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LE MANUEL IL A ÉTÉ CONÇU POUR RÉPONDRE À PLUSIEURS OBJECTIFS :

situer Access dans le contexte plus général de la micro-informatique accompagner votre progression dans la connaissance de Access vous indiquer pour chaque manipulation la procédure à suivre vous aider dans tous les travaux que vous pourrez être amenés à effectuer en tant que guide et conseil CE SUPPORT PRESENTE DIFFERENTES RUBRIQUES REPEREES PAR UNE ICONE

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION PROCÉDURE

Des informations viennent compléter ces procédures INFORMATION

des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE

Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL

Des mises en garde vous permettent d'éviter les piéges ou d'en sortir ATTENTION

DES EXERCICES PERMETTENT DE TESTER LES PROCÉDURES ET DE METTRE VOS CONNAISSANCES À L'ÉPREUVE EXERCICE

Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page. NOTES

Editions I O S


I. ACCESS POUR QUOI FAIRE Access est un logiciel de gestion de base de données relationnelle. Ce type de logiciel permet de gérer les données de manière organisée tout en permettant d'avoir accès à toute donnée contenue dans la base quelle que soit sa situation :

A A.. C CO ON NFFIIG GU UR RA ATTIIO ON NO OP PTTIIM MA ALLE E La configuration conseillée est la suivante : ordinateur pentium IV à 3 Ghz mémoire vive de 1 Go écran plat 17" SVGA 1024/768 couleurs 32 bits disque dur 120 Go Lecteur DVD / Graveur Souris 2 boutons + roulette de qualité Access peut fonctionner sur une configuration inférieure mais sera plus lent ; Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Access INFORMATION

B B.. P PR RO OC CE ED DU UR RE ED D''IIN NS STTA ALLLLA ATTIIO ON N

AVANCÉ

POUR INSTALLER ACCESS : s'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur lancer Windows introduire le CD Rom dans le lecteur et suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut.

C C.. E EN NTTR RE ER R // Q QU UIITTTTE ER R 3 MANIERES DE TRAVAILLER DANS ACCESS ET DANS LES PRODUITS OFFICE

lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application POUR LANCER ACCESS : PROCÉDURE

POUR SORTIR DE ACCESS : <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE ou MENU PRINCIPAL FICHIER QUITTER

NOTES

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page 1


A partir du poste de travail (mes documents) OUVRIR UNE BASE EXISTANTE : PROCÉDURE

AFFICHER LE DOSSIER OÙ SE TROUVE LA BASE (MES DOCUMENTS) <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER À OUVRIR

A partir du menu Windows CREER UNE NOUVELLE BASE :

OUVRIR UNE BASE EXISTANTE :

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LE MODÈLE VOULU

modifier éventuellement le dossier où se trouve le document <CLIC G> SUR LE DOCUMENT À OUVRIR

POUR VALIDER

D D.. U UTTIILLIIS SE ER R LLE ES SE EX XE EM MP PLLE ES S Sur ce disque se trouvent les exercices traités pendant le stage. Recopier ces fichiers sur un dossier spécifique de votre poste de travail pour les utiliser. RECOPIER LES EXERCICES : CREER UN SOUS-DOSSIER DANS "MES DOCUMENTS" EXERCICE

METTRE LE DISQUE DANS LE LECTEUR COPIER LE CONTENU DU DISQUE DANS LE DOSSIER DÉSIRÉ

NOTES

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reproduction réservée


II. UTILISER WINDOWS A A.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un instrument indispensable pour une utilisation optimale de Windows.

1 PRINCIPE le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (LE FAIT D'APPUYER AVEC L'INDEX SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est la que les données vont s’insérer <CLIC D> (LE FAIT D'APPUYER AVEC LE MAJEUR SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS) affiche le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné la ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (avec <CTRL>)

2 UTILISATION allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, modifier "configuration des boutons" dans le panneau de configuration faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document, en maintenant "ctrl" enfoncé de modifier le zoom et en maintenant "maj" enfoncé de développer/réduire les niveaux.

3 VOCABULAIRE signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré CLIQUER signifie appuyer puis relâcher rapidement l'un des boutons de la souris (généralement le gauche) : <CLIC G> ou <CLIC D> CLIQUER DEUX FOIS signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris : <DOUBLE CLIC> FAIRE GLISSER signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

NOTES

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page 3


4 ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est primordiale. C'est la condition essentielle d'une utilisation aisée des logiciels sous WINDOWS. Le panneau de configuration de WINDOWS permet d'effectuer ces réglages. REGLER LA VITESSE DE DEPLACEMENT : PROCÉDURE

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER LE RÉGLAGE MODIFIER DE NOUVEAU SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER

REGLER LA VITESSE DU <DOUBLE CLIC> PROCÉDURE

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR LE DOSSIER POUR TESTER LE RÉGLAGE (il doit s'ouvrir) MODIFIER DE NOUVEAU SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER

NOTES

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reproduction réservée


B B.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.

1 LES PAVES Les claviers standard sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2 LES TOUCHES SPECIALES Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> <MAJ> <CTRL> <ALTGR>

à gauche de la barre espace flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL> au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche à droite de la barre espace

Elles se combinent aux autre touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies.

3 LES TOUCHES DE RACCOURCI Les touches de raccourci permettent d'accéder directement aux commandes sans passer par les menus déroutants ou par les options des boîtes de dialogue. Les règles générales en sont les suivantes : <ENTRÉE> : confirmation d'une action <ECHAP> : annulation d'une action <F1> À <F12> : touches de fonction <INS> <SUPPR> : touches de modification <RETOUR> <TAB> <ORIGINE> <FIN> : touches de déplacement ou de sélection <PGPR> <PGSV> <ALT> : actions liées à la fenêtre d'application (choix de commandes, sélection options boîtes de dialogue) <MAJ> : étendre / action inverse-direction opposée <CTRL> : attribution de format / options de sélection/ ajout

NOTES

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page 5


4 ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable. Le panneau de configuration de WINDOWS permet d'effectuer ces réglages. REGLER LA VITESSE DE REPETITION : PROCÉDURE

CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS

ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER LE RÉGLAGE MODIFIER DE NOUVEAU SI NÉCESSAIRE POUR VALIDER

NOTES

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C C.. LLE ES S FFE EN NE ETTR RE ES S Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…. LES FENETRES ONT TROIS ETATS POSSIBLES : PLEIN ÉCRAN

:

la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quelque soit la taille de ce

dernier : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables EN ICÔNE : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. elle ne peut être déplacée EN FENÊTRE

LES DIFFERENTES CASES DES FENETRES : la case système

affiche le menu système

la case de réduction

réduit la fenêtre en icône

la case d'agrandissement

de la fenêtre à plein écran

la case de restauration

de plein écran à fenêtre

la case de fermeture

ferme la fenêtre

la case de fermeture

ferme la fenêtre si plusieurs documents ouverts

LA COMPOSITION DES DES FENETRES : LA BARRE DES MENUS LES BARRES D'OUTILS LA BARRE D'ÉTAT

affiche le menu de la fenêtre affiche les outils adaptés au contenu la fenêtre affiche des informations sur le contenu de la fenêtre

Dans Access, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenête d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente ATTENTION

NOTES

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COMPOSITION D'UNE FENETRE (ACCESS)

barre des menus

barre d'outils

barre d'outils

barre de titre

Volet présentant les différents objets de la base

1 DISPOSITION DES FENETRES La position des fenêtres à l'écran est gérée par l'utilisateur.

PROCÉDURE

PROCÉDURE

EXERCICE

ACTIVER UNE FENETRE <CLIC G> DANS LA FENÊTRE ou <CLIC G> SUR L'ICÔNE DE LA FENÊTRE DANS

CHANGER DE FENETRE <CLIC G> DANS LA FENÊTRE ou <CLIC G> SUR L'ICÔNE DE LA FENÊTRE DANS

LA BARRE DES TÂCHES

LA BARRE DES TÂCHES

FAIRE DEFILER LES FENETRES OUVERTES : <CLIC G> DANS LA BARRE DES TÂCHES SUR LA FENÊTRE À AFFICHER ou ALT> <TAB> APPUYER SUR LA TOUCHE <ALT> AVEC LE POUCE - LA GARDER ENFONCÉE APPUYER AVEC LE MAJEUR AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE SUR LA TOUCHE <TAB> les applications actives défilent à l'écran au sein d'une fenêtre OUVRIR ACCESS OUVRIR W ORD OUVRIR PAINT FAIRE DÉFILER LES FENÊTRES SELON LES PROCÉDURES INDIQUÉES

NOTES

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DE FENETRE A ICONE

PROCÉDURE

DE FENETRE A PLEIN ECRAN

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

<CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT

OU

OU

<CLIC G> SUR

CASE SYSTÈME (haut à

<CLIC G> SUR

CASE SYSTÈME (haut gauche)

gauche)

DE PLEIN ECRAN A ICONE:

PROCÉDURE

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

<CLIC G> CASE RESTAURATION

OU

OU

<CLIC G> SUR gauche)

PROCÉDURE

DE PLEIN ECRAN A FENETRE :

CASE SYSTÈME (haut à

DE ICONE A ETAT ANTERIEUR <CLIC G> SUR L'ICÔNE DANS LA BARRE DES TÂCHES OU

<CLIC G>

CASE SYSTÈME (haut gauche)

FERMER UNE FENETRE <CLIC G> CASE DE FERMETURE OU

<CLIC D> SUR gauche)

CASE SYSTÈME (haut à

<CLIC G>

CASE SYSTÈME (haut gauche)

2 MANIPULATION DES FENETRES La position et la taille d'une fenêtre d'application peuvent être modifiées.

PROCÉDURE

REDIMENSIONNER UNE FENETRE POINTER SUR L'ANGLE DE LA FENÊTRE : FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE OU

<CLIC G>

CASE SYSTÈME (haut à gauche)

DEPLACER UNE FENETRE POINTER SUR LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE OU

<CLIC G>

CASE SYSTÈME (haut gauche)

le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la forme INFORMATION

ou

selon que c'est l'un des cotés horizontaux ou verticaux qui a été sélectionné et seule alors la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut être modifiée - pareil pour la fenêtre de document

NOTES

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D D.. LLE ES S IIC CO ON NE ES S Les icônes sont des symboles représentant des fenêtres réduites. Elles s'affichent dans la barre des tâches.

<CLIC G> sur la case de réduction du document affiché le réduit en icône; <CLIC G> sur l'icône du document réduit en icône dans la barre des tâches l'affiche en fenêtre INFORMATION

E E.. LLE ES SM ME EN NU US S Les menus WINDOWS sont des menus déroulant ; C'est à dire que les commandes des menus se déroulent sous ces derniers, sur l'initiative de l'utilisateur et se referment ensuite.

1 LE MENU DEMARRER Le menu DÉMARRER est un menu particulier, toujours accessible dans la barre des tâches, qui donne accès directement aux applications indépendamment de l'emplacement des fichiers de programme ou de données sur le disque.

<CLIC G> pour dérouler le menu

MENU DEMARRER : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR le menu se déroule POINTER SUR LE MENU VOULU

le sous menu se déroule etc...

NOTES

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LANCER UN PROGRAMME : POINTER SUR PROCÉDURE

CE MENU CHANGE DE COULEUR : ET LES SOUS-MENUS S'AFFICHENT POINTER SUR UN SOUS-MENU : CE SOUS-MENU CHANGE DE COULEUR : ET LES PROGRAMMES S'AFFICHENT

<CLIC G> SUR LE PROGRAMME : LANCER LA CALCULATRICE PAR LE MENU DÉMARRER

EXERCICE

il n'est pas nécessaire de cliquer sur chacun des menus ; le fait de pointer suffit à afficher les sousmenus mais attention à bien se déplacer horizontalement INFORMATION

NOTES

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2 LE MENU SYSTEME Les MENUS SYSTÈME peuvent permettre la gestion des fenêtres, des icônes et des boîtes de dialogue. Ils sont cependant moins pratiques que les cases systèmes MENU SYSTEME : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR CASE SYSTÈME ou <ALT> <BARRE ESPACE> <ALT> referme dans tous les cas le menu système sans validation de choix

INFORMATION

utiliser de préférence les cases de réduction, fermeture, restauration, aggrandissement CONSEIL

3 LES MENUS DE L'APPLICATION Le déroulement des menus s'effectue de préférence avec la souris.

:

PROCÉDURE

POINTEUR DANS LA BARRE DES MENUS <CLIC G> SUR UN MENU

les commandes liées au menu s'affichent FAIRE GLISSER LA SOURIS SUR LES DIFFÉRENTS MENUS

les commandes liées à chaque menu s'affichent <CLIC G> SUR UNE COMMANDE

: <ALT> POUR ACTIVER LA BARRE DES MENUS chaque menu possède une lettre soulignée TAPER LA LETTRE D'UN MENU DÉSIRÉ

les commandes liées au menu s'affichent SE DÉPLACER SUR LES MENUS AVEC LES FLÈCHES les commandes liées à chaque menu s'affichent TAPER LA LETTRE DE LA COMMANDE DÉSIRÉE

L'annulation du choix d'un menu ou d'une commande s'effectue par l'emploi de la touche <ECHAP> ou par <CLIC G> sur le menu (et non sur une commande) CONSEIL

Les commandes en grisé ne sont pas disponibles dans l'environnement actuel de travail INFORMATION

4 LES MENUS CONTEXTUELS Ils sont disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet. MENU CONTEXTUEL : PROCÉDURE

POINTER SUR UN OBJET <CLIC D>

NOTES

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EXERCICE

INFORMATION

POINTER SUR LA BARRE DES TÂCHES, <CLIC D> SUR LE BUREAU DE W INDOWS, SÉLECTIONNER LA CORBEILLE, <CLIC D> SÉLECTIONNER LE FOND DE L'ÉCRAN, <CLIC D> SÉLECTIONNER LA CORBEILLE, <CLIC D>

Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et des actions associées : Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois ; l'action associée est de balayer. Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les actions associées vont être de la remplir et de la vider ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (l'objet) ; le menu contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées

FF.. LLE ES SB BO OIITTE ES SD DE ED DIIA ALLO OG GU UE E Après l'activation de certaines commandes, les applications Windows proposent une boite de dialogue requérant des informations complémentaires ou la confirmation d'un choix. trois points de suspension à la suite d'une commande indiquent qu'une boite de dialogue suit : INFORMATION

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie CONSEIL

Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (en sélectionnant le contenu de la zone) une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (en sélectionnant le contenu de la zone) Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue positionner le point d'insertion sur une zone pour sélectionner le contenu d'une zone

<CLIC G> sur l'onglet afférent <CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les zones de texte les zones de liste les zones de liste déroutante les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande

NOTES

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COMMANDE "PROPRIETES" DE ACCESS

Les illustrations ci-dessous proviennent de la boite de dailogue "propriétés", l'une des plus utilisées dans Access INFORMATION

1 LES ONGLETS Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

:

:

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'ONGLET MARQUANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE

UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL> <PGPR> UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE <CTRL> <PGSV>

<CLIC G> sur l'onglet pour afficher les informations correspondantes

EXERCICE

DANS ACCESS MENU OUTILS OPTIONS <CLIC G> sur chaque

onglet pour afficher successivement leur contenu

NOTES

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2 LA ZONE DE TEXTE Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

PROCÉDURE

: <DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <OK> POUR VALIDER

CONSEIL

: <TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <ENTRÉE> POUR VALIDER

Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si elle est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés. Si ce qui figure ne convient pas, il n'est pas nécessaire de l'effacer, Dans tous les cas, il suffit donc de saisir le nouveau texte ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà sélectionnée, le texte viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant

ATTENTION

saisir le texte ici après avoir sélectionné la zone si nécessaire

EXERCICE

DANS ACCESS (MODE FEUILLE DE DONNÉES) BASE « COMPTOIR XP MENU EDITION RECHERCHER SAISIR UN MOT

», TABLE « CLIENTS »

NOTES

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3 LA ZONE DE LISTE Dans une zone de liste, une liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en sur brillance.

:

PROCÉDURE

POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE <OK> POUR VALIDER

: <TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À L'OPTION VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER

2-<CLIC G> sur une option pour la sélectionner

1-<CLIC G> pour faire défiler les options

DANS ACCESS (MODE FEUILLE DE DONNÉES) BASE « COMPTOIR XP », TABLE « CLIENTS MENU FORMAT POLICE FAIRE DÉFILER LES POLICES AVEC LES FLÈCHES DE L'ASCENSEUR VERTICAL EXERCICE <CLIC G> SUR UNE POLICE PUIS VISUALISER DANS LA ZONE APERÇU

»

4 LA ZONE DE LISTE DEROULANTE Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. <CLIC G> sur la flèche pour afficher la partie inférieure de la liste

DANS ACCESS (MODE FEUILLE DE DONNÉES) BASE « COMPTOIR XP », TABLE « CLIENTS MENU FORMAT POLICE FAIRE DÉFILER LES POLICES AVEC LES FLÈCHES DE L'ASCENSEUR VERTICAL EXERCICE <CLIC G> SUR UNE POLICE PUIS VISUALISER DANS LA ZONE APERÇU

»

NOTES

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5 LA CASE A COCHER Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est le plus souvent pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une croix).

PROCÉDURE

: <CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER

: <ALT> ENFONCÉ TAPER LA LETTRE DE L'OPTION DÉSIRÉE <ENTRÉE> POUR VALIDER

<CLIC G> dans la case pour la cocher

DANS ACCESS MENU FORMAT FEUILLE DE DONNÉES AFFICHER LE QUADRILLAGE EXERCICE <CLIC G> DANS UNE CASE À COCHER PUIS VISUALISER DANS LA ZONE EXEMPLE

6 LA CASE D'OPTION Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein ; une case non activée comporte un cercle vide.

PROCÉDURE

: <CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER

: <ALT> ENFONCÉ TAPER LA LETTRE DE L'OPTION DÉSIRÉE <OK> POUR VALIDER

<CLIC G> dans une case d'option pour l'activer

DANS ACCESS MENU FORMAT FEUILLE DE DONNÉES APPARENCE DE LA CELLULE EXERCICE <CLIC G> DANS UNE CASE À OPTION PUIS VISUALISER DANS LA ZONE EXEMPLE

NOTES

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7 LA ZONE DE CHOIX Elle ouvre une boite de dialogue permettant d'éffectuer les choix requis.

:

PROCÉDURE

POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LA ZONE LA FORME S'AFFICHE <CLIC G> SUR CETT FORME LA BOITE DE DIALOGUE S'OUVRE

<CLIC G> sur cette zone pour ouvrir la boite de dialogue

DANS ACCESS (MODE FEUILLE DE DONNÉES) BASE « COMPTOIR XP MODE CRÉATION <CLIC D> SUR UN CHAMP DU FORMULAIRE PROPRIÉTÉS EXERCICE ONGLET "FORMAT" COULEUR DE FOND

», FORMULAIRE « CLIENTS »

8 LE BOUTON DE COMMANDE Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. le bouton par défaut est entouré de bleu.

:

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ <OK> VALIDE LES MODIFICATIONS APPORTÉES <ANNULER> NE LES PREND PAS EN COMPTE

: <ENTRÉE> POUR <OK> <ECHAP> POUR <ANNULER> <ALT> + LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS

bouton de commande par défaut (entre chevrons gras)

APPLIQUER applique immédiatement les choix efféctués sans fermer la boite de dialogue INFORMATION

CONSEIL

toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

NOTES

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G G.. LLE EV VO OLLE ETT O OFFFFIIC CE E Les applications Office 2003 proposent un volet, c'est-à-dire une séparation dans la fenêtre, dans lequel vont s'afficher des informations et par le biais duquel va s'instaurer un dialogue avec l'utilisateur. Les informations qui s'y affichent dépendent du logiciel et de l'action en cours. VOLETS OFFICE D'OUVERTURE DE ACCESS

AFFICHER LE VOLET OFFICE : PROCÉDURE

PROCÉDURE

MENUPRINCIPAL AFFICHAGE

FERMER LE VOLET OFFICE : <CLIC G> SUR en haut et à droite

CHANGER DE VOLET OFFICE : <CLIC G> SUR en haut et à droite <CLIC G> SUR LE VOLET À AFFICHER

il est aussi possible de naviguer entre les différents volets avec les cases précédent, suivant et "accueil"en haut et à gauche INFORMATION

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Les choix sont regroupés par catégories ; pour accéder à un élément, il suffit de cliquer dessus comme sur un lien hypertexte.

PROCÉDURE

ACCEDER A UN ELEMENT : POINTEUR SUR L'ÉLÉMENT le pointeur prend la forme d'une main <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT

H H.. LLE EP PR RE ES SS SE EP PA AP PIIE ER RS S Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents d'une même application ou d'applications différentes. Le PRESSE PAPIERS est un lieu de transit ; les informations qui y sont placées s'ajoutent cependant à celles qui y résident. Le PRESSEPAPIERS peut être utilisé, dans le poste de travail ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des fichiers entiers. Le presse-papiers XP ne se vide plus automatiquement et permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFORMATION

1 COUPER - COPIER COLLER <COUPER> supprime les données sélectionnées et les place dans le presse-papiers <COPIER> fait une copie des données sélectionnées et les place dans le presse papiers <COLLER> insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur DEPLACER DES DONNEES :

COPIER DES DONNEES :

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

PROCÉDURE

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

COUPER :

COPIER :

COLLER :

<CTRL> <X>

<CTRL> <C>

<CTRL> <V>

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

ÉDITION COUPER

ÉDITION COPIER

ÉDITION COLLER

PROCÉDURE

:

NOTES

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2 LE VOLET "PRESSE-PAPIERS" OFFICE Office propose un presse-papiers plus complet que Windows. Il permet de mémoriser les douze derniers éléments copiés ou coupés et de les coller au choix.

