilen, wer weiterhelfen kann.“

Wer hat nicht schon einmal eine

Tiefgarage errichten lassen will, muss er ein Verfahren nach dem Bundesvergaberecht durchführen. Die Suche nach einem Bauunternehmen erleichtert ihm der Auftragnehmerkataster Österreich (Ankö), in dem seit dem Jahr 2000 öffentliche Auftraggeber (Bundesministerien, Gebietskörperschaften, ausgegliederte Rechtsträger) nach geeigneten Unternehmern suchen können. „Der Ankö ist eine Erfolgsgeschichte“,

Günstig und schnell auf Dienstreise

Wo die Re­publik shop­pen geht Der e-Shop der Bundesbeschaffung ist ein elektronisches Katalogund Bestellsystem, das den Einkauf um rund 70 Prozent beschleunigt. aus Vertragsdaten und Preislisten die relevanten Informationen entnommen und der Bestellprozess mit dem Lieferanten über Fax, Telefon, Postweg oder E-Mail abgewickelt werden. Dieser langwierige Prozess gehört nun der Vergangenheit an. „Professioneller Einkauf heißt nicht nur, beste Preise zu erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen“, zeigt sich Nemec überzeugt. „Je effizienter der Einkauf funktioniert, desto mehr Steuergeld wird gespart.“ Im

Schnitt sinkt der Zeitaufwand pro Bestellung um rund 70 Prozent. So konnten allein auf Kundenseite seit Beginn des Produktivbetriebes im Jänner 2006 bereits fünf Millionen Euro an Prozesskosten eingespart werden. Einmal im e-Shop registriert, kann der Nutzer über verschiedene Suchmöglichkeiten nach Produkten suchen und diese in seinen Warenkorb legen. Bei positiver Abfertigung erhält der Lieferant ein Info-Mail und kann die Bestellung über einen Zugang im Lieferantenportal einsehen und in unterschiedlichen

Formaten in sein Warenwirtschaftssystem übernehmen. Derzeit sind mehr als 11.000 Nutzer aus rund 2500 Organisationen im e-Shop registriert. Das durchschnittliche Bestellvolumen beträgt bei etwa 3100 Bestellungen 10,5 Millionen Euro im Monat. Christoph Rella

Beschaffung Austria

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Ausschreibungen im Internet auftrag.at unterstützt Vergabestellen bei der Veröffentlichung von Ausschreibungen und Firmen bei der Auftragssuche. Unternehmer

und

Manager

haben es im Medien- und Informationszeitalter nicht leicht, im harten Wettbewerb an lukrative Aufträge zu kommen. „Mehrere tausend Bekanntmachungen zu Ausschreibungen in Österreich und ein Vielfaches davon im gesamten europäischen Raum gestalten das Auffinden von relevanten Ausschreibungen schwierig“, weiß auch Ausschreibungsexperte Paul Humann von der „Wiener Zeitung“ – und bietet Unterstützung an. Professionelle Hilfe können Kunden über die Online-Plattformen lieferanzeiger.at und auftrag.at in Anspruch nehmen. „Wir sind Content Provider“, erklärt Humann, „unsere Auftragsdatenbank umfasst die Ausschreibungen von Landesamtsblättern, der „Wiener Zeitung“ und der Europäischen Union. Unsere Kunden informieren wir regelmäßig und umfassend über potentielle Aufträge.“ Die Vorteile für Abonnenten liegen auf der Hand: Der Kunde spart Zeit für die Recherche und die Kosten für gedruckte Ausschreibungsmedien.

Online-Vergabe spart Papier, Zeit und Geld

Ankö: Eignung dauerhaft nachweisen

ÖBB kaufen seit 2002 elektronisch ein und freuen sich über die Einsparungen an Zeit und Geld.

Im Auftragnehmerkataster Österreich sind über 8000 Unternehmen gelistet, die online ihre Eignungsnachweise hinterlegt haben.

waren früher teuer und aufwändig, vor allem Ausschreibungen haben sich über Tage und Monate gezogen. Die Büros waren voller Aktenberge und der Postweg war langsam und unsicher“, berichtet Roland Irnberger, Einkaufsmanager bei der ÖBB-Infrastruktur Bau AG. Seit 2002 ist vieles anders. Mit der Einführung des Internet-Vergabesystems @-AVA-Online geht alles viel schneller. Ausschreibungen und Angebotslegungen erfolgen seitdem vorwiegend auf elektronischem Weg. Vom Bearbeiter einer Ausschreibung werden die Projektdaten erfasst und nach interner Genehmigung über die Plattform an

Wenn ein Bürgermeister eine

„Beschaffungen

einen ausgewählten Bieterkreis oder über lieferanzeiger.at und „Wiener Zeitung“ veröffentlicht. Mit dem @-AVA-Assi haben es aber auch Anbieter leichter, auf Ausschreibungen von ÖBB und Asfinag zeitgerecht und umfassend antworten zu können. „Bei diesem Prozess wird ein Angebotshauptteil erstellt, der die wichtigsten Informationen wie Summe, Gegenstand und Bieterdaten enthält“,

erklärt Irnberger. Sind alle erforderlichen Daten gespeichert und signiert, werden die Angebote bewertet und der Bestbieter ermittelt. Die bisherigen Erfahrungen sind durchwegs positiv. Lediglich der Erklärungsaufwand für die elektronische Signatur ist noch relativ hoch. Die Vorteile wie Beschleunigung, Kostenreduktion und Flexibilität überwiegen, eine Rückkehr zum alten System der papier-basierten Vergabe ist laut Irnberger völlig undenkbar.

Katalogmanagement

Vergabe

Der Ablauf von Bedarfserhebung/ -bündelung

Beschaffung Austria

Beschaffung

In Österreich gibt es bereits zahlreiche Online-Lösungen für den Beschaffungs­ prozess. Ein durch­ gängiger elektronischer

E-Procurement Workflow von der Bekanntmachung bis zur analytischen Auswertung ist derzeit aber technologisch noch nicht verwirklicht.

Lieferantenmanagement

kostenlos.“ Die Voraussetzungen – Internetanschluss und Online-BankingZugang – sind leicht erfüllt, der User wird nach Einlangen neuer Belege per E-Mail informiert. Im Unterschied zu herkömmlichen Zahlungsmodalitäten spart diese Variante Zeit und Geld. Vor allem Unternehmen profitieren – sie können über das EBPP-Portal (Electronic Bill Presentment and Payment) mittlerweile knapp 385.000 Partnerfirmen und Privatkunden rasch und effizient versor-

Rechnung

Bezahlung

Lieferantenbewertung

Analyse gen. Die Bearbeitung von Aufträgen erfolgt sofort nach Zahlungsfreigabe – je nach Institut dauert die gesamte Abwicklung ein bis zwei Werktage. Natürlich können falsche Rechnungen online beeinsprucht und zurückgewiesen werden, zusätzliche Funktionen ermöglichen eine rasche Kontaktaufnahme mit dem Absender. Die Dokumente werden gespeichert und können sieben Jahre lang eingesehen werden. Ein aufwendiges Verschlüsselungs­ system erfüllt alle heute denkbaren ­Sicherheitsanforderungen.

Mehr als 300.000 Artikel, auf-

gelistet in rund 300 Katalogen, bietet der seit 2006 bestehende e-Shop der Bundesbeschaffung an und erfreut sich nicht nur bei Ministerien und ausgegliederten Einrichtungen, sondern auch bei Ländern und Gemeinden immer größerer Beliebtheit. „Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst war das Bestellen von Waren und Dienstleistungen in der Vergangenheit aufwändig und fehleranfällig“, berichtet Andreas Nemec, Geschäftsführer der BBG. Früher mussten über ein geschütztes Portal

Ein Online-Bookingtool findet die billigsten Flüge, Mietwagen und Hotels und reduziert die Prozesskosten bei der Buchung. kostet der günstigste Flug von Wien nach Madrid? Fragen, die für reisende Politiker, Diplomaten oder Beamte bislang nicht leicht zu beantworten waren. Bei der Bundes­beschaffung, die für die Reisebuchungen ver­antwortlich zeichnet, kennt man die Tariflandschaft ganz genau: Die Preisspanne für die Kurzstrecke nach Spanien liegt zwischen 177 Euro und 1705 Euro. Seit der Einführung des von TraviAustria entwickelten Online-Bookingtools e-Reisen im Jahr 2007 können sich die Mitarbeiter der Verwaltung selber einen Überblick über alle Angebote verschaffen und per Mausklick die günstigsten Flüge, Mietwagen und Hotelzimmer buchen. Wie viel

Günther Rescheneder, verantwortlich für Dienstreisemanagement in der BBG, zeigt sich zufrieden: „Bisher wurden Reisebuchungen von Dienststellen telefonisch über ein Reisebüro abgewickelt, dabei konnten kommerzielle Überlegungen des Reisebüros sowie persönliche Präferenzen von Reisenden nicht ausgeschlossen werden.“ Mit e-Reisen wird nun die günstigste Reisemöglichkeit neutral und objektiv dargestellt. Ob Standard- oder Bundtarife, Direkt- oder Gabelflüge (der Zielort des Hinfluges stimmt mit dem Rückflugsort nicht überein) – die Buchungsplattform liefert binnen Sekunden das beste Ergebnis. Hinzu kommen Funktionen wie Währungsrechner, Visabestimmungen, reisemedizinische Informationen oder Veranstaltungstipps für das gebuchte Reiseziel. Die positiven Effekte dieses Verwaltungsreformprojekts können sich sehen lassen. Über zwei Millionen Euro werden jährlich durch die reduzierten Prozesskosten und durch die Wahl günstigerer Verbindungen eingespart. e-Reisen steht 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zur Verfügung. Knapp die Hälfte aller Dienstreisen wird mittlerweile über das Tool gebucht. Tendenz steigend.

Berichtswesen Bekanntmachung

Lob für das Online-Tool kommt aus dem Finanzministerium (BMF). „Das System E-Rechnung ist ein durchgängiger elektronischer Prozess ohne Medienbrüche“, erklärt Thomas Palmetzhofer, „der Stromlieferant oder Telefonanbieter schickt die Rechnung nicht mehr per Briefpost, sondern direkt an das Online-System E-Rechnung. Registrierte Nutzer können über ihren normalen Online-BankingZugang alle Rechnungsdetails einsehen und entscheiden, wie, wann und wie viel sie bezahlen wollen. Und das alles

Online-Kataster aufgenommen werden. Die Vorteile für den Bürgermeister sind evident. Der Ankö bietet im Vergabeverfahren rechtliche Sicherheit durch transparente und nachvollziehbare Grundlagen und beschleunigt die Prüfvorgänge und die Abwicklung von Vergabeverfahren. Aber auch die Unternehmen profitieren: Da die Eignungsnachweise nun nicht mehr bei jedem Vergabeverfahren einzeln beizubringen sind, sparen die Bieter Zeit und Geld. Die Kostenvorteile durch den Ankö liegen für Unternehmen deutlich über 20 Millionen Euro im Jahr. Dazu kommen noch die Ersparnisse des Auftraggebers.

Wareneingang

Mit einem Klick Rechungen bezahlen – gerade für Unternehmen zahlt sich das neue Zahlen per E-Rechnung finanziell und zeitlich aus.

