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Sistemas de Informações Contábeis: estudo sobre sua relevância em uma indústria calçadista no sudoeste baiano Dayanna Santos Fontana1

Resumo A informação contábil é um instrumento de caráter relevante para os usuários da contabilidade, portanto, deve atender a todos os objetivos a que se destina, que é fornecer subsídios para que estes usuários realizem da melhor forma possível suas decisões. Mas para que a contabilidade desempenhe tal missão é necessário que os profissionais que lidam com os dados contábeis, e os transformam em relatórios contábeis, consigam entender aos anseios dos usuários, suprindo-os com as informações por eles desejadas. Essa pesquisa teve como objetivo identificar e avaliar os impactos e os principais problemas decorrentes da operacionalização dos sistemas de informações contábeis, bem como a relação entre a confiança da qualidade das informações e os dados que alimentam o sistema, que são efetuados através dos lançamentos feitos pelos funcionários da empresa. O presente trabalho tem como finalidade tratar do Sistema de Informação Contábil, dando especial enfoque sobre sua relevância, uma vez que este possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas e a confiabilidade das informações obtidas através dos relatórios. Foi realizado um estudo de caso em uma empresa do segmento industrial calçadista, situada no município de Vitória da Conquista, buscando observar, identificar e analisar os pontos positivos e negativos do sistema de informação implantado na contabilidade da mesma. A opção por pesquisar sobre esse tema veio da necessidade de demonstrar a real importância dos sistemas de informações dentro das empresas, sendo que esses trabalham na busca pela excelência empresarial, pela redução do tempo das tarefas e na eliminação do retrabalho. Palavras-Chaves: Sistemas de Informações. Sistemas de Informações Contábeis.

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Graduanda do curso de Ciências Contábeis da Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, Vitória da Conquista – Bahia. Artigo apresentado como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do depósito: 22 de Junho de 2009.


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1 Introdução

A evolução da informática em todos os campos de atuação das empresas e, principalmente, na área de gestão empresarial e contábil, veio ao encontro das reais necessidades de agilizar os processos de informações e tomada de decisões das organizações. A corrida pela qualidade e a busca por uma posição sólida no mercado leva as empresas a buscarem planejamentos eficazes e eficientes. A globalização é um marco no sentido de avanços tecnológicos, de novos modelos de organizações das empresas articuladas em redes, onde as inovações e os sistemas integrados de gestão passaram a ter uma grande importância nas estratégicas gerenciais e na competitividade das empresas.

Os sistemas de informações surgiram para auxiliar as empresas oferecendo suporte no processo de tomada de decisão, o que os tornam indispensáveis a qualquer organização. Os sistemas de informações utilizados adequadamente incorporam qualidade na informação, como por exemplo: disponibilidade, precisão, atualizações em

tempo

hábil,

apontamento

de

problemas,

oportunidades,

flexibilidade,

proporcionando vantagens competitivas no mercado global uma vez que promove melhorias no controle gerencial, decisões e planejamento estratégico.

Os sistemas de informações se tornam cada vez mais comuns dentro das empresas e a percepção do real impacto produzido por sua utilização é a peça fundamental para um bom desempenho. A pesquisa objetiva demonstrar se as informações geradas na empresa através de seus sistemas são confiáveis, se satisfazem as necessidades dos gestores e se são de fácil entendimento para os usuários, já que o sistema concentra dados de todas as áreas da empresa.

Assim esta pesquisa teve como objetivo identificar e avaliar os impactos e os principais problemas decorrentes da operacionalização dos sistemas de informações contábeis, analisando o nível da qualidade da informação e a capacitação dos funcionários para alimentar o Sistema de Informação da empresa, verificando se os mesmos estão devidamente treinados para a função.


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Foi realizado um estudo de caso em uma empresa do segmento industrial calçadista, situada no município de Vitória da Conquista, buscando observar, identificar e analisar os pontos positivos e negativos do sistema de informação implantado na contabilidade da mesma, e com base na metodologia científica reunir dados que comprovem ou neguem as hipóteses levantadas a cerca do problema.

