Page 1

Jaarverslag 6 2012


2

Zorggroep Ter Weel

Zorgcentrum Maria-Oord te Hansweert


Inhoudsopgave 1

Algemene informatie

4

1.1

Algemene identificatiegegevens

4

1.2

Structuur van het concern

4

1.3

Kerngegevens

7

1.3.1

Kernactiviteiten en nadere typering

7

1.3.2

Productie en personeel verpleging en verzorging

7

1.3.3

Werkgebieden

7

1.4

Samenwerkingsrelaties/belanghebbenden

8

2

Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

10

2.1

Normen voor goed bestuur

10

2.2

Raad van Bestuur/directeur-bestuurder

10

2.3

Raad van Toezicht

12

2.4

Bedrijfsvoering

13

2.5

Medezeggenschap/CliĂŤntenraad

17

3

Beleid, inspanningen en prestaties

18

3.1

Meerjarenbeleid

18

3.2

Algemeen beleid verslagjaar

20

3.3

Algemeen kwaliteitsbeleid

25

3.3.1

Klachten

25

3.4

Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

26

3.4.1

Personeelsbeleid

26

3.4.2

Kwaliteit van het werk

28

3.5

Samenleving en belanghebbenden

31

3.6

Financieel beleid

33

4

Video jaarverslag

38

Jaarverslag 6 2012

3


1. Algemene informatie 1.1

Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens

1.2

Naam verslagleggende rechtspersoon

Stichting Zorggroep Ter Weel

Adres

Joannaplantsoen 1

Postcode

4462 AV

Plaats

Goes

Telefoonnummer

0113 654 000

Identificatienummer Kamer van Koophandel

41114350

E-mailadres

info@terweel.nl

Internetpagina

www.terweel.nl

Structuur van het concern Stichting Zorggroep Ter Weel is aanbieder van verpleeg- en verzorgingshuiszorg, dagbehandeling en dagverzorging. Een aantal zorgcentra maakt onderdeel uit van Zorggroep Ter Weel:

,

Zorgcentrum ter Weel Goes

Combinatie verpleeg- en verzorgingshuis (St. Maarten in de Groe), dagbehandeling, dagverzorging

,

Zorgcentrum ter Weel Krabbendijke

Combinatie verpleeg- en verzorgingshuis (Nieulande)

,

Zorgcentrum Moerzicht te Yerseke

Verzorgingshuisplaatsen en kleinschalige groepswoningen ten behoeve van cliĂŤnten psychogeriatrie, dagverzorging

Zorgcentrum Hof Cruninghe te

Kleinschalige groepswoningen ten behoeve van cliĂŤnten

Kruiningen

psychogeriatrie, dagverzorging

,

Zorgcentrum Gasthuis te Goes

Verzorgingshuis, dagverzorging

,

Zorgcentrum Randhof te Goes

Verzorgingshuis en verpleegunit

,

Zorgcentrum Maria-Oord te

Verzorgingshuis

,

Hansweert

4

Zorggroep Ter Weel


Zorgcentrum Randhof te Goes

In 2012 zijn er, in verband met nieuwbouw en renovatie de komende jaren, drie interim huisvestingen geplaatst: één bij het verzorgingshuis St. Maarten in de Groe en één bij het verzorgingshuis Gasthuis in Goes. De derde interim woonvoorziening is geplaatst bij Ter Weel Krabbendijke. Zorggroep Ter Weel is toegelaten als zorgaanbieder voor de functies: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf op grond van de AWBZ. Zorggroep Ter Weel kent een Raad van Toezichtstructuur. Het bestuur van de stichting is opgedragen aan de bestuurder. De bestuurder is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de organisatie Zorggroep Ter Weel. De bestuurder is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie en het beleid en daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Bij de vervulling van zijn taak richt de bestuurder zich naar het belang van de organisatie, rekening houdend met het feit dat de organisatie een onderneming is met een bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Jaarverslag 6 2012

5


De Raad van Toezicht voert de taken uit conform de statuten, het opgestelde reglement voor de Raad van Toezicht. De principes uit de zorgbrede governancecode zijn hierbij uitgangspunt. Het managementteam van Zorggroep Ter Weel bestaat uit de bestuurder, manager facilitaire zaken, twee managers zorg en welzijn, hoofd personeel, organisatie en opleidingen en hoofd economische en administratieve dienst. In de vergaderingen van het managementteam komen beleidszaken aan de orde, interne en externe ontwikkelingen, exploitatie- en formatieoverzichten, het arbeidsverzuim, kwaliteitsregistraties, procedures en regelingen worden vastgesteld en men informeert elkaar over de gang van zaken binnen de eigen regio en dienst. Een stuurgroep beleid (bestaande uit managementteamleden) is ingesteld om zicht te kunnen houden op de ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en draagt zorg voor realisatie en uitvoering van vastgesteld beleid en ontwikkeling van toekomstig beleid. Als het wenselijk of noodzakelijk is wordt het beleid bijgesteld of aangepast. Eenmaal per kwartaal worden planning en controlbijeenkomsten gehouden. Deelnemers zijn de leden van het managementteam en de kwaliteitsfunctionaris. Omdat Zorggroep Ter Weel nog niet beschikt over een business intelligence systeem, waarin alle gegevens gekoppeld worden, wordt er gezocht naar een goed werkbare en efficiënte tussentijdse oplossing. Met de benoeming van een medewerker informatisering in 2013 komt de keuze voor een business intelligence systeem dichterbij.

Medezeggenschap Zorggroep Ter Weel heeft een ondernemingsraad, waarin alle locaties vertegenwoordigd zijn. Iedere locatie heeft een locale cliëntenraad en daarnaast functioneert er één centrale cliëntenraad. De ondernemingsraad brengt een eigen jaarverslag uit.

6

Zorggroep Ter Weel

Zorgcentrum Ter Weel Krabbendijke


1.3

Kerngegevens

1.3.1

Kernactiviteiten en nadere typering Zorggroep Ter Weel biedt zorg- en dienstverlening aan cliënten die verblijven in de verpleeg- en verzorgingshuizen en kleinschalige woonvoorzieningen. Tevens wordt zorg op maat geboden in de dagbehandeling en dagverzorging. In het aanbod van zorg- en dienstverlening richt Zorggroep Ter Weel zich voornamelijk op cliënten die woonachtig zijn op de Bevelanden. Binnen de zorgorganisatie Ter Weel wordt cliëntgericht een zorgaanbod vastgesteld en hierbij wordt uitgegaan van de zorgvraag, wensen en behoeften van de cliënt. De aandachtsgebieden zijn wonen, participatie, welzijn, zorg en behandeling met en zonder verblijf. Tevens levert Zorggroep Ter Weel in de gemeente Reimerswaal maaltijden aan tafeltje-dek-je. Ook bestaat de mogelijkheid gebruik te maken van diensten van Zorggroep Ter Weel via zogenaamde serviceabonnementen. Op 23 mei 2012 zijn psychogeriatrische cliënten vanuit het verpleeghuis in Goes in verband met renovatie, verhuisd naar twee interim woonvoorzieningen. In de beide voorzieningen is het kleinschalig wonen en werken ingevoerd. Een derde interim voorziening in Krabbendijke wordt begin 2013 in gebruik genomen.

1.3.2

Productie en personeel verpleging en verzorging Kerngegevens Cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp Aantal extramurale cliënten (inclusief cliënten met begeleiding of dagbesteding) op

Aantal/percentage 2012 616 92

basis van de functies BGI en/of BGG (voor zover niet opgenomen in een instelling) Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar

627

Productie gedurende het verslagjaar Aantal dagen zorg met verblijf Aantal dagdelen dagbesteding (op basis van de functie Begeleiding in

228.891 18.424

groepsverband (BGG) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar

1.3.3

1083 480

Werkgebieden Het werkgebied waar Zorggroep Ter Weel zich op richt is Zeeland en dan voornamelijk Noorden Zuid-Beveland.