PROCÉDURE

AFFICHER LE VOLET PRESSE-PAPIER : <CLIC G> SUR en haut et à droite <CLIC G> SUR PRESSE-PAPIERS COUPER - COPIER :

PROCÉDURE

AFFICHER LE VOLET OFFICE PRESSE-PAPIERS COUPER OU COPIER LES DONNÉES COMME PRÉCÉDEMMENT chaque élément copié ou coupé s'affiche dans le volet office "presse-papiers"

COPIER LES DONNEES : AFFICHER LE VOLET OFFICE PRESSE-PAPIERS POINTEUR À LA POSITION D'INSERTION POINTER SUR L'ÉLÉMENTS STOCKÉ

<CLIC G> SUR

l'élément stocké , texte ou image, est affiché de manière claire dans le presse-papier INFORMATION

3 COPIER UNE FENETRE OU UN ECRAN Le presse papiers permet de copier une fenêtre ou un écran entier.

PROCÉDURE

COPIER UN ECRAN : AFFICHER L'ÉCRAN À COPIER <IMPR> COPIE DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION COLLER À LA POSITION DU CURSEUR

COPIER UNE FENETRE : AFFICHER ET ACTIVER LA FENÊTRE À COPIER <ALT> <IMPR> COPIE DANS PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION COLLER À LA POSITION DU CURSEUR

certains logiciels du domaine public permettent de sélectionner la zone de l'écran que l'on veut copier et ce quelque soit l'application active : INFORMATION

NOTES

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II.. LLE EG GU UIID DE E // LLE ED DIID DA AC CTTIIC CIIE ELL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. Le menu aide, symbolisé par un point d'interrogation ?, est le dernier menu de la barre des menus des applications WINDOWS. LES DIFFERENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE

informations sur une zone de la boite de dialogue active

<FI>

affiche une bulle d'aidela ou est pointée la souris

MENU

donne accès au menu d'aide

OUTIL

affiche le volet affiche la table des matière de l'aide dans le volet

NOTES

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<CLIC G> sur

affiche les informations recherchĂŠes dans le volet

NOTES

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NOTES

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III. DIALOGUER AVEC ACCESS Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et le cas échéant du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, mail, document joint…). Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part de Access. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre.

A A.. LL''E EC CR RA AN N L'écran de ACCESS est donc composé d'une fenêtre d'application au sein de laquelle est ouverte la fenêtre de document (la base de données). Il ne peut y avoir qu'une fenêtre de document (une base de données) ouverte par session

NOTES

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1 LA FENETRE ACCESS - COMPOSITION la fenêtre ACCESS est composée des éléments suivants :  LA BARRE DE TITRE OU SE TROUVE LE NOM DE L'APPLICATION (ACCESS) ET DU DOCUMENT  LA BARRE DES MENUS DE ACCESS AUTORISANT TOUTE ACTION SUR LES DONNÉES les menus actifs dépendent de la position du point d'insertion  LES BARRES D'OUTILS SUR LESQUELLES DES ICÔNES SYMBOLISENT DES ACTIONS elles représentent un raccourci par rapport aux menus pour les actions les plus fréquentes  LE VOLET OFFICE QUI PROPOSE UNE ZONE INTERACTIVE EN COMPLÉMENT DES BOITES DE DIALOGUE .L'ASCENSEUR VERTICAL QUI PERMET DE SE DÉPLACER VERTICALEMENT AVEC LA SOURIS  L'ASCENSEUR HORIZONTAL QUI PERMET DE SE DÉPLACER HORIZONTALEMENT AVEC LA SOURIS  LES ICÔNES D'AFFICHAGE PERMETTENT D'AFFICHER LES DIFFÉRENTS OBJETS DE LA BASE EN MODE "BASE DE DONNÉES"  LA BARRE D'ÉTAT DONNE DES INFORMATIONS SUR LA COMMANDE EN COURS, L'ENVIRONNEMENT ET LA POSITION DU POINT D'INSERTION

A)

LA BARRE DE TITRE

La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre d'application sous Windows.

B)

LA BARRE DES MENUS

La barre des menus regroupe les menus. Ils différent selon la nature de la sélection. (1) LES MENUS STANDARDS Ils sont affichés dans la barre des menus. Les commandes disponibles vont dépendre de la nature des données sélectionnées ; celles qui ne sont pas disponibles sont en gris.

neufs menus sont disponibles simultanément : Fichier

assure la gestion et l'impression des fichiers Access

Edition Affichage

gère la modification et le transfert des données gère la présentation des données à l'écran

Insertion

gère l'insertion de composants de structure (table, requête, formulaire...)

Outils

donne accès à différents outils (orthographe, vérification, macros...)

Fenêtre

gère l'affichage et l'accès aux différentes fenêtres de documents

?

permet d'appeler l'aide intuitive

Montrez-moi

démonstration en ligne

En bas de chaque menu, permet de dérouler des commandes complémentaires. Ces commandes, une fois utilisées, deviendront disponibles dans la première partie du menu INFORMATION

NOTES

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reproduction réservée


(2) LES MENUS CONTEXTUELS Ils sont liés au contexte d'utilisation et apparaissent à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les cadres, les barres d'outils... DONNÉES:

TÊTE DE COLONNE:

ENREGISTREMENT (LIGNE):

MODE FEUILLE DE DONNÉES

MODE FEUILLE DE DONNÉES

MODE FEUILLE DE DONNÉES

PROCÉDURE

PROCÉDURE

APPELER UN MENU CONTEXTUEL : POINTEUR DE LA SOURIS OU POINT D'INSERTION À L'ENDROIT DÉSIRÉ <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER

OUVRIR LA PRÉSENTATION COMPTOIR 03.MDB OUVRIR LA TABLE "CATÉGORIES" SÉLECTIONNER UNE COLONNE - AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL SÉLECTIONNER DES DONNÉES - AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL EXERCICE SÉLECTIONNER UNE LIGNE - AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL

C)

LES BARRES D'OUTILS

La barre d'outils affiche des petites icônes, les outils permettant d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. La nature et la position des barres affichées peuvent être modifiées. Une barre personnalisée peut être créée. <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFORMATION

NOTES

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(1) LES PRINCIPALES BARRES D'OUTILS Les barres d'outils offrent les outils adaptés au contexte de travail :  BARRE "BASE DE DONNÉES" (STRUCTURE DE LA BASE AFFICHÉE)

 BARRE "FEUILLE DE DONNÉES DE TABLE"

 BARRE "MISE EN FORME (FEUILLE DE DONNÉES)" :

 BARRE "REQUÊTE FEUILLE DE DONNÉES" :

 BARRE "MODE FORMULAIRE"

 BARRE "CRÉATION DE FORMULAIRE"

 BARRE "MISE EN FORME (FORMULAIRE ETAT)"

 BARRE "BOITE À OUTILS"

 BARRE "APERÇU AVANT IMPRESSION" (ÉTATS) :

 BARRE "CRÉER UN ÉTAT:

BARRE "WEB:

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reproduction réservée


PAR AILLEURS, LA BARRE "VOLET OFFICE" PERMET D'AFFICHER LE VOLET "OFFICE" DANS LA PARTIE DROITE DE LA FENÊTRE.

<CLIC D> sur une barre d'outils office permet de choisir les barres que l'on désire afficher INFORMATION

(2) AFFICHER UNE BARRE Lorsqu'on affiche une barre d'outils, elle apparaît à la dernière position d'utilisation.

PROCÉDURE

<CLIC D> AU SEIN D'UNE BARRE D'OUTILS AFFICHÉE <CLIC G> SUR LA BARRE À AFFICHER POUR LA COCHER ET DONC L'AFFICHER

idem pour la décocher et ne plus l'afficher S'IL NY A PAS DE BARRE D'OUTILS AFFICHÉE, PASSER PAR LE MENU

MENU PRINCIPAL AFFICHAGE BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE D'OUTILS À AFFICHER POUR LA COCHER <CLIC G> SUR LA BARRE D'OUTILS À NE PLUS AFFICHER POUR LA DÉCOCHER <OK> POUR VALIDER

des options de présentations peuvent être paramétrées dans la boîte de dialogue PERSONNALISER onglet OPTIONS de ce même menu. INFORMATION

EXERCICE

MASQUER AVEC LA SOURIS LA BARRE D'OUTILS "BASE DE DONNÉES LA RÉAFFICHER MASQUER AVEC LA SOURIS LA BARRE D'OUTILS "WEB" LA RÉAFFICHER

»

NOTES

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(3) GERER LES BARRES Les barres peuvent être masquées, déplacées ou dimensionnées. Elles peuvent être figées sur un coté de l'écran ou libres et affichées dans n'importe quelle zone de l'écran. DEPLACER UNE BARRE LIBRE/ SOURIS <FAIRE GLISSER> LA BARRE DE TITRE DE LA BARRE

PROCÉDURE

REDIMENSIONNER UNE BARRE / SOURIS <FAIRE GLISSER> UN BORD MASQUER UNE BARRE / SOURIS <CLIC G> SUR À DROITE DE LA BARRE S'il n'y pas la place nécessaire pour afficher la barre d'outils en entier, elle est tronquée et se termine par

. Cliquer sur cette forme pour afficher les autres boutons de la barre

INFORMATION

DEPLACER UNE BARRE NON LIBRE : PROCÉDURE

POINTER SUR LE COTÉ GAUCHE DE LA BARRE

,

LE POINTEUR DE LA SOURIS CHANGE DE FORME FAIRE GLISSER LE POINTEUR À LA NOUVELLE POSITION DE LA BARRE AFFICHER LA BARRE « BASE DE DONNÉES » LA METTRE SOUS FORME DE PALETTE LIBRE LA DÉPLACER À L'AUTRE BOUT DE L'ÉCRAN MODIFIER SA FORME EXERCICE LA POSITIONNER EN BAS DE L'ÉCRAN, PUIS AU MILIEU DE L'ÉCRAN LA MASQUER

D)

LE VOLET OFFICE

Ce volet s'affiche automatiquement à certaines occasions ou à la demande. AFFICHER LE VOLET : PROCÉDURE

MENU AFFICHAGE VOLET OFFICE

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FERMER LE VOLET : <CLIC G>SUR EN HAUT À DROITE

reproduction réservée


PROCÉDURE

CHANGER DE VOLET OFFICE : <CLIC G> SUR en haut et à droite <CLIC G> SUR LE VOLET À AFFICHER Access propose plusieurs choix de volets différents dont certains s'affichent de manière automatique.

Pour accéder à un élément, il suffit de cliquer dessus comme sur un lien hypertexte.

PROCÉDURE

ACCEDER A UN ELEMENT : POINTEUR SUR L'ÉLÉMENT le pointeur prend la forme d'une main <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT il est aussi possible de naviguer entre les différents volets avec les cases précédent et suivant en haut et à gauche

INFORMATION

OUVRIR ACCESS DANS LE VOLET OFFICE "NOUVEAU FICHIER" SÉLECTIONNER " BASE DE DONNÉES VIDE" PUIS ANNULER EXERCICE

E)

L'ASCENSEUR VERTICAL

Il permet de faire défiler vers le haut ou vers le bas la partie affichée du document..

F)

L'ASCENSEUR HORIZONTAL

Il permet de faire défiler vers la droite ou vers la gauche la partie affichée du document.

NOTES

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G)

LES ICONES D'AFFICHAGE

Elles sont dans le volet de gauche de la base de données et sont regroupées par catégories. CATEGORIES : Affiche les objets de la base de données Affiche les groupes de raccourcis définis par l'utilisateur (favoris…) OBJETS : Ce sont les différents composants de la base de données. Affiche les tables de la base de données Affiche les requêtes de la base de données) Affiche les formulaires de la base de données Affiche les états de la base de données Affiche les pages de la base de données Affiche les macros de la base de données Affiche les programmes de la base de données GROUPES : Un groupe consiste en une série de raccourcis vers les objets de base de données qui en font partie ; l'ajout d'un objet à un groupe ne modifie pas l'emplacement original de cet objet. Permet de regrouper ses favoris Exemple de groupe créé par l'utilisateur

INFORMATION

vous pouvez gérer plus facilement un formulaire avec plusieurs sous-formulaires si vous créez un groupe qui contient le formulaire principal, les sous-formulaires et les tables et les requêtes sur lesquelles ils sont basés. Vous pouvez également créer un groupe pour les formulaires et les états que vous utilisez le plus souvent CRÉER UN GROUPE :

PROCÉDURE

DANS LE VOLET DES OBJETS <CLIC D> NOMMER LE GROUPE

AJOUTER UN RACCOURCI : FAIRE GLIISER L'OBJET DANS LE GROUPE

son raccourci est insere

POUR VALIDER

NOTES

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EXERCICE

DANS LA BASE "COMPTOIR XP" CRÉER UN GROUPE INTITULÉ "MES OBJETS" Y INSÉRER LES RACCOURCIS SUIVANTS : TABLES :

REQUÊTE

FORMULAIRES :

ÉTATS

H)

LA BARRE D'ETAT

La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur la page affichée, la position du curseur, la situation du clavier, l'état de l'écran, etc... Informations sur la sélection

Code d'état activé

NOTES

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<double clic> sur un mode permet de l’activer ou de le désactiver INFORMATION

I)

PERSONNALISER L'AFFICHAGE

L'environnement de travail peut être adapté aux besoins et au niveau de l'utilisateur. OPTIONS D'AFFICHAGE : PROCÉDURE

MENU PRINCIPAL OUTILS OPTIONS MODIFIER LES OPTIONS

NOTES

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B B.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur.

1 FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR : : Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible. : Déplacement ou copie d'une sélection : Positionnement du point d'insertion dans le texte : Sélection de lignes : Sélection d'un objet : Accès à un lien hypertexte Après avoir cliqué sur l'outil aide <CLIC G> pour obtenir l'aide contextuelle

2 DEPLACEMENT Le déplacement s'effectue avec la roulette de la souris ou par le biais des barres de défilement (ou ascenseurs) en mode "feuille de données" notamment. Une ligne vers le haut Une ligne vers le bas Relativement à la longueur Une colonne vers la gauche Une colonne vers la droite Relativement à la largeur

<CLIC G> sur la flèche en haut de la barre de défilement verticale <CLIC G> sur la flèche en bas de la barre de défilement verticale <FAIRE GLISSER> le curseur de la barre de défilement verticale <CLIC G> sur la flèche à gauche de la barre de défilement horizontale <CLIC G> sur la flèche à droite de la barre de défilement horizontale <FAIRE GLISSER> le curseur de la barre de défilement horizontale

Une bulle d'aide indique au fur et à mesure du déplacement vertical sur l'ascenceur le numéro de l'enregistrement INFORMATION

NOTES

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BASE "COMPOIR 03", TABLE "COMMANDES" UTILISER L'ASCENCEUR HORIZONTAL / LIRE LES BULLES D'AIDE POUR SE RENDRE À L'ENREGISTEMENT 527 PUIS UTILISER <F5> EXERCICE

3 SELECTION La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. Les sélections s'effectuent en transparence sans altérer la présentation de cette sélection. SELECTION UN OBJET <CLIC G> sur le bord de l'objet avec la forme UN MOT <DOUBLE CLIC>

sur le mot ou <faire glisser> sur le mot

LA LIGNE EN VIS À VIS

<CLIC G> sur le

en face de la ligne sélectionnée avec la forme

DES LIGNES MULTIPLES

<FAIRE GLISSER> en face des lignes UN BLOC DE TEXTE <FAIRE GLISSER>

avec la forme

sur le bloc à sélectionner

TESTER LES DIFFÉRENTES PROCÉDURES DE DÉPLACEMENT ET DE SÉLECTION DANS LA TABLE "CATÉGORIE" DE LA BASE "COMPTOIR.MDB"

EXERCICE

4 L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. ANNULER LA DERNIERE ACTION : <CLIC G> SUR ou

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

NOTES

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5 L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rejouée RETABLIR LES ACTIONS ANNULEES : <CLIC G> SUR

PROCÉDURE

OU

<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE

C C.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet de déplacer le curseur et d'actionner les commandes des menus. Le pavé de flèches du clavier va permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement au sein du document ; la touche <F5> ou le menu vont permettre d'effectuer des déplacements adaptés à la configuration du document actif.

CONSEIL

La plupart des informations indiquées dans ce paragraphe ne sont pas à retenir mais sont là uniquement pour vous venir en aide en cas de panne de souris. Les informations importantes sont soulignées

1 DEPLACEMENT AVEC LES TOUCHES (MODE FORMULAIRE) enregistrement suivant

<PGSU>

enregistrement précédent adresse précise

<PGPR> <f5> saisir le numéro

2 LES TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1>

aide

<F4>

déroule une zone de liste

<F6>

change de volet

<F7>

orthographe

3 L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. ANNULATION : <CTRL> <Z> PROCÉDURE

NOTES

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D D.. LLE EM ME EN NU UP PR RIIN NC CIIP PA ALL Toutes les actions ou manipulations concernant la souris ou le clavier peuvent être effectuées à partir du menu ; cependant, cette méthode ne doit être utilisée qu'en dernier lieu car elle est beaucoup plus longue.

1 DEPLACEMENT AVEC LE MENU Le menu appelle la même boite de dialogue que la touche <F5>. ATTEINDRE / MENU : PROCÉDURE

MENU EDITION ATTEINDRE

2 L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler immédiatement après. ANNULATION : PROCÉDURE

MENU PRINCIPAL EDITION

NOTES

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IV. LA BASE DE DONNÉES Access, dés l'ouverture, affiche le volet "accueil". AFFICHER LE VOLET "NOUVEAU FICHIER": PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou <CLIC G> SUR

(BARRE D'OUTILS) (VOLET "ACCUEIL"

Le volet "nouveau fichier" propose d'ouvrir une base existante, de créer une nouvelle base ou d'utiliser un modèle (assistant).

une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ATTENTION

NOTES

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A A.. LLA AC CR RE EA ATTIIO ON ND D''U UN NE EN NO OU UV VE ELLLLE EB BA AS SE E Il est nécessaire de donner un nom explicite à une base de données, un nom ayant rapport avec son contenu.

1 CRÉER UNE BASE VIERGE L'utilisateur doit alors créer de toutes pièces sa base de données. CREER UNE NOUVELLE BASE VIDE : DANS LE VOLET "NOUVEAU FICHIER" DE ACCESS PROCÉDURE

SÉLECTIONNER DANS LE GROUPE DONNER UN NOM À LA BASE INDIQUER LE DOSSIER OU L'ENREGISTRER S'IL EST DIFFÉRENT DE "MES DOCUMENTS"

Le nom par défaut de la base est Bd1.mdb pour la première créée puis Bd2.mdb, Bd3.mdb. INFORMATION

L'extension du fichier pour la base "Access" est toujours .MDB AVANCÉ

CRÉER UNE BASE NOMMÉE "ESSAI1"

EXERCICE

NOTES

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2 CRÉER UNE NOUVELLE BASE A PARTIR D'UN MODÈLE Des assistants viennent aider l'utilisateur dans la création de la base. CREER UNE NOUVELLE BASE A PARTIR D'UN MODELE-: DANS LE VOLET "NOUVEAU FICHIER" DE ACCESS PROCÉDURE

SÉLECTIONNER DANS LE GROUPE

ou

CHOISIR UN MODÈLE (EX :

)

POUR VALIDER MODIFIER LE NOM DE LA BASE

elle porte par défaut un nom indicé basé sur le modèle (ex contacts1.mdb) INDIQUER LE DOSSIER OU L'ENREGISTRER S'IL EST DIFFÉRENT DE "MES DOCUMENTS" SUIVRE LES INSTRUCTIONS

CRÉER UNE BASE SUR LE MODÈLE "CONTACTS" LA NOMMER "ADRESSES" PROCÉDURE

NOTES

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B B..

LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE ED D''U UN NE EB BA AS SE EE EX XIIS STTA AN NTTE E

Il est nécessaire d'ouvrir une base de données pour y accéder à des fins de consultation ou de modification. OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE: DANS LE VOLET "ACCUEIL" DE ACCESS PROCÉDURE

SÉLECTIONNER DANS LE GROUPE

POUR OUVRIR UN FICHIER EXISTANT RÉCEMMENT UTILISÉ

ou <CLIC G> SUR

POUR OUVRIR UN FICHIER AUTRE

SÉLECTIONNER LE FICHIER POUR VALIDER

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas bouton de commande:

à droite du

INFORMATION

NOTES

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OUVRE EN MODE ACCÈS PARTAGÉ DANS UN ENVIRONNEMENT MULTI-UTILISATEUR OUVRE EN MODE ACCÈS EN LECTURE SEULE INTERDISANT TOUTE MODIFICATION OUVRE EN MODE ACCÈS EXCLUSIF INTERDISANT L'ACCÈS DE LA BASE À D'AUTRES UTILISATEURS. COMBINE LES DEUX MODES PRÉCÉDENTS OUVRIR LA BASE COMPTOIR DU DOSSIER "EXERCICES"

EXERCICE

C C.. C CA AR RA AC CTTÉ ÉR RIIS STTIIQ QU UE ES S Une base de données permet d'organiser les informations tout en optimisant l'accès à ces informations et leur exploitation. CES INFORMATIONS PEUVENT ETRE DE PLUSIEURS TYPES : Texte Numérique Booléen Son image. La conception de la structure de la base de données est l'étape la plus importante. ELLE SE DECOMPOSE EN PLUSIEURS ETAPES :  ANALYSE DU BESOIN PRÉSENT tout en extrapolant une évolution possible. La meilleure méthode étant d'analyser les besoins en établissant un MCD (modèle conceptuel des données - schéma Entité-Association).  RECENSEMENT DES TABLES DE DONNÉES qui correspondent à un type d'informations (Table des clients, des fournisseurs, des marchandises stockées, ...).  RECENSEMENT DES CHAMPS DES TABLES qui représentant les éléments de base à saisir (nom, prénom, QUANTITÉ, code postal, ...). Chaque table est identifiée par une clé primaire (Ex: N° produit). Les tables sont reliées entre elles par un nom de champ qui est la clé étrangère dans la table cible.  CRÉATION DES REQUÊTES qui permettront de définir les informations à afficher ou éditer.  CRÉATION DES ÉTATS qui permettront d'éditer les données sur papier.  CRÉATION DES FORMULAIRES qui permettront de visualiser les données à l'écran.

NOTES

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1 VOCABULAIRE SPÉCIFIQUE OBJET

Désigne une table, un formulaire, un état ou un contrôle.

TABLE DE DONNÉES

Chaque table contient des données homogènes relatives à un sujet spécifique.

REQUÊTES

Permettent d'extraire des données des tables en fonction d'un ou plusieurs critères,

SÉLECTION

Recueille tous les enregistrements correspondant à un ou plusieurs critères

JOINTURE

Recueille les données à partir de 2 tables spécifiées en incluant toutes les paires possibles d'enregistrements concaténées de telle sorte que chaque paire de 2 enregistrements satisfasse les conditions de jointure.

FORMULAIRES

Permettent l'affichage des données provenant de tables ou de requêtes ainsi que leur modification.

ETATS

Présentent les données provenant de tables ou de requêtes à des fins d'édition.

FEUILLE DE RÉPONSE

Ensemble d'enregistrements affichés de manière dynamique en réponse à une requête.

INDEX

Ensemble de pointeurs triés logiquement selon l'ordre des valeurs d'une clé. Les index créés sur une table permettent un accès plus rapide aux enregistrements lors des requêtes, et peuvent imposer l'unicité des enregistrements dans une table.

