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In dieser Publikation gehen Knut Hinkelmann und Barbara Thönssen auf folgende Punkte ein: – Gründe für ein DMS – Dokumentenklassifikation – Metadaten – Dokumentenzyklus – Prozessorientiertes Dokumenten-Management – Lebenszyklus von Dokumenten ableiten – Softwarelösungen für Dokumenten-Management – E-Mail-Archivierung – Digitale Signatur – Einführung und Betrieb – Projektmanagement und Betrieb – Umfangreiche Checklisten Diverse Praxisbeispiele runden den Leitfaden ab.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2014 www.bpx.ch 30 CHF

Knut Hinkelmann Barbara Thönssen

Clevere Informationsverwaltung für effizientere Prozesse und bessere Entscheidungen

Nr. 34

ISBN 978-3-905413-01-4

DMS – Dokumenten-Management

Übersichten, Checklisten und Praxistipps ­machen aus diesem Booklet eine wertvolle I­nformationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

DMS DokumentenManagement

www.bpx.ch Cover-DMS-14-korr.indd 1

www.bpx.ch 12.02.2014 09:03:28


Knut Hinkelmann Barbara ThĂśnssen

DMS DokumentenManagement Clevere Informationsverwaltung fĂźr effizientere Prozesse und bessere Entscheidungen

BPX-Edition Rheinfelden/Schweiz


BPX E-Mail Internet

Best Practice Xperts edition@bpx.ch www.bpx.ch

Knut Hinkelmann Barbara Thönssen

DMS – Dokumenten-Management Clevere Informationsverwaltung für effizientere Prozesse und bessere Entscheidungen Vorwort von Carl Rosenast

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2014 ISBN 978-3-905413-01-4

© 2014 BPX-Edition Rheinfelden Hinweis: In diesem Booklet wird bei Bezeichnungen die männliche Form verwendet. Dies dient lediglich der Lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche Form mit ein. Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind dem BPX-Verlag vorbehalten. Kein Teil des Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden. Herstellung: BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz Druck und Verarbeitung: galledia ag, Flawil

2


Inhalt 4

1

Vorwort

2

Management Summary

5

3 3.1 3.2 3.3

Gründe für ein DMS Unternehmensziele unterstützen Ordnungsgemässe Dokumenten-Aufbewahrung Kritische Aspekte

6 7 7 9

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Grundlagen Dokumentenklassifikation Metadaten Dokumentenlebenszyklus Informationssysteme

10 10 11 12 13

5 5.1 5.2

Vorgehensmodell Prozessorientiertes Dokumenten-Management Phasen des Vorgehensmodells

17 17 18

6 6.1 6.2

Informationsbedarf identifizieren Geschäftsmodell verstehen Geschäftsabläufe und Informationsflüsse klären

20 21 22

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Informationen organisieren Lebenszyklus von Dokumenten ableiten Dokumenterstellung Dokumentsuche und -bearbeitung Dokumente bedarfsgerecht beschreiben Prozessorientierte Dokumentenaufbewahrung

26 26 28 29 30 33

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Systemunterstütztes DMS Kernfunktionen eines DMS Aktuelle Herausforderungen Softwarelösungen für Dokumenten-Management E-Mail-Management Digitale Signatur

36 36 50 51 54 57

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6

Einführung und Betrieb Projektmanagement und Kommunikation Rahmenkonzept und Informationshandbuch Change Management Ausbildungsbedarf Installation und Datenübernahme Wartung und Support

61 61 62 67 68 68 70

10 10.1 10.2 10.3

Checklisten Checkliste: Stolpersteine in DMS-Projekten Checkliste: Evaluation und Einführung Checkliste: Kostenstruktur

73 73 75 77

11

Ausblick

79

12

Literatur & Websites

80

13

Profile der Editionspartner

81

14

Autorenteam & BPX

84

3


Vorwort

1

Vorwort

Ob wir es wollen oder nicht ― die elektronische Welt bestimmt schon längst den Geschäftsalltag von Unternehmen und Behörden. Rechnungen werden nicht mehr in Papierform ausgetauscht, Verträge einfach noch als Word- oder PDF-Dokument hin und her gesendet und wichtige geschäftliche Abmachungen per E-Mail bestätigt. Alles bestens, aber wie sieht die rechtliche Situation aus, wenn es einmal hart auf hart kommt und ein Rechtsstreit die Parteien vor die Schranken eines Gerichts führt? Was ist, wenn die MWSToder AHV-Revision nach elektronischen Belegen fragt? Oder der Geschäftspartner auf einmal nichts mehr von einem bestimmten Dokument wissen will? – Oder noch gravierender: Mit einem fast identischen Dokument mit verändertem Inhalt aufwartet? Dann ist es meistens zu spät, sich über sichere und gesetzeskonforme Archivierung Gedanken zu machen. Der Umgang mit elektronischen Dokumenten ist und bleibt eine grosse Herausforderung. Nur mithilfe von geeigneten Anwendungen und Prozessen ist es möglich, dass Unternehmen und Organisationen sich auf ihre elektronischen Abmachungen und Dokumente verlassen können. Was nützt eine saubere Dokumentation eines Geschäftsvorganges, wenn diese in der lokalen Ablage des Sachbearbeiters liegen bleibt und im entscheidenden Moment für die Organisation nicht zur Verfügung steht? Was nützt eine säuberlich eingescannte Lieferanten-Rechnung, wenn sie bei der MWST-Prüfung nicht in nützlicher Frist zum Beweis des Vorsteuerabzuges vorgezeigt werden kann? Setzen Sie sich deshalb frühzeitig mit Ihrem Team zusammen und überprüfen Sie die möglichen kritischen Abläufe Ihres Geschäftes. Das vorliegende Booklet bietet eine ausgezeichnete Hilfe dazu.

Carl Rosenast CEO QuoVadis Trustlink Schweiz AG St. Gallen

4


Management Summary

2

Management Summary

Was sollten Geschäftsleitung und Führungskräfte über Dokumenten-Management und Archivierung wissen? 1.

Es gibt Sorgfaltspflichten, die einzuhalten sind!

Es geht darum, den Lebenszyklus von Dokumenten transparent zu machen, zu kontrollieren und in die Geschäftsprozesse zu integrieren. 2.

Ein effizientes Dokumenten-Management spart Geld und Zeit!

Die Bewältigung stetig grösserer und stetig heterogenerer Dokumentenmengen erhöht den Druck auf Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. 3.

Dokumenten-Management betrifft das ganze Unternehmen!

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist keine Fachapplikation, sondern ein Querschnittsystem, dessen Nutzen in der organisationsübergreifenden Verwendung und unternehmensweiten Sicherheit der Dokumentenbestände liegt, und nicht in der effizienteren Verwaltung von Abteilungsablagen. 4.

Durch Informationslogistik Potenziale nutzen!

Dokumenten-Management ist eng verknüpft mit den Geschäftsprozessen, in denen die Dokumente entstehen, verwendet oder geändert werden. Ein gutes Dokumenten-Management eröffnet die Möglichkeit auf signifikante Effizienzsteigerung und bessere Entscheidungen. 5.

Dokumenten-Management und Archivierung

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ermöglichen das Speichern, Suchen, Anzeigen und Modifizieren von Dokumenten, die noch in Bearbeitung sind, während Elektronische Archive (EA) oder Archive Information Systems (AIS) auf die Verwaltung von nicht veränderbaren Dokumenten ausgerichtet sind. 6.

Die DMS-Technologie ist ausgereift!

