Page 1

8 Gestión de flujos de trabajo BSCW provee gestión de flujos de trabajo (workflow) soportado en los siguientes aspectos: Tareas y proyectos: Planificación del tiempo en proyectos y fases de proyectos, ejecución y control de tareas estructuradas, flujos de trabajo (workflow) definidos por el usuario. Carpetas de flujo: Representación de procesos de trabajo lineales como carpetas “viajeras”. El soporte para gestión de flujos de trabajo (Workflow) necesita ser activado en su servidor BSCW, por el administrador del servidor, para que se pueda utilizar toda la funcionalidad respectiva.

8.1.Tareas y proyectos BSCW ayuda a la gestión de proyectos mediante la planificación del tiempo y el progreso en estos proyectos, fases y tareas. Estos tres tipos de objetos BSCW son carpetas especializadas que también pueden contener otros materiales, foros de discussion, etc. Un proyecto debe entenderse como un emprendimiento que tiene un plazo limitado y una meta definida. El plazo de un proyecto puede estar dado por una fecha de inicio y una fecha de terminación. Los pueden además ser divididos en fases. Los proyectos siempre podrán estar contenidos en carpetas normales. Una fase es una parte del proyecto auto contenida en él y puede ser adicionalmente dividida en tareas separadas. Una fase siempre es parte de un proyecto y su plazo, es decir, las fechas de inicio y de fin, están restringidas por el plazo del proyecto que la contiene. El plazo de las fases de un proyecto puede traslaparse. Una tarea representa una actividad que se tiene que hacer. Una tarea tiene una o varias personas encargadas de llevar a cabo la tarea o supervisar su ejecución. Por lo general, las tareas son parte de un proceso superior, (fase o proyecto), pero también pueden existir por sí mismas. La ejecución de una tarea puede llevar a la obtención de resultados. Las tareas pueden tener una duración estimada y el plazo en que la tarea se debe hacer. Las tareas pueden ser subdivididas en subtareas. Las subtareas de una tarea se pueden combinar para formar un flujo de trabajo de manera que una tarea depende de los resultados de otras tareas. Los flujos de trabajo pueden ser modificados mientras estén


en modo de ejecución mediante la adición de más tareas, la eliminación de otras, o la asignación de tareas existentes a otros usuarios para su ejecución. Los flujos de trabajo pueden ser copiados para reutilizarlos. Los proyectos, fases y tareas tienen un valor asignado que describe su progreso: según lo previsto, críticas, atrasadas o terminadas. El progreso de un proyecto es la suma total de los niveles inferiores, es decir: subtareas, tareas, fases, al nivel superior, el proyecto, y está indicado en la vista de carpetas. El apoyo a la gestión de proyectos que brinda BSCW con sus herramientas de: proyectos, fases y tareas se describe a continuación, utilizando como ejemplo un proceso de desarrollo de software distribuido. Las etapas incluyen la definición del proyecto y sus fases, la invitación de los miembros del proyecto y la ejecución de la tarea cooperativa. Los usuarios son informados sobre el progreso del trabajo y las actividades de “postularse” mediante las funciones de notificación del sistema.

8.1.1 Creación y modificación de proyectos y fases 8.1.1.1

Creación de proyectos

Sobre la base de un plan de proyecto que especifique las fases del proyecto y sus condiciones de tiempo, Ud. puede ahora iniciar la creación del proyecto y sus fases. Seleccione Archivo Nuevo quiera crear el proyecto.

Proyecto

en el menú superior de la carpeta en la cual

El formulario de acción ‘Añadir Proyecto’ tiene tres secciones. En la sección ‘General’ Ud. ingresa el nombre, descripción y las fechas de inicio y finalización. Ud. también puede ingresar etiquetas que caracterizen al proyecto. Aparte del nombre, todas las especificaciones son opcionales. Sin embargo, si Ud. no ingresa condiciones de tiempo, no recibirá apoyo en el control y monitoreo del trabajo. En la sección ‘Fases’ haga click en [Añadir fase] a fin de crear una fase para el proyecto, nuevamente con su nombre, etiquetas, descripción, fechas de incio y fin. Todas las especificaciones aparte del nombre son opcionales, pero la ausencia de las condiciones de tiempo también significa que el progreso del trabajo no podrá ser monitoreado. Ud. puede añadir más fases al proyecto haciendo click en [Añadir fase] nuevamente. Inclusive luego de la creación del proyecto puede todavía añadir, cambiar y eliminar fases. En la sección ‘Atributos’ puede ingresar una categoría y una prioridad para el proyecto. Ud. puede también definir sus propios atributos aquí. Etiquetas, atributos definidos por el usuario y otros metadatos pueden ser utilizados cuando se efectúen búsquedas en los proyectos de BSCW. Presione [Aceptar] para crear el proyecto.


