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Año 4, N° 18 Lima, noviembre 2013 Jr. Rodríguez de Mendoza Nº 153 Pueblo Libre Lima 21 - Perú www.ena.edu.pe

Comunicando

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

(51-1) 463-0132 (51-1) 460-3400

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Arch. Giannina Miranda Wilson


Clausura del Programa “ Jueves Archivístico 2013 Editorial

El 21 de noviembre se realizó nuestra última conferencia del Programa “ Jueves Archivístico ” del año 2013, que se denominó “ Talento Humano y Coaching en Archivos", en la que disertaron el Magíster Cristian Fabián Germán, destacado expositor de República Dominicana, quien es docente de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos; y la Archivera Sary Álvarez Benavente, egresada de esta Casa de Estudios; mostrándonos sus experiencias en este importante campo. La sala Nasca fue el escenario de esta actividad, recibiendo a una gran cantidad de público, quienes estuvieron muy satisfechos con la temática presentada. Con el esfuerzo y la dedicación de todo el personal directivo, administrativo y de servicios de la Escuela Nacional de Archiveros, se ha logrado desarrollar eventos académicos de calidad, con expositores nacionales e internacionales, logrando dotar a nuestra colectividad de archiveros no solo de conocimientos, sino también de experiencias vividas en el campo de la Archivística, de la tecnología, de la gestión del conocimiento, entre otros temas importantes para el campo de la actividad humana. Por otra parte, cabe destacar que se recibieron en las conferencias de los Jueves Archivísticos a más de dos mil quinientos ( 2 500 ) asistentes, siendo este el evento bandera de la Escuela Nacional de Archiveros, porque además se contó con la participación de archiveros de los más recónditos lugares de nuestro Perú profundo, quienes pudieron interactuar a través de las tecnologías de información y comunicación que fue facilitada por el Ministerio de Cultura. Cerramos pues el 2013 más que satisfechos por los logros obtenidos con el Programa “ J ueves Archivístico” , lo que nos motiva a preparar la programación para el próximo año con más novedades, en la que esperamos superar todas las expectativas, que mantengan a la ENA como la entidad educativa “ líder en la enseñanza de la archivística en el Perú” . Ing. Jorge Espino Sánchez Director de la ENA

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¿Qué son los Archivos Intermedios?

Desde el punto de vista sistémico contar con archivos para la implementación de una gestión idónea del conocimiento, es una necesidad. Sin embargo, los archivos intermedios no han sido calificados o considerados dentro de esta concepción. De esta forma muchas veces se considera a los archivos pasivos por dignidad y rescate de la memoria y el Patrimonio Cultural, o tal vez por su función de receptar pasivamente el testimonio de las actividades administrativas y ajustes de cuentas, el carácter probatorio de los documentos o la salvaguarda de muchos derechos ciudadanos; o tal vez porque una de las múltiples funciones que tiene es la valoración de información y el conocimiento para la correcta toma de decisiones. “ C onservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a la institución de archivo competente en razón de su valor archivístico ” . ( Cruz Mundet, 2001:93 ) . Los Archivos Intermedios no existen en nuestro país, salvo en el Archivo General de la Nación y algunos Archivos Regionales. Partimos de la premisa que los archivos son un activo en toda organización. Sin embargo, ¿todos los archivos son iguales? ¿Es acaso el archivo intermedio considerado un interludio posterior a la conclusión de utilidad o vida útil de la información de archivo? ¿Podemos considerar al archivo intermedio como una

fase obligatoria para toda valoración documental previa a la transferencia permanente de documentos históricos? ¿ Es válido el periodo de retención de quince años para su conservación y evaluación continua que permita su posterior propuesta de eliminación? ( D uplá Del Moral 2005:40 ) . ¿Es únicamente la fecha de prescripción del derecho, que se sustenta con la existencia del documento, que fundamentamos la existencia de los archivos intermedios?