CONTRÔLE

Objet utilisé dans les formulaires ou états pour afficher les données d'un champ, les résultats d'un calcul, un message, un titre ou une image. Automatisent certaines actions répétitives.

MACROS MODULES

Contiennent des procédures ou fonctions Access Basic permettant d'améliorer la gestion de la base de données.

ACCESS BASIC

Langage de programmation dérivé du Visual Basic intégré à Access

2 LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES La fenêtre "base de données" affiche la structure de la base et donne accès aux différents objets la composant.

Outils permettant l'ouverture, la modification, la création, la suppression , l'affichage des objets

Création d'un nouvel objet du type sélectionné

Accès aux objets du type sélectionné

Liste des objets du type sélectionné

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3 LES PROPRIÉTÉS D'UNE BASE Les propriétés de la base donnent des informations sur le fichier Access, comme pour tous les autres fichiers Office; L'onglet afférent est cependant particulièrement riche dans Access puisqu'il informe sur la structure de la base.

PROCÉDURE

MENU CONTEXTUEL : <CLIC D> DANS LE VOLET GAUCHE OU LA BARRE D'OUTILS SPÉCIFIQUE DE LA FENÊTRE "BASE DE DONNÉES"

MENU PRINCIPAL : FICHIER PROPRIÉTÉS DE LA BASE

AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DE LA BASE "COMPTOIR"

EXERCICE

NOTES

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D D.. TTH HÉ ÉO OR RIIE ED DU UM MO OD DÈ ÈLLE ER RE ELLA ATTIIO ON NN NE ELL 1 DÉFINITIONS A)

DOMAINE (1)

EXEMPLE

ENSEMBLE DE VALEURS

COULEUR = { BLEU , BLANC , ROUGE } BOOLEEN = { VRAI , FAUX } SALAIRE = { 4000 , 100 000 } ENTIER REEL CHAINES

(2)

PRODUIT CARTÉSIEN

le produit cartésien de D1, D2, ....DN noté D1XD2 ....XDN est l’ensemble des tuples ( ou n - uplets ) < V1, V2 ....VN > tel que VI  D1 D1 = {BLEU , BLANC , ROUGE } D2 = { VRAI , FAUX } EXEMPLE

D1

D2

BLEU

VRAI

BLEU

FAUX

BLANC

VRAI

BLANC

FAUX

ROUGE

VRAI

ROUGE

FAUX

B)

RELATION

C'est un sous-ensemble du produit cartésien d’une liste de domaines caractérisé par un nom . COULEURS DE VINS EXEMPLE

D1 = COULEUR D2 = BOOLEEN D1

D2

BLEU

FAUX

BLANC

VRAI

ROUGE

VRAI

plus simplement, une relation est un tableau a 2 dimensions dans lequel une ligne est un tuple . on associe un nom à chaque colonne afin de rendre l’ordre des colonnes sans importance INFORMATION

NOTES

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C)

ATTRIBUT

C'est le nom donné a une colonne d’une relation. nom de relation

attribut 1

attribut 2

attribut 3

TUPLE 1 TUPLE 2 TUPLE 3 TUPLE 4

VEHICULES EXEMPLE

MARQUE

NUMERO

PUISSANCE

COULEUR

RENAULT

902FEE75

7

ROUGE

RENAULT

434FR92

5

NOIR

PEUGEOT

5647GT69

5

BLANC

CITROEN

565ER92

9

VERT

STATISTIQUES EXEMPLE

AGE

SALAIRE - MOYEN

30

10 000

40

15 000

50

17 000

60

18 000

VINS EXEMPLE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

BOURGUEIL

77

VAL DE LOIR

ROUGE

VOUVRAY

78

VAL DE LOIR

BLANC

CHABLIS

76

BOURGOGNE

ROUGE

TAVEL

78

RHÔNE

ROSE

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

CHANTURGUES

82

AUVERGNE

ROSE

CHENAS

80

BEAUJOLAIS

ROUGE

NOTES

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page 47


SCHÉMA D’UNE RELATION

D)

Le schéma d’une relation est compose du nom de la relation suivi du nom des attributs. (ex : voiture ( n° véhi , marque , type , puissance , couleur ). Le schéma d’une bd relationnelle est l’ensemble des schémas des relations composantes.

2 META - BASE La description d’une BD relationnelle doit être stockée sous forme relationnelle. C'est la méta base, c'est-à-dire un dictionnaire de données organisé sous forme relationnelle et contenant la description des relations, attributs, domaines, clés, références.

A)

BILAN : CONCEPTS DESCRIPTIFS

RELATION ATTRIBUT DOMAINE CLE REFERENCE PERSONNE ( N°SS, NOM, PRENOM ) VOITURE ( N°VEHICULE, TYPE, MARQUE, COULEUR, PUISSANCE ) POSSEDE ( N°PROP, N°VEHIC, DATE - ACHAT, PRIX - ACHAT ) EXEMPLE

CONTRAINTES D’INTÉGRITÉ STRUCTURELLES

B) (1)

CONTRAINTE D’ENTITÉ

CLE :

Une clé est un groupe d’attributs minimum ( un ou plusieurs ) qui détermine un tuple unique dans une relation. CONTRAINTE D’ENTITE :

Toute relation doit posséder au moins une clé non nulle. N°VEHIC dans VOITURE CRU, MILLESIME, COULEUR dans VINS EXEMPLE

(2)

CONTRAINTE RÉFÉRENTIELLE

Elle traduit les liens sémantiques entre deux relations. REFERENCE (OU CLÉ ÉTRANGÈRE )

Une référence est un groupe d’attributs (partie d’une clé ) qui référence une clé d’une autre relation ; lors d’une insertion, la valeur de la clé étrangère doit exister dans la relation référencée. N°PROP dans POSSEDE référence N°SS dans PERSONNE

EXEMPLE

NOTES

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3 ALGÈBRE RELATIONNELLE C'est la formalisation d’un ensemble d’opérateurs de base permettant d’exprimer toutes les questions non récursives.

OPERATEURS DE L’ALGÈBRE RELATIONNELLE

A)

 OPERATEURS ENSEMBLISTES UNION DIFFERENCE INTERSECTION PRODUIT CARTESIEN ETENDU

 OPERATEURS RELATIONNELS RESTRICTION PROJECTION

 OPERATEURS derives JOINTURE DIVISION

B)

OPERATEURS ENSEMBLISTES (1)

UNION : REL1 U REL2  REL1

VINS EXEMPLE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

CHENAS

78

BEAUJOLAIS

ROUGE

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

TAVEL

78

RHÔNE

ROSÉ

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

CHABLIS

76

BOURGOGNE

ROUGE

NOUV - VINS EXEMPLE

NOTES

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page 49


VINS U NOUV - VINS  EXEMPLE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

CHENAS

78

BEAUJOLAIS

ROUGE

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

TAVEL

78

RHÔNE

ROSÉ

CHABLIS

76

BOURGOGNE

ROUGE

(2)

DIFFÉRENCE : REL1 - REL2 REL1

VINS EXEMPLE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

CHENAS

78

BEAUJOLAIS

ROUGE

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

TAVEL

78

RHÔNE

ROSÉ

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

CHABLIS

76

BOURGOGNE

ROUGE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

CHENAS

78

BEAUJOLAIS

ROUGE

TAVEL

78

RHÔNE

ROSÉ

NOUV - VINS EXEMPLE

VINS - NOUV - VINS EXEMPLE

NOTES

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(3)

INTERSECTION : REL1

∩ REL2  REL1

VINS EXEMPLE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

CHENAS

78

BEAUJOLAIS

ROUGE

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

TAVEL

78

RHÔNE

ROSÉ

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

CHABLIS

76

BOURGOGNE

ROUGE

CRU

MILLESIME

REGION

COULEUR

TOKAY

80

ALSACE

BLANC

NOUV - VINS EXEMPLE

VINS ∩ NOUV - VINS  EXEMPLE

(4)

PRODUIT CARTÉSIEN : REL1 X REL2  REL1

VINS EXEMPLE

CRU

REGION

CHABLIS

BOURGOGNE

JURANÇON

BÉARN

POMMEROL

BORDELAIS

CHABLIS

CALIFORNIE

LOCALISATION EXEMPLE

REGION

PAYS

BOURGOGNE

FRANCE

BÉARN

FRANCE

BORDELAIS

FRANCE

CALIFORNIE

USA

NOTES

Editions I O S

page 51


VINS X LOCALISATION EXEMPLE

CRU

REGION

REGION

PAYS

CHABLIS

BOURGOGNE

BOURGOGNE

FRANCE

CHABLIS

BOURGOGNE

BÉARN

FRANCE

CHABLIS

BOURGOGNE

BORDELAIS

FRANCE

CHABLIS

BOURGOGNE

CALIFORNIE

USA

JURANCON

BÉARN

BOURGOGNE

FRANCE

JURANCON

BÉARN

BÉARN

FRANCE

JURANCON

BÉARN

BORDELAIS

FRANCE

JURANCON

BÉARN

CALIFORNIE

USA

POMMEROL

BORDELAIS

BOURGOGNE

FRANCE

POMMEROL

BORDELAIS

BÉARN

FRANCE

POMMEROL

BORDELAIS

BORDELAIS

FRANCE

POMMEROL

BORDELAIS

CALIFORNIE

USA

CHABLIS

CALIFORNIE

BOURGOGNE

FRANCE

CHABLIS

CALIFORNIE

BÉARN

FRANCE

CHABLIS

CALIFORNIE

BORDELAIS

FRANCE

CHABLIS

CALIFORNIE

CALIFORNIE

USA

C)

OPERATEURS RELATIONNELS (1)

RESTRICTION : REL1 REL2

La relation résultat ne contient que les tuples dont les valeurs d’attributs vérifient le critère de sélection. critère simple ::= <attribut><comparateur><valeur> critère - ET ::= critère simple ET critère simple critère ::= critère - ET OU critère – ET (forme normale disjonctive ) NOTATION : REL [ CRITERE ] VOITURE EXEMPLE

N°VEHIC

MARQUE

TYPE

PUISS.

COULEUR

872RH75

RENAULT

R12

6

ROUGE

700AB74

PEUGEOT

204

6

BLEUE

686HK75

RENAULT

18

9

VERTE

720CD60

PEUGEOT

304

8

ROUGE

100XY75

RENAULT

R5

6

ROUGE

NOTES

page 52

reproduction réservée


VOITURE [ COULEUR = ROUGE ] ? EXEMPLE

N°VEHIC

MARQUE

TYPE

PUISS.

COULEUR

872RH75

RENAULT

R12

6

ROUGE

720CD60

PEUGEOT

304

8

ROUGE

100XY75

RENAULT

R5

6

ROUGE

VOITURE [ ( MARQUE = RENAULT ) ET ( COULEUR = ROUGE ) ] ? EXEMPLE

N°VEHIC

MARQUE

TYPE

PUISS.

COULEUR

872RH75

RENAULT

R12

6

ROUGE

100XY75

RENAULT

R5

6

ROUGE

VOITURE [ ( COULEUR = ROUGE ) ET ( PUISSANCE > 8 ) ] ? EXEMPLE

N°VEHIC (2)

MARQUE

TYPE

PUISS.

COULEUR

PROJECTION : REL1 REL2

Elimination des attributs non désirés et suppression des tuples en double . : NOTATION :  A1A2 An ( REL ) REL { A1, A2,An } VOITURE EXEMPLE

N°VEHIC

MARQUE

TYPE

PUISS

COULEUR

872RH75

RENAULT

R12

6

ROUGE

700AB74

PEUGEOT

204

6

BLEUE

686HK75

RENAULT

R18

9

VERTE

720CD60

PEUGEOT

304

8

ROUGE

100XY75

RENAULT

R5

6

ROUGE

NOTES

Editions I O S

page 53


VOITURE { MARQUE, COULEUR } EXEMPLE

MARQUE

COULEUR

RENAULT

ROUGE

PEUGEOT

BLEUE

RENAULT

VERTE

PEUGEOT

ROUGE

VOITURE { COULEUR } EXEMPLE

COULEUR ROUGE BLEUE VERTE

D)

OPERATEURS DÉRIVES (1)

JOINTURE : REL1

 REL2 REL3

Restriction du produit cartésien des deux relations opérandes. Le critère de restriction compare des attributs appartenant respectivement à chacune des deux relations opérandes. (a) JOINTURE NATURELLE : critère : égalité des attributs communs aux deux relations opérandes. dans la relation résultat on garde une seule fois les attributs identiques. NOTATION : R1  R2 Join ( R1, R2  critère ) VINS EXEMPLE

CRU

REGION

CHABLIS

BOURGOGNE

JURANÇON

BÉARN

POMMEROL

BORDELAIS

CHABLIS

CALIFORNIE

NOTES

page 54

reproduction réservée


LOCALISATION EXEMPLE

REGION

PAYS

BOURGOGNE

FRANCE

BÉARN

FRANCE

BORDELAIS

FRANCE

CALIFORNIE

USA

VINS  LOCALISATION EXEMPLE

CRU

REGION

PAYS

CHABLIS

BOURGOGNE

FRANCE

JURANÇON

BÉARN

FRANCE

POMMEROL

BORDELAIS

FRANCE

CHABLIS

CALIFORNIE

USA

(b)

THETA - JOINTURE : ( THETA = )

 est le comparateur entre les attributs des deux relations : NOTATION :  { =, , ,, ,  } PERSONNE EXEMPLE

NOM

VILLE

AGE

N° CHEF

141

DUPOND

PARIS

40

500

36

DURAND

TOURS

38

500

251

PARENT

AGEN

25

600

27

BARBIER

PARIS

53

500

125

LEFEVRE

PARIS

30

523

208

LEGRAND

EVRY

39

523

NOTES

Editions I O S

page 55


CHEF EXEMPLE

N° CHEF

NOM

AGE

500

ALBERT

50

523

DURIEUX

35

600

JACQUET

40

EMPLOYE  CHEF N° CHEF = N° CHEF AGE > AGE EXEMPLE

NOM

VILLE

AGE

N° CHEF

NOM

AGE

27

BARBIER

PARIS

53

500

ALBERT

50

208

LEGRAND

EVRY

39

523

DURIEUX

35

 AUTOJOINTURE

(c)

C'est la jointure d’une relation avec elle - même NOTATION : COUPLES DE TUPLES (2)

DIVISION (a)

DIVISION : R / SRES

R ( A1, A2, ...., AK, ...., AN )

S ( AK+1, ...., AN )

RES ( A1, ...., AK ) R / S = R { A1, ...., AK } - ((( R { A1, ...., AK }) X S ) - R) { A1, ...., AK } R EXEMPLE

CRU

ANNEE

# VIT.

TAVEL

1978

2

FLEURY

1973

1

FLEURY

1974

1

SANCERRE

1979

3

SANCERRE

1979

4

FLEURY

1974

3

SANCERRE

1979

1

FLEURY

1974

5

NOTES

page 56

reproduction réservée


S EXEMPLE

CRU

ANNEE

FLEURY

1974

SANCERRE

1979

R/S EXEMPLE

# VIT. 1 3

(b)

DIVISION : REL

÷ DIV  RES

PRODUIT EXEMPLE

NOM

DIMENSION

N° FOURNISSEUR

BOULON

4

12

VIS

3.5

12

VIS

5

24

CLOU

4

12

CLOU

3

24

BOULON

4

24

VIS

5

12

VIS

3.5

35

DIV EXEMPLE

NOM

DIMENSION

VIS

5

CLOU

4

BOULON

4

PRODUIT / DIV EXEMPLE

N° FOURNISSEUR 12

NOTES

Editions I O S

page 57


NOTES

page 58

reproduction réservée


V. LES TABLES Une table permet de regrouper des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, ...). Les données gérées peuvent être des textes, des nombres, des dates, des valeurs logiques ou des images. Une table est constituée de champs et d'enregistrements : Chaque enregistrement contient les données spécifiques à un élément de la table (L'employé, le client, le produit, ...). Chaque champ contient des informations de nature homogène (Le nom, le prénom, le code, le libellé ...).

INFORMATION

Plusieurs tables peuvent être créées et regroupées dans une même base de données. Par principe, chacune des tables d'une base de données contient des informations relatives à un élément du système d'information Champs

Enregistrements

Nom de la table

OUVRIR LA BASE "COMPTOIR03" – AFFICHER LES TABLES DE LA BASE

EXERCICE

NOTES

Editions I O S

page 59


La table est créée en fonction des informations qu'elle est amenée à recueillir. CREER UNE NOUVELLE TABLE : PROCÉDURE

OUVRIR LA BASE DE DONNÉES La fenêtre Base de Données

apparaît avec la liste des objets

<CLIC G> SUR <DOUBLE CLIC> SUR L'UNE DES OPTIONS SUIVANTES :

ou <CLIC G> sur

Pour créer une table à partir d'une table existante issue d'une autre application, il est nécessaire d'importer les données ou de les attacher AVANCÉ

il est nécessaire de spécifier les noms, types, descriptions et propriétés de chacun des champs. Ces champs constituant la structure des enregistrements de la table INFORMATION

Une table existante peut aussi être ouverte en mode création afin d'en modifier la structure. OUVRIR UNE TABLE EXISTANTE EN MODE CREATION : <CLIC G> SUR LA TABLE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou <CLIC D> DANS "COMPTOIR03", OUVRIR LA TABLE "EMPLOYES" EN MODE CRÉATION – LA FERMER

EXERCICE

NOTES

page 60

reproduction réservée


MODE CREATION

er

1 champ Nom du 1er champ

Propriétés du champ sélectionné

PROCÉDURE

Type de données du 1er champ

Description du 1er champ

Aide lors de la création

AFFICHER LE CONTENU D'UNE TABLE : <CLIC G> SUR LA TABLE POUR LA SÉLECTIONNER <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA TABLE ou <CLIC G> SUR L'OUTIL Une fois la table ouverte, ses données peuvent être visualisées ou modifiées

Editions I O S

page 61


Nom de la table ouverte

Enregistrement sélectionné

Revenir au premier enregistrement Revenir à l'enregistrement précédent

Créer un nouvel enregistrement

Enregistrement en cours

Aller à l'enregistrement suivant

Aller au dernier enregistrement

DANS "COMPTOIR03", AFFICHER LE CONTENU DE LA TABLE "EMPLOYES" – LA FERMER

EXERCICE

A A.. C CA AR RA AC CTTÉ ÉR RIIS STTIIQ QU UE ES SD DE ES SC CH HA AM MP PS S Chaque champ est identifié par son nom. Un nom de champ peut avoir jusqu'à 64 caractères alphanumériques (espaces compris). Les noms donnés doivent être explicites afin d'identifier au mieux les champs concernés (Date de livraison, prix de vente, Quantité livrable, Chiffre d'affaires,....). Le type Texte est toujours assigné par défaut à un nouveau champ. Pour le changer, il est nécessaire d'ouvrir la liste déroutante de la colonne Type de Données INFORMATION

CONSEIL

Il est préférable de nommer les champs sans utiliser d’espaces, d’accentuation, tirets, soulignés...uniquement du texte comme DateLivraison, QteLivrable, NoClient et de mettre en correspondance des légendes comme Livraison, Qté livrable, N° client pour la restitution d’étiquettes

NOTES

page 62

reproduction réservée


LES TYPES DE CHAMPS SONT LES SUIVANTS : Texte

Caractères alphanumériques

Jusqu'à 255 octets

Mémo

Paragraphes alphanumériques

Jusqu'à 64000 octets

Numérique

Nombres entiers ou décimaux

1, 2, 4 ou 8 octets

Date/Heure Monétaire

Dates et heures Valeurs monétaires

8 octets 8 octets

NuméroAuto

Valeur incrémentée par ACCESS

4 octets

Oui/Non

Valeurs booléennes

1 bit (1/8 d'octet)

objet OLE

Objets OLE ou graphiques

Jusqu'à 1 giga-octet

Lien hypertexte

Texte ou combinaisons texte jusqu'à 2048 caractères / nombres utilisé comme adresse de lien

Assistant liste de choix choix d'une valeur à partir d'une autre table ou d'une liste de valeurs

En général, 4 octets

QUELQUES REGLES DE BASE : Chaque champ contient un seul et unique type de données. Le type de données est associé à un espace de stockage (taille en octets). Des opérations ne sont pas possibles pour certains types de données, (addition d'une valeur numérique avec un texte). Des champs ne peuvent pas être triés s'ils sont définis en mémo ou OLE.

INFORMATION

La taille des champs Texte et Numérique peut être définie plus finement en agissant sur la propriété du champ. Les champs peuvent être commentés, afin d'aider l'utilisateur dans son entretien de la table (lecture et mise à jour). Lorsque les données sont visualisées dans un formulaire, la description des champs désignés est affichée dans la barre d'état

1 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS Le volet inférieur de la fenêtre affiche les propriétés du champ sélectionné. Toutes ces propriétés peuvent être modifiées. la taille du champ, le format, les conditions auxquelles doivent satisfaire les données doivent être définies ici INFORMATION

Les propriétés du champ définissent l'ensemble de ses caractéristiques.

PROCÉDURE

AFFICHER LES PROPRIETES D'UN CHAMP : <CLIC G> SUR LE CHAMP ses propriétés s'affichent dans la partie inférieure, onglet général

Editions I O S

page 63


PROPRIETES : TAILLE

Taille d'un champ texte ou fourchette de valeurs d'un champ numérique

FORMAT

Présentation des dates et des nombres.

MASQUE DE SAISIE

Affichage des caractères de mise en forme dans un champ.

LÉGENDE

Étiquette du champ pour la restitution à l’écran ou éditions, lors de la création de nouveaux formulaires ou états.

VALEUR PAR DÉFAUT

Valeur par défaut du champ pour chaque nouvel enregistrement

VALIDE SI

Subordonne la validation des données du champ à un critère conditionnel.

MESSAGE SI ERREUR

Spécifie le message à afficher pour une violation du ‘Valide si’.

NULL INTERDIT

Impose la saisie d'une valeur dans un champ.

CHAÎNE VIDE AUTORISÉE

Permet l'enregistrement de chaînes vides dans un champ de

TYPE

texte ou mémo. INDEXÉ

Si Oui : accélération de recherche dans le champ fréquemment consultés. Important pour gérer les clés et les relations.

