LAS MARGARITAS ll CARTILLA
CONJUNTO RESIDENCIAL
CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II
NIT. 900.997.533-7
PODER DE REPRESENTACION
NOMBRE DEL PROPIETARIO __________________________ C.C. ________________
Señores
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Ciudad
El suscrito ___________________________________identificado como aparece al firmar, en mi calidad de propietario del apto _______de la torre________ del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II, manifiesto que confiero poder especial, al señor (a) ______________________, mayor de edad identificado (a) con la cedula de ciudadanía No. ___________________vecino de Bogotá D.C. para que, en nombre y representación mía, asista a la asamblea general ord inaria, convocada para el día 23 de MARZO de 2025, a las 7:00 a.m. y si no hubiere quorum legal y estatutario, para deliberar y tomar decisiones, este poder se extiende para la segunda convocatoria el día 27 de MARZO de 2025 hora 8:00 P.M
En cumplimiento de la sentencia c -318 de 2002 de la honorable corte constitucional, mi apoderado tiene la facultad de representarme dentro de la asamblea con voz y voto, si es propietario de unidad privadas del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II y en caso de ser propietario, en caso que el propietario desee restringir a su apoderado el de voto debe quedar expreso en el poder
Atentamente,
Firma propietaria________________________________
C.C.___________________
Firma apoderada _______________________________C.C.___________________
IMPORTANTE: FAVOR ANEXAR FOTOCOPIAS DE LAS CEDULAS DEL PROPIETARIO Y DEL APODERADO PARA LA CORRESPONDIENTE VERIFICACION .
La Fábula del Roble y los Girasoles
En un conjunto residencial llamado "Villa Armonía", vivían muchos vecinos, cada uno con su propia manera de ver la vida. En medio del conjunto, en el parque central, había un viejo roble de imponente altura y un jardín de girasoles que siempre parecían sonreír al sol.
El roble, sabio y paciente, había visto durante años cómo los vecinos discutían por pequeñeces: que si uno hacía ruido, que si otro no saludaba, que si algunos hablaban mal a sus espaldas. Los chismes crecían como enredaderas venenosas, y la envidia era como el viento frío que intentaba marchitar el jardín de girasoles.
Un día, los girasoles comenzaron a hablar entre ellos:
—Hermano girasol, ¿te has dado cuenta de que algunos vecinos parecen estar siempre molestos entre sí? —dijo uno con preocupación.
Sí respondió otro , pero en lugar de mirar la sombra, sigamos buscando la luz, como siempre lo hacemos.
El viejo roble, que escuchaba la conversación, intervino con su voz pausada:
—Queridos amigos, ustedes tienen un gran secreto que los vecinos podrían aprender. Siempre buscan la luz y giran hacia ella, sin importar lo que pase a su alrededor. No envidian a quien crece más rápido ni se quejan de las nubes pasajeras. Simplemente evolucionan, avanzan y siguen creciendo en armonía.
Los girasoles asintieron, felices de compartir su sabidur ía. Inspirados por esto, algunos vecinos comenzaron a observar más allá de sus diferencias. Dejaron de alimentar los chismes y comenzaron a escucharse con empatía. Comprendieron que, así
como en un jardín cada flor tiene su propio ritmo, en una comunidad cada persona es distinta pero valiosa.
Con el tiempo, Villa Armonía empezó a hacer honor a su nombre. La envidia se disipó, las peleas se transformaron en acuerdos, y los vecinos comenzaron a apoyarse unos a otros, entendiendo que el verdadero crecimiento no est á en competir, sino en evolucionar juntos.
Desde entonces, el roble sigue observando en silencio, y los girasoles continúan su danza con el sol, recordando a todos que la luz de la empatía y la cultura del respeto siempre hará florecer la armonía en cualquier comunidad.
Bogotá D.C. 5 de marzo de 2025
Señores:
COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II P.H. Ciudad
CONVOCATORIA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II
Fecha de Convocatoria: 5 de marzo de 2025
Fecha de Realización Asamblea: 23 de marzo de 2025
Hora inicio Asamblea: 8:00 am
Registro de Firmas de 7:00 am a 8:00 am.
Lugar: Cancha de Tenis (al frente del conjunto)
En mi calidad de representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II, con base en las facultades estatutarias y legales consagradas en el reglamento de Propiedad Horizontal y los artículos 39 y 41 de la Ley 675 de 2001 he permito convocar a todos los copropietarios a la celebración de la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS de acuerdo con lo expuesto en el encabezado y con el fin de llevar a cabo el siguiente orden del día:
1. Registro y verificación del Quórum.
2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Lectura del reglamento de la asamblea.
