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REL ATÓRIO DO SISTEBIB 2013

SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS MANAUS, 2014


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“Informação, conhecimento e cultura são centrais para a liberdade e o desenvolvimento humano. A forma como são produzidos e trocados em nossa sociedade afeta criticamente nossa visão do mundo como ele é e como poderia ser; quem decide essas questões; e como nós – sociedades e governos – entendemos o que pode e o que deve ser feito. Durante mais de 150 anos, democracias modernas complexas têm dependido em grande medida de uma economia industrial da informação para estas funções básicas. Nos últimos 15 anos, nós começamos a ver uma mudança radical na organização da produção de informação. Habilitados pela mudança tecnológica, estamos começando a ver uma série de adaptações econômicas, sociais e culturais que tornam possível uma transformação radical na forma como construímos o ambiente informacional que ocupamos como indivíduos autônomos, cidadãos e membros de grupos culturais e sociais. Parece ultrapassado hoje em dia falar da ‘Revolução da Internet’. Em alguns círculos acadêmicos, isto é verdadeiramente ingênuo. Mas não deveria ser. A mudança trazida pelo ambiente da rede de informações é profunda. É estrutural. Ela vai até as bases de como mercados e democracias liberais têm co-evoluído por quase dois séculos.”

Yochai Benkler


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A

marca de uma gestão é o seu legado.

Em meados de 2013, após a posse para o exercício de seu segundo mandato, a reitora da UFAM, professora doutora Márcia Perales Mendes Silva, ancorada, mais uma vez, em seu pacto com diretrizes e princípios defendidos no início de sua primeira gestão, a saber, “[...] educação pública e gratuita de qualidade, [...] promotora de valores democráticos e uma gestão participativa, transparente, descentralizada, autônoma [...]”¹, decidiu nomear para a gestão do Sistema de Bibliotecas da UFAM, pela primeira vez, um professor da área de Biblioteconomia e Ciência da Informação, tendo em vista a necessidade de recompor o regimento interno do SISTEBIB de modo a promover a excelência na sua oferta de serviços. A nova gestão, como disposto na Portaria GR n.° 2700/2013, assumiu suas atividades em 01 de agosto de 2013 com a incumbência de promover uma ampla reformulação na estrutura organizacional do SISTEBIB e inserir princípios administrativos que corroborassem para a produção de resultados mais eficazes e eficientes. Ao finalizar o ano de 2013, compete à gestão apresentar um relato do que foi executado visando atender aos princípios expostos pela gestão da Universidade especialmente quanto a transparência das ações executadas. Deste modo, o Relatório de Gestão 2013 do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas (SISTEBIB/UFAM) tem como objetivo, sistematizar os principais dados gerenciais e administrativos de 2013, no que se refere à infraestrutura, recursos humanos, materiais, atividades, produtos e serviços. Este relatório está exposto em dois momentos, quais sejam: primeiro período de janeiro a julho quando a gestão do SISTEMA foi exercida pela Bibliotecária Maria Siméia Ale Girão e segundo período, de agosto a dezembro, cuja gestora foi a professora doutora Célia Regina Simonetti Barbalho.

Dra. Célia Regina Simonetti Barbalho Diretora do SISTEBIB

__________ ¹SILVA, Márcia Perales Mendes. Gestores da Ufam tomam posse para o quadriênio 2013/2017. Disponível em http://www.adua.org.br/noticias.php?cod=1080.


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SUMÁRIO Princípios do SISTEBIB, 5

Estrutura Organizacional do SISTEBIB, 6

Recursos Humanos do SISTEBIB, 8

Primeiro Período: de janeiro a julho, 9

Segundo Período: projeto de modernização para o SISTEBIB, 12

Eventos Realizados pelo SISTEBIB em 2013, 17

Principais Parcerias, 17


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PRINCÍPIOS DO SISTEBIB Criada em 12 de setembro de 1974 na gestão do Reitor Aderson Pereira Dutra, a Biblioteca Central da Universidade do Amazonas é um Órgão Suplementar, conforme previsto no art. “a” do Estatuto da Universidade do Amazonas, aprovado pelo Decreto nº 66.810 de 30.06.1970. Em 09 de outubro de 1996, por meio da Resolução do CONSAD N. 002/96, o Regimento do Sistema de Bibliotecas da Universidade do Amazonas foi aprovado estabelecendo a Biblioteca Central como um órgão gerenciador do SISTEBIB. De acordo com o exposto nos documentos oficiais do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas (SISTEBIB), seus princípios essenciais, os quais caracterizam o seu negócio são:

Figura 1 - Princípios do SISTEBIB FONTE: Regimento Interno, 1996.