2 Metodologia

A metodologia tem como função determinar o caminho a ser percorrido para a realização da pesquisa. A pesquisa foi desenvolvida através da revisão bibliográfica em livros e revistas especializadas, baseado em textos de autores renomados como Padoveze, O’Brien e outros, com leitura exploratória e seletiva, além de pesquisa em artigos e consultas na Internet. Para enriquecer o trabalho dessa pesquisa, foi realizado um estudo de caso em uma indústria do segmento calçadista, localizada na cidade de Vitória da Conquista.

Para Silva (2003, p. 60), “pesquisa bibliográfica explica e discute um tema ou problema com base em referências teóricas já publicadas em livros, revistas, periódicos, artigos científicos etc.”

Para análise do estudo de caso, objeto desta pesquisa, foi realizado coleta de dados através de uma entrevista não estruturada, que de acordo com Silva (2003, p. 70), “consiste em uma conversa informal, que pode ser alimentada por perguntas abertas, que proporcionam maior liberdade para o informante”. A entrevista foi realizada junto aos gestores e alguns funcionários do setor contábil da empresa.

3 Contabilidade

A contabilidade é uma atividade fundamental na vida econômica. Um dos objetivos da contabilidade é fornecer informações sobre as mutações que ocorrem com o patrimônio das empresas. Para Franco (1997, p.91), a contabilidade:


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é a ciência que estuda os fenômenos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a classificação, a demonstração expositiva, a análise e a interpretação desses fatos, com o fim de oferecer informações e orientação – necessárias à tomada de decisões – sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial.

Para Iudícibus (1997, p. 8) a contabilidade pode ser conceituada como “... o método de identificar, mensurar e comunicar informação econômica, financeira, física e social, a fim de permitir decisões e julgamentos adequados por parte dos usuários da informação”.

A contabilidade, além de registrar os fatos administrativos em livros, gera relatórios para análise econômica e financeira da empresa, demonstrando os fenômenos patrimoniais, constrói modelos de prosperidade, efetua análises, controla e projeta exercícios seguintes.

3.1 Contabilidade Gerencial

A contabilidade gerencial é o ramo da contabilidade que tem por objetivo produzir informações financeiras e operacionais para os gestores das empresas, auxiliandoos em suas funções. Na visão de Iudícibus (1987, p. 15) a Contabilidade gerencial é:

caracterizada, superficialmente como um enfoque especial conferido as várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanço etc,. colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório.

A Contabilidade Gerencial é voltada para produzir informações que serão utilizadas a melhor utilização dos recursos econômicos da empresa e está diretamente ligada à necessidade de informação para o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão.


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4 Sistemas

A teoria de sistemas estuda a organização abstrata de fenômenos, independente de sua formação e configuração presente. Investiga todos os princípios comuns a todas as entidades complexas, e modelos que podem ser utilizados para sua descrição. Sua relevância é significativa tendo em vista a necessidade de se avaliar a organização como um todo e não somente em departamentos ou setores, identificando o maior número de variáveis possíveis, externas e internas que, de alguma forma, influenciam todo processo existente na organização.

Sistema

é

um

conjunto

de

partes

integrantes

e

interdependentes

que,

conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. De acordo com Padoveze (2000, p. 42), sistema pode ser definido como: um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que integram formando um todo unitário e complexo. Como uma resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configura-se a um processamento de recursos (entradas do sistema), obtendo-se, com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema (entradas, processamento e saídas).

Outra visão sobre sistema é apresentada por O’Brien (2004, p.7), para ele “um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação.”

Para O’Brien (2004, p.7) sistema, dentro da ótica por ele apresentada, possui três componentes ou funções básicas de interação: • Entrada: envolve a captação e reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. • Processamento: envolve processos de transformação que convertem insumos (entrada) em produto.


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• Saída: Envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final.

Laudon e Laudon (2004, p.41) apresenta os seis tipos mais importantes de sistemas de informações e seus respectivos níveis organizacionais, que são: • Sistemas de apoio ao executivo (SAEs), no nível estratégico, dão informações especificamente para os executivos; • Sistemas de informações gerenciais (SIGs), no nível gerencial, dão apoio ao processo de tomada de decisão, emitindo relatórios para os gerentes; • Sistemas de apoio à decisão (SADs), no nível gerencial, dão apoio interativo para a decisão; • Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs), nível do conhecimento, dão apoio aos profissionais técnicos na especificação de projetos; • Sistemas de automação de escritório, no nível do conhecimento, dão apoio aos funcionários na elaboração de documentos e cronogramas; • Sistemas

de

processamento

de

transações

(SPTs),

no

nível

operacional, dão apoio ao processamento de transações.