COMPRESSION UNICODE

Le codage Unicode représentant chaque caractères avec 2 octets, la compression permet de réduire l'espace requis (Oui par défaut

BALISE ACTIVE

utilisation d'une balise active reconnue

Les propriétés IME sont liées à la conversion de langues orientales AVANCÉ

2 LA TAILLE D'UN CHAMP Elle dépend du type de champ et peut être modifiée. TAILLE D'UN CHAMP : PROCÉDURE

SAISIR LA TAILLE POUR UN CHAMP "TEXTE" OU

<CLIC G> SUR DE CHAMP "NUMÉRIQUE"

POUR UN

La taille d'un champ de type "texte" est par défaut de 50 caractères ; elle peut être comprise entre 1 et 255 caractères. La taille d'un champs de type "numérique est par défaut "réel double" Il est recommandé de choisir la plus petite définition possible, afin d'optimiser les temps d'exécution. Par Exemple pour des entiers courts : Octet, sinon Entier ou Entier Long

NOTES

page 64

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OCTET

0 à 255

Aucune décimale

Stockage : 1 octet

ENTIER

-32 768 à 32 767

Aucune décimale

Stockage : 2 octets

ENTIER LONG

-2 147 483 648 à 2 147 483 647

Aucune décimale

Stockage : 4 octets

REEL SIMPLE

-3,4 . E 38 à 3,4 . E 38

7 décimales

Stockage : 4 octets

RÉEL DOUBLE

-1,797 . E 308 à 1,797 . E 308

15 décimales

Stockage : 8 octets

N° RÉPLICATION

utilisé pour établir un identificateur unique de réplication.

16 octets

utilisés pour identifier des réplicas, des jeux de réplicas, des tables, des enregistrements et d' autres objets

décimale

DÉCIMAL

3 LE FORMAT D'UN CHAMP Plusieurs formats sont proposés pour les valeurs numériques, dates et monétaires. FORMAT D'UN CHAMP : SAISIR UN FORMAT TYPE EXCEL " PROCÉDURE

ou <CLIC G> SUR

DE

L'affichage des nombres et des dates dépend de la définition du pays sélectionné dans la section OPTIONS RÉGIONALES de Windows ATTENTION

INFORMATION

Une fois que l'on a défini le format d'affichage d'un champ, ACCESS l'applique automatiquement dans tous les nouveaux formulaires et états, ainsi que dans les feuilles de données de tables et de requêtes. Les formats qui sont modifiés par la suite n'affectent pas les formulaires et états existants ; il faut dans ce cas les appliquer manuellement aux contrôles associés aux champs en question

NOTES

Editions I O S

page 65


TYPE NUMÉRIQUES :

DATE/HEURE

OUI/NON

FORMAT

EXEMPLE

AFFICHAGE

Nombre général

6246,5

6246,5

Monétaire

6246,5

6 246,50 F (France)

Fixe

6246,5

6246

Standard

6246,5

6 246,50

Pourcentage

0,624

62,4 %

Scientifique

6246,5

6,24 E+03

Général (date)

31/01/05

31/10/05 15:30:00 (France)

Complet (date)

31/01/05

Dimanche 31 janvier 2005 (France)

Réduit (date)

31/01/05

31-jan-99

Abrégé (date)

31/01/05

31/01/1999 (France)

Complet (heure)

15:30:00

15:30:00

Réduit (heure)

15:30:00

3:30 PM

Abrégé (heure)

15:30:00

15:30

Vrai/Faux

-1

Vrai

Oui/Non

0

Non

Actif/Inactif

0

Inactif

Les définitions de Numériques s'appliquent également à Monétaire et NuméroAuto INFORMATION

Il est aussi possible de composer manuellement son propre format en attribuant à la propriété format le symbole correspondant au format souhaité. Quelques exemples de formats personnalisés sont décrits ci-dessous :

EXEMPLE

"Matricule employé n° " 000

pour : 36

donne : Matricule employé n° 036

"Matricule employé n° " 000

pour : 125

donne : Matricule employé n° 125

aa

pour : 31/01/99

donne : 99

aaaa

pour : 31/01/99

donne : 1999

mmm

pour : 31/01/99

donne : jan

mmmm

pour : 31/01/99

donne : janvier

mmm aaa

pour : 31/01/99

donne : jan 1999

hh"h"nn

pour : 10:35

donne : 10h35

NOTES

page 66

reproduction réservée


Le format est associé au type de valeur qu'il contient. Un format personnalisé de champ numérique se compose de 4 parties La première partie si la valeur est positive, La seconde partie si la valeur est négative, La troisième partie si la valeur est nulle, La quatrième partie s'il n'y a aucune valeur (NULL). Dans tous les cas, les différentes parties du format sont séparées par des ";". INFORMATION

EXEMPLE

0; (0);;"VIDE"

Affiche 0 pour une réponse positive ou (0) pour une négative, rien pour une valeur égale à 0 et le mot "Vide" s'il n'y a pas de réponse.

# ##0;-# ##0;"ZÉRO";"VIDE"

Affiche la valeur sous forme de milliers si elle est positive et avec un signe - si elle est négative; avec le mot "Zéro" pour la valeur 0 et le mot "Vide" s'il n'y a pas de réponse

Le format personnalisé d'un champ texte se compose de 3 parties. La première partie au x champs comportant du texte, La seconde partie aux chaînes vides, La troisième partie s'il n'y a aucune valeur (NULL). Le format personnalisé d'un champ oui/non se compose de 3 parties. La première partie non utilisée, La seconde partie réservée aux valeurs -1 (oui), La troisième partie réservée aux valeurs 0 (non).

4 LE MASQUE DE SAISIE Si toutes les valeurs d'un champ doivent avoir le même format, on peut définir un masque de saisie. Le masque affiche automatiquement les littéraux dans le champ, il suffit de compléter les espaces vierges du masque de saisie. Les masques de saisie permettent de s'assurer que les données entrées ne sont pas tronquées et correspondent au type de valeur spécifié. Ils permettent aussi de protéger les données confidentielles; Tous les caractères saisis s'affichent sous la forme* grâce au masque prédéfini : "Mot de passe".

NOTES

Editions I O S

page 67


MASQUE DE SAISIE : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

AFFICHE L'ASISTANT "MASQUE DE SAISIE"

ne fonctionne qu'avec les champs texte ou date

CARACTERE

A UTILISER POUR

0

Un chiffre (saisie obligatoire)

9

Un chiffre (saisie facultative)

#

Un chiffre, signes + ou -, ou espace (saisie obligatoire)

L

Une lettre (saisie obligatoire)

?

Une lettre (saisie facultative)

A

Une lettre ou en chiffre (saisie obligatoire)

a

Une lettre ou en chiffre (saisie facultative)

&

Tout caractère ou espace (saisie obligatoire)

C

Tout caractère ou espace (saisie facultative)

.,:;-/

Virgules décimales, séparateurs milliers, date/heure (panneau conf. Window)

<

Afficher caractères à droite du symbole en minuscules

>

Afficher caractères à droite du symbole en majuscules

!

Remplir le masque de droite à gauche (quand des caractères optionnels se trouvent dans la partie gauche du masque)

\

Afficher les caractères suivant ce symbole dans la forme littérale du masque pour inclure dans la mise en forme un des caractères précédents

NOTES

page 68

reproduction réservée


EXEMPLE

MASQUE DE SAISIE

EXEMPLES DE VALEURS

(000) 000-0000

(206) 666-0214

(999) 000-0000!

(206) 666-0214 ( ) 666-0214

(000) AAA-AAAA

(206) 666-TELE

000-0000 a999

666-70000 x201666-0214

000-00-0000

536-87-4521

#999

-20 2000

>L????L?000L0

GREENIO456M7 FLO M 106C7

00000-9999

7412374123-1025

>L<?????????????????

Deschamps

LE MASQUE DE SAISIE PEUT COMPORTER TROIS PARTIES : La première spécifie le masque La deuxième 0 si les littéraux sont enregistrés avec la valeur, 1 sinon (en général) La troisième indique quel caractère afficher comme espace ("_" souligné par défaut) (000) 000-0000;0;" " masque, littéraux enregistrés avec la valeur, espaces remplacés par " ", soit 14 caractères EXEMPLE

5 LA VALEUR PAR DÉFAUT Lorsque le champ reçoit très régulièrement la même valeur pour réponse, il est possible de fixer cette valeur par défaut. Elle est alors automatiquement proposée à l'utilisateur qui peut l'accepter ou l'écraser par une autre valeur. Elle apparaît à la place d'un vide dans les champs des formulaires et états liés à la table. Cette valeur peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais également une expression.

PROCÉDURE

VALEUR PAR DEFAUT : <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR AFFICHE LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION

NOTES

Editions I O S

page 69


Dans le cas d'une expression, elle doit être précédée du symbole "=". INFORMATION

ACCESS attribue par défaut la valeur 0 aux champs numériques ou monétaires INFORMATION

EXEMPLE

=[PRÉNOM] & " " & [NOM]

& Concatène les champs Nom, Prénom avec un espace entre 2

=MAINTENANT()

Date et heure en cours

=DATE()

Date du jour

=ANNÉE(DATE())

Année de la date du jour

6 LA VALIDITÉ D'UN CHAMP Le type d'un champ est systématiquement vérifié à chaque saisie de valeur dans ce champ. il est aussi possible d'ajouter à un champ des contrôles plus spécifiques. VALIDE SI : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

SAISIR LA RÉGLE DE VALIDATION <CLIC G> SUR AFFICHE LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION

l'utilisateur spécifie les conditions de saisies d'une valeur dans un champ Par exemple, en spécifiant <100 ; une valeur supérieure ou égale à 100 sera rejetée INFORMATION

NOTES

page 70

reproduction réservée


MESSAGE SI ERREUR : <CLIC G> SUR PROCÉDURE

INFORMATION

SAISIR LE MESSAGE À AFFICHER LORS D'UNE SAISIE INCOMPATIBLE

elle s'utilise en complément de la précédente il est également possible de spécifier un message en cas de saisie incorrecte. Il est fortement recommandé d'énoncer les cas d'erreur afin d'aider l'utilisateur dans ses saisies d'informations. Le message d'erreur sera affiché dans une fenêtre de dialogue marquée de l'icône !, et auquel il faut répondre OK après lecture

On ne peut utiliser de noms de champs dans une expression de validation, il faut dans ce cas définir la validation dans les propriétés de la table ATTENTION

INFORMATION

Les règles de validation sont spécifiées sous forme d'expressions qui peuvent être simples ou complexes Elles sont définies manuellement ou à l'aide du générateur d'expression POUR DEFINIR LES EXPRESSIONS : Les dièses # entourent les dates Les guillemets " " entourent les textes Le signe & entre deux éléments à concaténer Date() pour la date système Les opérateurs de comparaison sont =, <, >, <=, >= , <> les opérateurs arithmétiques sont +, -, /, *, ^ (exposant), Mod (Modulo) Les opérateurs logiques sont Et, Eqv (équivalence), Imp (implication), Pas (non logique) Ou (ou inclusif), Ou-X (ou exclusif) Les autres opérateurs sont Entre , Dans , Est , Comme, pas.

NOTES

Editions I O S

page 71


EXEMPLES D'OPERATEURS ENTRE 10 ET 100 Comprise entre 10 et 100 EXEMPLE

DANS ("TOULOUSE";"BORDEAUX";"PARIS")

Contenue dans la liste

EST NULL, EST PAS NULL

Est ou n'est pas égale à la valeur Null

COMME "MAR*"

Qui commence par Mar.....

COMME "K???"

Commence par K et a 4 caractères

EXEMPLES D'EXPRESSIONS EXEMPLE

> 100

Seules les valeurs > à 100 peuvent être saisies.

0 OU > 100

valeurs égales à 0 ou supérieures à 100.

<DATE()-30

Inclut les enregistrements datant de plus de 30 jours

>=#01/01/1999# ET <=#31/12/1999#

Dans l'année 1999

7 LES VALEURS NULL ET LES CHAINES VIDES La valeur NULL est une valeur particulière en base de données qui signifie : PAS DE VALEUR, et ce quelque soit le type de données sauf OLE. ACCESS interdit la sauvegarde d'enregistrements lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans les champs n'autorisant pas la valeur NULL. En cas d'essai de sauvegarde sans valeurs une boite de dialogue invite à la saisie de valeurs pour les champs concernés. NULL INTERDIT : <CLIC G> sur DE PROCÉDURE

SÉLECTIONNER OUI OU NON

Les champs de type mémo ou texte possèdent une propriété qui détermine si un champ peut contenir la valeur "" (vide) CHAINE VIDE AUTORISÉE : <CLIC G> sur PROCÉDURE

SÉLECTIONNER OUI OU NON

Par défaut ACCESS n'enregistre pas de chaînes vides ; si aucune valeur n'est tapée, une valeur NULL est enregistrée INFORMATION

DANS "COMPTOIR03", OUVRIR LA TABLE "EMPLOYES" EN MODE CRÉATION PASSER EN REVUE LES PROPRIÉTÉS DES DIFFÉRENTS CHAMPS

EXERCICE

CRÉER UNE NOUVELLE BASE NOMMÉE " LIVRES" CRÉER UNE TABLE "LIVRES" (TITRE, AUTEUR, SUJET, ÉDITEUR, ÉVALUATION…), UNE TABLE "AUTEUR" (NOM, PRÉNOM, NATIONALITÉ…) ET UNE TABLE "SUJET" EXERCICE

NOTES

page 72

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B B.. S STTR RU UC CTTU UR RE ED DE ES S TTA AB BLLE ES S 1 LA MODIFICATIONS DE LA STRUCTURE Le contenu des tables de la base de données évolue et dans cette évolution, il arrive souvent que la structure de la table doive être modifiée pour ajouter un nouveau type d'information à gérer ou au contraire supprimer un type d'information qui n'est plus utile..

PROCÉDURE

INSERER UN NOUVEAU CHAMP : <CLIC G> SUR LE 1ER CHAMP LIBRE SAISIR LE NOM DU CHAMP...

SUPPRIMER UN CHAMP : <CLIC G> SUR LA CASE GRISE (sélecteur de champ) PROCÉDURE

À GAUCHE DU CHAMP À SUPPRIMER

LE CHAMPS EST MARQUÉ DU SIGNE <SUPP> DU CLAVIER

ou <CLIC D> ou <CLIC G> SUR L'OUTIL

DANS "LIVRES", CRÉER POUR CHAQUE TABLE UN CHAMP DE TYPE "NUMÉROTATION AUTOMATIQUE"

EXERCICE

MODIFIER UN NOM DE CHAMP : TAPER UN NOUVEAU NOM DE CHAMP À LA PLACE DE CELUI EXISTANT PROCÉDURE

Les champs supprimés ou ajoutés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états déjà fabriqués. il est important de revoir tous les objets liés à la table mise à jour la table se met à jour automatiquement, mais pas les objets précédemment créés ATTENTION

NOTES

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DEPLACER UN CHAMP : <CLIC G> SUR LA CASE GRISE (sélecteur de champ) PROCÉDURE

LE CHAMPS EST MARQUÉ DU SIGNE FAIRE GLISSER LE

PROCÉDURE

ATTENTION

À GAUCHE DU CHAMP À DÉPLACER

AVEC LA SOURIS À LA NOUVELLE POSITION

MODIFIER UN TYPE DE DONNÉES : <CLIC G> SUR LE TRIANGLE À DROITE DU TYPE DE DONNÉES EX : il faut tenir compte des champs liés à celui modifié, des expressions exprimées, des conditions de validation, de la taille des données, des formulaires, requêtes et états l'utilisant. En cas d'impossibilité le logiciel affiche un message d'avertissement. Pour une réponse affirmative, les valeurs non valides sont remplacées par des valeurs Null : (Ce qui entraîne la perte des données initiales). Si des valeurs indexées ne peuvent être converties, l'indexation est perdue

2 L'INDEX La création d'un champ indexé dans une table accélère l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu. Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrement ATTENTION

LES PARAMETRES POSSIBLES SONT LES SUIVANTS :

INFORMATION

CONSEIL

NON

Ne pas créer d'index sur le champ spécifié

OUI - AVEC DOUBLONS

Créer un index sur le champ spécifié

OUI - SANS DOUBLONS

Créer un index unique sur le champ spécifié

Dans le cas d'un index unique, la valeur saisie dans le champ ne sera acceptée que si celle-ci n'existe pas déjà dans un autre enregistrement. Possibilité très intéressante pour des champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, la référence fournisseur

Pour affiner les recherches d'enregistrement, il est utile de créer des index composés sur plusieurs champs à la fois. Il est possible de créer des index composés concernant jusqu'à 10 champs

NOTES

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AFFICHER LES INDEX : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou MENU AFFICHAGE

CREATION D'UN INDEX COMPOSE : OUVRIR LA TABLE EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LA FENÊTRE INDEX DE LA TABLE APPARAÎT POUR CREER LES INDEX MULTICHAMPS, AJOUTER UNE LIGNE (B) POUR CHAQUE CHAMP DANS L'INDEX, EN NE FAISANT FIGURER LE NOM DE L'INDEX QUE SUR LA PREMIÈRE LIGNE L'index de nom PRIMARY KEY est composé de no commande et Ref Produit

NOTES

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3 LA CLÉ PRIMAIRE Une table contient toujours au moins un champ qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. La valeur d'un champ sur lequel est associée une clé primaire, est unique (pas de doublon - ces derniers sont automatiquement rejetés lors de la saisie). CREATION D'UNE CLE PRIMAIRE SUR UN CHAMP : <CLIC G> SUR LE CHAMP PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou MENU EDITION -

Une petite clé est placée à gauche du nom de champ

Une clé primaire peut être définie sur un champ, mais aussi sur un ensemble de champs INFORMATION

DANS "LIVRES", CRÉER POUR CHAQUE TABLE COMME CLÉ PRIMAIRE LES CHAMPS DE NUMÉROTATION AUTOMATIQUE

EXERCICE

PROCÉDURE

CREATION D'UNE CLE PRIMAIRE SUR PLUSIEURS CHAMPS : <CLIC G> SUR LE 1ER CHAMP À DÉFINIR <CTRL> ENFONCÉ - <CLIC G> SUR LES AUTRES CHAMPS À PRENDRE EN COMPTE <CLIC G> SUR Une petite clé est placée à gauche des noms de champ

4 LES PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE DEFINIR LES PROPRIETES D'UNE TABLE : TABLE OUVERTE EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou <CLIC D> OU MENU AFFICHAGE

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DESCRIPTION

Enregistre la description du contenu et de la fonction de la table

VALIDE SI

Condition à vérifier pour qu'un enregistrement soit valide

MESSAGE SI ERREUR

Affiche un message quand la règle de validation est violée

REGLE DE VALIDATION DES ENREGISTREMENTS : La validation des données s'effectue quand on sauvegarde ou que l'on quitte un champ. A l'inverse des règles de validation de champs, les règles de validation de tables peuvent contenir des références à un ou plusieurs champs de la table, ce qui est très utile pour comparer les valeurs de différents champs. Les champs sont encadrés par [ ]. Une seule règle est définie, mais on peut combiner plusieurs critères par des ET. VALIDE SI

[A livrer avant] <= [Date Commande]+30

MESSAGE SI ERREUR

La livraison doit s'effectuer dans les 30 jours suivant la date de commande : Tapez une date valide dans le champ

5 LES RELATIONS ENTRE LES TABLES ACCESS étant un gestionnaire de bases de données relationnelles (SGBDR), il est possible de manipuler simultanément les données de plusieurs tables. Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation par défaut entre deux. Des champs compatibles dans chacune des deux tables reliées sont nécessaires pour cette opération. Ces champs portent souvent le même nom, et contiennent des valeurs identiques par enregistrement. Dans une table il s'agit de la clé primaire et dans l'autre table d'une clé étrangère. AFFICHER LES RELATIONS : TOUTES TABLES FERMÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou <CLIC D> -

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AJOUTER UNE TABLE : DANS LA FENÊTRE RELATIONS PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

ou CLIC D> -

CREER UNE RELATION : FAIRE GLISSER UN CHAMP D'UNE TABLE VERS UNE AUTRE AU MOYEN DE LA SOURIS PROCÉDURE

CONSEIL

les champs relies doivent avoir le même type de données, et de préférence la même taille A tout moment des relations peuvent être ajoutées, ou supprimées ; mais il est fortement recommandé de définir les relations entre tables avant de créer les formulaires, requêtes et états relatifs à celles-ci

Sécurité contre la perte de données reliées : Contrainte d'Intégrité Référentielle Héritage (tables attachées) dans la base d'origine

Paramétrer le type de jointure associée

Choix du type de relation à appliquer

Mise à jour en cascade des enregistrements de même valeur de clé étrangère Effacer en cascade les enregistrements de même valeur de clé étrangère

ATTENTION

Une seule relation entre deux mêmes tables est autorisée. Une table dont la clé primaire est reliée à d'autres tables ne pourra pas être détruite, sauf si ces dernières le sont déjà ou que la relation ait été supprimée. Les champs reliés ne peuvent pas être détruits

NOTES

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TYPE DE RELATIONS : Le choix UNE définit une relation "une à une" entre les deux tables. Chaque enregistrement de la table source est associé à un seul enregistrement de la table destination. Le choix PLUSIEURS définit une relation "une à plusieurs" entre deux tables. Chaque enregistrement de la table source peut être associé à plusieurs enregistrements de la table destination. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table de destination. L'intégrité RÉFÉRENTIELLE : Lors de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements dans les tables reliées, les données seront reliées correctement et avec cohérence. RELATIONS UNE A UNE EXEMPLE

BARRE D'OUTILS RELATIONS :

DANS LA BASE "LIVRES", CRÉER LES RELATIONS ADÉQUATES ENTRES LES TABLES

EXERCICE

C C.. LLA AR RE EC CH HE ER RC CH HE ED DE ED DO ON NN NÉ ÉE ES S La commande "RECHERCHER" symbolisée par l'outil est une fonction très utilisée dans une base de données puisqu'elle permet de retrouver très rapidement les données voulues.

PROCÉDURE

RECHERCHER : OUVRIR LA TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNÉES SÉLECTIONNER LA COLONNE CORRESPONDANT AU CHAMP SUR LEQUEL ON DÉSIRE EFFECTUER LA <CLIC G> SUR ou MENU EDITION

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Pour vous aider, il est possible de distinguer les majuscules des minuscules en cochant cette possibilité dans la boîte de sélection ATTENTION

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Lance la recherche puis passe à l'occurrence suivante

Chaîne de caractères recherchée

Recherche sur le champ sélectionné ou sur la totalité de la table

CONSEIL

Précise si la recherche est sur tout ou partie du contenu du champ

Options supplémentaires de recherche (casse, sens…)

Souvent les données saisies sont formatées pour être présentées dans un style particulier. L'utilisateur voyant la donnée formatée, ne pourra pas identifier forcément la donnée d'origine sous son format de saisie. Il convient alors de cocher la case correspondant à une recherche sur des champs selon leur formatage La recherche peut aussi s'effectuer sur des chaînes de caractères non entièrement connues. L'utilisation de caractères génériques sera alors très utile CARACTERES GENERIQUES

EXEMPLE

?

