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Nr. 16 | November 2011

Expertendialog | 03

Über E-Tendering aus KMU-Sicht diskutieren Franz Wiedersich von der niederösterreichischen Wirtschaftskammer und der steirische IT-Unternehmer Otmar Freidorfer.

Die Zeitung für den öffentlichen Einkauf.

Klassifikation | 04

Warum ein elektronisches Schlagwortverzeichnis mit über 30.000 Produktbegriffen das Leben von Auftraggebern und Auftragnehmern radikal erleichtern kann.

Standardisierung | 05

Im Rahmen des EU-Projektes Peppol entwickeln 17 ­Teilnehmer aus elf europäischen Ländern einheitliche IT-Lösungen, um grenzenlos in Europa einzukaufen.

E-Procurement | 08

Mit einem Masterplan für die österreichische Verwaltung er­ arbeitet die BBG gemeinsam mit Experten ein Konzeptpapier für eine vollelektronische Beschaffung.

www.beschaffung-austria.at

Campus WU | 11

Anlässlich ihres Neubauprojektes hat die WU für die Themen Übersiedlung und Ausstattung einen umfassenden Kooperationsvertrag mit der BBG abgeschlossen.

E-Tendering – das Ende der Zettelwirtschaft? Die papierlose Abwicklung von öffentlichen Auftragsvergaben steht in Österreich erst am Anfang. Experten glauben aber, dass Einkäufe und Ausschreibungen in fünf Jahren ausschließlich elektronisch erfolgen werden.

E

lektronisch zu beschaffen, hat für die öffentliche Hand und die anbietenden Unternehmen zweifellos viele Vorteile: Durch die Transparenz des Internets wird Korruption erschwert, der Prozess wird effizienter und durch den größeren Wettbewerb werden meistens bessere Preise erzielt. Seit 2010 gibt es auch für die österreichische Verwaltung die Möglichkeit, Vergabeverfahren komplett elektronisch abzuwickeln. Dank einer Erweiterung in der Applikation von auftrag.at ist es möglich, rechtskonforme Angebote vollelektronisch zu erstellen und abzugeben. E-Tendering, die elektronische Abwicklung des Ausschreibungsprozesses, garantiert eine viel raschere räumliche und zeitliche Überbrückung zwischen Bieter und öffentlichem Auftraggeber sowie eine Vermeidung von Medienbrüchen, was direkt zu sinkenden Prozesskosten führt. Mittlerweile können fast alle Phasen einer Auftragsvergabe – von der Veröffentlichung der Bekanntmachung, dem Bereitstellen der Ausschreibungsunterlagen, der rechtsgültigen Angebotsabgabe

über die sichere Verwahrung der verschlüsselten Angebote bis hin zur Angebotsöffnung – online durchgeführt werden. Allerdings sollten teilnehmende Bieter entsprechend vorbereitet sein und vorher in technische Ausstattung (Hard- und Software) und Schulung der Mitarbeiter investieren. Um Schriftstücke und Dokumente mittels „qualifizierter elektronischer Signatur“ zu unterschreiben, müssen sich Unternehmen, die ein Angebot legen möchten, zuerst registrieren. Das kann entweder mit ihrer E-Card – in diesem Fall brauchen sie zusätzlich ein Kartenlesegerät – oder ähnlich wie beim E-Banking mit dem Handy geschehen. Jene Unternehmer, die noch nicht bei FinanzOnline angemeldet sind, müssen den Weg zu einer Registrierungsstelle auf sich nehmen und sich um eine eigene Signatur kümmern. Aufgrund dieser bürokratischen Hürden – in anderen Staaten reichen Benutzername und Kennwort – lässt sich derzeit der Großteil der österreichischen Auftraggeber noch nicht auf E-Tendering ein. Die Befürchtung, vor allem

kleinere Betriebe dadurch von der Teilnahme an einer Vergabe auszuschließen, ist noch zu groß. Verhaltensmuster ändern „In Österreich sind wir weit hinten nach“, bestätigt Alfred Jöchlinger, Geschäftsführer des Auftragnehmerkatasters Österreich (Ankö). Bis auf wenige Ausnahmen habe die elektronische Beschaffung noch k­eine große Marktbedeutung. Jöchlinger verweist auf einzelne Staaten in Europa, wo Vergaben bereits großteils elektronisch abgewickelt werden, etwa Portugal, Albanien, ­Zypern oder die Türkei. Hierzulande gibt es vor allem Schwierigkeiten aufgrund der hohen rechtlichen Ansprüche, zum Beispiel bei der Signatursoftware. Es gebe verschiedene Anbieter, von denen manche besser, andere schlechter funktionieren. Die Beratungsleistung für Unternehmen, die damit Probleme haben, bleibt meistens am Ankö hängen. „Wir müssen hier sehr viel SupportAufwand leisten“, sagt Ankö-Mitarbeiter Markus Kreuzinger. Immer wieder muss der Ankö auch mit den Anbietern der Signatursoft-

Vor- und Nachteile von E-Tendering ++ Zeit- und Kostenersparnis: Angebote können bei E-Tendering theoretisch bis zur letzten Sekunde der Einreichfrist gelegt werden, da der Postweg entfällt. Die Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden, auch Logistik- und Portokosten entfallen. ++ Dokumentation: Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern wird durch das System genau dokumentiert und automatisch archiviert. ++ Sicherheit: Den Großteil der geforderten Sicherheitsstandards übernimmt die Applikation, einzig die elektronische Signatur bleibt dem Bieter übertragen.

–– Technische Probleme: Bei einem gravierenden Störfall kann das System eventuell zusammenbrechen, sodass Bieter ihre Angebote nicht fristgerecht einreichen können. In solch einem Fall würde allerdings die Einreichfrist entsprechend verlängert werden. Auch feindliche Hackerangriffe und die Verbreitung neuer Computerviren stellen ein potenzielles Sicherheitsproblem dar. –– Rechtliche Hürden: Um eine sichere elektronische Signatur zu erstellen, werden Signaturkarte, Kartenlesegerät und Signatur-Software benötigt. Bestehende Firewalls müssen meist durch einen IT-Techniker angepasst werden, da sonst die Signatur-Software Systemkonflikte hervorruft. Die zweite Möglichkeit besteht in der Signatur mittels Code, der – ähnlich wie beim E-Banking – auf das Handy geschickt wird.

++ Transparenz: Eine lückenlose Erfassung aller Prozessschritte sichert Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

–– Papier: Wird ein Angebot trotz E-Tenderings in Papierform eingereicht, muss es erst in die elektronische Form übertragen werden, damit die Abwicklung ausschließlich elektronisch erfolgen kann.

++ Mehr Wettbewerb: Öffentliche Auftraggeber erhoffen sich durch die leichtere Teilnahme an E-Tendering-Verfahren mehr Wettbewerb und dadurch noch bessere Preise bei Ausschreibungen.

–– Faktor Mensch: Bis sich E-Tendering komplett durchsetzt, werden laut Schätzungen von Experten noch etwa fünf Jahre vergehen, denn letztlich geht es um den Menschen, der sich auf die neuen Prozesse einlassen muss.


2 | November

E-Tendering

2011

An einem elektronischen Strang ziehen. Ein Kommentar von BBG-Geschäftsführer Andreas Nemec.

E-Tendering erleichert die Arbeit, spart Zeit und Geld. Die Umsetzung kann aber nur erfolgreich sein, wenn alle beteiligten Stellen von der Sache überzeugt sind.

W

enn‘s um IT geht, kommen wir anscheinend nicht um englische Begriffe herum. Die elektronische Ausschreibung, also die Veröffentlichung, die Angebotserstellung und die Angebotsabgabe in einem elektronischen Arbeitsablauf nennt man „E-Tendering“ (englisch „Tender“ = „Ausschreibung“). Während nach Abschluss eines Vergabeverfahrens die Bestellungen bei der BBG schon seit fast fünf Jahren elektronisch abgeschickt und vom Lieferanten auch über dieses Medium empfangen werden können, gab es für das Stadium vor der Vertragserrichtung bislang nur Tools für die Bekanntmachung (ausgenommen im Baubereich).

„Wird der gesamte Ausschreibungsprozess elektronisch ohne Medienbruch abgewickelt, kann nicht mehr manipuliert werden.“ Andreas Nemec BBG-Geschäftsführer

Warum? Darüber kann man nur Vermutungen anstellen, aber offensichtlich ist der Nutzen des elektronischen Workflows noch nicht erkannt worden. Aus unserer Sicht ist der Nutzen vollkommen klar: Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten bei der Erstellung von Ausschreibungen bzw. von Angeboten am Computer. Der Bieter druckt sein Angebot aus, kopiert, heftet, verpackt es und schickt es per Boten zu uns – hoffentlich noch rechtzeitig. Das Angebot wird von uns geöffnet, verlesen und dann wieder mit Zuhilfenahme des Computers weiterverarbeitet. Dieser Medienbruch kostet viel Zeit und Geld. Manipulationssicherheit garantiert Ein anderer Aspekt kann nicht mit Geld bewertet werden, kann aber gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Wird der gesamte Ausschreibungsprozess elektronisch ohne Medienbruch abgewickelt, kann nicht manipuliert werden. Die Angebotsabgabe wird von

einem Server dokumentiert und das Angebot wird auf Basis e­ iner vom Computer aufgezeichneten Zeit unmanipulierbar ge­öffnet. Noch Unsicherheiten vorhanden Der Vorteil liegt dabei klar auf der Hand: Die Prozesskosten werden reduziert, die Sicherheit wird erhöht und eine Manipulation ist dabei nahezu unmöglich. Trotzdem wurde E-Tendering in Österreich bisher in einem überschaubaren Ausmaß abgewickelt. Einerseits hat die Privatwirtschaft keine Lösungen angeboten, die sich kurzfristig rechneten, und andererseits haben die Auftraggeber zu wenig signalisiert, dass sie bereit wären, die elektronische Ausschreibung zu forcieren. Auch die Unsicherheit, ob die notwendige elektronische Signatur von Dokumenten unproblematisch funktionieren würde, hat die Umsetzung verlangsamt. Zusätzlich gibt es aber auch noch das Problem der Anerkennung von elektronisch signierten Dokumenten: Behörden sind es gewohnt, nur Papierdokumente als Originale anzuerkennen. Bis ein elektronisch signiertes PDFDokument als Original anerkannt wird, muss noch einiges an Überzeugungsarbeit geleistet werden. Elektronisches Angebot reduziert Verwaltungsaufwand Dem Vernehmen nach besteht das Bundesvergabeamt (BVA) nach wie vor darauf, dass im Falle eines Einspruches die Vergabeakten ausgedruckt und von der ausschreibenden Stelle übergeben werden. Wenn das BVA einen Zugang zum Server erhält, kann das elektronische Angebot als Original übernommen und zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Das würde nicht nur der ausschreibenden Stelle das Ausdrucken und Kopieren ersparen und Manipulationsversuche verhindern, es wäre mit ziemlicher Sicherheit ein wichtiges Signal, das zur schnelleren Umsetzung von E-Tendering beitragen würde. Eines steht fest: nur wenn alle Beteiligten – Auftraggeber, Auftragnehmer und überprüfende Stellen – aktiv an der Umsetzung von E-Tendering mitwirken, können die Vorteile von elektronischen Aussschreibungen realisiert und genutzt werden. Je eher, desto besser. 

ware sprechen, um technische Probleme zu lösen. Das Werben für E-Tendering erfordert ebenfalls einen großen Aufwand. „Wir stecken viel Geld in die Vermarktung“, sagt Jöchlinger. Auch für auftrag.at, eine 100-Prozent-Tochter der Wiener Zeitung, bedeutet die Einführung von E-Tendering eine große finanzielle Belastung. Laut Geschäftsführer Paul Humann geht es um Investitionen im siebenstelligen Bereich. Dass E-Tendering noch in den Kinderschuhen steckt, liegt seiner Ansicht nach weniger an technischen Schwierigkeiten: „Es scheitert nicht an der Technik, aber sie ist erklärungsbedürftig. Es geht vor allem um den Menschen, der seine eingefahrenen Verhaltensmuster ändern muss.“ Dabei sehen Humann und Jöchlinger enormes Einsparungspotenzial im E-Tendering, etwa durch geringere Logistikund Prozesskosten, weil nicht mehr jedes einzelne Dokument nummeriert und unterschrieben werden muss, sondern das gesamte virtuelle Paket signiert wird. Auch die Protokollführung durch einen Mitarbeiter entfällt – das erledigt das System. Es gebe noch keine konkreten Zahlen, doch laut EU könne man 16 Prozent der gesamten Prozesskosten einsparen. Eine Internetplattform von Asfinag und ÖBB Die automatische Protokollführung ist auch in Sachen Transparenz ein großer Vorteil. So speichert das von auftrag.at entwickelte System alle verfahrensrelevanten Handlungen,