Al respecto, si bien es cierto que los plazos precaucionales inician con el término de la vigencia, determinada por el fin de un hecho administrativo, los objetivos de conservación corresponden a los de responder a reclamaciones de cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o servir de sustento a otro

(*) Licenciado en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, actualmente labora en la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación. Página 3

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Por: Lic. José Villa Córdova (*)


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documento ahora vigente. Todos los archivos intermedios no tienen iguales funciones dependiendo la gestión documental en una localidad, región o nación. De ello se desprende su particularidad. Estos preceptos también se han generalizado a nivel internacional. Por ejemplo, en China el precepto intermedio es conocido como limbo ( Wu Baokang, 1989: 3 ) , en México como Archivo de Concentración. Al igual que la subsistencia de los archivos periféricos en el Perú, los archivos intermedios han sido considerados únicamente como una fase de administración de los documentos que han cumplido su vigencia administrativa. Si volvemos al criterio de evaluación de los documentos, la subsistencia de los archivos intermedios da continuidad al Archivo Intermedio. Desde que Meisner ( 1937 ) estableciera las tres reglas básicas para la valoración documental, la edad del documento, el contenido informativo y el orden jerárquico de las administraciones ( central y regional ) , la conservación de los archivos como valor primaria estando en el inicio de la cadena informativa, el control del ciclo vital del documento y la celeridad ya no parecen ser los únicos requisitos para ser archiveros ( Fung, 1997:16,35 ) . De esta forma como toda implementación de un modelo idóneo de gestión, un sistema archivístico o el conjunto integrado de distintos archivos ( fondos y colecciones ) en una entidad ( Sistema Institucional de Archivo ) , el flujo de los documentos debe controlarse, con la dirección y el monitoreo profesional ( s egunda premisa ) . Página 4

Sin embargo, si solo nos enfocamos en su concepción desde la perspectiva de los fondos y colecciones acumulados a lo largo del ciclo vital del documento o los procedimientos técnicos archivísticos, los archivos intermedios nos muestran únicamente una imagen parcial de sus necesidades. Otro enfoque corresponderá al conocimiento de otros agentes importantes en su desarrollo, así una perspectiva del usuario, su concepción y necesidades. Jaén señala que una de las características de este enfoque usuario y sus necesidades, permite detectar los hábitos, consumos y requerimientos primordiales de información que estos requieren. Por ende, surge la cuestión de si realmente conocemos cuales son las carencias de información que precisan esos colectivos. ( Jaen, 2005:35 ) .

Ahora bien, si consideramos que en los archivos intermedios únicamente procede la valoración de los documentos, es decir una etapa previa a la selección y al expurgo, con el objeto de conservar el Patrimonio Documental; esa conservación que reconoce su valor secundario y utilidad posterior para lo cual fueron creados, es también una visión parcial de una estrategia de micro valoración. Por otra parte ¿una mala aplicación del principio de procedencia y orden original puede trasladarse a los archivos intermedios? En el caso de los Estados Unidos, la referencia de existencia de archivos intermedios es más reducida, incluso con B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8


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su programa less process more product en y sin previa evaluación, y que este se los que los procesos son tantas veces manifiesta en los periodos cuestionados en virtud que limitan la correspondientes a la fase activa del ciclo accesibilidad a los usuarios y retrasan vital del documento ( tramitación y algunas de las operaciones más vigencia ) . Las tramitaciones están solicitadas. ( Green, 2005: 208 ) conclusas, pero un recurso o el regreso La archivística como todo constructo se sobre un asunto determinado puede concretiza con definiciones puntales y hacerlas tornar a la fase anterior. A partir enmarcadas en conocimientos científicos, de esta fase, y en adelante, los válidos para la concepción de una documentos están bajo la responsabilidad realidad. De esta forma entendemos al y manejo directo del archivero. ( Cruz archivo intermedio como la etapa de Mundet, 2001: 28 ) . concentración, tal como lo señala Cruz Debemos señalar otros enfoques, que Mundet ( 2011: 28) Sin embargo, no coinciden en esta propuesta, pero que coincidimos cuando sostiene que dejan de señalan la presencia y necesidad de estos ser utilizados con frecuencia, producto de de forma esporádica o aislada durante las transferencias de acuerdo a los plazos periodos largos de tiempo en silencio, y procedimientos establecidos por el volviendo su aceptación únicamente para archivero. Sí coincidimos con la definición el expurgo de los mismos. Estas barreras de archivo entendido como un sistema conceptuales muchas veces traen consigo corporativo de gestión que contribuye de confusión y recelo por parte de los manera efectiva, mediante una gestores documentales ( e ntiéndase metodología propia, a la definición de los encargados de generar o producir los procesos de producción administrativa, documentos ) , en virtud que la trasgresión garantizando la correcta creación de los del concepto subyace a las necesidades documentos, su tratamiento, conservación, prácticas, y muchas veces sin fundamento acceso y comunicación. ( Cruz Mundet, de las funciones de los archivos centrales. 2001: 28 ) En el Perú, la difusión de los archivos intermedios no es masiva; en tal sentido, su prestancia integra los distintos fondos documentales en las 25 regiones o en la nación. Su presencia se consolida activamente al sintetizar la gestión del archivo central en su fase final, permitiendo así un periodo de conservación precaucional y que exista un tratamiento técnico de los documentos, una propuesta y finalidad determinada. Existe un error al considerarlos Básicamente podemos precisar que los únicamente como receptores de archivos intermedios tienen como función: documentos, independientemente de su  Reunir ordenadamente todos los valor y que además tienen una actividad o documentos que circulan en una región movimiento de consulta casi nula, pasiva que hubieran cumplido su ciclo