Jaarverslag 6 2012

7


1.4 Samenwerkingsrelaties / belanghebbenden Naast de cliënten/vertegenwoordigers, medewerkers en vrijwilligers, treedt Zorggroep Ter Weel in overleg met andere zorgaanbieders in de regio. Er is sprake van een formeel samenwerkingsverband Zorgketen Dementie Oosterschelderegio. Er is een samenwerkingsovereenkomst met “Talenta samen werken” ten behoeve van het project leerwerktrajecten op de locatie Randhof te Goes en de locatie Moerzicht in Yerseke. Deze samenwerking houdt in dat er zes tot twaalf leerwerkplekken worden aangeboden voor jongeren met een beperking (arbeidshandicap) die daardoor een achterstand ondervinden op de arbeidsmarkt. Het doel van de overeenkomst is dat deze jongeren zich door werken en leren onder intensieve begeleiding kunnen ontwikkelen en toegroeien naar een plaats op de arbeidsmarkt. In 2010 heeft Zorggroep Ter Weel zich aangesloten bij de CVA- Ketenzorg Midden- en Noord Zeeland. Hiervoor is een samenwerkingsovereenkomst ondertekend. Met ingang van 1 januari 2013 wordt Zorggroep Ter Weel lid van de op te richten Stichting Ketenzorg Midden en Noord Zeeland. Ook wordt deelgenomen aan het Netwerk palliatieve zorg Midden- en Noord-Zeeland, waarvoor eveneens een samenwerkingsovereenkomst van toepassing is. Met het ziekenhuis bestaat samenwerking met de toezichthoudend apotheker en specialisten, zoals internist, neuroloog, dermatoloog. Er is een contract met Scheldezoom Farmacie voor het leveren van geneesmiddelen en farmaceutische zorg. Ten behoeve van de tandheelkundige zorg voor de cliënten in het verpleeghuis in Goes, wordt samengewerkt met een tandarts die één keer per maand spreekuur houdt in het zorgcentrum. Ten behoeve van de tandarts is een ruimte in Ter Weel Goes ingericht en voorzien van alle benodigde apparatuur, zodat de behandeling ook hier kan plaatsvinden. Met woningcorporaties vindt regelmatig overleg plaats, zowel met de Regionale Woningbouwvereniging Samenwerking (RWS) te Goes als met R&B Wonen te Heinkenszand. Ook in 2012 is sprake van intensieve contacten met de woningcorporaties en de gemeenten in verband met de nieuwbouw- en renovatieplannen van Zorggroep Ter Weel. In de woonvoorziening Poelhoek (gelegen in de nabijheid van het zorgcentrum Ter Weel Goes) exploiteert Ter Weel de zorginfrastructuur. Er is al enige jaren sprake van een samenwerkingsovereenkomst, aangegaan met de Stichting Maatschappelijk Werk en Welzijn Oosterschelderegio (SMWO), waarbij men overeengekomen is om gezamenlijk een zo breed mogelijk aanbod van welzijnsactiviteiten vanuit Poelhoek te organiseren voor de wijk Goes-Zuid. Dit betekent o.a. dat dagverzorging wordt aangeboden, er ontmoetings-, recreatieve en educatieve activiteiten worden georganiseerd en er bewegingsactiviteiten plaatsvinden (meer bewegen voor ouderen). In 2012 is Ter Weel met het aanbieden van dagverzorging gestart in Rilland.

8

Zorggroep Ter Weel


In verband met de units bijzondere zorg binnen het verpleeghuis te Goes, een project in het Gasthuis (Zonnebloemproject), een project in Randhof (het Papegaaitje) als ook in Maria-Oord te Hansweert, is sprake van consultatie bij Emergis (psychiatrisch ziekenhuis) te Goes. Met het centrum voor ouderenpsychiatrie, onderdeel van Emergis is een nieuwe overeenkomst aangegaan voor de periode 2011/2012, waarin is overeengekomen dat Zorggroep Ter Weel binnen haar beleid ruimte maakt voor ouderen met psychische beperkingen. Emergis stimuleert haar cliĂŤnten gebruik te maken van de woonvoorzieningen van Zorggroep Ter Weel. Vanuit Emergis wordt zorg gedragen voor aanvullende deskundigheid met betrekking tot de psychiatrische zorg voor ouderen. Zo is sprake van detachering van een psychiatrisch verpleegkundige en kan een arts/geriater worden geconsulteerd. Samenwerking vindt plaats met Scalda (voorheen Regionaal opleidingscentrum) voornamelijk vanuit de afdeling zorg en welzijn. Het gaat hierbij om het begeleiden van stagiaires en leerlingen van de diverse opleidingen. Overeenkomsten zijn afgesloten met verschillende zorgverzekeraars in verband met poliklinieken fysiotherapie, ergotherapie en logopedie. Met CZ en de aan Zorggroep Ter Weel toegewezen zorginkoper vindt jaarlijks een bestuurlijk overleg plaats. De zorginkoop komt aan de orde, maar ook de ontwikkelingen binnen Zorggroep Ter Weel.

Jaarverslag 6 2012

Zorgcentrum Gasthuis te Goes

9


2 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 2.1

Normen voor goed bestuur De principes van de zorgbrede governancecode, opgesteld door de brancheorganisaties zorg, vormen de basis van het reglement van de Raad van Toezicht van Zorggroep Ter Weel en dat van de bestuurder. Ook in de statuten van Zorggroep Ter Weel zijn elementen uit de governancecode opgenomen. Ten behoeve van de Raad van Toezicht is een Informatieprotocol opgesteld. Naar een voorbeeld van een modelregeling van Actiz, is er voor Zorggroep Ter Weel een klokkenluidersregeling opgesteld. Deze verplichting komt voort uit de zorgbrede governancecode. De regeling is opgenomen in het Ter Weel Informatie Systeem (TWIS). Het uitgangspunt binnen Zorggroep Ter Weel was en is nog steeds dat de cliënt centraal staat. Eveneens wordt er volgens de normen verantwoorde zorg geboden (cliëntgericht, veilig, zorg die voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen). Zowel in de statuten en in aansluiting daarop in het reglement van de Raad van Toezicht zijn de onverenigbaarheden vastgelegd. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling. Leden van de Raad van Toezicht hebben in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze belang bij de stichting. De externe accountant wordt benoemd door de Raad van Toezicht. De externe accountant is aanwezig bij de vergadering van de Raad van Toezicht waarin de jaarrekening wordt besproken en geeft een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle.

2.2

Raad van Bestuur/bestuurder In het verslagjaar is er één bestuurder. Samenstelling Raad van Bestuur per 31-12-2012

10

Zorggroep Ter Weel

Naam

Bestuursfunctie

Nevenfuncties

Mw. drs. J.A. Traas MBA

Bestuurder

Geen


Zorgcentrum Hof Cruninghe te Kruiningen

De bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht door middel van het verstrekken van informatie over het gevoerde beleid, financiĂŤle rapportage, de zorgverlening en prestaties. Een reglement Raad van Bestuur is van toepassing. Kernelementen hierin zijn: > Dat de bestuurder zich richt naar het belang van de organisatie, interne risicobeheersings-

en controlesystemen bespreekt met de Raad van Toezicht; > Dat de bestuurder de Raad van Toezicht voorziet van alle relevante informatie betreffende het

beleid en de algemene gang van zaken van de stichting (wat wordt verstaan onder relevante informatie is in het reglement opgenomen); > De bestuurder zich laat adviseren en ondersteunen door het managementteam; >

De bestuurder open is over eventuele nevenfuncties en ervoor zorg draagt dat iedere schijn van belangenverstrengeling tussen stichting en zichzelf als bestuurder wordt vermeden;

> De bestuurder de waarde erkent van medezeggenschapsorganen, zoals de cliĂŤntenraden en

ondernemingsraad; > De bestuurder openheid betracht over het beleid, zorgverlening, prestaties en hierover ook

extern verantwoording aflegt. De bezoldiging van de bestuurder is vastgesteld aan de hand van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg, opgesteld door de NVZD en NVTZ. Jaarlijks wordt door twee vertegenwoordigers vanuit de Raad van Toezicht een beoordelingsgesprek met de bestuurder gehouden. Dit gebeurt aan de hand van een beoordelingsformat. Naar aanleiding van de beoordeling wordt de bezoldiging vastgesteld.

Jaarverslag 6 2012

11


2.3 Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht per 31-12-2012 Naam

Functie

Beroep

Relevante

Profiel

nevenfuncties Dhr. J.G. de Looff

Voorzitter,

Ondernemer

Geen

vanaf juni 2009 Dhr. R.C. de Jager

Vice-voorzitter

Bedrijfskunde en organisatie

Manager financieel-

Bestuurslid

Organisatie en

administratieve

Stichting

risicomanage-

dienstverlening l’escaut

Wonen voor

ment

woonservice te

Ouderen,

Vlissingen

Yerseke

Dhr. F.H.J. Jansen

Lid

Registeraccountant

Geen

Financieel

Dhr. mr. G.L.F. Sarneel

Lid

Notaris

Geen

Juridisch

Mevr. Drs. M.J.B. Kroot

Lid

Adviseur patiĂŤntenvoor-

Geen

Zorg en HRM

lichting Van WeelBethesda Ziekenhuis Dirksland

Rooster van aftreden Naam Dhr. J.G. de Looff voorzitter geb. 04-01-1954

Zittingsduur

ZG Ter Weel lid sinds 01/2007 Voorzitter per 01-06-2009

Dhr. R.C. de Jager Vice-voorzitter

geb. 08-03-1954 Dhr. Mr. G.L.F. Sarneel geb. 29-01-1965 Mevr. Drs. M.J.B. Kroot geb. 29-01-1970

Aftredend

01-01-2011

01-01-2015

01-01-2013 ZG Ter Weel lid sinds 01/2005

geb. 21-04-1970 Dhr. F.H.J. Jansen

Herkiesbaar

herkozen

01-01-2017

28-02-2012 R

ZG Ter Weel lid sinds 01/2010

01-01-2014

01-01-2018

ZG Ter Weel lid sinds 01/2010

01-01-2014

01-01-2018

ZG Ter Weel lid sinds 02/2011

01-02-2015

01-02-2019

Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd voor een periode van 4 jaar en is eenmaal herkiesbaar. In de vergadering van de Raad van Toezicht op 28 februari 2012 is een uitzonderingsbesluit