Software für das Dokumenten-Management und die elektronische Archivierung ist seit mehr als 25 Jahren erhältlich, und die Technologie ist ausgereift. Um die passende DMS-Software und Betriebsart zu ermitteln, sind informatikseitig Bedürfnisse — auch in der Cloud — abzuklären, die physische Speicherung der Dokumente festzulegen und Schnittstellen zwischen DMS und bereits im Unternehmen vorhandenen Systemen zu definieren. 5


Gründe für ein DMS

3

Gründe für ein DMS

Die meistgenannten Gründe für den Einsatz von DMS sind:

  

Schnellerer Zugriff auf Dokumente

    

Verwaltung von Versionen und Bearbeitungszuständen

Vermeidung von Mehrfachablagen Paralleler, gleichzeitiger und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente von mehreren Personen Reduktion von Speicherplatz Eindämmung der Papierflut Revisionssichere Dokumentenverwaltung Automatisierte Geschäftskontrolle

oder einfach:

Ordnung ins Dokumenten-Chaos bringen

Um den Nutzen eines DMS zu belegen, werden Kennzahlen wie die Reduktion der Suchzeiten, Einsparungen an Büro- und Archivraum oder reduzierte Speicherkapazität aufgeführt. Aber wie lange hat eine Person im Durchschnitt, um ein Dokument zu finden, und was kostet diese Arbeitszeit? Die Erhebung dieser Zahlen ist schwierig. Allerdings gibt es Schätzwerte. Die Association for Information and Image Management AIIM (http://www.aiim.org) hat z.B. berichtet, dass Mitarbeitende bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen verbringen, aber nur zwischen 5 und 15 Prozent mit dem Lesen. Die Ablage eines Dokuments kostet angeblich 20 Dollar; wurde es falsch abgelegt, kostet das Wiederauffinden 120 Dollar. Für die Schweiz hat die Dr. Pascal Sieber & Partners AG (http://www. sieberpartners.com) im Jahr 2008 errechnet, dass unter der Annahme, dass 18% der Arbeitszeit für Suche aufgewendet werden, die Kosten für pro Mitarbeitende und Jahr CHF 22 000 betragen. Das dürfte heute eher noch mehr als weniger sein. Bei diesen Zahlen fehlt jedoch der Bezug zu den Zielen und dem Geschäft des Unternehmens. Denn Dokumenten-Management ist nicht Selbstzweck. Es ist kein Ziel an sich, sondern ein Mittel, damit das Unternehmen seine Aufgaben besser erfüllen und durch effektive Nutzung der Informationen seine Potenziale ausschöpfen kann. Hierbei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung:

Unterstützung von Geschäftszielen bzw. die Eröffnung neuer geschäftlicher Möglichkeiten

Erfüllung gesetzlicher Auflagen, insbesondere zur ordnungsgemässen Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten

6


Gründe für ein DMS

3.1

Unternehmensziele unterstützen

Dokumente sind Träger von Informationen, die ein Unternehmen oder eine Organisation benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen. Die effiziente und effektive Erfüllung der Aufgabe hängt unmittelbar davon ab, dass die dafür benötigten Informationen verfügbar sind. Beim Dokumenten-Management geht es also nicht einfach darum, die durchschnittliche Zugriffszeit auf Dokumente zu reduzieren. Vielmehr leistet es einen Beitrag, Geschäfts- und Qualitätsziele zu erreichen. So kann z.B. das Ziel, dass Kundinnen und Kunden bei einer Anfrage schneller und umfassender eine aktuelle Auskunft erhalten sollen, dadurch unterstützt werden, dass kundenbezogene und geschäftsrelevante Dokumente elektronisch gespeichert und bei einer Suchanfrage die aktuellsten Dokumente angezeigt werden. Geschäftsdokumente bzw. die darin enthaltenen Informationen stellen für Unternehmen und Behörden auch einen bedeutenden Vermögenswert dar. Als Beitrag zum organisationalen Lernen eröffnet ein gutes Dokumenten-Management die Möglichkeit auf weitergehende Effizienzsteigerung und bessere Entscheidungen. Dokumenten-Management sollte nicht isoliert betrachtet werden. Es ist eng verknüpft mit den Geschäftsprozessen, in denen die Dokumente entstehen, verwendet oder geändert werden. Ausgangspunkt für Dokumenten-Management ist nicht das Dokument, sondern die zu unterstützende Aufgabe. Die Kennzahl, mit der Dokumenten-Management bewertet wird, ist dann nicht nur die eingesparte Zeit der Suche, sondern die Auswirkung auf das Geschäft. Diese kann den Effizienzgewinn deutlich übersteigen. Eine erhöhte Kundenzufriedenheit führt dazu, dass Kunden dem Unternehmen treu bleiben, was zu besseren Abschlussquoten oder zu höherer Gewinnmarge in Projekten führt.

3.2

Ordnungsgemässe Dokumenten-Aufbewahrung

Gesetzliche Regelungen und Vorschriften stellen Anforderungen an das Dokumenten-Management, die über die Erfüllung der für den Geschäftszweck notwendigen Aufgaben hinausgehen. Unternehmen sind verpflichtet, Geschäftsfälle, welche sich in der Buchhaltung und der Steuererklärung niederschlagen, umfassend zu dokumentieren und die dabei entstehenden Dokumente langfristig aufzubewahren. Geschäftsdokumente dienen der Sicherstellung der ordentlichen, effizienten und nachweisbaren Geschäftsführung sowie dem Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften. Sie stärken auch die eigene Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten 7


Gründe für ein DMS

Ein gesetzeskonformes Dokumenten-Management muss die Identifikation der für den eigenen Geschäftsbereich relevanten Dokumente und die Sicherstellung der Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus sicherstellen. Buchführungspflichtige Unternehmen müssen neben der Bilanz und der Erfolgsrechnung diejenigen Bücher (Hauptbuch und Hilfsbücher), die Belege und die ein- und ausgehende Korrespondenz ablegen und archivieren, die zum Nachweis und zum Verständnis des Geschäftsergebnisses, der Vermögenslage sowie der Schuld- und Forderungsverhältnisse des Unternehmens erforderlich sind (Buchführungspflicht, Art. 957 ff. OR). Zur aufbewahrungspflichtigen Geschäftskorrespondenz gehören alle ein- und ausgehenden Dokumente, deren Inhalt buchungsrelevant ist. Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in vergleichbarer elektronischer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957a OR), wie z.B. Verträge, Auftragsbestätigungen oder die Korrespondenz mit Behörden. Enthalten ein- oder ausgehende E-Mails geschäftsrelevante Informationen, welche sich in der Buchhaltung niederschlagen oder sich auf das wesentliche rechtsgeschäftliche Handeln des Unternehmens beziehen, dann sind diese als Geschäftskorrespondenz zu archivieren. Damit der Verlauf der Geschäftsfälle chronologisch nachvollzogen werden kann, müssen die Geschäftsdokumente nach Geschäftsfällen und Geschäftsjahren geordnet werden (Dossierbildung). Die Dokumente dürfen auch elektronisch archiviert werden, wobei Papierdokumente eingescannt und elektronisch abgelegt und archiviert werden dürfen. Nur die Erfolgsrechnung und die Bilanz müssen noch im Original (in Papierform und unterzeichnet) archiviert werden. Damit elektronisch archivierte Dokumente dieselbe Beweiskraft haben wie Papierdokumente, müssen die Anforderungen der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) erfüllt werden. Dazu gehören:

Gewährleistung der Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) während der gesamten Aufbewahrungsdauer

Gewährleistung der Verfügbarkeit innerhalb einer angemessenen Frist

8


Gründe für ein DMS

Trennung der Dokumente, welche zu aktiven Geschäftsfällen gehören, von denen, welche zu abgeschlossenenGeschäftsfällen gehören

Aufzeichnung der Zuständigkeiten, der Abläufe und der Verfahren

Aufzeichnung der Zugriffe und Zutritte auf das Archiv

Je mehr Dokumente elektronisch erstellt und ausgetauscht werden, umso wichtiger sind elektronisches Dokumenten-Management und elektronische Archivierung, um diese Anforderungen erfüllen zu können.

3.3

Kritische Aspekte

DMS-Projekte scheitern in den seltensten Fällen an der Wahl der falschen Software, sondern an der fehlerhaften Einschätzung des Potenzials. Folgende Punkte sind besonders zu beachten:

 

Informationsbedarf aus den Geschäftsprozessen ableiten

   

Mit der Geschäftsstrategie abgleichen

9

Ziele und Anforderungen der Organisationseinheiten ermitteln und konsolidieren Den Lebenszyklus der Dokumente definieren Zu verwaltende Dokumente analysieren und klassifizieren Arbeitsabläufe ändern.


Grundlagen

4

Grundlagen

Dokumenten-Management heisst, geschäftsrelevante Informationen so zu verwalten dass sie effizient zur Verfügung gestellt werden können und den rechtlichen Anforderungen genügen.

