Page 1

BioDataSheet è un sistema software per creare, gestire e pubblicare  documenti relativi a prodotti: protocolli, datasheet, schede  informative, schede marketing.  Non gestisce solamente i documenti, li crea.          Il concetto di BioDataSheet si basa su  modelli: documenti per prodotti simili sono creati con il minimo sforzo e in  modo seriale, anche le modifiche possono essere applicate a serie di documenti in pochi istanti. Variabili relative  al  prodotto  specifico  permettono  di  personalizzare  il  documento  singolo,  basandosi  sul  modello  generale.  Un  flusso di approvazione assicura una gestione certa di tutto quello che si produce, la produzione in formato PDF  avviene in automatico e, volendo, direttamente sul proprio sito. 

Con un browser web in azienda si gestisce il sistema di creazione e modifica documentale, da qualsiasi postazione    La gestione dei documenti relativi ai prodotti diventa ogni giorno sempre più importante; saper determinare  l’ultima versione in un click, dove i documenti siano e non perdere tempo nelle modifiche seriali è un  vantaggio  competitivo e un notevole risparmio di tempo.  Biodatasheet gestisce i dati dei documenti in un database, creando direttamente i documenti e permettendo così  un’unica gestione efficiente che assicura il controllo delle emissioni, l’omogeneità dei documenti, la sicurezza  nelle versioni e infine rende l’Azienda indipendente da una gestione di singoli individui.  La velocità nel redigere documenti in serie mediante modelli, permette un risparmio incredibile di tempo e  assicura una pay‐off del sistema software immediato, così come per le modifiche in serie: in minuti si modificano  centinaia di documenti.  L’emissione del documento è controllata da un ciclo di approvazione.        pag 

1


APPROVAZIONI e CONTROLLI  Un  flusso  di  approvazione  fa  sì  che  solo  i  documenti  approvati  dal  supervisor  abbiano  l’egida  di  essere  pubblicati o inviati ai Clienti.  CREAZIONI MULTIPLE  Basandosi  su    modelli  ,  il  sistema  può  creare  o  ricreare  centinaia  di  documenti  con  un’operazione  batch.  Un  modello  grafico  determina  il  layout  base,  mentre  un  modello  contenuti  determina  il  testo,  immagini,  tabelle  comuni  a  tutti  i  documenti;  utilizzando  le  variabili  si  personalizza  ogni  documento  (e  per  la  stesura  di  quest’ultimo si devono sono dichiarare le variabili!)  MODIFICHE in SERIE  Per esempio quando cambia un testo di una legge o di un  regolamento:  tutti  i  documenti  basati  su  quel  modello  possono  essere  riemessi  cambiando  il    modello,  salvati  nella  directory  Aziendale  e/o  inviati  al  proprio  sito  Web  ripubblicandoli  o  ancora  inviati  via  email  tramite  una  newsletter automaticamente a tutti i Clienti.  VARIABILI per i MODELLI  Utilizzando  le  variabili  e  una  struttura  dei  documenti  a  capitoli, è possibile utilizzare testi comuni a documenti per  prodotti  (o  servizi)  diversi,  dando  alle  variabili  un  contenuto  solo  nel  documento  finale:  nel  testo  del  capitolo  del  modello  basta  inserire  una  variabile  e  attribuirne il valore nel documento finale per avere molti  documenti basati sullo stesso testo.   Inoltre  I  capitoli  dei  documenti  possono essere  “bloccati”  dal  cambiamento  del  modello  o  meno,  per  avere  la  massima flessibilità di gestione.  NEWSLETTER per CLIENTI e DISTRIBUTORI  Biodatasheet  ha  un  sistema  di  e‐mailing  interno  che  permette l’invio di newsletter con i documenti finali a liste  di clienti, distributori o partner.  UTENTI e FLUSSO APPROVAZIONE  Biodatasheet  ha  vari  livelli  di  utenza:  Administrator,  Editor+, Editor+ e Reader; diversi livelli di autorizzazione si  distinguono  per  capacità  operativa,  permettendo  di  controllare il livello di interazione.   

