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Programa


¿Cuál es el valor de la documentación?  Garantizar la repetitividad y la trazabilidad

 Proporcionar evidencias objetivas  Evaluar el desempeño del proceso  Difusión de conocimientos  Comunicación de la información  El procedimiento NO DEBE ser un fin en sí mismo, sino un medio de describir un proceso


Características de la Documentación

 Cada organización define y decide el

formato y extensión de la documentación de su sistema de gestión de calidad siempre que permita garantizar que los procesos se lleven a cabo como corresponden, por lo cual van a estar condicionadas de los siguientes puntos:


Características de la Documentación 

Tamaño de la organización

Tipo de actividades realizadas

Productos y/o servicios ofrecidos

Complejidad de los procesos

Interacción entre los procesos

Competencia del personal

Herramientas y tecnología disponible


Soporte de la Documentación  La documentación se puede realizar en cualquier forma o medio

sustentable y perdurable en el tiempo:  

  

Papel Discos magnéticos, electrónicos u ópticos Fotografías Vídeos Muestras patrón, etc.


Documentación  Para asegurar que el sistema de gestión de la calidad

existe y está completo: 

Debe ser documentado formalmente,

Debe ser aprobado por la Gerencia, y

Debe ser difundido involucrados.

a

todos

los

usuarios


Documentación  La documentación debe describir, con el detalle

requerido para un adecuado control:  Las actividades,  Las responsabilidades y autoridades y  Las interrelaciones del personal.  La documentación debe definir:   

Las diferentes actividades a realizar, La documentación a utilizar como referencia y Los controles que se deben aplicar.


Base para Documentar:


Tipos de Documentos utilizados en los SGC  Manuales de calidad: documentos que proporcionan información coherente,

interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización;  Planes de calidad: documentos que describen cómo se aplica el sistema de

gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato específico;  Especificaciones: documentos que establecen requisitos.

 Directrices: documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.  Procedimiento e instructivos: documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.  Registros: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos.


Niveles de Documentos utilizados en los SGC Manual de Gesti贸n

Procedimientos

Instructivos

Registros


Formato Estándar

 Cualquiera sea el formato, DEBE ser estándar y común: 

 

Manual de la Calidad. Procedimientos. Instrucciones de Trabajo.

 Ventajas:  

Facilidad de lectura. Rapidez de comprensión.


Formato Estándar

Ejemplo de elementos a considerar en el formato:

 Encabezado de página: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO

Código: Revisión: Fecha: Página:

ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

 Pie de página:

Documento controlado – Reproducción prohibida sin autorización Coordinador Calidad


Recomendaciones  Utilizar un lenguaje sencillo, claro y directo.  Escribir oraciones cortas, bien escritas.  Usar párrafos breves.

 Preferir lo simple a lo complejo.  Desarrollar el vocabulario, pero evitar palabras innecesarias.  Utilizar bien el lenguaje, con buena ortografía, sintaxis y semántica.

 Utilizar bien el tiempo de los verbos.  No ahorrar artículos ni preposiciones.


Recomendaciones  No abusar de las abreviaturas.  Tomar en cuenta la experiencia y preparación de los lectores.  Escribir con un estilo uniforme.  Escribir para expresar, no para impresionar.  No repetir información y preferir referencias.  No omitir secciones.


Número de Copias

 Número finito y definido de copias.

 Sólo copias controladas.  Número apropiado de copias.  Copias accesibles.  Copias actualizadas.


Número de Copias  Ejemplo de control de documentos:

Almacenamiento registros Tipo Document o

Nombre

Distribución

Responsabl Fecha Copia Código Vigente Formato Lugar Tiempo Disposición Versión Fecha Formato e Aprobación entregada a:


Codificación  Se deben definir los códigos de los documentos.  Ejemplo: 

 

Tipo de documento:  P : Procedimiento  I : Instructivo  R : Registro  M : Manual Áreas:  CA : Calidad  AF : Administración y Finanzas  PR : Producción Número:  01 : Correlativo Procedimiento P.CA.01 Manual M.CA.01 Registro R.CA.01/01 Instructivo I.CA.01


¿Qué entiendes por «Gestión Documental»?


Gestión documental  ¿Qué es la gestión documental?  Conjunto de acciones que permite tener los documentos del

sistema de gestión: 

Define responsabilidades referente a la aprobación de la documentación.

Ordenados y actualizados.

Protegidos y al alcance del personal que está involucrado en el proceso.


Gestión documental Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3. 

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión: 

¿Quién debe aprobar los documentos?  Gerente de área.  Gerente General.  Directorio.

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente: 

¿Quién y cómo se actualizarán los documentos?  Cada dueño de proceso o de área.  Cada cuanto tiempo se revisa y se actualiza o  Cuando hay una mejora.


Gestión documental Ejemplo de control de elaboración, revisión y aprobación de documentos.

<TIPO DOCUMENTO> <NOMBRE DOCUMENTO> SISTEMA DE GESTIÓN Y CALIDAD

Elaborado por: Cargo: Fecha:

Revisado por: Cargo: Fecha:

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA

Aprobado por: Cargo: Fecha:

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Gestión documental Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.  Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.  ¿Quién y como realizará la difusión?  Reuniones de área  Mail o informativos  Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso  ¿Quién y cómo se realizará distribución?  ¿Cuántas copias existirán?  En Servidores  En carpetas por áreas  En vehículos de terreno o áreas operativas.


Gestión documental Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.  Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.  ¿Cómo se protegerán los documentos?  Archivadores  Carpetas digitales con clave  En formatos no modificables como PDF  Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución.

 ¿Cuáles son nuestros documentos externos?  ¿Cómo se controlarán?


Gestión Documental  Ejemplo de control de documentos:

Almacenamiento registros Tipo Document o

Nombre

Distribución

Responsabl Fecha Copia Código Vigente Formato Lugar Tiempo Disposición Versión Fecha Formato e Aprobación entregada a:


Gestión documental Requisito ISO 9001:2008, 4,2,3.  Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.  ¿Qué se hará con las copias obsoletas?  Eliminarlas  Guardarlas

Documentacion Procesos  
Documentacion Procesos  

Documentacion de Procesos

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