Für eine qualifizierte elektronische Signatur muss sich der Bieter zuerst registrieren lassen.

beispielsweise Fragen, die ein Bieter gestellt hat und die Antworten der Auftraggeber. Jedes Dokument bekommt einen Zeitstempel und wird mit einem sogenannten „HashCode“ versehen. Sogar, wenn ein Zutritt zum System fehlschlägt, wird das registriert und abgespeichert. So kann widerlegt werden, wenn ein Angebotsleger behauptet, er hätte sich erfolglos angemeldet und deshalb sein Angebot nicht im vorgegebenen Zeitrahmen abgeben können. Sollte das System tatsächlich zusammenbrechen, wird die Angebotsfrist verlängert. Noch liege der Anteil der elektronischen Auftragsabwicklungen im einstelligen Bereich, so Humann. Die Wachstumskurve sei aber deutlich zweistellig. Paul Humann vergleicht die Entwicklung von E-Tendering mit jener des E-Mails vor 12 bis 14 Jahren: „In fünf Jahren ist E-Tendering durch“, ist er überzeugt. In Teilbereichen funktioniert die elektronische Vergabe schon einwandfrei. Auch die Asfinag und die ÖBB Infrastruktur AG betreiben seit

2009 gemeinsam eine E-TenderingPlattform, für die ein eigenes Software-System entwickelt wurde. Seit heuer werden laut Heinz Christian Brünner, Asfinag-Einkaufsleiter, alle Vergaben der Asfinag lückenlos über die elektronische Plattform abgewickelt. Schwierigkeiten mit der Software oder sonstige Probleme kennt Brünner nicht: „Unsere Erfahrungen sind äußerst positiv. Wir bekommen fast nur positives Feedback von unseren Mitarbeitern und den Anbietern, darunter manchmal auch den einen oder anderen Verbesserungsvorschlag.“ Die Reduktion der Papierberge und der elektronische Genehmigungsworkflow bringen laut Brünner eine große Zeitersparnis. Auch die Bieter seien zufrieden, weil sie durch den Wegfall des Postwegs mehr Zeit für die Angebotsstellung hätten. Außerdem sei das System durch die qualifizierte elektronische Signatur und die Verschlüsselung der Angebote „weitaus manipulationssicherer“ als die ­Papierangebote. 

Die wichtigsten E-Tendering-Anbieter. Beschaffung Austria hat im World Wide Web für Sie recherchiert. auftrag.at/lieferanzeiger.at ist eine Tochtergesellschaft der Wiener Zeitung und sieht sich als ganzheitlicher Dienstleister im Ausschreibungswesen. Sie stellt im Internet nicht nur sämtliche österreichische öffentliche Ausschreibungen und jene des europäischen Raums elektronisch zur Verfügung, sondern bietet seit heuer auch eine Applikation zur Abwicklung von E-Tendering-Verfahren. ankoe.at Der Auftragnehmerkataster Öster­ reich (Ankö) wurde von den Gebietskörperschaften und gesetzlichen Interessensvertretern gegründet, um eine ökonomische Abwicklung von Vergabeverfahren für alle Beteiligten zu fördern. Im Kataster können sich Bieter nach vergaberechtlichen Anforderungen präsentieren und Auftraggeber die Eignung gezielt überprüfen. Mit dem neuen „E-Angebot“ des Ankö können Bieter mit Zustimmung des Auftraggebers ab sofort ihre An­ gebote elektronisch signieren und online abgeben.

ai-ag.de AI Austria GmbH – das öster­ reichische Tochterunternehmen der Administration Intelligence AG – ist darauf spezialisiert, nationale und internationale Kunden aus dem ­öffentlichen und industriellen Sektor zur rechtssicheren elektronischen Vergabe und Beschaffung zu beraten und bei der Einführung von elektronischen Beschaffungsund Vergabelösungen und deren Integration in die bestehende ITInfrastruktur zu unterstützen.

veenion.de Die deutsche veenion GmbH (früher „Healy Hudson“) ist auf L ­ ösungen rund um das elektronische Beschaffungswesen spezialisiert. Mit „impact ordering“ werden individuelle und branchenübergreifende IT-Systeme entwickelt, die alle Bereiche des Beschaffungswesens abdecken. Neben privaten Unternehmen gehören auch zahlreiche öffentliche Auftraggeber wie die Bundesbeschaffung mit ihrem e-Shop zu ihren Kunden.

ava-online.at Mit der gemeinsamen InternetPlattform ava-online verfolgen ÖBB und Asfinag das Ziel, die Abläufe ihrer Vergabeverfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen. Gleichzeitig sollen für ÖBB bzw. Asfinag und ihre Vertragspartner die Kosten gesenkt werden und so eine WinWin-Situation hergestellt werden. Über die Plattform können alle erforderlichen Daten des Vergabeverfahrens zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer elektronisch ausgetauscht bzw. übermittelt werden.

vemap.com Die vemap Einkaufsmanagement GmbH bietet öffentlichen Organisationen mit „eAusschreibungen“ e­ ine Softwarelösung, die den gesamten Prozess einer Ausschreibung für alle Vergabeverfahren vollelektronisch abwickelt und dokumentiert – vom Anlegen der Ausschreibung über das Bereitstellen der Unter­ lagen, die elektronische Angebotsabgabe, den Preisvergleich per Mausklick bis hin zur Bestellung.  Tony Bayer


Expertendialog

November 2011

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„Wer weiterkommen möchte, muss sich der Herausforderung stellen.“ Unter der Moderation von Robert Ertl (Mitte) diskutieren Franz Wiedersich (links) und Otmar Freidorfer (rechts) über das Thema E-Tendering aus KMU-Sicht.

Teilnehmer Otmar Freidorfer Geschäftsführer, Ulbel & Freidorfer GmbH & Co KG Franz Wiedersich Direktor der Wirtschafts­ kammer Niederösterreich Robert Ertl Generalsekretär des Tender Club Austria (Moderation)

Ertl: E-Tendering wird von der EUKommission stark forciert, um einen europaweiten Wettbewerb herzustellen. Aber erzeugt das für kleinere Unternehmen nicht einen Wettbewerbsnachteil? Wiedersich: E-Procurement bzw. E-Tendering hat zweifellos eine große wirtschaftliche Bedeutung. Eine Untersuchung in Niederösterreich­ hat aber ergeben, dass sich eher größere Firmen an elektronischen Ausschreibungen beteiligen, obwohl regionale und lokale Ausschreibungen für KMU eine wichtige Rolle spielen. E-Procurement ist nicht für alle Beschaffungen geeignet. Daher sollten Beschaffungsvorgänge kleinerer Lieferaufträge getrennt behandelt und parallel auch normale Ausschreibungen durchgeführt werden, um wirklich den Markt zu öffnen. Ertl: Der Vorteil dabei ist, es ist vereinheitlicht, schön dokumentierbar und standardisierbar. Nicht alle österreichischen Bieter haben aber ­ die notwendige EDV-Infrastruktur und nicht jeder weiß, wo man eine elektronische Signatur bekommt.

Für welche Produktbereiche eignen sich E-Tendering-Verfahren? Können Klein- und Mittelbetriebe bei den hohen technischen Anforderungen mithalten? Über diese und andere Fragen diskutieren Franz Wiedersich von der Wirtschaftskammer Niederösterreich und der steirische IT-Unternehmer Otmar Freidorfer. Wiedersich: Wir haben uns als Landeskammer mit der regionalen Vergabe beschäftigt. Der Ruf nach regionalen und lokalen Präferenzen greift nicht. Und es gibt unterschiedliche Entwicklungsgeschwindigkeiten bei den Klein- und Mittelbetrieben je nach Branche. Selbst an regionalen Ausschreibungen nehmen nur etwa 25 Prozent der Betriebe teil. KMUOrientierung in Vergabeverfahren ist und bleibt aber enorm wichtig. Parallele Ausschreibungsart? Freidorfer: In gewissen Branchen wäre es sicherlich intelligent, anfangs elektronische und klassische PapierAusschreibungen parallel laufen zu lassen. Man könnte im Vorfeld erheben, ob die betreffende Berufsgruppe beide Ausschreibungsarten wünscht. Ertl: Solche Gedanken sind für die Europäische Kommission virulent. Die Einführung des E-Tendering brachte die Frage mit sich, ob es künftig obli-

Ertl: Greift die Diskussion über E-Tendering nicht zu kurz, wenn sich die meisten Unternehmen nicht einmal für klassische Ausschreibungen interessieren?

gemacht werden. Zu wenige wissen, was das wirklich ist.

Freidorfer: Für den Auftraggeber bedeutet Zweigleisigkeit doppelte Arbeit. Sich das notwendige IT-System anzuschaffen, machen viele nur auf Druck. Man sollte die Umstellung mit einzelnen Projekten beginnen und den Markt langsam umstellen.

Ertl: Das könnte auch daran liegen, dass es bis jetzt wenige Anbieter solcher Systeme gab und wenige Auftraggeber, die diese verwendet haben. Eine Organisationsänderung wäre sinnvoll, um die Abläufe an das Beschaffungsprogramm anzupassen.

Wiedersich: Das Ganze entwickelt sich ja seit 2004 in Bereichen wie z.B. dem Hochbau. Das ist besser als eine einmalige Umstellung. Man müsste aus der Praxis auch ableiten, welche Beschaffungsgruppen sich besonders für E-Tendering-Ausschreibungen eignen und welche nicht. Wir versuchen jedenfalls als Wirtschaftskammer, KMU mittels Seminaren mit E-Tendering vertraut zu machen.

Freidorfer: Wir testen seit kurzem die elektronische Rechnung, denn Rechnungslauf, Mahnläufe usw. verursachen allein vom Porto und der Datenverwaltung her massive Kosten. In der Richtung könnte man was bewegen, um E-Tendering, E-­ Signatur, E-Fakturierung parallel laufen zu lassen.

E-Tendering hat auch Grenzen Freidorfer: Man kann niemanden zu E-Tendering nötigen. Manche Bereiche werden sich wohl dauerhaft nicht elektronisch abwickeln lassen, z.B. Architektenwettbewerbe. Wiedersich: Es wäre eine Frage an die Vergaberechtsexperten, ob man bei mehrstufigen Verfahren z.B. die erste Stufe der Interessentensuche auf elektronischer Basis und die nächste dann konventionell ab­ wickeln könnte?

Wiedersich: Generell halte ich das System für ziemlich fair. Doch die Signatur stellt sicher noch eine große Hürde dar. Freidorfer: Positiv bei E-Tendering ist, dass es keine Diskussionen mehr geben kann, ob jemand zur Angebotsabgabe zu spät gekommen ist. Benachteiligten Berufsgruppen, die mit IT nicht so sehr vertraut sind, könnte die regionale Standes- bzw. Kammervertretung helfen.

gatorisch sein soll. Eignet sich E-Tendering für alle Vergabeverfahren?

