28
• Személyes konzultáció Bonyolultabb kérdések esetében célszerû egy elôre egyeztetett konzultációs idôpontban megállapodni, hogy abban az idôben a konzulens valóban csak az ügyfélre tudjon figyelni. Amennyiben párhuzamosan két konzulens dolgozik az ügyfélfogadási idôben, nem okoz problémát az egyéni konzultáció biztosítása, és nem is feltétlenül szükséges elôre bejelentkezni. Ha elôzetes bejelentkezés is történt, mely alkalmával az alapprobléma kiderült, a már rendelkezésre álló információk alapján fel lehet készülni a beszélgetésre. Egy elôre felépített konzultáció elôbbre viheti, hatékonyabbá teheti és meggyorsíthatja a tanácsadás menetét. A személyes konzultációk általában 15–20 percet vesznek igénybe, de a megkeresés komplexitásából adódóan ez az idô megnövekedhet. A maximális személyes tanácsadási idô azonban nem lehet több 40 percnél. Amennyiben ez idô alatt nem kap kielégítô választ az ügyfél a kérdéseire, vagy további megoldatlan problémák kerülnek felszínre, azokat már egy következô konzultáció alkalmával szükséges megbeszélni. Ennek idôpontjában a konzultáció végén meg lehet egyezni. Esetleg feladatként addig az ügyfél saját maga is utánajárhat néhány információnak, ami segíti a továbblépést. Személyes konzultáció esetén, a tanácskérôvel együtt gondolkodva, ôt megerôsítve, támogatva, információval ellátva közösen tudnak a felvetett kérdésre választ találni.
IV./3. Ügyfélnyilvántartás A tájékoztató munka egyik alapvetô dokumentációs anyaga az ügyfélnyilvántartás. Bármilyen formában fogalmazza meg kérdését az információkérô, az ügyfélnyilvántartásban rögzítésre kerülnek a konzulensek által legfontosabbnak ítélt adatok. A központi irodai ügyfélnyilvántartás rovatai és az egyes rovatokhoz tartozó segédlet a könyv I. mellékletében megtalálható. Ez az ügyfélnyilvántartás a több éves mûködés és gyakorlat alapján alakult ki.