4.1

Dokumentenklassifikation

Ein Dokument ist die Repräsentation von Information in unterschiedlichen medialen Formen, z.B. als Text, als Foto oder in einem Podcast. Ein Dokument ist als Einheit wahrnehmbar, verwendbar und speicherbar und soll über einen gewissen bestimmten Zeitraum als solches erhalten werden. Eine Klassifikation oder Systematik von Dokumenten dient der Einteilung eines Dokumentenbestands anhand bestimmter Merkmale. Das wichtigste Merkmal ist der Dokumenttyp, d.h. die inhaltliche Bestimmung eines Dokuments wie beispielsweise Korrespondenz, Bericht und Rechnung. Die Dokumentform bezeichnet die mediale Aufbereitung der Dokumente z.B. Text, Grafik, Foto, Audio, Video oder Papier. Das Dokumentformat beschreibt die technische Aufbereitung eines Dokuments, zum Beispiel ein Bericht im Word- oder PDF-Format. Weiter kann die Struktur eines Dokuments betrachtet werden, d.h. ob ein Dokument strukturiert aufgebaut ist – beispielsweise ein Datenbankauszug, semistrukturiert wie ein E-Mail oder gar nicht wie eine Notiz. Ein fünftes Merkmal ist die Dokumentart, die aussagt, ob es sich bei einem Dokument um eine Vorlage handelt (z.B. ein Formular) oder ein Finitum, d.h. als ausgefülltes Formular. Die nachfolgende Grafik zeigt die fünf Klassifikationsmerkmale im Überblick.

Abbildung 1: Dokumentenklassifikation

10


Grundlagen

Die beschriebenen Klassifikationsmerkmale dienen nicht nur der Ordnung eines Dokumentenbestands, sondern sind zugleich beschreibende Informationen, sogenannte Metadaten, von Dokumenten.

4.2

Metadaten

Zur Verwaltung von Dokumenten unterscheidet man zwischen Nutz- oder Primärdaten – dem eigentlichen Dokument – und sie beschreibenden Metadaten («Daten über Daten»). Beispiele für Metadaten sind – neben den oben genannten Klassifikationsmerkmalen – der Autor, das Datum der letzten Änderung, die Zuordnung zu einem Projekt oder einem Kunden. Mit welchen Metadaten ein Dokumenttyp beschrieben werden soll, hängt vom Informationsbedarf des Benutzers ab (wonach soll gesucht werden) und von der medialen Form des Dokuments (wie kann danach gesucht werden); das ist im Fall eines Textes anders als im Fall eines Bildes.

Abbildung 2: Herleitung von Metadaten

Metadaten dienen aber nicht nur dazu, den Inhalt von Dokumenten zu beschreiben und für die Suche aufzubereiten, sondern auch, um die Nutzung von Dokumenten zu definieren. Wer darf darauf zugreifen, den Speicherort zu bestimmen oder die Zusammengehörigkeit von Dokumenten, z.B. verschiedene Beiträge eines Reports, sicherzustellen.

11


Grundlagen

4.3

Dokumentenlebenszyklus

Bei der Verwaltung von Dokumenten geht es nicht nur darum, eine grosse Menge von Informationen effizient zu speichern und wieder verfügbar zu machen, sondern um die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten (DLM, Document Lifecycle Management) von ihrer Entstehung über Nutzung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe bis zur Entsorgung. DLM berücksichtigt damit sowohl die Aspekte dynamisch veränderlicher Informationen zu Beginn des Lifecycle als auch die elektronische Archivierung, die Speicherung von Dokumenten in rechtskonformer Weise. Es können vier Lebensphasen eines Dokuments unterschieden werden:

   

Erstellung/Erfassung Nutzung (Lesen oder Ändern) Archivierung (unveränderbares Speichern) Löschung

Bei der Betrachtung des Lebenszyklus von Dokumenten muss Folgendes beachtet werden: 1.

2.

12

Der Dokumentenlebenszyklus kann von Dokumenttyp zu Dokumenttyp sehr unterschiedlich sein: eine Rechnung wird anders erstellt als eine interne Notiz und wird anders genutzt. Die Notiz wird möglicherweise gar nicht archiviert, die Rechnung, da sie rechtsrelevant ist, hingegen schon. Wann eine Rechnung gelöscht werden kann (und soll!), ist rechtlich geregelt – das Löschen einer Notiz nicht. Im Laufe eines Dokumentenlebens entstehen i.d.R. verschiedene Versionen, z.B. unterschiedliche Arbeitsstände eines Reports. Das können aber auch unterschiedliche Formate sein, beispielsweise wenn ein gescanntes Dokument in ein maschinenlesbares Format umgewandelt wird, oder umgekehrt aus einem Word-Dokument ein PDF generiert wird. Die verschiedenen Dokumentversionen (eines Dokumenttyps) können unterschiedliche Lebenszyklen haben. Zwischenstände von Dokumenten wird man bei Erreichen der definitiven Version löschen und die maschinenlesbare Version ggf. kürzere Zeit aufbewahren als das gescannte Dokument.


Grundlagen

4.4

Informationssysteme

Die Verwaltung von Dokumenten kann durch verschiedene Software, wie Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme, Records-, Prozess-, Workflow- oder ContentManagement-Systeme unterstützt werden. Die dafür nötigen Funktionen werden in spezifischen Softwareprodukten angeboten, häufiger aber bietet ein System eine Auswahl von Funktionen aus den verschiedenen Bereichen, wie in Abbildung 3 dargestellt.

Abbildung 3: Typen von Informationssystemen

Der Schwerpunkt von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen liegt auf der effizienten Verwaltung von Dokumenten als Ganzes. Ungeachtet ihrer spezifischen Merkmale (Dokumenttyp, -form usw.) werden Dokumente als Einheit betrachtet, die inhaltlich zusammengehörende Informationen zusammenfasst, verwendet und gespeichert und die nicht ohne Bedeutungsverlust weiter unterteilt werden können (Götzer et al. 2013, S. 2). Effiziente Speicherung, Suche und Zugriff über ganz unterschiedliche Clients stehen im Zentrum von DMS und EAS. Records-Management-Systeme fokussieren auf dem Geschäftsfall. Ein Geschäftsfall ist ein Ereignis, das in der Buchhaltung erfasst werden muss, weil es finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Damit ein Geschäftsfall gebucht werden darf, muss er durch einen Beleg dokumentiert sein. Beispiele für Geschäftsfälle sind z.B. Kauf oder Verkauf. Neben den reinen Kauftransaktionen fallen bei der Abwicklung des Geschäftsfalls viele weitere Dokumente (Belege!) an, wie beispielsweise ein Angebot, 13


Grundlagen

eine Interessensbekundung oder ein Vertrag. Die ordnungsgemässe, rechtskonforme Speicherung solcher Dokumente ist Kernaufgabe eines Records-Management-Systems. Ein Geschäftsfall (z.B. Kauf einer Ware) kann mehrere Geschäftsprozesse umfassen; ebenso können in einem Geschäftsprozess (z.B. Rechnungstellung am Ende eines Monats) mehrere Geschäftsfälle behandelt werden. Die Erstellung und Speicherung der dazugehörigen Dokumente erfolgt ebenfalls in Prozessen, in sogenannten Support-Prozessen aus der Gruppe des RecordsManagements. Die Modellierung von Prozessen aus fachlicher Sicht ist Gegenstand der Geschäftsprozessmanagement-Systeme. Der Fokus von Workflowmanagement-Systemen liegt auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das kann im einfachsten Fall ein sogenanntes Document-Routing sein, d.h. das Weiterleiten von Dokumenten beispielsweise zur Stellungnahme oder Freigabe. Das kann aber auch bei gut im Voraus planbaren und vollständig strukturierten Arbeitsabläufen die vollständige Automatisierung eines Prozesses sein. Wiederum bezogen auf das Records-Management, kann ein Workflow z.B. für die automatische Archivierung von Verträgen erstellt werden. Workflows spielen auch in Content-Management-Systemen eine Rolle, z.B. für die Publizierung von Inhalten. Ein Inhalt ist hier aber nicht zwingend ein (ganzes) Dokument, sondern kann nur eine Überschrift, ein Lead oder eine Nachricht sein. Im Zentrum von Content-Management-Systemen steht die Trennung von Content (Inhalten), Struktur (Anordnung verschiedener Inhalte z.B. auf einer Web-Seite) und Layout (Darstellung der Inhalte z.B. fett geschrieben, Fond-Grösse 20 etc.). Die Unterscheidung zwischen Web-Content-Management-Systemen und Enterprise-ContentManagement-Systemen bezieht sich auf den Anwendungsumfang: Im ersteren Fall sind dies Web-Seiten, im zweiten alle Informationen (Inhalte) eines Unternehmens.