2

Bestellmanagement

Ausschreibung (Tendering)

Rechnungen online bezahlen

Rechnung verlegt und tagelang verzweifelt gesucht? Wer hat nicht schon einmal vergessen, einen zugeschickten Zahlschein fristgerecht einzuzahlen? Um solchen Problemen zu begegnen, haben Behörden und führende Banken (Bank Austria, Erste Bank und Raiffeisen) bereits im Jahr 2003 eine elektronische Lösung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger entwickelt.

erklärt Geschäftsführer Alfred Jöchlinger, „derzeit sind über 8000 Unternehmen mit ihren Eignungsnachweisen verzeichnet. Rund 4000 Vergabeverantwortliche greifen regelmäßig auf die Unternehmensdaten zu, um die vergaberechtliche Eignungsprüfung vorzunehmen.“ Befugnisse, Leistungsfähigkeit, Firmenbuchdaten, Bonität und Zuverlässigkeit der Bewerber werden vorab geprüft, sodass nur solide und vertrauenswürdige Firmen in den

Bekanntmachung

Für ausschreibende Stellen wiederum hat lieferanzeiger.at ein vielversprechendes Angebot parat: Die Internetplattform unterstützt Vergabestellen bei der fristgerechten Publikation und Verwaltung von Ausschreibungsinformationen. Dabei werden die Daten online erfasst, auf Formalfehler überprüft, an ausgewählte Medien wie beispielsweise die „Wiener Zeitung“ weitergeleitet und potentiellen Bietern als Download zur Verfügung gestellt. „Die Weiterleitung der Daten erfolgt natürlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben der EU“, fügt Humann hinzu, „der Kunde spart sich Arbeit, Zeit und Sorgen. Gibt es einmal Fragen zu Ausschreibungen, so ist der Helpdesk von auftrag.at die erste Anlaufstelle. In fast allen Fällen können wir die Fragen selbst beantworten oder Auskunft erteilen, wer weiterhelfen kann.“

Wer hat nicht schon einmal eine

Tiefgarage errichten lassen will, muss er ein Verfahren nach dem Bundesvergaberecht durchführen. Die Suche nach einem Bauunternehmen erleichtert ihm der Auftragnehmerkataster Österreich (Ankö), in dem seit dem Jahr 2000 öffentliche Auftraggeber (Bundesministerien, Gebietskörperschaften, ausgegliederte Rechtsträger) nach geeigneten Unternehmern suchen können. „Der Ankö ist eine Erfolgsgeschichte“,

Günstig und schnell auf Dienstreise

Wo die Re­publik shop­pen geht Der e-Shop der Bundesbeschaffung ist ein elektronisches Katalogund Bestellsystem, das den Einkauf um rund 70 Prozent beschleunigt. aus Vertragsdaten und Preislisten die relevanten Informationen entnommen und der Bestellprozess mit dem Lieferanten über Fax, Telefon, Postweg oder E-Mail abgewickelt werden. Dieser langwierige Prozess gehört nun der Vergangenheit an. „Professioneller Einkauf heißt nicht nur, beste Preise zu erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen“, zeigt sich Nemec überzeugt. „Je effizienter der Einkauf funktioniert, desto mehr Steuergeld wird gespart.“ Im

Schnitt sinkt der Zeitaufwand pro Bestellung um rund 70 Prozent. So konnten allein auf Kundenseite seit Beginn des Produktivbetriebes im Jänner 2006 bereits fünf Millionen Euro an Prozesskosten eingespart werden. Einmal im e-Shop registriert, kann der Nutzer über verschiedene Suchmöglichkeiten nach Produkten suchen und diese in seinen Warenkorb legen. Bei positiver Abfertigung erhält der Lieferant ein Info-Mail und kann die Bestellung über einen Zugang im Lieferantenportal einsehen und in unterschiedlichen

Formaten in sein Warenwirtschaftssystem übernehmen. Derzeit sind mehr als 11.000 Nutzer aus rund 2500 Organisationen im e-Shop registriert. Das durchschnittliche Bestellvolumen beträgt bei etwa 3100 Bestellungen 10,5 Millionen Euro im Monat. Christoph Rella

Beschaffung Austria

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Italien

www.consip.it

Norwegen

www.ehandel.no

Virtueller Marktplatz für Italien

Zeitsparendes Einkaufen auf Norwegisch

Der ungarische Weg zur Ver­netzung

Finnland startet Dänen E-Orderingunterschreiben Plattform elektronisch

Per Mausklick durch deutsche Angebote

Landesweite Einkaufslösung in Bayern

Im Jahr 2000 beschloss das italie-

Dass Skandinavien ein guter Boden

Die ungarische „Vereinigung für

In Finnland gibt es rund hundert

Die Zeiten, in denen Unternehmen,

Der ehemalige Agrarstaat Bayern

nische Wirtschafts- und Finanzministerium ein umfassendes Programm zur Rationalisierung öffentlicher Ausgaben beim Kauf von Waren und Dienstleistungen. Ein wesentlicher Baustein dieser Reform war der elektronische Marktplatz Mepa, der von der italienischen Beschaffungsagentur Consip entwickelt wurde. Produkte werden auf diesem virtuellen Basar in gut strukturierter Form dem Käufer präsentiert.

Ungarn

kszfweb.econet.hu

Finnland

für pragmatische Lösungen ist, zeigt sich auch beim Thema elektronischer Einkauf. Verantwortlich für die Modernisierung der öffentlichen Beschaffung in Norwegen zeichnet Andre Hoddevik von der Internet-Lösung E-Handel (www.ehandel.no). Der freundliche, weißhaarige Skandinavier möchte mit der 2002 eingerichteten Plattform Vorteile für Verwaltung und Geschäftsleute herausholen. Hoddevik rechnet dabei mit einer Zeitersparnis von bis zu 40 Prozent und einer Kostenersparnis von bis zu 10 Prozent. Die norwegische Lösung ist eingebettet in ein System nationaler und lokaler Strategien, die schon 1999 gestartet wurden. Zentrale, regionale und lokale Institutionen haben die Möglichkeit, an E-Handel teilzunehmen.

www.netum.fi

Dänemark

www.oioubl.info

Deutschland

www.evergabe-online.de

Bayern

www.lfst.bayern.de 4

Beschaffung Austria

Die Kunden können einfach und direkt vom Katalog aus bestellen. Dabei bleibt das freie Spiel von Angebot und Nachfrage gewahrt: Alle Suchergebnisse von jedem anbietenden Unternehmen werden angezeigt, dadurch kann das gleiche Produkt zu den besten Konditionen und Preisen beschafft werden. Auch Consip greift in das Geschehen nicht durch Vorverhandlungen ein. 2002 wurde Mepa mittels Dekrets eingeführt und ist heute ein voll funktionierender und effektiver virtueller Marktplatz für Italiens öffentlichen Sektor. Gekauft und verkauft wird online, eine digitale Signatur garantiert die Transparenz des Prozesses. Käufer können sich sowohl direkt beim Katalog bedienen als auch über die Qualität der Produkte, den Preis oder die Arten der Dienstleistung mit den Anbietern verhandeln. 2007 wurden so bereits über 332.000 Produkte angeboten und über 28.000 Verträge online abgeschlossen. 90 Prozent der bei Mepa registrierten Lieferanten sind Klein- und Mittelbetriebe.

Trondheim, die drittgrößte Stadt Norwegens, war Trendsetter auf dem Weg zum elektronischen Einkauf. Mittlerweile haben allerdings auch schon die beiden größten norwegischen Städte, Oslo und Bergen, ihre eigenen E-Procurement-Lösungen. Einfach und unkompliziert soll alles sein – vor allem der Zugang für die Teilnehmer. EHandel bringt Verbesserungen bei der Qualität der Einkäufe und Steuerersparnisse durch mehr Vertrauen in eine funktionierende Beschaffung. Seit der Einführung der Internet-Lösung treten weniger Fehler auf – auch durch eine verbesserte Kontrolle mittels elektronischer Dokumentation.

den öffentlichen Einkauf“ hat zuletzt im März 2008 einen internationalen Workshop zum Thema E-Procurement in Budapest veranstaltet. Der Workshop, zu dem namhafte internationale Experten für E-Procurement-Lösungen und Entwickler der dafür benötigten Technologien geladen waren, war Teil einer dreitägigen Serie von Veranstaltungen. Den Höhepunkt bildete die E-Procurement-Konferenz am 13. März.

Die Teilnehmer wurden vor allem über das ungarische E-Auction-System informiert. Mit einem Dekret vom Jänner 2008 brachte die Budapester Regierung die elektronische Versteigerung in der öffentlichen Beschaffung auf Schiene. In Ungarn wurde dem in der Bevölkerung durch Ebay beliebten Versteigern besondere Aufmerksamkeit zuteil. Das ungarische Recht im Bereich öffentliche Beschaffung wurde in den letzten Jahren besonders in noch ungeregelten Bereichen wie der Online-Versteigerung mit den Direktiven der EU in Einklang gebracht. Außerdem ist man in Ungarn an einer europaweiten Harmonisierung der Gesetzeslage beim E-Procurement stark interessiert. Laszlo Ketszeri, Leiter des E-Procurement-Prozesses, betont: „Die Geschäftsmodelle der europäischen Länder unterscheiden sich und somit entwickeln sich verschiedene technische Funktionen, die wiederum einer gesamteuropäischen Kommunikation entgegenwirken. Die Online-Funktionen sollten einheitlich und benutzerfreundlich sein, brauchen aber auch einen Wiedererkennungswert.“

staatliche Einrichtungen und über 400 lokale und regionale Stellen. Die Regierung führte nun eine zentrale Lösung für E-Ordering ein. Juhani Koivunen, zuständig für die Einführung der Online-Bestellung, betont, dass den Einrichtungen der Regierung in Finnland empfohlen wird, E-Ordering zu verwenden. Bislang verfügten nur einige wenige Kommunen, also nichtstaatliche Stellen, über diese Möglichkeit. Die finnischen Kommunen sind an sich sehr unabhängig, aber angesichts von Geldknappheit – besonders in Zeiten der Finanzkrise – auch auf regionale Kooperation angewiesen. Mittelfristig könnte eine große E-Ordering-Lösung auch für Gemeinden interessant sein. Auf nationaler Ebene

läuft E-Ordering in Finnland nun als Pilotprojekt an, in drei bis vier Jahren sollen alle staatlichen Stellen in Finnland auf elektronischem Weg bestellen können. Die elektronische Bestellung ist noch nicht sehr entwickelt, da bislang der Fokus auf der Fakturierung oder Rechnungslegung über Computer (E-Invoicing) lag, bei dem Finnland auch Vorreiter ist. E-Ordering über die Grenzen Finnlands hinweg gibt es laut Juhani Koivunen kaum, weil ausländische Firmen, die in Finnland Geschäfte machen wollen, in der Regel sofort eine finnische Niederlassung gründen – damit bleiben die dann abgeschlossenen Kontrakte in nationalem Rahmen. Wr_Zeitung_09_08.qxd

Sonderbeilage der „Wiener Zeitung“ in Zusammenarbeit mit der „Bundesbeschaffung GmbH“ und der „dreistein Medienservice GmbH“.

Anzeigen: „dreistein Medienservice GmbH“ (1100 Wien, Columbusplatz Favoritenstraße 88-90)

Jetzt ist es soweit, aus den Begriffen „neue“ und „Raumpflege“ wurde die:

G. Rado GmbH & Co KG

GR – Gut und Rationell Beinahe zeitgleich mit unserem heutigen Jubiläum wollen wir uns auch nach außen hin aktualisieren. Fortschritt auf dem Fundament von 30 Jahren Erfahrung.

Verleger: „Wiener Zeitung GmbH“ (1040 Wien, Wiedner Gürtel 10) Druck: Herold Druck&Verlag AG (1030 Wien, Faradaygasse 6) Bildnachweis: S. 1: Peppol, Reuters, Bilderbox; S. 7: IBM; S. 8: Reuters; S. 9: Peppol; S. 12: Bundesministerium für Finanzen, Bundesrechenzentrum, Voglhuber

nungslegung, berührt das heikelste Feld elektronischer Kommunikation. Wenn es um finanzielle Transaktionen geht, haben viele User Hemmungen, den PC zu benutzen. Allerdings spa-

ren elektronisch signierte Rechnungen Zeit und Geld. Zum einen fällt weniger manuelle Arbeit an, zum anderen entfallen Porto-, Papier- und Druckkosten. Die Umstellung auf ein elektronisches System schont zudem die Umwelt. Freilich benötigt man dazu eine universale Geschäftssprache, und die will das Projekt Oioubl aus Dänemark etablieren. Die „Universal Business Language“ (UBL), die Oasis, die „Organisation für die Verbesserung strukturierter Informationsstandards“, entwickelt hat, diente als Grund­lage für die Entwicklung der dänischen Ver­sion. Der wichtigste Vorteil von Oioubl ist die Standardisierung von Geschäftsdokumenten für unterschiedliche Benutzer. Und weil UBL 2.0 ein flexibler, internationaler Standard ist, können Dokumente über nationale Grenzen hinweg ausgetauscht werden. Ein anderer Vorteil von Oioubl ist die Möglichkeit, voll automatisierte E-ProcurementProzesse zu entwickeln, in denen die elektronischen Dokumente automatisch erkannt und angepasst werden. Alle Oioubl-Dokumente wurden mit dem privaten und öffentlichen Sektor entwickelt und sind deshalb sehr benutzerfreundlich.