„Die elektronische Signatur ist für viele KMU sicher noch eine große Hürde.“ Franz Wiedersich Wirtschaftskammer NÖ

Freidorfer: Das wäre sinnvoll und würde den Aufwand für den Bieter um einiges vereinfachen. Denn der heutige „Papierkrieg“ bei großen Angeboten ist immer noch gewaltig. Ertl: Basieren solche Änderungen dann tatsächlich auf elektronischer Beschaffung oder müsste man nicht eher das Vergaberecht z.B. im Unterschwellenbereich vereinfachen? Wenn die übermittelten Unterlagen fehlerhaft oder nicht mehr ganz ak-

„Es wäre intelligent, anfangs elektronische und klassische PapierAusschreibungen parallel laufen zu lassen.“ Otmar Freidorfer Ulbel & Freidorfer

tuell sind, hat der Bieter ein Problem – unabhängig davon, ob er sie vorher eingescannt hat oder nicht. Wiedersich: Das auf jeden Fall. Ertl: Sollte der Gesetzgeber in Österreich E-Procurement oder E-Tendering noch klarer beschreiben? Wiedersich: Zusätzliche Regelungen sind nicht notwendig, aber: Wollen wir E-Procurement, E-Tendering fördern? Wenn ja, muss man den Zugang für breitere Schichten ermöglichen und Produktgruppen, die man nicht elektronisch ausschreiben kann, herausnehmen. Freidorfer: Vom Gesetzgeber muss keine Aufklärungsarbeit mehr betrieben werden. E-Tendering sollte viel mehr in der Öffentlichkeit publik

Wiedersich: Ja, man muss sich einfach mehr mit den gesamten Workflows beschäftigen. Am Puls der Zeit Freidorfer: E-Tendering ist am Puls der Zeit und wird kommen, das ist unbestritten. Man sollte es aber Stufe für Stufe angehen, logisch strukturieren und stetige Verbesserungen anstreben. Dabei ist es für einen Unternehmer sicher zielführend, sich kritisch zu fragen, was man für sein Unternehmen als nützlich erachtet und was nicht. Wiedersich: Der Nutzen von E-Procurement und E-Tendering ist noch nicht ausreichend bekannt. Daher sind Gesprächsrunden und Publikationen wichtig. Nicht alles können so vergeben werden, aber in manchen Branchen – vor allem in der Bauwirtschaft oder bei standardisierten Leistungen – macht es durchaus Sinn. Wir sind auf einem guten Weg, der auch die möglichen Grenzen der Vergabedurchführung aufzeigt.  Harriett Keber


4 | November

Produkt-Klassifikation

2011

eCl@ss: Wenn alle vom selben reden.

Tipps aus dem Vergabe­kompetenzcenter der Bundesbeschaffung

Warum ein elektronisches Verzeichnis mit fast 30.000 Produkten das Leben von Auftraggebern und Auftragnehmern radikal erleichtern kann.

Beherrschbare Unsicherheit. Die Möglichkeit einer elektronischen Angebotsabgabe ändert den Ablauf eines Vergabeverfahrens formal kaum. Aufgrund der verwendeten Medien gibt es jedoch faktische Unterschiede in der Gestaltung.

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as Bundesvergabegesetz 2006 (BVergG) enthält einige ausdrückliche Sonderregelungen für E-Tendering-Verfahren. Erstens gibt es Vorgaben für die Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen durch den Auftraggeber (§§ 91-94). Es ist festzulegen, ob elektronische Angebote überhaupt zulässig sind und ob die Abgabe von Papierangeboten dadurch ausgeschlossen wird. Außerdem sind die Eingangsadresse, Kommunikationswege, zulässige Dokumentenformate und die Verschlüsselung zu regeln. Zweitens wird die Erstellung der Angebote durch den Bieter geregelt (§§ 113-115). Sofern der Auftraggeber sowohl elektronische als auch Papierangebote zugelassen hat, kann (und muss) sich jeder Bieter für eine Abgabeart entscheiden. Auch hinsichtlich der elektronischen Signatur und der sicheren Verkettung der Angebotsteile trifft das Gesetz Regelungen. Drittens wird die Entgegennahme und Öffnung der Angebote geregelt (§§ 119-121). Ebenso wie bei Papierangeboten ist meist nur vorgegeben, dass der Auftraggeber bestimmte Anforderungen erfüllen muss. So ist in beiden Bestimmungen die Kennzeichnung der Angebote im Zuge der Verlesung vorgesehen, sodass eine nachträgliche Manipulation verhindert werden kann. Obwohl dies bei Papierangeboten (z.B. Stanzen) auf ganz andere Art erfolgen muss als bei elektronischen (z.B. Hash-Codes vergeben), gibt hier das Gesetz keine bestimmte Methode vor. Keine Eindeutigkeit bei der technischen Umsetzung Ebenfalls definiert sind die technischen Anforderungen an die Plattformen zur Entgegennahme elektronischer Angebote. Auch hier sind Ziele vorgegeben, nicht aber die technische Umsetzung. So muss das System die Prüfung der elektronischen Signatur er-

möglichen und den Zugang zu den Daten bis zur Angebotsöffnung verhindern. Fraglich ist etwa auch, wie mit Ausfällen des Eingangsservers während der Frist oder mit durch Schadsoftware kontaminierten Angeboten umzugehen ist. Zusätzliche Fragen stellen sich, wenn der Auftraggeber sich hinsichtlich der technischen Infrastruktur eines externen Dienstleisters bedient. In dem Fall müssen die jeweilige Zuständigkeit und Verantwortung des Auftraggebers und des Dienstleisters klar abgegrenzt und geregelt werden. Etwa hinsichtlich der Haftung für Fehler bei der Übertragung oder die Kommunikation mit dem Bieter. Ausschreibungsunterlagen sollen Klarheit schaffen Diese Fälle unterscheiden sich vergaberechtlich nicht von ähnlichen Fragen in klassischen Papierverfahren. Auch die Einlaufstelle für Papierangebote kann unbesetzt sein und ein Auftraggeber kann sich auch in anderen Fällen der Hilfe Dritter bedienen. Das Gesetz regelt diese Fragen nur teilweise und ist aufgrund der geringen praktischen Erfahrungen mit E-Tendering und der fehlenden Rechtsprechung nicht immer eindeutig. Wichtig ist daher eine umfassende und klare Regelung dieser Punkte in den Ausschreibungsunterlagen. Möglich ist, dass im Zuge der weiteren Bearbeitung durch den Auftraggeber (z.B. Prüfungs-Workflow, Archivierung) aufgrund bestehender interner Bestimmungen eine Papierfassung notwendig wird. Sofern im Zuge eines Verfahrens der Akt der Rechtsschutzbehörde zu übermitteln ist, müssen elektronische Angebote ebenfalls ausgedruckt werden. Dass damit dem Bundesvergabeamt eigentlich nur eine Kopie des Vergabeaktes vorgelegt wird, scheint es nicht zu stören. Markus Theiner vkc@bbg.gv.at

I

m Zentrum jeder Ausschreibung steht das sogenannte Leistungsverzeichnis: Eine Auflistung von gewünschten Produkten und Dienstleistungen mit ihren spezifischen Merkmalen. Hier ist beispielsweise festgehalten, wie lang und wie tief ein Schreibtisch sein muss, in welchem Bereich er höhenverstellbar sein muss oder wie viel Gewicht er tragen können muss. Jedes Produkt hat seine spezifischen Merkmale – ein Auto benötigt ganz andere Parameter als etwa Molkereiprodukte. Werden Ausschreibungen künftig elektronisch abgewickelt, muss auch das Leistungsverzeichnis elektronisch erstellt werden. Die Verknüpfung von einzelnen Produkten und Dienstleistungen mit passenden Merkmalen ist dabei ein langwieriger Prozess. „Es war naheliegend, für diese Arbeit auf bestehende Klassifikationen zurückzugreifen“, berichtet Johannes Wimmer. Der BBG-Spezialist für E-Procurement ist deshalb eine strategische Partnerschaft mit dem branchenübergreifenden Klassifikationsstandard „eCl@ss“ eingegangen. 30.000 Produkte systematisiert Der eCl@ss-Katalog enthält fast 30.000 Produktbegriffe, jeder davon ist mit spezifischen beschreibenden Merkmalen verknüpft. Damit man die Produkte leicht findet, sind sie thematisch gruppiert. In vier Schritten kann man sich von groben Produktbereichen („Einrichtung“) immer detaillierter bis hin zu spezifischen Einzelprodukten („BüroSchreibtisch“) durchblättern. Um die Suche zu erleichtern, sind zu vielen Bezeichnungen Synonyme hinterlegt. Das Produkt „Bildschirm“ lässt sich beispielsweise auch über den Begriff „Monitor“ finden. Vertragspartner der Bundesbeschaffung ist das österreichische Unternehmen

den öffentlichen Einkauf in Europa grenzüberschreitend möglich machen will (siehe Seiten 5 bis 7). „Nach den ersten Pilotversuchen zeichnet sich ab, dass eCl@ss europaweit die Basis für Leistungsverzeichnisse werden wird“, berichtet Johannes Wimmer.

„Mit dem e-Cl@ss-Datenformat unterstützen wir die Anbieter dabei, ihre Produkte umfassend elektronisch zu beschreiben.“ Reinhard Pohn Paradine

Paradine. Der eCl@ss-Kooperationspartner entwickelt für die BBG ein eigenes Service-Portal, über das die Einkäufer auf die eCl@ss-Merkmalleisten zugreifen und zu Katalog-Templates zusammenstellen können, die sie dann in ihre Ausschreibungen übernehmen. Der eCl@ss-Standard wurde von führenden deutschen Unternehmen entwickelt und deckt einen Großteil des Produktportfolios der BBG ab. Die Kataloge sind zudem auch mehrsprachig aufgebaut. Ein ausländischer Lieferant kann sich das Leistungsverzeichnis damit auf Knopfdruck in seine Sprache übersetzen lassen. Diesen Vorteil hat auch das EU-Projekt „Peppol“ erkannt, das

Arbeitsersparnis auch beim Lieferanten Arbeit erspart sich aber nicht nur der Auftraggeber, sondern auch der Lieferant. Wenn ein Unternehmen einmal seine Produkte nach dem eCl@ss-Standard katalogisiert hat, kann es jedes darauf beruhende Leistungsverzeichnis mit einem Bruchteil des Aufwands ausfüllen. Die Vorteile eines einheitlichen Datenformates liegen für ParadineGeschäftsführer Reinhard Pohn auf der Hand: „Durch das genormte Datenmodell, auf dem eCl@ss aufbaut und der darin abgebildeten Mehrsprachigkeit, können Anbieter ihre Produkte umfassend elektronisch beschreiben. So werden Lieferanten effizient unterstützt, wenn sie Kunden und Geschäftspartnern elektronische Produktkataloge in der gewünschten Beschreibungstiefe und Sprache anbieten.“ Online-Kataloge doppelt nutzen Doch die Vision geht noch weiter. Schon seit Jahren bestellen die Kunden der BBG ihre Produkte in einem elektronischen Shop. Dazu erstellt der Lieferant nach Vertragsabschluss einen elektronischen Katalog, in dem er genauso alle Produkte mit allen relevanten Eigenschaften eintragen muss. „Es liegt auf der Hand, für den Katalog im e-Shop künftig einfach den Katalog heranzuziehen, den der Lieferant ohnehin schon im Zuge des elektronischen Vergabeverfahrens erstellt hat“, so Wimmer.  Claudia Aponte, Florian Unterberger

eCl@ss-Struktur (Release 7.0) Sachgebiete 30 Hauptgruppen 564 Gruppen 4.982 Untergruppen 27.259 Standardmerkmalleisten > 14.371 Merkmale > 15.937

Klassen gesamt 37.869

Merkmale zur Produkt­ beschreibung


Standardisierung: Projekt Peppol

November 2011

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Gemeinsame Bausteine für eine grenzenlose Beschaffung. Das von der Europäischen Kommission geförderte Projekt Peppol geht in sein viertes und entscheidendes Jahr: 17 Teilnehmer aus elf europäischen Ländern entwickeln standardisierte IT-Lösungen, um grenzenlos in Europa einkaufen zu können.

E

lektronische Beschaffungsprozesse der öffentlichen Hand finden häufig auf nationaler Ebene statt, aber noch kaum im innereuropäischen Bereich. Obwohl E-Procurement die Auf­ tragsvergabe für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nachweislich einfacher und effizienter macht, fehlen gemeinsame Standards, um an Ausschreibungen innerhalb der EU teilzunehmen.