4.1 Sistema de Informação

O sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, processa, armazena, transforma e distribui informações para fins de planejamento, tomada de decisões e controle. Padoveze (2000, p. 42) define sistema de informação como Um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.


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Para que o sistema de informação gere informações necessárias e precisas no processo de tomada de decisão, ele deve estar adequado às necessidades da empresa. Vale ressaltar que a informação por si só não gera os resultados, é necessário um sistema composto por pessoas e ferramentas tecnológicas, como suporte no processo de tomada de decisão. Diante de um sistema é fundamental identificar sua finalidade e o tipo de relação entre suas partes, avaliando a contribuição e os valores que podem adicionar à organização.

5 Sistema de Informação Gerencial

O Sistema de informação gerencial (SIG) é um sistema planejado para colher, processar, armazenar e disseminar informação, de modo a permitir a tomada de decisões eficazes pelos gerentes envolvidos. O sistema de informação ocupa um papel importante no desempenho dos gerentes, principalmente nas tarefas de planejamento e de controle. Sob o aspecto específico de controle, o SIG deve proporcionar informação oportuna e relevante para que os gerentes possam fazer uso do controle antecipado em relação à ação, permitindo à organização uma vantagem competitiva quanto a seus concorrentes.

Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para aperfeiçoar os resultados esperados. Cada organização possui seu sistema de processamento de dados com objetivos específicos. Estes sistemas variam de organização para organização de acordo com suas necessidades.

Avaliar a importância e os benefícios que um SIG traz para uma empresa é muito difícil. Oliveira (1999, p. 45) afirma que alguns benefícios podem ser medidos, como a redução de custos operacionais, redução de mão-de-obra burocrática, aumento dos lucros. Mas outros, como o aumento do nível de motivação das pessoas e outros pontos de caráter pessoal são relativos. Mas os benefícios são muitos. Eles fornecem as informações corretas à


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pessoa certa, da maneira certa e na hora certa. Promovendo a tomada de decisão correta, gerando assim, resultados no funcionamento e crescimento da empresa.

Sendo assim, sem o envolvimento da alta e média administração e, se os gestores não o utilizarem como um instrumento básico para o processo decisório e de apoio à otimização dos resultados, o SIG perde a sua eficácia.

6 Sistema de Informação Contábil

A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e de avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade. Com relação à entidade o objeto de contabilização, a contabilidade pode ser considerada integrada quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam incluídas num único sistema de informação, no qual todos devem fazer uso no exercício de suas operações.

A contabilidade se caracteriza, essencialmente, por ser a ciência do controle. Neste sentido implica um processo de acompanhamento e controle de todas as fases do processo decisório e de gestão, provendo informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários.

Desta forma, Sistema de Informação Contábil (SIC) deverá concentrar dados de cada área da empresa, através desses dados a organização estará preparada para a tomada de decisão e competição do mercado. O SIC fornece informações sobre processos e eventos de negócio que afetam toda a organização, ajudando no controle das operações e no auxílio na tomada de decisão. O SIC é visto, na atualidade, como sistema de apoio à gestão empresarial No processo de tomada de decisão. De acordo com Magalhães e Lunkes (2000, p. 35) para que as informações contábeis sejam utilizadas no processo de administração, é necessário que seja desejável e útil aos responsáveis pela administração da entidade. [...] para que a


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informação contábil seja útil a ação administrativa e torne-se um instrumento gerencial, é mister a construção de um Sistema de Informação Gerencial. Em outras palavras, é possível fazer Contabilidade Gerencial, dentro de uma empresa, desde que se construa um Sistema de Informação Contábil.

O âmago do sistema de informação contábil e o subsistema de contabilidade geral, que tem como cerne o lançamento contábil, ou seja, o processo de escrituração contábil. Desta forma para se ter um bom Sistema de Informação Contábil de cunho gerencial, é fundamental uma atenção especial para o registro da informação contábil através do lançamento e de uma ferramenta que dê suporte ao contador na geração de informações gerenciais.