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die sich an Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung beteiligen, mühsam eine Vielzahl von Amtsblättern durchackern und Papiervordrucke ausfüllen mussten, sind in Deutschland vorbei. Im Jahr 2001 kam man im Beschaffungsamt des deutschen Innenministeriums (einer von vier zentralen Beschaffungsstellen des Bundes) auf die Idee, Einkaufsprozesse elektronisch zu unterstützen. Der „Öffentliche Einkauf Online“, damals eine revolutionäre Neuerung und zunächst

gilt in Deutschland schon länger als Vorreiter bei der Einführung innovativer technischer Lösungen. Auch bei der elektronischen Beschaffung will man an der Isar führend sein: In Zukunft wird der Freistaat alle Beschaffungs-

und Vergabemaßnahmen elektronisch und medienbruchfrei durchführen. Die geplanten Lösungen kommen von der Firma Healy Hudson.

nur für Zwecke des Innenministeriums gedacht, steht als wesentlicher Bestandteil der Initiative „Bund Online 2005“ heute der gesamten Bundesverwaltung zur Verfügung. Besucht man www.evergabe-online. de, kann man bereits nach wenigen einfachen Mausklicks ein Angebot abgeben. Zögerten die Unternehmen anfangs noch bei der Teilnahme an elektronischen Kommunikationslösungen, sind auf der Plattform mittlerweile mehr als 3000 Bieter registriert. Rund 330 Bundeseinrichtungen bestellen die im Verwaltungsalltag benötigten Produkte ganz einfach online – schwer ist nur die Wahl zwischen 25.000 Produkten aus über 225 verschiedenen Verträgen. Seitdem das Beschaffungsamt den Zugang mit einem Softwarezertifikat unterstützt, melden sich jeden Monat etwa 100 Wirtschaftsunternehmen an. Das EU-Ziel, die gesamte Auftragsvergabe ausschließlich online abzuwickeln, will Deutschland bis 2010 erreichen.

Bayern wird damit als erstes deutsches Bundesland landesweit eine einheitliche Beschaffungs- und Vergabeplattform implementieren. Mit dem neuen elektronischen Vergabe- und Beschaffungsmanagementsystem hofft Bayern, eine effizientere, aber dennoch voll rechtskonforme Abwicklung aller Vergabeverfahren gewährleisten zu können. Man verspricht sich eine Optimierung der Arbeitsabläufe, erhöhte Verfahrenssicherheit durch Fehlervermeidung, die Ermöglichung zentraler Vergabestellen in den Ressorts und die Möglichkeit, die Struktur der Beschafferstellen überprüfen zu können. Derzeit läuft die E-Procurement-Anwendung im bayrischen Landesamt für Steuern als Pilotprojekt. Der Einsatz bei weiteren Behörden ist ab Anfang 2009 geplant. Gerhard Lechner

Beschaffung Austria

Seite 1

BBG-Zuschlag jetzt auch für die Lexmark Farb-Businessklasse

IMPRESSUM „Beschaffung Austria“

Inhaltliche Verantwortung: „Bundesbeschaffung GmbH“ (1020 Wien, Lassallestraße 9b)

19.08.2008

E-Billing, die elektronische Rech-

Wir bleiben das Original Nur der Name ändert sich. Alle Kontaktpersonen, Anschrift, Firmenbuchnummer und Telefonnummer bleiben gleich, unser Angebot an Reinigungsund Serviceleistungen bleibt für Sie mindestens genauso individuell wie bisher – nur der Name hat sich geändert.

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Italien

www.consip.it

Norwegen

www.ehandel.no

Virtueller Marktplatz für Italien

Zeitsparendes Einkaufen auf Norwegisch

Der ungarische Weg zur Ver­netzung

Finnland startet Dänen E-Orderingunterschreiben Plattform elektronisch

Per Mausklick durch deutsche Angebote

Landesweite Einkaufslösung in Bayern

Im Jahr 2000 beschloss das italie-

Dass Skandinavien ein guter Boden

Die ungarische „Vereinigung für

In Finnland gibt es rund hundert

Die Zeiten, in denen Unternehmen,

Der ehemalige Agrarstaat Bayern

nische Wirtschafts- und Finanzministerium ein umfassendes Programm zur Rationalisierung öffentlicher Ausgaben beim Kauf von Waren und Dienstleistungen. Ein wesentlicher Baustein dieser Reform war der elektronische Marktplatz Mepa, der von der italienischen Beschaffungsagentur Consip entwickelt wurde. Produkte werden auf diesem virtuellen Basar in gut strukturierter Form dem Käufer präsentiert.

Ungarn

kszfweb.econet.hu

Finnland

für pragmatische Lösungen ist, zeigt sich auch beim Thema elektronischer Einkauf. Verantwortlich für die Modernisierung der öffentlichen Beschaffung in Norwegen zeichnet Andre Hoddevik von der Internet-Lösung E-Handel (www.ehandel.no). Der freundliche, weißhaarige Skandinavier möchte mit der 2002 eingerichteten Plattform Vorteile für Verwaltung und Geschäftsleute herausholen. Hoddevik rechnet dabei mit einer Zeitersparnis von bis zu 40 Prozent und einer Kostenersparnis von bis zu 10 Prozent. Die norwegische Lösung ist eingebettet in ein System nationaler und lokaler Strategien, die schon 1999 gestartet wurden. Zentrale, regionale und lokale Institutionen haben die Möglichkeit, an E-Handel teilzunehmen.

www.netum.fi

Dänemark

www.oioubl.info

Deutschland

www.evergabe-online.de

Bayern

www.lfst.bayern.de 4

Beschaffung Austria

Die Kunden können einfach und direkt vom Katalog aus bestellen. Dabei bleibt das freie Spiel von Angebot und Nachfrage gewahrt: Alle Suchergebnisse von jedem anbietenden Unternehmen werden angezeigt, dadurch kann das gleiche Produkt zu den besten Konditionen und Preisen beschafft werden. Auch Consip greift in das Geschehen nicht durch Vorverhandlungen ein. 2002 wurde Mepa mittels Dekrets eingeführt und ist heute ein voll funktionierender und effektiver virtueller Marktplatz für Italiens öffentlichen Sektor. Gekauft und verkauft wird online, eine digitale Signatur garantiert die Transparenz des Prozesses. Käufer können sich sowohl direkt beim Katalog bedienen als auch über die Qualität der Produkte, den Preis oder die Arten der Dienstleistung mit den Anbietern verhandeln. 2007 wurden so bereits über 332.000 Produkte angeboten und über 28.000 Verträge online abgeschlossen. 90 Prozent der bei Mepa registrierten Lieferanten sind Klein- und Mittelbetriebe.

Trondheim, die drittgrößte Stadt Norwegens, war Trendsetter auf dem Weg zum elektronischen Einkauf. Mittlerweile haben allerdings auch schon die beiden größten norwegischen Städte, Oslo und Bergen, ihre eigenen E-Procurement-Lösungen. Einfach und unkompliziert soll alles sein – vor allem der Zugang für die Teilnehmer. EHandel bringt Verbesserungen bei der Qualität der Einkäufe und Steuerersparnisse durch mehr Vertrauen in eine funktionierende Beschaffung. Seit der Einführung der Internet-Lösung treten weniger Fehler auf – auch durch eine verbesserte Kontrolle mittels elektronischer Dokumentation.

den öffentlichen Einkauf“ hat zuletzt im März 2008 einen internationalen Workshop zum Thema E-Procurement in Budapest veranstaltet. Der Workshop, zu dem namhafte internationale Experten für E-Procurement-Lösungen und Entwickler der dafür benötigten Technologien geladen waren, war Teil einer dreitägigen Serie von Veranstaltungen. Den Höhepunkt bildete die E-Procurement-Konferenz am 13. März.

Die Teilnehmer wurden vor allem über das ungarische E-Auction-System informiert. Mit einem Dekret vom Jänner 2008 brachte die Budapester Regierung die elektronische Versteigerung in der öffentlichen Beschaffung auf Schiene. In Ungarn wurde dem in der Bevölkerung durch Ebay beliebten Versteigern besondere Aufmerksamkeit zuteil. Das ungarische Recht im Bereich öffentliche Beschaffung wurde in den letzten Jahren besonders in noch ungeregelten Bereichen wie der Online-Versteigerung mit den Direktiven der EU in Einklang gebracht. Außerdem ist man in Ungarn an einer europaweiten Harmonisierung der Gesetzeslage beim E-Procurement stark interessiert. Laszlo Ketszeri, Leiter des E-Procurement-Prozesses, betont: „Die Geschäftsmodelle der europäischen Länder unterscheiden sich und somit entwickeln sich verschiedene technische Funktionen, die wiederum einer gesamteuropäischen Kommunikation entgegenwirken. Die Online-Funktionen sollten einheitlich und benutzerfreundlich sein, brauchen aber auch einen Wiedererkennungswert.“

staatliche Einrichtungen und über 400 lokale und regionale Stellen. Die Regierung führte nun eine zentrale Lösung für E-Ordering ein. Juhani Koivunen, zuständig für die Einführung der Online-Bestellung, betont, dass den Einrichtungen der Regierung in Finnland empfohlen wird, E-Ordering zu verwenden. Bislang verfügten nur einige wenige Kommunen, also nichtstaatliche Stellen, über diese Möglichkeit. Die finnischen Kommunen sind an sich sehr unabhängig, aber angesichts von Geldknappheit – besonders in Zeiten der Finanzkrise – auch auf regionale Kooperation angewiesen. Mittelfristig könnte eine große E-Ordering-Lösung auch für Gemeinden interessant sein. Auf nationaler Ebene

läuft E-Ordering in Finnland nun als Pilotprojekt an, in drei bis vier Jahren sollen alle staatlichen Stellen in Finnland auf elektronischem Weg bestellen können. Die elektronische Bestellung ist noch nicht sehr entwickelt, da bislang der Fokus auf der Fakturierung oder Rechnungslegung über Computer (E-Invoicing) lag, bei dem Finnland auch Vorreiter ist. E-Ordering über die Grenzen Finnlands hinweg gibt es laut Juhani Koivunen kaum, weil ausländische Firmen, die in Finnland Geschäfte machen wollen, in der Regel sofort eine finnische Niederlassung gründen – damit bleiben die dann abgeschlossenen Kontrakte in nationalem Rahmen. Wr_Zeitung_09_08.qxd

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nungslegung, berührt das heikelste Feld elektronischer Kommunikation. Wenn es um finanzielle Transaktionen geht, haben viele User Hemmungen, den PC zu benutzen. Allerdings spa-

ren elektronisch signierte Rechnungen Zeit und Geld. Zum einen fällt weniger manuelle Arbeit an, zum anderen entfallen Porto-, Papier- und Druckkosten. Die Umstellung auf ein elektronisches System schont zudem die Umwelt. Freilich benötigt man dazu eine universale Geschäftssprache, und die will das Projekt Oioubl aus Dänemark etablieren. Die „Universal Business Language“ (UBL), die Oasis, die „Organisation für die Verbesserung strukturierter Informationsstandards“, entwickelt hat, diente als Grund­lage für die Entwicklung der dänischen Ver­sion. Der wichtigste Vorteil von Oioubl ist die Standardisierung von Geschäftsdokumenten für unterschiedliche Benutzer. Und weil UBL 2.0 ein flexibler, internationaler Standard ist, können Dokumente über nationale Grenzen hinweg ausgetauscht werden. Ein anderer Vorteil von Oioubl ist die Möglichkeit, voll automatisierte E-ProcurementProzesse zu entwickeln, in denen die elektronischen Dokumente automatisch erkannt und angepasst werden. Alle Oioubl-Dokumente wurden mit dem privaten und öffentlichen Sektor entwickelt und sind deshalb sehr benutzerfreundlich.