Durch die Komplexität EU-weiter Beschaffungsprozesse sind Auftragnehmer und Vergabestellen mit einer Fülle von praktischen, technischen und administrativen Hindernissen konfrontiert. Lieferanten müssen von Vergabestellen definierte Bewerbungsbedingungen erfüllen und dabei ausländische Vergaberichtlinien korrekt interpretieren, geeignete Nachweise identifizieren, zusammentragen

und einreichen. Nach Auftragsvergabe und Erbringung der Leistung erfolgt die Übermittlung und Bearbeitung der Rechnung – all dies geschieht vielfach manuell, auf Papier und erfordert enormen Zeitaufwand. Doch schon bald werden sich Unternehmen bei europaweit ausgeschriebenen Beschaffungsaufträgen viel Zeit, Geld und Nerven sparen können. Neue EU-Initiativen helfen mit, das riesige Potenzial von

E-Procurement gezielt zu mobilisieren und mit koordinierten Maßnahmen über Ländergrenzen hinweg zu fördern. Peppol unterstützt E-Procurement-Strategie der EU Genau hier setzt das am 1. Mai 2008 gestartete und mit über 30 Millionen Euro dotierte Peppol-Projekt (Pan-European Public Procurement Online) als Teil des „Compe-

titive and Innovation Framework Programme“ (CIP) der Europäischen Union an. Im Vordergrund der Bemühungen steht dabei die Verknüpfung existierender nationaler Systeme, um pan-europäische Beschaffungsprozesse zu ermöglichen. Dieses Projekt soll insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen die Teilnahme an Beschaffungsprozessen innerhalb der gesamten europäischen Union ermöglichen. Der Beschaffungsprozess als solcher soll vollständig elektronisch, d.h. IT-gestützt, ablaufen, von der Veröffentlichung der Ausschreibung über die Vergabe des Auftrags bis hin zur Bezahlung der Leistungen. Zu den Aufgabenbereichen von Peppol gehören insbesondere die Erstellung eines „Virtual Company Dossiers“ (VCD), die Bereitstellung von geeigneten elektronischen Kataloglösungen (ECatalogue), die Möglichkeit, elektronische Signaturen europaweit einzusetzen (E-Signature) sowie die Abdeckung der nachfolgenden Phasen wie etwa der Bestellung (EOrdering) und Rechnungslegung (E-Invoice). Einheitliche IT-Infrastruktur soll nationale Systeme verbinden Die entwickelten Peppol-Standards und -Schnittstellen werden aktuell durch die teilnehmenden Länder innerhalb von so genannten Produktionspiloten getestet. Bestehende nationale Lösungen werden dabei nicht ersetzt, sondern durch eine einheitliche IT-Infrastruktur miteinander verbunden und durch ergänzende Bausteine mit gemeinsamen europäischen Standards kompatibel gemacht. Jedes Unternehmen in einem EU-Land kann dann mit jeder öffentlichen Verwaltung in einem anderen EULand sämtliche Beschaffungsvorgänge elektronisch abwickeln. An den Piloten sind unter der Leitung Norwegens als Konsortialführer mehrere Länder involviert. Die österreichische Beteiligung an der Arbeitsgemeinschaft Peppol.at umfasst das Bundesministerium für Finanzen (BMF), die Bundesbeschaffung GmbH und das Bundesrechenzentrum (BRZ). Während BMF und BRZ vor allem fachliche und technische Inputs zu den Arbeitspaketen elektronische Nachweise (Virtual Company Dossier), elektronische Rechnung (E-Invoicing) und Transport-Infrastruktur liefern, bringt die BBG ihre Erfahrungen aus dem e-Shop bei den beiden Arbeitspaketen elektronische Bestellung (E-Ordering) und elektronischer Katalog (E-Catalogue) europaweit ein.


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2011

Andrea Leutgeb, Peppol-Koordinatorin bei der BBG, berichtet: „Nachdem alle technischen Voraussetzungen geschaffen wurden, geht es nun darum, die PeppolKomponenten in realen Geschäftstransaktionen zu evaluieren.“ Durch die Unterstützung der Peppol-Standards lassen sich verschiedene E-Procurement-Communities innerhalb des gleichen Landes, aber auch über Grenzen hinweg, nahtlos miteinander verbinden. Unter anderem ist auch geplant, die Ergebnisse aus Peppol in einen österreichischen E-Procurement-Masterplan (siehe Seite 8) für die Verwaltung einfließen zu lassen. Innovative Lösungen für alle EU-Mitgliedsländer Die verschiedenen Peppol-Pilotprojekte verfolgen ein ambitioniertes Ziel: Sie müssen EU-weite Beschaffungsprozesse harmonisieren, an den gleichen Standards ausrichten und diese in einer sicheren und vertrauenswürdigen IT-Infrastruktur umsetzen. Die zentrale Herausforderung liegt vor allem darin, die unterstützende IT-Infrastruktur und deren Datenformate so auszulegen, dass diese nicht nur für Großunternehmen mit ihren ERP-Systemen geeignet sind, sondern dass auch ein einfaches Andocken von Klein- und Mittelbetrieben möglich ist. So können beispielsweise durch Web-Clients auch KMU ihre Waren in Kataloge der öffentlichen Verwaltung einbringen, Bestellungen elektronisch entgegennehmen, ihre Lieferungen mit elektronischen Papieren begleiten und ihre Rechnungen elektronisch legen. Neben allgemeinen Arbeitspaketen (Projektmanagement, Öffentlichkeitsarbeit)

Standardisierung: Projekt Peppol

beschäftigen sich die weiteren Peppol-Arbeitspakete mit Themen aus der Vor- und Nach-Vertragsphase des Beschaffungsprozesses mit dem Ziel, innovative Lösungen für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen den Akteuren bereit zu stellen: • Elektronische Signatur (E-Signature): Sicherstellung der Daten­integrität durch Unterstützung verschiedener Signaturzertifikate und deren Validierung • Elektronische Nachweise (Virtual Company Dossier): Unterstützung der Bieter bei der Angebotserstellung, Entscheidungsunterstützung bei der Auswahl nationaler/ ausländischer Auswahlkriterien, Zusammenstellung geeigneter Nachweispakete (VCD-System) sowie Übermittlung der Angebote als standardisiertes Informationspaket (VCD-Paket) • Elektronischer Katalog (E-Catalogue): Zugang zu standardisierten digitalen Produktinformationen basierend auf eCl@ss und Common Procurement Vocabulary (CPV) (siehe Seite 4)

Peppol-Meilensteine geben Hoffnung. Die Fortschritte im EU-Projekt Peppol sind rasant: Ein Pilotsystem für das Virtual Company Dossier wurde umgesetzt und auch elektronische Rechnungen werden bereits erfolgreich verschickt.

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n den letzten sechs Monaten ist viel passiert: Ein VCD-Pilotsystem wurde in Österreich erfolgreich umgesetzt, reale VCDs wurden bereits erstellt und verschickt. Außerdem wurden das Firmenbuch und die Ediktsdatei des Bundesministeriums für Justiz über Schnittstellen an das VCD-System angebunden, um Nachweise automatisiert abrufen zu können. Damit vereinfacht sich die Erstellung und Einreichung eines Angebotes, insbesondere in grenzüberschreiten-

den Ausschreibungen, da Firmen zuverlässige Entscheidungs­hilfen bei der Interpretation von Auswahlkriterien und Vergaberichtlinien erhalten. Enorme Zeitersparnis Die Übermittlung der gesammelten Nachweise erfolgt in standardisierter elektronischer Form. Dies vereinfacht und verkürzt den Prozess der Angebotseinreichung erheblich, reduziert die Fehleranfälligkeit und steigert die Informationsquali-

tät. Im Bereich der elektronischen Rechnungslegung erfolgten ebenfalls bereits reale Transaktionen, z.B. zwischen der norwegischen Bergen Hospital Trust und ihren Zulieferern. Auch Finanzministerin Maria Fekter verfolgt dieses ambitionierte europaweite Projekt mit großem Interesse: „Österreichische Unternehmen sind bei grenzüberschreitenden Beschaffungen schon heute höchst erfolgreich. Peppol wird mithelfen, diesen Erfolg weiter auszubauen.“ 

• Elektronische Bestellung (E-Ordering) und Rechnung (E-Invoicing): Abgabe und Bearbeitung elektronischer Bestellungen und Rechnungen • Transport Infrastruktur (Transport Infrastructure): Sicherer und verlässlicher Transport der Daten über eine technische IT-Infrastruktur (Service Metadata Locator)  Tony Bayer

Stimmen zu Peppol Maria Fekter Bundesministerin für Finanzen „Österreichische Unternehmen sind bei grenzüberschreitenden Beschaffungen schon heute höchst erfolgreich. Peppol wird mithelfen, diesen Erfolg weiter auszubauen.“

Gerhard Popp Sektionschef im Bundesministerium für Finanzen „Vereinfachen, beschleunigen, Effizienzen steigern, Teilnahmen erhöhen – das ist das Ziel von E-Government. Neben FinanzOnline und dem Unternehmensserviceportal usp.gv.at ist Peppol nun ein weiteres Service für die Wirtschaft, das Erleichterungen und Verbesserungen für das tägliche Geschäft bietet.“

Andreas Nemec Geschäftsführer der Bundesbeschaffungsgesellschaft „Elektronische Beschaffung auf nationaler Ebene ist der Beweis dafür, dass der öffentliche Sektor beträchtliche Gelder einsparen kann. Durch europaweite Standards und die Anbindung an die bestehende Infrastruktur wird Peppol Wettbewerbsschranken abbauen und Kosteneinsparungen in beträchtlicher Höhe bringen – auch für die österreichische Wirtschaft.“

Die Standardisierung EU-weiter Beschaffungsprozesse im Rahmen von Peppol ermöglicht es, Bietern über ihre Landesgrenzen hinaus an Ausschreibungen teilzunehmen.


Standardisierung: Projekt Peppol

November 2011

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Elektronische Signatur (E-Signature) Mit dem Beschluss der Europäischen Kommission vom 25. Februar 2011 über Mindestanforderungen für die grenzüberschreitende Verarbeitung von Dokumenten sollen durch die Festlegung der zu verwendenden Signaturformate die elektronischen Verfahren noch mehr vereinheitlicht werden und dadurch zu mehr Akzeptanz und Vereinfachung führen. Seit 1. August 2011 sind Behörden angehalten, elek-

tronische Signaturen in einem der sechs neuen AdES-Formate – das sind standardisierte PDFFormate zur Versendung elektronischer Dokumente – zu verwenden. Diese müssen nun in bestehende Signaturanwendungen eingebunden werden, was sich aus Sicht des deutschen Peppol-Partners „bremen online services“ (bos) – einem führenden Anbieter von IT-Lösungen für die sichere und

rechtsverbindliche Datenübermittlung – kurzfristig realisieren lässt. Anders sieht es hingegen bei der grenzübergreifenden Validierung der Zertifikate aus dem EU-Ausland aus. Eine neue Software-Applikation steht zurzeit nur in einem Pilotbetrieb in den Peppol-Teilnehmerländern zur Verfügung und wird für den Produktiveinsatz intensiv getestet.

Virtual Company Dossier (VCD) Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens benötigt ein Bieter verschiedene Eignungsnachweise, die seine Befugnis, seine Zuverlässigkeit und seine Leistungsfähigkeit belegen. Das Kernproblem dabei ist, dass es keine grenzüberschreitend einheitlichen Nachweise gibt und dass die gemeinsame Basis – die EU-Vergaberichtlinie – von den einzelnen Mitgliedstaaten der Europäischen Union in den nationalen Vergaberichtlinien unterschiedlich interpretiert wurde. Das bedeutet, dass Unternehmer nun zusätzlich zum Sprachenproblem vor der Herausforderung stehen, die in den Ausschreibungsunterlagen geforderten Kriterien richtig zu interpretieren, um schließlich eine vollständige Bewerbung abgeben zu können. Was soll z.B. ein österreichischer Unternehmer vorweisen, wenn in einer italienischen Ausschreibungsunterlage eine Anti-Mafia-Bestätigung verlangt wird? Oder ein ausländischer Unternehmer, wenn vorgegeben wurde, dass österreichische Unternehmen einen Kiab-Aus-

zug (Kontrolle illegaler Arbeitnehmerbeschäftigung) beilegen müssen? Bei derartigen Problemen wird die IT-Anwendung „Virtual Company Dossier“ (VCD) künftig Lösungen schaffen. Hierzu wurde ein rechtliches Regelwerk erarbeitet, das die Ableitung der national zu erbringenden Nachweise ermöglicht und die Sammlung und Zusammenstellung der Nachweise zu einem standardisierten elektronischen Paket unterstützt, um es an beliebige Beschaffungsstellen in Europa übermitteln zu können. Momentan sind neben dem EU-Vergaberecht und dem österreichischen Vergaberecht vier weitere nationale Vergaberichtlinien (Deutschland, Frankreich, Italien, Griechenland) enthalten. Im Rahmen der Pilotierung soll durch Einbeziehung der Informationen aus E-Certis ein komplettes Regelwerk erarbeitet werden. Eine Besonderheit der österreichischen Implementierung ist die Anbindung von bestehenden E-Government-Services (z.B. aktu-

eller Finanzamtsauszug über FinanzOnline), die diese Nachweise liefern. Zukünftig können Unternehmen mittels einer Meldung die verwaltungsinterne Sammlung und Zusammenstellung der erforderlichen Nachweise über Schnittstellen durchführen. Dies trägt wesentlich zur Entbürokratisierung bei. Die einfachere Beteiligung an Vergabeverfahren soll insbesondere Klein- und Mittelbetrieben die Teilnahme an Vergabeverfahren erleichtern und so zu mehr Wettbewerb beitragen. Derzeit wird neben der Pilotierung an der Spezifikation einer weiteren Komponente gearbeitet, die öffentliche Stellen zukünftig dabei unterstützen wird, Kriterien bezüglich Qualifikation und Eignung, die ein Bieter im Rahmen eines Vergabeverfahrens erfüllen muss, nicht nur schriftlich in der Ausschreibungsunterlage zu dokumentieren, sondern diese auch digital bereitzustellen. Dies erleichtert die Prüfung, ob die erhaltenen Nachweise die geforderten Kriterien tatsächlich belegen.