6.1 Objetivo do Sistema de Informação Contábil (SIC)

O objetivo de um Sistema de Informação Contábil é prover informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários e servir como peça fundamental do SIG da empresa. Estas informações evidenciam fatores físicos, como quantidade e qualidade dos funcionários, quantidades e aspectos estratégicos dos estoques, benefícios da terceirização de processos, entre outras.

6.2 Fundamentos de um Sistema de Informação Contábil

Uma informação originada no Sistema de Informação Contábil pode contribuir para o processo decisório quando evidencia dados financeiros e operacionais sobre atividades, processos, unidades operacionais, produtos, serviços e clientes, como por exemplo, o custo calculado de um produto, de uma atividade ou de um departamento relativo a um período de tempo recente.

Segundo Padoveze (2000, p. 46), “três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação”.


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6.2.1 Operacionalidade

Sistemas operativos de informações podem ser definidos como um conjunto de recursos humanos, materiais e imateriais, insertos numa organização. Esse conjunto é responsável pela observação, coleta, seleção, memorização e processamento dos dados para gerar informações.

Ao abordar a questão da operacionalidade Padoveze (2000, p. 46) destaca que:

as informações devem ser coletadas, armazenadas e processadas de forma operacional. O fundamento da operacionalidade significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos; conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva. Com isso, teremos uma utilização prática e objetiva.

O sistema de informação e a elaboração de estratégias competitivas têm um grande impacto sobre as empresas, isso porque o mercado exige uma postura de crescimento e uma constante atualização, diminuindo o tempo de resposta a estímulos externos. No entanto, com o crescimento das empresas aumenta-se a necessidade de controle e processamento de informações, que futuramente podem não suprir as necessidades de agilidade e produtividade requeridas pelo mercado.

As características básicas da operacionalidade são: • Relatórios concisos; • Elaborados de acordo com as necessidades do usuário; • Coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário; • Que não permitam dúvidas ou possibilitem perguntas sobre o objeto do relatório; • Apresentação visual e manipulação adequada.


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6.2.2 Integração e navegabilidade dos dados

É bastante freqüente a existência de sistemas específicos, não integrados, nas diversas áreas da empresa. O ideal é que, para fins gerenciais, os dados sejam integrados, o que permitirá a navegabilidade das informações. Todos os usuários do sistema de informação contábil receberão a informação na “mesma língua”. Segundo Padoveze (2000, p. 47)

Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação (...). O que caracteriza um sistema de informação contábil integrado é a “navegabilidade” dos dados.

De acordo com Magalhães e Lunkes (2000, p.26), “um sistema de informações processa dados (input) e transforma-os em relatórios (output). Esses relatórios são informações destinadas a pessoas que tomam decisões (usuários).

6.2.3 Custo da informação

O Sistema de Informação Contábil deve ser analisado na relação custo-benefício para a empresa. Para Padoveze (2000, p. 48) “o SIG deve apresentar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporcionará à empresa”.

O fundamento do custo da informação faz parte dos princípios básicos de contabilidade, e o sistema deve apresentar uma situação de custo baixo dos benefícios que proporcionará à empresa. Magalhães e Lunkes (2000, p.35) afirmam que “aos administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, seja útil, só é desejável se conseguida a um custo menor que os benefícios propiciados à empresa”.


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Um dos fatores importantes para a implantação de um sistema de informação é a formação de custos, pois uma vez implantado, o sistema permite a redução no tempo de processamento das informações, obtenção das informações em tempo real e agilidade nas tarefas da empresa, eliminando retrabalho e redundância dos dados.

7 Sistema Integrado de Gestão Empresarial

De acordo com Padoveze (2000, p.43), Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGe), são também denominados Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, tem por finalidade integrar todas as áreas da empresa, proporcionando um controle eficaz e centralizado das informações. Conforme O’Brien (2004, p. 208 - 209) O Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) é um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar e automatizar muitos processos de negócios que devem ser realizados pelas funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa [...] atualmente, o ERP passou a ser reconhecido como um ingrediente necessário para a eficiência, agilidade e capacidade de resposta a clientes e fornecedores que uma empresa deve ter para conseguir sucesso.

Uma das finalidades do sistema ERP é dar cobertura ao máximo possível de funcionalidades, atendendo a um maior número possível de atividades dentro da organização, agregando-lhe valor e tornando-a cada vez mais competitiva.

Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Os processos de negócio das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema.