09:19

die sich an Ausschreibungen der öffentlichen Verwaltung beteiligen, mühsam eine Vielzahl von Amtsblättern durchackern und Papiervordrucke ausfüllen mussten, sind in Deutschland vorbei. Im Jahr 2001 kam man im Beschaffungsamt des deutschen Innenministeriums (einer von vier zentralen Beschaffungsstellen des Bundes) auf die Idee, Einkaufsprozesse elektronisch zu unterstützen. Der „Öffentliche Einkauf Online“, damals eine revolutionäre Neuerung und zunächst

gilt in Deutschland schon länger als Vorreiter bei der Einführung innovativer technischer Lösungen. Auch bei der elektronischen Beschaffung will man an der Isar führend sein: In Zukunft wird der Freistaat alle Beschaffungs-

und Vergabemaßnahmen elektronisch und medienbruchfrei durchführen. Die geplanten Lösungen kommen von der Firma Healy Hudson.

nur für Zwecke des Innenministeriums gedacht, steht als wesentlicher Bestandteil der Initiative „Bund Online 2005“ heute der gesamten Bundesverwaltung zur Verfügung. Besucht man www.evergabe-online. de, kann man bereits nach wenigen einfachen Mausklicks ein Angebot abgeben. Zögerten die Unternehmen anfangs noch bei der Teilnahme an elektronischen Kommunikationslösungen, sind auf der Plattform mittlerweile mehr als 3000 Bieter registriert. Rund 330 Bundeseinrichtungen bestellen die im Verwaltungsalltag benötigten Produkte ganz einfach online – schwer ist nur die Wahl zwischen 25.000 Produkten aus über 225 verschiedenen Verträgen. Seitdem das Beschaffungsamt den Zugang mit einem Softwarezertifikat unterstützt, melden sich jeden Monat etwa 100 Wirtschaftsunternehmen an. Das EU-Ziel, die gesamte Auftragsvergabe ausschließlich online abzuwickeln, will Deutschland bis 2010 erreichen.

Bayern wird damit als erstes deutsches Bundesland landesweit eine einheitliche Beschaffungs- und Vergabeplattform implementieren. Mit dem neuen elektronischen Vergabe- und Beschaffungsmanagementsystem hofft Bayern, eine effizientere, aber dennoch voll rechtskonforme Abwicklung aller Vergabeverfahren gewährleisten zu können. Man verspricht sich eine Optimierung der Arbeitsabläufe, erhöhte Verfahrenssicherheit durch Fehlervermeidung, die Ermöglichung zentraler Vergabestellen in den Ressorts und die Möglichkeit, die Struktur der Beschafferstellen überprüfen zu können. Derzeit läuft die E-Procurement-Anwendung im bayrischen Landesamt für Steuern als Pilotprojekt. Der Einsatz bei weiteren Behörden ist ab Anfang 2009 geplant. Gerhard Lechner

Beschaffung Austria

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BBG-Zuschlag jetzt auch für die Lexmark Farb-Businessklasse

IMPRESSUM „Beschaffung Austria“

Inhaltliche Verantwortung: „Bundesbeschaffung GmbH“ (1020 Wien, Lassallestraße 9b)

19.08.2008

E-Billing, die elektronische Rech-

Wir bleiben das Original Nur der Name ändert sich. Alle Kontaktpersonen, Anschrift, Firmenbuchnummer und Telefonnummer bleiben gleich, unser Angebot an Reinigungsund Serviceleistungen bleibt für Sie mindestens genauso individuell wie bisher – nur der Name hat sich geändert.

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Durch beidseitigen Druck und XL-Tintenpatronen sparen Sie Zeit und Geld und schonen nebenbei die Umwelt

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Viele Anbieter, viele Ansätze Mithilfe elektronischer Werkzeuge kĂśnnen die Prozesskosten bei der Beschaffung deutlich reduziert werden. „Beschaffung Austria“ stellt die wichtigsten europäischen Anbieter von E-Tendering-LĂśsungen vor.

E-Tendering im Internet Healy Hudson

www.healy-hudson.com

Mercell A/S

www.mercell.com

EU-Supply

www.eu-supply.com

Inno:vasion

www.innovasion.dk

Administration Intelligence www.ai-ag.de

Der Einkauf zählt zu den wesent-

lichen Stellschrauben der Ăśffentlichen Hand, um Kosten einzusparen. Neben der Herausforderung, beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, zählt die Optimierung des Beschaffungsprozesses zu den wichtigsten Aufgaben eines modernen Einkaufsdienstleisters. Der Einkaufsvorgang soll transparent nachvollziehbar sein sowie durch einfache Handhabung mĂśglichst viele Bieter zur Teilnahme am Wettbewerb animieren. Durch die effiziente Abwicklung von Ausschreibung, Katalogverwaltung und Bestellung lassen sich aber auch die Prozesskosten der Beschaffung deutlich reduzieren. „Beschaffung Austria“ hat sich bei fĂźhrenden europäischen Softwareherstellern umgesehen, welche LĂśsungen fĂźr den Ăśffentlichen Einkauf bereits am Markt vorhanden sind. KomplettlĂśsung aus einer Hand

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Beschaffung Austria

Das aus Mainz-Kastel stammende Unternehmen Healy Hudson gehĂśrt zu den fĂźhrenden Anbietern von elektronischen BeschaffungslĂśsungen. Die LĂśsungsplattform von Healy Hudson

umfasst die vier Module E-Vergabe, EBeschaffung, Staging (Katalogmanagement) und ein Bekanntmachungsportal fĂźr Ausschreibungen. Die Module kĂśnnen einzeln oder auch nahtlos miteinander verbunden eingesetzt werden. „Der Vorteil ist, dass man so eine KomplettlĂśsung aus einer Hand hat, die alle Vorgänge des Beschaffungsvorganges – von der Ausschreibung bis zur Erstellung eines Kataloges – ermĂśglicht“, schildert CĂźneyc Dural, Leiter von Professional Service bei Healy Hudson. Das Modul E-Vergabe gewährleistet einen rechtskonformen elektronischen Vergabe-Workflow. „Das geht Schritt fĂźr Schritt mit Hilfe der Software, ohne Berge von Papier zu erzeugen, Hunderte von Telefonaten zu fĂźhren und fortwährend das Vergaberecht konsultieren zu mĂźssen. Denn darĂźber wacht die Software“, so Dural. Nach Erteilung des Zuschlags werden alle Daten in einem Vergabeakt zusammengefasst und als Katalog direkt in das Bestellsystem E-Beschaffung aufgenommen. E-Beschaffung bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche, Ăźber die in allen importierten elektronischen Katalogen Artikel gesucht und bestellt werden kĂśnnen.

Beschaffungsplattform fĂźr Verwaltung und Private

Seit der GrĂźndung im Jahr 1999 ist das norwegische Unternehmen Mercell A/S die in Skandinavien fĂźhrende Beschaffungsplattform, die sich sowohl an den privaten als auch an den Ăśffentlichen Bereich wendet. Die ProduktlĂśsung Mercells Sourcing System (MSS) ist ein webbasiertes elektronisches Einkaufswerkzeug, die einzigen Voraussetzungen sind ein Internetzugang und ein E-Mail-Konto. „Der Einkäufer findet beim Start des Services eine aktuelle Zusammenfassung der letzten Ereignisse – die Kommunikation mit den Lieferanten, die gelegten Angebote, die bisherigen Einkäufe etc.“, schildert Kristian Gromholt von Mercell. Lieferanten kĂśnnen sich entscheiden, ob sie ein Angebot legen oder lediglich eine Anfrage stellen wollen. Einkäufer erhalten regelmäĂ&#x;ig aktualisierte Zusammenfassungen, welche Lieferanten sich fĂźr die Ausschreibung interessiert haben. Die Abgabe eines Angebots geschieht elektronisch, indem der Preis in die relevante Produkt-Linie eingegeben wird. Sollten während des Ausschreibungsverlaufs Fragen entstehen, haben Einkäufer und Lieferant natĂźrlich die

Gelegenheit, Ăźber ein Kommunikationsmodul miteinander in Kontakt zu treten. GrenzĂźberschreitende Procurement-LĂśsung

Der britische Anbieter EU-Supply bietet eine ausschlieĂ&#x;lich webbasierende E-Procurement-LĂśsung, die alle Verfahrensschritte beinhaltet. „Wir halten uns an alle Grundsätze der EUDirektive fĂźr den Ăśffentlichen Einkauf wie beispielsweise gleiche Behandlung der Bieter – im Gegensatz zum oft vorherrschenden Prinzip, nationale Bieter zu bevorzugen“, schildert Thomas Beergrehn von EU-Supply. Um Transparenz und Fairness fĂźr die Teilnehmer im Vergabeverfahren zu garantieren, werden sämtliche Ă„nderungen, die seitens des Lieferanten oder des Käufers erfolgen, elektronisch festgehalten. Die Plattform ist mehrsprachig und benutzt Standard-Technologien, die eine einfache Integration in die bestehende Softwareumgebung ermĂśglichen. Hauptanwendungsbereich dieser LĂśsung ist die Baubranche. Aus der Praxis entwickelt „Wir kombinieren innovative Technologie mit Visionen, wie Entscheidungsverfahren optimiert werden kĂśnnen“, erklärt Chris Mora-Jensen, einer der FirmengrĂźnder des dänischen Softwarehauses Inno:vasion. Die E-Procurement-LĂśsung dieses IBM-Partners nennt sich „Ethics – Electronic Tender Handling Information & Communications System“ und wurde in Zusammenarbeit mit der dänischen Beschaffungsgesellschaft entwickelt. Die Software wurde 2003 als eine der besten europäischen E-GovernmentLĂśsungen durch die EU-Kommissi-

on ausgezeichnet. Ethics deckt den kompletten Vergabezyklus von der Vorbereitung einer Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung ab. „Der groĂ&#x;e Vorteil unserer LĂśsung ist, dass sie aus der Praxis heraus entwickelt wurde und laufend an Hand der tatsächlichen Problemstellungen in der Ăśffentlichen Vergabe den BedĂźrfnissen angepasst wird. Wir haben nicht nur die EU-Richtlinien, sondern auch Empfehlungen der Weltbank in unser Programm aufgenommen“, sagt Mora-Jensen. Volle Integrationsfähigkeit

Administration Intelligence (AI) aus WĂźrzburg zählt zu den fĂźhrenden Anbietern von elektronischen BeschaffungslĂśsungen Ăźber das Internet. Spezialisiert hat sich das deutsche Softwarehaus auf den Bereich der digitalen Vergabe. Die Stärke ihrer Produkte sieht Administration Intelligence in der vollen Integrationsfähigkeit der Software-LĂśsungen in eine bereits bestehende IT-Landschaft. „Wir entwickeln SoftwarelĂśsungen fĂźr die elektronische Beschaffung, um die Verwaltungsprozesse unserer Kunden einfacher, transparenter und sicherer zu gestalten. Die einfache Anwendbarkeit, der direkte Kundennutzen sowie die damit verbundene Akzeptanz bei den Anwendern sind unsere wesentlichen Ziele“, betont AI-Vorstand Heiko Schinzer. Flaggschiff fĂźr die Ăśffentliche Hand ist der AI-Vergabemanager. „Dieser bildet den gesamten Vergabeprozess vollständig ab und unterstĂźtzt somit die Mitarbeiter in den einzelnen Prozessschritten, beispielsweise bei der Wahl der passenden Vergabeverfahren“, schildert Schinzer.

LiefeRAntenMesse (10:00–17:00) LiefeRAntenMesse (10:00–17:00) s !USSTELLERINHOMOGENEN4HEMENINSELN !USSTELLERINHOMOGENEN4HEMENINSELN s 6ERTRETERVON"UND ,ËNDERN 'EMEINDEN s 6ERTRETERVON"UND ,ËNDERN 'EMEINDEN AUSGEGLIEDERTEN5NTERNEHMEN AUSGEGLIEDERTEN5NTERNEHMEN

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ArchivierungslĂśsung fĂźr beste Content Services Die neue Hitachi Content Archive Platform (HCAP) 2.0 unterstĂźtzt bis zu 32 Milliarden Objekte und bietet optimierte Datensicherung, Daten-Deduplikation, Objekt-Replikation und einheitliches Management als ArchivierungslĂśsung fĂźr Unternehmen. Finden Sie weitere Informationen im Internet. www.hds.com Oder rufen Sie uns einfach an: +43 / (0)1 / 245 82-0

Schnellere Abwicklung, mehr Transparenz, einfache Handhabung und intensiverer Wettbewerb sind die wesentlichen Vorteile elektronischer EinkaufslĂśsungen.