4. Elección del presidente y secretario de la Asamblea.
5. Presentación informe consejo y administración de administración 2024
6. Presentación y aprobación de estados financieros 2024.
7. Presentación y aprobación del presupuesto para el año 2025.
8. Presentación de auditoria (2015 al 2024).
9. Aclaración de consejo.
10. Presentación y aprobación propuestas para la cuota extraordinaria.
11. Presentación y aprobación de afectación zona comunal para parqueaderos motos
12. Elección de Consejo De Administración. (Periodo 2025-2026).
13. Elección Comité de Convivencia. (Periodo 2025-2026).
14. Proposiciones y varios.
15. Cierre de asamblea.
NOTA: LA INASISTENCIA GENERA SANCIÓN SEGÚN LA LEY 675 DE AGOSTO 03 DE 2001 EN SUS ARTICULOS 59, 60 Y 61, CAPITULO II (INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES NO PECUNIARIAS).
Esta asamblea podrá sesionar por lo menos con el 51% del total de los coeficientes de propiedad, según lo dispuesto en la ley 675 de agosto 3 de 2001 de Propiedad Horizontal.
Si por falta de quorum no se puede llevar a cabo la asamblea de esta convocatoria, se cita nuevamente y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, que asistan a las 8:00 PM, del tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, en este caso el 27 de marzo de 2025, conforme a lo previsto en el artículo No. 41 de la ley 675 de agosto 3 de 2001.
ADVERTENCIA ESPECIAL. Si no puede asistir, hágase representar a través del poder adjunto, debidamente constituido, ante el administrador.
Los Integrantes del Consejo de Administración NO podrán representar con poder a ningún
Los poderes se recibirán ÚNICAMENTE Hasta el viernes 21 de MARZO 2025 a las 12:00 medio día.
SI NO FIRMA LA PLANILLA DE ASISTENCIA A LA ASAMBLEA SE DARÁ POR NO ASISTIDO Y SE HARÁ ACREEDOR A LA MULTA CORRESPONDIENTE A UNA CUOTA PLENA DE ADMINISTRACIÓN QUE SE CAUSARÁ EN LA FACTURACIÓN DEL MES DE MAYO 2025.
Cordialmente, IVAN MAURICIO SEGURA LOTERO REPRESENTANTE LEGAL CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II ORIGINAL FIRMADO
NOTAS A TENER EN CUENTA PARA EL BUEN DESARROLLO DE LA ASAMBLEA
El día de la asamblea NO SE RECIBIRÁN
PODERES.
Ningún apoderado o copropietario puede representar más de un apartamento y solo se permite la asistencia de una representante unidad de vivienda. No se permite la compañía de menores de edad (salvo de brazos) así como personas bajo los efectos del alcohol ni sustancias psicoactivas, de igual forma NO se permitirá la presencia de mascotas.
Si el inmueble se encuentra arrendado, por favor informar y hacer llegar estos documentos al propietario.
El presidente de la Asamblea puede solicitar el retiro de la reunión de la persona o personas que pretendan sabotear la reunión. 0
El presidente de la Asamblea es el director del debate y solamente él puede dar o ceder el derecho al uso de la palabra. Los participantes que deseen el uso de la palabra deben levantar la mano y pedir la palabra al momento de la firma de Asistencia una ve z que sea autorizado por el presidente debe identificarse indicando claramente su nombre, torre y apto donde vive o a quien representa, teniendo el uso de la palabra por un espacio máximo de dos (2) minutos y solamente podrá hacer dos (2) intervenciones sobre el mismo tema.
Todo participante que haga uso de la palabra debe dirigirse a la Asamblea y no a una persona determinada o entablar dialogo o controversia con ella, debe ser objetivo, claro, educado y sin proferir ningún tipo de ofensas ni lenguaje violento al momento de su intervención. Mientras un participante esté interviniendo no puede ser interrumpido sino por el presidente de la Asamblea únicamente.
Con el ánimo de dar agilidad al punto de Proposiciones y Varios, les agradecemos hacernos llegar sus propuestas a la administración hasta el día 20 DE MARZO DE 2025, con el fin de clasificar los por temas, los cuales serán tratados en la Asamblea.
De igual manera la administración atenderá el VIERNES 14 de MARZO en el horario de 10:00 am a 12:00 del mediodía las aclaraciones de temas contables con cita previa.
Por respeto a todos, se dará un margen de UNA hora (1) para iniciar asamblea contada a partir de las 7:00 am y hasta las 8:00 am para que realice el registro de firma de asistencia a la asamblea, después de este tiempo no se permitirá la firma de las personas que lleguen tarde POR FAVOR NO INSISTA QUE LE PERMITAN FIRMAR DESPUÉS DE LA HORA DE REGISTRO.
El Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS 2 declara;
Que la información que se solicita para actualizar la base de datos de la administración está protegida por la ley 1581 de 2012 es de uso confidencial para el desarrollo de los procesos administrativos de esta copropiedad y está prohibida sur divulgación o uso para asuntos diferentes a lo contenido en esta convocatoria.
Que el CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II PH, no tiene ninguna actividad económica diferente al desarrollo de su objeto social de administración de propiedad horizontal sin ánimo de lucro, destinada al uso de vivienda habitacionales para sus propietarios o arrendatarios.
Que no está sujeta al reporte de bases de datos a ningún ente gubernamental pues la información de los propietarios solo es usada para la difusión de los informes financieros y administrativos en las asambleas ordinarias o extraordinarias de propietarios, donde solo se circulan datos de inmuebles morosos o temas puntuales al interior de la copropiedad.
Que la copropiedad cuenta con un manual de políticas de tratamiento de información y manual interno de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales, que hacen parte del desarrollo de la norma invocada.
Por lo anterior informo que el video de grabación del desarrollo de la asamblea será exclusivamente para el uso de la elaboración del acta.
En consecuencia, se permite preguntarle:
¿Está usted de acuerdo con el uso de sus datos personales, registrados en la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II PH, para asuntos exclusivamente?
¿Concernientes con el desarrollo de la actividad de la copropiedad? -SI/NO
NOMBRE TORRE APTO
Cordialmente,
IVAN MAURICIO SEGURA LOTERO
Representante Legal
Conjunto Residencial Las Margaritas II
Bogotá D.C 1 de enero 2024
Señores
Propietarios de las margaritas II P.H
Ciudad
INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA Y CONSEJO PERIODO 2024
Reciban un cordial saludo y especial agradecimiento a la comunidad del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II, por la comprensión, respeto, tolerancia, durante la gestión que se ejecutó y desarrollo en el año 2024,
A continuación, presentamos el informe, de gestión realizado por la administración durante el periodo año 2024.
En donde le centraremos sobre las áreas que integran el desarrollo de la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II P.H sobre los aspectos más relevantes, así:
I. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS
II. ASPECTOS ECONOMICOS Y FINANCIEROS
III. ASPECTOS JURIDICOS
Es importante resaltar el apoyo de los colaboradores, quienes aportaron con sus ideas y dedicaron su tiempo para cumplir con los objetivos proyectados en cada una de las áreas de incidencia, según las necesidades del conjunto, siendo esta una comunidad de un promedio de mil (3200) residentes, población alta y de gran complejidad media, que solo con la ayuda primeramente de Dios y el sentido de pertenencia y compromiso, me ha llevado hasta el día de hoy a dar cumplimiento a la tarea encomendada por esta Honorable Asamblea, En consecuencia y dando cumplimiento a las normas contempladas en el Reglamento de Propiedad Horizontal y de conformidad con lo establecido por la Ley 675 del 3 de agosto 2001 – Régimen de Propiedad Horizontal -. El Consejo de Administración.
Presenta su informe y la administración de igual manera, resumiendo los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada durante el año 2024, desarrollando una amplia gestión teniendo en cuenta de manera integral la necesidad de mantenimientos, reparaciones, imprevistos, y control administrativo al igual que los planes y proyectos aprobados
El informe de gestión se enmarca en los aspectos en los cuales se describen las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2024.La atención se ha llevado a cabo prestando un servicio de 4 horas todos los días, en los primeros 10 días hábiles para el recaudo, durante la semana en diferentes horarios para ser asequibles a los residentes, sábados cada 15 días de acuerdo con las necesidades y
campañas a realizar. Parte de la logística del equipo administrativo, consiste en atención personalizado por parte del administrador quien atendía temas de PQRS, áreas comunes, convivencia, supervisión de las empresas de aseo y seguridad para velar por el correcto funcionamiento de la copropiedad.
ASPECTOS ADMINISTRATIVO Y CONTRATACIONES
PRESTADOR DE SERVICIOS CONTRATISTA
DE INICIO
ASPECTOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS
La Copropiedad cuenta con el avalúo técnico de reposición de los bienes comunes vigente, y sobre el cual se tomaron los valores asegurables para constituir la póliza de zonas comunes con la Compañía FINESA; además de las coberturas, la póliza cuente con servicio de asistencia que atiende daños emergentes en las zonas comunes según las condiciones de ésta, encontrándose vigente su cubrimiento.
ACTIVIDADES SOCIALES
La administración de la mano con el consejo de administración y el comité de convivencia trabajan conjuntamente en el desarrollo social de la agrupación promoviendo actividades en las cuales participa toda la comunidad, sin embargo, y a pesar de las restricciones generadas por la pandemia; se desarrollaron las actividades relacionadas a continuación:
Navidad
Se realizaron las novenas en el mes de diciembre junto con los residentes de cada torre, donde administración realizo un cronograma que se cumplió con éxito.
