Issuu on Google+

Processorienterad arkivredovisning i teori och praktik

Workshop B IQPC 19 mars 2009

www.braarkiv.se


• •

Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: – Sundbybergs stad – Vetenskapsrådet – HSB – Stockholmshem Fyra arkivkonsulter och en bibliotekarie

Katharina Prager katta@braarkiv.se 070-373 69 82

Karolina Adell karolina@braarkiv.se 070-302 50 80 www.braarkiv.se

www.braarkiv.se


Gruppövning: förväntningar Förväntningar på dagen • Vad vill ni ska hända idag • Tidigare erfarenhet av/kontakt med detta Förhoppningar/farhågor kring det nya redovisningssättet Diskutera i grupp och skriv ned på blädderblocksblad En person presenterar gruppen och resultatet

www.braarkiv.se


Dagens schema 9.00 10.30-11.00 12.30-13.30 14.30-15.00 15.40 16.00

Dagen inleds Nyttan, regelverk och รฅterblick Fรถrmiddagskaffe med uppgift Begrepp och praktiska exempel Lunch Metoder fรถr infรถrande Eftermiddagskaffe Dokumentens livscykel och redovisningen Sammanfattning Slut fรถr idag!

www.braarkiv.se


Riksarkivets nya föreskrifter RA-FS 2008:4 • • • • • •

Trädde i kraft 1 januari 2009. Innebär att myndigheternas handlingar ska klassificeras och förtecknas efter verksamhetens processer Medieoberoende Arkivredovisningen bör inte vara frikopplad från övriga informationssystem Arbetet har pågått länge, pilotmyndigheter har testat tankarna sedan åtminstone 2003 Redovisning enligt tidigare bestämmelser ska vara avslutad senast 1 januari 2014

www.braarkiv.se


Det gamla och det nya i stora drag • • • • •

Det allmänna arkivschemat utgick enbart från de handlingar som blivit arkiverade. I det allmänna arkivschemat hamnade de flesta serierna ofta under huvudavdelningen F. Detta beror på att de flesta bevarandehandlingarna ordnas efter ämne (process). Det nya sättet utgår istället från de verksamhetsprocesser som genererar handlingarna. Arkivredovisningen ska vara med redan från början.

www.braarkiv.se


Allmänna arkivschemat A B C D E F G

Protokoll Utgående handlingar Diarier Liggare och register Inkommande handlingar Ämnesordnade handlingar Räkenskaper

Detta kan spegla vilken verksamhet som helst…

www.braarkiv.se


Ett allmänt arkivschema med flera ordningar Allmänna arkivschemat

Handlingar knutna till process/ämne

Handlingstyper

A Protokoll

C Diarier

Register F Handlingar ordnade efter ämne

D Övriga register

G Räkenskaper

Handlingar med viss riktning

B Utgående handlingar

E Inkommande handlingar

www.braarkiv.se


Det nya redovisningssättet – ett arbete flera vinster • • • • • • •

Bättre överblick över verksamheten – oberoende av organisationsförändringar. Tydligare kontext – man får bättre förståelse för handlingarnas betydelse då de redovisas i de sammanhang de skapas i. Effektivare återanvändning av information. Nyvunnen frihet i arkivförteckningen. Arkivredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen. Klassificeringsstrukturen ska tas fram gemensamt, inte bara av en ansvarig. Förankring – en ledningsfråga!

www.braarkiv.se


Andra nyttor med att med att kartlägga processer • • • • • •

Helhetssynen – verksamheten får en överblick över vad man arbetar med. Avgränsande processer tydliggör ansvarsområden inom verksamheten. En processorientering tydliggör det gemensamma målet för verksamheten. Tydliga mål leder till bättre uppföljning. Arbetet ger en grund för att utveckla verksamheten. Verksamheten kan arbeta effektivare då man vet vad som ska åstadkommas.