STANDARD AZIENDALI  Biodatasheet gestisce anche una library interna per i testi  e  una  per  le  immagini:  per  avere  uno  standard  aziendale  anche  quando  ci  sono  più  persone  che  creano  documentazione.  Un  documento  può  così  essere  iniziato  da un utente e finito da un altro; al cambio dell’incaricato  non vi saranno più problemi per il passaggio di consegne!  DOCUMENTAZIONE O.E.M. per Aziende terze  Nel  caso  si  producano  documenti  per  terzi,  BioDataSheet  supporta  il  cambio  di  Modello‐Grafico  (Layout,  prima  ed  ultima  pagina,  testata  e  piè  di  pagina,  aspetto  grafico,  password  dei  PDF)  per  poter  variare  il  logo  Aziendale  e  associare  il  documento  al  codice  prodotto  del  partner  OEM,  gli  indirizzi  e  la  grafica  di  base;  fare  un  documento  per  un  prodotto  conto  terzi  partendo  dal  proprio,  è  questione di secondi e si compie in un’unica operazione.  VERSIONI dei documenti  BioDataSheet  tiene  traccia  di  tutte  le  versioni,  per  permettere  una  corretta  gestione  della  documentazione  per  i  prodotti  In  Vitro  Diagnostic  (IVD)  o  Good  Manufacturing Process (GMP). Le versioni precedenti sono  sempre disponibili e confrontabili con l’ultima emessa.  PUBBLICAZIONE sul WEB  Anche  sul  sito  Web,  avendo  la  possibilità  di  definire  la  denominazione dei file utilizzando campi del database (per  es. Codice del prodotto) tutto sarà in ordine e soprattutto  tracciabile in ogni momento spedendo I documenti via FTP  (built‐in)  BUILT‐IN Editor  Biodatasheet  ha  un  editor  di  testi  con  la  possibilità  di  importare  precedenti  lavori  in  formato  DOC  o  RTF,  consente  l’inserimento  di  simboli  speciali,  di  immagini  prese dalla library interna (simboli IVD,  ISO)  o  dalla  library  aziendali,  per  avere  uniformità  dei  documenti.  MULTI LINGUA  Settando  dei  sotto‐modelli  in  lingua,  è  possibile  avere  la  gestione  dei  documenti  in  più  lingue,  con  la  stessa  struttura  del  modello  in  lingua  principale.

LayOut

•Modello Grafico A •Modello Grafico B

content

•Modello Contenuto 1 •Modello Contenuto 2

docs

•Documento A‐1‐1 •Documento A‐1‐2 •Documento B‐1‐1 •Documento B‐2‐1

             

 

pag

2


A chi serve BioDataSheet?  BioDataSheet è un software strutturato con interfaccia Web che  serve alle Aziende che gestiscono prodotti con documentazione  simile per serie o linee di prodotti. Protocolli di utilizzo, schede  di marketing, schede tecniche possono essere gestite  velocemente, trovate altrettanto velocemente sia con ricerche  per codice prodotto, nome o testo contenuto nel documento. Le  modifiche a molti documenti diventeranno immediate e la  versione del documento, con possibilità di mantenere tutte le  versioni, non sarà più un incubo.  La gestione dei documenti potrà essere gestita a livello  manageriale, il bene intangibile della documentazione prodotta  rimarrà all’Azienda e potrà essere gestita con un flusso di  approvazione e con utenze di BioDataSheet differenziate per  privilegi (Administrator, Editor+, Editor, Reader, Translator)  Pay‐Off del software  Il calcolo della pay‐off di sistema è semplice per quello che  riguarda il tempo impiegato, una volta creato il Modello grafico  e i modelli contenuto, per creare documenti basterà dichiarare  le variabili dei singoli documenti; la pay‐off del valore intangibile  della documentazione Aziendale, di avere un unico formato con  uniformità di presentazione e la possibilità di avere più operatori  che possono interagire con la banca dati Aziendale è più  complesso, ma assolutamente intuitivo.  Gestione delle lingue  L’interfaccia di BioDataSheet è in Italiano, Inglese, francese e  tedesco. BioDataSheet permette la creazione di modelli in  qualsiasi lingua come modelli collegati alla lingua principale; non  traduce i documenti, ma consente la stessa gestione gerarchica  e le stesse funzioni descritte:  Modello grafico  modello/i contenuto  documento/i 