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Grundlagen

Best Practice: Galliker Transport AG Die Galliker Transport AG gehört zu den führenden Dienstleistern in der Fahrzeug-, Lebensmittel- und CargoLogistik. Im IT-Bereich wird mit modernster Software gearbeitet, um die termin- und kundengerechte Disposition und Abwicklung der Warentransporte sicherzustellen. Auch beim effizienten Umgang mit den bergeweise anfallenden Logistikdokumenten und Rechnungen ist das Unternehmen auf tadellos funktionierende Software angewiesen. Im Rahmen einer intensiven Marktevaluation stiess das Galliker-Team schnell auf die adeon ag. Auf systemtechnischer Seite fiel die Wahl auf das DMS d.3 von d.velop. Sowohl die Terminal-Server-Fähigkeit und das offene Schnittstellenkonzept als auch der modulare Aufbau, die flexible Erweiterbarkeit und die benutzerfreundlichen Arbeitsoberflächen sprachen für d.3.

Galliker Transport AG – rund um die Welt

Die erste Phase des DMS-Projekts war von der Definition neuer Einsatzmöglichkeiten geprägt, beispielsweise dem Bearbeiten und Verwalten von Kreditorenrechnungen oder dem Handling von Logistikdokumenten. Hinzu kam der Wunsch nach optimierten Arbeitsprozessen. Die Integration von d.3 in alle Systeme rund um die Bereiche Buchhaltung, Personalwesen, Transport, Lager und Zoll war dabei von hoher Priorität. Künftig sollen alle revisionssicher archivierten Dokumente direkt in den diversen Unternehmensanwendungen zur Verfügung stehen. Hat heute ein Kunde eine Frage zu einer Rechnung oder einem Lieferschein, ruft der Anwender das Dokument über den integrierten d.3-Viewer auf und versendet den Beleg direkt via E-Mail an den Kunden. Darüber hinaus erhalten alle Kunden auf Wunsch ihre Rechnungen und die dazugehörenden Lieferscheine elektronisch zugestellt.

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Grundlagen

Nach einer Projektlaufzeit von lediglich zwei Monaten wurden die Migration der Debitorenbelege sowie die Integration der Buchhaltungs-Software erfolgreich abgeschlossen. Im zweiten Schritt folgte die Einbindung von d.3 in die Kreditorenrechnungsbearbeitung der Schweizer Gesellschaften.

Galliker Transport AG

Vor der DMS-Einführung stellte auch der Umgang mit den anfallenden Lieferscheinen eine Herausforderung dar. Mehrere Tausend unterschriebene Belege mussten täglich sortiert und abgelegt werden. Bei Kundenanfragen gestaltete sich die Suche nach dem betreffenden Dokument zeitaufwendig. Deshalb erfolgte in der dritten d.3-Phase die Digitalisierung der Lieferscheine. Nun werden die Lieferscheine dezentral an allen 14 Standorten der GallikerHolding gescannt, sobald sie unterschrieben vom Kunden zurückkommen. So erhält der Kunde bereits nachts per E-Mail seinen Lieferschein über die am Tag zuvor gelieferte Ware. Im Anschluss an die Digitalisierung der Lieferscheine folgte die sukzessive Erweiterung des d.3-Archivs um weitere Logistikdokumente. Heute kann jeder berechtigte Anwender alle relevanten Rechnungs- und Logistikdokumente mit wenigen Mausklicks aufrufen, wodurch sich die Auskunftsfähigkeit eklatant von Stunden auf Minuten reduziert hat. Lösungsanbieter: adeon ag (Firmenprofil Seite 81)

16


Vorgehensmodell

5

Vorgehensmodell

Dokumenten-Management ist nicht primär eine technische Fragestellung, sondern ein Problem der Informationslogistik. Ziel der Informationslogistik ist die Optimierung der Verfügbarkeit und der Durchlaufzeiten von Information, sodass die richtige Information zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität für den richtigen Adressaten zur Verfügung steht.

5.1

Prozessorientiertes Dokumenten-Management

Die Informationslogistik stellt sicher, dass jene Informationen zur Verfügung stehen, die benötigt werden, um die Aufgaben einer Organisation so ablaufen zu lassen, dass die Zielsetzungen eines Aufgabenkomplexes erreicht werden. Aufgabenkomplexe in einer modernen Organisation sind in Prozessen zusammengefasst. Ein Prozess besteht aus einer Menge von Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Prozessergebnis – in der Regel ein Produkt oder eine Dienstleistung – zu erstellen. Das DMS unterstützt die Prozessbearbeitung durch die Bereitstellung und den Austausch von Informationen (siehe Abbildung 4).

$ § Abbildung 4: Unterstützung von Prozessen durch Dokumente

Dokumente und Informationen sind relevant, wenn sie zur Erreichung der Geschäftsziele oder zur Erarbeitung von Prozessergebnissen beitragen. Die Summe der relevanten Informationen wird als Informationsbedarf bezeichnet. Zur Befriedigung des Informationsbedarfs müssen die entsprechenden Informationen erzeugt bzw. beschafft werden. Dadurch ergeben sich die Informationsflüsse.

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Informationsbedarf identifizieren

Best Practice: Die Vereinigte Wirtschaftsdienste AG setzt auf ELO Die vwd Vereinigte Wirtschaftsdienste AG (vwd group) bietet Informations-, Kommunikations- und Technologielösungen für das Wertpapiergeschäft. Dabei hat sie sich auf Kundenanforderungen im Asset Management, Retail Banking, Private Banking und Wealth Management spezialisiert. Neben dem Hauptsitz in Frankfurt betreibt die AG Niederlassungen in ganz Europa. Schweizer Standort ist Zürich. Mit ELOprofessional 2011 optimiert die vwd group nicht nur die zentrale Archivierung, das Vertragswesen und die Rechnungsfreigabe für ihre 150 Mitarbeiter weltweit, sondern auch die Einbindung ihrer Home-Office-Arbeitsplätze. Als FullService-Anbieter unterstützt die vwd group das Wertpapiergeschäft von der Emission über die Distribution, Analyse und den Handel bis hin zur Beratung und Verwaltung. Insgesamt sind allein 500 000 kaufmännische Belege archiviert, die jederzeit einsehbar sind und das Rechnungswesen transparent machen.

ELO macht die Arbeit einfacher Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner wurde ein Anforderungsprofil für folgende Einsatzbereiche erstellt: Zentrale Archivierung der Fakturen aus SAP, Rechnungsfreigabe, Vertragswesen und Dokumentation. Der ELO-Partner baute zuerst zentrale Aktenstrukturen für die 18 SAP-Buchungskreise auf. Die automatische Steuerung der Zugriffsrechte erfolgt in Abhängigkeit vom Buchungskreis und der Funktion. Sämtliche aus SAP erstellten, steuerrelevanten Belege werden über die SAP ArchiveLink Schnittstelle automatisiert an ELO übergeben. Neben dem reinen PDFAbbild werden Indexdaten geliefert. Diese verwendet ELO zum Aufbau individueller elektronischer Kundenakten und Basis für die Vertragsarchivierung. Alle kontierungsrelevanten Belege lassen sich aber nicht nur direkt aus SAP aufrufen, anzeigen und reproduzieren. Dank der in ELO gespeicherten Metadaten kann die Suche auch rein in ELO erfolgen.

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Informationsbedarf identifizieren

Direkter Nutzen für die Mitarbeiter Die Eingangsrechnungen lassen sich jetzt zügig bearbeiten, der ELO-Workflow steuert über ein intelligentes Regelwerk alle Freigabeprozesse. Die Rechnungen werden an den jeweiligen Unternehmensstandorten dezentral gescannt und zentral archiviert. Der Freigabeprozess ist mehrstufig und vollständig dynamisch aufgebaut. Jede Rechnung wird an die richtigen Stellen zur Weiterbearbeitung geleitet. Eine zentrale und gebündelte E-Mail-Nachricht, auf Basis des DOKinformNotifyAgent, informiert die Sachbearbeiter und Entscheider über anstehende Aufgaben. Nach Freigabe wird der Beleg automatisch in SAP verknüpft, die Kontierung erfolgt manuell. Über die SAP IndexDownload-Funktion werden die korrekten Indexdaten auf den Beleg in ELO übertragen und der Beleg in der entsprechenden elektronischen Lieferantenakte archiviert.

