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Año 4, N° 19 Lima, diciembre 2013 Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153 Pueblo Libre Lima 21 - Perú www.ena.edu.pe

Comunicando

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

(51-1) 463-0132 (51-1) 460-3400

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez


Editorial

Cerramos el Año Académico 2013 Llegamos

a terminar el año 2013 y lo hacemos llenos de satisfacciones, sintiendo que los resultados han sido óptimos, gracias al apoyo de la comunidad de archiveros a nivel nacional. Hemos llevado a cabo nueve jornadas de nuestro evento bandera “ Jueves Archivístico ” , a las que asistieron 2009 personas, superando ampliamente las cifras reportadas en el 2012; logrando además, el enlace con participantes de diversas ciudades del país a través del canal web del Ministerio de Cultura. En el mes de junio por motivo de conmemorarse nuestro 21° aniversario de creación, presentamos el seminario internacional “ La Archivística en la Gestión de la Información ” en el que pudimos contar con destacados expositores, gracias al apoyo brindado por la Unidad de Posgrado de la Facultad de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, en el marco del convenio interinstitucional con el Archivo General de la Nación. Por otra parte, se llevaron a cabo 40 eventos de capacitación en los que se logró capacitar a 1731 personas, superando ampliamente lo alcanzado el año 2012. Se debe desatacar que cada vez hay un mayor interés de las entidades en capacitar a su personal, habiendo este año diseñado cursos y seminarios para entidades como: Congreso de la República, Zona Registral IX, ESSALUD, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Ministerio de Energía y Minas, Policía Nacional del Perú, Oficina de Normalización Previsional, Universidad Nacional de Ingeniería, Superintendencia Nacional de Administración Tributaria y Aduanas, Seguro Integral de Salud, Ministerio de Justicia, SEDAPAL, Poder Judicial, Banco de la Nación, Clínica San Gabriel, entre otras. Asimismo, se realizaron 02 Diplomados en convenio con la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, en los que participaron 56 estudiantes, cuyas actividades fueron clausuradas en ceremonias muy emotivas, donde asistieron las principales autoridades del AGN y de la Unidad de Posgrado de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad. Durante este año se ha continuado con la política de inclusión social, con el desarrollo del curso “ G estión y Organización de Archivos y Documentos ” , dirigido a personas con discapacidad auditiva, al que asistieron 22 estudiantes, el cual se brindó de manera gratuita para ofrecerles las herramientas necesarias que les permita ingresar al mercado laboral. Finalmente, considerando que las actividades de formación académica que ofrece la ENA se encuentran suspendidas, se ha presentado al Congreso de la República un Proyecto de Ley para que autorice el otorgamiento del título a nombre de la Nación, el cual está en evaluación ante la Comisión de Educación y Cultura. Por otro lado, se continúa gestionando ante la Dirección de Educación de Lima Metropolitana la Licencia de Funcionamiento. Cerramos pues, un año pleno de realizaciones, con la esperanza que el año 2014 sea mejor y al fin podamos reiniciar las acciones para impartir la carrera de 04 años de estudios, que nos permita continuar con la formación de Profesionales en Archivística. Ing. Jorge Espino Sánchez Director de la ENA Página 2

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Conservación Documental: Precisiones para su Valoración y Aplicación

Conservación se desenvuelve como una

la información contenida en cintas de audio o

actividad integrada a la gestión de los soportes

de video, diskettes, discos compactos y toda la

La

documentales e información;

en archivos,

bibliotecas, centros de documentación o algún otro

repositorio,

en

el

marco

de

su

administración para la consulta y protección. No

variada forma de representación de los medios electrónicos;

soportes

que

existieron

y

desaparecieron, con mayor o menor vigencia e impacto en los últimos 30 años.

es reciente el manejo del concepto y su aplicación, sí es cercana su identificación como

Para

una

cual

almacenamiento, el problema ya no es su

emprendemos esfuerzos para prolongar la vida

estructura sino la accesibilidad a los datos que

de los documentos, desde dos aspectos

contienen, cuya reproducción y recuperación o

plenamente identificados: la prevención del

transferencia está asociada a la renovación

daño,

como

tecnológica, obligada por la innovación; que se

preservación, y la corrección de los efectos del

desenvuelve en el marco de las necesidades

deterioro,

de un mercado que siempre empuja a la oferta

herramienta

necesaria

comúnmente también

con

conocida identificada

la

como

los

modernos

medios

de

restauración.

de nuevos productos en mayor número y en

Debe contemplarse su implementación no

corto tiempo, incluso cuando aún estamos

como una tarea

terminando

sino como una política que

de

explorar

el

soporte

debe estar presente en todas las etapas de la

recientemente adquirido: discos compactos,

gestión documental. Esto significa, que desde

memorias de almacenamiento, entre otros

el momento en que se produce el documento o

nuevos objetos. Aspecto que se resume en

cuando ingresa al tránsito de la gestión

una gráfica de Conway

administrativa o patrimonial, este ve expuesta

reproducimos

su estructura y durabilidad, por ende también

apreciamos la situación contradictoria que nos

se compromete la accesibilidad al contenido,

ofrecen los diversos soportes informativos a lo

aspecto y condición medular en un documento.

largo de la historia, donde la tendencia a la

a

( 2000 ) , la que

continuación;

donde

Y la situación se complica cuando hablamos

compactación de datos no tiene correlación

de los soportes más recientes, donde la

con la expectativa de vida los materiales que

obsolescencia tecnológica, juega en contra de

los contienen.