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su valor primario ( e ntiéndase al valor otorgado por la gestión de oficina o trámite correspondiente ) , el desconocimiento de la utilidad para la cual fueron creados, deviene en una suerte de periodo de transferencia complementaria y muchas veces auxiliar a la labor de los archivos centrales. Por otra parte en ellos únicamente no debe respetarse el orden original impuesto muchas veces en forma equivocada por el gestor o por el archivo central y el Sistema de Archivo Institucional, como un “ e spacio intersticial entre gestión e historia ” . Ketelar ( 1 988 ) señalaba que estos instrumentos de empoderamiento y liberación tenían como derrotero la gestión oportuna de la información para su posterior enclaustramiento. ( Scott Cline,2009: 72,331 ) .

administrativo, tomando en consideración tanto su periodo precaucional de conservación, así como la gestión semiactiva de su funcionamiento  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.  Almacenar los documentos debidamente clasificados, ordenados y foliados  Establecer mecanismos de ubicación del documento de forma agilizada.  Asegurar la recuperación de información.  Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya transferidos.  Tienen un rol activo como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.  Los documentos que custodian cumplen una función probatoria cuando existen organismos o entidades que pretendan demostrar la realización de un acto.  Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución. La creación de los Archivos Intermedios no solo subyacen a la necesidad de un espacio intersticial de valoración y periodo precaucional, sino por el contrario también es necesario precisar que son fuentes inagotables de conocimiento, prácticas y sustento de derechos ciudadanos muchas veces agotados en la vía administrativa, más no en la vía judicial, investigación, etc.; es decir su valor secundario.

El problema es que el archivo intermedio, en realidad apenas ha materializado su existencia de manera firme, pues hasta el momento funciona en el Archivo General de la Nación y solo tiene como local propio parte del antiguo cuartel de Santa Catalina que sirve de depósito a los documentos del Censo de 1970

Adicionalmente existe otro óbice que corresponde a la concepción de los documentos conservados en los archivos intermedios, si bien es cierto han perdido

Más adelante precisa algunos alcances para el Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación: 01 archivero jefe ( 1 1-2 ) , 3 archiveros

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En el Perú la implementación de los archivos intermedios data de la década de los 80´s, muy a pesar que desde antes se administraba un archivo de los poderes del Estado. Es desde el Proyecto de Implementación del Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Documentos: RAMP Proyecto Piloto, elaborado por la UNESCO donde se establecen las recomendaciones para el desarrollo de los archivos en el Perú. En él Cortés Alonso ( 1981 ) señala:

