Page 1

Den bräckliga offentlighetsprincipen?! Arkivmyndighetens roll i ett föränderligt samhälle

Seminarium Västerås den 15 april 2008

www.braarkiv.se


• Grundades 1999 • Katharina Prager • Litet företag med katta@braarkiv.se stora kunder: 070-373 69 82 – Sundbybergs stad – Naturvårdsverket – AFA Försäkring www.braarkiv.se – Stockholmshem • Fem arkivkonsulter www.braarkiv.se


Vård, skola, omsorg är arkiv!

Tema Arkiv nr 1, 2007 © Åsa Kax

www.braarkiv.se


Meningen med arkiv ”Jag fick ett uppdrag som jag åtog mig i tron att det handlade om bolagets arkiv och som sådant var besläktat med mitt museiansvar. Men till min förskräckelse handlar det om ett fundamentalt och affärskritiskt problem som ingriper i den dagliga verksamheten och därför hör hemma i ledningsgruppen.” Informationschef på stort svenskt företag

www.braarkiv.se


Offentlighetsprincipen • Regleras i en av våra fyra grundlagar – (Regeringsformen, yttrandefrihetsgrundlagen, successionsordningen)

• Tryckfrihetsförordningen omfattar – Yttrandefrihet – Meddelarfrihet – Mötesfrihet – Handlingsoffentlighet • Handlingsoffentligheten kan endast begränsas av sekretesslagen. www.braarkiv.se


Tryckfrihetsförordningen 2 kap 1§ Till främjandet av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. 2 kap 2§ Rätten att taga del av allmänna handlingar får begränsas endast om det är påkallat med hänsyn till: 1 Rikets säkerhet, förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation. 2 Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik. 3 Myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn 4 Intresset att förebygga eller beivra brott. 5 Det allmännas ekonomiska intresse 6 Skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden 7 Intresset att bevara djur- eller växtart. www.braarkiv.se


Allmän handling • Inkommande handlingar – Ett handling betraktas normalt som inkommet när de på något sätt kommit myndigheten tillhanda, tex via brev, e-post, filöverföring, fax eller bud.

• Expedierade handlingar – Blir allmänna när myndigheten tillgängliggör dem för andra, tex via brev, e-post, filöverföring, fax eller bud.

• Upprättade handlingar – Även handlingar som skapas internt inom myndigheten blir i de flesta fall allmän handling. Normalt sker det då ärendet avslutas.

• Uppgifter i register, diarier, verksamhetssystem

– Blir allmänna när de förs in i systemet. Registret i sig är allmän handling även utan informationsinnehåll. www.braarkiv.se


Öppenhet med restriktioner Insyn

Integritet

Tryckfrihetsförordningen Sekretesslagen Arkivlagen

Personuppgiftslagen Socialtjänstlagen m fl

Ändrade arbetssätt och aktörer belyser att vågskålarna inte är fastlåsta. Medvetenhet, och debatt behövs, ibland även nya lagar…

www.braarkiv.se


Arkiv är säkrade spår

Tema Arkiv nr 1, 2007 © Åsa Kax

www.braarkiv.se


Demokratins topping eller grundbult? Records Management (RM) in Service of Democracy Internationell kurs som finansieras av Sida sedan 2003.

Demokratisk samhällsutveckling • med hjälp av arkiv kan medborgare ges insyn och kontroll över myndigheternas arbete, spårbarhet och långsiktighet underlättas.

Resurstillväxt • med hjälp av arkiv kan man kontrollera och därmed styra administrativa processer mot en effektivare användning av befintliga resurser och frigöra kraft till utveckling.

Ekonomiskt och politiskt oberoende • med hjälp av arkiv ges instrument att följa upp beslut och därigenom minska möjligheterna för godtycke och korruption. www.braarkiv.se


Arkivarier i alla länder…. 129 arkivarier från 34 länder Bangladesh, Filippinerna, Indien, Indonesien, Kambodja, Kina, Laos, Mongoliet, Nordkorea, Sri Lanka, Thailand, Vietnam, Fiji, Papua Nya Guinea

Algeriet, Botswana, Burundi, Etiopien, Gambia, Ghana, Kenya, Lesotho, Malawi, Moçambique, Namibia, Senegal, Swaziland, Sydafrika, Tanzania, Uganda, Zambia,

Jamaica, Uruguay, Peru

www.braarkiv.se


Tillbaka till Sverige Arkivlagen 3 § Myndigheters arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser – rätten att ta del av allmänna handlingar, – behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, – forskningens behov. www.braarkiv.se


Myndigheternas arkivansvar • • • •

Bevara, hålla ordnat och vårda (3 §) Vårda arkivet fram tills överlämnade (4 §) Registrera och framställa handlingar (5 §) Organisera arkivet, upprätta arkivbeskrivning och arkivförteckning, avgränsa arkivet samt verkställa gallring (6 §)

• Allmänna handlingar får gallras (10 §) www.braarkiv.se


Arkivmyndighetens ansvar • För tillsynen av att myndigheterna (..) fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kommunala förvaltningen. (7 §) • Kommunstyrelsen är arkivmyndighet (..), om inte kommunfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. (8 §) • En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. (9 §)

www.braarkiv.se


Tillsynsansvar – se till att: • Myndigheterna bevarar relevanta handlingar • Myndigheterna använder material och tekniker som möjliggör bevarande • Myndigheterna organiserar sina handlingar så att de går att hitta på kort och lång sikt • Myndigheterna skyddar och vårdar handlingarna så att de inte förstörs eller försvinner • Myndigheterna genomför kontrollerad gallring www.braarkiv.se


Grundläggande frågor att diskutera Kan medborgarna lita på att information/dokumentation som de kommunala myndigheterna skapar kring dem, är tillgängliga för dem själva på kort och lång sikt (rättssäkerhetsaspekt)? Kan medborgarna lita på att det finns möjlighet till insyn i de kommunala verksamheterna på kort och lång sikt (insynsaspekt)? Kan vi idag lita på att det finns något kulturarv att överlämna till kommande generationer som lagstiftaren förutsätter (kulturarvsaspekt)? www.braarkiv.se

Västerås stad 2008  

Föredrag om arkiv och offentlighetsprincipen

Advertisement