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7.1 Vantagens e objetivos do Sistema Integrado de Gestão

Em cada empresa, vários sistemas são desenvolvidos para atender aos requisitos específicos das diversas unidades de negócio. A vantagem de um sistema ERP é a capacidade de inserir as informações de uma única vez, pois o sistema opera com uma base de dados comum, onde o banco de dados interage com todos os aplicativos do sistema, eliminando a redigitação de dados e o retrabalho, o que assegura a integridade das informações obtidas.

Padoveze (2004, p.72) conceitua ERP como “um sistema único que traz dentro de si uma série de vantagens, claramente decorrentes da tecnologia de informação empregada, da integração total a que se propõe e da proeminência da visão dos processos sobre as estruturas”.

Os principais problemas da falta de um sistema integrado de gestão são as dificuldades de obtenção de informações consolidadas e a inconsistência de dados redundantes armazenados em mais de um sistema. Os sistemas ERP solucionam esses problemas ao agregar, em um só sistema integrado, funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negócios das empresas.

A utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa, fornecendo informações em tempo real.

Desta forma, um bom sistema ERP viabiliza os sistemas de informações gerenciais, tendo como objetivo fundamental a consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa, gerando maior confiabilidade dos dados, em tempo real, e a diminuição do retrabalho, efetuando um acompanhamento de todo o processo de produção, venda e faturamento, tendo a empresa mais subsídio para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção.


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7.2 Dificuldades e resistências

A implantação de um sistema ERP é considerada um projeto, pois é um esforço temporário executado por pessoas, limitado pela disponibilidade de recurso, planejado, executado e controlado. Devido o seu grau de complexidade torna-se necessária a aplicação de técnicas de planejamento e gestão de projetos. A implantação é uma tarefa muito complexa, pois precisa de uma atuação em três níveis ou eixos de forma simultânea para o sucesso: treinamento, implantação e tecnologia (Hardware e Software).

As resistências que ocorrem no processo de implantação devem-se ao fato de que toda mudança traz ganhos e perdas. Essas mudanças mexem com a cultura da empresa e por isto requer um planejamento detalhado e um treinamento apropriado do pessoal para operar o sistema, garantindo que os processos, tecnologia e pessoas estejam alinhados à estratégia de negócios pretendida.

8. Estudo de Caso

Com o objetivo de identificar e avaliar os impactos e os principais problemas decorrentes da operacionalização dos sistemas de informações contábeis, foi realizado um estudo de caso em uma empresa industrial do segmento calçadista, situada na cidade de Vitória da Conquista. A empresa ocupa aproximadamente 63.000 m2 (sessenta e três mil metros quadrados) de área total, e dessa, aproximadamente 18.000 m2 (dezoito mil metros quadrados) está construída.

Conta com aproximadamente 1.500 (hum mil e quinhentos) funcionários, produzindo marcas reconhecidas como referências em esporte, que são comercializadas no Brasil e no exterior.


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As instalações compreendem três módulos, sendo eles:

a) administrativo – que engloba vários setores de apoio, (RH, Fiscal, Financeiro, Controladoria, Auditoria, Área de segurança do Trabalho, Área Médica, Portaria, Jardinagem, Compras e TI); b) setor industrial – que engloba os módulos de produção (corte, estamparia, transferência, acabamento, qualidade, termo-transfer, bordado, costura, manutenção, almoxarifado, planejamento e controle de produção); e c) expedição da fábrica – é o setor responsável pelo recebimento das mercadorias para revenda, engloba os setores de expedição e faturamento.

Todos os módulos são corporativos, isso quer dizer que as diretrizes são estabelecidas pela matriz da empresa. Cada um dos setores têm a função de dar andamento à unidade no que diz respeito a seu desejável desempenho técnicoadministrativo-operacional.

8.1 Análise do Sistema de Informação Contábil utilizado

A empresa utiliza um sistema de informação customizado, que foi elaborado por funcionários altamente qualificados, contratados pela empresa para realização e implantação do mesmo, sendo esse sistema totalmente adequado as suas necessidades.

A customização se deu através da seleção dos módulos a serem implantados, que permitiu a empresa utilizar somente os módulos que necessite, permitindo que módulos adicionais possam ser agregados posteriormente, podendo ainda serem feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adéqüe da melhor forma possível aos novos processos de negócio.