Esempi di utilizzo  Tutti i protocolli o i foglietti illustrativi di prodotti simili  contengono una buona parte di testo e immagini in comune;  quando questi prodotti simili sono un numero significativo, la  gestione con un editor e poi pdf diventa complicata, non si  conosce mai l’ubicazione dell’ultimo documento, chi lo ha fatto  e spesso hanno caratteristiche grafiche e di impaginazione  differenti dato che sono stati redatti in tempi differenti o da  differenti operatori.  Biodatasheet permette la gestione univoca della versione  documentale, delle immagini inserite e dei testi comuni, con  l’utilizzo delle variabili diviene possibile cambiare il modello  contenuti e vedere variati tutti i documenti basati su quel  modello e così per il modello grafico.  Un esempio semplice e calzante è il cambio del logo societario,  se si hanno duemila documenti sarà necessario aprirli tutti e  modificare il logo manualmente; altro esempio potrebbe essere  il cambio di un regolamento legislativo,  sarà necessario    1. 2. 3.

Capire quali documenti sottostanno al regolamento  Trovare i documenti  Aprirli e modificarne il contenuto 

A parte il rischio di errore, con Biodatasheet l’operazione è:  1. 2. 3.

Immediata Controllata  Permette l’emissione di una nuova versione in  automatico dato che il documento è cambiato. 

   

pag

3


L’editor interno a Biodatasheet consente di  comporre qualsiasi tipo di testo, importare  immagini e testi da Microsoft Word o altro editor in  modo automatico (capitolo per capitolo)  

Specifiche Tecniche  BioDataSheet è stato sviluppato in linguaggio NET  3.5, deve essere installato su un server con un  sistema operativo Windows meglio se server (2003,  2008) ma supporta Windows a partire da XP Sp2.  Può essere utilizzato sia in una Intranet che Internet. I client  sono qualsiasi browser (IE Explorer, Firefox, Google Chrome,  Safari) sia su sistemi Windows, MacOs o Linux.  I documenti PDF creati risiedono su server e  possono essere sfogliati dai Client in rete, è  possibile inviare i documenti con protocollo FTP al  proprio sito web specificando la directory. La  politica del nome del file viene determinata in fase di Modello  Grafico (ad esempio Codice.PDF oppure  NomeAzienda+Codice.PDF. I PDF vengono creati da  BioDataSheet senza necessità di ulteriori drivers o software, il  PDF ha tutti i livelli di sicurezza (password apertura, password di  modifica) e esiste anche la possibilità di inserire il proprio  certificato di identità digitale per assicurare l’integrità del  documento. 

I  profili utente possono essere configurati come  Administrator, Editor+ (tutto meno le  configurazioni di sistema), Editor (dal modello  contenuti in poi), Reader (solo ricerca e lettura  documenti approvati). Il flusso di approvazione documenti  dipende dal livello utente, l’Administrator sblocca e definisce la  scadenza dei documenti.  La dashboard permette di controllare tutti i lavori in  sospeso, i documenti o i modelli da approvare, quelli  che stanno scadendo e che pertanto vanno  revisionati. In una schermata tutti i lavori da fare 

              

Crea molti documenti da un solo modello, velocemente  Sostituisce testi comuni in molti documenti con un’unica operazione  Gestisce molte lingue di un solo documento, utilizzando modelli  multi‐lingua  Traccia le versioni dei documenti prodotti   Fa risparmiare tempo con la library (built‐in library) e le immagini aziendali (built‐in image library)  Centralizza tutti i documenti in un database (keep data safe)  Pubblica i documenti con un’unica operazione, sia in rete aziendale che sul web (built‐in FTP)  Crea o ricrea tutti i documenti con un click  Crea documenti con una grafica e dati differenti per i partner conto‐terzi  Permette cambiamenti multipli a centinaia di documenti (es. cambio di una legge)  Cerca e trova documenti (per codice o nome) o porzioni di testo velocemente  Cambia l’aspetto di tutti i documenti in un click  Permette l’approvazione e la visione dei soli documenti approvati ai vostri Clienti o in azienda  Protegge il PDF e ne conserva l’integrità con il certificato digitale  Banca immagini per IVD e ISO 