R 

genomen ten aanzien van de herbenoeming van een lid van de Raad van Toezicht. Om de

12

Zorggroep Ter Weel


continuïteit in de Raad van Toezicht te waarborgen en in verband met de expertise waarover de heer De Jager beschikt en die zeer belangrijk is in verband met alle plannen en ontwikkelingen die de komende jaren in Zorggroep Ter Weel plaatsvinden, is besloten een uitzondering te maken en de heer De Jager per januari 2013 voor een nieuwe termijn van vier jaar te benoemen. De Raad van Toezicht bestaat in het verslagjaar uit 5 personen. De externe accountant is benoemd door de Raad van Toezicht. Aan de bestuurder en de Raad van Toezicht wordt door de externe accountant verslag uitgebracht van de bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening, in de vorm van een accountantsverslag. Door de accountant wordt het accountantsverslag mondeling toegelicht tijdens een vergadering van het treasurycomité of de Raad van Toezicht. In 2012 zijn tussentijdse bevindingen met betrekking tot de controle van de jaarrekening van Ter Weel in een rapportage (managementletter 23-11-2012) vastgelegd. De honorering van de leden van de Raad van Toezicht is conform het advies van de NVTZ: € 6.103 per jaar voor de voorzitter; € 4.068 per jaar voor de vicevoorzitter; € 3.052 per jaar voor de leden van de Raad van Toezicht. In oktober 2012 is er onder leiding van een extern deskundige van de Governance University Advisory, een studiemiddag gehouden. Deze bijeenkomst richtte zich op het functioneren van de Raad van Toezicht zelf en de rolinvulling ten opzichte van bestuurder en organisatie. Naar aanleiding van deze bijeenkomst is besloten de frequentie van de vergaderingen te verhogen naar zes per jaar. Op deze wijze kan de Raad van Toezicht alle ontwikkelingen beter volgen, is er meer ruimte voor thema’s, wordt de betrokkenheid bij de vele bouwplannen vergroot en uiteraard ook het toezicht op de mogelijke risico’s die alle investeringen met zich meebrengen. Bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht is de bestuurder aanwezig. Er is jaarlijks een overleg met een vertegenwoordiging van de centrale cliëntenraad en een overleg met een vertegenwoordiging van de ondernemingsraad. Bij de bespreking van de jaarrekening is de accountant aanwezig. Iedere vergadering wordt de Raad van Toezicht over de bouwontwikkelingen geïnformeerd door middel van rapportage. Twee keer per jaar wordt men geïnformeerd met een update van de business case en twee keer per jaar bezoekt de bouwkundig adviseur van Ter Weel de vergadering om een toelichting te geven op het investeringsoverzicht bouw in relatie tot de business case dat per kwartaal wordt opgesteld.

Jaarverslag 6 2012

13


2.4

Bedrijfsvoering

Periodieke overzichten Jaarlijks wordt een begroting opgesteld. De kostenbeheersing vindt plaats door de begroting en werkelijke kosten, zoals opgenomen in de exploitatieoverzichten, met elkaar te vergelijken. Op basis hiervan kan worden gestuurd en indien nodig bijgesteld. Ook wordt maandelijks in het managementteam de formatie-inzet en het overzicht opbrengsten zorgzwaartepakketten besproken. Evenals in voorgaande jaren zijn de managementteamleden budgethouder voor de personeelskosten van hun sector/dienst. De budgetten zijn taakstellend en worden verhoogd met een percentage voor ziekte en eventueel te ontvangen uitkeringen (ziektewet en WIA). Na afloop van ieder jaar wordt verantwoording afgelegd door middel van het opstellen van een jaarrekening. De organisatie voorziet in procedures en werkwijzen ten aanzien van de diverse administraties die worden gevoerd. Dit betreft o.a. de cliëntenadministratie, de financiële administratie en de personeelsadministratie. Deze zijn vastgelegd in het handboek ‘Administratieve Procedures’.

Bouwplannen/verplichtingenadministratie In samenwerking met R&B Wonen te Heinkenszand, vindt nieuwbouw plaats van het verzorgingshuis Maria-Oord te Hansweert. Dit gebeurt op het huidige terrein en houdt in dat er 36 zorgappartementen worden gebouwd en een kleinschalige woonvoorziening ten behoeve van 12 (2 x 6) cliënten psychogeriatrie. De bouw vindt in twee fases plaats. Voor de bouwadministratie zijn aparte procedures opgesteld. Deze zijn ondergebracht in het digitale factureringssysteem ProActive. Deze nieuwbouw maakt deel uit van de business case in het kader van transformatie van de gebouwen van Zorggroep Ter Weel. Hierin zijn ook opgenomen: verbouwing verpleegunits Ter Weel Goes (er zijn geen tweepersoonskamers meer en de zorg wordt kleinschalig aangeboden); nieuwbouw somatiek Ter Weel Goes, nieuwbouw in de plaats van het verzorgingshuis St. Maarten in de Groe, verbouwing keuken Ter Weel Krabbendijke tot regiokeuken, diverse renovaties in Gasthuis en Randhof. Zorggroep Ter Weel huurt drie units interim-huisvesting. De komende jaren is Zorggroep Ter Weel op alle locaties, behalve in Hof Cruninghe te Kruiningen en Moerzicht te Yerseke, de huidige huisvesting aan het verbouwen of zoals in het geval van Maria-Oord te Hansweert, nieuw te bouwen. Streven is alle projecten in 2017 te hebben gerealiseerd. Deze investeringen bedragen, zoals in de business case is aangegeven € 34,5 miljoen. Het Waarborgfonds voor de Zorgsector heeft in februari 2012 een borgstellingverklaring afgegeven voor € 12 miljoen en een bereidheidverklaring voor borging ad € 13,6 miljoen. De onderhandelingen met banken voor het ongeborgde deel worden gevoerd door een onafhankelijk intermediair, om de meest gunstige lening voor Zorggroep Ter Weel te bewerkstelligen.

14

Zorggroep Ter Weel


Zorgcentrum Ter Weel Goes

ICT-systemen en beheer Zorggroep Ter Weel is actief bezig is met het automatiseringsbeleid. Door een extern bureau is advies uitgebracht over de richting die Ter Weel uit kan gaan met het ICT- beleid. De wensen, mogelijkheden intern tegenover de externe ontwikkelingen, zijn in kaart gebracht. Het applicatielandschap is onderzocht, resultaat naar aanleiding van dit onderzoek is o.a. dat het financiĂŤle pakket wordt vervangen en een Business Intelligence systeem wordt aangeschaft. Om dit op te pakken en te implementeren wordt begin 2013 een medewerker informatisering aangesteld. Eerder is al gekozen voor digitale verwerking van inkomende facturen. Ook wordt gebruik gemaakt van een module waarin digitale verplichtingenadministratie en registratie van contracten plaatsvindt. De eerdere pilot communicatie online, waarbij de zorgdossiers digitaal zijn in te zien door cliĂŤnten en hun wettelijk vertegenwoordigers is succesvol afgesloten. Wanneer duidelijk is dat de communicatie online volledig veilig kan verlopen, wordt dit project in de hele organisatie uitgerold. Een plan van aanpak hiervoor wordt opgesteld. Door de interne controlefunctionaris wordt ieder kwartaal aan de bestuurder rapportage uitgebracht naar aanleiding van de gehouden interne controle op de productie. Dit gebeurt conform de regeling AO/IC voor AWBZ-zorgaanbieders. Hiervoor is een intern controleplan van toepassing.

Jaarverslag 6 2012

15


Planning & controlcyclus Ieder kwartaal wordt een bijeenkomst planning & control gehouden, waaraan de leden van het managementteam en de kwaliteitsfunctionaris deelnemen. Hierin wordt o.a. de stand van zaken beleidsdoelstellingen (periode 2011 – 2015) besproken en gemonitord. De rapportages uit diverse registratiesystemen komen aan de orde (realisatiecijfers ZZP’s; exploitatieoverzichten; bezetting- en formatieoverzichten etc.). De planning & control bijeenkomsten vragen nog enige verfijning. Door de benoeming van een medewerker informatisering hoopt Ter Weel een goed systeem te vinden, waarmee alle processen goed kunnen worden gevolgd, tijdig kunnen worden bijgestuurd indien nodig, zodat de organisatie in control blijft. Risicomanagement zal deze beleidsperiode worden ingevoerd, zodat Zorggroep Ter Weel als organisatie in staat is om op onvoorziene omstandigheden adequaat te reageren. In april 2013 wordt door de manager finance & control en de interne controller een cursus risicomanagement gevolgd. De planningen voor het opstellen van begroting en jaarrekening worden jaarlijks aangepast. De taken zijn verdeeld. De rapportage in de managementletter is het toetsmoment.