Caractère unique manquant à son emplacement

* #

Un ou plusieurs caractères manquants Chiffre unique manquant à son emplacement

[ ]

Liste de caractères pouvant correspondre au manquant

[! ] M?rin L*ng #ème *ème Paul[e]* Paul[!o] Paul[ao]

Liste de caractères à ne pas trouver pour le manquant Marin ou Morin Long ou Living 3ème ou 4ème ou 5ème 3ème ou 124ème ou troisième Paul ou Paule ou Paulette Paule mais pas Paulo Paula ou Paulo

Si l'on veut trouver un caractère générique, il faut le placer entre crochets. Par Exemple, pour trouver la valeur #1, il faut taper [#]1. CONSEIL

Une recherche peut également être utile pour remplacer des mots par d'autres. Utiliser alors la commande REMPLACER au lieu de RECHERCHER INFORMATION

NOTES

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VI. LES REQUÊTES Les requêtes permettent de visualiser les données choisies issues d'une ou plusieurs tables dans l'ordre désiré. Les données sont réunies dans une feuille de réponse, à partir de laquelle il est possible de procéder à d'autres requêtes. LES REQUETES PERMETTENT DE : visualiser ou modifier des parties de tables sur des champs spécifiques restreindre le nombre d'enregistrements sur lequel on désire agir trier des enregistrements interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille calculer des données nouvelles créer des formulaires (ECRAN) ou des états (EDITION) créer d'autres requêtes si les calculs sont complexes générer des graphiques interroger d'autres bases de données que celles du logiciel ACCESS Deux langages de spécification de requêtes : QBE (Query By Example) langage de base pour ACCESS SQL (Structured Query Language) langage norme pour les bases de données relationnelles BARRE D'OUTILS EN MODE CREATION DE REQUETE :

Il existe six types de requêtes : Permettent de visualiser les données d'une ou plusieurs tables selon certains critères Présentent les données sélectionnées sous un format identique à celui d'une feuille de calcul Permettent de créer une nouvelle table dans la table de données correspondant aux données sélectionnées Permettent de mettre à jour des champs des lignes sélectionnées Ajoute dans une table les lignes sélectionnées par la requête Supprime d’une table les lignes sélectionnées par la requête

NOTES

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A A.. LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES SD DE ES SÉ ÉLLE EC CTTIIO ON N Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête. REQUETE DE SELECTION : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<DOUBLE CLIC> SUR ou <CLIC G> SUR L'OUTIL Une boîte de dialogue s'intitulant AFFICHER LA TABLE apparaît avec la liste de toutes les tables et requêtes déjà existantes dans la base. AFFICHER LA TABLE : <CLIC G> SUR LA TABLE DÉSIRÉE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR TOUTES LES TABLES CONCERNÉES PAR LA REQUÊTE <CLIC G> SUR Une nouvelle fenêtre s'intitulant REQUETE SELECTION est automatiquement ouverte

NOTES

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Dans cette fenêtre, il suffit alors de choisir les champs qui feront partie de la requête, en fonction des données à visualiser. Type et titre de la requête

Liste des champs de la table source Barre de fractionnement pour ajuster la taille des volets haut et bas

Champ sélectionné pour la requête

Grille d'interrogation

PROCÉDURE

AJOUT DE CHAMPS : Dans le volet supérieur est affiché une boîte contenant la liste des champs de la table source <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE ou <CLIC G> SUR LE CHAMP GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION ou <CLIC G> SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> SUR DE LA ZONE CHAMP <CLIC G> SUR LE CHAMP À AJOUTER

INFORMATION

POUR DÉROULEZ LA LISTE DES CHAMPS

Plusieurs champs de la liste déroulant peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant la sélection. La touche <MAJ> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

AJOUT DE TOUS LES CHAMPS : PROCÉDURE

<DOUBLE CLIC> SUR " " 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS ou <CLIC G> SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> SUR DE LA ZONE CHAMP <CLIC G> SUR LE 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE : NOM DE LA TABLE SUIVI DE ". "

NOTES

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DEPLACEMENT D’UN CHAMPS : <CLIC G> AU DESSUS DU CHAMP (FORME DE POINTEUR VERTICAL NOIR) POUR SÉLECTIONNER LE PROCÉDURE

PROCÉDURE

CHAMPS FAIRE GLISSER LE CHAMP AVEC LA SOURIS JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE

SUPPRESSION D’UN CHAMP : <CLIC G> AU DESSUS DU CHAMP (POINTEUR VERTICAL NOIR) POUR LE SÉLECTIONNER APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR>

SUPPRESSION DE TOUS LES CHAMPS : MENU EDITION

Afin d'améliorer la lecture des feuilles de réponses, il est possible de modifier les noms des champs. Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives;

PROCÉDURE

CHANGER UN NOM DE CHAMP DANS LA REQUETE : CLIQUER À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER DANS LA GRILLE D'INTERROGATION ENTRER LE NOUVEAU NOM, SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":" LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT EX : : Si la requête doit être réutilisée, il faut l'enregistrer. ENREGISTRER UNE REQUETE :

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OUTIL NOMMER LA REQUÊTE

NOTES

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B B.. LLA A FFE EU UIILLLLE ED DE ER RÉ ÉP PO ON NS SE ES S Pour visualiser le résultat de la requête, il est nécessaire d'afficher la feuille de réponses. Elle contient la liste des données correspondant aux champs sélectionnés. AFFICHER LA FEUILLE DE REPONSES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou <CLIC G> SUR

DE L'OUTIL CI-DESSUS

<CLIC G> SUR Si la requête à été enregistrée, la feuille de réponses sera directement accessible. Les données de la feuille de réponses ne sont jamais enregistrées, seule la requête qui permet de les obtenir l'est INFORMATION

Pour interrompre une requête en cours, appuyer sur les touches <CTRL> <PAUSE> CONSEIL

Les requêtes à partir desquelles, des états ou formulaires seront créés, sont ouvertes automatiquement à chaque utilisation de ces états ou formulaires. INFORMATION

Nom de la requête

Enregistrement actuellement sélectionné

premier enregistrement

Nouvel enregistrement

dernier enregistrement

un enregistrement en arrière N° de l’enregistrement en cours

enregistrement suivant

NOTES

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INFORMATION

Les données affichées dans une feuille de réponses peuvent être visualisées, mais aussi modifiées sous certaines conditions. La répercussion se fera automatiquement sur les tables dont sont issues ces données La grille d'interrogation, en mode création, permet de définir les critères de la requête.

1 LE TRI Pour visualiser une liste de données dans un ordre précis, il est nécessaire de trier la feuille de réponses sur un ou plusieurs champs. TRI SUR UN CHAMP : OUVRIR LA REQUÊTE EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR LA CELLULE "TRI" DU CHAMP À ORDONNER CHOISIR CROISSANT OU DÉCROISSANT <CLIC G> SUR L'OUTIL FEUILLE DE DONNÉES La liste apparaît triée dans la feuille de réponses, pour le champ spécifié CRÉER UNE REQUÊTE "SÉLECTION" À PARTIR DE LA TABLE "EMPLOYÉS" AFFICHANT LES CHAMPS "N°EMPLOYE" ET "NOM" AFFICHER EN MODE FEUILLE DE DONNÉES LE RÉSULTAT DE LA REQUÊTE TRIER PAR N° EXERCICE TRIER PAR NOM

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

pour revenir en mode création

INFORMATION

PROCÉDURE

TRI SUR PLUSIEURS CHAMPS : OUVRIR LA REQUÊTE METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI <CLIC G> SUR LA CELLULE "TRI" DU CHAMP À ORDONNER CHOISIR CROISSANT OU DÉCROISSANT RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT DÉFINIR LE TRI <CLIC G> SUR L'OUTIL FEUILLE DE DONNÉES La liste apparaît triée dans la feuille de réponses pour le(s) champ(s) spécifié(s) Il est impossible de trier sur un champ de type mémo ou OLE

ATTENTION

MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE EN RAJOUTANT LE CHAMPS "FONCTION" ET EN SUPPRIMANT LE CHAMP "N°" FAIRE LE TRI D'ABORD SUR LE CHAMP "FONCTION" PUIS SUR LE CHAMP "NOM" EXERCICE

2 .L'AFFICHAGE Le fait de sélectionner un champ pour l'inclure dans la requête, ne signifie pas forcément que l'on désire voir apparaître les données afférant, dans la feuille de réponses.

PROCÉDURE

AFFICHER UN OU PLUSIEURS CHAMPS : OUVRIR LA REQUÊTE <CLIC G> SUR LA CELLULE "AFFICHER" DU CHAMP À AFFICHER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS DANS LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE, NE PLUS AFFICHER LE CHAMP "FONCTION" LE RÉAFFICHER

EXERCICE

NOTES

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3 LES CRITÈRES DE SÉLECTION Afin de délimiter la liste des données à obtenir dans la feuille de réponses, il convient de conditionner la recherche des données à un certain nombre de critères.

PROCÉDURE

CRITERES : OUVRIR LA REQUÊTE <CLIC G> SUR LA CELLULE "CRITÈRES" DU CHAMP SUR LEQUEL PORTE LE (S) CRITÈRE (S) SAISIR LE CRITÈRE RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT RECEVOIR DES CRIÈRES A LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE, AJOUTER LE CHAMP "VILLE" N'AFFICHER QUE LES EMPLOYÉS DONT LA VILLE DE RÉSIDENCE EST "LONDON"

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

CORRESPONDANCE - TEXTE : Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère : Ville=London ; la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : = London "London" ="London" L'expression conseillée est : "London" CONSEIL

NOTES

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CORRESPONDANCE SUR LE DEBUT DE LA CHAINE DE CARACTERE - TEXTE : Il est ici nécessaire d'utiliser les caractères génériques précédés de l'expression "comme" :

INFORMATION

Les caractères génériques sont : * : remplace n'importe quels caractères et n'importe quel nombre de caractères ? : remplace n'importe quel caractère unique Comme "Lon*" affiche : London, Longitude, Longbeach, Longisland, Comme "Franc*" affiche : France, Francia, Francette, Franck

EXEMPLE

Comme "Lon?" affiche Long… Comme "Franc?" affiche : France, Franck… CORRESPONDANCE - NUMERIQUE : Pour les champs de type Numérique, Monétaire ou Compteur, seuls les chiffres suffisent. Ne pas inscrire les symboles et séparateurs. PAS, ET, OU : Au niveau de la logique, "PAS", "ET" et "OU" peuvent être utilisés dans les expressions, mais également au travers des différentes cellules de la grille d'interrogation. CRITERE "ET" DANS UN CHAMP A LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE, AJOUTER LES CHAMPS "PRÉNOM" ET "DATE D'EMBAUCHE" PUIS AFFICHER LES EMPLOYÉS DONT LA DATE D'EMBAUCHE EST COMPRISE ENTRE LE 01/01/93 ET LE 01/01/94 SANS DISTINCTION DE VILLE EN TRIANT PAR NUMÉRO MAIS SANS AFFICHER CE DERNIER CHAMP

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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CRITERE "ET" DANS PLUSIEURS CHAMPS MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS DONT LA DATE D'EMBAUCHE EST SUPÉRIEURE AU 01/01/90 ET HABITANT SEATTLE EXERCICE

affiche la feuille de données suivante

CRITERE "OU" DANS PLUSIEURS CHAMPS MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS HABITANT À LONDRES OU AYANT ÉTÉ EMBAUCHÉ APRÈS LE 01/01/1994. PLACER LE CRITÈRE "OU" SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

Pour l'utilisation des opérateurs "ET" et "OU" dans la même requête, il suffit d'appliquer combinées les différentes règles précédentes INFORMATION

NOTES

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CRITERE "OU" ET "ET" DANS PLUSIEURS CHAMPS MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS HABITANT SOIT À LONDRES, SOIT À SEATTLE ET AYANT TOUS ÉTÉ EMBAUCHÉS À PARTIR DU 01/01/94. ENREGISTRER LA REQUÊTE ACTUELLE SOUS LE NOM "EMPLOYÉS SELON DATE ET VILLE" ET LA FERMER EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

C C..

A AJJO OU UTT//S SU UP PP PR RE ES SS SIIO ON ND DE E TTA AB BLLE ES SE ETT JJO OIIN NTTU UR RE ES S

Il est souvent nécessaire de visualiser des données en provenance de tables différentes. A partir d'une requête existante, il est possible d'ajouter ou de supprimer des tables. AFFICHER LA TABLE : <CLIC G> SUR LA TABLE DÉSIRÉE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR TOUTES LES TABLES CONCERNÉES PAR LA REQUÊTE <CLIC G> SUR Une nouvelle fenêtre s'intitulant REQUETE SELECTION est automatiquement ouverte

NOTES

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Il est aussi possible de faire directement glisser avec la souris la table ou la requête de la fenêtre BASE DE DONNÉES vers la fenêtre REQUÊTE INFORMATION

INFORMATION

Si une relation existe entre deux tables, une ligne relie chacune d'elle. C'est une ligne de jointure, indiquant la relation existante entre deux tables avec ses cardinalités (Une à Une ou Une à Plusieurs). Dans le cas contraire, aucune ligne n'apparaîtra

Le type de jointure, quand la relation existe entre les tables, peut avoir été programmé par défaut AVANCÉ

Une jointure apparaît automatiquement si une relation à déjà été définie. Mais pour créer de nouvelles jointures entre tables, il est nécessaire au préalable d'ouvrir ces dernières. Cette manipulation n'affectera que la requête en cours, il n'y a pas de cardinalités.

NOTES

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PROCÉDURE

JOINTURE DES TABLES : OUVRIR LES DEUX TABLES DANS LA REQUÊTE SÉLECTION SÉLECTIONNER LE CHAMP À LIÉR DEPUIS LA PREMIÈRE TABLE GLISSER LA SOURIS JUSQU'AU CHAMP DE LA SECONDE TABLE Eviter les liaisons invraisemblables (La fonction du Fournisseur avec la quantité unitaire du Produit)

ATTENTION

PROCÉDURE

SUPPRIMER UNE JOINTURE : <CLIC G> SUR LA LIGNE DE JOINTURE POUR LA SÉLECTIONNER APPUYER SUR LA TOUCHE "SUPPR" OU <CLIC D> SUR LA LIGNE SYMBOLISANT LA JOINTURE

CRÉER UNE NOUVELLE REQUÊTE SÉLECTION AFFICHER LES TABLES "PRODUITS" ET "FOURNISSEURS" AFFICHER LES CARACTÉRISTIQUES DE LA JOINTURE LA SUPPRIMER EXERCICE LA RECRÉER AVEC LES MÊMES CARACTÉRISTIQUES

PROCÉDURE

ENLEVER UNE TABLE DE LA REQUETE : <CLIC G> SUR LA BARRE DE TITRE DE LA TABLE À ENLEVER APPUYER SUR LA TOUCHE "SUPPR" ou <CLIC D> SUR LE TITRE DE LA TABLE ou MENU REQUÊTE

SUPPRIMER LA TABLE "FOURNISSEURS" DE LA REQUÊTE PUIS LA TABLE "PRODUITS" FERMER LA REQUÊTE SANS L'ENREGISTRER EXERCICE

Les champs associés sont automatiquement supprimés sauf dans les expressions

ATTENTION

NOTES

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D D.. LLE ES SC CA ALLC CU ULLS SD DA AN NS S LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES S Les requêtes vont permettre d'extraire des valeurs de type numérique ; elles vont aussi permettre d'effectuer des calculs entre ces champs au sein même de la requête.

PROCÉDURE

CRÉATION DE CHAMPS CALCULÉS : CRÉER LA REQUÊTE PLACER LES CHAMPS VOULUS ET LES EXPRESSIONS DANS LA ZONE CHAMP Utiliser éventuellement le générateur UTILISER LE GENERATEUR D'EXPRESSION : <CLIC D> DANS LA CELLULE CHAMPS

PROCÉDURE

ou <CLIC G> SUR

DE LA BARRE D'OUTILS

EXEMPLE DE FONCTIONS : SOMME

Calcule la somme des valeurs d'un champ (Types numériques)

MOYENNE

Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (Types numériques

MIN

Détermine la plus petite valeur dans un champ (Sauf Mémo, OLE)

MAX

Détermine la plus grande valeur dans un champ (Sauf Mémo, OLE)

COMPTE

Calcule le nombre de valeurs non nulles dans un champ (Sauf Mémo, OLE)

ECARTYPE

Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (Types numériques)

VAR

Calcule la variance des valeurs d'un champ (Types numériques)

PREMIER

Donne la première valeur d'un champ pour les critères demandés (Sauf Mémo, OLE)

DERNIER

Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (Sauf Mémo, OLE)

NOTES

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EXERCICE

CRÉER UNE REQUÊTE À PARTIR DE LA TABLE "PRODUITS" AFFICHANT UN CHAMP NOMMÉ "DÉSIGNATION" CORRESPONDANT À LA RÉFERENCE DU PRODUIT SUIVI DE SON NOM ET UN CHAMP NOMMÉ "VALEUR STOCK" CORRESPONDANT AU NOMBRE D'UNITÉS EN STOCK VALORISÉS PAR LEUR PRIX UNITAIRE (PRODUIT) PUIS AFFICHER LA FEUILLE DE DONNÉES CORRESPONDANTE

Affiche la feuille de données suivante

PROCÉDURE

CALCUL SUR LA TOTALITÉ DES ENREGISTREMENTS : CRÉER LA REQUÊTE PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA ZONE CHAMP <CLIC D> DANS UN CHAMPS PUIS ou <CLIC G> SUR L'OUTIL "OPÉRATION" DE LA BARRE D'OUTILS LA LIGNE "REGROUPEMENT" S'AFFICHE RENSEIGNER LA LIGNE REGROUPEMENT AVEC LA LISTE DÉROULANTE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent sur la feuille des réponses INFORMATION

Le mot "regroupement" ne doit jamais rester dans la cellule, il faut toujours choisir un type d'opération ATTENTION

PROCÉDURE

CALCUL SUR DES GROUPES D'ENREGISTREMENTS : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLES DÉSIRÉE(S) CRÉER LA REQUÊTE PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA ZONE CHAMP <CLIC D> DANS UN CHAMPS PUIS ou <CLIC G> SUR L'OUTIL "OPÉRATION" DE LA BARRE D'OUTILS LA LIGNE "REGROUPEMENT" S'AFFICHE CONSERVER "REGROUPEMENT" POUR LES CHAMPS À REGROUPER Si l'on veut tenir compte des critères et n'effectuer les calculs que sur une partie des enregistrements, il convient de distinguer ceux-ci au préalable

INFORMATION

RECHERCHER LE NOMBRE DE FOURNISSEURS POUR CHACUN DES PAYS, LE RÉSULTAT PERMETTANT UN REGROUPEMENT DES FOURNISSEURS PAR PAYS

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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L'utilisation de "ou" dans le champ permet de définir un critère sans faire participer le champ au regroupement. RECHERCHER POUR CHAQUE VILLE D'ALLEMAGNE OU D'ARGENTINE LE NOMBRE DE COMMANDES EFFECTUÉES

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir de plusieurs critères, et d'y associer des critères de sélection. RECHERCHER POUR LA PÉRIODE ALLANT DU 01/01/96 AU 31/12/96, PAR PAYS DE LIVRAISON ET PAR JOUR LE NOMBRE DE COMMANDES ET CE, UNIQUEMENT S'IL Y A AU MOINS 3 COMMANDES EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

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Les propriétés de la requête vont donner les informations générales concernant cette dernière. PROPRIETES : <CLIC D> DANS LA ZONE DE REQUÊTE PROCÉDURE

Les propriétés suivantes sont les plus utiles. DESCRIPTION

Décrit la requête

TOUS LES CHAMPS

*

PREMIÈRES VALEURS

Spécification du nombre de premiers enregistrements sélectionnés

VALEURS DISTINCTES

OUI : Elimine les doublons

ENR UNIQUE

OUI : Conserve les doublons

TYPE RECORDSET

Feuille de réponse dynamique : Les champs peuvent être édités si possible rép.dyn.(MAJ globale) : Tous les champs peuvent être édités.si possible Instantanné : Aucune mise à jour possible

FILTRE

expression-chaîne qui consiste en une clause de sélection

TRI PAR

expression-chaîne qui représente le nom du champ ou des champs (séparés par une virgule)sur le(s)quel(s) vous souhaitez trier les enregistrements. Pour l'ordre décroissant, tapez DESC au bout de la chaîne

NOTES

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SÉLECTIONNER LES 8 PRODUITS LES PLUS CHERS DE LA BASE PAR ORDRE DÉCROISSANT DE PRIX ET DONNER UNE DESCRIPTION DE LA REQUÊTE DANS LES PROPRIÉTES

EXERCICE

Vous pouvez utiliser l'outil à coté de

"premières valeurs" et indiquer 8 :

dans la barre d'outils

INFORMATION

NOTES

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E E.. LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES SD D''A AN NA ALLY YS SE EC CR RO OIIS SÉ ÉE E Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique. Les tableaux d'analyse croisée existent aussi sous Excel.

PROCÉDURE

ANALYSE CROISEE : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION <CLIC G> SUR

de

<CLIC G> SUR

Deux lignes supplémentaires apparaissent dans la grille d'opération. La première est "Opération" déjà décrite, la seconde se nomme "Analyse" INFORMATION

La feuille obtenue à partir d'une analyse croisée est en fait un tableau à double entrée, pour lequel il convient de déclarer le(les) champ(s) d'entrée en ligne, puis celui d'entrée en colonne.

PROCÉDURE

ANALYSE CROISEE : <CLIC G> DANS LA CELLULE NOMMÉE ANALYSE DU(DES) CHAMP(S) À DÉCLARER EN LIGNE SÉLECTIONNER EN-TÊTE DE LIGNE DANS LA LISTE DÉROULANTE <CLIC G> DANS LA CELLULE NOMMÉE ANALYSE DU CHAMP À DÉCLARER EN COLONNE SÉLECTIONNER EN-TÊTE DE COLONNE DANS LA LISTE DÉROULANTE <CLIC G> DANS LA CELLULE NOMMÉE ANALYSE DU CHAMP CONTENANT LES VALEURS SÉLECTIONNER VALEUR DANS LA LISTE DÉROULANTE EXÉCUTER LA REQUÊTE Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais pas affichés dans la feuille de réponses

INFORMATION

NOTES

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reproduction réservée


Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. REQUÊTE SELECTION : CALCULER LA SOMME ET LA MOYENNE DES FRAIS DE PORT POUR CHAQUE PAYS DE LIVRAISON DE 1994 À 1996 (TABLE COMMANDES) PAR ORDRE CROISSANT DE PAYS ; NOMMER LES CHAMPS PORTS DE MANIÉRE EXPLICITE EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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page 101


REQUÊTE ANALYSE CROISÉE : IDEM MAIS CALCULER LA SOMME OU LA MOYENNE DES FRAIS DE PORT POUR CHAQUE PAYS DE LIVRAISON DE 1994 À 1996 EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

Idem pour la moyenne mais dans un second temps INFORMATION

NOTES

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reproduction réservée


Les en-têtes de colonnes d'une feuille de réponses issues d'une requête d'Analyse croisée, sont classés par ordre alphabétique. Cet ordre peut être modifié de manière dynamique. MODIFICATION DE LA REQUETE "ANALYSE CROISEE" : <CLIC D> DANS LA REQUÊTE PROCÉDURE

RENSEIGNER LES ENTÊTES DE COLONNE

(arguments séparés d'un point virgule) FERMER LES PROPRIÉTÉS LANCER LA REQUÊTE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

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page 103


FF.. LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES SA AC CTTIIO ON N Les requêtes "ACTION" permettent d'effectuer de faire des mises à jour de données de manière très rapide.