(*) Magister en Dirección Estratégica de Tecnologías de la Información, Universidad de Piura. Licenciado en Historia, Universidad Nacional Federico Villarreal. Profesor de la Escuela Nacional de Archiveros y de la Universidad Nacional Federico Villarreal, en las asignaturas de Conservación y Tecnología de la Información

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Investigación

Por: Mg. Nicolás Díaz Sánchez (*)


Investigación Figura 1. Conway, Paul (2000), p. 10.

Entonces,

nos

encontramos

ante

la administrador de información es exigente y

necesidad de adoptar acciones múltiples y

urgente, por la magnitud y variedad del

especializadas,

aquella

problema, además de la carrera contra el

información contenida en el papel como

reloj que sostiene cuando se trata de ir un

soporte tradicional, la que se encuentra en

paso hacia adelante en lo que respecta a

soportes analógicos ( f otografía, medios

la

magnéticos ) , la disponible en soportes

evolución

informáticos

( CD, DVD, discos duros,

hardware. Ante esa avalancha que lo

etc. ) y recientemente con la que nace

puede desbordar, no lo queda otra opción

digital, aquella que ahora consideramos

que racionalizar esfuerzos en función a las

que puede estar “ segura ” en servidores o

necesidades de la organización, a las

la nube ( Cloud computing ) . Sobre esto

características

último vale advertir que la nube no es otra

información

cosa

disponibilidad

que

diseminados

la

tanto

suma

para

de

servidores,

geográficamente,

tecnología

computacional,

permanente

de

los

que de

en

con

su

software

soportes

administra, recursos:

y

y

e la

humanos,

financieros y técnicos.

administrados por una empresa; quien no Así,

tenemos

que

primero

se

debe

se responsabiliza plenamente por lo que

identificar el horizonte de los documentos

pueda sucederle a la información que

que

ciegamente le encargamos.

permanente,

En este escenario, la tarea que le espera al

considerados

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tendrán

una

valor

conocer por

la

temporal

o

cuáles

son

institución

como

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naturaleza

también como testimonio de su evolución

estructural ) ;

histórica como organización o dentro del

durabilidad

sector

mantener la capacidad de transmisión de

en

el

que

desarrolla

sus

física y del

documento

segundo, documento,

dilatar es

la

decir

la

implementarse políticas de conservación y

Entonces, surge la pregunta: ¿cuándo un

accesibilidad, para con los soportes y la

documento puede considerarse que está

información; esto puede servir como punto

en buen estado de conservación?

de partida para el diseño de una política

que podemos responder: cuando mantiene

integral

los

tanto su condición física de forma íntegra,

documentos, a la que deben contribuir

además de su capacidad para transmitir la

todos

información que contiene; solo así el

los

conservación niveles

institucional,

de

cuya

de la

gestión

participación

contenida

( lo

actividades. Sobre esa base, deberán

de

información

del

en

este.

A lo

y

documento mantiene su funcionalidad.

responsabilidad corresponderá al papel

Atendiendo estas condiciones, podemos

que desempeñan los involucrados en las diferentes

áreas

de

la

organización,

siempre todas convergiendo hacia la optimización de los procesos de gestión documental

y

la

protección

de

los

materiales que sustentan la información

considerar que hemos tenido éxito en

que se resguarda.

nuestras acciones de conservación.

Al centrarnos en la Conservación, somos Para poner un caso; el de un manuscrito, conscientes que las acciones que se

que bien puede mantener su integridad

implementen

física,

deben

atender

dos

pero

que

ha

perdido

o

vea

condiciones al mismo tiempo, para tener

amenazada su capacidad para transmitir

éxito en la tarea: primero, prolongar la

información, porque la escritura es ilegible,

permanencia, que tiene que ver con la

por desvanecimiento de la tinta inestable

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Investigación

necesarios para su desarrollo regular y


Investigación

ante niveles de humedad altos, sino

procesos, conservación de originales y

porque el documento puede haber sido

preservación a largo plazo, entre otros.

dañado durante una inundación; esto en

Cuyo seguimiento puede contribuir a que

primera instancia genera problemas en la

logremos alcanzar nuestros objetivos en la

lectura y reproducción; siendo el riesgo

práctica de la conservación documental.

mayor cuando se trata de tintas de base metálica, adicional que se requiere para acceder a la información.

.