www.braarkiv.se


God offentlighetsstruktur underlättas • • • • • •

Åtskillnad mellan allmänna handlingar och andra handlingar. Åtskillnad mellan offentliga handlingar och handlingar som kan omfattas av sekretess. Tillgång till handlingar som används och tillför sakuppgifter vid handläggning av mål, ärenden och i andra processer. Presentation av allmänna handlingar samlat och med anknytning till verksamheten. Gallring och annat avhändande Inga onödiga förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra förståelsen.

www.braarkiv.se


6 kap. Arkivredovisning Gammal klänning i ny version? Arkivbeskrivning 5-6 §§

Strukturenheter

Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar 7-15 §§ • Verksamhetsområden • Processgrupper • Processer Arkivförteckning 16-19 §§ • Redovisning av handlingsslag och handlingstyper • Redovisning av förvaringsenheter

www.braarkiv.se


Gruppövning: ord till kaffet •

24 lappar med begrepp

4 kuvert – Verksamhetsområde – Process – Handlingstyp – Sakord

Resonera och dela upp lapparna i de olika kuverten där ni anser att de hör hemma

www.braarkiv.se


Att infĂśra processorienterad arkivredovisning nĂĽgra konkreta exempel

www.braarkiv.se


Processer, handlingsslag och handlingstyper Att rekrytera – process • Kravprofil vid rekrytering, annons • Ansökningshandlingar • Anställningsbeslut • Meddelande om tillsättning av tjänst • Anställningsavtal Att upphandla – process • Förfrågningsunderlag • Inkomna anbud • Anbudsöppningsprotokoll • Tilldelningsbeslut • Avtal med leverantör/konsult www.braarkiv.se


Grupper av handlingsslag och handlingsslag Personalsociala ärenden – grupp av handlingsslag/processgrupp • Arbetsskadeärenden – handlingsslag/process • Rehabiliteringsärenden • Omplaceringsärenden • Disciplinärenden Ekonomiärenden • Verksamhetsplan och budget • Bokslut och ekonomisk revision • Skatter och taxering • Indrivning och krav www.braarkiv.se


Exempel 1 SISAB – Skolfastigheter i Stockholm AB Företaget - Styrande Personalen - Stödjande Fastigheterna - Kärn Omvärlden - Kärn

www.braarkiv.se


Diarieplan 2 Fastigheterna 200 Fastighetsägande, markanvisningar och tomträtter 210 Investeringar 220 Drift, regelbundna kontroller och besiktningar 23 Interna beställningar 230 Planerat underhåll 231 Akut underhåll, skolmiljön, skadegörelse 232 Eftersatt underhåll 238 Paviljonger 240 Verksamhetsanpassning 248 Försäkringsärenden 290 Övrigt fastigheter 3 Omvärlden 30 Kontrakts- och hyresfrågor, skolor 32 Samhällsengagemang 33 Omvärldsbevakning, information och marknadsanalyser 34 Synpunkter och klagomål från allmänheten 39 Övrigt, omvärlden

Arkivförteckning C Fastigheterna C1 Fastighetsinnehav C1A Avtal och åtkomsthandlingar C2 Projektering och byggande C2A Upphandlingar C2B Projektdokumentation C3 Drift och skötsel C3A Miljö C3B Avtal rörande drift/medialeveranser D Omvärlden D1 Uthyrningsverksamhet D1A Hyreskontrakt D1B Domstolsärenden D2 Marknadsföring och omvärldsbevakning D2A Broschyrer, information och reklam D2B Marknadsundersökningar D2C Pressklipp

www.braarkiv.se


Exempel 2 Stockholms Hamnar AB Administration och ekonomi – Styrande och stödjande Personal – Stödjande Omvärldsfrågor - Kärn Sjöfart – Kärn Fastigheter och anläggningar – Kärn