PROCÉDURE

REQUETE ACTION : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION <CLIC G> SUR de <CLIC G> SUR L'UN DES TYPES DE REQUÊTES ACTION Une confirmation est demandée à chaque exécution d'une requête Action

INFORMATION

CONFIRMATION DES ACTIONS : PROCÉDURE

MENU OUTILS OPTIONS ONGLET

IL EXISTE 4 TYPES DE REQUETES ACTION : Génère de nouvelles tables à partir des enregistrements obtenus Modifie les données d'un groupe d'enregistrements Supprime des enregistrements d'une table Ajoute un groupe d'enregistrements à une table

NOTES

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1 LES REQUÊTES CREATION DE TABLES Elles vont générer la création d'une nouvelle table, dans la base existante ou une autre.

PROCÉDURE

CREATION DE TABLES : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES EN REQUÊTE SÉLECTION PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION TESTER LA REQUÊTE

<CLIC G> SUR

de

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE

Spécifier si la nouvelle table appartient à la base d'origine ou à une autre (Access ou autre logiciel de base de données)

Nom de la table à créer

nom du fichier si une autre base

CONSEIL

toujours créer une requête "SELECTION" puis en visualiser les résultats avant de la transformer en requête "CRÉATION DE TABLE" - utiliser le bouton "FEUILLE DE DONNEES" pour visualiser les données avant de lancer l’exécution Créer une table donnant le nom du fournisseur, du contact et son numéro de fax

CONSEIL

Affiche les messages suivant

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page 105


Il est possible de donner le nom d'une table déjà existante si l'on souhaite remplacer celle-ci avec les nouvelles données sélectionnées INFORMATION

2 LES REQUÊTES MISE A JOUR Elles vont permettre la mise à jour de tables existantes. Une ligne supplémentaire est ajoutée dans la grille d'interrogation afin de définir la modification à apporter à un ou plusieurs champs de la sélection.

PROCÉDURE

MISE A JOUR DE TABLES : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES EN REQUÊTE SÉLECTION PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION TESTER LA REQUÊTE CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION

<CLIC G> SUR

de

<CLIC G> SUR INDIQUER DANS LA LIGNE "MISE À JOUR" LA FORMULE DE MISE À JOUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE

AUGMENTER DE 10 %TOUS LES PRIX UNITAIRES DES PRODUITS INFÉRIEURS À 1000 F

EXERCICE

Affiche le message suivant

NOTES

page 106

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toujours créer une requête "SELECTION" puis en visualiser les résultats avant de la transformer en requête "MISE À JOUR" CONSEIL

Vous pouvez utiliser le générateur d'expression pour indiquer les noms de champs ou effectuer des opérations complexes <CLIC D> INFORMATION

3 LES REQUÊTES SUPPRESSION Une requête Suppression permet d'enlever des enregistrements à une table.

PROCÉDURE

SUPPRESSION D'ENREGISTREMENTS : CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES EN REQUÊTE SÉLECTION GLISSER L'ASTÉRISQUE (*) DE LA TABLE DANS LA GRILLE D'INTERROGATION AJOUTER UNE OU PLUSIEURS COLONNE(S) CHAMP DÉCRIVANT LE CRITÈRE DE SUPPRESSION TESTER LA REQUÊTE CRÉER LA REQUÊTE SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES PLACER LES CHAMPS VOULUS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION

<CLIC G> SUR

de

<CLIC G> SUR DANS LA LIGNE SUPPRIMER CHOISIR LE TERME "A PARTIR DE "

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE

SUPPRIMER DE LA TABLE COMMANDE TOUS LES ENREGISTREMENTS CONCERNANT L'ITALIE

EXERCICE

Affiche le message suivant

toujours créer une requête "SELECTION" puis en visualiser les résultats avant de la transformer en requête "SUPPRESSION" CONSEIL

NOTES

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page 107


G G.. LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES SA AV VE EC CP PA AR RA AM MÈ ÈTTR RE ES S Ces requêtes permettent d'utiliser des critères de sélection comme paramètres. C'est une solution pratique pour des sélections fréquemment utilisées, mais dont une information peut varier.

PROCÉDURE

REQUETE AVEC PARAMETRE : CRÉER UNE REQUÊTE SANS UTILISER L'ASSISTANT SUR LA LIGNE CRITÈRE DU OU DES CHAMP(S) À UTILISER EN PARAMÈTRE(S) ENTRER LE OU LES NOMS DE PARAMÈTRES ENTRE CROCHETS [ ] ou MENU REQUÊTE PARAMÉTRES SPÉCIFIER DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE LE(S) PARAMÈTRE(S) UTILISÉ(S) DANS LA GRILLE D'INTERROGATION, AINSI QUE LEUR TYPE DE DONNÉES (Texte par défaut). COMPLÉTER CETTE BOÎTE DE DIALOGUE <OK> POUR VALIDER

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE RENSEIGNER LES VALEURS DES PARAMÈTRES AU FUR ET À MESURE QU'ILS SONT DEMANDÉS DANS LA TABLE "PRODUITS", EXTRAIRE LES ENREGISTREMENTS DE LA CATÉGORIE "2" CONDIMENTS DONT LE PRIX EST INFÉRIEUR À "500"

EXERCICE

ou

NOTES

page 108

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Des boîtes de dialogue successives demandent les valeurs des paramètres

Puis s'affiche la feuille de données suivante

H H.. C CA AS SP PA AR RTTIIC CU ULLIIE ER RS S :: Les Jointures réflexives permettent de lier des valeurs à l'intérieur d'une même table.

PROCÉDURE

JOINTURE REFLEXIVE : METTRE 2 FOIS LA TABLE CONCERNÉE <CLIC D> SUR L'UNE DES TABLES PROPRIÉTÉS ENTRER UN ALIAS POUR FACILITER LA LISIBILITÉ DES TABLES ET FERMER POSITIONNER LES JOINTURES

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE

NOTES

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page 109


A PARTIR DE LA TABLE EMPLOYÉS, EFFECTUER UNE JOINTURE RÉFLEXIVE AVEC LES CHAMPS "REND COMPTE À" ET "N°EMPLOYES" EN NOMMANT LA 2ÉME TABLE EMPLOYÉS "SUPERVISEURS" AFFICHER LE RÉSULTAT EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

page 110

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Les jointures externes permettent d'extraire tous les enregistrements qui correspondent au critère de jointure, même si elles ne sont pas reliées à l'autre table. JOINTURE EXTERNE : PROCÉDURE

METTRE LES TABLES CONCERNÉES <DOUBLE CLIC> SUR LA JOINTURE CHOISIR L'OPTION 2

<CLIC G> SUR

EXÉCUTER LA REQUÊTE

INDIQUER POUR TOUS LES CLIENTS LE NOMBRE DE COMMANDES PASSÉES

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

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page 111


INFORMATION

La ligne de jointure devient orientée. Les champs correspondants à la table pointée auront des valeurs lorsqu'il y a correspondance sinon ils seront à 0 dans le cas de calculs comme ci-dessus ou à valeur NULL. Ce dernier cas est utile pour détecter les occurrences qui existent dans une table et pas dans une autre. EXTRAIRE LES SOCIÈTES POUR LESQUELLES IL N'Y A PAS DE COMMANDE

EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

NOTES

page 112

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II.. S SQ QLL :: Le langage SQL est le langage norme ANSI pour gérer les bases de données relationnelles. ACCESS dispose d'une interface SQL, (voir support ACCESS second niveau). Cependant quelques utilisations de ce langage peuvent simplifier les traitements ACCESS.

CONSEIL

Il est souvent plus pratique d'utiliser une grille d'interrogation et les outils graphiques de création de requêtes puis de basculer en mode SQL pour voir le texte généré, afin éventuellement de l'utiliser à la place d'une requête (utiliser alors le copier/couper/coller) FENETRE SQL :

EXERCICE

EFFECTUER LA REQUÊTE MENU REQUETE SPÉCIFIQUE SQL

ou <CLIC D> DANS LA REQUÊTE le fenêtre SQL s'affiche MODIFIER LE CAS ÉCHÉANT LA REQUÊTE ENREGISTRER ÉVENTUELLEMENT LES MODIFICATIONS AFFICHER LA FENÊTRE SQL CORRESPONDANT À LA REQUÊTE SUIVANTE : AFFICHER LES COMMANDES PASSÉES ENTRE LE 01/02/96 ET LE 30/04/96 DONT LE NOM DU DESTINATAIRE COMMENCE PAR "MAGA" EXERCICE

Affiche la feuille de données suivante

Affiche la requête SQL suivante

Une fois en mode SQL, il est possible de faire des modifications ou de repasser en mode "feuille de données" ; pour revenir en mode création il faut fermer puis rouvrir la requête préalablement enregistrée ATTENTION

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page 113


NOTES

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VII. LES FORMULAIRES Le formulaire est une fenêtre permettant d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données. Les formulaires peuvent inclure des images, des graphiques, des calculs, des messages, des dessins, des couleurs et des effets d'ombre. Plusieurs méthodes permettent de créer des formulaires : FORMULAIRES INSTANTANÉS création du formulaire sans demande d'informations (colonne simple, tabulaire ou feuille de données) à partir d'une table ou d'une requête L'ASSISTANT guide permettant de définir son formulaire à partir d'exemples et de questions. LE MODE CRÉATION qui permet de définir soi-même le type et les caractéristiques des objets à intégrer.

INFORMATION

Les informations apparentes dans un formulaire, sont placés dans des contrôles. ou zones d'écran. Ceux-ci sont associés aux champs de la table sélectionnée ou de la requête source. D'autres contrôles permettent de stocker les informations directement dans la structure du formulaire, ce sont les étiquettes (Intitulés, labels), zones de texte, objets indépendants, traits et rectangles. Ils servent quant à eux, à mettre en valeur les formulaires CREER UN FORMULAIRE : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES

PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<DOUBLE CLIC> SUR L'UNE DES OPTIONS ou <CLIC G> SUR L'OUTIL BARRES D'OUTILS

NOTES

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page 115


A A.. C CR RE EA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E -A AS SS SIIS STTA AN NTT L'intérêt des assistants est qu'ils guident l'utilisateur dans la conception du formulaire et lui permettent ainsi de réaliser des formulaires d'une certaine complexité. L'ASSISTANT FORMULAIRE : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTIONNER SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT

Sélectionner une table ou une requête dans la liste déroutante pour les assistants instantanés ou l'assistant graphique INFORMATION

NOTES

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1 SÉLECTION DE CHAMPS (ASSISTANT) Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs apartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans le formulaire. SELECTION DES CHAMPS : SÉLECTIONNER LA TABLE OU REQUÊTE À LAQUELLE LES PREMIERS CHAMPS APPARTIENNENT PROCÉDURE

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LA TABLE OU REQUÊTE À SÉLECTIONNER

les champs disponibles s'affichent sur la liste de gauche CHOISIR LES CHAMPS À INTÉGRER, À PARTIR DE CETTE LISTE LES FAIRE PASSER DANS LA LISTE DE DROITE AVEC L'OUTIL donne accès à la disposition des données dans le formulaire

NOTES

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page 117


OUTILS : Ajoute un champ sélectionné Ajoute tous les champs Retire un champ sélectionné à droite Retire tous les champs de droite

2 LA PRÉSENTATION (ASSISTANT) Elle peut se faire sous forme de liste en colonne ou sous forme de tableau. DISPOSITION : <CLIC G> SUR LA CASE D'OPTION VOULUE PROCÉDURE

donne accès au style du formulaire

Présentation

Propriété Affichage

Description

COLONNE SIMPLE

Mode simple

(Valeur par défaut) Affiche un seul enregistrement à la fois.

TABULAIRE

Mode continu

Affiche plusieurs enregistrements (autant que la fenêtre active peut en contenir), chacun figurant dans sa propre section détail du formulaire.

FEUILLE DE DONNÉES

Feuille de données

Affiche les champs du formulaire disposés en lignes et en colonnes, comme dans une feuille de calcul.

JUSTIFIÉ

Mode simple

Affiche un seul enregistrement à la fois. (Par ligne)

TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE

TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE

Affiche les champs du formulaire disposés en lignes et en colonnes

GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE

GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE

Affiche le graphique correspondant au tableau croisé

NOTES

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3 LE STYLE (ASSISTANT) Le style va définir la présentation du formulaire. LE STYLE : <CLIC G> SUR LE STYLE POUR L'AFFICHER DANS LA ZONE "APERÇU" PROCÉDURE

donne accès au titre et à une éventuelle modification du formulaire

4 LE TITRE ET LA VISUALISATION (ASSISTANT) C'est la dernière étape de l'assistant. TITRE ET VISUALISATION : SAISIR LE TITRE DU FORMULAIRE PROCÉDURE

pour visualiser les données à travers le formulaire

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page 119


Pour modifier le formulaire créé, <CLIC G> sur INFORMATION

CRÉER LE FORMULAIRE SUIVANT À PARTIR DE LA TABLE "COMMANDES" ET LE NOMMER "COMMANDES2 PROCÉDURE

NOTES

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B B..

C CR RE EA ATTIIO ON ND DU U FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E -- M MA AN NU UE ELLLLE E

L'intérêt des assistants est qu'ils guident l'utilisateur dans la conception du formulaire et lui permettent ainsi de réaliser des formulaires d'une certaine complexité. MODE CREATION : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

SÉLECTIONNER

ou <CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LA TABLE OU REQUÊTE À SÉLECTIONNER les champs disponibles s'affichent dans une fenêtre à gauche CHOISIR LES CHAMPS À INTÉGRER DANS LA FENÊTRE DE DROITE ET LES FAIRE GLISSER DANS LA FENÊTRE DE GAUCHE À LA POSTION VOULUE

Le champ (qui contient les données) et son étiquette (le nom donné au champ) s'affichent tous les deux INFORMATION

CRÉER LE MÊME FORMULAIRE QUE PRÉCEDEMMENT MAIS EN MODE CRÉATION

EXERCICE

NOTES

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page 121


C C.. M MA AN NIIP PU ULLA ATTIIO ON NS SD DE ES SC CO ON NTTR RÔ ÔLLE ES S Quelle que soit la méthode de création utilisée, il est toujours nécessaire de rajouter ou de modifier des éléments sur le formulaire. Ces manipulations s'effectuent en mode création. MODIFICATION FORMULAIRE : (le formulaire est fermé) PROCÉDURE

DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE

<CLIC G> SUR L'OBJET <CLIC G> SUR LE FORMULAIRE À MODIFIER

MODIFICATION FORMULAIRE : (le formulaire est ouvert) DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES FORMULAIRE AFFICHÉ

<CLIC G> SUR L'OUTIL

<CLIC G> SUR L'OUTIL

1 AJOUT DE CONTRÔLES Les contrôles permettent d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à un formulaire. Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés : DÉPENDANTS : Ces contrôles affichent les données à partir des tables ou des requêtes. ils servent à afficher, saisir et mettre à jour des valeurs dans les champs INDÉPENDANTS : Ces contrôles affichent des informations. ils ne sont ni associés à des champs, ni à des expressions, ils sont informatifs, traits, rectangles, images ou données non stockées dans les tables CALCULÉS : Ces contrôles affichent des données générées à partir d'une expression. ils sont associés à une expression commençant par le signe "=" AJOUT DE CONTROLES : OUVRIR LE FORMULAIRE EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

CLIQUER SUR LE BOUTON ou

"LISTE DES CHAMPS" DANS LA BARRE D'OUTILS

MENU AFFICHAGE

<FAIRE GLISSER LE(S) CHAMP(S) À AJOUTER AU FORMULAIRE JUSQU'A À L'ENDROIT VOULU DU FORMULAIRE COMME EN MODE "CRÉATION" - le champ est inséré dans le formulaire à la position du pointeur

NOTES

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UNE ZONE DE TEXTE (PAR DÉFAUT), ZONE DE LISTE, ZONE DE LISTE MODIFIABLE OU CASE À COCHER EST ASSOCIÉE AUTOMATIQUEMENT AU CONTRÔLE, ET UNE ÉTIQUETTE EST PLACÉE À SA GAUCHE INFORMATION

PROCÉDURE

MODIFIER LE CONTROLE ASSOCIE : <CLIC G> SUR LE CHAMP <CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE CONTRÔLE

Les contrôles en gris ne sont pas disponibles car la nature du champ sélectionné ne le permet pas INFORMATION

CREER UN CONTROLE INDEPENDANT : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR " BOÎTE À OUTILS" POUR L'AFFICHER SI ELLE NE L'EST PAS <CLIC G> SUR LE TYPE DE CONTRÔLE À INSÉRER POINTEUR DANS LE FORMULAIRE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS POUR DÉTERMINER LA POSITION ET LA TAILLE DU CONTRÔLE

LA BOITE A OUTILS :

NOTES

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page 123


SÉLECTION DES OBJETS : RÉCUPÉRATION DU POINTEUR DE SÉLECTION Permet de sélectionner, déplacer, dimensionner ou modifier des éléments ACTIVE OU DÉSACTIVE LES ASSISTANTS CONTRÔLE INTITULÉ : ACCÈS À L'ÉTIQUETTE DU CONTRÔLE Sert à afficher les textes informatifs ou descriptifs ZONE DE TEXTE Sert à afficher ou à saisir des données GROUPE D'OPTIONS Créé pour contenir des cases à cocher, des cases d'options ou des boutons bascule. BOUTON BASCULE sélectionne une valeur logique, ou une valeur parmi plusieurs CASE D'OPTION Permet de sélectionner une valeur logique, ou une valeur parmi plusieurs CASE À COCHER sélectionne une valeur logique, ou une valeur parmi plusieurs ZONE DE LISTE MODIFIABLE sélectionne une valeur dans une liste, ou permet une saisie ZONE DE LISTE sélectionne une valeur définie dans une liste BOUTON DE COMMANDE POUR LANCER une commande ou une série de commandes IMAGE. CADRE D'OBJET INDÉPENDANT CADRE D'OBJET DÉPENDANT SAUT DE PAGE Insère une nouvelle page à l'endroit sélectionné CONTRÔLE ONGLET SOUS-FORMULAIRE (OU SOUS-ÉTAT) TRAIT DESSINÉ RECTANGLE DESSINÉ AUTRES CONTRÔLES (EXEMPLE : CONTRÔLE CALENDRIER)

NOTES

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2 SÉLECTION DE CONTRÔLES Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner en cliquant dessus.