En general y en cada celebración específica se tuvieron en cuenta los protocolos de Bio seguridad priorizando en salvaguardar la salud y la integridad física de los residentes
Bancos:
Cuenta Corriente: La cuenta del Banco CAJA SOCIAL solo se utiliza para el pago de chips y alquiler de salones comunales.
Cuenta de Ahorros: La cuenta del BANCO CAJA SOCIAL donde el 98% de los residentes pagan la administración y el parqueadero asignado.
Cuenta Corriente: La cuenta de Banco AV VILLAS, habilitadas, pero no se utiliza poco.
MANTENIMIENTO EQUIPO HIDRÁULICO
El contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de los equipos de Bombeo para el suministro de agua potable se llevó a cabo con la empresa JAZZ con el señor Cristian Pardo, realizo el mantenimiento de 4 motobombas y limpieza y mantenimiento de las motobombas sumergibles, cambio de rodamientos, sellos impulsores de cada una.
Cambio de tubería en acero al carbón a tubería PVC de presión para sistema de succión en tanque para bombas 3 y 4.
Cambio de tubería en acero al carbón a tubería PVC de presión para RCI bomba principal y bomba jockey.
Se encuentran las compuertas en un estado de deterioro corrosión y oxidación por falta de
mantenimiento y pintura de las mimas, se realiza mantenimiento a las compuertas, se limpian zonas corroídas y se ponen ángulos de refuerzo en la parte inferior para darle una mayor resistencia.
Cambio de sello mecánico 1 ¼, cambio de impulsor marca Barnes original.
Cambio de tubería principal por corrosión y sellos de unión y rodamientos marca siemens
Fabricación suministro e instalación de buje camisa en bronce fosforado para alojamiento de sello mecánico por deterioro
ASPECTOS TRIBUTARIOS
Durante el periodo de nuestra gestión, se ha dado cumplimiento a las normas tributarias y contables ante la DIAN, del Registro Único Tributario (RUT) siguiendo los parámetros de la Ley; actualmente contamos con el certificado que acredita a la Copropiedad como ente jurídico sin ánimo de lucro obligado a practicar retención en la fuente según las tarifas establecidas y presentar información exógena anualmente
El consejo de administración fue elegido en la asamblea general de copropietarios que se llevó a cabo en el mes de mayo de 2024, fueron elegidos internamente los cargos por postulación;
Actividades realizadas:
Análisis de nuevos proveedores para la prestación de servicios de Aseo, vigilancia y administración.
Generación de convocatorias para los proyectos aprobados para los mismos cargos.
Análisis y revisión de la prestación de los mismos servicios en los conjuntos aledaños.
Apoyo en el desarrollo de las reuniones del consejo.
Participación en la creación de actas y seguimiento a tareas pendientes.
MIRIAM RODRIGUEZ
WILLER ROMERO
MARIA FAJARDO
OMAR HERNANDEZ
YULI PAULIN
RAMIRO BONILLA
EVELIO PARRA
Se realizaron alrededor de 10 sesiones ordinarias de Consejo, la Administración, algunas con la compañía del administrador, para las reuniones de Estados Financieros en compañía del señor Contador; además, hubo reuniones puntuales con algunos de los consejeros para tratar temas técnicos de carácter urgente.
El Consejo de Administración ha realizado el seguimiento y acompañamiento a la administración en su gestión administrativa y operativa, siguiendo la ejecución de las tareas más importantes que surgieron en las reuniones del consejo en el transcurso del año. Se socializó al interior del mismo del año los informes de control emitidas por parte contable, teniendo en cuenta las observaciones, las cuales se atendieron en su gran mayoría con prontitud.
LAVADO DE TANQUES
ARREGLO TOTAL DEL HIDROFUGO
CAMBIO DE TUBERIA
PRINCIAL DEL CUARTO DE MOTOBOMBAS
CAMBIO DE VARIOS REGISTROS DE AGUA
Queridos Copropietarios
Espero que este mensaje los encuentre bien. Quiero tomar un momento para reflexionar sobre los acontecimientos que hemos vivido en nuestra comunidad desde el mes de abril hasta agosto. Como muchos de ustedes saben, nuestra oficina estuvo cerrada durante este período debido a temas de contratación de la administración. Esta situación se presentó porque el consejo elegido en la asamblea de febrero no contempló adecuadamente este aspecto, lo que nos llevó a enfrentar un desafío inesperado.