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( j efes de sección) , 3 auxiliares de archivo y 4 secretarias contar con una cámara de desinfección, mesa grande para selección, máquina para destrucción de documentos expurgados, carros transporte de fondos, estantería para instalación temporal de fondos y un vehículo para transporte de fondos ( propio o crédito para alquilar el servicio ) . En el depósito contemplar 5,000 m.l. de estantería simple y doble faz ( según convenga en los depósitos ) , armarios para planos, higrómetro, extintores de incendios, Nuevo local del Archivo Regional de Ayacucho aparatos de alarmas, aparatos acondicionadores de aire ( temperatura, humedad ) , aparatos de purificación del BIBLIOGRAFÍA aire ( polvo, contaminación ) , puertas y vanos de seguridad entre otros. ( Cortes CORTEZ ALONSO, Vicenta. Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Alonso, 1981:53 ) Documentos. París: RAMP Proyecto Piloto. UNESCO, 1981. En la actualidad muchos de los equipos necesarios no han sido considerados, CRUZ MUNDET, José. Manual de Otros con mucho esfuerzo se han ido Archivística . Madrid: Fundación G. adquiriendo y se ha planificado su Sánchez., 2001. adquisición. El caso en las localidades y DUPLÁ DEL MORAL, Ana. “ Glosario de regiones es similar; se carecen de Terminología Archivística ” . Revista del herramientas para el funcionamiento de los Archivo General dela Nación del Perú 24. Archivos Intermedios a nivel regional. En Lima , 2004. ello nos encontramos pues frente a la GREEN, Mark A. & Dennis MEISSNER.. problemática de la Política Archivística en “ M ore Product, lessprocess: Revamping el Perú que no es exclusiva del Estado. tradicional archival processing ” , Toda institución, gubernamental o privada, AMERICAN ARCHIVIST. 68, 2005. con o sin fines de lucro y hasta cada familia debe formular y aplicar una política VASQUEZ MURILLO, Manuel. Recorrido de manejo de documentos nacidos en una Satelital sobre una política archivística. tramitación y de la información que Registro, 2004 contienen. ( Vasquez, 2004: 5 ) . JAEN GARCÍA, Luis. El Sistema Nacional No obstante existen buenas prácticas como de Información Archivística: como modelo las del Archivo Regional de Ayacucho que de unificación de archivos . Editorial con voluntad y decisión ha podido adquirir Universidad de Costa Rica, 2006. un nuevo local válido para la conservación CLINE SCOTT. TotheLimit of OurIntegrity: de la memoria institucional y en ello el Reflectionson Archival Being . The Archivo Intermedio. American Archivíst. Seattle, 2009.


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Los Archivos Históricos y la Investigación Por: Arch. Giannina Miranda Wilson (*) Hoy en día pocas p e r s o n a s encuentran utilidad a la investigación histórica más allá de la que pueda reportar a su propio autor. Cuando un científico de otras disciplinas realiza un descubrimiento trascendente, como la cura de alguna enfermedad, jamás se pone en duda que su aporte sea vital para el desarrollo de la sociedad. ¿Por qué un investigador social no tiene similar reconocimiento? Toda sociedad necesita indagar en su pasado, proyectar un cambio a partir del entendimiento de lo que ha sido, para entender lo que es y lo que podrá, con esfuerzo, llegar a ser, porque: Somos el resultado de nuestros antecedente y el origen de lo que vendrá después. Si sabemos aprovechar las enseñanzas tendremos facilitado el trabajo para nuestro desenvolvimiento, y si sabemos dejar memoria de esta actualidad que vivimos facilitaremos el camino a las generaciones futuras.( P escador del Hoyo, 1991: 59 )

Cultural de la Nación ” , señala: Artículo 48º.- Investigación de bienes culturales muebles Los propietarios o poseedores de bienes culturales muebles permitirán a los investigadores debidamente acreditados por los organismos competentes, el acceso a tales bienes, quedando dichos organismos obligados a brindar al propietario en forma gratuita el resultado de la investigación.

En el Perú poco se ha avanzado en cuanto a la apertura de los archivos históricos públicos y privados a los investigadores, pues son grandes las trabas que se les ponen para llevar a cabo sus indagaciones, pese a que el Reglamento de la Ley 28296, “ Ley General del Patrimonio

característico de la archivística es de vital importancia para la investigación histórica. Por ello, Bauer decía: Los Archivos son, por regla general, conjuntos orgánicos, y deben ser administrados con arreglo a ello. Esto significa, por consiguiente, que el que

La Historia y la Archivística Es reconocida la importante relación existente entre la Archivística y la Historia. La segunda cumple un rol de ciencia auxiliar de la primera para las tareas de Organización, específicamente la Clasificación, y de Descripción. La Archivística también es una disciplina auxiliar de la Historia, en tanto que le permite acceder a las fuentes documentales escritas; pero no solo ello, pues para el historiador es fundamental también que esas fuentes puedan ser reconocidas según su productor, pudiendo hacer uso del documento en su real contexto. Es decir, el Principio de

P r o ced en c ia

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(*) Profesional en Archivos por la Escuela Nacional de Archiveros, Bachiller en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. actualmente trabaja en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