Pelo exposto nos princípios organizacionais do SISTEBIB, sua ação deve estar pautada em elementos que favoreçam a excelência no desempenho da oferta de informação para a comunidade universitária.

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A estrutura organizacional do SISTEBIB, criada com o Regimento Interno aprovado em 1996, foi parcialmente implanta e atualmente é composta pelos seguintes órgãos: Divisão de Seleção e Aquisição (DSA) – Objetiva gerenciar e utilizar, de forma racional, a verba disponível para a aquisição de documentos informacionais para as bibliotecas da UFAM, bem como realizar seleção, registro e parte do processamento técnico de todo documento informacional recebido por doação da Divisão do Intercâmbio; Divisão de Processamento da Informação (DPI) – Setor responsável pela coordenação, execução e controle do processamento de todo o material informacional e de sua inserção no Sistema de Automação de Bibliotecas, além de distribuir para as Bibliotecas Setoriais do SISTEBIB; Setor de Periódico (SP) – Compete a inclusão de periódicos recebidos por doação no acervo das Bibliotecas Setoriais da UFAM, uma vez que a Universidade não mantém nenhuma assinatura desde o ano de 1998. Divisão de Intercâmbio (DI) – Responsável pela aquisição de documentos informacionais em qualquer suporte físico, através de doação ou permuta, pré-seleciona o material recebido para compor o acervo das bibliotecas que fazem parte do SISTEBIB/UFAM, além de organizar e distribuir as publicações da Editora da UFAM (EDUA) destinadas à doação e ou permuta. Divisão de Documentação (DD) – Responsável pelo tombamento, catalogação e classificação de teses e dissertações. Inserção das tese/dissertações na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações BDTD. Divisão de Bibliotecas Setoriais (DBS) – Responsável pelo suporte, coordenação e supervisão dos serviços desenvolvidos nas Bibliotecas Setoriais, assim como, a interligação com a chefia superior. Pelo disposto, a estrutura organizacional do SISTEBIB, não foi implantada a área de conservação e preservação. A Figura 2 apresenta a estrutura prevista do Regimento Interno.

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Figura 2 - Estrutura Organizacional projetada pelo Regimento Interno FONTE: Regimento Interno, 1996.

A estrutura organizacional exposta apresenta elementos que refletem o período em que ela foi criada, os quais demandam de uma ampla reformulação visando atender as exigências do contexto atual.

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RECURSOS HUMANOS

O SISTEBIB/UFAM atua com os funcionários técnicos administrativos conforme dispões o Quadro1.

Cargo

Lotação Capital 37

Interior 18

Assistentes Administrativos

6

3

Auxiliares Administrativos

4

Contínuos

1

Auxiliares de Limpeza

2

Estagiários (Programa IEL)

25

Bolsista (Bolsa Trabalho)

33

30

108

51

Bibliotecários

TOTAL

Quadro 1- Recursos humanos instalados no SISTEBIB

Pela análise do quantitativo exposto no Quadro 1, é possível observar que o SISTEBIB atua com 36% de estagiários e bolsistas. Ademais, é notório também a exiguidade de assistentes e auxiliares administrativos que ocupam a função de auxiliar de biblioteca, muito embora esta função componha o plano de cargos e salários do governo federal.

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PRIMEIRO PERÍODO: de janeiro a julho Como exposto na apresentação deste relatório, o primeiro período corresponde aos meses de janeiro a julho de 2013. Os elementos que compõem esta etapa do relato estão dispostos no documento intitulado Relatório de Atividades e Estatística de janeiro a junho de 2013, elaborado pela bibliotecária Maria Siméia Ale Girão, exdiretora da Biblioteca Central.