A pesar de este cierre, quiero agradecerles por su comprensión y paciencia. Durante estos meses, nos esforzamos por mantener la atención a nuestras necesidades comunitarias. Aunque la oficina no estuvo disponible, se implementaron medidas de contingencia para seguir atendiendo a todos ustedes. Se realizaron gestiones en la parte exterior de la oficina, se respondieron correos y se llevaron a cabo consignaciones correspondientes, así como autorizaciones de salida, entrada y de visitantes.
Es importante recordar que, aunque enfrentamos dificultades, la colaboración y el apoyo mutuo son fundamentales para superar cualquier obstáculo. Este periodo nos ha enseñado la importancia de la comunicación y la adaptabilidad en nuestra comunidad. Agradezco a cada uno de ustedes por su compromiso y por seguir participando activamente en la vida del conjunto.
Mirando hacia el futuro, es esencial que aprendamos de esta experiencia y trabajemos juntos para garantizar que situaciones similares no se repitan. Sigamos construyendo un ambiente de cooperación y respeto, donde cada voz sea escuchada y cada opinión sea valorada.
Gracias por su atención y por ser parte de esta maravillosa comunidad. Juntos, podemos seguir haciendo de Las Margaritas un lugar en el que todos nos sintamos seguros y felices.
Certificación
de los Estados Financieros Conjunto
Residencial Las Margaritas II por el año 2024
Los suscritos Representante Legal y Contador Público, bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros, certificamos:
Que, para la emisión de los Estados Financieros por el año terminado al 31 de diciembre de 2024, que comprenden el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultado Integral con sus correspondientes notas, que conforme a la Ley vigente (Ley 222 de 1995, Decreto 2706 de 2012 y demás normas) se ponen a disposición de los copropietarios y de terceros, se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y las cifras tomadas fielmente del software contable (SISCO).
Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la Situación Financiera de la Copropiedad al 31 diciembre de 2024, además:
Las cifras incluidas son fielmente tomadas del software contable.
No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la Administración o empleados, que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los Estados Financieros enunciados.
La Copropiedad tenía al 31 de diciembre de 2024 eventos que podrían dar origen a incrementos o disminuciones en los activos:
A pesar que en 2024 se levantó el Embargo de la cuenta de Ahorros Banco Caja Social aun no nos han reintegrado los valores retenidos.
Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con corte de los documentos.
Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos, han sido reconocido en ellos.
Además, certificamos que los hechos económicos han sido clasificados, descritos y revelados de manera correcta. Dado en Bogotá D.C., el 3 de febrero del año 2025.
Atentamente,
IVAN M. SEGURA LOTERO
EDGAR A. VELANDIA PARDO
Rep. Legal y Administrador Contador CC 1.022.362.838
T.P.70682-T
CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II PH NIT. 900.997.533-7
ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL COMPARATIVO ENTRE EL 1º DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2024 Y 2023
(Expresado en pesos colombianos)
Las notas explicativas son parte integral de los Estados Financieros
Representante legal Contador
C.C. 1.022.362.838 T.P.70682-T
IVAN M SEGURA LOTERO
EDGAR VELANDIA PARDO
CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II PH REVELACIONES O NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR EL AÑO QUE TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2024
Nota 1: Información general
El Conjunto Residencial LAS MARGARITAS II P.H. es una entidad sin ánimo de lucro de naturaleza civil con personería jurídica Nº490 de abril 04 de 2016 expedida por la Alcaldía Local de Kennedy y Nit. 900.997.533-7 Es una entidad no contribuyente de impuestos nacionales y distritales, cuya única obligación es la de agente de retención en la fuente del impuesto sobre la renta. Su propósito es la administración, mantenimiento, seguridad y vigilancia de los bienes comunes de los copropietarios. La copropiedad se rige por lo establecido en la Le y 675 de 2001 y por otras normas legales que reglamentan la propiedad horizontal en Colombia.
Nota 2: Fundamento legal
El Conjunto Residencial Las Margaritas II P.H. dio aplicación a las normas de contabilidad establecidas mediante la Ley 1314 de 2009, reglamentada con el decreto 2706 de 2012 para las entidades del grupo tres (3), quienes llevarán una contabilidad simplificada, tomando como base la Norma de Información Financiera – NIF - dando lugar al régimen simplificado de contabilidad de causación para microempresas. Con mencionado Decreto se deroga la normatividad anterior contemplada en los decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás normas concordantes y complementarias, las cuales se aplicaron hasta el 31 de diciembre de 2014.
Las operaciones se registran en el programa contable “SISCO”, con licencia adquirida por la copropiedad dando cumplimiento a la Ley 603 de 2000 sobre derechos de autor. Los soportes contables se conservan debidamente archivados bajo la responsabilidad de la administración. Los Estados Financieros y la ejecución presupuestal, se encuentran auditados por la Revisoría Fiscal, los cuales se presentan mensualmente para la aprobación del Consejo de Administración y en forma consolidada para la aprobación de la Asamblea General de Copropietarios.