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Ciertamente, las fuentes archivísticas no son las únicas de las que puede valerse el historiador, pero son esenciales para determinados periodos de tiempo y temas de investigación. Al respecto, Porras decía: «Las fuentes escritas o documentos son objetos de la Historia Científica. Esta nace con el espíritu de investigación y de crítica» ( Porras, 1963: 14 ) . El archivo histórico bien llevado, que toma en consideración a su usuario, debe proporcionar los medios para localizar en forma rápida la información, a través de los instrumentos descriptivos, especialmente los catálogos. Debe recordarse que en el siglo XIX, el servicio a la investigación histórica fue la prioridad de la Archivística, logrando su configuración como disciplina auxiliar de la Historia: […] los archivos desarrollaron desmesuradamente la función de servicio al historiador, y la Archivística buscó Página 9

nuevas teorías encaminadas a conseguir que el archivo prestase buen servicio a la Historia. Una de ellas se va a convertir en el principio fundamental de la disciplina archivística, el ya mencionado principio de procedencia o de respetos de los fondos, que, en definitiva no es más que el orden natural en que se han ido produciendo los documentos por la institución que los ha generado, lo que permite conocer su evolución histórica. ( Mendo, 1995: 30 ) La relación entre el archivero y el historiador tiende a ser fructífera. Cuando un archivero presta servicio a un usuario investigador, se lleva la satisfacción de haber contribuido con un trabajo que llenará los vacíos acerca del conocimiento de nuestro pasado. Por su parte, el historiador está interesado en escuchar del archivero acerca de todas aquellas «joyas» que haya encontrado en su camino de aplicación de los procesos archivísticos en el acervo documental que maneja. No se requiere que el archivero sea un erudito, pero sí que tenga la paciencia de escuchar a su usuario para comprender mejor la línea de su investigación y evitarle sumergirse entre documentos que no le reportarán provecho. El archivero, sin ser historiador, bien puede detectar la importancia de los documentos que constantemente revisa y brinda en servicio. No se les exige a los archiveros que investiguen científicamente un tema determinado, pero sí que tengan el sentido agudo para determinar lo que puede ser motivo de un trabajo de investigación y requiere ser puesto en conocimiento a través de la elaboración de instrumentos descriptivos. El servicio a los investigadores La posición de los investigadores respecto a los archivos ha variado grandemente. En B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8

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investiga en un Archivo debe indagar las circunstancias originarias y las relaciones entre las distintas oficinas y autoridades, de las cuales se derivó la colección y que, por así decirlo, debe recorrer nuevamente el curso anterior de los asuntos, el curso que las actas debieron seguir. ( Bauer, 1970: 563 )


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los inicios, cuando no existía la disciplina archivística formalmente, muchos historiadores, entre otros profesionales, se abocaron a la tarea de organizar los diferentes repositorios dispersos, a veces con criterios no muy adecuados si lo vemos desde las actuales perspectivas archivísticas, pues primaba la orientación temática, práctica por demás arbitraria, pues lo que es un tema a destacar para un investigador, no lo es para otro.

En ese entonces, el acceso a la documentación histórica era bastante restringida por la misma dispersión de los archivos y la falta de instrumentos de control. Fernando Silva Santisteban describió lo siguiente en 1956: Hasta hace poco tiempo, la labor del investigador era verdaderamente ardua, la documentación dispersa y sin la menor guía se guardaba como una cosa vedada, el historiador tenía que defenderse a favor de la suerte y de los archiveros. Para remediar este mal se decidió franquear al público los repositorios de papeles antiguos que poseía el Estado, preocupándose de concentrar en un solo lugar los fondos de diversa procedencia que yacían esparcidos por distintas oficinas públicas. Fue esta la primera medida que facilitó grandemente la labor de los estudiosos dedicados a la Página 10