Finalmente, insistimos en que la práctica de la conservación debe enfocarse más en el ámbito de la prevención del deterioro ( p reservación )

antes

que

en

la

Limpieza periódica en depósitos, acción preventiva

reparación del daño; prevención alarga la vida del documento y permite que los Bibliografía referencial soportes especiales se mantengan en Adcock, Edward ( 2000 ) . IFLA: Principios para el cuidado y manejo de material de buen estado, protegidos hasta el momento bibliotecas. Santiago de Chile: Centro Nacional de la conversión y transferencia de la de Conservación y Restauración / DIBAM información

que

contienen.

Esto

sin

Conway, Paul ( 2000 ) . La preservación en el olvidar, que la restauración, además de mundo digital. Santiago de Chile: DIBAM

cara, no restituye en el documento todas

Fundación Histórica Tavera ( 2000 ) . Manual sus condiciones. Para quienes necesiten de planificación y prevención de desastres en contar con un documento guía de archivos y bibliotecas. Madrid

aceptación general y al mismo tiempo Ogden, Sherelyn ( 2000 ) . El manual de referencia especializada, pueden revisar preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center. las “ Directrices para la salvaguarda del Santiago de Chile: Centro Nacional de

patrimonio documental, ” elaborado por la Conservación y Restauración / DIBAM UNESCO en el año 2002, las que ofrecen Rose, Carolyn ( 1992 ) . “ Conservación preventiva ” . Asociación para la Conservación una serie de principios que hacen del Patrimonio Cultural de las Américas. referencia a aspectos como el manejo de Boletín 3:2, Diciembre. los

documentos,

trasferencia

información,

a l ma c e n a m i e n t o

manipulación,

estandarización

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de

UNESCO ( 2002 ) . Memoria del mundo: y directrices para la salvaguarda del patrimonio de documental. París: UNESCO

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Curso dirigido a personas con discapacidad auditiva esfuerzo se ve recompensado con el

inclusión social, en el mes de diciembre

empeño, aprovechamiento y dedicación

se llevó a cabo el Curso “ Gestión y

que muestran los estudiantes, como se

Organización

y

puede notar en sus calificaciones, que han

Documentos ” , dirigido a personas con

sido totalmente satisfactorias. En esta

discapacidad auditiva, el cual se impartió

oportunidad

de manera gratuita. Tuvo una duración de

excelentes notas 22 personas, quienes ya

20

han

horas,

sábados

de

Archivos

desarrollándose

en

las

los

instalaciones

días de

la

sido

lograron

culminar

certificados

por

con

nuestra

institución. Actualmente contamos con un panel de

Escuela Nacional de Archiveros.

docentes que ha sido capacitado en Lengua de Señas y son los que imparten estos

cursos

profesional.

Es

de

una nuestro

manera

muy

compromiso,

continuar capacitándolos y perfeccionando su metodología de enseñanza para cumplir con nuestros objetivos. Estudiantes en clase

El curso tenía como objetivo brindar conocimientos teóricos y prácticos de la Archivística realicen

para que

labores

de

los estudiantes apoyo

en

la

organización, descripción, conservación y servicio en un Archivo de Gestión; de tal manera que puedan ingresar al mercado laboral y acceder a un trabajo bien remunerado; tal y como lo vienen haciendo

Grupo de alumnos en el Archivo Periférico de la ENA

poco a poco desde el 2009, año en que se iniciaron estas actividades en la Escuela.

Seguimos preparando nuevos proyectos en

Con gran entusiasmo la ENA pone en este campo, los cuales serán comunicados marcha este tipo de eventos, y cuyo próximamente. Página 7

B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 9

Novedades

nuestra labor de

Continuando con


Novedades

PROGRAMA “JUEVES ARCHIVÍSTICO” 2014 N ° 1

2

Conferencias

Fechas

Conferencia “Aplicación de la Firma Electrónica”

Jueves 27 de febrero Auditorio “Los Incas” Miércoles 26 de marzo

Conferencia “La Factura Electrónica”

Auditorio “Los Incas” Jueves 24 de abril 3

Auditorio “Los Incas”

Conferencia “El DNI Electrónico”

Jueves 29 de mayo 4

Conferencia “Los Mapas Mentales y Cmap Tools”

Auditorio “Los Incas” Jueves 26 de junio

5

Viernes 27 de junio

Seminario Internacional

Auditorio “Los Incas”

6

7

8

9

10

Conferencia “Metodología Básica para la Gestión de Proyectos Archivísticos”

Conferencia “La Gestión de Archivos a través de Redes Sociales”

Jueves 31 de julio Auditorio “Los Incas”

Jueves 28 de agosto Auditorio “Los Incas”

Jueves 25 de setiembre

Conferencia “Liderazgo y Motivación”

Sala “Nasca” Jueves 30 de octubre

Conferencia “Community Management”

Auditorio “Los Incas”

Conferencia “Normas Conexas sobre la Gestión Documental”

Jueves 27 de noviembre Auditorio “Los Incas”

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Comunicando 19  
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