PROCÉDURE

SELECTION DE CONTROLES : <CLIC G> SUR LE CHAMP des petites poignées noires apparaissent autour du champ, tandis que des grandes poignées noires apparaissent en haut à gauche de l'étiquette du champ À CE NIVEAU <CLIC G> SUR L'ÉTIQUETTE DE TEXTE

ne sélectionne que cette étiquette

(modification des propriétés de l'étiquette) <CLIC G> DE NOUVEAU SUR L'ÉTIQUETTE DE TEXTE donne accès au texte de l'étiquette (modification du texte de l'étiquette) OU <CLIC G> SUR LE CHAMP

donne accès au nom du champ

(modification du nom du champ)

PROCÉDURE

SELECTIONNER DES CONTROLES: <CLIC G> À L'EXTÉRIEUR DU GROUPE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS AFIN D'ENTOURER TOUS LES CONTRÔLES LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS

un cadre en pointillé entoure la totalité des éléments capturés

SELECTIONNER DES CONTROLES : (non adjacents) MAINTENEZ LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE <CLIC G> SUR CHACUN DES CONTRÔLES les sélections s'ajoutent les unes aux autres

Les petites poignées noires permettent de redimensionner les éléments sélectionnés, tandis que les grandes permettent de les déplacer INFORMATION

3 DISPOSITION DES CONTRÔLES Il est nécessaire de positionner de manière harmonieuse et logique tous les contrôles. DEPLACEMENT DE CONTROLES : SÉLECTIONNER L'ENSEMBLE DU CONTRÔLE (CHAMP + ÉTIQUETTE) PROCÉDURE

POSITIONNER LA SOURIS SUR LE BORD DU CONTRÔLE ELLE PREND LA FORME D'UNE MAIN NOIRE FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION FINALE LE CHAMP ET L'ÉTIQUETTE SONT DÉPLACÉS OU POSITIONNER LA SOURIS SUR LA CASE NOIRE EN HAUT ET À GAUCHE ELLE PREND LA FORME D'UNE MAIN NOIRE, L'INDEX POINTÉ FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION FINALE LA PARTIE DU CONTRÔLE (CHAMP OU ÉTIQUETTE) SÉLECTIONNÉE EST DÉPLACÉE

NOTES

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page 125


COUPER/COLLER DE CONTROLES : SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE À COUPER COUPER (avec <CLIC D>, outil EXERCICE <CLIC G> DANS LE FORMULAIRE COLLER (avec <CLIC D>, outil

, <CTRL> X ou MENU ÉDITION COUPER) , <CTRL> V ou MENU ÉDITION COLLER)

Maintenir la touche <MAJ> enfoncée pour conserver un alignement des éléments sur un même axe CONSEIL

ALIGNER LES CONTROLES : EFFECTUER LA SÉLECTION <CLIC D>

PROCÉDURE

SÉLECTIONNER LE MODE D'ALIGNEMENT

INFORMATION

<CLIC D> en fonction de son contenu ou

permet de dimensionner l'étiquette :

par rapport à la grille

4 COPIE DE CONTRÔLES Il peut être intéressant de copier un contrôle existant. DUPLICATION DE CONTROLES : SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE À COPIER PROCÉDURE

MENU EDITION DUPLIQUER POSITIONNER ET DIMENSIONNER LE NOUVEAU CONTRÔLE

EN RE-SÉLECTIONNANT LA COMMANDE DUPLIQUER, LE CONTRÔLE EST REPRODUIT AVEC SON DÉPLACEMENT RELATIF INFORMATION

COPIE DE CONTROLES : SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE À COPIER PROCÉDURE

COPIER (avec <CLIC D>, outil <CLIC G> DANS LE FORMULAIRE

, <CTRL> C ou MENU ÉDITION COPIER)

COLLER (avec <CLIC D>, outil , <CTRL> V ou MENU ÉDITION COLLER) POSITIONNER ET DIMENSIONNER LE NOUVEAU CONTRÔLE (qui s'affiche en

haut et à gauche du

formulaire

NOTES

page 126

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5 DIMENSIONNEMENT DE CONTRÔLES Il est important de donner une dimension adéquate au contrôle, afin que les informations devant y figurer soient affichées en entier. DIMENSIONNEMENT DE CONTROLES : SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE PROCÉDURE

POSITIONNER LE POINTEUR SUR UNE PETITE CASE NOIRE ENCADRANT LE CONTRÔLE SÉLECTIONNÉ :

(poignée de redimensionnement) le pointeur de la souris prend la forme d'une flèche <FAIRE GLISSER> LA SOURIS

INFORMATION

<CLIC D> en fonction de son contenu ou

permet de dimensionner l'étiquette :

par rapport à la grille

6 SUPPRESSION DE CONTRÔLES Il est parfois nécessaire de supprimer des contrôles existants. SUPPRESSION DE CONTROLES : SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE À SUPPRIMER APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> EXERCICE

OU MENU ÉDITION SUPPRIMER

7 PROPRIÉTÉS DES CONTRÔLES La boite de dialogue des "propriétés de contrôle" va permettre d'effectuer toutes les modifications sur les contrôles. PROPRIETES D'UN CONTROLE : EN MODE CRÉATION <DOUBLE CLIC> SUR LE CONTRÔLE EXERCICE

ou <CLIC D>

MODIFIER LES PROPRIETES D'UN CONTROLE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE "PROPRIÉTÉS" <CLIC G> SUR LA PROPRIÉTÉ À MODIFIER

Editions I O S

page 127


PROCÉDURE

TAPER LA NOUVELLE VALEUR

ou LA CHOISIR DANS LA LISTE DÉROULANTE par

<CLIC G> SUR

POUR FERMER LA BOÎTE DE DIALOGUE

DANS LA BASE "LIVRES", CRÉER LES FORMULAIRES DE CHACUNE DES TABLES EN MODE ASSISTANT PUIS LES MODIFIER EN MODE "CRÉATION EXERCICE

NOTES

page 128

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VIII. LES ÉTATS L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées alors par groupe ou sous-groupe d'informations : : factures, devis, étiquettes, les rapports d'activité, les budgets, les tableaux de bord... Plusieurs méthodes permettent de créer des états : L'ASSISTANT guide permettant de définir son état à partir d'exemples et de questions. LE MODE CRÉATION qui permet de définir soi-même le type et les caractéristiques des objets à intégrer. CREER UN ETAT : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<DOUBLE CLIC> SUR L'UN DES CHOIX ou <CLIC G> SUR L'OUTIL Barres d'outils

NOTES

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page 129


A A.. C CR RE EA ATTIIO ON ND DE E LL''É ÉTTA ATT -- A AS SS SIIS STTA AN NTT Les assistants guident l'utilisateur dans la conception de l'état et lui permettent ainsi de réaliser des états d'une certaine complexité. L'ASSISTANT ETAT : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<DOUBLE CLIC> SUR ou <CLIC G> SUR L'OUTIL SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT

1 SÉLECTION DE CHAMPS (ASSISTANT) Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs apartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans le formulaire. SELECTION DES CHAMPS : SÉLECTIONNER LA TABLE OU REQUÊTE À LAQUELLE LES PREMIERS CHAMPS APPARTIENNENT PROCÉDURE

<CLIC G> SUR DE <CLIC G> SUR LA TABLE OU REQUÊTE À SÉLECTIONNER les champs disponibles s'affichent sur la liste de gauche CHOISIR LES CHAMPS À INTÉGRER, À PARTIR DE CETTE LISTE LES FAIRE PASSER DANS LA LISTE DE DROITE AVEC L'OUTIL

NOTES

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OUTILS : Ajoute un champ sélectionné Ajoute tous les champs Retire un champ sélectionné à droite Retire tous les champs de droite

2 REGROUPEMENTS (ASSISTANT) Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'efffectuer des soustotaux sur les valeurs. REGROUPEMENTS : LES CHAMPS "NORMAUX" SE TROUVENT DANS LE VOLET DE GAUCHE PROCÉDURE

LES CHAMPS DE REGROUPEMENT SE TROUVENT DANS LE VOLET DE DROITE EN BLEU UTILISER LES OUTILS POUR PASSER LES CHAMPS D'UN NIVEAU À L'AUTRE

ou <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP <CLIC G> SUR

pour accéder au tri des champs

NOTES

Editions I O S

page 131


OUTILS : fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur Champ de regroupement supérieur

Champ de regroupement inférieur

Champs "normaux"

Access permet de déterminer les intervalles de regroupement. OPTIONS DE REGROUPEMENT : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR "

"

3 TRI (ASSISTANT) Il va permettre de déterminer l'ordre d'affichage des enregistrements dans l'état. TRI DES ENREGISTREMENTS : ER

DÉROULER LA LISTE POUR CHOISIR LE 1 PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

CHAMP DE TRI

POUR PASSER D'UN ORDRE CROISSANT À DÉCROISSANT ET SUR

POUR PASSER D'UN ORDRE DÉCROISSANT À CROISSANT IDEM POUR LES 4 LIGNES DE TRI

<CLIC G> SUR

pour passer à la disposition des informations dans l'état

NOTES

page 132

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4 DISPOSITION (ASSISTANT) Cette étape détermine la disposition générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations très longues à faire manuellement. DISPOSITION : <CLIC G> SUR LES CASES D'OPTION DE DISPOSITION ET D'ORIENTATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

pour passer à la mise en forme de l'état

NOTES

Editions I O S

page 133


5 MISE EN FORME (ASSISTANT) Un peu comme l'étape précédente, celle-ci va proposer des mises en forme automatiques. MISE EN FORME : CHOISIR UNE MISE EN FORME PRÉDÉFINIE PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

pour passer au titre et à la visualisation

Il est bien évidemment possible d'améliorer et de personnaliser cette mise en forme de base avec la barre d'outils "mise en forme d'états et de formulaires" INFORMATION

6 TITRE ET VISUALISATION (ASSISTANT) C'est la dernière étape qui va, entre autre, permettre de nommer l'état. TITRE DE L'ETAT : SAISIR LE TITRE PROCÉDURE

CONSERVER L'OPTION

à moins de vouloir modifier l'état dés maintenant

<CLIC G> SUR

page 134

reproduction réservée


Un aperçu de l'état s'affiche.

À PARTIR DE LA TABLE "COMMANDES", CRÉER UN ÉTAT COMME CI-DESSUS

EXERCICE

B B.. C CR RE EA ATTIIO ON ND DE E LL''É ÉTTA ATT –– M MA AN NU UE ELLLLE E Le mode "CRÉATION" permet à l'utilisateur de créer un formulaire "sur mesure". MODE CREATION : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<DOUBLE CLIC> SUR ou <CLIC G> SUR L'OUTIL SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT DANS LA BASE "LIVRES", CRÉER UN ÉTAT LISTANT LA TOTALITÉ DES LIVRES PAR NATURE ET AUTEUR

EXERCICE

NOTES

Editions I O S

page 135


C C.. LLE ES SA AU UTTR RE ES SA AS SS SIIS STTA AN NTTS S 1 L'ASSISTANT ÉTIQUETTES Cet assistant permet de créer des étiquettes au format AVERY standard ou personnalisées. L'ASSISTANT ETIQUETTE : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<CLIC G> SUR L'OUTIL SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À L'ORIGINE DES ÉTIQUETTES POUR VALIDER PUIS SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT

SELECTION DU FORMAT D'ETIQUETTE : REGARDER SUR VOTE BOÎTE D'ÉTIQUETTE LA RÉFÉRENCE AVERY PROCÉDURE

SÉLECTIONNEZ LA DANS LA ZONE DE LISTE DÉROULANT

<CLIC G> SUR

page 136

pour passer à la mise en forme de l'étiquette

reproduction réservée


Si vos étiquettes ne sont pas au standard AVERY (cas rare), il est plus simple d'en acquérir de nouvelles à ce standard plutôt que d'adapter les étiquettes avec CONSEIL

MISE EN FORME : PROCÉDURE

CHOISIR UNE POLICE, UNE TAILLE, UN GRAISSAGE ET ÉVENTUELLEMENT UNE COULEUR VÉRIFIER L'EFFET OBTENU DANS L'APERÇU DA LA BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR

pour passer au choix et à la disposition des champs de l'étiquette

SELECTION DES CHAMPS : PROCÉDURE

INSÉRER LES CHAMPS PAR UN <DOUBLE CLIC> ou AVEC L'OUTIL <ENTRÉE> POUR ALLER À LA LIGNE / LAISSEZ UN ESPACE ENTRE LES CHAMPS SUR UNE MÊME LIGNE

vous pouvez insérer du texte entre les champs <CLIC G> SUR

Editions I O S

pour passer à l'ordre de tri des étiquettes

page 137


PROCÉDURE

TRI : <DOUBLE CLIC> POUR PASSER LES CHAMPS DANS LE VOLET DE GAUCHE ou UTILISER LES OUTILS

<CLIC G> SUR

pour passer au titre et à la visualisation

TITRE ET VISUALISATION : SAISIR LE TITRE PROCÉDURE

CONSERVER

à moins de vouloir modifier l'état

<CLIC G> SUR

page 138

reproduction réservée


L'aperçu avant impression des étiquettes s'affiche à l'écran

IMPRIMER LES ETIQUETTES : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

À PARTIR DE LA TABLE "CLIENTS" , CRÉER DES ÉTIQUETTES COMME CI-DESSUS

EXERCICE

2 L'ASSISTANT GRAPHIQUE Cet assistant permet la création de graphiques élaborés. L'ASSISTANT GRAPHIQUE : DANS LA FENÊTRE PRINCIPALE DE LA BASE DE DONNÉES PROCÉDURE

<CLIC G> SUR L'OBJET

(volet de gauche)

<CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DESQUELLES VA ÊTRE GÉNÉRÉ LE GRAPHIQUE <OK> POUR VALIDER PUIS SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT

Editions I O S

page 139


SELECTION DES CHAMPS : INSÉRER LES CHAMPS PAR UN <DOUBLE CLIC> OU AVEC L'OUTIL PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

POUR PASSER AU CHOIX DU TYPE DE GRAPHIQUE

SELECTION DU TYPE DE GRAPHIQUE : <CLIC G> SUR UN TYPE DE GRAPHIQUE ADAPTÉ AUX DONNÉES À REPRÉSENTER PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

pour passer à la disposition des séries du graphique

NOTES

page 140

reproduction réservée


DISPOSITION DES SERIES : ACCEPTER LA DISPOSITION DES SÉRIES PROCÉDURE

ou MODIFIER LA DISPOSITION DES SÉRIES EN FAISANT GLISSER LES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION

<CLIC G> SUR

pour passer au titre et à la visualisation

TITRE ET VISUALISATION : SAISIR LE TITRE DU GRAPHIQUE PROCÉDURE

CONSERVER L'OPTION

à moins de modifier le

graphique <CLIC G> SUR

Editions I O S

page 141


À PARTIR DE LA REQUÊTE "VENTES PAR CATÉGORIES POUR 1995, CRÉER UN GRAPHIQUE COMME CIDESSUS

EXERCICE

Le mode création va permettre de modifier le graphique ainsi créé. MODE CREATION : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR faire glisser les limites haute et basse de la zone "détail" de l'état pour l'agrandir <CLIC G> SUR LE GRAPHIQUE FAIRE GLISSER UN DES ANGLES POUR AGRANDIR LE GRAPHIQUE <DOUBLE CLIC> SUR LE GRAPHIQUE POUR L'OUVRIR FAIRE GLISSER UN DES ANGLES POUR AGGRANDIR LA ZONE DE TRACAGE

Le graphique est un objet Microsoft Graph incorporé ; il faut donc faire un <double clic> pour l'ouvrir AVANCÉ

Il est souvent nécessaire de redonner une taille plus raisonnable aux polices d'un graphique qui a été agrandi. Pour ce faire <CLIC D> sur chaque axe -

- ONGLET POLICE

CONSEIL

NOTES

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D D.. LLA AS STTR RU UC CTTU UR RE ED DE ES SÉ ÉTTA ATTS S 1 LES SECTIONS DANS UN ÉTAT Un état est composé de différentes parties ou sections, chacune étant destinée à recevoir un type d'information donné. Ces sections sont relatives aux éléments suivants: L'ETAT LA PAGE LE GROUPE LE DETAIL

Section Détail : Contient l'élément principal de l'état. Les zones de texte et les autres contrôles affichent des enregistrements à partir de la requête ou de la table source de cette section. On ne peut pas supprimer la section Détail, mais elle peut être laissée vierge ou masquée (propriété Visible) SECTIONS EN-TÊTE/PIED D'ÉTAT : Contiennent des informations (un titre, une date ou un résumé) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied d'un état. Pour ajouter ou supprimer ces sections (une paire en-têtepied d'état, par exemple), choisissez, dans le menu Affichage, la commande En-tête/Pied d'état. SECTION EN-TÊTE/PIED DE PAGE : Contiennent des informations (des en-têtes de colonne ou un numéro de page) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied de chaque page d'un état. Pour ajouter ou supprimer ces sections (une paire en-tête-pied de page, par exemple), choisissez, dans le menu Affichage, la commande En-tête/Pied de page. SECTION EN-TÊTE/PIED DE GROUPE : Contiennent des informations (nom de groupe ou totaux de groupes) affichées dans l'entête ou le pied de chaque groupe d'enregistrements. Access ajoute la section appropriée lors de la définition d'un en-tête ou d'un pied de groupe dans la fenêtre Trier/Regrouper.

NOTES

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page 143


CHANGER LA TAILLE D'UNE SECTION : PROCÉDURE

PLACEZ LE POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR OU DROIT DE LA SECTION À REDIMENSIONNER <FAIRE GLISSER> LE BORD JUSQU'À OBTENTION DE LA TAILLE VOULUE

REDEFINIR LES PROPRIETES D'UNE SECTION : <CLIC G> SUR LA SECTION : PROCÉDURE

<CLIC D> Les Propriétés de l'état permettent de définir son aspect général à l'impression, celles des sections, l'aspect et le fonctionnement de la section lors de l'impression de l'état

INFORMATION

2 LES TRIS ET REGROUPEMENTS Il est possible de trier les données d'un état, sur un ou plusieurs champs. TRIER LES DONNEES : OUVRIR L'ÉTAT EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR

TRIER ET GROUPER

OU MENU AFFICHAGE MODIFIER LORSQUE CELA EST NÉCESSAIRE L'ORDRE DE TRI "CROISSANT" OU "DÉCROISSANT"

<CLIC G> SUR POUR FERMER LA BOITE DE DIALOGUE Il est possible d'indiquer jusqu'à 10 champs et expressions de tri, chacun des champs ou expressions pouvant être notifié plus d'une fois

Les champs de regroupement sont en tête, dans leur ordre d'importance, et sont précédés de l'icône INFORMATION

NOTES

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Le regroupement des enregistrements permet d'effectuer des calculs intermédiaires.

PROCÉDURE

REGROUPER LES DONNEES : DÉFINIR L'ORDRE DE TRI DES DONNÉES DANS L'ÉTAT, TEL QU'INDIQUÉ PRÉCÉDEMMENT. <CLIC G> SUR LE CHAMP OU SUR L'EXPRESSION DONT LES PROPRIÉTÉS SONT À MODIFIER DÉFINIR LES PROPRIÉTÉS DE GROUPE PROPRIETES DE GROUPE ENTÊTE DE GROUPE

Ajoute ou supprime l'en-tête de groupe du champ ou de l'expression

PIED DE GROUPE

Ajoute ou supprime le pied de groupe du champ ou de l'expression.

REGROUPER SUR

Spécifie les critères de regroupement. Les options disponibles dépendent du type de données dans le champ de regroupement

INTERVALLE

Spécifie tout intervalle valide pour les valeurs du champ ou de l'expression la section pourra être coupée lors de l'édition ou non

SECTION INSÉCABLE

Lors d'un regroupement sur un champ de type Texte, la propriété "REGROUPER SUR" affiche les options suivantes : UTILISEZ CETTE OPTION :

POUR REGROUPER LES ENREGISTREMENTS AYANT :

CHAQUE VALEUR

La même valeur dans le champ ou l'expression.

PREMIERS CARACTÈRES

Les mêmes n premiers caractères dans le champ ou l'expression

Lors d'un regroupement sur un champ de type Date/Heure, la propriété "REGROUPER SUR" (GroupOn) affiche les options suivantes : UTILISEZ CETTE OPTION :

POUR REGROUPER LES ENREGISTREMENTS AYANT :

CHAQUE VALEUR

La même valeur dans le champ ou l'expression.

ANNÉE

Des dates dans la même année.

TRIMESTRE

Des dates dans le même trimestre.

MOIS

Des dates dans le même mois.

SEMAINE

Des dates dans la même semaine.

JOUR

Des dates le même jour.

HEURE

Des valeurs horaires à la même heure.

MINUTE

Des valeurs horaires à la même minute.

Lors du regroupement sur un champ de type Compteur, Monétaire ou Numérique, la propriété Regrouper Sur affiche les options suivantes : UTILISEZ CETTE OPTION :

POUR REGROUPER LES ENREGISTREMENTS AYANT :

CHAQUE VALEUR

La même valeur dans le champ ou l'expression.

INTERVALLE

Des valeurs figurant dans l'intervalle spécifié.

NOTES

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page 145


Pour définir l'impression d'un groupe sur une page : UTILISEZ CETTE OPTION :

SECTION INSECABLE :

NON

Saut de page automatique, si le groupe ne tient pas sur 1 page.

GROUPE ENTIER

Imprime chaque groupe sur une nouvelle page.

AVEC PREMIER DÉTAIL

Imprime sur la même page, l'entête du groupe et le 1er détail.

3 LES SOUS-ÉTATS Un état inséré à l'intérieur d'un autre état s'appelle un sous-état ILS SONT UTILES POUR : Combiner deux états non connexes ou davantage dans un état principal indépendant. Afficher des données de synthèse ou des enregistrements détaillés relatifs aux informations un état principal. Quand les données contenues dans le sous-état sont relatives aux données contenues dans l'état principal, vous devez veiller à ce que le sous-état imprime les enregistrements corrects pour chaque groupe en liant un contrôle de sous-état à un autre d'état principal ATTENTION

PROCÉDURE

INSERER UN SOUS-ETAT A L'INTERIEUR D'UN ETAT PRINCIPAL : OUVRIR L'ÉTAT PRINCIPAL EN MODE CRÉATION ou <CLIC G> SUR OU <F11> POUR AFFICHER LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES FAIRE GLISSER LE SOUS-ÉTAT DE LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES JUSQU'À LA SECTION APPROPRIÉE DE L'ÉTAT PRINCIPAL par exemple, pour imprimer un sous-état avant chaque groupe, faites-le glisser jusqu'à l'entête de groupe DÉPLACER LE CONTRÔLE SOUS-ÉTAT JUSQU'À L'ENDROIT DÉSIRÉ ET AJUSTEZ ÉVENTUELLEMENT LA TAILLE DE LA SECTION AFFICHER LA FEUILLE DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE SOUS-ÉTAT SI VOUS DEVEZ LIER LE SOUSÉTAT À L'ÉTAT PRINCIPAL POUR LIER LES ÉTATS, DÉFINISSEZ LES PROPRIÉTÉS CHAMPS FILS ET CHAMPS PÈRES. S'IL LE PEUT, ACCESS DÉFINIT AUTOMATIQUEMENT CES PROPRIÉTÉS

QUELQUE REGLES : Vous pouvez éventuellement modifier la présentation du sous-état Vous pouvez insérer un sous-formulaire à l'intérieur d'un état Un état principal peut comporter plusieurs sous-formulaires ou sous-états Jusqu'à 2 sous-formulaires ou sous-états peuvent être imbriqués dans un état principal : un état peut contenir un sous-état qui contient lui-même un autre sous-état Pour faire référence à une valeur dans un contrôle, utilisez une expression.

NOTES

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4 SAUTS DE PAGE ET IMPRESSION Avant l'impression et pour s'assurer à priori de la pertinence de celle-ci, il est conseillé de faire un "aperçu avant impression". DEUX MODES SONT POSSIBLES : pour examiner rapidement votre état et vérifier si sa disposition générale, ses polices et les tailles des caractères sont correctes. Ce mode affiche toutes les sections d'un état ainsi que quelques enregistrements de la section Détail. Ce mode trie et regroupe les données qu'il affiche, tout en ignorant les critères ou les jointures dans la requête source. Les enregistrements de la section Détail que vous pouvez voir dans un groupe n'appartiennent pas nécessairement à celui-ci. APERÇU DU FORMAT

APERÇU AVANT IMPRESSION pour vérifier les données ou voir l'ensemble de l'état exactement comme il sera imprimé. Vous pouvez imprimer un état à partir de différents modes de visualisation. Mais pour visualiser avant impression un exemple d'état, il est nécessaire de le faire à partir du mode Création ATTENTION

INFORMATION

Pour commencer une nouvelle page, il faut insérer un saut de page dans une section afin de signaler la coupure. Le saut de page sera placé de préférence au-dessus ou au-dessous d'un contrôle qui ne divisera pas les données

INSERER UN SAUT DE PAGE : OUVRIR L'ÉTAT EN MODE CRÉATION PROCÉDURE

<CLIC G> SUR "SAUT DE PAGE" DE LA BOÎTE À OUTILS SÉLECTIONNER L'OUTIL <CLIC G> DANS L'ÉTAT À L'ENDROIT OÙ LE SAUT DE PAGE DOIT ÊTRE INSÉRÉ <DOUBLE CLIC> sur

/

icône du saut de page dans l'état affiche ses propriétés

INFORMATION

Un saut de page peut également être placé avant une section, mais pour cela il est nécessaire d'afficher la fenêtre propriété de la section correspondante AVANCÉ

NOTES

Editions I O S

page 147


L'impression d'un état peut être lancée aussi bien à partir de la fenêtre Base de données qu'en mode Création ou en mode Aperçu avant impression IMPRIMER : PROCÉDURE

<CLIC G> SUR ou MENU FICHIER

Le fait de passer par le menu donne accès à des options d'impression. OPTIONS D'IMPRESSION : IMPRIMANTE

Affiche l'imprimante par défaut. Pour la modifier, dérouler la liste

IMPRIMER

Spécifie les pages à imprimer. TOUTES LES PAGES : Imprime la totalité des pages ENREGISTREMENTS SÉLECTIONNÉS : Imprime la zone sélectionnée PAGES : selon cases De et A DE Spécifie le numéro de la 1ére page à imprimer A Spécifie le numéro de la dernière page à imprimer

CONFIGURATION

Affiche la boîte de dialogue de mise en page pour définir les marges.