Verträge werden ebenfalls zentral archiviert und individuellen Kundenakten zugeordnet. Der Nutzen:

Schneller Zugriff auf Verträge, Ein- und Ausgangsrechnungen Zügige Bearbeitung von Rechnungen Workflow für alle Freigabeprozesse Erhöhte Transparenz Aufwandsverringerung für die Ablage Lösungsanbieter: ELO AG Digital Office CH Seite AG (Firmenprofil Seite 82) (Firmenprofil 82)

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Informationen organisieren

7

Informationen organisieren

Beim Management von Dokumenten geht es nicht nur darum, eine grosse Menge von Informationen effizient zu speichern und wieder verfügbar zu machen, sondern um die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten (DLM, Document Lifecycle Management) von ihrer Entstehung über Nutzung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe bis zur Entsorgung.

7.1

Lebenszyklus von Dokumenten ableiten

Wurden die Dokumente, die verwaltet werden sollen, anhand ihrer Verwendung in Geschäftsprozessen identifiziert (vgl. 5.2), dann wurde bereits eine gute Basis für die Bestimmung des Lebenszyklus geschaffen. Die Abbildung 9 zeigt die im Geschäftsprozess «Produktentwicklung» (siehe Abbildung 8) verwendeten Dokumente in der Reihenfolge ihres Vorkommens. Die Spalte ganz rechts zeigt die Lebensphase, in der sich ein Dokument in einer Aktivität befindet.

Abbildung 9: Dokumente in Prozessen

Wählt man nun als Sortierkriterium die Dokumentennummer (Dok-Nr.; sie dient lediglich der eindeutigen Identifikation eines Dokumenttyps), dann wird schnell ersichtlich, welche Lebensphasen eines Dokuments noch nicht berücksichtigt sind. Da häufig nur die wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens dokumentiert werden, sind auch nur die Lebensphasen jener Dokumente ersichtlich, die in den Aktivitäten von Kernprozessen entstehen oder genutzt werden (vgl. Abbildung 10). Für das Dokument «Marktdaten» fehlt zum Beispiel die Erstellung, für alle Dokumente fehlen die Lebensphasen Archivierung und Löschung.

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Informationen organisieren

Best Practice: Herzog Küchen scannt mit AbaScan

Herzog Küchen AG: Papierlose Buchhaltung

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt, und die Suche danach ist zeitraubend. Mit der ABACUS-Archivierung gehört dies der Vergangenheit an, denn sie erlaubt die elektronische Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente in digitaler Form. So können alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. Originaldokumente scannen mit AbaScan

Papierrechnungen lassen sich mit dem Programm AbaScan auf einfache Weise scannen und in der ERP-Software an der richtigen Stelle bzw. Buchung digital ablegen. Nicht nur, dass damit Originalrechnungen in digitaler Form auf Knopfdruck am Bildschirm erscheinen, auch der Visumsprozess lässt sich durch das Originalbelegscanning elegant und komfortabel direkt am Bildschirm erledigen. Kein Hin- und Herreichen von Papierrechnungen und keine Rechnungen, die liegen bleiben oder gar im Betrieb verloren gehen. Herzog Küchen setzt auf komplette Digitalisierung

Neben dem Scanning von Papierrechnungen werden bei Herzog auch stetig mehr Rechnungen als E-Rechnungen von Lieferanten automatisch in die Kreditorensoftware übernommen, und zwar ohne manuelle Zusatzarbeiten. Lösungsanbieter: ABACUS Research AG (Firmenprofil Seite 81)

35


Systemunterstütztes DMS

8

Systemunterstütztes DMS

8.1

Kernfunktionen eines DMS

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Software zur Verwaltung von elektronischen Ablagen. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art, also neben Textdokumenten auch Bilder, Filme oder Musik. Nicht verwaltet werden strukturierte Daten wie z.B. Adressen. Der Schwerpunkt eines DMS liegt bei der Verwaltung von sich ändernden Dokumenten, z.B. die verschiedenen Versionen eines Berichts vom ersten Entwurf bis zur genehmigten Schlussversion. Im Zentrum Elektronischer Archive (EA) steht die Verwaltung von nicht veränderbaren Dokumenten, z.B. gescannten Verträgen. Die meisten DMS bieten einfache Funktionen zur Archivierung an; z.B. das «Einfrieren» von Dokumenten. Komplexe Archiv-Anforderungen bedürfen jedoch auf die elektronische Archivierung spezialisierter Software. In diesem Fall spricht man vielerorts von Archive Information Systems (AIS), die auch hohen Ansprüchen wie lebenslanger Aufbewahrungszeit und Darstellungsgarantien genügen können. 7 Office

COLD

Microfilm Microfiche Papier

OCR Scanner

Importieren

A d m i n i s t r a t i o n

Viewer

Deskribieren Indexieren Speichern Recherchieren

Drucker

Anzeigen/Drucken Anwendungen

Bearbeiten Archivieren Exportieren

Meta-Daten Deskriptoren Index

DMS

Magnet-System (inkl. NAS, SAN)

Benutzerberechtigung

OD-System (WORM, CD, DVD)

Microfilm Microfiche

OD Papier

Abbildung 19: Die wichtigsten Komponenten eines DMS

7 Im nachfolgenden Text wird der Begriff DMS als Oberbegriff verwendet und umfasst auch die einfachen Funktionen für die elektronische Archivierung von Dokumenten.

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Systemunterstütztes DMS

Praxisfall: Die Rychiger AG optimiert Beschaffungsprozesse mit einem DMS Mit einer modernen, papierlosen Rechnungsverarbeitung, die das Erfassen, Überprüfen, Freigeben, Weiterleiten und Archivieren von Lieferantenrechnungen in einem digitalen Workflow abbildet, lässt sich viel Zeit und Geld sparen. Für Rychiger AG hat Arcplace ein entsprechendes System eingeführt und nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die Rychiger AG aus dem bernischen Steffisburg gehört zu den international führenden Anbietern von kundenspezifischen Verpackungsmaschinen-Lösungen für die Lebensmittel-, Tiernahrungs-, Kaffee/Tee- und HealthcareIndustrie.

Rychiger AG in Steffisburg BE

Die manuellen Kreditorenprozesse waren aufwendig und ineffizient Bis vor Kurzem wurden die gegen 10 000 jährlich eingehenden Lieferantenrechnungen bei der Rychiger AG manuell von den Mitarbeitenden überprüft und in Papierform zur internen Weiterbearbeitung verteilt. Auch die Archivierung der Rechnungen erfolgte physisch. Für das Auffinden zusammengehöriger Dokumente (Rechnung, Bestellung, Stücklisten etc.) wendeten die Mitarbeitenden viel Zeit auf. Die uneinheitlichen sowie langwierigen Prüf- und Genehmigungsverfahren bei den Kreditoren waren fehleranfällig und führten vereinzelt dazu, dass das Unternehmen nicht von Skonti profitieren konnte.

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Systemunterstütztes DMS

DMS bei Rychiger AG

Höhere Effizienz, tiefere Kosten und mehr Zeit für das Kerngeschäft durch DMS In nur wenigen Monaten implementierten die Spezialisten von Arcplace eine optimierte digitale Rechnungsverarbeitung. Der neue Prozess bewährt sich laut Projektleiter Martin Bischoff hervorragend. «Die Dokumente sind schneller auffindbar, und durch die Verknüpfung zu Dossiers sind alle benötigten Informationen einer Bestellung sofort zur Hand.» Ein weiterer grosser Vorteil ist der mobile Zugriff. Martin Bischoff: «Mit dem neuen System können die Verantwortlichen die Rechnungen einfach und sicher von unterwegs freigeben. Durch das automatische Reporting per E-Mail sind alle Beteiligten ortsunabhängig immer auf dem aktuellsten Informationsstand in punkto Kreditoren.» Der Projektleiter bilanziert: «Mit dem neuen digitalen System sind wir schneller, effizienter und fokussierter geworden. Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch unsere Lieferanten, für die wir heute ein noch zuverlässigerer Partner sind.» Auf einen Blick

Voll digitalisierter Kreditoren-Prozess Integration in das vorhandene ERP-System (AP+) Elektronische, rechtskonforme Archivierung Automatische Bündelung relevanter Dokumente zu Bestell-Dossiers Lösungsanbieter: Arcplace AG (Firmenprofil Seite 82) 47