Beschaffung Austria

Rainald Edel

PROGRAMM PROGRAMM

Mit 3.200 Mitarbeitern verkauft Hitachi Data Systems LÜsungen und Produkte sowohl ßber direkte als auch ßber Wiederverkäufer an Organisationen des Üffentlichen und des privatwirtschaftlichen Sektors in ßber 170 Ländern und Regionen. Zu den Kunden zählen mehr als 60 Prozent der Fortune 100-Unternehmen.

Christian Konhäuser ist geschäftsfßhrender Gesellschafter von Healy Hudson, einem der fßhrenden Anbieter von E-Procurement-LÜsungen.

Business-cOcktAiL (17:30–22:00) Business-cOcktAiL (17:30–22:00) s #LUB.nHOCHKARËTIGE s #LUB.nHOCHKARËTIGE .ACHHALTIGKEITS $ISKUSSION .ACHHALTIGKEITS $ISKUSSION s )NTERAKTIVES'EWINNSPIEL )NTERAKTIVES'EWINNSPIEL s )NFORMELLER2AHMENFà R.ETWORKINGAUF s )NFORMELLER2AHMENFàR.ETWORKINGAUF &àHRUNGSEBENE &àHRUNGSEBENE

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11:00 +OMMUNALGERĂ STETn4RAKTORUND.UTZFAHRZEUGIN!KTION (ATDAS!UTO:UKUNFT%INE"ESTANDSAUFNAHME 14:30

10:30 3HOW #OOKINGn%IN0ROFIMACHTSVOR 6ORBILDVOESTALPINEn7IEMAN3TAHLARBEITEREINKOCHT 15:00

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15:00 %SSENIM"Ă ROn:WISCHEN3CHNITZELSEMMEL$INKELPIZZA 3HOW #OOKINGn%IN0ROFIMACHTSVOR 16:00

15:30 %NERGIE UND#/2 "ILANZVON+RAFTFAHRZEUGEN

16:00 %SSENIM"Ă ROn:WISCHEN3CHNITZELSEMMEL$INKELPIZZA

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Labor, erste hilfe 11:30 Whiteboards, -OTIVIERENDVIELFĂ‹LTIGn,ERNRAUMGESTALTUNGINDER0RAXIS

Defibrillatoren 11:00 Telefonie, #HEMIEFREIE2EINIGUNGn4RAUMUND7IRKLICHKEIT

11:30 3ANIEREN ABERRICHTIGn%NERGIE #ONTRACTING -OTIVIERENDVIELFĂ‹LTIGn,ERNRAUMGESTALTUNGINDER0RAXIS 14:00

11:00 -ODERNER!RBEITSALLTAGn$IE:UKUNFTDER"Ă ROARBEIT #HEMIEFREIE2EINIGUNGn4RAUMUND7IRKLICHKEIT 12:00

14:00 FĂ R3CHULGEBĂ‹UDE 3ANIEREN ABERRICHTIGn%NERGIE #ONTRACTING

12:00 INDER6ERWALTUNG -ODERNER!RBEITSALLTAGn$IE:UKUNFTDER"Ă ROARBEIT

FĂ R3CHULGEBĂ‹UDE 15:30 6ONFRONTALZUDIGITALn3OLERNENWIRMORGEN

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on ausgezeichnet. Ethics deckt den kompletten Vergabezyklus von der Vorbereitung einer Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung ab. „Der groĂ&#x;e Vorteil unserer LĂśsung ist, dass sie aus der Praxis heraus entwickelt wurde und laufend an Hand der tatsächlichen Problemstellungen in der Ăśffentlichen Vergabe den BedĂźrfnissen angepasst wird. Wir haben nicht nur die EU-Richtlinien, sondern auch Empfehlungen der Weltbank in unser Programm aufgenommen“, sagt Mora-Jensen.

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Leo Steiner Generaldirektor der IBM Ă–sterreich

Beschaffung Austria

Rainald Edel

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11:00 +OMMUNALGERĂ STETn4RAKTORUND.UTZFAHRZEUGIN!KTION (ATDAS!UTO:UKUNFT%INE"ESTANDSAUFNAHME 14:30

10:30 3HOW #OOKINGn%IN0ROFIMACHTSVOR 6ORBILDVOESTALPINEn7IEMAN3TAHLARBEITEREINKOCHT 15:00

14:30 %NERGIE UND#/ +OMMUNALGERĂ STETn4RAKTORUND.UTZFAHRZEUGIN!KTION 15:30 "ILANZVON+RAFTFAHRZEUGEN 2

15:00 %SSENIM"Ă ROn:WISCHEN3CHNITZELSEMMEL$INKELPIZZA 3HOW #OOKINGn%IN0ROFIMACHTSVOR 16:00

15:30 %NERGIE UND#/2 "ILANZVON+RAFTFAHRZEUGEN

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SchuLe SchuLe SchulmĂśbel, Green pc, SchulmĂśbel, Green Whiteboards, Labor,pc, erste hilfe

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Telefonie, Defibrillatoren 11:00 #HEMIEFREIE2EINIGUNGn4RAUMUND7IRKLICHKEIT

11:30 3ANIEREN ABERRICHTIGn%NERGIE #ONTRACTING -OTIVIERENDVIELFĂ‹LTIGn,ERNRAUMGESTALTUNGINDER0RAXIS 14:00

11:00 -ODERNER!RBEITSALLTAGn$IE:UKUNFTDER"Ă ROARBEIT #HEMIEFREIE2EINIGUNGn4RAUMUND7IRKLICHKEIT 12:00

14:00 FĂ R3CHULGEBĂ‹UDE 3ANIEREN ABERRICHTIGn%NERGIE #ONTRACTING

12:00 INDER6ERWALTUNG -ODERNER!RBEITSALLTAGn$IE:UKUNFTDER"Ă ROARBEIT

FĂ R3CHULGEBĂ‹UDE 15:30 6ONFRONTALZUDIGITALn3OLERNENWIRMORGEN

13:00 INDER6ERWALTUNG %RGONOMIEAM!RBEITSPLATZn%INELOHNENDE)NVESTITION

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Peppol macht europaweiten Einkauf möglich Die Europäische Union hat kürzlich das länderübergreifende Pilotprojekt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) gestartet. Damit soll die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern europaweit vereinheitlicht werden. Wenn irgendwo in Europa von

der öffentlichen Hand Aufträge für neue Büromöbel oder Computer ausgeschrieben werden, kann sich theoretisch jedes Unternehmen darum bewerben. In der Praxis ist eine Teilnahme am Ausschreibungsverfahren aber für viele Unternehmen zu kompliziert. Durch die „Manchester-Deklaration“, zu der sich im November 2005 alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet haben, soll dies geändert werden.

Viviane Reding steht als EU-Kommissarin für Informationsgesellschaft und ­Medien hinter dem ehrgeizigen Peppol-Projekt.

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Beschaffung Austria

Bis zum Jahr 2010 müssen alle öffentlichen Stellen die Voraussetzungen für die komplette elektronische Abwicklung mit den Lieferanten erfüllen und 50 Prozent der Transaktionen auch tatsächlich elektronisch durchführen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen in Europa soll mit jedem öffentlichen Auftraggeber in jedem EU-Land elektronisch nach den gleichen Verfahren kommunizieren. Doch um diese spannende paneuropäische Vision eines standardisierten und einheitlichen EProcurement-Modells auch zu realisieren, müssen alle beteiligten Länder intensiv an einem Strang ziehen. Österreichs Projekte als Vorbild

paro_net Der Testsieger mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis

„Wir werden während der dreijährigen Projektphase sehr viel voneinander lernen, um die ambitionierten EU-Ziele Schritt für Schritt umsetzen zu können“, vermutet Stefan Krammer von der BBG, der gemeinsam mit Josef Makolm vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) und Peter Sonntagbauer vom Bundesrechenzentrum (BRZ) die nationalen Interessen Österreichs am Peppol-Projekt vertritt. Seit dem offiziellen Projektstart am 2. Mai 2008 besteht für öffentliche Auftraggeber, Lieferanten der öffentlichen Hand, aber auch für Hersteller von SoftwareSystemen konkreter Handlungsbedarf. Innerhalb der nächsten drei Jahre sollen nicht nur europaweit verbindliche Standards für den gesamten E-Procu-

rement-Kreislauf entwickelt, sondern auch in allen EU-Ländern die bestehende Software, Prozesse und Verfahren an diesen neuen Standard angepasst werden. „Durch die Weiterentwicklung bestehender österreichischer Lösungen im Sinne der paneuropäischen Zielsetzung – wie z. B. der e-Shop der BBG oder die SAP-Lösung des Bundes – wird die Vorreiterrolle Österreichs im E-Government gestärkt. Gleichzeitig müssen wir aber darauf achten, dass KMU dabei nicht benachteiligt werden“, betont Krammer im Interview. Mit elektronischen Rechnungen Geld sparen

Neben Österreich gehören Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Italien, Norwegen und Ungarn zum Peppol-Konsortium. In den skandinavischen Ländern wurde die gesetzlich verpflichtete elektronische Kommunikation mit Lieferanten bereits umgesetzt. Seit Februar 2005 müssen beispielsweise in Dänemark Rechnungen an die öffentliche Verwaltung elektronisch übermittelt werden. Schätzungsweise 94 Millionen Euro pro Jahr konnten durch 18 Millionen elektronische Rechnungen eingespart werden. Um auch wirklich alle relevanten Aspekte einer europaweit einheitlichen elektronischen Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern abdecken zu können, wurden insgesamt acht Arbeitspakete definiert: • Arbeitspaket 1: E-Signature • Arbeitspaket 2: E-Attestation/ Virtual Company Dossier (VCD) • Arbeitspaket 3: E-Catalogue • Arbeitspaket 4: E-Ordering • Arbeitspaket 5: E-Invoicing • Arbeitspaket 6: Consortium Management • Arbeitspaket 7: Awareness, Training & Consensus Building • Arbeitspaket 8: Solutions architecture, design and validation

„Für die Arbeitspakete 4 und 7 wurde Österreich in Form der nationalen Arbeitsgemeinschaft peppol.at sogar die internationale Gesamtprojektleitung übertragen“, freut sich Stefan Krammer. Zur Koordination der österreichischen Aufgabengebiete trifft sich Krammer mit seinen beiden Kollegen vom BMF und BRZ alle vier Wochen. Von den Besten lernen

Deutschland wird in das EU-Projekt seine umfangreichen Erfahrungen und Kenntnisse aus dem Bereich elektronische Signaturen (E-Signature) einbringen. Durch das Verwenden von elektronischen Signaturen kann Missbrauch, wie z. B. das nachträgliche Ändern von Zahlen oder die Vortäuschung falscher Identitäten, vermieden werden. Bei den Themen elektronischer Katalog (E-Catalogue) und elektronische Bestellung (E-Ordering) wird die BBG als öffentlicher Beschaffungsexperte wertvolles Know-how aus ihrem e-Shop beisteuern, der stark wachsende Umsätze verzeichnet und den Bestellprozess der Behörden entscheidend verkürzt. BMF und BRZ wiederum liefern vor allem den fachlichen Input zu den Arbeitspaketen elektronische Rechnung (E-Invoicing) und Lieferantendokumentation – ein „Virtual Company Dossier“ soll die Qualifikationsnachweise der Bewerber künftig in einem elektronischen Sammel-Container zusammenfassen.

am besten verknüpfen können. In weiterer Folge erarbeiten wir dann ein einheitliches Spezifikations- und Design-Pflichtenheft“, verrät Stefan Krammer. 2009 soll ein lauffähiges Pilot-Modell international implementiert und getestet werden, bei dem öffentliche Auftraggeber und Lieferanten aus mehreren Ländern konkrete Geschäftsfälle elektronisch abwickeln. Im dritten Jahr des EU-Projektes wird das Modell adaptiert und die Volumina entsprechend erhöht. Der notwendige Dialog mit den Interessensvertretungen der Wirtschaft und den Vertretern aller öffentlichen Beschaffungsstellen wird durch ein Multistakeholder-Forum sichergestellt, das projektgemäß einen breiten Konsens herstellen soll. Alle öffentlichen Auftraggeber, Vertreter der Wirtschaft und der Softwareindustrie sind dazu herzlich eingeladen. Tony Bayer

Es ist viel zu tun . . .