investigación del pasado peruano. ( Silva Santisteban, 1956: 149 ) Señalaremos a continuación las dificultades a las que se enfrentan actualmente los investigadores: a ) . Limitaciones de acceso: la falta de acceso a muchos archivos históricos es un gran problema para los investigadores. De los 67 archivos que participaron en el Censo Guía que se ejecutó desde el 2004 y figuran en la página del Ministerio de Cultura de España, 34 señalan ser de «acceso restringido»; sin embargo, los de «libre acceso» no lo son tanto puesto que, al no contar con instrumentos descriptivos, no ofrecer servicios de reproducción y carecer de espacio para atender a los investigadores, no pueden brindar un servicio completo. A esto hay que añadir que, como se ha señalado líneas arriba, muchos documentos históricos no se encuentran en archivos propiamente dichos y su acceso es imposible, tal como señalaba Vicenta cortés: Los investigadores no pueden acudir a algunos archivos porque, de entrada, como ya hemos dicho, no sabemos que existan siquiera. En caso de que lo sepan, y aunque exista el deseo de los responsables de los mismos por hacerlos accesibles, pueden encontrarse en el caso de carecer de instalaciones, recursos y personal, de todas o de algunas de estas «causas condicionantes», que hacen negativa la oferta de atención a los consultantes. ( Cortés Alonso, 1979: 272 ) No obstante, la legislación archivística contempla la accesibilidad a los archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos, tal como lo señala el Reglamento de la Ley N.° 25323, “ L ey de creación del B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8


Los investigadores nacionales, fundamentalmente los de provincias, requieren del archivero una especial consideración. Ya se sabe que en muchas ocasiones carecen de los recursos suficientes, por ello no se les puede poner trabas y hacerlos regresar incontables veces. En una ocasión, brindando servicio en un archivo histórico del sector público, un investigador puneño, un antropólogo aimara, explicó el objeto de su investigación para la tesis de maestría por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Esta experiencia fue bastante aleccionadora, fundamentalmente porque este señor era portador de una historia viva que muchos investigadores renombrados quisieran poseer. Como era un descendiente de comuneros de una zona cercana a Huancané, explicó la demarcación de su comunidad según parcialidades y la lógica de la heredad entre mujeres y hombres. Mientras revisaba visitas de inicios del siglo XVIII, fueron de gran asombro las conjeturas a las que llegó y lo maravillado que estaba de constatar la permanencia en la zona de varias familias, incluida la suya, a través de los siglos, consignados en documentos tan antiguos; los apellidos descritos en ellos no Página 11

le eran ajenos. ¿Cómo negarle a una persona con un bagaje cultural tan rico y con un sentido de la investigación tan bien orientado mayores alcances acerca de su tema? Esos alcances no se limitaban a la documentación existente en el archivo que estaba consultando, iban más allá, y se le orientó acerca de la necesidad de revisar otros archivos. En los archivos históricos no sólo se brinda servicio a los historiadores, pues profesionales de otras ramas también acuden a ellos, formando el grupo de investigadores, usuarios preponderantes de todo archivo histórico. Antonia Heredia dice: En los archivos históricos, la comunicación de la información se traduce en elaboración de la Historia. Pero hay que hacer notar que hoy también se constata que es necesaria para otras ciencias como la Geografía, el Arte, la Geología, la Antropología, la Farmacia ( Heredia, 1989: 381 ) La documentación histórica no debe ser cerrada bajo llave porque su conservación sería inútil. El pasado nos puede abrir puertas hacia el futuro, las experiencias de antaño deben constituirse en un derrotero para las decisiones de hoy. Negarnos la oportunidad de conversar con nuestros antepasados y poner en limpio temas que siguen siendo de debate, porque no han sido resueltos aun, sería una gran necedad. El archivero se convierte, para el historiador, en la llave que brindará acceso a un mar de documentos trascendentales. Mención aparte merece la falta de acceso a documentos considerada por algunas instituciones como «clasificados» o «reservados», que no tiene razón de entrar en esa categoría por el lapso de tiempo transcurrido. B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8

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Sistema Nacional de Archivos ” , aprobado por Decreto Supremo N.° 008-92-JUS: Artículo 36°.- Todos los documentos que custodian los archivos integrantes del Sistema Nacional son accesibles al público en general de acuerdo a las normas administrativas vigentes sobre el particular con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y la seguridad nacional y a la privacidad o intimidad personal. El procedimiento se establecerá de acuerdo a las normas dadas por el Sistema Nacional de Archivos.