Metas para o ano 2013 Metas Início da Construção da Biblioteca Comunitária no Setor Norte do Campus Universitário Inauguração da Casa de Leitura Thiago de Mello

Reforma nas Bibliotecas

Transferência do acervo dos cursos de Matemática, Química, Física e Geologia da Biblioteca do Setor Sul para a Biblioteca da FT Treinamento de usuários Catalogação dos periódicos retroativos e Indexação dos artigos das Bibliotecas Setoriais Restaurar e encadernar livros, dissertações e teses do acervo bibliográfico

Aquisição de acervo bibliográfico / Ebooks

Projeto de reestruturação da Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UFAM Treinamento do Portal de Periódicos da CAPES

Andamento Em fase de licitação dos projetos complementares.

O acervo bibliográfico está em fase final de preparação técnica. Quanto aos prédios ainda estão em fase de restauração e reforma sob a liderança do IPHAN. O acervo catalogado está em caixas no Bloco J do Setor Sul do Campus Universitário. A Biblioteca da Faculdade de Direito sofreu um princípio de incêndio no dia 13 de maio/2013. Foi realizado limpeza do prédio, móveis e equipamentos, e a do acervo está em andamento. O arquiteto Rubens está elaborando o novo layout das Bibliotecas Setoriais da Faculdade de Direito e da Tecnologia, juntamente com os bibliotecários destas setoriais e o diretor da Divisão de Bibliotecas Setoriais, após o que serão executadas as reformas internas. O acervo de livros dos cursos de Matemática, Química, Física e Geologia já foram transferidos para a Biblioteca da FT e devidamente organizado.

Os alunos calouros estão em fase de treinamento. Os periódicos das Bibliotecas de Ciências da Saúde e do Setor Norte (FACED/FES/ICHL) estão em fase de catalogação e indexação. As dissertações e teses da Divisão de Documentação estão sendo restauradas e encadernadas pela empresa que foi licitada. Encaminhamos ao DEMAT a primeira listagem de títulos para aquisição de livros para os cursos de: Direito Engenharia de Materiais Engenharia Mecânica Engenharia Química Gás e Petróleo Pedagogia Em fase de implantação. Dependendo do CPD para envio de login e senha. O Treinamento do Portal de Periódicos Capes contou com a participação de cerca de 450 pessoas das Instituições UFAM, UEA, IFAM, HEMOAM, FIOCRUZ e outras.

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Metas Projeto Higienização e Restauração do Material Bibliográfico da Biblioteca Setorial do Museu Amazônico Implantação de rede wi-fi nas bibliotecas setoriais Projeto identificação das bibliografias básicas e complementares nos projetos pedagógicos dos cursos de graduação da UFAM para suporte à Divisão de Seleção e Aquisição da Biblioteca Central.

Andamento O Projeto está em andamento.

O sistema wi-fi já está funcionando nas Bibliotecas Setoriais da Faculdade de Tecnologia, Setor Norte (FACED/FES/ICHL) e Ciências da Saúde. Este processo já foi realizado nos cursos de Arquitetura e Urbanismo, Design, Engenharia Mecânica, Arquivologia, Biblioteconomia, Gás e Petróleo, Direito, Engenharia de Materiais e Engenharia Química.

Recursos Humanos Ativos QUADRO DE PESSOAL DA BIBLIOTECA CENTRAL/UFAM Ativos 2012 Recebemos Total Atual Bibliotecário 36 01 37 Auxiliar/Atendente/ 14 14 Outros Estagiário de Nível Mé27 27 dio Bolsa trabalho 17 17 TOTAL 94 01 95

A bibliotecária Renée Rosanne Vaz Nina, retornou às atividades normais, após férias e licença prêmio. Estamos com 1 bibliotecária afastada por licença médica: Maria Leonora Gomes de Souza, e Rosangela dos Santos Barbosa saiu por aposentadoria.