  BioDataSheet è un prodotto di LineaWeb’s via Vittorio Veneto 24 Cassano D’Adda (Mi) 20062  Tel&Fax +39 036361441  info@biodatasheet.com www.biodatasheet.com  pag 

4


Help contestuale sempre presente  BioDataSheet è dotato di un help contestuale che descrive, in ogni punto, la  sezione in cui si è e le operazioni possibili, inoltre, per ogni campo è previsto  un help veloce (soffermandosi con il mouse) che fornisce una descrizione  veloce del significato e cosa è più opportuno scriverci..    l’Help contiene anche dei tutorial e degli esempi concreti consultabili dal  client (Internet browser) in ogni momento, fungendo così anche da guida on  line del software. Alcuni filmati per favorire l’apprendimento sono disponibili  nel sito web.   

Dashboard, tutto sotto controllo  La prima sezione di BioDataSheet è la dashboard; qui è possibile tenere  sotto controllo tutti i modelli e i documenti da finire, finiti, da approvare e  approvati. L’amministratore può consultare i documenti di tutti, mentre gli  altri utenti potranno interagire solo con i propri lavori.  Con la dashboard, tutto è sotto controllo !!! 

Interfaccia L’interfaccia è simile ad un sito web, un menù superiore permette l’interazione con le funzioni principali: creazione nuovi  modelli e modifica degli esistenti, creazione nuovi documenti e modifica degli esistenti, ricerche nelle variabili inserite,  nella libreria testi e nel modelli.  La navigazione avviene con una struttura a  linguette e menù gerarchici; per esempio la  selezione per la modifica dei capitoli è un  semplice click sulla lista dei capitoli stessi. Un  led verde indica che il capitolo è stato  completato e non necessità di modifiche,  mentre un led rosso indica la necessità di modifiche o completamento (sia nei modelli che nei documenti finali)        Interazione con i capitoli strutturati di un  modello contenuti; il modello contiene i  capitoli standard che saranno replicati in ogni  documento basato sul modello. Il contenuto  dei capitoli sarà anche ripetuto e utilizzando  le variabili sarà possibile fornire i valori  corretti per ogni documento.         

pag

5


Esempi di utilizzo, il concetto delle variabili  Le variabili sono alla base di BioDataSheet. Una volta strutturati i capitoli che comporranno i documenti, i testi inseriti nei modelli verranno  replicati per ogni documento che sarà basato sul modello; questi testi conterranno le variabili, che dovranno essere dichiarate, composte,  nei documenti finali; un esempio semplice:  testo nel modello contenuti:  Codice [Var‐Sistema‐CodiceProdotto] [Var‐Sistema‐NomeProdotto]  Il prodotto si compone di [VariabileNPezzi] pezzi disposti in una scatola di forma [VariabileFormaScatola] di colore [Var‐ColoreScatola]  Dichiarazione delle variabili in due documenti distinti usando lo stesso modello contenuti:  Variabile  Var‐Sistema‐CodiceProdotto  Var‐SistemaNomeProdotto  Var‐NPezzi  Var‐FormaScatola  Var‐ColoreScatola    Documento 1  Codice AB100  Kit ACME 1  Il prodotto si compone di 5 pezzi disposti  in una scatola di forma quadrata di  colore rosso 

Documento 01  AB100  Kit ACME 1  5   quadrata  rosso 

Documento 02  AC200  Kit GAME   8  rettangolare  bianco 

Documento 2  Codice AC200 Kit GAME   Il prodotto si compone di 8 pezzi disposti  in una scatola di forma rettangolare di  colore bianco 

Documento 03  AM300  Kit VITI  2  rotonda  rosso 

Documento 3  Codice AM300 Kit VITI  Il prodotto si compone di 2 pezzi disposti  in una scatola di forma rotonda di colore  rosso

Le variabili sono essenzialmente di sue tipologie di sistema (determinate da valori base quali codice prodotto, nome, nome azienda ecc.,  dichiarate nel modello grafico e nella configurazione Azienda) e variabili custom, inserite dall’utente; le variabili sono inserite come NOME  variabile nei modelli e come VALORE nel documento finale.  Esiste un’intera sezione dedicata alle variabili, dove è possibile ricercare un valore all’interno di una variabile inserita oppure è possibile  trasferire un intero contenuto della libreria testi&Immagini all’interno di una variabile con un solo click. 