Nota 3: Bases de preparación y resumen de las principales políticas contables
3.1. Bases de Preparación
Los estados financieros se han elaborado de acuerdo con las normas de información financiera para Microempresas, contenidos en el Decreto 2706 de 2012, y otras normas que lo modifican, adicionan, complementan o sustituyen.
La copropiedad prepara sus Estados financieros usando la base de contabilidad de causación.
La presentación de los hechos económicos se hace de acuerdo con su importancia relativa o materialidad.
3.2. Resumen de las principales políticas contables
3.2.1. Efectivo y equivalentes de efectivo
El efectivo y equivalentes de efectivo incluye todos los dineros que la copropiedad tiene disponibles para cumplir compromisos de pago a corto plazo los cuales se encuentran en caja, cuenta corriente y cuentas de ahorros y que se mantienen a su valor nominal.
3.2.2. Deudores y otras cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se reconocen inicialmente por su costo, esto es el valor registrado en la factura o documento equivalente. La mayoría de los saldos deudores corresponden a partidas corrientes adeudadas por los copropietarios. Cuando las cuentas por cobrar no son canceladas en el plazo establecido por la Asamblea de Copropietarios se causan intereses por mora a las tasas autorizadas, sin que excedan los límites establecidos en normas legales. Los descuentos por pago oportuno de las cuotas ordinarias se reconocen como un menor valor de los ingresos brutos. No se reconoce la pérdida por deterioro de las cuentas por cobrar ya que la copropiedad tiene certeza de poder recuperar estas cuentas. Así mismo, no existe evidencia objetiva de deterioro para reconocer una pérdida por este concepto.
3.2.3. Propiedad planta y equipo
Las partidas de propiedad, planta y equipo se miden al costo menos la depreciación acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor acumulada. La depreciación se carga para distribuir el costo de los activos menos sus valores residuales a lo largo de su vida útil estimada, aplicando el método de línea recta. En la depreciación de las propiedades, planta y equipo se utilizan los siguientes plazos y tasas:
Clase de activos
Vida útil Tasa anual
Maquinaria y equipo 10 10%
Equipo de oficina 5 15%
Equipo de cómputo y comunicación 3 33%
Si existe algún indicio de que se ha producido un cambio significativo en la tasa o tiempo de depreciación, vida útil o valor residual de un activo, se revisa la depreciación de ese activo de forma prospectiva para reflejar las nuevas expectativas.
A 31 de diciembre de 2024, no existe ningún indicio de deterioro del valor de la Propiedad, Planta y Equipo, por lo anterior, no se calcula la perdida por deterioro.
3.2.4. Activos Diferidos
Los activos diferidos corresponden a las partidas pendientes por amortizar de gastos pagados por anticipado; en el caso de la Copropiedad hace referencia al seguro de áreas comunes el cual vence el 17 de septiembre de 2025.
3.2.5. Costos y gastos por pagar
Los costos y gastos por pagar representan obligaciones de la copropiedad que por lo general son exigibles en el corto plazo. Estos pasivos se contabilizan generalmente por su costo (precio de la transacción) o por el valor acumulado de los saldos por pagar.
3.2.6. Reconocimiento de ingresos de actividades ordinarias y otros ingresos
Los ingresos de actividades ordinarias proceden en su mayoría de las cuotas causadas a cargo de los propietarios y que cubren las expensas necesarias de la copropiedad. Los otros ingresos proceden de rendimientos financieros en cuentas corrientes y de ahorro, de sanciones e intereses de mora causados a cargo de los copropietarios y, de otras rentas por explotación de bienes comunes.
3.2.7. Arrendamientos
Las rentas pagadas por los arrendamientos operativos se cargan a los resultados sobre una base lineal a lo largo del plazo del arrendamiento correspondiente.
3.2.8. Reconocimiento de Gastos
Los gastos están representados por las erogaciones necesarias causadas por la administración a favor de terceros por la venta y/o prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, independiente del flujo de recursos monetarios o financieros.
3.2.9. Reservas
La copropiedad reconoce en las reservas la apropiación correspondiente al fondo de imprevistos de acuerdo con lo establecido en el Art. 35 de la Ley 675 de 2001, el reglamento de propiedad horizontal y la Orientación N.º 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
3.2.10. Supuestos clave de la incertidumbre en la estimación
Las principales estimaciones realizadas por la copropiedad se relacionan con las vidas útiles, métodos de depreciación, valores residuales y pérdidas por deterioro, de los activos. Otras estimaciones están relacionadas con las provisiones para obligaciones sobre las que existe incertidumbre en la cuantía o fecha de vencimiento.