„Derzeit recherchieren wir gerade, welche nationalen E-ProcurementLösungen es gibt, wie diese arbeiten und wie wir diese länderübergreifend Insbeschaffung:Layout 1

02.04.2008

www.omegacom.at

Konsortium 12:09 Uhr

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Ob qualitativ hochwertige Projektoren und Drucker für alle Anwendungsbereiche, super Preise, fundierte Beratung, prompte Verfügbarkeit oder kurze Lieferzeiten – wir wissen, was unsere Kunden erwarten. Testen sie uns. Beschaffung Austria Weitere Informationen und Produkte finden Sie im e-shop der BBG.

und einen absolut zuverlässigen Lieferanten.

Fact-Box EU-Projekt Peppol

HP Color LaserJet 2605

HP LaserJet P2015

Peppol – Pan European Public Procurement Online

HP LaserJet M3035MFP

www.peppol.eu

Projektkoordinator: Agency for Public Management and

eGovernment (DIFI), Norwegen

NEC NP 1150* NEC VT 590*

Konsortium: Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Italien,

NEC NP 40

Norwegen, Österreich, Ungarn

Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Rumänien, Schottland/UK, Schweden, Schweiz, Slowenien, Spanien Bundesbeschaffung GmbH, Bundesrechenzentrum GmbH www.wiesner-hager.com

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Projektdauer: 3 Jahre (Mai 2008 – April 2011) Budget: 19,6 Millionen Euro

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Assoziierte Partner (Referenzgruppe): Belgien, Bulgarien, Estland,

Träger in Österreich (peppol.at): Bundesministerium für Finanzen,

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OMEGA Handelsges.m.b.H., 1230 Wien, Slamastr. 23 Tel. 01/615 49 00-118, E-Mail: susanne.besler@omegacom.at

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Peppol macht europaweiten Einkauf möglich Die Europäische Union hat kürzlich das länderübergreifende Pilotprojekt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) gestartet. Damit soll die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern europaweit vereinheitlicht werden. Wenn irgendwo in Europa von

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Bis zum Jahr 2010 müssen alle öffentlichen Stellen die Voraussetzungen für die komplette elektronische Abwicklung mit den Lieferanten erfüllen und 50 Prozent der Transaktionen auch tatsächlich elektronisch durchführen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen in Europa soll mit jedem öffentlichen Auftraggeber in jedem EU-Land elektronisch nach den gleichen Verfahren kommunizieren. Doch um diese spannende paneuropäische Vision eines standardisierten und einheitlichen EProcurement-Modells auch zu realisieren, müssen alle beteiligten Länder intensiv an einem Strang ziehen. Österreichs Projekte als Vorbild

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Abruf

Zahlung

Work-Package 4: E-Ordering

E-Invoicing (WP 5)

E-Ordering (WP 4)

E-Catalogue (WP 3)

„Am besten lässt sich E-Ordering

Virtual Company Dossier (WP 2)

Fünf Arbeits­pakete auf dem Weg zum E-ProcurementStandard

Vergabe

E-Signature (WP 1) Die operativen Heraus­forderungen beim Projekt Peppol wurden in fünf WorkPackages aufgeteilt. Die elektronische Signatur ist dabei eine technische Voraussetzung für die anderen Aufgaben.

mit Onlinebestellplattformen wie Amazon vergleichen. Mit dem Unterschied, dass statt Privatpersonen hier staatliche Stellen ihre Bestellungen erledigen können“, erklärt Stefan Krammer, Projektverantwortlicher für E-Ordering von der BBG. Die Dienststellen legen ihre gewünschten Produkte im Warenkorb des e-Shops ab und schicken den Auftrag dann auch elektronisch an den Lieferanten. Die Bestellung geht direkt beim jeweiligen Lieferanten ein. Geliefert wird an die bestellende Dienststelle. Die notwendigen Liefer- bzw. Frachtpapiere werden elektronisch

durch das System dem Besteller übermittelt. „Die BBG sieht nur, welche Produkte in welcher Menge abgerufen wurden, und hat mit der Geschäftsabwicklung selbst nichts zu tun. Das Beobachten der Bestellmengen ist notwendig, damit rechtzeitig erkannt wird, wann und in welcher Höhe die nächste Tranche eines zu Ende gehenden Artikels ausgeschrieben und im e-Shop bereitgestellt werden muss“, erläutert Krammer. Das System muss einerseits nach außen hin sicher, andererseits sollte es für die berechtigten Einkäufer und die Lieferantengruppe ohne Barrieren und technischen Zusatzauf-

wand anwendbar sein, damit auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne Schwierigkeiten ihre Waren und Dienstleistungen anbieten können. Österreich nimmt mit seiner E-Ordering-Lösung eine führende Rolle im Peppol-Projekt ein. „Neben den jeweiligen nationalen Bestimmungen muss E-Ordering in Zukunft aber auch noch die PeppolStandards erfüllen, damit bei EUweit ausgeschriebenen Waren und Dienstleistungen auch transnationale Bestellungen möglich sind“, erklärt Krammer.

Work-Package 5: E-Invoicing Mit dem Ziel, jegliche Papierform bei

Work-Package 1: E-Signature Bei fast allen Papierdokumenten

gilt: Nur mit eigenhändiger Unterschrift ist das Schreiben auch rechtlich verbindlich. „Mit der Unterschrift soll gewährleistet werden, dass ein Dokument authentisch ist und die darin enthaltenen Daten und Fakten dem unversehrten Willen des Absenders entsprechen“, erklärt Martin Hagen, Projektverantwortlicher für den Peppol-Bereich E-Signature. Doch wie sieht die Lage bei elektronischen Dokumenten aus? Hier hat sich in der Praxis eine rechtliche Grauzone ent-

wickelt. Während in einigen Bereichen Dokumente ohne Unterschrift akzeptiert werden, müssen andere mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Auch hier unterscheiden sich die angebotenen Formen: Neben der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gibt es auch die „qualifizierte elektronische Signatur“. Zudem regelt jedes Land eigenständig, wie die jeweilige E-Signature aussehen und funktionieren muss. „In der Praxis heißt das, dass ein griechischer Unternehmer eine deutsche qualifizierte elektronische Si-

gnatur lösen muss, damit er an einer Ausschreibung in Deutschland teilnehmen kann. Eine griechische E-Signature würde ihm in diesem Fall nichts nützen, da diese nicht dem deutschen Standard entspricht und folglich nicht identifiziert werden kann“, schildert Hagen vom Bremer Finanzsenat. Ziel des Work-Packages E-Signature ist es, zu definieren, welche Mindeststandards eine elektronische Signatur erfüllen muss und welche Hürden es abzubauen gilt, damit Signaturen europaweit eingesetzt werden können.

Work-Package 2: Virtual Company Dossier Firmen, die an öffentlichen Aus-

schreibungen teilnehmen, müssen nicht nur die Ausschreibungskriterien erfüllen, sondern auch entsprechende Nachweise und Bestätigungen liefern. Die Idee hinter dem „Virtual Company Dossier“ (VCD) ist, die geforderten Dokumente und Nachweise in elektronischer Form gebündelt bereit zu stellen. „Die ausschreibende Stelle gibt vor, welche Dokumente für eine Anbotslegung benötigt werden. Bietende Unternehmer oder die ausschreibende Stelle fordern ein entsprechendes VCD an, das von einem IT-Verfah-

ren zusammengetragen und signiert zur Verfügung gestellt wird. Damit ist sicher gestellt, dass alle geforderten Nachweise in der gewünschten Form vorhanden sind“, schildert Josef Makolm, der für das Work-Package VCD verantwortlich zeichnet. Größte Hürde für die praktische Umsetzung von VCD ist die unterschiedliche Form der Nachweise. Während Dokumente wie ein Firmenbuchauszug elektronisch vorhanden sind, gibt es andere – wie beispielsweise den Nachweis, dass keine Verstöße gegen das Ausländerbeschäftigungsgesetz vorliegen – nur

in Papierform. Zudem haben manche Bescheinigungen (Strafregisterauszug) nur eine begrenzte Gültigkeit. „Ziel des Projektes ist auch, zu erkunden, welche rechtlichen Rahmenbedingungen geändert werden müssen, damit geforderte Nachweise unbürokratisch via VCD elektronisch bereit gestellt werden können. Ebenfalls noch zu klären ist, wie Nachweise zu erbringen sind, die es in einem anderen Land überhaupt nicht gibt“, beschreibt Makolm vom österreichischen Finanzministerium die zu lösenden Probleme.

Work-Package 3: E-Catalogue Die Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) hat mit dem

e-Shop eine gut funktionierende Katalog- und Bestellplattform für Waren und Dienstleistungen. Allerdings beschränkt sich dessen Funktionalität derzeit nur auf den Auswahl- und Ordervorgang.

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Beschaffung Austria

„Im Rahmen des Work-Packages ECatalogue sollen die Einsatzmöglichkeiten solcher Bestellplattformen allerdings noch entschieden erweitert und länderübergreifend nutzbar werden“, schildert Johannes Wimmer, Leiter des Bereiches Application Management

bei der BBG. Elektronische Kataloge spielen nicht nur bei der Bestellung, sondern auch schon bei der Vergabe (E-Tendering) eine zentrale Rolle. „Damit soll eine große Lücke im elektronischen Beschaffungsvorgang geschlossen werden. Der Vorteil ist, dass durch so eine Lösung Daten nur einmal eingegeben werden müssen“, schildert Wimmer. Wenn beispielsweise neue Laptops ausgeschrieben werden sollen, werden sämtliche Spezifikationen, die die Geräte haben sollen, im E-Catalogue definiert und die Lieferanten eingeladen, ihre Gebote elektronisch abzugeben. Die abgege-

benen Unterlagen werden elektronisch gesichert und bis zum Stichtag aufbewahrt. Automatisch überprüft dann die Software, ob alle geforderten Unterlagen vorhanden sind, und überträgt die Bestbieterinformationen in den Bestellbereich. Durchgängige technische Lösungen für solche Aufgaben gibt es heute noch nicht, da es auf nationaler und internationaler Ebene noch keine einheitlichen Standards und Formate dafür gibt. „Ziel des Projektes ist es, technisch einfache Lösungswege für den Zugang zu Bieterplattformen aufzuzeigen und Standards zu definieren“, so Wimmer.

Beschaffungsvorgängen zu vermeiden, müssen logischerweise auch Eingang, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen elektronisch erfolgen. Allerdings ist dies wesentlich schwieriger, als eine Rechnung elektronisch zu generieren. Genau hier setzt die Aufgabe von E-Invoicing im Rahmen des Peppol-Projektes an. „Österreich ist, im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern, in diesem Punkt schon sehr weit und wird noch heuer einen national gültigen Prozess für die elektronische Rechnung pilothaft aufsetzen“, schildert der Projektverantwortliche für E-Invoicing im österreichischen Finanzministerium.

Dabei soll die Rechnung in einem XML-Datenformat in ein speziell gesichertes Rechnungsportal eingeliefert werden. Aus österreichischer Sicht bietet sich als Rechnungsformat das von der Wirtschaftskammer (WKO) unterstützte EBInterface an, das derzeit allerdings bei Firmen noch nicht sehr weit verbreitet ist. In einer eigenen Anwendung wird von der Rechnung einerseits ein Image zur Archivierung gemacht und andererseits werden die Daten in einen SAP-Beleg ausgelesen. Die jeweilige Fachabteilung, die die Waren oder Dienstleistungen bezogen hat, übernimmt ebenfalls elektronisch die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung und gibt diese anschlie-

ßend für die Buchung durch die Buchhaltungsagentur frei. Im Rahmen des Peppol-Projektes EInvoicing soll in Zusammenarbeit mit Vertretern anderer EU-Länder geprüft werden, welche Schritte notwendig sind, um solch einen Workflow gemeinsam mit den übrigen EU-Staaten umzusetzen. Dort, wo es auf Grund von nationalen Eigenheiten und Rechtsvorschriften abweichende Formate gibt, sollen Schnittstellen zwischen den Systemen übersetzen oder die Formate auf internationaler Ebene vereinheitlicht werden.