Libreria Aziendale  BioDataSheet ha una libreria di testi&Immagini indicizzata (ricercabile per ogni valore inserito) dove è possibile inserire i testi, le tabelle, le  immagini di uso comune da riutilizzare nei modelli, nelle variabili o nei documenti. L’uniformità dei documenti e degli scritti sarà in questo  modo assicurata per tutta l’Azienda, oltre ad avere un unico modello grafico, o modelli grafici Aziendali per serie di prodotti, si avrà anche  uniformità nei contenuti.    Come per i testi, utilizzando l’editor  incorporato in BioDataSheet si ha una  libreria delle immagini. BioDataSheet ha  una serie di immagini standard che offre  alla propria clientela, l’Azienda poi potrà  costruirsi la propria banca immagini, sul  server di BioDataSheet, in modo che  vengano utilizzate solo le immagini  Aziendali per l’emissione di documenti. 

         

pag

6


Mailing List per i Clienti o distributori  Biodatasheet mette a disposizione una mailing list automatica che permette di inviare i documenti aggiornati ad una serie di indirizzi email  precedentemente inseriti. Volendo si possono creare molte mailing list, per ogni tipologia di invio prevista (per esempio a Clienti, a  distributori, a colleghi ecc.). Una volta composto il documento è possibile infatti “inserirlo” nella mailing list che può quindi essere inviata a  piacere quando il documento viene aggiornato. 

Produzione documentale per partner  BioDataSheet si basa su modelli per comporre documenti in serie, con un click, una volta dichiarato le variabili, si possono produrre  centinaia di documenti diversi.  Modello Grafico  Modello Contenuti  Documenti  Variando il modello grafico, ma utilizzando lo stesso modello contenuti sarà possibile cambiare l’aspetto del documento, il logo e i dati del  produttore, il piè di pagina e la testata nonché le caratteristiche del PDF che risulterà (quindi la password, il certificato di identità digitale  ecc.). In questo modo è possibile produrre per un partner (OEM) tutti i documenti basati su un modello contenuti in pochissimo tempo…  basta preparare un nuovo modello grafico e dichiarare i codici dei prodotti del partner corrispondenti ai propri!   

Caratteristiche del documento  Tutti i dati sono gestiti in un database (SQL Server 2008 Microsoft) pertanto tutto diviene ricercabile medianti chiavi di ricerca e  riutilizzabile in serie. Questo facilita la composizione del documento e permette la generazioni di molti documenti con un solo click se tutti i  parametri sono soddisfatti.  Il formato scelto per la pubblicazione dei documenti è il formato PDF e BioDataSheet permette di fornire al file risultante le seguenti  caratteristiche:     

Protezione all’apertura con password I livello  Protezione delle modifiche, delle stampe o dalla copia del testo con password II livello  Possibilità di inserire il proprio ID digitale per la verifica dell’integrità del documento  Determinazione dei nomi del documento in base a variabili di sistema (codice o nome prodotto) e testi a piacere  pag 

7


BioDataSheet è un sistema software per creare, gestire e pubblicare documenti relativi a prodotti:  protocolli, datasheet, schede, schede marketing sono documenti gestiti in un database in rete:   Non gestisce solamente i documenti, li crea.   

BioDataSheet ha un interfaccia in italiano, Inglese, Francese e Tedesco. BioDataSheet è un software di LineaWeb’s via Vittorio Veneto, 24  Cassano D’Adda Milano Telefono +39 036361441 Fax +39036361441 Email info@biodatasheet.com Web www.biodatasheet.com    Hardware necessario:  Un server intranet con S.O. Windows (suggerito Windows server a partire dalla versione 2003).  Specifiche tecniche  BioDataSheet funziona lato server su un server Microsoft (Framework .NET 3.5).  SQL 2008 (Express fornito con il pacchetto di installazione, gratuito)  I Clients accedono al server mediante un browser (IE Explorer, Firefox, Chrome, Safari) 

pag

8

Brochure_8pages_it  

Con un browser web in azienda si gestisce il sistema di creazione e modifica documentale, da qualsiasi postazione pag 1 LayOut content •Mode...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you