Elektronischer Katalog (E-Catalogue) Elektronische Kataloge spielen nicht nur bei der Bestellung, sondern auch schon bei der Vergabe (E-Tendering) eine zentrale Rolle. In Peppol wurde ein gemeinsamer Ansatz für die Bereitstellung von Produktinformationen über elektronische Kataloge entwickelt. Dieser hilft den Bietern, Zeit bei der Erstellung ihrer Angebote zu sparen und erleichtert öffentlichen Auftraggebern die Bewertung der Angebote. Der Vorteil

ist, dass durch diese Lösung Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Wenn neue Produkte ausgeschrieben werden, werden sämtliche Spezifikationen im elektronischen Katalog definiert und die Lieferanten eingeladen, ihre Gebote elektronisch abzugeben. Danach werden die Angebote geöffnet und bewertet. Der Katalog des Best- bzw. Billigstbieters wird danach direkt in das Bestellsystem übertragen

und dient als Basis für die nachfolgenden Bestellungen und Rechnungen. Zu den Vorteilen zählen u.a. die Reduzierung von Datenredundanzen zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern, eine kürzere Durchlaufzeit, verringerte Prozesskosten und eine bessere Unterstützung von KMU durch die Verwendung von Industriestandards. Auch die BBG führt Piloten in diesem Bereich durch (siehe Seite 4).

Elektronische Bestellung (E-Ordering) Der Bestellprozess befasst sich mit der elektronischen Übertragung von Dokumenten und ist ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses, da dieser Einfluss auf andere Phasen hat – vom elektronischen Katalog bis zur Bezahlung. Vorrangiges Ziel ist es, die elektronische Kommunikation zwischen Lieferanten und den

­ ffentlichen Auftraggebern voranzutreiben und ö europaweit zu standardisieren. Die bestehenden nationalen Lösungen werden dabei nicht ersetzt, sondern nach gemeinsamen Standards ausgerichtet. Für den ­öffentlichen Auftraggeber und den Lieferanten resultieren daraus eine Reihe an Vorteilen: Ef-

fizientere Prozesse, reduzierte Transaktions­ kosten und erhöhte Prozesstransparenz. Auch der e-Shop der BBG unterstützt die Peppol-Standards und erlaubt daher Liefe­ ranten aus ganz Europa, Bestellungen von ­österreichischen öffentlichen Auftraggebern zu erhalten.

Elektronische Rechnung (E-Invoicing) Im Rahmen des Peppol-Arbeitspaketes E-Invoicing werden in Zusammenarbeit mit Vertretern der teilnehmenden Länder jene Komponenten entwickelt, die zum grenzüberschreitenden Versand und Empfang von rechtsgültigen, elektronischen Rechnungen erforderlich sind. Kernkomponenten dabei sind ein einheitliches

Datenformat, abgestimmte Validierungsregeln sowie standardisierte Abläufe für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Als Basis für die sichere europaweite Übertragung der elektronischen Rechnungen steht die Peppol-Transport-Infrastruktur zur Verfügung. Aktuell läuft die Pilotierungsphase,

in der e­ uropaweit bereits mehrere grenzüberschreitende Pilotfälle erfolgreich durchgeführt wurden. Auch in Österreich wurden bereits die ersten Peppol-E-Rechnungen übermittelt. Grenz­überschreitende Pilotfälle mit österreichischer Beteiligung werden bis April 2012 durchgeführt.


8 | November

E-Procurement-Masterplan

2011

Entscheidungshilfe für Entscheidungsträger. Noch gibt es auch in Österreich viele weiße Flecken auf der E-Procurement-Landkarte. Der Ministerrat hat daher die BBG aufgrund ihrer Beschaffungskompetenz mit einem Masterplan für die österreichische Verwaltung beauftragt.

D

ie größten Herausforderungen waren schon von Anfang an klar: Die meist sehr heterogenen Systemlandschaften – sowohl innerhalb Österreichs als auch international – verhindern derzeit noch die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen. Fehlende gemeinsame IT-Standards sind besonders für Klein- und Mittelunternehmen ein wesentliches Hindernis bei der Teilnahme an öffentlichen elektronischen Ausschreibungen. Allgemein liegt der öffentliche Sektor im elektronischen Datenaustausch mit seinen Lieferanten bisher hinter anderen Branchen zurück. Ein nationaler E-Procurement-Masterplan, der im Vorjahr vom Ministerrat beschlossen wurde, soll nun die Vereinbarung einer gemeinsamen Vorgehensweise in der österreichischen Verwaltung bis Ende 2011 ermöglichen. Bereits im Jänner 2011 lud die BBG über 20 führende Experten der Plattform „Digitales Österreich“ (Kooperation Bund-Länder-­ Städte-Gemeinden) zu einem ersten Arbeitsgruppen-Meeting ein. Zum Auftakt wurde den Teilnehmern ein detaillierter Überblick über bereits bestehende Initiativen und Aktivitäten in Österreich vermittelt sowie grenzüberschreitende EU-Großprojekte wie Peppol näher vorgestellt. Außerdem wurde beschlossen, die Arbeitsgruppe um Vertreter aus dem Gesundheitsbereich sowie dem Hoch- und Tiefbau zu erweitern. Für eine Bestandsaufnahme zum Thema elektronische Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung wurden die Arbeitsgruppen-Teilnehmer in Leitfadeninterviews zunächst ausführlich befragt. Die Ergebnisse dieser Erhebung wurden dann bei einem zweiten Meeting im März präsentiert und gemeinsam diskutiert.

„Je breiter E-Procurement in der Zukunft genutzt wird, desto mehr Synergien wird es geben.“ Heinz Christian Brünner Asfinag

E-Procurement-Masterplan Prozesslandkarte – Überblick vor Vertrag

Planung

Elektronische Bekanntmachung

Zuschlag

Bestandsaufnahme und Zielformulierung Markus Hasibeder, Leiter der Zentralen Beschaffung des Landes

Elektronische Ausschreibung

Beim dritten Treffen der Arbeitsgruppe im niederösterreichischen Frankenfels wurden konkrete Umsetzungsmaßnahmen für die Verbreitung von E-Procurement in Österreich ausgearbeitet.

Ober­ österreich, erklärt: „Derzeit sind wir von einer vollelektronischen Beschaffung ohne Medienbrüche noch ziemlich weit entfernt. Jedoch befinden wir uns mit der Arbeit am Masterplan auf einem guten Weg, um die Systeme zu harmonisieren und Schnittstellen zu schaffen.“ Durch die Interviews stellte sich heraus, dass etwa die elektronische Rechnung noch relativ wenig genutzt wird. Gerhard Laga, Leiter des E-Centers der Wirtschaftskammer Österreich, beklagt den geringen Stellenwert von E-Procurement: „Wir haben kürzlich mehr als 1000 unserer Mitglieder über ihre Erfahrungen zu diesem Thema befragt. ITSicherheit, Spamschutz und Online-Payment wurden mehr als doppelt so häufig genannt wie etwa die digitale Signatur oder die elektronische Rechnungslegung.“ Für den Experten sind neben den hohen Kosten derzeit hauptsächlich beste-

nach Vertrag

Elektronischer Katalog

Elektronische Bestellung

Querschnittsapplikationen (Elektronische Signatur, Elektronische Archivierung, Elektronischer Akt etc.) Organisatorische Aspekte und Rahmenbedingungen (SLA, Faktor Mensch, Rechtssicherheit/-klarheit etc.) Die Prozesslandkarte dokumentiert sämtliche Phasen einer elektronischen Beschaffung.

Elektronische Rechnung

hende Medienbrüche (etwa zwischen Verfahrensabwicklung und Eingabe der Bekanntmachung), fehlende Standards sowie die elektronische Signatur bzw. die Bürgerkarte die wichtigsten Hindernisse für E-Procurement. Johannes Wimmer, BBG-Bereichsleiter für Information & Technology Management, präsentierte dazu eine in der ersten Arbeitsgruppensitzung verfeinerte Prozesslandkarte (siehe Grafik). Etwas konkreter klingen die Zielvorstellungen der Workshop-Teilnehmer: nur noch fortgeschrittene (z.B. E-Mail-Signatur) statt der qualifizierten elektronischen Signatur (die vor allem für kleinere Unternehmen oft ein Hindernisgrund ist), Synergieeffekte durch Einbeziehung bestehender Lösungen, Berücksichtigung von bestehenden Standards, Empfehlung von Rahmenbedingungen. „Dabei sollen bestehende Softwarelösungen nicht ersetzt werden“, so BBG-Expertin Andrea Leutgeb, „sondern Schnittstellen geschaffen werden, damit bestehende Systeme miteinander interagieren können.“ Was versprechen sich die Workshop-Teilnehmer vom Masterplan? Roland Irnberger, ÖBB, berichtet: „Die Meetings bieten die Möglichkeit zum Informationsaustausch und gegenseitigem Lernen. So Weise wird es uns gelingen, für den Masterplan neue Benchmarks zu setzen und einen Anforderungskatalog zu definieren.“ Konkrete Ergebnisse in Frankenfels Der Masterplan wird allgemein als Konzeptpapier mit Umsetzungs-

empfehlungen oder, anders gesagt, als eine lesbare, allgemein verständliche Entscheidungshilfe für Entscheidungsträger gesehen. Heinz Christian Brünner, Einkaufsleiter in der Asfinag: „Ich bin sicher, dass wir im Rahmen dieser Meetings konkrete Maßnahmen und Handlungsanweisungen erarbeiten werden. Je breiter E-Procurement in der Zukunft genutzt wird, desto mehr Synergien wird es geben.“ Am 20. und 21. September 2011 lud die BBG zur dritten Arbeitsgruppensitzung unter dem Motto „Verbreitung des E-Procurements als gelebte Praxis in der österreichischen öffentlichen Verwaltung“ im niederösterreichischen Frankenfels ein. In den Expertengruppen „Vor-Vertrag“ (von der Planung bis zur elektronischen Ausschreibung) und „Nach-Vertrag“ (vom elektronischen Katalog bis zur elektronischen Rechnung) wurden am ersten Tag die Probleme und der Nutzen der einzelnen Phasen des E-Procurement-Prozesses identifiziert und kategorisiert. Am zweiten Tag wurden Umsetzungsmaßnahmen für die Verbreitung von E-Procurement in Österreich ausgearbeitet. Dabei wurden Entwicklungen und Vereinbarungen auf nationaler, internationaler und EUEbene (z.B. das EU-Projekt Peppol) berücksichtigt. In einem nächsten Schritt werden die Umsetzungsmaßnahmen durch die Teilnehmer der Arbeitsgruppe priorisiert, um am Ende des Projektes als Handlungsempfehlungen für die Politik weitergegeben zu werden.  Astrid Fadler


E-Procurement-Masterplan

November 2011

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Auf der Suche nach dem durchgängigen Workflow. Wo und wie weit sind E-Procurement-Lösungen tatsächlich schon umgesetzt? Was sind die häufigsten Hindernisse und Bedenken? „Beschaffung Austria“ zeigt die letzten Entwicklungen und den Stand der Dinge auf.