Beschaffung Austria 11

Rainald Edel

Tipps aus dem Vergabekompetenzcenter

Herausforderung elektronische Signatur „E-Procurement“ ist ein Teilbe-

reich von „E-Business“ bzw. „E-Commerce“ und umfasst den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess – von der Bedarfserhebung über die Verfahrensabwicklung bis hin zum Vertragsmanagement. Mit dem E-Government-Gesetz 2004, den konkreten Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes (BVergG 2006) sowie mit den signaturrechtlichen Bestimmungen (Signaturgesetz, Signatur-Verordnung) wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Procurement bereits geschaffen. In den letzten Jahren wurden in vielen Teilbereichen des Beschaffungszyklus’ elektronische Lösungen erarbeitet, eine durchgängige elektronische Abwicklung steckt aber noch in der Entwicklungsphase. Folgende Vergabeprozesse werden durch die Bundesbeschaffung GmbH bereits vollelektronisch abgewickelt: 1. Auf Grundlage des BVergG 2006 sowie der PublikationsmedienVerordnung 2006 sind Bekanntmachungen, die in den Vollziehungs-

bereich des Bundes fallen, jedenfalls auch online zu veröffentlichen. ­Diese sind daher für potentielle Bieter über das Webportal auftrag.at, das von der „Wiener Zeitung“ betrieben wird, auffindbar. Die BBG nutzt den Dienst aber auch zur Bereitstellung sämtlicher Ausschreibungsunterlagen. Jeder Bieter, der sich bei auftrag.at registriert hat, erhält dort die Ausschreibungsbedingungen auf elektronischem Weg. 2. Der Auftragnehmerkataster Österreich (Ankö) ist ein elektronisches Verzeichnis (§ 70 BVergG 2006), über das ein Bieter die von ihm geforderte Zuverlässigkeit, Befugnis und Leistungsfähigkeit längerfristig nachweisen kann. In einem solchen Verzeichnis können öffentliche Auftraggeber die geforderte Eignung gezielt überprüfen. 3. Über einen kataloggestützten WebShop der Bundesbeschaffung können aus spezifischen Katalogen und Einkaufslisten Waren und Dienstleistungen zu Preiskonditionen bestellt werden, die vorher im Zuge

einer Ausschreibung ausgehandelt und ermittelt wurden. Der e-Shop der BBG stellt sicher, dass die User garantiert vergaberechtskonform und zum besten Preis bestellen. Um nun aber den Vergabeprozess vollständig elektronisch abwickeln zu können, müsste auch das Vergabeverfahren selber (Angebote, Zuschläge/ Widerrufe) elektronisch – und nicht in Papierform – abgewickelt werden. Die Möglichkeiten zu „E-Tendering“ sind zwar schon im Bundesvergabegesetz 2006 geregelt, werden aber bislang noch kaum genutzt. Die größten Schwierigkeiten bereitet dabei die Einhaltung der E-Commerce- sowie der strengen signaturrechtlichen Bestimmungen. Beim elektronischen Austausch von Dokumenten muss Rechtssicherheit über die Identität der beiden Parteien herrschen, um Identitätsverschleierungen zu verhindern und die Verbindlichkeit der Rechtsgeschäfte zu garantieren. Diese Forderungen können nur durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur erfüllt

werden (siehe § 4 Signaturgesetz), die den rechtlichen Erfordernissen einer eigenhändigen Unterschrift und der Schriftlichkeit im Sinne des ABGB entspricht. Zum einen verlangt das BVergG 2006 (§§ 113-116) im Hinblick auf die sichere elektronische Signatur eine spezielle Verschlüsselungstechnik, um das elektronische Dokument überprüfen zu können. Zusätzlich muss der Inhaber einer elektronischen Signatur seine persönlichen Daten bei einer neutralen Zertifizierungsstelle, einem sogenannten Trust-Center, hinterlegen. Da sich im Moment aber noch keine einheitliche Signaturumgebung durchgesetzt hat, scheuen viele Bieter die Investition in Hard- und Software bzw. Mitarbeiterschulung. Auch öffentliche Auftraggeber verfügen derzeit nicht über die erforderlichen technischen wie personellen Ressourcen, weshalb die vollelektronische Durchführung von Vergabeverfahren bislang nur in vereinzelten Pilotprojekten versucht werden ist. Ulrike Proksch


Abruf

Zahlung

Work-Package 4: E-Ordering

E-Invoicing (WP 5)

E-Ordering (WP 4)

E-Catalogue (WP 3)

„Am besten lässt sich E-Ordering

Virtual Company Dossier (WP 2)

Fünf Arbeits­pakete auf dem Weg zum E-ProcurementStandard

Vergabe

E-Signature (WP 1) Die operativen Heraus­forderungen beim Projekt Peppol wurden in fünf WorkPackages aufgeteilt. Die elektronische Signatur ist dabei eine technische Voraussetzung für die anderen Aufgaben.

mit Onlinebestellplattformen wie Amazon vergleichen. Mit dem Unterschied, dass statt Privatpersonen hier staatliche Stellen ihre Bestellungen erledigen können“, erklärt Stefan Krammer, Projektverantwortlicher für E-Ordering von der BBG. Die Dienststellen legen ihre gewünschten Produkte im Warenkorb des e-Shops ab und schicken den Auftrag dann auch elektronisch an den Lieferanten. Die Bestellung geht direkt beim jeweiligen Lieferanten ein. Geliefert wird an die bestellende Dienststelle. Die notwendigen Liefer- bzw. Frachtpapiere werden elektronisch

durch das System dem Besteller übermittelt. „Die BBG sieht nur, welche Produkte in welcher Menge abgerufen wurden, und hat mit der Geschäftsabwicklung selbst nichts zu tun. Das Beobachten der Bestellmengen ist notwendig, damit rechtzeitig erkannt wird, wann und in welcher Höhe die nächste Tranche eines zu Ende gehenden Artikels ausgeschrieben und im e-Shop bereitgestellt werden muss“, erläutert Krammer. Das System muss einerseits nach außen hin sicher, andererseits sollte es für die berechtigten Einkäufer und die Lieferantengruppe ohne Barrieren und technischen Zusatzauf-

wand anwendbar sein, damit auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ohne Schwierigkeiten ihre Waren und Dienstleistungen anbieten können. Österreich nimmt mit seiner E-Ordering-Lösung eine führende Rolle im Peppol-Projekt ein. „Neben den jeweiligen nationalen Bestimmungen muss E-Ordering in Zukunft aber auch noch die PeppolStandards erfüllen, damit bei EUweit ausgeschriebenen Waren und Dienstleistungen auch transnationale Bestellungen möglich sind“, erklärt Krammer.

Work-Package 5: E-Invoicing Mit dem Ziel, jegliche Papierform bei

Work-Package 1: E-Signature Bei fast allen Papierdokumenten

gilt: Nur mit eigenhändiger Unterschrift ist das Schreiben auch rechtlich verbindlich. „Mit der Unterschrift soll gewährleistet werden, dass ein Dokument authentisch ist und die darin enthaltenen Daten und Fakten dem unversehrten Willen des Absenders entsprechen“, erklärt Martin Hagen, Projektverantwortlicher für den Peppol-Bereich E-Signature. Doch wie sieht die Lage bei elektronischen Dokumenten aus? Hier hat sich in der Praxis eine rechtliche Grauzone ent-

wickelt. Während in einigen Bereichen Dokumente ohne Unterschrift akzeptiert werden, müssen andere mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Auch hier unterscheiden sich die angebotenen Formen: Neben der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gibt es auch die „qualifizierte elektronische Signatur“. Zudem regelt jedes Land eigenständig, wie die jeweilige E-Signature aussehen und funktionieren muss. „In der Praxis heißt das, dass ein griechischer Unternehmer eine deutsche qualifizierte elektronische Si-

gnatur lösen muss, damit er an einer Ausschreibung in Deutschland teilnehmen kann. Eine griechische E-Signature würde ihm in diesem Fall nichts nützen, da diese nicht dem deutschen Standard entspricht und folglich nicht identifiziert werden kann“, schildert Hagen vom Bremer Finanzsenat. Ziel des Work-Packages E-Signature ist es, zu definieren, welche Mindeststandards eine elektronische Signatur erfüllen muss und welche Hürden es abzubauen gilt, damit Signaturen europaweit eingesetzt werden können.

Work-Package 2: Virtual Company Dossier Firmen, die an öffentlichen Aus-

schreibungen teilnehmen, müssen nicht nur die Ausschreibungskriterien erfüllen, sondern auch entsprechende Nachweise und Bestätigungen liefern. Die Idee hinter dem „Virtual Company Dossier“ (VCD) ist, die geforderten Dokumente und Nachweise in elektronischer Form gebündelt bereit zu stellen. „Die ausschreibende Stelle gibt vor, welche Dokumente für eine Anbotslegung benötigt werden. Bietende Unternehmer oder die ausschreibende Stelle fordern ein entsprechendes VCD an, das von einem IT-Verfah-

ren zusammengetragen und signiert zur Verfügung gestellt wird. Damit ist sicher gestellt, dass alle geforderten Nachweise in der gewünschten Form vorhanden sind“, schildert Josef Makolm, der für das Work-Package VCD verantwortlich zeichnet. Größte Hürde für die praktische Umsetzung von VCD ist die unterschiedliche Form der Nachweise. Während Dokumente wie ein Firmenbuchauszug elektronisch vorhanden sind, gibt es andere – wie beispielsweise den Nachweis, dass keine Verstöße gegen das Ausländerbeschäftigungsgesetz vorliegen – nur

in Papierform. Zudem haben manche Bescheinigungen (Strafregisterauszug) nur eine begrenzte Gültigkeit. „Ziel des Projektes ist auch, zu erkunden, welche rechtlichen Rahmenbedingungen geändert werden müssen, damit geforderte Nachweise unbürokratisch via VCD elektronisch bereit gestellt werden können. Ebenfalls noch zu klären ist, wie Nachweise zu erbringen sind, die es in einem anderen Land überhaupt nicht gibt“, beschreibt Makolm vom österreichischen Finanzministerium die zu lösenden Probleme.

Work-Package 3: E-Catalogue Die Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) hat mit dem

e-Shop eine gut funktionierende Katalog- und Bestellplattform für Waren und Dienstleistungen. Allerdings beschränkt sich dessen Funktionalität derzeit nur auf den Auswahl- und Ordervorgang.

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Beschaffung Austria

„Im Rahmen des Work-Packages ECatalogue sollen die Einsatzmöglichkeiten solcher Bestellplattformen allerdings noch entschieden erweitert und länderübergreifend nutzbar werden“, schildert Johannes Wimmer, Leiter des Bereiches Application Management

bei der BBG. Elektronische Kataloge spielen nicht nur bei der Bestellung, sondern auch schon bei der Vergabe (E-Tendering) eine zentrale Rolle. „Damit soll eine große Lücke im elektronischen Beschaffungsvorgang geschlossen werden. Der Vorteil ist, dass durch so eine Lösung Daten nur einmal eingegeben werden müssen“, schildert Wimmer. Wenn beispielsweise neue Laptops ausgeschrieben werden sollen, werden sämtliche Spezifikationen, die die Geräte haben sollen, im E-Catalogue definiert und die Lieferanten eingeladen, ihre Gebote elektronisch abzugeben. Die abgege-

benen Unterlagen werden elektronisch gesichert und bis zum Stichtag aufbewahrt. Automatisch überprüft dann die Software, ob alle geforderten Unterlagen vorhanden sind, und überträgt die Bestbieterinformationen in den Bestellbereich. Durchgängige technische Lösungen für solche Aufgaben gibt es heute noch nicht, da es auf nationaler und internationaler Ebene noch keine einheitlichen Standards und Formate dafür gibt. „Ziel des Projektes ist es, technisch einfache Lösungswege für den Zugang zu Bieterplattformen aufzuzeigen und Standards zu definieren“, so Wimmer.

Beschaffungsvorgängen zu vermeiden, müssen logischerweise auch Eingang, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen elektronisch erfolgen. Allerdings ist dies wesentlich schwieriger, als eine Rechnung elektronisch zu generieren. Genau hier setzt die Aufgabe von E-Invoicing im Rahmen des Peppol-Projektes an. „Österreich ist, im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern, in diesem Punkt schon sehr weit und wird noch heuer einen national gültigen Prozess für die elektronische Rechnung pilothaft aufsetzen“, schildert der Projektverantwortliche für E-Invoicing im österreichischen Finanzministerium.