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Equipamento e mobiliário adquiridos Equipamento e mobiliário adquirido até junho de 2013. EQUIPAMENTO E MOBILIÁRIO RECEBIDOS EM 2013 Cabines Individuais de Leitura Cadeira espaldar baixo giratória Cadeira espaldar médio fixa com braço Cadeira escritório Armário alto Mesa corner medindo 1200x1200x600x600x740mm Mesa gota Mesa reunião circular Mesa reunião oval Cadeira fixa 4 pés tec. Preto Claviculário – Porta chaves M48 Caixa de aço p/periódico Bibliocanto-Suporte para livro material aço Carrinho p/livros em aço mod. CPL-910 Bebedouro elétrico p/garrafão 20Litros, aço esmaltado na cor branca, 2 torneiras, marca Esmalter Telefone de mesa com fio Elgin TCF2000 Cadeira p/escritório/computador c/ braço AM160GEN76/OZY-H4-PTRETA No break-Fonte de alimentação ininterrupta, aplicação informática cap nominal 600

TOTAL 110 9 52 3 2 2 2 4 3 250 (25 foram transferidas p/Fac. Medicina) 13 980 1.995 20 (1 foi enviado para Itacoatiara) 5

22 25 50

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SEGUNDO PERÍODO: projeto de modernização para o SISTEBIB As atividades executadas no segundo período estão relacionadas a necessidade de reorganização do Sistema de Bibliotecas com ênfase na composição de uma nova estrutura organizacional, a qual deverá ser acompanhada pela implantação de políticas e rotinas de trabalho que estejam em consonância com o desempenho esperado pela comunidade universitária. Tal condição impôs a gestão à implantação de uma série de praticas inovadoras que envolveram desde uma modificação ampla dos procedimentos adotados para gerenciar o Sistema com especial atenção ao caráter colegiado disposto em seu Regimento até a mudança no espaço físico disposto para a instalação da Biblioteca Central. Com o inicio da gestão, foi possível observar em um diagnóstico preliminar que SISTEBIB apresentava problemas nas instalações prediais, de segurança dos colaboradores e do patrimônio, infestação de ratos e baratas, logística, o que dificultava a distribuição de móveis e materiais informacionais. Diante tal quadro, foram compostas as seguintes estratégias emergenciais, as quais seguem com descrição das ações e dos resultados alcançados, mesmo que parciais. Estratégia 1: Dotar o SISTEBIB de instrumentos para orientar a avaliação e o desenvolvimento do acervo de forma qualitativa Metas

Ações

Criar políticas para desenvolvimento do acervo do SISTEBIB de forma qualitativa

Elaborar a Política de Formação e Desenvolvimento de Coleções Elaborar a Política para Seleção, Indexação, Avaliação e Descarte do acervo físico de periódicos

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Resultados Alcançados Aguardando aprovação Aguardando aprovação


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Estratégia 2: Revitalizar a infraestrutura física do SISTEBIB. Metas

Reabrir a Biblioteca Setorial de Direito

Ações Transferir o acervo para espaço físico destinado à higienização Reformar o espaço físico Higienizar o acervo Substituir o mobiliário afetado pelo incêndio Organizar o acervo e mobiliário no novo espaço Abrir a Biblioteca ao público Transferir as Divisões da BC do andar superior da BSSN para o térreo da BSCS

Ampliar o espaço físico da Biblioteca Setorial Norte

Climatizar as Bibliotecas Setoriais Instalar as Divisões da BC no andar Térreo da BSCS

Construir os novos prédios das Bibliotecas Setoriais Norte e Sul

Reformar do andar superior para adequação do espaço

Transferir o acervo de periódicos para o andar superior Substituir os aparelhos splits da BSCS Substituir os aparelhos splitis da BSFD. Reformar o andar térreo da BSCS Viabilizar a utilização do estacionamento no prédio da BSCS Compor os projetos arquitetônicos do prédio do Setor Sul Projetos de aquisição de mobiliários

Acompanhamento das ações para composição dos projetos complementares do Setor Norte e Sul

Resultados Alcançados Concluída Concluída Em andamento Concluída Concluída Reaberta em novembro de 2013 Transferência realizada em dezembro de 2013 Projeto definido, aguardando pela disponibilidade de recursos para ser executado Aguardando pela execução da obra Realizado em outubro de 2013 Concluída Em andamento Concluída

Concluída Em análise de uma proposta apresentada pela empresa Biccateca Reuniões com a Reitoriae com os Diretores das Unidades envolvidas em vista de buscar celeridade a este processo Página 13


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Estratégia 3: Modernizar a estrutura organizacional do SISTEBIB Metas