O sistema ERP utilizado pela empresa possui um conjunto de módulos, sendo operado na plataforma Windows. São pacotes funcionais, individualizados para cada


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unidade de negócio dentro da empresa, financeiro, administração, contabilidade, comercial, estoque. No Quadro 1 é apresentado cada um dos módulos que compõe o sistema ERP da empresa, seguido de breve descrição das funções, objetivos e relatórios gerados.

MODULOS Administrativo

DESCRIÇAO Controladoria, Controle de acessos, menus, parâmetros, períodos, e outros. Contabilidade Balanços, balancetes, diário e razão, lançamentos, orçamento, centro de custos. Lançamentos analíticos e sintéticos. Contabilização pela origem. Contador é a peça chave para o sucesso na implantação de um ERP. Definição da forma de operação e dos controles internos. Financeiro Contas a pagar - fornecedores, pagamentos, adiantamentos, remessa e retorno bancários e outros. Contas a receber - clientes, recebimentos, adiantamentos, remessa e retorno bancários, e outros. Caixa e bancos – movimentações, conciliação, fluxo de caixa, cheques em cobrança e outros. Faturamento Análise de estoques e disponibilidades para faturamento, emissão de notas, comissões, royalties, contabilização, integração com o financeiro, consignação, e outros. Comercial – vendas Administração da carteira de pedidos, cotas, preços, relatórios, consultas e outras. Estoques Por empresa, por filial e por depósito. Relatórios de acompanhamento, inventário. Escrita Fiscal Livros de entrada e saída (ICMS/IPI/PIS/COFINS/ISS), Códigos fiscais de operação, apuração de impostos, SINTEGRA, e outros. Ativo imobilizado Depreciação, depreciação gerencial. Crédito do ICMS/PIS/COFINS e mapa de bens. Compras Solicitações, cotações, movimentação, orçamento, relatórios de acompanhamento, estoque mínimo e ponto de reposição, programação de compras, recepção de mercadorias. Produção Geração de ordens de produção, controle da industrialização interna e externa (notas e saldos), previsão de vendas, planejamento da produção, controle de qualidade. Custos Fiscal e gerencial (consolidado) Recebimento Notas fiscais de entrada (matéria prima e produto acabado), baixa das ordens de compra; Entradas no estoque, controle de qualidade, integração com o financeiro. Quadro 1 – Descrição dos módulos do Sistema ERP utilizado na empresa Fonte: Elaborado pela autora a partir da pesquisa de campo.


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8.2 Análise e Interpretação dos dados coletados

O principal objetivo dessa pesquisa foi identificar, demonstrar e avaliar a importância dos sistemas de informações contábeis, analisando o nível da qualidade das informações e a capacitação dos funcionários para alimentar o Sistema de Informação da empresa, analisando também a confiabilidade das informações geradas pelo sistema de informação contábil, pois essas informações servirão de base para a elaboração do plano de tomada de decisão dos gestores.

Para melhor entendimento de como cada funcionário identifica, entende e utiliza o sistema de informação, foi realizada entrevista com alguns gestores e funcionários dos setores chaves da empresa, como setor fiscal, contábil, auditoria, controladoria, almoxarifado, expedição e compras. Os funcionários entrevistados efetuam lançamento de notas fiscais, faturamento, conferência, compras, orçamento, fechamentos contábeis, encarregados de setor, planejamento e outros.

Sobre o grau de instrução e treinamento para a utilização do sistema ERP, a maioria dos entrevistados disseram que sentem muita dificuldade para realizar suas funções, e afirmaram que o que mais gera dúvidas para a alimentação do sistema são notas fiscais e documentos preenchidos errado, a falta de instrução. Outros funcionários acham o sistema complicado, e informaram que quando necessitam de informações para a execução dos trabalhos recorrem aos setores de informática e setor fiscal, além de recorrer aos documentos e relatórios elaborados anteriormente.

São gerados vários tipos de relatórios para que os funcionários realizem a conferência das informações. Os mais citados foram os relatórios fiscais de entradas e saídas de notas fiscais, relatório de posição de estoque, ordens de compras, orçamentos, relatórios de custeio, relatório de hora extra e folha de ponto.