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und 5000 Personen sind derzeit allein im Bund mit der Bearbeitung von Rechnungen beschäftigt. Neben der Reduktion von Versand- und Lagerkosten könnte man laut Studien durch die vollelektronische Abwicklung neun Minuten Arbeitszeit pro Rechnung einsparen. Das setzt allerdings entsprechende Lösungen bei Beschaffern und Lieferanten voraus. Tatsächlich ist derzeit keine einzige österreichische Organisation bekannt, die sämtliche Phasen der Beschaffung elektronisch abwickelt. Die Bundesbeschaffung geht hier mit gutem Beispiel voran, mittlerweile werden so gut wie alle Bestellungen bei der BBG via Internet abgewickelt – ein europäischer Spitzenwert. Aber bei elektronischen Ausschreibungsverfahren macht auch die Bundesbeschaffung gerade erst die ersten Gehversuche. Durch den „Masterplan E-Procurement in der österreichischen Verwaltung“ erwarten Experten einen rascheren Aufbau von durchgängigen E-Procurement-Lösungen. Kommunikation und kontinuierlicher

Erfahrungsaustausch sind dabei unerlässlich, wie Markus Hasibeder, Leiter der Zentralen Beschaffung des Landes Oberösterreich, erzählt: „In den regelmäßigen Treffen der Länderexperten-Konferenz ‚Info-Plattform - Öffentliche Beschaffung‘ ist E-Procurement ein wichtiger Themenbereich. Das Land Oberösterreich ist gerade dabei, die elektronische Vergabe auszubauen. Dieser Umstellungsprozess zur elektronischen Abgabe von Angeboten kostet jedoch Zeit und Geld und läuft bei dieser angespannten Budgetsituation leider nicht in der wünschenswerten Geschwindigkeit ab.“ 1000 Euro pro Ausschreibung sparen Vor allem kleine und mittlere Unternehmen scheuen nach wie vor die Investition. Roland Irnberger von der ÖBB berichtet: „Auf unserer Internetplattform, die wir seit ca. zwei Jahren gemeinsam mit der Asfinag betreiben, ist der gesamte Beschaffungsprozess von der Ausschreibung bis zum Zuschlag abgebildet. Durch entsprechende Vorleistungen kann man einiges an

Hemmnissen beseitigen. So etwa haben wir unsere Lieferanten genau über die elektronische Signatur informiert, unter anderem während einer gemeinsamen Informationstour.“ Punkto Einsparungsmöglichkeiten kann Irnberger konkrete Zahlen nennen: „Bei mittleren Teil-Ausschreibungen im Rahmen des Bahnhofs Praterstern mit 1,5 Millionen Euro Auftragsvolumen kann man durch die elektronische Ausschreibung durchschnittlich 1000 Euro einsparen, nicht unerheblich bei 1000 Ausschreibungen jährlich.“ Vor wenigen Monaten befragte die Wirtschaftskammer Österreich mehr als 1000 ihrer Mitglieder in einer repräsentativen Online-Erhebung zum Thema „E-Business“. Beim überwiegenden Anteil der Unternehmen werden Rechnungen ausgedruckt und in der Papierablage archiviert, auch wenn diese als PDF einlangen. Rund die Hälfte speichert die Daten zusätzlich auf einer Festplatte oder im Mailsy-

stem. Erst ab einer Größe von etwa zehn Mitarbeitern haben die Unternehmen elektronische Archivierungssysteme. Gerhard Laga vom E-Center der Wirtschaftskammer Österreich: „Die Vorteile elektronischer Rechnungen wie Kosteneinsparung und mehr Effizienz sind sowohl Versendern als auch Empfängern klar. Allerdings befürchten fast die Hälfte der Befragten massive Rechtsun-

sicherheiten bei der Akzeptanz in den anderen EU-Staaten.“ Asfinag-Einkaufsleiter Heinz Christian Brünner ist sich sicher, dass sich die elektronische Rechnung auch für kleinere Unternehmen auszahlen kann: „Entscheidend ist die Menge der anfallenden Rechnungen und nicht die Größe des Unternehmens.“  Astrid Fadler

BBG wird zum Serviceprovider. Die BBG bietet ihren e-Shop auch als Software-Lösung für Kunden an, um ihn mit deren eigenen Produktkatalogen zu betreiben. Offene und skalierbare Schnittstellen erweitern die elektronische Beschaffungsplattform für eine Anbindung an Drittsysteme und individuelle Produktsortimente.

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it mehr als 250.000 Produkten, aufgelistet in rund 430 Katalogen, stellt der e-Shop der Bundesbeschaffung das größte Einkaufstool für die öffentliche Verwaltung in ganz Eu­ ropa dar. Diese Tatsache lässt sich auch mit beeindruckenden Zahlen und Fakten belegen: Pro Jahr werden ca. 70.000 Bestellungen von Usern aus über 3000 registrierten Organisationen verzeichnet, die Produkte und Dienstleistungen im Wert von über 200 Millionen Euro elektronisch einkaufen. Aufgrund ihrer hohen technologischen Flexibilität und Prozess-Sicherheit lässt sich diese erfolgreiche E-ProcurementPlattform aber auch in unterschiedlichste Kunden- und Lieferantensysteme integrieren. Kein Wunder, dass Anfragen zur Implementierung des e-Shops in kundeneigene ITSysteme zunehmend häufiger werden. Warum speziell bei Drittkunden das Interesse zur Verwendung des e-Shops groß ist, verrät Christof Bräunling, Teamkoordinator Information & Technology Ma-

nagement bei der BBG: „Basierend auf einem SaaS-Modell („Software as a Service“) erhalten unsere Kunden nicht nur einen Online-Katalog mit umfangreichen Funktionalitäten, sondern ein innovatives Softwaresystem, mit dem sie inter-

ne Prozesskosten sparen können. Diesen Mehrwert hat auch die Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) erkannt, für die wir seit kurzem über eine automatisierte Schnittstelle BIG-eigene Produktkataloge über den e-Shop hosten.“ Bernd Eb-

ner, Leiter Beschaffung und Infrastruktur bei der BIG, sieht in der engen Kooperation mit der BBG drei wesentliche Vorteile: „Wir brauchen uns nicht um die Weiterentwicklung der Applikation kümmern, über die Hotline können wir jederzeit mit der BBG kommunizieren und unsere Mitarbeiter können bestimmte Artikel selbst bestellen, ohne den zentralen Einkauf damit zu befassen.“ Neue Synergieeffekte für BBG-Kunden Derzeit arbeitet die BBG auch für weitere, namhafte Kunden an einer maßgeschneiderten „Shopin-Shop“-Lösung: Die Dienstleistungen umfassen dabei die Vertragsverwaltung, (optional) die elektronische Katalogerstellung, das Content- und Lieferantenmanagement sowie die Sicherstellung des laufenden Betriebs der e-ShopApplikation und der IT-Infrastruktur. Christof Bräunling klärt auf: „Wir sind momentan in einer zeitlich limitierten Pilotphase, in der wir gemeinsam mit den Kunden die

kostenmäßigen und funktionalen Vorteile des e-Shops gegenüber anderen Softwarelösungen evaluieren.“ Das strategische Projektziel ist für alle Beteiligten klar: Die BBG möchte als Serviceprovider und Einkaufsspezialist die Kunden bei ihren zukünftigen Beschaffungsaktivitäten noch stärker unterstützen und gleichzeitig mithelfen, neue Einsparungspotenziale auszuschöpfen. „Wir können jetzt kundeneigene Kataloge einbinden, die bestehenden BBG-Rahmenverträge werden mitgenutzt und dadurch werden vor allem die Prozesskosten reduziert“, erklärt Bräunling. Die in Mietform angebotene und jederzeit einsetzbare Software-Lösung der BBG lässt sich flexibel an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen. So erfolgt über eine standardisierte SAP-Anbindung beispielsweise ein dynamischer Stammdatenabgleich. Ausgetauscht werden unter anderem Katalog- und Kundendaten sowie Produktinformationen und Bestelldetails.  Tony Bayer


10 | November

Marktsplitter

2011

Innovative Briefpost. Mit „hybriden“ Rückscheinen und einer „dualen“ Zustellung werden die Elemente der physischen und der elektronischen Zustellung miteinander verbunden.

W

ir testen derzeit den hybriden Rückschein von der Ladung bis zum Grundbuchauszug“, berichtet Georg Stawa, Abteilungsleiter für Projekte, Strategie und Innovation im Bundesministerium für Justiz (BMJ). Das neue Behördenprodukt, das von der BBG in Zusammenarbeit mit der Post AG und den wichtigsten Bedarfsträgern, insbesondere dem BMJ und dem Finanzministerium, entwickelt wurde, soll ab Jänner 2012 offiziell starten und in Zukunft zu jährlichen Einsparungen in Millionenhöhe führen. „Allein in der Einführungsphase rechnen wir mit 3,6 Millionen hybriden Rückscheinen, die viel rascher und günstiger als bisher verarbeitet werden können“, freut sich Georg Stawa auf einen erfolgreichen Start. Immerhin wurden 2009 insgesamt 26 Millionen Euro für konventionelle Rückscheine im Justizressort ausgegeben. Vor allem Justiz- und Finanzministerium werden vom kostengünstigen, hybriden Rückscheinbrief profitieren. Die Behörde übermittelt dabei dem Zusteller physisch das zuzustellende Dokument, die Zusatzinformationen (Wer ist der Adressat? Muss eigenhändig unterschrieben werden?) werden allerdings schon elektronisch übermittelt. Der Zusteller druckt dann die Zustellformulare selbst aus, um sie für die po-

stalische Übermittlung an den Adressaten zu verwenden. Die Zustellbestätigung wird allerdings bereits vollständig elektronisch an die Behörde rückübermittelt. „Uns hat vor allem der Wunsch des Bundeskanzleramtes motiviert, den bisherigen Rückscheinbrief zu modernisieren“, erzählt Norbert Kosicak von der Österreichischen Post AG über die Ziele dieser neuen Briefpost-Innovation. „Wesentlich waren dabei eine Aufwandsminimierung für die Behörden und eine Einbindung in die E-Government-Strategie des Bundes.“ Duale Zustellung spart Zeit und Kosten Aber auch an einem anderen Postprodukt wird intensiv gearbeitet: Unter dualer Zustellung versteht man den Versand von Dokumenten wahlweise elektronisch – sofern der Empfänger elektronisch erreichbar ist – oder physisch (herkömmlich „per Post“) über Druckstraßen. Grundsätzlich wird bei jedem Zustellstück routine­ mäßig abgefragt, ob die Zielperson bei einem elektronischen Zustelldienst registriert ist. Trifft dies zu, ist eine elektronische Zustellung möglich. Technisch gesehen erfordert die elektronische Zustellung jedoch eine sichere Identifizierung

Als Empfänger von elektronischen Zustellungen kann man sich über Handy-Signatur oder Bürgerkarte identifizieren und authentifizieren.

und Authentifizierung des Empfängers, die via Bürger­karte und einer aktivierten Handy-Signatur schon heute ­ erfüllt wird. „Als innovativer Bestandteil der serviceorientierten Verwaltung soll die duale Zustellung für Privatpersonen und Unternehmen einen zeitsparenden und komfortablen Zugriff auf zugestellte Dokumente in einem elektronischen Post­ kasten garantieren“, betont Peter Reichstädter, IKT-Experte im Bundeskanzleramt, die neuen Vorteile für die Empfänger. „Damit würde auch das Abholen eingeschriebener Briefe von den Postämtern endgültig der Vergangenheit angehören.“ 

Reinigen auf höchstem Niveau. Im Rahmen der dritten Berufs-Europameisterschaft „EuroSkills“, die 2012 in Belgien stattfindet, wird auch das Gewerbe der Reinigungsdienstleister mit drei österreichischen Nachwuchstalenten sein Können zeigen.