16

Zorggroep Ter Weel

Zorgcentrum Moerzicht te Yerseke


2.5 Medezeggenschap/Cliëntenraad Op alle locaties van Zorggroep Ter Weel is een cliëntenraad actief. De raden behartigen de gemeenschappelijke belangen van de cliënten per locatie. De locale cliëntenraden komen één keer per maand bijeen. Deze vergaderingen worden bijgewoond door de betreffende manager zorg en welzijn. Naast de locale cliëntenraden is een centrale cliëntenraad actief. De samenstelling van de centrale cliëntenraad is in het verslagjaar gewijzigd. Om slagvaardiger en efficiënter te kunnen werken is door de raad besloten de samenstelling terug te brengen naar één vertegenwoordiger per locatie, waarbij de voorzitters van de locale raden zitting hebben in de centrale cliëntenraad. De centrale cliëntenraad heeft nu vijf leden en ieder lid heeft een vervanger. Eén keer in de twee à drie maanden vindt overleg plaats van de centrale cliëntenraad met de bestuurder. Tussen zorgaanbieder en alle locale cliëntenraden is een samenwerkings-overeenkomst van toepassing. Hierin zijn de onderdelen vanuit artikel 2 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (W.M.C.Z.) opgenomen. Zorggroep Ter Weel is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden. Dit is vastgelegd in een besluit tot aanwijzing van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden als commissie van vertrouwenslieden voor de zorgcentra van Zorggroep Ter Weel. Wat betreft het enquêterecht is in de statuten van Zorggroep Ter Weel de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) te Utrecht opgenomen als organisatie die een verzoek kan indienen bij de Ondernemingskamer tot het instellen van een onderzoek naar beleid en gang van zaken bij Zorggroep Ter Weel.

Cliëntentevredenheidsonderzoek Naar aanleiding van het gehouden cliëntentevredenheidsonderzoek is gebleken dat er behoefte bestaat aan een brochure met informatie over ethische kwesties rondom het levenseinde. Hierbij is het niet de bedoeling deze brochure breed te verspreiden, maar juist uit te reiken als de vragen die hierin zijn opgenomen, aan de orde zijn. In een persoonlijk gesprek kunnen de onderwerpen besproken worden. Een concept is in november 2012 aan de centrale cliëntenraad toegezonden en ligt begin 2013 ter bespreking bij de locale cliëntenraden. In april 2012 is er ook voor het zorgcentrum Maria-Oord te Hansweert een cliëntenraad samengesteld. Door de kwaliteitsfunctionaris wordt begin 2013 aan de centrale cliëntenraad het verzoek gedaan aan te geven hoe de mogelijkheden tot inspraak en overleg worden ervaren. Eén van de uitkomsten van het tevredenheidsonderzoek is dat de kamers niet goed worden schoongemaakt. Er wordt begin 2013 gestart met een onderzoek en aan de cliënten (locatie Gasthuis) wordt gevraagd wat zij vinden van de wijze waarop wordt schoongemaakt en waar zij niet tevreden over zijn. Vervolgens zal er een verbeterplan worden opgesteld.

Jaarverslag 6 2012

17


3. Beleid, inspanningen en prestaties 3.1

Meerjarenbeleid Een nieuw beleidsplan is opgesteld voor de periode 2011-2015: “Een periode van bloei”.

Visie De cliënt staat centraal en is in ieders denken en handelen steeds het vertrekpunt. De cliënt wordt met respect benaderd als een uniek persoon met eigen tradities en gewoontes, die zelf de regie van het eigen leven in handen heeft. Wonen in de zorgcentra van Zorggroep Ter Weel betekent dat de cliënt woont in een prettige, comfortabele en zorgeloze woonomgeving. De cliënt voelt zich thuis, er is ruimte voor sociale contacten en de cliënt geeft zelf (mede) richting aan de invulling van de dag en kan hierin keuzes maken. De cliënt heeft een eigen zit/slaapkamer of een appartement. Zorggroep Ter Weel wil zich ontwikkelen tot een “woon-service-welzijnscentrum” voor ouderen, waarbij de leefomgeving centraal staat en waar ouderen die in de nabije omgeving van het zorgcentrum wonen, zoveel mogelijk gebruik kunnen maken van de servicediensten van Zorggroep Ter Weel. Indien noodzakelijk is complexe zorg binnen handbereik.

Missie De missie voor de komende planperiode is er op gericht dat de doelgroep ouderen, die op welke wijze dan ook begeleiding of zorg nodig heeft, bewust kiest voor het gedifferentieerde woon- en/of dienstenaanbod van Zorggroep Ter Weel. Zorggroep Ter Weel is een zorgorganisatie, gericht op het ondersteunen van zorgvragers, meestal ouderen, op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Zorgvragers woonachtig in de Bevelanden (gemeenten Goes en Reimerswaal) en aanpalende regio’s (gemeente Borsele, Noord-Beveland en Woensdrecht), wordt een hoogwaardig zorg- en dienstenpakket geboden: altijd beschikbaar, veilig, professioneel, met als uitgangspunt: ‘kan niet, bestaat niet’! Dit doen onze medewerkers en vrijwilligers met passie en plezier. Deze dienstverlening wordt zowel in, als rondom bestaande locaties van Zorggroep Ter Weel geboden.

18

Zorggroep Ter Weel


Zorggroep Ter Weel wil een prettige en professionele werkplek bieden, waar medewerkers zich gewaardeerd weten en voelen en is een organisatie waarin wederzijds respect de basis vormt voor goede zorgverlening en samenwerking. Zorggroep Ter Weel wil zich verder ontwikkelen tot een ondernemende, transparante, flexibele en vernieuwende organisatie, die in staat is de toekomst van de zorg voor de ouderen en haar medewerkers te borgen en in staat is haar aanbod aan te passen aan de wijzigende omstandigheden.

Jaarverslag 6 2012

19


3.2

Algemeen beleid verslagjaar Het beleidsplan 2011-2015: “Een periode van bloei” heeft zeven kernwaarden als uitgangspunt. Dit zijn: Human Resource Managment; Finance & Control; Facilitair en Services; Vastgoed en Beheer en Stabureau (kwaliteit, beleid, informatie, innovatie, projectmanagement, communicatie & PR). Zie de organisatiestructuur in ontwikkeling, op pagina 22. Gestart in december 2011, en voortgezet in 2012 zijn alle kernwaarden gepresenteerd in de organisatie. Dit werd ondersteund door acties en gadgets die met de betreffende kernwaarde te maken hebben. Afgeleid vanuit het beleidsplan, zijn de beleids-doelstellingen vastgelegd. Eén van de beleidsdoelstellingen in de beleidsperiode 2012 – 2015 is de aanpassing van de organisatiestructuur en het daarbij behorende organogram. Dit doen we omdat er door het hele transformatieproces van ver- en nieuwbouw nieuwe ontwikkelingen vorm gegeven moeten worden. Daarnaast zijn ook wijzigingen wenselijk in de aansturing van de organisatie. Als we kijken naar de huidige ontwikkelingen, waarbij de zorg steeds meer prestatiegericht gefinancierd wordt, dan vraagt dit ook om een andere aansturing. In plaats van dit per locatie te organiseren gaan we werken met een regio-indeling waardoor alle functies (dagverzorging, dagbehandeling, verzorging en verpleging) één resultaatverantwoordelijke eenheid gaan vormen, die per regio aangestuurd wordt door één manager en alle teams door een teamleider. Ongeacht of dit nu zorg of de ondersteunende processen betreft. Alle medewerkers zorg, welzijn, behandeling en begeleiding zijn georganiseerd per regio: Goes of Reimerswaal. Afdelingen die centraal georganiseerd blijven zijn: Human Resource Management, Finance & control; Facilitair en services/vastgoed en beheer; stafbureau kwaliteit, beleid, informatie, innovatie, communicatie en PR. Zie de organisatiestructuur in ontwikkeling, op pagina 23. Zorggroep Ter Weel wil met deze aanpassingen de volgende ontwikkelingen vormgeven:

>

Invoering van het nieuwe zorgproces kleinschalig wonen;

>

Verschuiving van facilitaire functies (zoals was, koken) naar de zorg;

> Invoering van het meals on wheels systeem in de verzorgingshuizen en één productiekeuken

per regio; > Invoering frontoffice (de restaurants) en backoffice (de productiekeuken) in de voedingsdienst

en het gastvrijheidconcept; >

Opheffing van centrale linnendienst en invoering hiervan in het zorgproces;

> Invoering van het stafbureau; informatiemanagement/business intelligence systeem, centrale

aansturing van projecten en het stimuleren van innovatie; >

Invoering van een evenementenbureau dat per regio activiteiten organiseert;

>

Vorming van een flexpool per regio om de flexibele inzet van medewerkers te vergroten;

>

Invoering van een centraal inkoopbeleid;

> ICT- en domoticabeleid worden verder uitgerold in de organisatie om een efficiëntieslag te

maken ten behoeve van de inzet van medewerkers.

