Backup maken in outlook

Page 1

Outlook: hoe maak ik een back-up? Veel mensen gebruiken Outlook of Outlook Express zeer intensief. Er komen dagelijks nieuwe e-mailberichten binnen en er wordt ook regelmatig iets verstuurd. Soms bevatten berichten belangrijke informatie, zoals afspraken of naam- en adresgegevens. In Outlook beheert u bovendien veel meer dan alleen e-mail. Taken, notities, contactpersonen en vooral uw agenda zijn van levensbelang. Wat zou er gebeuren als u al deze gegevens ineens kwijt was? Om dit rampscenario te voorkomen dient u regelmatig een back-up te maken van de gegevens in Outlook of Outlook Express. Helaas is standaard de mogelijkheid daartoe niet in de programma's ingebouwd. Maar geen nood, er zijn prima oplossingen beschikbaar. In dit artikel leest u er alles over. PST-bestand Wanneer u Outlook niet gebruikt in combinatie met Microsoft Exchange Server wordt vrijwel alle informatie opgeslagen in één of meer .PST-bestanden. Wanneer u van het .PST-bestand een back-up maakt zijn uw e-mailberichten, taken, notities en dergelijke veiliggesteld. Dat klinkt niet zo moeilijk en dat is het eigenlijk ook niet. De truc zit hem erin dat u moet weten waar het .PST-bestand op uw systeem bewaard wordt. Het is dan mogelijk dit bestand handmatig te kopiëren naar een andere harde schijf, een cd-rom of een ander opslagmedium. We noemen bewust de diskette niet: een .PST-bestand kan namelijk dusdanig groot zijn dat het niet meer op een reguliere diskette past. Reken op tientallen tot honderden megabytes en als uw e-mailberichten veel bijlagen bevatten dan kan het bestand gemakkelijk de 1 GB grens overschrijden. Voor een herschrijfbare cd-rom of in het laatste geval dvd is dat natuurlijk geen enkel probleem. Ook losse harde schijven, zoals bijvoorbeeld van Iomega, LaCie en Maxtor, zijn een snel en handig back-up medium. Handmatige back-up U kunt een handmatige back-up van het .PST-bestand van Outlook uitvoeren wanneer u weet welk bestand u moet kopiëren. Eerst achterhaalt u de locatie van het .PST-bestand. Het pad naar het .PST-bestand is in de meeste gevallen: C:\Documents and Settings\ <uw naam> \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\, waarbij <uw naam> staat voor uw gebruikersnaam op de PC. Kunt u het zo niet vinden, dan kunt u eventueel via Mijn computer of de Windows Verkenner de opdracht Zoeken gebruiken om het .PST-bestand te lokaliseren. Typ bij zoekcriteria *.PST en selecteer bij Zoeken in de optie Lokale vaste schijven. Zorg dat de opties Systeemmappen doorzoeken en Verborgen bestanden en mappen doorzoeken zijn aangevinkt. U vindt deze via Extra >> Mapopties >> Weergave. De opties staan in de lijst Geavanceerde instellingen. Een derde mogelijkheid om het .PST-bestand te lokaliseren is als volgt: 1. Rechtsklik in Outlook op Persoonlijke mappen in de mappenlijst (versie 2000 en XP) of het Navigatiedeelvenster (versie 2003). 2. Kies de optie Eigenschappen voor Persoonlijke mappen. 3. Klik in het dialoogvenster op de knop Geavanceerd. 4. In het venster Persoonlijke mappen ziet u bij het vak Bestandsnaam het volledige pad en de naam van het .PST-bestand. 5. Selecteer alles in het tekstvak en druk op Ctrl+C om de tekst te kopiëren naar het Klembord. 6. Sluit de geopende dialoogvensters via Annuleren.

1


Het pad naar de .PST bestanden U kunt Outlook nu sluiten. Op het Windows Klembord staat het pad naar het .PSTbestand 1. Kies in Windows Start >> Uitvoeren en plak de tekst in dit vak met Ctrl+V. 2. Verwijder de naam van het .PST-bestand: druk op End en verwijder met Backspace alles tot de eerste backslash (\). 3. Klik op OK. Een venster wordt geopend waarin u de inhoud van deze map ziet. 4. Kopieer alle bestanden, maar met name de .PST-bestanden, naar een veilige locatie.

2


Invoegtoepassing Outlook en Outlook Express kennen geen standaard ingebouwde optie voor het bewaren van het .PST-bestand. Microsoft heeft echter ingezien dat het maken van een back-up van Outlook gegevens van groot belang is. Daarom stelt het bedrijf een invoegtoepassing ter beschikking die u gratis van de website Office Update kunt downloaden. Download de gewenste versie en installeer deze.

De invoegtoepassing van Microsoft Hierna vindt u in het menu Bestand een optie Reservekopie. Deze leidt naar een eenvoudig dialoogvenster waarmee u een reservekopie kunt maken van de inhoud van uw persoonlijke mappen. Voor Outlook Express is een dergelijke invoegtoepassing niet beschikbaar. Ook is de werking van deze invoegtoepassingen beperkt.

Back-up programma's Gelukkig zijn diverse softwarefabrikanten ingesprongen op het back-up probleem van Outlook en Outlook Express. Vooral in het shareware circuit zijn tientallen programma's te vinden die het maken van een back-up van uw Outlook of Outlook Express bestanden prima verzorgen. Het merendeel van deze programma's kunt u eerst gratis uitproberen. U doet er verstandig aan dat te doen en het programma dat het beste bevalt aan te schaffen. Voor de prijs hoeft u het niet te laten, want de programma's zijn niet al te duur en kunnen u een hoop kopzorgen besparen. Hieronder een keuze uit het huidige aanbod

3


De nieuwe optie Reservekopie na installatie van de invoegtoepassing Tot slot Het maken van een back-up van uw Outlook-bestanden is voor veel gebruikers van groot belang. U moet er toch niet aan denken dat u uw e-mail, taken, notities, contactpersonen en uw agenda kwijtraakt. In een netwerk met Microsoft Exchange Server is dat risico natuurlijk minimaal: daar zorgt de systeembeheerder voor de back-ups. In een standalone situatie of een klein netwerk zonder Exchange Server moet u dat zelf regelen. U kunt het .PST-bestand zelf elke keer kopiĂŤren of dit laten doen door de gratis invoegtoepassing. De hier besproken hulpprogramma's zijn echter stukken gemakkelijker en flexibeler in het gebruik. Vooral de automatische back-up op een vaste tijd spreekt ons aan. Voor het geld hoeft u het niet te laten. Een investering van een paar tientjes betaalt zich binnen luttele seconden terug wanneer uw harde schijf onverhoopt crasht of een virus schade aanricht.

Dit bestand kunt u vinden op http://www.microsoft.com/netherlands/ondernemers/ondernemen_communicatie/e-mail/back-up.aspx

4