Ações

Reformular o Regimento Interno

Criar Grupo de trabalho Definir nova estrutura organizacional Mapear Processos do SISTEBIB Estabelecer competências das divisões e setores

Resultados Alcançados Concluída Concluída Em andamento Em andamento

Estratégia 4: Qualificar as informações disponibilizadas Metas

Ajustar o Sistema Pergamum

Criar Manuais de Serviços

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Ações

Resultados Alcançados

Realizar auditoria no Em andamento Sistema Pergamum Elaborar manual de autoridades para o sistema de Bibliotecas da UFAM (SISTEBIB) formato Marc 21

Concluída

Elaborar manual bibliográfico para o sistema de Bibliotecas da UFAM (SISTEBIB) formato Marc 21

Em andamento


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Estratégia 5: Melhorar a qualidade dos serviços prestados à comunidade acadêmica. Metas

Ações

Interação do SISTEBIB com a Comunidade UFAM

Visitar todas as Unidades Acadêmicas Realizar consulta a comunidade para conhecer seu grau de satisfação em relação à Biblioteca Realizar consulta a comunidade para avaliar o conteúdo das Bases de Dados do Portal de Periódicos CAPES

Capacitação e atualização dos Servidores

Resultados Alcançados Em andamento Concluída

Concluída

Participar da Reunião Temática sobre aquisição de E-books – Rio de Janeiro, Bibliotecária Raquel Maciel

Concluída

Participar da Reunião de avaliação de Bases de Dados do Periódico CAPES Brasília, Bibliotecária Milene Miguel do Vale

Concluída

Realizar I Encontro de Bibliotecários do SISTEBIB

Concluído

Planejar cursos de capacitação para 2014 a serem oferecidos pelo DRH Curso de atualização AACR2 Contato com o Centro de Ensino a Distância (CED) para treinamento de servidores

Concluída Concluída

Em andamento

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Estratégia 6: Fortalecer as relações interpessoais da equipe de trabalho do SISTEBIB Metas

Interação dos Servidores

Ações Reuniões mensais com as Bibliotecas Setoriais e Divisões do SISTEBIB

Resultados Alcançados Contínua

A partir de agosto de 2013 foram criadas duas novas funções a fim de dar suporte ao SISTEBIB: Diretor da Divisão de Tecnologia da Informação – DTI com a função de qualificar o trabalho realizado pelo Sistema Pergamum e demais recursos tecnológicos e; Vice-Diretora para compartilhar e substituir a chefia em eventuais ausências e junto coordenar as atividades especiais realizadas para o bom desempenho do Sistema. Ainda no que diz respeito as questões inerentes as demandas de recursos humanos, os estudos realizados pela Biblioteca Central apontam a necessidade de contratação de 166 auxiliares de biblioteca para contemplar as Bibliotecas Setoriais e Divisões no que se diz respeito ao trabalho organizacional. O quadro de pessoal é insuficiente para suprir a demanda da Universidade, uma vez que conta-se com um número muito elevado de estagiários, os quais não possuem vínculo com a Instituição acarretando perdas no trabalho devido a ausência de compromisso, as faltas excessivas, a exiguidade de preparo para o atendimento ao usuário. Há a perspectiva da contratação de sete novos Bibliotecários que passaram no concurso efetuado em 2013.

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EVENTOS REALIZADOS PELO SISTEBIB EM 2013 Iº Encontro de Bibliotecários do SISTEBIB/UFAM. Houve pela primeira vez, a participação bibliotecários da capital e do interior.

de

todos

os

Palestrantes convidados: Prof.ª Dr.ª Marta L. P. Valentim - Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" – UNESP Prof. Dr. Daniel Reis Armond de Melo – UFAM Dra. Mariomar de Sales Lima – UFAM MSc. Raquel Alexandre de Lira Esp. Raquel Maciel – UFAM Treinamento Sistema Pergamum

PRINCIPAIS PARCERIAS Reitoria Departamento de Materiais Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional Pró- Reitoria de Comunicação Pro-Reitoria para Assuntos Comunitários Departamento de Recursos Humanos Centro de Processamento de Dados Prefeitura do Campus Universitário Editora da UFAM

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Relatóriogeralanualsistebib 2013  
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