20

Zorggroep Ter Weel


Impressie nieuwbouw de Groe

Jaarverslag 6 2012

21


 rganogram O Zorggroep Ter Weel in ontwikkeling

Beleidsperiode 2011 - 2015

22

22

Zorggroep Ter Weel


Raad van Toezicht

Raad van Bestuur

Centrale

Centrale CliĂŤntenraad

Ondernemingsraad

Identiteitsraad Randhof

Stafbureau Kwaliteit, beleid, informatie, innovatie, projectmanagement, communicatie en PR

Directiesecretariaat

HRM

Klantmanagement (mogelijk in de toekomst onderdeel van de regio’s)

Regio Goes Medewerkers en vrijwilligers zorg en welzijn, behandeling en begeleiding

Finance & Control

Facilitair en Services

Regio Reimerswaal Medewerkers en vrijwilligers zorg en welzijn, behandeling en begeleiding

Vastgoed en Beheer

Jaarverslag 6 2012

23


3.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Het in Zorggroep Ter Weel gehanteerde kwaliteitsmanagementsysteem is HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Alle locaties van Zorggroep Ter Weel hebben in 2009 het volledige HKZ-kwaliteitscertificaat behaald. De auditoren van het Keurmerkinstituut komen regelmatig auditeren om te onderzoeken of we nog aan de eisen voldoen. In het laatste kwartaal van 2012 heeft opnieuw een externe audit plaatsgevonden. Hieruit zijn een drietal kritische punten naar voren gekomen (o.a. ontruimingsoefeningen en weergave van bepaalde bevindingen in het zorgdossiers). Deze zijn gelijk opgepakt, zodat bij een volgende audit kan worden aangetoond dat betreffende punten zijn verbeterd en aan de eisen voldoen. Het laatste cliĂŤntenwaarderingsonderzoek volgens de CQ-index (Customer Quality) heeft in 2011 plaatsgevonden. Als gemiddelde cijfer is een 8.20 gegeven aan de zorgverlening door verzorgenden/verpleegkundigen en ten aanzien van de ervaringen in het verpleeg- en verzorgingshuis met de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening, is het gemiddelde cijfer een 7,92 (de gemiddelde score van het vorige onderzoek was een 8). Eind 2012 is een waarderingsonderzoek gehouden onder partners/relaties/familieleden van de cliĂŤnten in de interimhuisvestingen. Over het algemeen wordt de tevredenheid van de huisvesting gelegen bij het Gasthuis met een 7.7 gewaardeerd en van de huisvesting gelegen bij St. Maarten in de Groe, met een 8.0. Er is voornamelijk goed gescoord op de woonomgeving. Wel zijn er wat kanttekeningen geplaatst bij de toegankelijkheid van de gebouwen, de herkenbaarheid en het aantal verschillende medewerkers. Aan het eind van 2012 is een tevredenheidsonderzoek gehouden onder de vrijwilligers. De resultaten hiervan worden in februari 2013 verwacht. Bij de vrijwilligers is in 2012 een inventarisatie gedaan naar de scholingsbehoefte. In 2013 worden diverse scholingen (o.a. in de vorm van workshops) gepland: zoals bijvoorbeeld scholing kleinschalig werken voor vrijwilligers. Door de inspectie voor de Gezondheidszorg is eind 2011 twee keer een bezoek gebracht aan Maria-Oord te Hansweert in verband met de medicatieveiligheid. In april is op dit onderwerp een externe audit uitgevoerd op advies van de inspectie. Op 18 oktober 2012 is opnieuw een bezoek gebracht door de inspectie. Een plan van aanpak met verbeteracties is opgesteld, een samenwerkingsovereenkomst met de huisarts van Maria-Oord is afgesloten, een geneesmiddelendistributieprotocol is opgesteld. Nadat op verzoek van de inspectie nog een aantal verbeteringen zijn aangebracht, is het toezichtproces op de medicatieveiligheid in februari 2013 door de inspectie afgesloten. De inspectie vertrouwt erop dat het interne kwaliteitssysteem en de deskundigheid van de professionals en samenwerkingspartners bijdraagt aan het vasthouden en verder optimaliseren van de medicatieveiligheid in alle locaties van Zorggroep Ter Weel.

Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Een nieuwe wet treedt per 1 januari 2013 in werking. In het kader van de kwaliteitszorg is aan zorginstellingen en zelfstandig beroepsbeoefenaren de plicht opgelegd een meldcode te hanteren wanneer sprake is van huiselijk geweld en kindermishandeling. De naamgeving is verwarrend, maar de meldcode richt zich ook op ouderenmishandeling. Op 25 september 2012 is een groep medewerkers van Zorggroep Ter Weel getraind in het werken met de meldcode. Tijdens deze training is een plan van aanpak gemaakt voor de implementatie van de Wet

24

Zorggroep Ter Weel


Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling in Ter Weel. Een protocol op maat wordt opgesteld en een communicatietraject zal worden uitgezet. Aandacht voor de kwaliteit van de gebouwen is er door middel van het onderhoudsbeheerssysteem. Uitzonderingen hierop vormen de locatie Randhof, deze locatie betreft huur en voor de locatie Maria-Oord vindt nieuwbouw plaats. De bestaande onderhoudsplannen zijn in 2012 geactualiseerd. Aandachtspunt is voor de nieuwbouwprojecten een onderhoudsprognose vast te stellen. Op deze wijze kunnen we de mogelijkheden benutten toekomstige onderhoudskosten terug te brengen onder andere door het gebruik van duurzame materialen en energiezuinige voorzieningen.

3.3.1

Klachten Zorggroep Ter Weel is aangesloten bij de (externe) Klachtencommissie Zeeland. Zorggroep Ter Weel heeft ook een interne klachtenregeling ten behoeve van cliënten. De interne regeling dient als vangnet voor de externe klachtencommissie. Doel hiervan is cliënten de mogelijkheid te bieden om vragen of gevoelens van onvrede over de zorgverlening te bespreken, zonder dat of alvorens een officiële klacht wordt ingediend bij de klachtencommissie. Op de locaties zijn klachtenfunctionarissen/vertrouwenspersonen benoemd. De interne klachtenregeling wordt regelmatig onder de aandacht gebracht van de cliënten via ’t Klinket (informatiemagazine Zorggroep Ter Weel) en is opgenomen op de website. Dit geldt ook voor de klachtenregeling van de klachtencommissie Zeeland. In Ter Weel vindt registratie plaats van informele klachten. Dit houdt in dat ook klachten die niet formeel worden ingediend bij de klachtencommissie, worden geregistreerd en opgelost. Hiervoor geldt een procedure en klachten worden genoteerd op een registratieformulier. Het klachtenregistratieformulier komt ieder kwartaal terug in het werk-/teamoverleg op de units en wordt besproken met de teamleden. Wanneer daar aanleiding voor is, wordt er naar aanleiding van de registratie actie ondernomen ter verbetering van de zorg- en dienstverlening aan de cliënten. De kwaliteitsfunctionaris inventariseert de ingeleverde formulieren en informeert het managementteam hierover. Zorggroep Ter Weel is geregistreerd bij de Geschillencommissie Verpleging, Verzorging en Thuiszorg. Deze geschillencommissie is in de plaats gekomen van de Landelijke Beroepscommissie. In 2012 zijn er bij de klachtencommissie Zeeland geen klachten ingediend. Intern zijn er wel een aantal klachten ingediend. Deze klachten gingen onder andere over de bejegening, slecht schoongemaakte tijdelijke kamer (naar aanleiding hiervan heeft een gesprek plaatsgevonden met het schoonmaakbedrijf, is een bijeenkomst georganiseerd om afspraken te maken over de logistiek rondom de komst van nieuwe cliënten; worden alle tijdelijke kamers gecontroleerd op kwaliteit van de meubels), miscommunicatie omtrent een bewegingsmelder (bewegingsmelder die werkt is geplaatst, medewerkers zijn geïnstrueerd), vermissing van kleding (bedrag ter compensatie is vergoed). Deze klachten konden naar tevredenheid worden opgelost.

Jaarverslag 6 2012

25


3.4 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 3.4.1

Personeelsbeleid Door de afdeling P,O&O (vanaf 2013 HRM) is een jaarplan opgesteld voor 2012. Hierin worden de aandachtsgebieden, doelstellingen, actiepunten en bijbehorende resultaten voor 2012 omschreven. Een aantal onderwerpen wordt hieronder genoemd.

Klachtencommissie medewerkers Ten behoeve van de medewerkers is in februari 2012 een (onafhankelijke) klachtencommissie geïnstalleerd. Eveneens zijn twee vertrouwenspersonen benoemd. De installatie komt mede voort uit het beleid psychosociale arbeidsbelasting.

Verzuim en re-integratie Voor 2012 is het streven geweest het verzuim te laten dalen tot 4.9% (in 2011 was het verzuimpercentage 5,52%). Het verzuim is eind 2012: 4.76%. De snellere terugkeer en de inzet bij vervangende werkzaamheden van medewerkers werpen hun vruchten af.