www.braarkiv.se


Diarieplan

Arkivförteckning

B B1 B10 B11 B12 B13 B14 B19 B2 B20 B21 B22 B23 B29 B3 B30 B31 B32 B33 B39

B B1 B1a B1b B1c B1d

PERSONAL Anställningsärenden Rekryteringsärenden Enskilda personalavtal Hedersbelöningar Entlediganden Tjänstepension och avtalsförsäkringar Övrigt, anställningsärenden Personalsociala ärenden Arbetsskadeärenden Rehabiliteringsärenden Omplaceringsärenden Disciplinärenden Övrigt, personalsociala ärenden Arbetsmiljö- och trygghetsfrågor Företagshälsovård Systematiskt arbetsmiljöarbete Förslagsverksamheten MBL och lokala löneförhandlingar Övrigt, arbetsmiljö- och trygghetsfrågor

Personal Anställningsärenden Diarieförda handlingar Personalakter Matrikelkort Lönelistor

B2 Personalsociala ärenden B2a Diarieförda handlingar B2b Arbetsskador och tillbud

B3 B3a B3b B3c

Arbetsmiljö- och trygghetsfrågor Diarieförda handlingar Skyddskommittéprotokoll Förslagskommitténs protokoll och handlingar

www.braarkiv.se


Projektets steg Det beslutade projektet 0 Idé 1 Utredning 2 Beslut 3 Införande/utbildning 4 Förvaltning

Nya ”projekt”

www.braarkiv.se


Vilka är intressenterna? Arkivmyndighet

ORDNING OCH REDA Lagstiftning

Registratur

Arkivarie

Diarieföring

RA-FS 2008:4

Media/forskare

Dokumentstyrning, arkivbildning

Gallringsbeslut

Införande av ärendehanteringssystem

Insyn, åtkomst

Handläggare

Ledningen

”Städa rummet”

www.braarkiv.se


Dokumenthanteringsprojekt Typ av projekt

Mål

Planering

Tid

Utredningsprojekt Gallringsutredning Dokumentstyrning

Problemorienterat

Stegvis

Klar sluttidpunkt

Utvecklingsprojekt Ärendehantering Systemutveckling

Visionärt

Stegvis

Etappindelad

Konstruktionsprojekt Ordna och förteckna Bygga arkivlokal

Operationellt

Total

Detaljerad

Genomförandeprojekt Byta arkivlokal Införa system Utbilda personal

Operationellt

Total

Detaljerad

www.braarkiv.se


Gruppövning: planera projekt •

Utgå från befintliga underlag och egen erfarenhet/fantasi – Projektdirektiv – Företagspresentation – Diarieplan – Arkivbeskrivning – Innehållsförteckning till arkivförtecking – Dokumenthanteringsplan Fundera och resonera kring vilka aktiviteter och personer som behövs för att AB X-holmahus ska få en lyckad implementering av de nya föreskrifterna. Rekvisita: blädderblocksblad och post-it lappar

www.braarkiv.se


Olika vägar till alternativen

SISAB

Gallringsutredning

Diarieplan

Klassificeringsstruktur

Dokumenthanteringsplan

Arkivflytt

STOHAB

Gallringsutredning

Arkivflytt

Diarieplan

Klassificeringsstruktur

Arkivförteckning

Försäkringskassan

Gallringsutredning

Dokumenthanteringsplan

Klassificeringsstruktur

www.braarkiv.se


Dokumentens livscykel och arkivredovisningen

www.braarkiv.se


Projekt innebär ofta en förändring 7. Integration

6. Söker bekräftelse

2. Förnekelse

5. Utveckling 3. Medveten inkompetens

4. Acceptans

1. Chock

www.braarkiv.se


Dokumenthanteringen Fokus på verksamhetens processer (aktiva fasen)

Fokus på information och dokument (inaktiva fasen)

Utbildning för vissa Information till alla

Livscykeln

Posthantering Registrering/ indexering

Handläggning Versionshantering

Avställning Arkivering

Förvaring av aktiv information

Förvaring av inaktiv information

Kopior...

Gallring

Gallring

www.braarkiv.se


IQPC 2009