Systemunterstütztes DMS

Nach Abschluss der Bearbeitung kann das Dokument wieder zurück in das DMS gestellt werden, es wird wieder «eingecheckt». Ist die Versionenkontrolle für das Dokument aktiviert, so wird automatisch eine neue Version des Dokuments angelegt. Je nach Einstellung kann eine neue Versionsnummer manuell oder automatisch vergeben werden. Die verschiedenen Versionen eines Dokuments können angezeigt werden; bei Bedarf kann auch eine ältere Version wieder zur Arbeitsversion (d.h. zur aktuellsten Version) gemacht werden. Die Versionierung von Dokumenten ist wiederum eine Funktion, über die DMS, nicht aber Archivsysteme verfügen. Eine weitere DMS-spezifische Funktion ist das sogenannte «Rendering» oder «Rendition», d.h. die Umwandlung von Textformaten. So kann zum Beispiel die Änderung eines Dokumentstatus von «in Bearbeitung» zu «genehmigt» die automatische Umwandlung eines Word-Files in ein PDF auslösen. Eine andere Möglichkeit ist das manuelle Rendern von Dokumenten, z.B. das «Einfrieren» von Dokumenten, wenn diese nicht mehr verändert werden dürfen, etwa sobald ein Brief verschickt wurde. Die meisten DMS verfügen über Funktionen für die Wiedervorlage von Dokumenten oder über (einfache) Dokumentfreigabeprozesse. Für ein Dokument können Fristen, Zuständigkeiten und Aktivitäten definiert werden ― und das DMS «erinnert» den/die Bearbeitende/n aktiv an eine Aufgabe, z.B. die Aktualisierung eines Berichts. 8.1.8

Archivieren

Grundsätzlich ist die Archivierung von der Auslagerung von Daten zu unterscheiden. Die Auslagerung ist eine technische Lösung, um durch Speicherung von grossen Datenmengen auf günstigere, aber langsamere Speichermedien das DMS zu entlasten. Die Archivierung dagegen ist ein organisatorischer Vorgang, der zum Ziel hat, unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen die authentische Aufbewahrung von Primär- und Metadaten in einer klaren Struktur sicherzustellen und die Beachtung aller rechtlichen Regeln bei der Benutzung der Dokumente sicherzustellen. Durch die Archivierung wird das DMS regelmässig von nicht mehr aktueller Information entlastet. Dieses Vorgehen wird auch von Art. 7 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) gefordert, wonach archivierte Information von aktueller zu trennen bzw. so zu kennzeichnen ist, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für diese Information ist klar zu regeln und zu dokumentieren (Fässler 2006, S. 28). 48


Systemunterstütztes DMS

Best Practice: Elektronische Dokumente einfach und rechtswirksam schützen: Was Compliance Abteilungen schon lange fordern

Bei der Konzeption eines Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems stellen sich rund um das Thema Dokumenten-Sicherheit einige nicht ganz unwesentliche Fragen: Wie stellen Sie sicher, dass elektronische Dokumente (z.B. Word, Excel, PDF usw.) und deren Inhalte auch nach der Ablage nicht unbemerkt manipuliert und verändert werden können und die Dokumente auch ausserhalb Ihres Archivsystems geschützt vor Veränderungen bleiben? Wie können Sie im Zweifelsfalle beweisen, dass es sich um die Originalversion des Dokumentes handelt? Authentizität und Integrität von Dokumenten

Das elektronische Signieren mittels eines digitalen FirmenZertifikates ist die einfachste und effektivste Möglichkeit, die Integrität der elektronischen Dokumente zu sichern. Die automatisiert erstellte elektronische Signatur auf jedem Dokument stellt nicht nur die Datenintegrität (Unverfälschbarkeit) sicher, sondern weist auch nachweisbar die Authentizität (Urheberschaft) des Dokumentes aus und stellt damit gleichzeitig die Unanfechtbarkeit sicher. Die meisten Dokumentenmanagement- und Archivlösungen unterstützen die notwendigen und automatisierbaren Arbeitsschritte zur Erstellung von elektronischen Signaturen. Die gesetzeskonforme Dokumentenaufbewahrung gemäss Geschäftsbücherverordnung GeBüV wird erfüllt. In der Praxis haben sich für den Signierungsprozess zwei Lösungsvarianten durchgesetzt: das lokale elektronische Signieren in der Systemumgebung der Archivlösung das elektronische Signieren als Service im Trustcenter des Zertifikatsanbieters Automatisiertes Signieren im Batch-Verfahren

Mithilfe einer Massensignierungs-Anwendung werden die aufbereiteten Dokumente über einen speziellen Dienst vor der eigentlichen Archivierung mit einer elektronischen Signatur versehen. Für jede beliebige Datei kann eine separate Signaturdatei erzeugt werden (abgesetzte Signatur).

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Systemunterstütztes DMS

Diese wird als separates Objekt (Fingerprint) dargestellt und ebenfalls dem Archivsystem übergeben. Die Zuordnung der Signatur zur Datei erfolgt über den Dateinamen. Beim PDF- und PDF/A-Format wird die Signatur direkt in das Dokument integriert (gekapselte Signatur). Es ist problemlos möglich, eine elektronische Signatur hinzuzufügen, auch wenn das PDF-Dokument bereits signiert wurde (Mehrfachsignaturen). QuoVadis empfiehlt für diese Art des Signierens das von der Eidgenössischen Steuerverwaltung definierte ElDI-V-konforme Funktionszertifikat. Signierungsservice im Trustcenter

Als kostengünstige Alternative zur Inhouse-Lösung bietet sich der Signierungsservice im Trustcenter des Zertifikatsherausgebers an. Auf einfache Weise unterstützt der Webservice das rechtswirksame elektronische Signieren jeglicher Dateiarten. Beim Einsatz des Signierungs- und Validierungsservices werden beim eigentlichen Signierungsprozess nur unlesbare Datenkomprimate (HashWerte) zur Signierung oder Validierung an den externen Dienst übergeben. Die lesbaren Originaldokumente verlassen die Systemumgebung niemals. Zusätzlich wird der Zeitpunkt der Signatur mittels einem qualifizierten Zeitstempel bestätigt.

Typischerweise kann ein Signierungs- und Validierungsservice PDF oder auch UN/EDIFACT INVOIC Daten signieren und validieren. Auch XML-Daten (z.B. eRechnungen) können mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Das Ansprechen des Webservices erfolgt über einen gesicherten Internet-Zugang. Lösungsanbieter: QuoVadis Trustlink Schweiz AG (Firmenprofil Seite 83)

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Einführung und Betrieb

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Einführung und Betrieb

Die Einführung und der Betrieb eines DMS stellt eine besondere Herausforderung dar, da diese Systeme Querschnittsfunktion haben, d.h. ihr Nutzen insbesondere darin liegt, dass sie von allen Abteilungen einer Organisation genutzt werden können (und sollen) und ihre Funktionsfähigkeit i.d.R. geschäftskritisch ist.

9.1

Projektmanagement und Kommunikation

In Bezug auf das Projektmanagement heisst das vor allem: «Koordination» verschiedener Interessen, «Integration» verschiedener Bedürfnisse und «Kommunikation» eines unbeliebten Themas. Um dem Projekt die nötige Bedeutung zu verschaffen, muss es vor allem in der Geschäftsleitung gut abgesichert sein. Das geht am einfachsten, wenn nachvollziehbar aufgezeigt wird, wie die zu erreichenden Projektziele die Geschäftsziele (auf Unternehmens-, Abteilungs-, Bereichs- und Stellenebene) wirkungsvoll unterstützen. Oder anders herum: Die Ziele des Informationsmanagements müssen von den Unternehmenszielen abgeleitet werden. Auch wenn der grösste Nutzen eines DMS bei einer unternehmensweiten Verwendung erzielt werden kann, empfiehlt es sich, etappiert vorzugehen. Wählen sie den oder die wichtigsten Geschäftsprozesse aus, die durch die verbesserte Bereitstellung von Dokumenten das grösste Optimierungspotenzial aufweisen. Bestimmen Sie dann die Dokumenttypen, auf die am häufigsten zugegriffen werden muss, welche von mehreren Personen gleichzeitig benötigt werden – gegebenenfalls noch an verschiedenen Orten – und für welche die Bereitstellung zeitkritisch ist (z.B. weil sie für Auskünfte benötigt werden). Also kann beispielsweise dann die erste Etappe einer DMS-Einführung darin bestehen, dass sämtliche Verträge und Reglemente elektronisch verwaltet werden. In einer nächsten Etappe kann dann die Korrespondenz mit hinzugenommen werden usw. Dass ein solches Vorgehen hohe Anforderungen an die Projektleitung stellt, ist leicht nachvollziehbar. Verschärft wird dies noch dadurch, dass die Ablage und Archivierung von Dokumenten i.d.R. eine unliebsame Tätigkeit ist. Wie gezeigt, wird diese Arbeit mit der Einführung eines DMS eher umfangreicher als geringer: Zwar kann die Vergabe einiger Metadaten automatisiert werden – viele Angaben müssen aber manuell gemacht werden. Dies so zu kommunizieren, dass ein Mehraufwand zwar geleistet werden muss, der Nutzen bei der Suche und Bereitstellung der Dokumente aber weitaus wettgemacht wird – ist eine weitere Herausforderung für 61