Regeling ‘uit met het team’ Al heel wat jaren kent Zorggroep Ter Weel de regeling ‘uit met het team’. De regeling houdt in dat er eens per jaar door de werkgever een vastgesteld bedrag per persoon ter beschikking wordt gesteld aan de direct leidinggevende. Dit geld wordt gebruikt om met elkaar een activiteit te ondernemen (uit eten, naar een concert, film of iets dergelijks). Het doel van de regeling is dat dit bijdraagt aan goed werkgeverschap en nevendoel/effect is dat hiermee de cohesie in de teams toeneemt. In 2012 is voorgesteld de hoogte van het bedrag te koppelen aan terugdringing van het arbeidsverzuim. Op advies van de ondernemingsraad heeft men dit niet gedaan. In principe kan jaarlijks van de regeling gebruik gemaakt worden, tenzij budgettaire redenen dit niet toelaten.

Werving en selectie Actieve werving, behoud van (oudere) medewerkers en goede arbeidsomstandigheden (flexibele roosters, arbeidstijden en verlof) kunnen ertoe bijdragen dat medewerkers bewust kiezen voor Zorggroep Ter Weel. Werving en selectie is een onderdeel van het personeelsbeleid waarmee grote invloed wordt uitgeoefend op de kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting. Omdat een organisatie continu aan veranderingen onderhevig is, is er de noodzaak om snel op veranderingen te kunnen reageren. De notitie werving en selectie is eind 2011 herschreven en met de inhoud is begin 2012 door de ondernemingsraad ingestemd.

Opzetten nieuw functiegebouw Binnen Zorggroep Ter Weel zijn er meer dan 100 functiebeschrijvingen, terwijl er ook sprake is van veel overlappingen in de beschrijvingen. Om het functiegebouw transparanter te maken worden functies geclusterd tot maximaal 60 functies en herschreven, waardoor een maximale regelruimte ontstaat voor medewerkers, minder bureaucratie, maar wel met heldere eigen verantwoordelijkheden.

26

Zorggroep Ter Weel


Impressie nieuwbouw somatiek in Goes

Opstellen en uitvoeren sociaal plan voor het transformatieproces In de beleidsperiode tot 2016 zal het vastgoed van Zorggroep Ter Weel worden aangepast aan de verzwaring en toenemende complexiteit van de zorgvraag en de veranderingen binnen het vastgoedbeleid in de zorg. Afdelingen verhuizen tijdelijk of definitief, waarbij verschuivingen van medewerkers aan de orde zijn. Ten behoeve van deze transformatie en de daarmee gepaard gaande wijziging in de organisatiestructuur is een sociaal plan opgesteld dat voorziet in de regelingen/procedures die gevolgd moeten worden. Het sociaal plan heeft een looptijd tot en met 31 december 2016 en is ondertekend door de werknemersorganisaties op 17 april 2012. Verloop personeel Verloop personeel

Aantal personeelsleden

Aantal fte

Instroom personeel in loondienst (totale concern) in verslagjaar

165

50,64

Uitstroom personeel in loondienst (totale concern) in verslagjaar

207

52,63

Jaarverslag 6 2012

27


Ziekteverzuim exclusief zwangerschapsverlof. Personeelsformatie

Percentage

Verzuim totaal personeel in loondienst

4.76 %

Vacatures Vacatures

3.4.2

Totaal aantal vacatures

Aantal moeilijk vervulbare

per einde verslagjaar

vacatures per einde verslagjaar

Totaal personeel

79

9

Waarvan personeel met cliëntgebonden functies

52

7

Kwaliteit van het werk Het beleid van Zorggroep Ter Weel is erop gericht de arbeidsomstandigheden zo gunstig mogelijk te laten zijn door middel van onder andere een goed dienstroosterreglement, goede verlofregeling, het vergroten van het bewustzijn bij medewerkers dat men fysieke klachten kan voorkomen door op een verantwoorde wijze het werk te doen. In het verslagjaar zijn trainingen gegeven in het kader van het terugdringen van het arbeidsverzuim. Hieraan gekoppeld is voorlichting gegeven over hoe je fysieke belasting kunt voorkomen of verminderen. Essentieel is het gebruik van hulpmiddelen bij transfers van cliënten. Ook facilitaire medewerkers moeten goed nadenken hoe zij een zwaar object gaan verplaatsen en of er geschikte transportmiddelen voorhanden zijn bijvoorbeeld. Met ingang van 1 januari 2012 zijn de werkgroep arbo & milieu en de stuurgroep aanpak fysieke belasting samengevoegd. Dit omdat er sprake is van onderwerpen die in beide groepen worden besproken. Na een jaar wordt geëvalueerd of de samenvoeging efficiënt en slagvaardig werkt. Bij de nieuwbouwprojecten, zoals Maria-Oord in Hansweert vindt ook overleg plaats met de preventiemedewerker. Er is veel aandacht voor het binnenklimaat. De ervaringen opgedaan met de nieuwbouw van Hof Cruninghe en Moerzicht zijn hierin meegenomen. De glazen puien aan de zuid- en noordzijde van het gebouw krijgen ramen die open kunnen. Zo kan er geventileerd worden.

Medewerkertevredenheidsonderzoek In maart 2012 heeft met behulp van een online vragenlijst van Effectory opnieuw een medewerkeronderzoek plaatsgevonden. Op algemene tevredenheid scoort Ter Weel een 7,5 (de vorige meting: 7,6). Ten opzichte van het vorige onderzoek is er een hogere score bereikt op de vraag of er voldoende mogelijkheden zijn om mee te praten over organisatiebrede onderwerpen. Aandachtspunt is de interne communicatie. Leidinggevenden zijn gevraagd plannen van aanpak ter verbetering in te dienen. Zorggroep Ter Weel behoort volgens Beste Werkgevers 2012 bij de vijftig beste werkgevers van Nederland in de categorie organisaties met meer dan duizend werknemers. Ter Weel kreeg de 37ste plek toebedeeld. Het Beste Werkgeversonderzoek is voor de elfde keer uitgevoerd om een objectief oordeel te kunnen vellen over werkgeverschap in Nederland. Ruim 1.700 organisaties hebben in 2012 de kans gehad om deel te nemen aan het onderzoek.

28

Zorggroep Ter Weel


Pilot centraal plannen Binnen Zorggroep Ter Weel vindt de planning van de medewerkers in de zorg decentraal plaats. Dit zorgt voor extra kosten. Deze kosten worden enerzijds gemaakt door slechte beheersbaarheid van de kennis over DRP door de steeds wisselende (ongeschoolde) planners. Anderzijds doordat een overschot aan formatie onvoldoende wordt benut voor een onderbezetting op een andere afdeling. Ook wordt niet optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden van het roosterprogramma. In juli 2011 is gestart met een pilot centraal plannen in Ter Weel Goes. Twee planners zijn aangesteld die de planning van de roosters voor Ter Weel Goes (verpleeg- en verzorgingshuis) op zich hebben genomen. Door de transformatie (verhuizingen, nieuwe teamsamenstellingen etc.) en het opzetten van de flexpool, zijn de planners nauwelijks toegekomen aan het centraal plannen. De ondernemingsraad is daarom gevraagd of het project centraal plannen met een jaar verlengd kan worden. De OR heeft hiermee ingestemd en de pilot loopt nu tot 1 oktober 2013. Naar aanleiding van een tussentijdse evaluatie is de conclusie dat het qua hectiek niet minder is geworden. Fasegewijs zijn er de interne verhuizingen wat wisseling van teamsamenstelling betekent, maar ook afbouw van teams door teruggang in aantal cliĂŤnten. Dit maakt het voor de planners lastig steeds weer met een sluitend rooster te komen. Toch gaat het project resultaat opleveren, omdat juist door deze hectiek er zicht ontstaat op overschot op bepaalde units en tekorten elders. Over en weer wordt er om die reden intern uitgewisseld en tekorten opgelost.

Jaarverslag

Impressie uitbreiding huiskamer ‘t Groene Weitje (Randhof)

6 2012

29


Flexpool Om een optimaal evenwicht te realiseren tussen werklast en beschikbare arbeidscapaciteit (vraag-aanbod) is het van belang medewerkers flexibel in te kunnen zetten. Eén van de mogelijkheden is slechts 80% van de formatie als vaste basis op een werkeenheid in te vullen, 10% formatie in een flexpool te plaatsen en 10% formatie in geld te reserveren (voor vakantiekrachten en uitzendkrachten, indien nodig). Op deze wijze kan de continuïteit voor de vaste medewerkers worden gewaarborgd, omdat vanuit de flexpool altijd kan worden herbezet. Zo wordt een overbezetting bij een dalende zorgvraag voorkomen. Per 1 maart 2012 kon een coördinator flexpool worden aangesteld. Alle verzorgenden, helpenden en oproepkrachten in de regio Goes zijn geïnformeerd over de mogelijkheden en voorwaarden die gelden om in de flexpool te kunnen werken en de procedure die hiervoor gevolgd moet worden. De coördinator heeft de opdracht de flexpool verder vorm te geven.