COPIES

saisir le nombre d'exemplaires à imprimer.

IMPRIMER DANS UN FICHIER

Imprime dans un fichier plutôt que sur une imprimante. Le format du fichier dépend du gestionnaire d'imprimante. Sélectionner cette option lorsque, par exemple, vous ne disposez pas d'une imprimante. Vous pouvez ainsi imprimer le fichier ultérieurement en le copiant vers le port de sortie imprimante d'un autre ordinateur. Access affiche la boîte de dialogue Fichier d'impression dans laquelle vous pouvez spécifier le nom du fichier en respectant les règles d'appellation.

NOTES

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IX. GESTION DES BASES DE DONNÉES Des outils spécifiques aux bases de données permettent d'optimiser leur exploitation.

A A.. C CO OM MP PA AC CTTE ER RU UN NE EB BA AS SE E Au fur et à mesure de l'utilisation de la base (ouverture, création, modification, saisie, suppression), le fichier se fragmente sur le disque. De plus, si des enregistrements ont été supprimés, de l'espace inutile est occupé et accédé, ce qui augmente le volume de la base et ralentit les opérations. Il est recommandé de compacter régulièrement la base de données. COMPACTAGE DE LA BASE : PROCÉDURE

BASE FERMÉE MENU OUTILS UTILITAIRES DE BASE DE DONNÉES SÉLECTIONNER LA BASE DE DONNÉES

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DE LA BASE COMPACTÉE

<CLIC G> SUR

NOTES

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page 149


La base avant compactage est souvent réduite en taille de plus de la moitié : INFORMATION

Il est impératif de fermer la base de données avant de la compacter. En environnement multiutilisateurs, il faut veiller à ce que tous aient fermé la base ATTENTION

AVANCÉ

dans une base Access, si vous avez supprimé des enregistrements à la fin d'une table contenant un champ NUMÉROAUTO, le compactage de la base de données remet à zéro la valeur de ce champ ; la valeur de ce champ dans le prochain enregistrement que vous ajouterez sera supérieure d'une unité à la valeur de ce champ dans le dernier enregistrement non supprimé de la table COMPACTER LA BASE COMPTOIR - APPELER LA NOUVELLE BASE COMPTOIR APRÉS COMPACTAGE VÉRIFIER AVEC L'EXPLORATEUR OU DANS LE POSTE DE TRAVAIL LE GAIN DE TAILLE

EXERCICE

B B.. R RÉ ÉP PA AR RE ER RU UN NE EB BA AS SE E En cas de coupure du système ou de fermeture incorrecte du logiciel ACCESS, la base en cours peut être endommagée ou contenir des incohérences. Si l'erreur est détectée à l'ouverture de la base de données, le logiciel vous informe de la nécessité d'une réparation. En répondant par l'affirmatif, la base sera réparée puis ouverte. Si le logiciel ACCESS ne redémarre pas correctement après une coupure, il est souhaitable de procéder à une réparation des fichiers programme de Access à partir du panneau de configuration installation. Puis de copier la dernière sauvegarde de la base de données dans le répertoire de travail. REPARATION DES PROGRAMMES : FAIRE UNE SAUVEGARDE DE LA BASE PROCÉDURE

puis TOUTES APPLICATIONS FERMÉES ALLER DANS LE PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR OFFICE (OU ACCESS)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR page 150

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Pensez à mettre le cd de Access dans la lecteur de CD de l'ordinateur CONSEIL

Si la réinstallation ne donne pas de résultat, supprimer ACCESS en choisissant le bouton INFORMATION

AU LIEU DE (PROCÉDURE AU DESSUS) – PRENDRE LES PRÉCAUTIONS DE SAUVEGARDES NÉCÉSSAIRES RÉINSTALLER ACCESS SI POSSIBLE AU MÊME ENDROIT (même unité logique, même dossier) QUE LA PRÉCÉDENTE INSTALLATION

C C.. C CO ON NV VE ER RTTIIR RU UN NE EB BA AS SE E Access XP a la précieuse particularité, par rapport aux autres versions, de savoir gérer les différentes versions et de convertir une base XP en une base d'une version antérieure. CONVERTIR UNE BASE : PROCÉDURE

BASE FERMÉE MENU OUTILS UTILITAIRES DE BASE DE DONNÉES

SÉLECTIONNER LA VERSION :

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DE LA BASE COMPACTÉE

<CLIC G> SUR

D D.. S SA AU UV VE EG GA AR RD DE ER RU UN NE EB BA AS SE E Les seules sauvegardes que vous pouvez être amenés à effectuer sur une base de données concernent la structure de la base et ses différents composants (tables, requêtes, formulaires, états, pages…). Ces sauvegardes sont effectuées lors de la création de la structure de la base ou lors de sa modification.

INFORMATION

Les bases de données ont un fonctionnement très différent des fichiers de bureautique. Dans un fichier Word ou Excel, les modifications ne sont prises en compte que lorsque vous décidez d'enregistrer ce fichier. Là seulement, la copie du fichier modifiée sur lequel vous travaillez et qui réside dans la mémoire vie de l'ordinateur va venir remplacer la copie plus ancienne d'origine sur le disque dur Dans une base de données, chaque enregistrement de la base fonctionne un peu comme un fichier Word ou Excel à la différence que les modifications sont automatiquement prises en compte, sans aucun besoin d'enregistrer

NOTES

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page 151


Une base de données est une entité vivante qui est en perpétuelle évolution. Pour être certain de ne pas perdre des informations en cas de problème, Il est indispensable d'effectuer régulièrement une sauvegarde de cette base, sauvegarde qui va prendre une image de la base de données à un moment donné. Ces sauvegardes doivent être régulières (quotidiennes si possible) et automatisées (on n'a pas toujours le temps de faire la sauvegarde) CONSEIL

Il est d'une imprudence inqualifiable d'utiliser une base de données sans procéder à des sauvegardes régulières ATTENTION

NOTES

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X. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXEMPLES A A.. LLIIV VR RE E..M MD DB B

VOUS DÉSIREZ GÉRER VOS LIVRES (OU VOS DISQUES, CD…) CRÉER UNE BASE COMPORTANT AU MINIMUM LES TABLES "OUVRAGES" (TITRE, AUTEUR, SUJET, ÉDITEUR, ÉVALUATION…), "AUTEUR" (NOM, PRÉNOM, NATIONALITÉ…) ET "SUJET" CRÉER POUR CHAQUE TABLE UNE CLÉ PRIMAIRE DE TYPE NUMÉRO AUTO EXERCICE CRÉER LES INDEX NÉCESSAIRES ET LES RELATION ENTRE LES TABLES CRÉER LES FORMULAIRES DE SAISIE ET DE CONSULTATION SAISIR DES DONNÉES CRÉER UN ÉTAT LISTANT TOUS LES OUVRAGES

NOTES

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NOTES

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NOTES

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B B.. B BIIB BLLIIO O 0033..M MD DB B

CRÉER UNE BASE DE DONNÉES DE DONNÉES DE GESTION DE BIBLIOTHÉQUE SUR LES BASE SUIVANTES UN ABONNÉ PEUT EMPRUNTER PLUSIEURS LIVRES UN LIVRE PEUT ÊTRE ÉCRIT PAR PLUSIEURS AUTEURS UN LIVRE DOIT TOUJOURS POUVOIR ÊTRE LOCALISÉ EXERCICE UN LIVRE PEUT EXISTER EN PLUSIEURS EXEMPLAIRES CRÉER LES FORMULAIRES ET LES ÉTATS LIÉS À LA BASE

NOTES

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NOTES

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page 157


NOTES

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C C.. LLIIS STTE ED DE EV VIIN NS S 0033..M MD DB B

CRÉER UNE BASE DE DONNÉES DE GESTION DE CAVES CRÉER LES TABLES ET LES RELATIONS ENTER CELLES-CI CRÉER LES FORMULAIRES ET LES ÉTATS AFFÉRENTS EXERCICE

NOTES

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NOTES

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NOTES

Editions I O S

page 161


NOTES

page 162

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D D.. FFO OR RM MA ATTIIO ON N 0033..M MD DB B

NOTES

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page 163


.

NOTES

page 164

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E E.. C CO OM MP PTTO OIIR R0033..M MD DB B

NOTES

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page 165


AFFICHER LES TABLES DE LA BASE OUVRIR LA TABLE "EMPLOYES" EN MODE CRÉATION – LA FERMER EXERCICE

EXERCICE

CRÉER UNE REQUÊTE "SÉLECTION" À PARTIR DE LA TABLE "EMPLOYÉS" AFFICHANT LES CHAMPS "N°EMPLOYE" ET "NOM" AFFICHER EN MODE FEUILLE DE DONNÉES LE RÉSULTAT DE LA REQUÊTE TRIER PAR N° PUIS TRIER PAR NOM

MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE EN RAJOUTANT LE CHAMPS "FONCTION" ET EN SUPPRIMANT LE CHAMP "N°" FAIRE LE TRI D'ABORD SUR LE CHAMP "FONCTION" PUIS SUR LE CHAMP "NOM" EXERCICE

DANS LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE, NE PLUS AFFICHER LE CHAMP "FONCTION" AJOUTER LE CHAMP "VILLE" N'AFFICHER QUE LES EMPLOYÉS DONT LA VILLE DE RÉSIDENCE EST "LONDON EXERCICE

NOTES

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A LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE, AJOUTER LES CHAMPS "PRÉNOM" ET "DATE D'EMBAUCHE" PUIS AFFICHER LES EMPLOYÉS DONT LA DATE D'EMBAUCHE EST COMPRISE ENTRE LE 01/01/93 ET LE 01/01/94 SANS DISTINCTION DE VILLE EN TRIANT PAR NUMÉRO MAIS SANS AFFICHER CE DERNIER CHAMP EXERCICE

MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS HABITANT À LONDRES OU AYANT ÉTÉ EMBAUCHÉ APRÈS LE 01/01/1994. PLACER LE CRITÈRE "OU" SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES EXERCICE

MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS DONT LA DATE D'EMBAUCHE EST SUPÉRIEURE AU 01/01/90 ET HABITANT SEATTLE EXERCICE

MODIFIER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE POUR AFFICHER LES EMPLOYÉS HABITANT SOIT À LONDRES, SOIT À SEATTLE ET AYANT TOUS ÉTÉ EMBAUCHÉS À PARTIR DU 01/01/94. ENREGISTRER LA REQUÊTE ACTUELLE SOUS LE NOM "EMPLOYÉS SELON DATE ET VILLE" ET LA FERMER EXERCICE

NOTES

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page 167


EXERCICE

CRÉER UNE REQUÊTE À PARTIR DE LA TABLE "PRODUITS" AFFICHANT UN CHAMP NOMMÉ "DÉSIGNATION" CORRESPONDANT À LA RÉFERENCE DU PRODUIT SUIVI DE SON NOM ET UN CHAMP NOMMÉ "VALEUR STOCK" CORRESPONDANT AU NOMBRE D'UNITÉS EN STOCK VALORISÉS PAR LEUR PRIX UNITAIRE (PRODUIT) PUIS AFFICHER LA FEUILLE DE DONNÉES CORRESPONDANTE

RECHERCHER LE NOMBRE DE FOURNISSEURS POUR CHACUN DES PAYS, LE RÉSULTAT PERMETTANT UN REGROUPEMENT DES FOURNISSEURS PAR PAYS

EXERCICE

RECHERCHER POUR CHAQUE VILLE D'ALLEMAGNE OU D'ARGENTINE LE NOMBRE DE COMMANDES EFFECTUÉES

EXERCICE

RECHERCHER POUR LA PÉRIODE ALLANT DU 01/01/96 AU 31/12/96, PAR PAYS DE LIVRAISON ET PAR JOUR LE NOMBRE DE COMMANDES ET CE, UNIQUEMENT S'IL Y A AU MOINS 3 COMMANDES

EXERCICE

SÉLECTIONNER LES 8 PRODUITS LES PLUS CHERS DE LA BASE PAR ORDRE DÉCROISSANT DE PRIX ET DONNER UNE DESCRIPTION DE LA REQUÊTE DANS LES PROPRIÉTES

exercice

NOTES

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REQUÊTE SELECTION : CALCULER LA SOMME ET LA MOYENNE DES FRAIS DE PORT POUR CHAQUE PAYS DE LIVRAISON DE 1994 À 1996 (TABLE COMMANDES) PAR ORDRE CROISSANT DE PAYS ; NOMMER LES CHAMPS PORTS DE MANIÉRE EXPLICITE

exercice

REQUÊTE ANALYSE CROISÉE : IDEM MAIS CALCULER LA SOMME OU LA MOYENNE DES FRAIS DE PORT POUR CHAQUE PAYS DE LIVRAISON DE 1994 À 1996

exercice

AUGMENTER DE 10 %TOUS LES PRIX UNITAIRES DES PRODUITS INFÉRIEURS À 1000 F

EXERCICE

SUPPRIMER DE LA TABLE COMMANDE TOUS LES ENREGISTREMENTS CONCERNANT L'ITALIE

EXERCICE

DANS LA TABLE "PRODUITS", EXTRAIRE LES ENREGISTREMENTS DE LA CATÉGORIE "2" CONDIMENTS DONT LE PRIX EST INFÉRIEUR À "500"

EXERCICE

NOTES

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page 169


A PARTIR DE LA TABLE EMPLOYÉS, EFFECTUER UNE JOINTURE RÉFLEXIVE AVEC LES CHAMPS "REND COMPTE À" ET "N°EMPLOYES" EN NOMMANT LA 2ÉME TABLE EMPLOYÉS "SUPERVISEURS" AFFICHER LE RÉSULTAT

exercice

INDIQUER POUR TOUS LES CLIENTS LE NOMBRE DE COMMANDES PASSÉES

EXERCICE

EXTRAIRE LES SOCIÈTES POUR LESQUELLES IL N'Y A PAS DE COMMANDE

EXERCICE

NOTES

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AFFICHER LA FENÊTRE SQL CORRESPONDANT À LA REQUÊTE SUIVANTE : AFFICHER LES COMMANDES PASSÉES ENTRE LE 01/02/96 ET LE 30/04/96 DONT LE NOM DU DESTINATAIRE COMMENCE PAR "MAGA" EXERCICE

NOTES

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page 171


NOTES

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TABLE DES MATIERES I.

ACCESS POUR QUOI FAIRE

1

A.

CONFIGURATION OPTIMALE

1

B.

PROCEDURE D'INSTALLATION

1

C.

ENTRER / QUITTER

1

D.

UTILISER LES EXEMPLES

2

II.

UTILISER WINDOWS

3

LA SOURIS

3

A. 1 2 3 4

B.

PRINCIPE UTILISATION VOCABULAIRE ADAPTATION

3 3 3 4

LE CLAVIER 1 2 3 4

C.

5

LES PAVES LES TOUCHES SPECIALES LES TOUCHES DE RACCOURCI ADAPTATION

5 5 5 6

LES FENETRES 1 2

7

DISPOSITION DES FENETRES MANIPULATION DES FENETRES

8 9

D.

LES ICONES

10

E.

LES MENUS

10

1 2 3 4

F.

LE MENU DEMARRER LE MENU SYSTEME LES MENUS DE L'APPLICATION LES MENUS CONTEXTUELS

LES BOITES DE DIALOGUE 1 2 3 4 5 6 7 8

G. H.

LES ONGLETS LA ZONE DE TEXTE LA ZONE DE LISTE LA ZONE DE LISTE DEROULANTE LA CASE A COCHER LA CASE D'OPTION LA ZONE DE CHOIX LE BOUTON DE COMMANDE

III.

14 15 16 16 17 17 18 18

19

LE PRESSE PAPIERS

20

COUPER - COPIER COLLER LE VOLET "PRESSE-PAPIERS" OFFICE COPIER UNE FENETRE OU UN ECRAN

LE GUIDE / LE DIDACTICIEL

DIALOGUER AVEC ACCESS A.

13

LE VOLET OFFICE 1 2 3

I.

10 12 12 12

L'ECRAN 1

Editions I O S

22

25 25

LA FENETRE ACCESS - COMPOSITION A) B) C) D) E)

20 21 21

LA BARRE DE TITRE LA BARRE DES MENUS LES BARRES D'OUTILS LE VOLET OFFICE L'ASCENSEUR VERTICAL

26 26 26 27 30 31

page 1


F) G) H) I)

B.

31 32 33 34

LA SOURIS 1 2 3 4 5

C.

35

FORMES DU POINTEUR DEPLACEMENT SELECTION L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION L'ANNULATION DE L'ANNULATION

35 35 36 36 37

LE CLAVIER 1 2 3

D.

LE MENU PRINCIPAL DEPLACEMENT AVEC LE MENU L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION

LA BASE DE DONNÉES A.

37

DEPLACEMENT AVEC LES TOUCHES (MODE FORMULAIRE) LES TOUCHES DE FONCTION L'ANNULATION DE LA DERNIERE ACTION

1 2

IV.

L'ASCENSEUR HORIZONTAL LES ICONES D'AFFICHAGE LA BARRE D'ETAT PERSONNALISER L'AFFICHAGE

LA CREATION D'UNE NOUVELLE BASE 1 2

CRÉER UNE BASE VIERGE CRÉER UNE NOUVELLE BASE A PARTIR D'UN MODÈLE

37 37 37

38 38 38

39 40 40 41

B.

L'OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE

42

C.

CARACTÉRISTIQUES

43

1 2 3

D.

VOCABULAIRE SPÉCIFIQUE LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES LES PROPRIÉTÉS D'UNE BASE

THÉORIE DU MODÈLE RELATIONNEL 1

DÉFINITIONS A) B) C) D)

2

DOMAINE RELATION ATTRIBUT SCHÉMA D’UNE RELATION

META - BASE A) B)

3

BILAN : CONCEPTS DESCRIPTIFS CONTRAINTES D’INTÉGRITÉ STRUCTURELLES

ALGÈBRE RELATIONNELLE OPERATEURS DE L’ALGÈBRE RELATIONNELLE OPERATEURS ENSEMBLISTES OPERATEURS RELATIONNELS OPERATEURS DÉRIVES

A) B) C) D)

V.

LES TABLES A.

CARACTÉRISTIQUES DES CHAMPS 1 2 3 4 5 6 7

B.

STRUCTURE DES TABLES 1 2 3

page 2

LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS LA TAILLE D'UN CHAMP LE FORMAT D'UN CHAMP LE MASQUE DE SAISIE LA VALEUR PAR DÉFAUT LA VALIDITÉ D'UN CHAMP LES VALEURS NULL ET LES CHAINES VIDES LA MODIFICATIONS DE LA STRUCTURE L'INDEX LA CLÉ PRIMAIRE

44 44 45

46 46 46 46 47 48

48 48 48

49 49 49 52 54

59 62 63 64 65 67 69 70 72

73 73 74 76

reproduction réservée


4 5

C.

VI.

LES PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE LES RELATIONS ENTRE LES TABLES

LA RECHERCHE DE DONNÉES

LES REQUÊTES A. B.

LES REQUÊTES DE SÉLECTION LA FEUILLE DE RÉPONSES 1 2 3

LE TRI .L'AFFICHAGE LES CRITÈRES DE SÉLECTION

76 77

79

81 82 85 86 87 88

C.

AJOUT/SUPPRESSION DE TABLES ET JOINTURES

91

D.

LES CALCULS DANS LES REQUÊTES

94

E.

LES REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE

100

LES REQUÊTES ACTION

104

F. 1 2 3

LES REQUÊTES CREATION DE TABLES LES REQUÊTES MISE A JOUR LES REQUÊTES SUPPRESSION

105 106 107

G.

LES REQUÊTES AVEC PARAMÈTRES

108

H.

CAS PARTICULIERS :

109

I.

SQL :

113

VII.

LES FORMULAIRES A.

CREATION DU FORMULAIRE - ASSISTANT 1 2 3 4

SÉLECTION DE CHAMPS (ASSISTANT) LA PRÉSENTATION (ASSISTANT) LE STYLE (ASSISTANT) LE TITRE ET LA VISUALISATION (ASSISTANT)

115 116 117 118 119 119

B.

CREATION DU FORMULAIRE - MANUELLE

121

C.

MANIPULATIONS DES CONTRÔLES

122

1 2 3 4 5 6 7

VIII.

AJOUT DE CONTRÔLES SÉLECTION DE CONTRÔLES DISPOSITION DES CONTRÔLES COPIE DE CONTRÔLES DIMENSIONNEMENT DE CONTRÔLES SUPPRESSION DE CONTRÔLES PROPRIÉTÉS DES CONTRÔLES

LES ÉTATS A.

CREATION DE L'ÉTAT - ASSISTANT 1 2 3 4 5 6

SÉLECTION DE CHAMPS (ASSISTANT) REGROUPEMENTS (ASSISTANT) TRI (ASSISTANT) DISPOSITION (ASSISTANT) MISE EN FORME (ASSISTANT) TITRE ET VISUALISATION (ASSISTANT)

122 125 125 126 127 127 127

129 130 130 131 132 133 134 134

B.

CREATION DE L'ÉTAT – MANUELLE

135

C.

LES AUTRES ASSISTANTS

136

1 2

D.

L'ASSISTANT ÉTIQUETTES L'ASSISTANT GRAPHIQUE

LA STRUCTURE DES ÉTATS 1 2

Editions I O S

LES SECTIONS DANS UN ÉTAT LES TRIS ET REGROUPEMENTS

136 139

143 143 144

page 3


3 4

IX.

LES SOUS-ÉTATS SAUTS DE PAGE ET IMPRESSION

GESTION DES BASES DE DONNÉES

146 147

149

A.

COMPACTER UNE BASE

149

B. C.

RÉPARER UNE BASE CONVERTIR UNE BASE

150 151

D.

SAUVEGARDER UNE BASE

151

X.

DOSSIER PÉDAGOGIQUE ET EXEMPLES

153

A.

LIVRE.MDB

153

B.

BIBLIO 03.MDB

156

C.

LISTE DE VINS 03.MDB

159

D.

FORMATION 03.MDB

163

E.

COMPTOIR03.MDB

165

page 4

reproduction réservée


Cours access 2003 niveau 1