Einführung und Betrieb

Best Practice: Schulverwaltung Richterswil Wie eine Schule ihre Prozesse automatisiert Jeden Sommer, wenn das Schuljahr anfängt, fällt auch in der Schulverwaltung von Richterswil viel Papier an. Dieses neue Schuljahr wird alles anders. Die manuellen Prozesse sind weitgehend automatisiert. Papierflut überrollt Richterswil Mitte Jahr herrscht Hochbetrieb in den Schulverwaltungen. Zu dieser Zeit treffen aus den Schulhäusern die Laufbahnentscheide für die Kinder ein, Einsprachen gegen Schulhauszuweisungen oder die Organisation von Klassenwiederholungen. In jedem Fall ist es viel Papier, das der Administration einzuverleiben ist und das bereits riesige vorhandene Archiv weiter füllt. Bisher wurde, wie in den meisten Schulen, dieser Prozess von Hand abgewickelt. Konkret mussten, die nur in Papierform vorliegenden Informationen, in die Datenbestände der Schulverwaltungssoftware aufgenommen und in die bestehenden Schülerprofile auf den neusten Stand gebracht werden.

Die Information – nicht das Papier – im Fokus Tempi passati. In der Schulverwaltung Richterswil trauert niemand den manuellen Abläufe hinterher. «Heute nehmen wir jeden Brief nur noch in die Hand, wenn wir ihn scannen, alle weiteren Prozesse werden elektronisch abgewickelt», erklärt Keller, Leiter der Schulverwaltung Richterswil. Die Informationen fliessen direkt in die Dokumentablage und stehen so automatisch in den individuellen Datenbeständen zur Bearbeitung zur Verfügung. Keller und seinen Mitarbeitern bleiben künftig viele Archivarbeiten erspart.

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Einführung und Betrieb

Einfache und schnelle Umsetzung Angefangen hatte alles im September 2011 bei einem Erstgespräch mit der Graphax. Graphax entwickelte eine Schnittstelle von dem MFP zu der Schulsoftware, um so den Medienbruch aufzuheben. Auf Wunsch wurde die Realisierung auf den Winter 2012 terminiert. «Im letzten Herbst hat man uns bereits die Lösung vorgestellt und eine Offerte zur Umsetzung abgegeben.» Bereits Anfang November 2012 wurde die erste, auf Bedürfnisse einer Schulverwaltung, zugeschnittene Schnittstelle von Graphax bei uns installiert, so Keller. Zwei Wochen später lief die bis heute verwendete Software bereits reibungslos, erklärt er die Umsetzung.

Die papierlose Schulverwaltung rückt näher Die Schulung der Mitarbeiter habe nur zwei Stunden beansprucht. So habe sich das Scannen und die sich anschliessende elektronische Abwicklung schnell etablieren können und gehöre heute bereits zum Alltag. Das Fazit: «Mit den technischen Details hatten wir nichts zu tun, sondern haben von Anfang an mit einer funktionstüchtigen Anwendung gearbeitet.» Bei der Umsetzung sei organisatorisch lediglich zu entscheiden gewesen, ob auch die Altbestände an Papier eingescannt werden sollen. Darauf habe man verzichtet. Spätestens ab 2016 könnte komplett auf das Papierarchiv verzichtet werden, auch wenn dies noch nicht erlaubt ist. Keller hat seine automatisierten Prozesse bereits an einer der letzten Bezirkskonferenzen der Schulverwalter seinen Kollegen vorgestellt. Er ist auf viele offene Ohren gestossen. Lösungsanbieter: Graphax AG (Firmenprofil Seite 83)

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Checklisten

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Checklisten

Gründe für das Scheitern von Dokumenten-Management-Projekten sind in den seltensten Fällen technischer Natur. Im schlimmsten Fall wollen sie Probleme lösen, die es gar nicht gibt ― umgekehrt sind sie nicht geeignet, um die tatsächlichen Probleme zu lösen – so wenig wie wunderbar gefütterte Handschuhe das Problem von kalten Füssen lösen können. Schlechte Verankerung im Management und in Folge wenig Unterstützung bei der Durchsetzung neuer Abläufe und Regelungen, Toleranz von Widerstand (vor allem von «grauen Eminenzen») und Gärtchendenken der Mitarbeitenden sind einige der organisatorischen Herausforderungen, die gerade bei der Einführung einer veränderten Dokumentenverwaltung – mit oder ohne System – zu bewältigen sind. Eine falsche Projektkostenstruktur ist ein weiterer Schwachpunkt von Dokumenten-Management-Projekten. Kardinal-Fehler: Der Schwerpunkt wird auf die Finanzierung der ICT gelegt (Lizenzen, Customizing, Service-Level-Agreements usw.). Gar nicht oder nur zu geringen Kosten wird der interne Aufwand budgetiert. Gretchenfrage: Wie viel der auf den vorgängigen 60 Seiten beschriebenen Tätigkeiten kann durch eine externe Firma/Person ohne firmeninternes Wissen durchgeführt werden – zu welchem Preis?

10.1 Checkliste: Stolpersteine in DMS-Projekten Die Technologie ist seit über fünfundzwanzig Jahren verfügbar und daher ausgereift, sodass das technisch bedingte Einführungsrisiko gering ist. Nachfolgend die häufigsten Gründe, warum sie dennoch scheitern:

Stellenwert von DMS im Unternehmen ist unklar Häufig kommt der Anstoss zur Einführung eines DMS aus einer Fachabteilung, die ein spezifisches Problem (z.B. Speicherplatzprobleme) lösen möchte. Ein DMS ist jedoch keine Fachapplikation, sondern ein Querschnittssystem, dessen Vorteile vor allem in der abteilungsübergreifenden, unternehmensweiten Verwendung liegen.

Zielsetzung des Projekts ist unklar oder zu eingeschränkt Die Geschäftsleitung ist sich nicht im Klaren, welchen Beitrag das/die neue/n System/e zum Unternehmenserfolg leisten soll/en, sprich wo das Potenzial eines derartigen Einsatzes gesehen wird. Häufig wird deshalb die Einführung des DMS zunächst auf eine Abteilung beschränkt mit

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Literatur & Websites

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Literatur & Websites

Pietro Brossi und Maria Winkler E-Mail-Archivierung, BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2008. Michael C. Daconta Information As Product. How to Deliver the Right Information to the Right Person at the Right Time, 2nd ed., USA: Outskirts Press Inc., 2007. C. Doctorow, C. Metacrap: Putting the torch to seven straw men of the metautopia., E-Learning Guru Newsletter, 2002. Retrieved from http://www.e-learningguru.com/articles/metacrap.htm Emmerich Fuchs, Karl Hermann Fuchs, Christian H. Hauri Requirements-Engineering in IT – effizient und verständlich, Vieweg Verlag, Braunschweig/Wiesbaden, 2002. Lukas Fässler Records Management. Sorgfaltspflicht für Führungskräfte, BPXEdition, Rheinfelden/Schweiz, 2006. Klaus Götzer, Berthold Maier, Ralf Schmale, Klaus Rehbock, Torsten Komke Dokumenten-Management: Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 5. Auflage, dpunkt.verlag, Heidelberg, 2013. B. Henn-Memmesheimer Sprachliche Innovationen als Readymade. Zur Soziologie und Semantik sprachlicher Varianten, In: Variatio delectat. Empirische Evidenzen und theoritische Passungen sprachlicher Variation. Gilles, Peter / Scharloth, Joachim / Ziegler, Evelyn (eds.). Frankfurt 2008, 161-195 Knut Hinkelmann, Ralph Urech ECM. Enterprise Content Management, BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2010. Informatikstrategieorgan Bund (ISB) HERMES, Führen und Abwickeln von Projekten der Informationsund Kommunikationstechnik (IKT), BBL, Bern, 2004. Helmut Krmar Informationsmanagement, 5. Auflage, Springer-Verlag, 2009. Ulrich Moser, Martin Dalla Vecchia IT-Sourcing. Ressourcen & Kosten von IT-Dienstleistungen effizient managen, BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2006. Alexander Osterwalder und Yves Pigneur Business Model Generation: Ein Handbuch für Visionäre, Spielveränderer und Herausforderer, Campus Verlag, 2011. W. Steinbrecher und M. Müll-Schnurr Prozessorientierte Ablage. Dokumenten-Management-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur, 2. ed. Wiesbaden: Gabler GWV Fachverlage GmbH, 2010. Bernhard Zöller Dokumenten Management Systeme: Hersteller und Produktüberblick, VOI Verband Organisations- und Informationssysteme, Bonn, 2006. Webseiten: www.contentmanager.de www.topsoft.ch 80