Evaluatie zomerperiode Jaarlijks vindt evaluatie plaats van het verloop van de zomerperiode in de zorg en de werking van het hitteprotocol. Hierin wordt ook meegenomen of de personeelsbezetting voldoende was, de inzet van vakantiekrachten en kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. In 2011 is een interne audit gehouden naar aanleiding van de zomerperiode (juni-september) en dit is in 2012 herhaald. De zomerperiode is op veel locaties/afdelingen goed verlopen. Enige druk vanwege de vakantieperiode werd weliswaar gevoeld, maar dit had geen gevolgen voor de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Niet op alle locaties verliep het even soepel. Dit kan te maken hebben met allerlei werkzaamheden met betrekking tot bouw en verbouw. De verbeterpunten worden opgepakt en uitgevoerd.

30

Zorggroep Ter Weel

Impressie uitbreiding huiskamer ‘t Adriaantje (Randhof)


3.5 Samenleving en belanghebbenden Zorggroep Ter Weel, de gemeenten, woningcorporaties en andere partijen in de wijken van Goes en dorpen in Reimerswaal zijn direct betrokken bij het realiseren van nieuwe woon-/ zorgmogelijkheden. Steeds verder wordt het concept van de woonservicezone ontwikkeld. Zorggroep Ter Weel werkt samen met andere betrokken partijen aan de voorwaarden waardoor mensen langer thuis kunnen blijven wonen. Vanuit alle locaties wil Zorggroep Ter Weel een belangrijke bijdrage leveren in een wijk of dorpsgemeenschap. Wijkbewoners kunnen voor uiteenlopende diensten en faciliteiten terecht bij de zorgcentra van Zorggroep Ter Weel. Zorggroep Ter Weel heeft zich georiënteerd op een zogenaamd cashless betaalsysteem en besloten dit nieuwe registratie- en betaalconcept te gaan toepassen. Dit systeem is bedoeld voor zowel de cliënten als de medewerkers en vrijwilligers. Mensen die een serviceabonnement hebben kunnen in de toekomst ook gebruik maken van dit cashless betaalsysteem. Inmiddels zijn de kassa’s en pinautomaten op de locaties op het systeem aangepast. In sepember 2013 wordt gestart met een pilot op de locatie Randhof in Goes. In de zorgcentra van Zorggroep Ter Weel kan men in de restaurants terecht voor onder andere een (warme) maaltijd, een snack of een kopje koffie of thee. Er kan gebruik gemaakt worden van de fysiotherapie, logopedie, ergotherapie, huiswinkel, kapsalon. Het ‘uit eten in eigen huis’ is zeer populair, ook bij wijkbewoners die gebruikmaken van een serviceabonnement. Tegen een gereduceerd tarief kunnen zij in een gezellige omgeving een heerlijke maaltijd gebruiken. Het restaurant van Ter Weel Goes is drie dagen in de week ook ’s avonds geopend. Ook in het restaurant in Ter Weel Krabbendijke is gestart met een avondopenstelling van twee avonden per week. Er is een samenwerkingsverband tussen Zorggroep Ter Weel en serviceflat De Schakel in Goes. De samenwerking is een initiatief van de bewonersraad van De Schakel, zij had behoefte aan een fysiotherapieruimte in het gebouw. Ter Weel heeft in De Schakel een praktijkruimte ter beschikking gekregen om fysiotherapie te verzorgen voor bewoners van De Schakel en mensen uit de directe omgeving. Sinds 24 augustus 2011 bezoeken wekelijks iedere woensdagmiddag gemiddeld negen personen de Kopgroep in woonzorgcomplex Poelhoek te Goes. De deelnemers aan deze groep zijn licht dementerend en ervaren problemen, waardoor het moeilijker wordt om het gewone dagelijkse leven vorm te geven. De deelnemers ontdekken samen mogelijkheden om met hun ziekte om te gaan. Naast gesprekken is er ook een onderdeel waarin men beweegt. Dit kan in de vorm van een spel, fitness of een wandeling. De combinatie van bewegen, praten en denken werkt goed. De groepsgesprekken worden begeleid door een casemanager van Allévo en een maatschappelijk werker van Zorggroep Ter Weel. Zowel in Goes als in Krabbendijke en Yerseke wordt seniorenfitness aangeboden. In de zomermaanden wordt een basiscursus Nordic Walking georganiseerd, in samenwerking met twee gediplomeerde docenten. Deze cursus richt zich op de ouderen die minder mobiel zijn, maar toch graag in de buitenlucht willen bewegen. Ook wordt al enige jaren in de wijk de mogelijkheid aangeboden een cursus valpreventie te volgen.

Jaarverslag 6 2012

31


In de verzorgingshuizen van Zorggroep Ter Weel wordt steeds meer extramurale ergotherapie aangeboden. Zowel in Goes als in Krabbendijke hebben de fysiotherapie, de logopedie en de ergotherapie een polikliniekfunctie. Zorggroep Ter Weel heeft nog steeds het oude verzorgingshuis Vredelust in Yerseke. Dit wil Zorggroep Ter Weel verkopen, zolang dit nog niet het geval is staat het pand leeg. Er is met een bedrijf dat zich bezighoudt met het beheer van leegstaand vastgoed een overeenkomst afgesloten. Tijdelijke bewoning is mogelijk of door anderen kan tijdelijk van de ruimtes gebruik gemaakt worden. Alle mogelijkheden worden ingezet om vandalisme, verval, diefstal etc. te voorkomen. De omwonenden die uitkijken op de interim huisvesting die is geplaatst bij het verzorgingshuis St. Maarten in de Groe, hebben, ter compensatie voor hun uitzicht, een bon gekregen. Hiermee kunnen zij iedere maand, zolang de interim huisvesting in gebruik is, van een gratis maaltijd in het restaurant van Ter Weel gebruik maken. Zorggroep Ter Weel heeft voor de eerste keer in 2012 kerstdiners georganiseerd voor de minima uit de Gemeente Goes en de Gemeente Reimerswaal. Sponsoring vond plaats door verschillende leveranciers die producten gratis ter beschikking stelden.

Milieubeleid Een kopieer-, scan- en printbeleid is opgesteld. De doelen hiervan zijn het organiseren van een heldere dienstverlening rondom aanschaf, onderhoud en beheer van multifunctionele apparaten/netwerkprinters; het verlagen van de onderhouds- en beheerskosten; het leveren van een bijdrage aan een milieuvriendelijke en veilige werkomgeving voor medewerkers; het waarborgen van functionaliteit en het terugdringen van printafdrukken. Zowel de salarisstroken als het Ter Weel Nieuws worden alleen nog digitaal verstrekt. Zorggroep Ter Weel is volledig overgegaan op groene stroom. Vanaf januari 2012 wordt alleen nog duurzaam opgewekte energie (groene stroom) ingekocht. Zo draagt Zorggroep Ter Weel bij aan de productie van duurzame energie en de beperking van de uitstoot van broeikasgassen. Bij de aanschaf van twee nieuwe rolstoelbussen is gekozen voor unieke bussen, die nog niet eerder in Nederland zijn ingevoerd. Deze bussen zijn uniek omdat het om automaten gaat die rijden met de milieuvriendelijke Euro 5-norm. Dit betekent een drastische vermindering van de NOx-uitstoot en roetdeeltjes. De bussen zijn op 18 januari 2012 in gebruik genomen. Voor alle (ver)bouwtrajecten geldt dat duurzaamheid de standaard is. Bij alle keuzes op het gebied van bouw en renovatie wordt voor de meest duurzame oplossing gekozen. De terugverdientijd van duurzame maatregelen moet minder zijn dan 10 jaar en de investering moet passen in het budget.

32

Zorggroep Ter Weel


Impressie nieuwbouw Maria-Oord - hoofdgebouw

3.6 Financieel beleid Het door Zorggroep Ter Weel gevoerde financieel beleid is gericht op het realiseren van het geheel aan activiteiten, nodig om de doelstelling van Zorggroep Ter Weel te bereiken. Het financiĂŤle beheer van de Zorggroep vindt plaats binnen de economische administratieve dienst van de Zorggroep (per 1 januari 2013 afdeling finance & control). De economische administratieve dienst bewaakt het verkrijgen van de benodigde budgetten, subsidies en legt verantwoording af over de gerealiseerde resultaten aan de bestuurder, Raad van Toezicht en het Managementteam. Tevens maakt de economische administratieve dienst afspraken met het zorgkantoor aangaande zorginkoop en met banken aangaande financiering.