Dabei soll die Rechnung in einem XML-Datenformat in ein speziell gesichertes Rechnungsportal eingeliefert werden. Aus österreichischer Sicht bietet sich als Rechnungsformat das von der Wirtschaftskammer (WKO) unterstützte EBInterface an, das derzeit allerdings bei Firmen noch nicht sehr weit verbreitet ist. In einer eigenen Anwendung wird von der Rechnung einerseits ein Image zur Archivierung gemacht und andererseits werden die Daten in einen SAP-Beleg ausgelesen. Die jeweilige Fachabteilung, die die Waren oder Dienstleistungen bezogen hat, übernimmt ebenfalls elektronisch die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung und gibt diese anschlie-

ßend für die Buchung durch die Buchhaltungsagentur frei. Im Rahmen des Peppol-Projektes EInvoicing soll in Zusammenarbeit mit Vertretern anderer EU-Länder geprüft werden, welche Schritte notwendig sind, um solch einen Workflow gemeinsam mit den übrigen EU-Staaten umzusetzen. Dort, wo es auf Grund von nationalen Eigenheiten und Rechtsvorschriften abweichende Formate gibt, sollen Schnittstellen zwischen den Systemen übersetzen oder die Formate auf internationaler Ebene vereinheitlicht werden.

Beschaffung Austria 11

Rainald Edel

Tipps aus dem Vergabekompetenzcenter

Herausforderung elektronische Signatur „E-Procurement“ ist ein Teilbe-

reich von „E-Business“ bzw. „E-Commerce“ und umfasst den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess – von der Bedarfserhebung über die Verfahrensabwicklung bis hin zum Vertragsmanagement. Mit dem E-Government-Gesetz 2004, den konkreten Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes (BVergG 2006) sowie mit den signaturrechtlichen Bestimmungen (Signaturgesetz, Signatur-Verordnung) wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Procurement bereits geschaffen. In den letzten Jahren wurden in vielen Teilbereichen des Beschaffungszyklus’ elektronische Lösungen erarbeitet, eine durchgängige elektronische Abwicklung steckt aber noch in der Entwicklungsphase. Folgende Vergabeprozesse werden durch die Bundesbeschaffung GmbH bereits vollelektronisch abgewickelt: 1. Auf Grundlage des BVergG 2006 sowie der PublikationsmedienVerordnung 2006 sind Bekanntmachungen, die in den Vollziehungs-

bereich des Bundes fallen, jedenfalls auch online zu veröffentlichen. ­Diese sind daher für potentielle Bieter über das Webportal auftrag.at, das von der „Wiener Zeitung“ betrieben wird, auffindbar. Die BBG nutzt den Dienst aber auch zur Bereitstellung sämtlicher Ausschreibungsunterlagen. Jeder Bieter, der sich bei auftrag.at registriert hat, erhält dort die Ausschreibungsbedingungen auf elektronischem Weg. 2. Der Auftragnehmerkataster Österreich (Ankö) ist ein elektronisches Verzeichnis (§ 70 BVergG 2006), über das ein Bieter die von ihm geforderte Zuverlässigkeit, Befugnis und Leistungsfähigkeit längerfristig nachweisen kann. In einem solchen Verzeichnis können öffentliche Auftraggeber die geforderte Eignung gezielt überprüfen. 3. Über einen kataloggestützten WebShop der Bundesbeschaffung können aus spezifischen Katalogen und Einkaufslisten Waren und Dienstleistungen zu Preiskonditionen bestellt werden, die vorher im Zuge

einer Ausschreibung ausgehandelt und ermittelt wurden. Der e-Shop der BBG stellt sicher, dass die User garantiert vergaberechtskonform und zum besten Preis bestellen. Um nun aber den Vergabeprozess vollständig elektronisch abwickeln zu können, müsste auch das Vergabeverfahren selber (Angebote, Zuschläge/ Widerrufe) elektronisch – und nicht in Papierform – abgewickelt werden. Die Möglichkeiten zu „E-Tendering“ sind zwar schon im Bundesvergabegesetz 2006 geregelt, werden aber bislang noch kaum genutzt. Die größten Schwierigkeiten bereitet dabei die Einhaltung der E-Commerce- sowie der strengen signaturrechtlichen Bestimmungen. Beim elektronischen Austausch von Dokumenten muss Rechtssicherheit über die Identität der beiden Parteien herrschen, um Identitätsverschleierungen zu verhindern und die Verbindlichkeit der Rechtsgeschäfte zu garantieren. Diese Forderungen können nur durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur erfüllt

werden (siehe § 4 Signaturgesetz), die den rechtlichen Erfordernissen einer eigenhändigen Unterschrift und der Schriftlichkeit im Sinne des ABGB entspricht. Zum einen verlangt das BVergG 2006 (§§ 113-116) im Hinblick auf die sichere elektronische Signatur eine spezielle Verschlüsselungstechnik, um das elektronische Dokument überprüfen zu können. Zusätzlich muss der Inhaber einer elektronischen Signatur seine persönlichen Daten bei einer neutralen Zertifizierungsstelle, einem sogenannten Trust-Center, hinterlegen. Da sich im Moment aber noch keine einheitliche Signaturumgebung durchgesetzt hat, scheuen viele Bieter die Investition in Hard- und Software bzw. Mitarbeiterschulung. Auch öffentliche Auftraggeber verfügen derzeit nicht über die erforderlichen technischen wie personellen Ressourcen, weshalb die vollelektronische Durchführung von Vergabeverfahren bislang nur in vereinzelten Pilotprojekten versucht werden ist. Ulrike Proksch


Peppol – eine Chance für KMU Ziel des EU-Projekts Peppol ist

die elektronische Unterstützung der Beschaffungsprozesse des öffentlichen Sektors. Es liegt in der Natur dieser Prozesse, dass sie die Organisationsgrenzen zwischen beschaffenden Stellen und Lieferanten mehrfach überspringen; dies auch Länder übergreifend, falls beschaffende Stelle und Lieferant in verschiedenen Mitgliedstaaten der EU angesiedelt sind. Daraus ergeben sich wesentliche Anforderungen an Prozessdesign und elektronische Abwicklung: Die Prozesse sind zu vereinheitlichen; die unterstützenden IT-Verfahren müssen aneinander andocken können, was interoperable, das heißt vereinheitlichte Datenformate bedeutet. Besonderes Gewicht liegt dabei darauf,

„Nicht nur Datenformate, auch Prozesse müssen ver­­ einheitlicht werden“ die unterstützende IT-Infrastruktur und deren Datenformate so auszulegen, dass diese nicht nur für Großunternehmen mit ihren ERP-Systemen tauglich sind, sondern dass ein einfaches Andocken von Klein- und Mittelbetrieben an diese Peppol-Infrastruktur möglich ist; dies beispielsweise durch Web-Clients, mit denen auch KMU ihre Waren in Kataloge der öffentlichen Verwaltung einbringen, Bestellungen elektronisch entgegennehmen, ihre Lieferungen mit elektronischen Papieren begleiten und ihre Rechnungen elektronisch legen können. Ein wesentliches neues „Public Service“ ist das „Virtual Company Dossier“, eine elektronische Zusammenfassung aller Nachweise, die ein Bieter in einem Vergabeverfahren vorzulegen hat. Dies wird zu einer wesentlichen Reduktion des Aufwandes bei der Erstellung von Angeboten führen und es auch Kleinund Mittelbetrieben erleichtern, sich an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand zu beteiligen. Um die Akzeptanz solcher völlig neuer Verfahren durch die Nutzer sicherzustellen, ist die adäquate Einbindung dieser Nutzer in den gesamten Projektprozess erforderlich. Das BMF verfügt über die notwendige Erfahrung auf dem Gebiet der Stakeholder-Integration.

Sektionschef Dr. Arthur Winter, Ministerialrat Josef Makolm (BMF)

E-Beschaffung ist unterentwickelt Die Einkäufe öffentlicher Stellen in

der EU werden auf rund 16 Prozent des Bruttosozialproduktes geschätzt, das sind 1500 Milliarden Euro. Die Fähigkeit, Schlüsselprozesse der Beschaffung vollelektronisch und integriert durchzuführen, ist im Vergleich zur Privatwirtschaft wenig entwickelt. Bestehende Software, Prozesse und Verfahren sind entsprechend anzupassen. Das BRZ, IKT-Dienstleister und ­Shared-Service-Center des Bundes, ­beteiligt sich daher gemeinsam mit dem BMF und der BBG an dem europäischen Projekt „Pan European Public Procurement Online“ (Peppol). Ziel ist, die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern voranzutreiben und europaweit zu vereinheitlichen. Jedes Unternehmen in Europa soll mit den öffentlichen Auftraggebern in jedem EU-Land elektronisch kommunizieren können. Die bestehenden nationalen Systeme werden aber nicht ersetzt, sondern an gemeinsamen EUStandards ausgerichtet. Als marktführender E-Government-Partner hat das BRZ entsprechende Kapazitäten und Know-how aufgebaut, um die Verwaltung tatkräftig bei der Einführung der elektronischen Verfahren zu unterstützen. Das BRZ engagiert sich unter anderem bereits seit 2007 in der europäischen Arbeitsgruppe für öffentliche

„Jedes Unternehmen soll mit jedem Auftraggeber elektronisch kommunizieren können“ Beschaffung (CEN BII). Ein weiteres Beispiel stellt die „Allianz der europäischen Verwaltungs-IT-Dienstleister“ dar, die 2007 auf Initiative des BRZ gegründet wurde und bereits zahlreiche Partner aus dem deutschsprachigen Raum umfasst. Diese Plattform befasst sich mit den künftigen Herausforderungen im IKT-Bereich der Verwaltung sowie mit dem Einsatz von grenzüberschreitenden Shared Services in Europa.

DI Roland Jabkowski, (Geschäftsführer BRZ)

E-Procurement – kein Selbstzweck Jeder von uns hat schon Geschäfte

elektronisch abgewickelt – sei es beim Online-Banking oder beim Kauf eines Buches. Private Online-Geschäfte sind unkomplizierter als öffentliche Beschaffungsprozesse – es gibt nur einen Besteller, der mit seiner Kreditkarte für die sichere Bezahlung bürgt. Public Procurement ist ein wenig komplexer. Denken sie nur an den e-Shop der BBG, in dem mehr als 11.000 Besteller Produkte von rund 200 Anbietern auswählen können. Wären die Besteller gezwungen, die Webshops der Lieferanten zu benützen, wären sie mit lauter unterschiedlichen Logins und verschiedenen Shop-Oberflächen konfrontiert. Von einfachem Produkt- und Preisvergleich gar nicht zu reden.

„Online-Einkauf wird sich dort durchsetzen, wo die Beteiligten etwas davon haben“ Der Nutzen eines Webshops steigt dramatisch, wenn die Prozesse vereinheitlicht und leicht zu verstehen sind. Voraussetzung dafür ist aber, dass sich Kunden und Lieferanten auf Schnittstellen und Standards einigen. E-Procurement umfasst aber auch die elektronische Abwicklung von Ausschreibungen. Die BBG hat diese gebündelt, aber auch in Zukunft werden Lieferanten bei jeder Ausschreibung ihre Eignungsnachweise erbringen müssen. Wenn es gelingt, diese online zu hinterlegen, dann entsteht Nutzen für beide Seiten. Nutzen und Einsparung von Prozesskosten sind möglich, wenn man gemeinsam an E-Procurement arbeitet. Wichtig ist, dass an Online-Geschäfte nicht mehr formale Anforderungen gestellt werden als an den heute über Papier abgewickelten Geschäftsverkehr. Eine Papier-Rechnung muss nicht unterschrieben sein, warum dann eine elektronische Rechnung signieren? Wenn der Rechnungsleger auf der Plattform registriert ist, erledigt sich diese Frage von selbst. Als Einkaufsdienstleister der Republik fühlen wir uns dafür verantwortlich, unseren Kunden das beste Werkzeug in die Hand zu geben, damit sie ihre Aufgaben für den Bürger optimal erfüllen können.

Mag. Andreas Nemec, (Geschäftsführer BBG)

Beschaffung Austria Nr. 6 - E-Procurement  

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