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b ) . Deficiencias en el servicio de reproducción: sus causales son de diferentes tipos, la primera de ellas puede ser la inexistencia de equipos para otorgar ya sea copias fotostáticas o digitalizadas, lo cual obliga al investigador a pasar horas enteras en las salas de investigación cuando, por lo general, lo que requiere es recabar toda la información necesaria y tomarse su tiempo para procesarla. Esto siempre y cuando la documentación no se encuentre deteriorada. Sin embargo, por el lado contrario, tenemos archivos que cuentan con equipos y la posibilidad de entregar reproducciones; pero, por pertenecer al sector público y no estar debidamente establecido este cobro, no se realiza el servicio o se hace de forma limitada. La figuración en el Texto Único de Procedimientos Administrativos ( TUPA ) del servicio de reproducción en el sector público es un gran escollo para la investigación puesto que, si está estipulada, ello limita grandemente la investigación por volverla a veces demasiado onerosa; pero si no lo está, es más perjudicial, porque ni siquiera con dinero se puede obtener un servicio que en los archivos más reconocidos del mundo es fundamental. Estos vacíos en la normativa peruana resultan ilógicos si tomamos en cuenta que el resguardo del Patrimonio Documental no está siendo debidamente atendido por falta de recursos, y he aquí que nos vemos rechazando una importante fuente de ingresos que podría redundar en su beneficio. Existe otro problema con el cobro de derechos de reproducción: no hay un costo homogéneo y algunos archivos históricos suelen recargar excesivamente este Página 12

derecho. Anteriormente existió una normativa que incentivaba la investigación en lugar de volverla onerosa; por ejemplo, la Ley 16997, del 9 de mayo de 1968, al establecer el arancel de derechos a cobrar por los servicios que prestaba el Archivo Nacional, estipuló lo siguiente: Artículo 5° .- Quedan exceptuados del pago de estas tasas los historiadores peruanos, respecto de las copias fotostáticas o microfílmicas que soliciten para fines de estudios e investigación, que sólo abonarán el costo del material empleado. Para las copias simples que soliciten de los documentos históricos, gozarán de una reducción en la tarifa, dentro de las posibilidades del Archivo, que les otorgará las mayores facilidades.

Si bien es cierto la demanda se ha acrecentado con respecto a los años en que se emitió esta ley, pese al avance de la tecnología hoy en día, las actuales tarifas hacen más accesibles las reproducciones documentales a los investigadores extranjeros que a los connacionales, ya que los primeros cuentan con un presupuesto del que, por lo general, carecen los segundos. B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8


proporcionarse con la misma facilidad con el que nos es ofrecido. También está el tema de evaluar qué documentación es pertinente de poner en manos de investigadores extranjeros sin que eso dañe los intereses de nuestro país; situación que se vio reflejada en el contexto del litigio marítimo entre Perú y Chile ante la Corte Internacional de Justicia de La Haya. c ) . Falta de instrumentos descriptivos: el archivero de los archivos históricos debe involucrarse más en las investigaciones de sus usuarios, dialogar con ellos en relación a sus temas de investigación de forma que pueda orientarlos satisfactoriamente y conocer sus necesidades; no obstante, no debe sustituir al usuario su labor de investigación. Antonia Heredia señala sobre la labor de servicio del archivero lo siguiente:

Estas deficiencias impiden que a nivel internacional podamos responder a los servicios brindados por archivos o investigadores extranjeros. En una oportunidad, en un archivo histórico se brindó servicio a dos investigadores brasileños que formaban parte de un proyecto relacionado con el tema fronterizo de su país y ofrecieron proporcionar gran parte de la información digitalizada por ellos, recabada a lo largo de su investigación y que era, obviamente, de interés para el Perú. Causó grata sorpresa el desprendimiento con el cual ofrecían el fruto de gran parte de su trabajo, y lo correcto habría sido ofrecerles en reciprocidad iguales beneficios. Pero, fatalmente, chocamos en nuestro país con una burocracia compleja, además de la falta de personal y recursos, que nos impiden prestar un servicio que debería Página 13

No podemos olvidar que el archivero tiene obligación de facilitar los documentos, la información general y la orientación sobre los fondos que custodia a través de los instrumentos de descripción que ha de elaborar y tener al día, también de comunicar información sobre datos concretos solicitados, pero en ningún caso habrá de dedicar su tiempo a investigar sobre temas amplios o inconcretos en cuanto a su localización para provecho de alguien cuya misión sea precisamente la investigación. ( Heredia, 1989: 382 ) Solo asistiendo a los investigadores en sus pesquisas se puede tener una idea más fidedigna de las necesidades en cuanto a los instrumentos de descripción: La clasificación y catalogación de los documentos es tan importante como la B o l e t í n E l e c t r ó n i c o “ C o mu n i c a n d o ” N ° 1 8

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En algunos archivos históricos extranjeros se hacen solicitudes de servicio a través de correos electrónicos y se abona el monto en una cuenta, como hacen las bibliotecas más reconocidas del mundo. La tecnología ha sido creada para acortar distancias y dificultades, y brindarnos la información de forma inmediata en beneficio de la ciencia. Parece que en ello estamos a la retaguardia.