Figura 1: Proyecto con siete fases

Después que ha creado el proyecto y sus fases, podrá añadir el equipo del proyecto. Invite a todas las personas que estarán involucradas en el proyecto con el rol de Miembro usando las opciones Archivo Acceso Invitar Miembro en el menú superior del proyecto. A partir de esto todos los miembros del equipo de proyecto podrán acceder a los documentos del proyecto y podrán crear, llevar a cabo y coordinar tareas. Ud. no puede invitar miembros adicionales aparte de aquellos que están en las fases del proyecto, es decir, los miembros de las fases del proyecto son exactamente los únicos miembros del proyecto. Como ejemplo, la figura siguiente muestra el desarrollo del proyecto “Sustitución del comité de liquidaciones del sistema” para una compañía de seguros. El proyecto está dividido en siete fases. Algunas de las fases del proyecto se ejecutan estrictamente una luego de otra, otras se traslapan. A fin de que se muestren también las propiedades de las fases y el proyecto en el listado de carpetas, seleccione Ver Personalizar en el menú superior y escoja las columnas ‘por inicio’, ‘por fecha límite’ y ‘por progreso’ para que se muestren. La fecha límite de una fase o proyecto corresponde a la fecha de terminación planificada. 8.1.1.2

Progreso de un proyecto

El progreso de un proyecto puede ser No iniciado aún, Según programación, crítico atrasado Terminado. Después de la creación del proyecto se establece en “No iniciado aún” si su período de ejecución es en el futuro (con respecto a la fecha de creación del proyecto en BSCW) o a “Según programación” si está dentro (modelo optimista). El progreso es por omisión acumulado a partir de los niveles de tarea y fase hacia el nivel del proyecto (ver 8.1.6


“Progreso de un atarea y acumulación del progreso” en la página 15), pero también puede ser establecido por el usuario. Si no existen fases o tareas en un proyecto, no habrá nada que acumular y el progreso del proyecto deberá ser establecido manualmente. Ud. puede establecer el progreso de un proyecto Seleccionando Archivo Cambiar Propiedades en el menú superior del proyecto, dentro de la sección ‘Progreso’. En el formulario de acción, haga click en el valor deseado para el progreso. Escoja “determinado por el sistema” si quiere que BSCW acumule el progreso. El Progreso está representado mediante íconos en la respectiva columna del listado de carpetas: si el progreso de un proyecto o fase es “No iniciado aún, según programación o Terminado, este estará representado por el ícono . Los íconos y se presentarán para proyectos o fases con progresos criticos o atrasados. También, los íconos de proyecto y tarea en los listados de carpeta indican progreso: representará una fase crítica, y representará a proyectos atrasados y terminados, respectivamente. 8.1.1.3

Creación de fases

Ud. podría necesitar ampliar un proyecto en ejecución mediante la adición de una fase, seleccione Archivo Nuevo añadirle una nueva fase.

Fase

en el menú superior del proyecto al cual quiere

En la sección ‘General’ del formulario de acción ‘Añadir fase’ ingrese el nombre, etiquetas y descripción de la nueva fase. Para las fechas de incio y finalización, se indicarán las fechas más tempranas y más tardías con respecto a las fechas que pueden ser ingresadas. Estas fechas se deducen de las fechas de inicio y fin del proyecto al cual pertenece esta fase adicionada. En la sección ‘Atributos’ puede asignar una categoría y una prioridad alta o baja a la nueva fase así como definir sus propios atributos. Las etiquetas, atributos y categoría pueden ser mostrados en una lista de carpetas y ser usados en la búsqueda de la fase BSCW. Tenga en cuenta que las fases solamente pueden ser creadas al interior de proyectos y que proyectos no pueden ser creados al interior de proyectos. Ud. puede también crear varias fases en un solo paso. Seleccione Archivo Nuevo Multiples fases en el menú superior del proyecto al cual desee añadir nuevas fases. En el formulario de acción ‘Fases’ haga click en [Añadir Fase] tantas veces cuantas fases desee crear. Para cada fase, ingrese las especificaciones necesarias. El plazo de las nuevas fases, estará restringido por las fechas de inicio y finalización del proyecto que las contiene. Cuando cree mútiples fases en un solo paso no podrá ingresar los atributos. Ud. deberá hacerlo posteriormente usando Cambiar Propiedades en el menú de acciones de la fase.

cap8  

www.bscw.ec

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you