Nota 4: Efectivo y equivalentes de efectivo
El efectivo y equivalentes de efectivo, a 31 de diciembre de 2024 y 2023, está representado por el saldo final de las siguientes cuentas:
Las cuentas se encuentran conciliadas con el extracto bancario. El saldo en contabilidad es igual al saldo en extracto.
Nota 5: Deudores y Otras cuentas por cobrar
Este rubro representa los saldos de la cartera morosa al final de cada año por los diferentes conceptos de los copropietarios y de terceros.
Depósitos por identificar
b. Anticipo a contratistas
c. Deudores varios
1. Consejo administración revocado
Este valor corresponde a dineros recaudado y pagos efectuados en la coyuntura que se presentó en la copropiedad con el CONSEJO DE ADMINISTRACION nombrado en la asamblea general ordinaria del año 2024, el cual, en dos asambleas extraordinarias del mismo año, fue revocado. Es necesario una asesoría jurídica especializada, que indique que se debe hacer con este valor, para así socializar en la asamblea general ordinaria de copropietarios 2025, y será esta última, quien indicara las acciones a seguir. Este valor no incluye pagos efectuados por el consejo y la administración originados en trámites ante la alcaldía, logística de asambleas convocatorias y comunicados a la comunidad.
2. Embargo banco caja social
Este valor se encuentra en trámite de devolución por parte del Banco caja social quienes nos debitaron de nuestra cuenta producto del proceso que se tenía con la empresa el cual fallo a favor de la Copropiedad.
Nota 6: Fondos de uso restringido
El saldo de esta cuenta corresponde al valor apropiado al 31 diciembre de 2024 por concepto del Fondo de Imprevistos, dinero que se encuentra depositado en la cuenta de Ahorros Nº081928256 del Banco AV Villas ( por efecto de liquidez hace falta consignar EL 99.97% , $ 41.980.481), el cual se reclasifica en la cuenta fondos de uso restringido de acuerdo con el Concepto Nº15 de Consejo Técnico de la Contaduría Pública, ya que dicho saldo no está disponible o a la vista para ser usado por la Administración por un asunto de carácter legal. Este Fondo solo puede utilizarse con autorización de la asamblea general de copropietarios, en cumplimiento del Art. 35 ley 675 de 2001 y el Reglamento del Conjunto.
Nota 7: Diferidos
Corresponde al valor pendiente por amortizar en 2025, la póliza tiene vigencia de 17 de septiembre de 2024 a 17 de septiembre de 2025.
Nota 8: Costos y Gastos por pagar
Lo constituyen los valores que el Conjunto debe pagar por concepto de los bienes y servicios recibidos, que adquiere con los proveedores y personas naturales al mes de diciembre por razón de tipo contractual.
a. Cuentas por pagar vigilancia
b. Cuentas por pagar servicio de aseo
Nota 9: Ingresos recibidos por anticipado
Corresponde a ingresos recibidos por anticipado por concepto del pago de cuotas de administración y uso de parqueadero de los propietarios.
Nota 10: Ingresos recibidos para terceros
a. Valores recibidos para terceros: Corresponde a los valores recaudados de los propietarios, para la instalación de las puertas de vidrio en las torres.
b. Extraordinaria
1. Saldo pendiente por ejecutar extraordinaria
2. Recaudo extraordinario
3. Liquidez extraordinaria
4. Proyectos extraordinaria
5. Cargos a Extraordinaria
Nota 11: Ingresos operacionales
Nota 12: Otros ingresos
a. Aprovechamientos
Nota 13: Gastos por Honorarios
Nota 14: Seguros
En febrero de 2024 se contrata con SEGUROS DEL ESTADO la póliza de áreas comunes, de acuerdo a lo establecido en la ley 675 con una vigencia de 2 de febrero de 2024 a 2 de febrero de 2025; esta
póliza fue revocada producto del no pago oportuno de la prima, ocasionado por la coyuntura del conjunto con el nombramiento y revocatoria del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2024
En septiembre de 2024 se contrata con SEGUROS DEL ESTADO la póliza de áreas comunes, con una vigencia de 17 de septiembre de 2024 a 17 de septiembre de 2025.
Nota 15: Gastos por Servicios
a. Temporales
Nota 16: Gastos por Mantenimiento y reparaciones
a. Desglose zonas comunes:
b. Mantenimiento cámaras de video:
c. Desglose mantenimiento puertas:
d. Mantenimiento Jardín
e. Mantenimiento bombas
f. Fumigaciones
g. Motobombas y Repuestos
h. Mantenimiento cajas
i. Mantenimiento tanque de agua
j. Computación
Nota 17: Gastos por Adecuaciones e Instalaciones
a. Desglose suministros eléctricos
Nota 18: Gastos Diversos
a. Elementos de aseo
b.