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conformación de los propios archivos. No basta reunir, hay que acrecentar con nuevas adquisiciones los fondos existentes y ponerlos en las mejores condiciones para aprovechar de ellos toda información histórica( S ilva Santisteban, 1956: 149 ) La guía es esencial en todo archivo histórico, sin ella el propio archivero se ve impedido de brindar servicio; es además un instrumento difusor de la riqueza documental del archivo. Actualmente son contadas las guía elaboradas por archivos históricos, por lo general de los más conocidos. Pero el instrumento que más beneficios brinda al investigador y a la preservación de los documentos es el catálogo. Catalogar constituye una tarea compleja, puesto que requiere la lectura paciente de los documentos, además de un estudio del contexto en el cual fueron redactados. d ) . La desconfianza que inspiran los investigadores nuevos: Los investigadores que acuden constantemente a un archivo suelen ganarse la confianza del archivero, en tanto que las personas nuevas generan natural recelo. Sin embargo, se deben buscar los mecanismos que generen seguridad ante los nuevos usuarios y exigir indistintamente a todos los mismos requisitos, brindando igual trato. Para ello, es indispensable que el archivo cuente con un reglamento de servicio al que se deben sujetar todos los usuarios sin distinción. También sería importante que se contara con un registro nacional de investigadores que permita a los archivos históricos identificar a sus investigadores y hacer un seguimiento de sus investigaciones.

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e ) . Problemas del horario: muchos archivos restringen a unas pocas horas su servicio, siendo este por lo general de lunes a viernes en horarios de oficina, tal como señalara Beatriz Montoya: En casi todos los archivos el horario y los días de atención al público están supeditados al personal con que se cuenta, y por lo general como este es escaso, ningún archivo del Perú funciona más de 8 horas y en días feriados. ( Montoya, 1985: 70 ) Evidentemente, ello no es problema para quienes se dedican a tiempo completo a la investigación histórica; sin embargo, hay un sector considerable de profesionales que laboran en diferentes centros y destinan sus horas libres a la investigación, ya que sabemos que esta no siempre proporciona lo medios suficientes para subsistir. La Sala de Investigaciones de la Biblioteca Nacional del Perú tuvo la brillante idea de funcionar por un tiempo los días sábados e incluso domingos, siendo de gran ayuda a la investigación; no obstante, este servicio se eliminó.

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Investigación

Cada usuario, sea un investigador especializado o no, sea connacional o extranjero, debe ser tratado con la característica actitud servicial del archivero, porque su paciente consulta a la documentación histórica implica un aporte a la cultura e identidad nacional. Ya se ha mencionado líneas arriba el caso de un investigador aimara que orgullosamente deseaba hacer una investigación histórica acerca de su propia comunidad. Si cada peruano como él se interesara en su pasado, la historia del Perú estaría mejor armada, sería más concientizadora y fidedigna. Por ello, decimos que los archivos históricos cumplen un papel fundamental en el engranaje de la identidad nacional, son focos de cultura incuestionablemente. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos deben tener un rol participativo en la vida cultural del país. Para ello deben contar con personal suficiente en cantidad y calidad, un fondo editorial por el cual se estimulen las publicaciones archivísticas e históricas, un reconocimiento mayor a nivel nacional e internacional, y deben participar en más de una actividad cultural nacional. Los archivos históricos deben ser entendidos como espacios de cultura que también pueden generar recursos propios en beneficio de su implementación. Queda por decir que la Archivística debe contemplarse como una disciplina tan necesaria para la cultura y la administración que su inexistencia haría colapsar a toda una nación, por ello debe renovarse, porque una disciplina que no se renueva está condenada a la extinción.


Fotografías

Conferencia: “ T alento Humano y Coaching en Archivos ”

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