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CERO PAPEL Y OPTIMIZACION DE LAS COMUNICACIONES EN EL CONSEJO EJECUTIVO

1. Presentación. Es misión del Poder Judicial "Administrar Justicia a través de sus órganos jurisdiccionales, con arreglo a la Constitución y a las leyes, garantizando la seguridad jurídica y la tutela jurisdiccional, para contribuir al estado de derecho, al mantenimiento de la paz social y al desarrollo nacional". El Consejo Ejecutivo, es un órgano de dirección que cumple las funciones que señala el artículo 82º del TUO de la Ley Orgánica del Poder Judicial, en el cumplimiento de sus funciones realiza tramites de índole administrativo que implica una constante comunicación con Magistrados y Auxiliares Jurisdiccionales, así como con persona natural o jurídica. Generándose así una relación que implica necesariamente la comunicación a través de cédulas de notificaciones, requerimientos de informes mediante oficios, comunicación de directivas, entre otros.

2. Problemática Las Notificaciones por cédula, los requerimientos de informes, la comunicación de Directivas – Resoluciones u otros - y su diligenciamiento, genera un elevado costo en horas hombre, consumo de papel, demora en el trámite de los procesos, costos de servicio de correo, entre otros afines. En definitiva repercute en un servicio cada vez más lento, de costo elevado y con falta de personal que afecta un sistema de administración eficaz y eficiente. ¿Entonces que nos proponemos?

3. Base legal: Art. 139, inciso 3, y 4 de la Constitución de 1993; Art. 158 y 163 del Código Procesal Civil, Art. 20, 20.1.2 de la Ley del Procedimiento General Administrativo.


Directiva Nro. 004-2012-CE-PJ, aprobado por Resolución Administrativa Nro. 108-2012-CEPJ. “Normas que regulan el uso de tecnología de la información y comunicaciones en el Poder Judicial”

4. Objetivos. Generales: -

Optimizar el servicio de notificaciones y acceso a la información que brinda el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial; Ahorro significativo de recursos que se genera por el consumo de papel, energía para las fotocopiadoras, costos del servicio de correo, fax, horas hombre, entre otros. Específicos: Eliminar progresivamente la notificaciones por cédula en el CE, Mayor celeridad en el trámite de procesos y gestión que realiza el CE, Contribuir con la política Medio Ambiental en ahorro de energía que viene promoviendo el Estado,

5. Acción y estrategia 5.1. Reglamentar la obligatoriedad del uso del correo institucional como medio oficial de notificaciones a todas las áreas administrativas del Poder Judicial, instituciones públicas y/o personal natural usuario del servicio que brinda el Consejo Ejecutivo. 5.2. Designar por Resolución Administrativa un personal responsable de las notificaciones del Consejo Ejecutivo, adscrito a Secretaría General; 5.4. Actualizar la base de datos de Direcciones Electrónicas de carácter institucional del personal que labora en el Poder Judicial u otras áreas a fines; 5.3. Establecer por Resolución Administrativa que la emisión de un REPORTE DEL ACTO DE NOTIFICACION autorizado con su sello y firma del responsable, que se añade a la carpeta o expediente en trámite tiene el valor de cédula de notificación. 5.4. Poner en conocimiento de todo el personal del Poder Judicial, instituciones públicas y/o persona natural que para efectos de notificaciones el medio es el correo electrónico. A este propósito todo usuario del Consejo Ejecutivo, sea persona natural o jurídica del ámbito privado o público, al presentar sus documentos debe consignar obligatoriamente el Correo Electrónico en que desea ser notificado.


5.5. Encargar al Área de Informática la Administración y control de spam que pudiera generar a través de las cuentas que se habiliten.

6. Requerimiento y Presupuesto Requerimientos: 6.1 Instalación del programa GROUP WISE en las PCs de cada usuario del Consejo Ejecutivo y del Poder Judicial, 6.2 Creación y habilitación de correo institucional a cada usuario del Poder Judicial; 6.3 Habilitar y mantener en óptimo estado los equipos multifuncionales del Consejo Ejecutivo para que realicen trabajo de escaneado de documentos, bajo responsabilidad del área de informática. 6.4 Capacitar a todo el personal en el uso del correo institucional y en la digitalización de documentos, a cargo del área de informática. 6.5 Recomendar al personal que para el efecto se debe observar la normativa sobre “Normas que regulan el uso de tecnología de la información y comunicaciones en el Poder Judicial” aprobado por Directiva Nro. 004-2012-CE-PJ, aprobado por Resolución Administrativa Nro. 108-2012-CE-PJ. 6.6 Establecer mediante directiva el procedimiento que norme el uso del correo institucional a través del programa GROUP WISE como el medio de comunicación entre el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial y los demás estamentos del Poder Judicial, y el uso del correo electrónico institucional o comercial para la comunicación con el usuario del Consejo Ejecutivo1 Presupuesto: 6.7. No genera un costo elevado, únicamente el que demande CAPACITACION, OPTIMIZACION DE EQUIPOS INFORMATICOS, Y MENTALIDAD DE CAMBIO. 7. Cronograma de actividades.

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Ítem

Enero

Estudio y evaluación

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Febrero

Es referencial la adopción de medidas que ha realizado el Consejo Nacional de la Magistratura.


Instalación del programa Group Wise y capacitación

X

Aplicación 1º Fase de Prueba

X

Aplicación al 100%

X

X

8. Responsable de la ejecución del proyecto: Consideramos necesario designar un funcionario que asuma el monitoreo de la implementación y aplicación del proyecto: “CERO PAPEL Y OPTIMIZACION DE LAS COMUNICACIONES EN EL CONSEJO EJECUTIVO”

CERO PAPEL  

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