Bouwactiviteiten In de loop van het jaar 2012 is een begin gemaakt met de uitvoering van de bouw- en verbouwplannen van de zorggroep. Zo is de regiokeuken in Krabbendijke gerenoveerd en opnieuw in gebruik genomen, zijn er tijdelijke huisvestingen geplaatst en is gestart met de bouwactiviteiten in Ter Weel Goes en Maria-Oord. De uitvoering van de bouwplannen is een belangrijke voorwaarde om de doelen uit het geldende beleidsplan te realiseren. In de tijdelijke huisvestingen wordt het kleinschalig wonen al toegepast. De uitvoering van de bouwactiviteiten heeft invloed op de exploitatie. Het kleinschalig wonen in de tijdelijke huisvestingen en in de nieuwe units leidt tot een hogere inzet van zorgmedewerkers (nachtdiensten, scholing, andere werkwijze). Een deel van deze hogere inzet zal tijdelijk zijn. Door de bouwactiviteiten zijn er ook tijdelijk minder cliĂŤnten, waardoor de ZZP-opbrengst in 2013 lager zal zijn.

Jaarverslag 6 2012

33


De gevolgen van de bouwactiviteiten zijn ook in andere delen van de exploitatie zichtbaar (o.a. rente, huur, inrichting, energie tijdelijke huisvesting). Een deel van die kosten wordt vergoed.

Organisatiestructuur De komende beleidsperiode wordt ook de organisatiestructuur aangepast. Zorggroep Ter Weel wil de aansturing en ondersteuning voor alle zorg die we bieden, per regio gaan inrichten. Iedere regio zal dan als zelfstandige resultaateenheid de hele keten van zorg bieden. Er komen functies te vervallen, maar er komen ook een aantal nieuwe functies bij. De financiĂŤle consequenties van de wijzigingen in de organisatiestructuur worden in de begroting voor 2013 opgenomen. De personele consequenties, die tijdelijk voortvloeien uit het bouwtraject, worden zichtbaar in het meerjarenformatieplan en ook wanneer deze extra kosten aflopen. Het meerjarenformatieplan wordt begin 2013 opgesteld. Het streven is om de verhouding direct bewonersgebonden kosten en de overhead binnen de bandbreedte van 70/30% te houden. De inzet van domotica zal een efficiencywinst op moeten leveren op de personele inzet in de avond- en nachtdiensten.

Nieuwe financiering/kapitaalslasten Op 1 januari 2011 is de normatieve huisvestingscomponent (NHC) ingevoerd. Hierbij is een overgangsregeling voorzien tot en met het jaar 2017. Vanaf 2018 zal de NHC een onderdeel van het ZZP-tarief zijn. Omdat het nieuwe systeem voor Zorggroep Ter Weel gunstiger is dan het oude, neemt de vergoeding van kapitaalslasten in 2013 toe. De invoering van deze nieuwe systematiek brengt o.a. ook met zich mee dat voor de resultaatbepaling gerekend moet worden met een bedrijfseconomische waardering. Hier wordt uitgegaan van een meer realistische levensduur van de gebouwen.

34

Zorggroep Ter Weel

Impressie nieuwbouw Maria-Oord - gebouw psychogeriatrie


Interne budgettering Evenals voorgaande jaren zijn de managementteamleden budgethouder voor de personeelskosten van hun sector/regio/dienst. De budgetten zijn afhankelijk van de hoogte van de zorgzwaarte en worden verhoogd met een percentage voor vervanging bij arbeidsverzuim en een eventuele verhoging van ontvangen uitkeringen (ziektewet en WIA). Omdat het arbeidsverzuim gedaald is in 2012 naar 4,76%, wordt in 2013 het budget voor vervanging bij arbeidsverzuim gehalveerd. Jaarlijks wordt een interne begroting opgesteld. De desbetreffende managers zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens. De begroting wordt door de bestuurder vastgesteld, door de Raad van Toezicht goedgekeurd en toegezonden aan Ondernemingsraad, Centrale Cliëntenraad en andere belanghebbenden. Deze begroting dient als leidraad gedurende het verslagjaar. Investerings- en scholingsplannen maken onderdeel uit van de interne begroting. Elke manager is verantwoordelijk voor het aan zijn/haar discipline toegekende personeels-, scholings- en investeringsbudget en de verantwoording hiervan. Het formatiebudget wordt maandelijks in het managementteam besproken, evenals het overzicht arbeidsverzuim. De exploitatieoverzichten worden per kwartaal besproken. Maandelijks komt een totaaloverzicht realisatie ZZP aan de orde.

Bijzonderheden gedurende het jaar 2012 Per 1 januari 2012 is gestart met het digitaal verwerken van de inkoopfacturen. Het gekozen systeem maakt het mogelijk om de verwerking van de inkoopfacturen efficiënter te laten verlopen. Het is bovendien een ondersteunend element bij de uitgebreide administratie die voor de bouw- en verbouwprojecten nodig is. Per 1 januari 2012 heeft Zorggroep Ter Weel de werkkostenregeling ingevoerd. In 2012 is de voorbereiding voor de aanschaf van een nieuw financieel pakket gestart. Inmiddels is een keuze gemaakt. In de loop van 2013 zal de implementatie van het pakket plaatsvinden. In 2012 is het besluit genomen om te gaan werken met een meerjarenbegroting. Dit geeft extra mogelijkheden om de realisatie van de beleidsdoelstellingen in relatie te brengen tot de financiële gevolgen daarvan. De verdere uitwerking van dit besluit zal in 2013 zijn beslag krijgen. In de meerjarenbegroting dient de financiële vertaling van alle plannen, voornemens en ontwikkelingen bij elkaar gebracht te worden. Hier kan gedacht worden aan o.a. investeringen, onderhoud, vastgoedbeheer, bouwplannen, visie op personele inzet, ontwikkelingen in de langdurige zorg. In 2012 is de fiscale positie van Zorggroep Ter Weel geëvalueerd, in het bijzonder op het terrein van de BTW. Dit heeft geresulteerd in een teruggave over de jaren 2006 tot en met 2011. Vanaf het jaar 2012 wordt jaarlijks optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden. Het resultaat in het boekjaar 2012 is € 2.094.587 geconsolideerd. Van dit bedrag komt € 114.190 ten goede aan appartementenstichting Ouderenhuisvesting Gasthuis en € 3.486 aan de Protestants Christelijke Stichting Randhof Services. Het resultaat wordt beïnvloed door incidentele posten, zoals daar zijn: vrijval voorziening financiering (€ 497.000), reorganisatie-voorziening (€ 44.000), ontslagvergoeding (€ 87.000) en voorziening asbest (€ 100.000).

Jaarverslag 6 2012

35


In 2012 heeft Zorggroep Ter Weel een bedrag van â‚Ź 1.445.000 toegekend gekregen uit de zogenaamde intensiveringsmiddelen. Het bedrag is in het jaar 2012 niet volledig besteed. Het nog te besteden deel is als kortlopende schuld in de balans verantwoord (â‚Ź 805.000). Zorggroep Ter Weel heeft per 31 december 2012 opnieuw een bedrijfswaardeberekening uitgevoerd. Het doel hiervan is vast te stellen of de boekwaarde per 31 december 2012 naar verwachting gedekt kan worden door de contante waarde van de toekomstige kasstromen. Uit de bedrijfswaardeberekening blijkt dat, op basis van de gekozen uitgangspunten, de boekwaarde naar verwachting gedekt kan worden uit de toekomstige kasstromen.

36

Zorggroep Ter Weel


Resultaatratio Resultaatratio (nettoresultaat gedeeld door de totale opbrengsten

2011

2012

1,84

5,33

634.415

1.988.677

34.423.778

37.326.837

3,94

3,81

114.607

105.910

2.911.713

2.782.894

Liquiditeit

2011

2012

Current ratio

1,60

1,07

Vlottende activa (inclusief liquide middelen)

10.661.273

11.282.572

Vlottende activa (exclusief liquide middelen)

1.586.933

1.514.202

Totaal kortlopende schulden

6.651.590

10.510.872

Solvabiliteit

2011

2012

Solvabiliteit (totaal eigen vermogen/balanstotaal)

0,37

0,38

Totaal eigen vermogen

14.652.068

16.746.663

Balanstotaal

39.487.327

43.727.851

0,39

0,42

Totaal eigen vermogen

14.652.068

16.746.663

Totaal opbrengsten

37.335.491

40.109.731

van de betreffende activiteiten) Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar Resultaatratio: niet Zvw- en niet AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar

Liquiditeit

Solvabiliteit

Vermogensratio (eigen vermogen/totaal opbrengsten)

Jaarverslag 6 2012

37


4. Video jaarverslag Dit jaarverslag is ook beschikbaar als video. De video duurt circa 5 minuten en belicht de belangrijkste zaken uit dit jaarverslag. U kunt de video bekijken door deze pagina te scannen met de Layar app. Volg de onderstaande stappen:  

Download de gratis Layar app in de App Store van Apple of op Google Play. Scan de onderstaande afbeelding en bekijk de video.

U kunt de video ook bekijken via de website van Ter Weel.

38

Zorggroep Ter Weel


Jaarverslag 6 2012

39


Jaarverslag Ter Weel 6 2012

Joannaplantsoen 1 4462 AV Goes

0113 65 40 00 0113 25 05 74

info@terweel.nl www.terweel.nl

Jaarverslag 2012 Ter Weel  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you