Profile der Editionspartner

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Profile der Editionspartner

ABACUS Research AG Thomas Köberl Abacus-Platz 1 CH-9300 Wittenbach-St.Gallen Tel.: +41 (0)71 292 25 25 info@abacus.ch www.abacus.ch Als einer der führenden Schweizer Hersteller entwickelt ABACUS seit mehr als zwei Jahrzehnten qualitativ hochstehende Business-Software. Das flexible, modulare Design ermöglicht integrierte Gesamtlösungen für jedes Unternehmen und ist offen für individuelle Anpassungen an neue Technologien und an veränderte Geschäftsprozesse. Durch den Einsatz modernster Technologien optimiert die ABACUS-Software sowohl die internen Prozesse als auch die Beziehungen mit den Lieferanten und Kunden. Zudem lässt sich die ABACUS-Software auch übers Internet ortsunabhängig nutzen, und iPad Apps unterstützen die mobile Anwendung der Software. Best Practice «Herzog Küchen» Seite 35

adeon ag Simeon Zimmermann Brügglistrasse 2 CH-8852 Altendorf Tel.: +41 (0)55 451 52 52 info@adeon.ch www.adeon.ch Die adeon ag ist der Schweizer Spezialist für dokumentengestützte Prozesse. Wir vertreiben Produkte und Technologien für Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Prozess-Management (BPM). Der Anspruch unserer Kunden steht bei uns immer im Mittelpunkt. Wir liefern keine Standardkonzepte, sondern die richtige Lösung für jeden individuellen Bedarf. Gemeinsam mit unseren Kunden und Geschäftspartnern entwickeln wir nachhaltige Lösungen, die sowohl heute als auch morgen alle Aufgaben meistern. Wir geben unseren Kunden Sicherheit, da wir uns stets am Bedarf der Zeit ausrichten und innovationssicher in die Zukunft gehen. Best Practice «Galliker Transport AG» Seite 15 81


Profile der Editionspartner

Arcplace AG Robbert Spierings Wiesenstrasse 14 CH-8008 Zürich Tel.: +41 (0)44 260 80 00 info@arcplace.ch www.arcplace.ch Die Schweizer Arcplace AG hat sich als IT-Dienstleiter im Bereich Dokumenten- und Daten-Management spezialisiert. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Sicherung und Archivierung von Daten. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder BPO ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse flexibel zu bedienen. Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen bei über 700 Kunden verschiedenster Branchen erfolgreich realisiert. Arcplace ist seit 2013 nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert. Best Practice «Rychiger AG» Seite 46

ELO Digital Office CH AG Helmar Steinmann Industriestr. 50b 8304 Wallisellen Tel.: +41 (0)43 544 39 10 info@elo.ch www.elo.ch ELO Digital Office entwickelt und vertreibt Software-Lösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow – und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Die ELO®-Produktpalette besteht aus drei Linien: der Einstiegslösung ELOoffice, der modularen Client-/ServerLösung für den Mittelstand ELOprofessional sowie der plattformunabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen HighEnd-Lösung ELOenterprise. Die Systeme sind untereinander voll kompatibel. Die ELO-Produkte finden Einsatz in Organisationen unterschiedlichster Branchen und Grösse. Über das Netzwerk von Systempartnern werden dabei weltweit über 600 000 Arbeitsplätze betreut. Best Practice «vwd group» Seite 24 82


Profile der Editionspartner

Graphax AG Riedstrasse 10 CH-8953 Dietikon Tel.: +41 (0)58 551 11 11 info@graphax.ch www.graphax.ch Graphax AG ist ein unabhängiges Schweizer Unternehmen im Dokumenten-Management-Bereich. Seit 40 Jahren vertritt Graphax in der Schweiz exklusiv die Druck- und Kopiersysteme von Konica Minolta. Graphax beschäftigt rund 170 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten in der Schweiz. Um den neuen Bedürfnissen und dem gesteigerten Kostenbewusstsein Rechnung zu tragen, ist es heutzutage unumgänglich, Dokumenten- bzw. Informationsprozesse ganzheitlich zu betrachten. Graphax bietet deshalb Lösungen in den fünf Themengebieten Capturing & Distribution, Document Management, Connectivity & Mobile Printing, Accounting & Follow-Me sowie Device- & Fleetmanagement an. Best Practice «Schulverwaltung Richterswil» Seite 71

QuoVadis Trustlink Schweiz AG Poststrasse 17 9001 St. Gallen Tel.: +41 (0)71 272 60 60 info.ch@quovadisglobal.com www.quovadis.ch QuoVadis ist ein international akkreditierter Zertifizierungsdienstanbieter (CSP Certification Service Provider) mit weltweiter Anerkennung. Angeboten werden digitale Zertifikate nach schweizerischer Gesetzgebung (ZertES), europäischer Norm (ETSI) und weltweiten Standards (WebTrust). QuoVadis ist offizieller Anbieter der SuisseID. QuoVadis berät Kunden beim Einsatz von digitalen Zertifikaten und elektronischen Signaturen und liefert abgestimmte Konzepte, Technologien und Anwendungen. Ein wichtiger Einsatzschwerpunkt ist das Dokumentenmanagement mit der notwendigen Sicherstellung der Integrität von elektronischen Informationen nach den gesetzlichen Vorgaben. Best Practice «Elektronische Signatur» Seite 59

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Autorenteam & BPX

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Autorenteam & BPX Prof. Dr. Knut Hinkelmann Studiengangleiter des MasterStudiengangs Business Information Systems an der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW E-Mail: knut.hinkelmann@fhnw.ch Skype: knut.hinkelmann Internet: http://knut.hinkelmann.ch

Prof. Dr. Barbara Thönssen Dozentin im Masterstudiengang Business Information Systems E-Mail: barbara.thoenssen@fhnw.ch Skype: bthoenssen Internet: http://barbara@thoenssen.ch

BPX steht für Best Practice Xperts Martin Dalla Vecchia lic. rer. pol. Dalla Vecchia GmbH Herausgeber der BPX-Booklets Ziel von BPX ist es, komplexe Themen praxisgerecht für das Management aufzubereiten: kurz & prägnant. www.bpx.ch

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In dieser Publikation gehen Knut Hinkelmann und Barbara Thönssen auf folgende Punkte ein: – Gründe für ein DMS – Dokumentenklassifikation ­– Metadaten – Dokumentenzyklus – Prozessorientiertes Dokumenten-Management – Lebenszyklus von Dokumenten ableiten – Softwarelösungen für Dokumenten-Management – E-Mail-Archivierung – Digitale Signatur – Einführung und Betrieb – Projektmanagement und Betrieb – Umfangreiche Checklisten Diverse Praxisbeispiele runden den Leitfaden ab.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2014 www.bpx.ch 30 CHF

Knut Hinkelmann Barbara Thönssen

Clevere Informationsverwaltung für effizientere Prozesse und bessere Entscheidungen

Nr. 34

ISBN 978-3-905413-01-4

DMS – Dokumenten-Management

Übersichten, Checklisten und Praxistipps ­machen aus diesem Booklet eine wertvolle I­nformationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

DMS DokumentenManagement

www.bpx.ch Cover-DMS-14-korr.indd 1

www.bpx.ch 12.02.2014 09:03:28


DMS - Dokumentenmanagement