Papelería y fotocopias
c. Celebraciones especiales
d. Asamblea
NOTA 19: Gastos Financieros
Este rubro contempla las comisiones por la plataforma bancaria de recaudo y pagos de propietarios y proveedores.
NOTA 20: Gastos Extraordinarios
Este rubro corresponde a intereses condonados s, por los pagos hechos durante el periodo que estableció la asamblea como descuento en el año 2024.
NOTA 21: Excedentes y/o déficit del ejercicio
El resultado del ejercicio en el 2024 está dado:
En el cuadro de ejecución presupuestal 2024 se puede evidenciar rubro a rubro cada uno de los ingresos y gastos de la copropiedad.
Notas 22. Contingencia contable
Con ocasión a la coyuntura del conjunto con respecto al consejo de administración se suscitan los siguientes puntos en el tema contable de marzo a agosto de 2024
a) Ingrese información hasta el 20 de marzo de 2024 ya que al Administrador Sr. Iván Segura no le permitieron ingresar a la oficina; y a través de un comunicado radicado a los Bancos, las cuentas fueron bloqueadas.
b) Hasta finales del mes de julio tuve la posibilidad de retomar labores con la novedad, que al pedir a ADMISYS LTDA como proveedores del software de contabilidad SISCO, la restauración de las claves del programa, se encuentra que la contabilidad estaba a abr il de 2023, y en el computador no estaban las copias de respaldo que el sistema genera periódicamente y que en el reposaban.
c) Como contador siempre he tenido la precaución de tener copias de seguridad en el computador de mi oficina y cargados en la licencia de mi propiedad, afortunadamente para retomar labores solo fue necesario montar la copia en el programa de la copropiedad, e iniciar el cargue de la información; de lo contrario el conjunto habría tenido que incurrir en un gasto adicional y dispendioso de volver a hacer la contabilidad desde abril de 2023 hasta la fecha.
d) No se encontraron soportes físicos para ingresarlos a la contabilidad, por lo cual fue necesario descargarlos del correo y solicitar a los proveedores su reenvío así como los estados de cuenta.
e) El 23 de agosto el Banco CAJA SOCIAL entrego los tokens al Sr. Iván Segura, para activarlos y proceder a descargar información desde marzo de 2024 hasta agosto de 2024.
f) Se Ingresa el movimiento de Bancos de 6 meses para poder hacer él envió de las cuentas de cobro el 2 de septiembre de 2024. Trabajamos 4 personas en la parte contable y con la ayuda de la administración cumplimos la meta y tener la contabilidad y la cartera actualizada.
g) El día 20 de septiembre se realizó jornada especial de cartera donde se hicieron aclaraciones y correcciones a las cuentas de algunos propietarios y con la novedad que un residente presenta un recibo donde se evidencia la entrega de un dinero en efectivo a una Sra. Arelis.
Notas 23. Otras Notas o Revelaciones
El consejo de administración adelanto varias actividades tipo rifa pro fondos auditoria y bazares al respecto las siguientes precisiones:
Las actividades tipo bazar fueron manejadas directamente por el consejo,
La rifa pro fondos auditoria, no estuvo regulada ni en cabeza de la administración, por cuanto esta, no fue una actividad puesta en consideración y aprobada en democracia por la Honorable Asamblea de copropietarios. En mi calidad de contador no tengo el poder y mal haría en oponerme, al contrario, me parece muy bien, más aún porque el conjunto no cuenta con la figura de Revisor Fiscal; sin embargo, mi calidad de contador público, me obliga a dar fe pública y a desarrollar mi trabajo dentro del marco legal y claro que los contadores tenemos una entidad que nos controla regula y si es el caso, sanciona, la JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
La Copropiedad tiene al 31 de diciembre de 2024 eventos que podrían dar origen a incrementos o disminuciones en los activos:
a. Cuenta de Ahorros Banco Caja Social -En proceso de títulos.
b. La decisión sobre los $26.947.780, consejo revocado.
Nota 24. Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa
No se presentaron hechos relevantes después del cierre de los Estados Financieros que puedan afectar de manera significativa la situación financiera de la Copropiedad con corte a 31 de diciembre de 2024.
Nota 25. Aprobación de los estados financieros
Los estados financieros correspondientes al periodo 2024 fueron analizados y aprobados por la administración y consejo de administración; autorizados para su publicación el día 3 de febrero de 2025.
Cordial Saludo, EDGAR VELANDIA PARDO Contador
T.P.
70682-T
A S T O S .
CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II
CONJUNTO
RESIDENCIAL AS MARGARITAS II