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Wettbewerb EuroSkills trägt entscheidend dazu bei, das Reinigungsgewerbe sowohl fachlich als auch im Hinblick auf das Image nachhaltig zu verbessern. Laut Wilken übernimmt auch die BBG in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle: „Die Bundesbeschaffung forciert bereits seit einigen Jahren in ihren Ausschreibungen eine effiziente und qualitätsorientierte Ausbildung des Reinigungsfachpersonals.“

erufliche Leistungswettbewerbe motivieren besonders junge Menschen zu Bestleistungen in der Ausbildung. Im Rahmen der Fachmesse EuroClean wurde heuer im Juni beim bundesweiten Jung-Fachkräftewettbewerb unter 15 Teilnehmern der österreichische Staatsmeister der Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger ermittelt. Der 21-jährige Burak Uzundere, beschäftigt bei der Hans Majer Gebäudereinigung GmbH in Wolfurt, wird seine Branche gemeinsam mit den zweit- und drittplatzierten Kollegen aus Oberösterreich und Wien bei den kommenden Berufs-Europameisterschaften „EuroSkills“ 2012 im belgischen Spa vertreten. „Go for Gold“ lautet die Devise „Die siegreichen Dreier-Teams aus der heimischen Reinigungsbranche konnten bereits 2008 und 2010 Silber erringen“, erinnert sich Sebastian Wilken, offizieller Trainer der EuroSkills-Mannschaften der Gebäudereiniger. „Deshalb hof-

Bundes­präsident Heinz Fischer gratuliert dem siegreichen Reinigungsteam der EuroSkills 2010.

fen wir 2012 natürlich auf Gold!“ Für Wilken, der hauptberuflich Prokurist einer Reinigungsfirma ist, erfüllt diese Initiative auch ein wichtiges, strategisches Ziel: „Der internationale

Beste Werbung für den Beruf EuroSkills ist die europäische Variante der Berufs-Weltmeisterschaften WorldSkills. Die Teilnahme an nationalen bzw. internationalen Leistungswettbewerben wie in Belgien macht Werbung für den Beruf und ist für die Jugendlichen gleichzeitig eine überzeugende Bestätigung ihres Könnens. „Wenn dann auch noch ein gutes Abschneiden und eine Medaille gelingt“, ergänzt Wilken, „stehen den jungen Menschen in Job und Karriere alle Türen weit offen“. 

Qualität, die keine Federn lässt. Geflügel gilt als gesund und leicht verdaulich. Seit August 2011 können Großküchen aller BBGKunden auch Frischgeflügel (Huhn oder Pute) über eine neue Rahmenvereinbarung beziehen.

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eflügel liegt derzeit voll im Trend und das aus gutem Grund: Das weiße Fleisch enthält hochwertiges Eiweiß, wichtige Vitamine und Mineralstoffe, die der Körper täglich braucht. Obendrein zeichnet sich Geflügelfleisch durch seine Kalorienarmut aus. Dass die Österreicher wachsenden Appetit auf Hendl & Co. haben, zeigt auch der jährliche Gesamtbedarf an Geflügel, der sich mit 96.000 Tonnen in den letzten fünf Jahren verdoppelt hat. Statistisch gesehen bedeutet dies, dass jeder Österreicher zumindest einmal pro Woche Geflügel isst. Frisches Geflügel als gesunde Alternative Speziell für Großküchen bietet das BBG Portfolio neben dem bewährten Tiefkühl-Geflügel jetzt auch Huhn und Pute als Frischgeflügel an. Das Lieferprogramm umfasst die Qualitätsstufen „Standard“, „Bio“ und „Maisfütterung“ für Hühner sowie „Standard“ und „Bio“ für Pute. Bioqualität unter-

scheidet sich in beiden Bereichen durch die naturnahe Art der Haltung und den großzügigeren Auslauf, außerdem wird auf künstliche Beleuchtung und auf die Verabreichung von mit zusätzlicher Energie angereicherten Futtermitteln verzichtet. Während die Standardfütterung aus reinem Weizen- und Sojaschrot besteht, enthält die in Österreich typische Maisfütterung einen Maisanteil von mindestens 50 Prozent. Alle Varianten sind für BBG-Kunden jederzeit verfügbar. Die größten Vorteile beim etwas teureren Frischgeflügel sieht Franz Tremschnig, Geschäftsführer der Karnerta GmbH, „in der schnellen und einfachen Verarbeitung ohne Auftauverluste.“ Da die Nachfrage an Frischgeflügel am österreichischen Markt immer weiter zunimmt, betreibt Tremschnig einen hohen Logistikaufwand: „Vor allem bei Pute ist unsere eigenständige Kühllogistik zweimal wöchentlich unterwegs, um den steigenden Bedarf im Inland mit Frischgeflügel zu decken.“

Der Frischelieferant Kröswang liefert sowohl Frisch- als auch Tiefkühlgeflügel. Die wichtigsten Pluspunkte bei tiefgekühltem Geflügel liegen laut Geschäftsführer Manfred K ­ röswang vor allem „in der längeren Lagerfähigkeit, die insbesondere für Gastronomiebetriebe mit unkalkulierbaren Spitzen wichtig ist, den geringeren Hygiene-Risiken und der höheren Preisstabilität von Frost-Geflügel.“ Wolfgang Danner ist beim oberösterreichischen Krankenanstaltenverbund Gespag für den Lebensmitteleinkauf von zehn Spitälern verantwortlich und profitiert ganz sicher vom neuen Angebot: „Wir verbrauchen jährlich insgesamt 37 Tonnen Frischgeflügel in unseren Großküchen im Spitalsverbund. Sieben von zehn Gespag-Krankenhäusern bevorzugen die Lieferung von Frischware, drei setzen auf Tiefkühlgeflügel.“ Doch eines steht zumindest fest: Die aktuelle Frischgeflügel-Ausschreibung der BBG ermöglicht es allen Dienststellen, zu 100 Prozent entsprechend den Richtlinien der nachhaltigen Beschaffung einzukaufen. 


Beschaffung Aktuell

November 2011

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Großes Projekt mit starken Partnern. Mit dem Studienjahr 2013/2014 wird die Wirtschaftsuniversität Wien auf den neuen Campus WU übersiedeln. Für dieses Mammutprojekt hat sich die WU starke Partner gesucht.

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ach über 20 Monaten Bauzeit konnte am 6. Oktober 2011 die erste Dachgleiche am neuen Campus WU gefeiert werden. Die Großbaustelle im zweiten Wiener Gemeindebezirk liegt damit perfekt im Zeitplan. Denn schon in knapp zwei Jahren sollen an diesem zwischen Prater und Messe Wien liegenden Standort über 25.000 Studenten und rund 1500 Mitarbeiter arbeiten, lernen, forschen und lehren. Bis hier die ersten Vorlesungen im Wintersemester 2013/14 stattfinden können, gibt es für die von der WU und der Bundesimmobiliengesellschaft (BIG) gegründete Projektgesellschaft „Wirtschaftsuniversität Wien Neu GmbH“ als Bauherr jedoch noch viel zu tun. Alleine die riesige Dimension der Ende 2009 gestarteten Baustelle, die in drei Bereiche – Ost, Mitte und West – unterteilt ist, zeugt von der klaren Mission, den Studenten und Professoren

eine gemeinsame und zukunftsorientierte Arbeitsstätte auf dem über 100.000 m2 großen Areal zu ermöglichen. Ein multifunktionales „Library & Learning Center“, um das sich fünf Gebäudekomplexe gruppieren, wird dabei zum symbolischen Herz des öffentlich zugänglichen und ganzjährig geöffneten Campus. Darüber freut sich auch die heimische Bauwirtschaft: Insgesamt – so wird geschätzt – sollen im Verlauf der gesamten Bauarbeiten von durchschnittlich 500 Arbeitern 15.000 Tonnen Bewehrung und 150.000 Kubikmeter Beton verarbeitet werden. Neubau bringt BBG langfristigen Kooperationsvertrag Während die WU beim Bau auf den kompetenten Partner BIG setzt, hat man für die Themen Übersiedlung und Ausstattung einen umfassenden Kooperationsvertrag mit

Alle Fakten zum Campus WU • Adresse: 1020 Wien, Südportalstraße/Rotundenplatz • Anbindung: U2-Stationen „Messe Prater“ und „Krieau“ • Umgebung: Messe Wien, ViertelZwei und Prater • Bebaute Fläche: rund 35.000 m2, Nettonutzfläche: ca. 102.000 m2 • 20 Beschaffungsprojekte in Zusammenarbeit mit der BBG Der Zeitplan: 10/2009: Baubeginn 03-09/2010: Aushub 08-11/2010: Tiefgründung, Fundamente ab 10/2010: Hochbauarbeiten ab 03/2013: Einrichtung und Probebetrieb, Freiflächen ab 10/2013: Inbetriebnahme des neuen Campus (Regelbetrieb)

Mit dem Studienjahr 2013/2014 wird die Wirtschaftsuniversität Wien vom derzeitigen Universitätszentrum Althanstraße auf den neuen Campus WU bei der Messe Wien übersiedeln. Für dieses Projekt hat sich WU-Vizerektorin Regina Prehofer Partner mit Weitblick gesucht: Die BIG kümmert sich um den Bau, die BBG um Übersiedlung und Ausstattung.

der BBG geschlossen. „Wir haben in den vergangenen Jahren schon viele positive Erfahrungen mit der Bundesbeschaffung gemacht. Es lag deshalb auf der Hand, die Bundesbeschaffung auch beim Campus WU als Partnerin ins Boot zu holen“, berichtet Vizerektorin Regina Prehofer. Das Gesamtvolumen der Kooperation beläuft sich auf einen zweistelligen Millionen-Betrag und umfasst bis zu 20 Beschaffungsthemen. In neun Bereichen greift die WU auf bestehende Verträge der BBG zurück: „Die Palette an Produkten aus dem IT- und Telekommunikationsbereich reicht von Telefonapparaten über Server und PCs bis zu Hard- und Softwarekomponenten. Aber auch Möbel

und Sicherheitsausrüstung wird die WU über BBG-Lieferanten beziehen“, berichtet BBG-Key-AccountManager Stefan Krammer. Darüber hinaus wird die BBG aber auch zahlreiche Projekte im besonderen Auftrag abwickeln, also speziell auf die WU zugeschnittene Ausschreibungen. Bereits im Sommer hat die BBG den Zuschlag für Bibliotheks- und Archivregale erteilt. Aktuell laufen Ausschreibungen zur Bereitstellung von Glasfaser-Leitungen für Breitband-Datennetze und für die Lieferung von versperrbaren Garderobenkästen, später folgen unter anderem Speisen- und Getränkeautomaten sowie Drucker und Kopierer. Bis Ende 2012 sollen dann alle Spezial-Ausschreibungen abgeschlossen sein.

Herausforderung Projektmanagement „Diese 20 Projekte so zu koordinieren, dass trotz Verzögerungen oder Einsprüchen im richtigen Augenblick leistungsfähige Verträge vorliegen, ist die besondere Herausforderung in dieser Zusammenarbeit“, berichtet Stefan Krammer, der bei der BBG den Universitätsbereich betreut. Noch nie hat die Bundesbeschaffung einen so weitreichenden Kooperationsvertrag mit einem Kunden geschlossen. „Für uns bietet die Zusammenarbeit die Chance, uns auch gegenüber anderen Kunden als umfassender strategischer Partner zu etablieren“, so BBG-Geschäftsführer Andreas Nemec.  Tony Bayer

Mehr Power für die Verwaltung. Was gebündelter Einkauf leisten kann, sieht man an der LKW-Ausschreibung der Bundesbeschaffung: Von der Asfinag bis zu den Bundesländern sind alle wesentlichen Bedarfsträger mit dabei. Jetzt wurden die ersten LKW übergeben.

B

is zu 250.000 Euro kann ein LKW kosten, wie ihn die öffentliche Hand benötigt. Bei dieser Beschaffung konnte die BBG ihre Vorzüge als übergreifende Einkaufsplattform unter Beweis stellen. Mit der Asfinag als ausgegliedertem Unternehmen und den Bundesländern beteiligten sich alle wesentlichen Bedarfsträger in Österreich und stellten so hervorragende Preise sicher. Aber auch die Polizei ist künftig mit noch mehr Power unterwegs. An die Landespolizeidirektion Wien wurden im Oktober die ersten 14 von 215 Motorrädern übergeben. Innenministerin Johanna Mikl-Leitner zeigte sich vom Ergebnis der BBG-Ausschreibung begeistert.

