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Samstag, 9. Februar 2019

Büro & Computer

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Wie man gemeine Zeitfallen erkennt und umgeht Pünktlich das Büro verlassen, Zeit mit der Familie und Freunden verbringen, Hobbys nachgehen und nebenbei für das Unternehmen noch Geld sparen. Für die meisten Topmanager klingt dieses Szenario wie ein Traum – muss es aber nicht! Christine Walker, Gründerin der PLU Unternehmensgruppe und Mutter von zwei Kindern, weiß, wo die Zeitfallen der Chefs liegen: 75 Prozent der Führungskräfte delegieren nicht richtig, beschäftigen sich mit falschen Dingen und vor allem nutzen sie das Potential ihrer Assistenzen zu wenig. Die Powerfrau kennt die größten Zeitfallen, in die nicht nur Manager immer wieder geraten. 5 Tipps, die sich sofort umsetzen lassen und große Erfolge bringen: 1. Meeting Marathons – So reduzieren Sie Meetingzeiten um 50%! Schluss mit langweiligen „Kaffeekränzchen“. Nutzen Sie Meetings endlich für das, wofür sie da sind: Zum in-

formieren, Ziele festlegen und Entscheidungen treffen. Eine Agenda, definierte Teilnehmer und klare Zeitslots machen das möglich. Ernennen Sie einen Teilnehmer zum „Timekeeper“, der dafür sorgt, dass die definierten Zeitslots, drei bis fünf Minuten pro Thema/Person, eingehalten werden. Drei bis fünf Minuten reichen nicht? Falsch! Jedes Thema kann in diesem Zeitraum vorgestellt werden – die Tagesschau und Zeitschriften mit „fetten Headlines“ und knackigen Textboxen zeigen jeden Tag, wie informieren funktioniert, denn „In der Kürze liegt die Würze“. So werden Meetings vom „Business und Brain Killer“ zum „Business Booster“.

3. Strukturiertes Chaos – wie das Leben einfacher wird! Jeder hat so seine kleine „Flohmarkt“ und „Kruschel-Ecke“ - das ist OK, aber bitte nicht überall und schon gar nicht im Büro. Ordnung ist das halbe Leben und im wirtschaftlichen Kontext sogar ein Umsatz- beziehungsweise Profit-Booster. Mit dem 5-S-Modell (Sortieren, Sichtbare Ordnung, Sauberhalten, Standardisierung sowie Standards einhalten) verwandelt sich jedes Chaos zu einem effizienten Prozess um. Wenn mit den Jäger und Sammler Allüren Schluss ist, ist auch Schluss mit suchen & finden, und Sie können 2. Ebbe statt E-Mail Flut – sich um das eigentliche Business kümmern. herrlich! Wenn Sie zu denjenigen gehören, die, ohne dass sie 4. Arbeiten lassen – aliviele E-Mails schreiben, as „Delegieren“! trotzdem hunderte pro Tag Sie haben ein gutes Team bekommen, empfehle ich oder vielleicht sogar eine das „Quick&Dirty“ Prinzip: Top-Assistenz? Na dann, Es gibt am Tag drei feste lassen Sie arbeiten! Ihre Uhrzeiten á 15 Minuten in Assistenz und Ihr Team denen Sie Ihre Mails che- wird dankbar sein, wenn cken. Und zwar so: Zeigefin- Sie endlich machen und ger auf die „Delete-Taste“ zeigen dürfen, was Sie und verschont wird nur, was können und was in Ihnen sein MUSS, was krass her- steckt. Schluss mit Mikroaussticht, weil interessanter management, zwölf StunE-Mail Name, wie z.B. Chris- den-Tagen und Johnny tine Walker, knackiger Be- Controletti. Aber Achtung! treff, die ersten zwei Zeilen Arbeiten lassen, hört sich innovativ oder einfach hip, so einfach an, bedeutet jedoch „die hohe Kunst der cool oder provokant sind. Wenn Sie zu denjenigen ge- Delegation“ zu beherrhören, die selbst stunden- schen und leben. lang Textwüsten verfassen und diese an zig Personen 5. Perfektionismus – nound noch in „cc“ setzen body should be perfect! empfehle ich, das einfach zu Perfektionismus ist langlassen, dann hört auch bei weilig und stößt auf Ablehnung. Erlauben Sie sich Ihnen die E-Mail-Flut auf. Wer weder löschen noch auf einfach mal Fehler zu maviel Schreiben verzichten chen. „Es sind nicht die will, dem empfehle ich die Erfolge, die uns weiter 4-D-Ordnerstruktur: Do – bringen, sondern die DeDelegate – Delete – Done. saster“, sagte schon Coco E-Mails werden zugeordnet Chanel. Improvisieren Sie und nur was wirklich wich- und lassen Sie sich einfach tig ist, also im „DO Ordner“ mal spontan auf Situatiolandet, bearbeitet/erledigt. nen ein, ohne vorher großWer möchte, kann mit dieser artig zu planen. Ihr Leben Struktur das ganze E-Mail- wird leichter, lustiger und Management auch an eine noch erfolgreicher werden, das verspreche ich Ihnen! gute Assistenz delegieren.

Foto: rawpixel

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Mangfalltaler blick - Ausgabe 06 | 2019  

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