Herbert Rathner (NÖ Landesregierung) werden von Clemens Richter (BBG) und Roland Ottillinger (MAN) die Schlüssel für die neuen Straßendienst-LKW überreicht.

Die Wiener Polizisten freuen sich über die 14 neuen Motorräder, die am 17. Oktober 2011 in der Wiener Rossauer Kaserne übergeben wurden.


12 | November

BBG-News

2011

BBG-Forum

Neue Verträge der BBG

Rückblick

Projekte im besonderen Auftrag

Vertriebsleiter Anton ­Steinringer beim InfoDay in den Räumlichkeiten der BBG.

250.000 Produkte und doch nicht das passende dabei? Immer wenn ein Kunde ein ungewöhnliches Produkt sucht, das in den bestehenden BBGVerträgen nicht enthalten ist, kann die Bundesbeschaffung mit einem „Projekt im besonderen Auftrag“ beauftragt werden. Die Einkaufs­ experten der BBG leisten dann wirtschaftliche, technische und juristische ­Hilfestellung im Vergabeverfahren. Am 8. September 2011 konnten interessierte Kunden bei einem InfoDay den Ablauf eines derartigen Projektes sowie die Experten der BBG näher kennenlernen. Anton Steinringer, Leiter Marketing & Vertrieb in der BBG, begrüßte die Gäste und präsentierte in einem spannenden Vortrag die wachsende Palette an spezifischen Waren oder Dienstleistungen, die in den vergangenen Jahren im besonderen Auftrag von Kunden eingekauft wurde. Der bunte Reigen an Sonderwünschen umfasst DNA-Sequenziermaschinen, Radarsysteme für die Schifffahrtsaufsicht, Druckmaschinen für Justizanstalten bis hin zu Werbe­kampagnen zur Einführung des Kindergeldes. Ausblick

Ausgegliederte Unternehmen



Mittwoch, 23. November 2011, 09:30–13:00 Uhr Bundesbeschaffung GmbH, Wien Bei der „Plattform Beschaffung ausgegliederte Unternehmen“ stehen die besonderen Bedürfnisse von ausgegliederten Einheiten des Bundes sowie der Bundesländer im Vordergrund. Schwerpunkte der Veranstaltung sind die bevorstehende Novellierung des Vergaberechts sowie das Ausschreibungsprogramm und Beteiligungsmöglichkeiten im Jahr 2012.

Bürobedarf & Raumeinrichtung

Kopierpapier

Werkstatt, Maschinen & Metallprodukte

Bibliotheks- & Archivregalanlagen

Seit September 2011 steht Ihnen eine neue Rahmenvereinbarung für Kopierpapier zur Verfügung (GZ 3901.01549). Neben Standardkopierpapier (A4 und A3) werden auch Umwelt- und Recyclingpapier angeboten. Bei allen Produkten steht eine hochwertige Qualität und die Erfüllung des „Aktionsplans nachhaltige Beschaffung“ im Mittelpunkt. Auch das Standardpapier besteht zu einem Gutteil aus nachhaltiger Forstwirtschaft und verfügt über europäische Umweltzeichen. Sämtliche Informationen finden Sie wie gewohnt im e-Shop unter dem Begriff „Kopierpapier“.

Eine Rahmenvereinbarung für Turngeräte (Überprüfung. Reparatur, Neulieferung, GZ 2709.01483) wurde im August 2011 mit einer Laufzeit von drei Jahren abgeschlossen. Pro Bundesland gibt es zwei Lose. Die Lose umfassen die Turngeräteüberprüfung (auch mit Sofortservice möglich), die Reparatur und die Neugerätebeschaffung. Beide Leistungen sowie die Maximalpreise sind ab sofort im e-Shop der BBG abrufbar.

Kommunales Sicherheitspaket

Mobilität

Lieferungen von Treibstoffen frei Haus

IT & Telekommunikation

Nachdem der konkrete Bedarf der österreichischen Gemeinden an Kurzparkzonenüberwachung, Revierstreifendiensten, Geschwindigkeitsüberwachung sowie Veranstaltungsüberwachung laufend steigt, hat die BBG kürzlich ein neues „Sicherheitspaket für Kommunen“ geschnürt. Zusätzlich wurde vor wenigen Wochen eine Novelle zur Straßenverkehrsordnung in Begutachtung geschickt, die Gemeinden die stationäre Radarüberwachung auf eigenen Straßen wieder ermöglichen soll. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Frau Magdalena Kula (Tel.: +43 1 245 70-328).

Die Rahmenvereinbarung für Frei-Haus-Lieferungen von Treibstoffen (GZ 3002.01485) in die einzelnen Regionen Österreichs ist ab sofort verfügbar. Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die FreiHaus-Lieferung von Eurosuper ROZ 95 (gemäß Önorm EN 228), Dieselkraftstoff (gemäß Önorm EN 590) und Polardiesel bzw. Dieselkraftstoff (gemäß Önorm EN 590 mit CFPP bis max. -27 °C) bis 31. Juli 2012. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Kerstin Nebenmayer (Tel.: +43 1 245 70-362).

Software Seit Anfang August stehen zwei neue Rahmenvereinbarungen mit dem Hersteller „Quest“ für Softwarelizenzen (GZ 3601.01580) sowie mit dem Hersteller „UC4“ für Softwareprodukte (GZ 3601.01603) für Abrufe zur Verfügung. Die beiden Rahmenvereinbarungen wurden mit einer Laufzeit von zwei Jahren abgeschlossen. Kundenabrufe im eShop sind somit bis August 2013 möglich.

Geplante Vergabeprojekte

Gebäudebetrieb

Werkstatt, Maschinen & Metallprodukte

WerkstättenVerbrauchsmaterial

Dienstag, 6. Dezember 2011, 10:00–18:00 Uhr Wifi Salzburg, Salzburg

Mobilität

Turngeräte

Die BBG hat im August 2011 eine Rahmenvereinbarung für Planung, Lieferung und Montage von Bibliotheks- und Archivregalanlagen (GZ 2901.01553) abgeschlossen. Abrufe aus diesem Vertrag sind ausschließlich nach der Durchführung eines „Aufrufes zum erneuten Wettbewerb“ möglich. Bei Fragen steht Ihnen Herr Albert Schieg sehr gerne zur Verfügung (Tel.: +43 1 245 70-369).

BBG für Einsteiger & Salzburg-Tag

Für alle Neukunden der Bundesbeschaffung und alle öffentlichen Einrichtungen, die sich unverbindlich über die Angebote der BBG informieren wollen, bietet das Seminar die Möglichkeit, das Leistungsspektrum des Einkaufsdienstleisters und die Zusammenarbeit mit der Bundesbeschaffung in der Praxis kennenzulernen. Zusätzlich ist es für bereits bestehende Kunden möglich, ab 16:00 Uhr mit unserem Key-Account-­ Management über Anliegen und Wünsche persönlich zu sprechen.

Gebäudebetrieb

Auftaumittel

Für die Beschaffung von Mon­tage& Werkstättenverbrauchs­material sowie Halbzeugen wird eine neue Rahmenvereinbarung vorbe­reitet. Die Ausschreibung beinhaltet ­ die Produktgruppen Normteile (Schrauben, Nieten, Scheiben), ­ Befestigungstechnik (Dübel, Kleber), Werkstatt- & Bauchemie (Spray, Dichtstoffe, Schmiermittel), Verbrauchsmaterial und Halbzeuge (Bleche, Formrohre, Profile). Für Fragen steht Ihnen unser Einkaufsspezialist Albert Schieg (Tel.: +43 1 245 70-369) gerne zur Verfügung.

Die BBG bietet ihren Kunden mittlerweile ein echtes Rundum-Paket im Fahrzeugsektor an. Das Ziel dieser Vertragspräsentation ist es, öffentlichen Fuhrparkmanagern das wachsende Portfolio der innovativen Fahrzeug- und Serviceverträge aus dem Bereich Mobilität vorzustellen. Schwerpunkte der Veranstaltung sind Reifenmanagement, Personenkraftfahrzeuge, Tankkarten, Allrad-LKW und PKW, StraßendienstLKW, Unimog, Traktoren und Kompaktgeräteträger.

Die Bundesbeschaffung arbeitet momentan an einer neuen Rahmenvereinbarung für Auftausalze, Streusalze, Auftausalz-Silos sowie dem neuen Vertragsprodukt Streusplitt (GZ 4804.01597). Abrufe werden sämtlichen BBG-Kunden ab Jänner 2012 möglich sein.

Enthalten sind alle verwendeten Streusplitt-Typen (Typ 1, Typ 2 und Typ 1-S). Verschiedene Lieferfristen und Abnahmemengen machen diese Rahmenvereinbarung für Sie besonders flexibel. Nähere Informationen dazu gibt es bei Frau Wiebke Carstensen (Tel.: +43 1 245 70-326).

Elektrotechnische Geräte & Komponenten

Information und Anmeldung: www.bbg.gv.at/forum

Elektronik-Bauteile

Tiefkühlkost

Diagnoseschnelltests

Vertragsgegenstand ist die Lieferung von Elektronikbauteilen und Elektronikkomponenten sowie dem Zubehör für Wartung, Instandhaltung, Forschung und Entwicklung von bzw. an Geräten, Anlagen, Maschinen etc. aus den betreffenden Warengruppen. Abrufe sind voraussichtlich ab Jänner 2012 möglich. Bei Interesse freut sich Herr Manfred Probst über Ihren Anruf (Tel.: +43 1 245 70-363).

Diese Rahmenvereinbarung umfasst die Herstellung und Lieferung von Tiefkühlkost in Einzel- und Mehrportionen für Erwachsene, Kinder und Senioren. Bei der Erstellung von Katalogen und Menüplänen werden Regionalität, Nachhaltigkeit und ernährungstechnische Aspekte besonders berücksichtigt. Abrufe werden ab Dezember 2011 möglich sein. Mehr Informationen erhalten Sie per E-Mail an lebensmittel@bbg.gv.at.

Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die verpflichtende Lieferung von diagnostischen Schnelltests inklusive Zubehör zum Nachweis von Suchtmitteln in menschlichen Körperflüssigkeiten. Der neue Vertrag deckt außerdem die Lieferung von entsprechenden Harnanalysegeräten zur instrumentellen Auswertung von Harnteststreifen ab. Nähere Informationen erhalten Sie per E-Mail an gesundheit@bbg.gv.at.

Dienstag, 24. Jänner 2012, 09:00–14:00 Uhr Business Base Nineteen, Wien

Impressum „Beschaffung Austria - Die Zeitung für den öffentlichen Einkauf“ Medieninhaber, inhaltliche Verantwortung: „Bundesbeschaffung GmbH“ (1020 Wien, Lassallestraße 9b). Redaktion: Florian Unterberger, Katharina Saremba. T 01/245 70-604, E redaktion@beschaffung-austria.at; Koordination, Redaktion und Produktion: BAROCC – Bayer & Roth OG, Tony Bayer und Gerhard Franz Roth; Anzeigen und Verleger: Öster­reichischer Wirtschaftsverlag GmbH (1051 Wien, Wiedner Hauptstraße 120-124); Anzeigenleitung: FranzMichael Seidl, T 01/546 64-240 , E f.seidl@wirtschaftsverlag.at; Anzeigentarif: Nr. 1, gültig ab 1. 1. 2011; Erscheinungsweise: 4 x jährlich; DVR: 0368491; Druck: „Herold Druck&Verlag AG (1030 Wien, Faradaygasse 6); Bild- und Illustrationsnachweis (E-Procurement): S. 1: das kleine buero (www.daskleinebuero.at); S. 2: signotec; S. 3: Pessenlehner; S. 4: Paradine; S. 5: iStockphoto; S. 6, 7: BBG, BMF, Paradine; S. 8: BBG; S. 9: iStockphoto, idg; S. 10: hpc DUAL, Wilken; S. 11: Wicke/ WU, BBG; S. 12: BBG.Bild- und Illustrationsnachweis (Sonderausgabe): S. 1–8: Karl Michalski.

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Beschaffung Austria Nr. 16 - E-Procurement  

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