Foi observado o uso intensivo de emissão de relatórios, e essa emissão acontece principalmente nos últimos dias do mês e nos primeiros dias do mês seguinte. Conforme a área de Tecnologia de Informação (TI), muitas vezes esses picos de processamento causam o colapso no sistema de uma forma geral, provocando os


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problemas de performance e demoras, o que foi uma das reclamações da maioria dos entrevistados. Recomenda-se uma forma mais racional na emissão de relatórios, centralizando o processamento em uma pessoa ou departamento, o qual se encarregará de emitir e distribuir posteriormente os relatórios processados. Cada relatório deve ser planejado para que seu conteúdo esteja à altura da compreensão do usuário a que se destina. Devem estar presentes características como comparabilidade, confiança, tempestividade, relevância e detalhamento adequado

Algumas dificuldades apresentadas pelos funcionários estão relacionadas às mudanças que ocorrem no sistema, pois o mesmo é modificado conforme solicitação da diretoria, e as mudanças demoram de ser passadas, gerando atraso nas informações. A principal alegação dos entrevistados é que acontecem problemas de desempenho do sistema o que acarreta atrasos no processamento e por conseqüência a informação não chega no tempo certo ao seu destino. Uma vez que as informações geradas pelo sistema circulam entre todos os diversos da empresa.

Os entrevistados disseram que nem sempre a informação fica disponível no tempo certo, e apontou esse como um dos principais motivos para os atrasos. Segundo a área de TI, isso acontece nos períodos de fechamento que acontecem do dia 27 até o dia 10 do mês seguinte. Neste período o volume de processamento cresce muito e tem causado alguns problemas de performance. O ideal é distribuir este fechamento nos demais dias do mês.

9 Considerações Finais

Buscou-se expor de forma simples os conceitos de Sistemas de Informação, suas finalidades e utilidades dentro das organizações. O Sistema de Informação Contábil (SIC) gera informações utilizadas por vários setores da empresa e ao mesmo tempo se utiliza de informações vindas de outros departamentos, numa troca simultânea de informações, que leva ao melhor andamento administrativo da empresa. O estudo de caso foi realizado com o objetivo de demonstrar na prática como se comporta o Sistema de Informação contábil dentro da empresa.


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As utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização.

Constatou-se também durante a pesquisa que a empresa estudada possui uma excelente estrutura, tanto em nível de hardware, quanto de software. A empresa está passando por um processo de fusão, que acaba causando dificuldades em algumas áreas. Com essa fusão novos procedimentos foram introduzidos e ainda não foram assimilados pelos funcionários e em alguns casos houve acúmulo de função, que acaba gerando atrasos na alimentação do sistema.

Também foi constatado que um percentual significativo dos funcionários necessitam de treinamento para a elaboração de suas atividades, os mesmos alegam sentir muitas dificuldades e dizem não ter conhecimento suficiente para concluir seus trabalhos, principalmente na composição dos demonstrativos e cálculos efetuados pelo sistema. O ideal é confeccionar uma documentação que fique disponível aos usuários e que demonstre todos os tipos de operações e modelos de como elaborálas no sistema e das informações que serão utilizadas. Os funcionários também precisam estar atentos às mudanças que ocorrem no sistema, devendo a empresa mantê-los informados e treinados para a melhor utilização do mesmo.

A Contabilidade, como um sistema de informação, representa uma ferramenta decisiva para alcançar o sucesso de uma empresa. A qualidade da informação reflete diretamente na decisão a ser tomada, e para que este reflexo seja positivo, é necessário que as pessoas envolvidas estejam conscientes disso e que a entidade trabalhe com o intuito de obter informações que sejam ao mesmo tempo confiáveis, fornecidas em tempo hábil, compreensíveis, relevantes, consistentes possibilitando a comparabilidade, trazendo mais benefícios que custo para obtê-las.


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A pesquisa realizada procurou contribuir para a elucidação da importância do Sistema de Informação Contábil na empresa, sendo este avaliado como um sistema positivo, uma vez que hoje, a informação tem um valor altamente significativo e representa um diferencial muito grande para as empresas que a detém. Vale ressaltar que o Sistema de Informação foi feito para auxiliar o homem na sua missão de administrar empresas, gerando informações importantes e auxiliando na tomada de decisão, para que essas possam cada vez mais se desenvolver, gerando cada vez mais emprego e renda. _____________ Accounting Information Systems: a study on its relevance in a footwear industry in southwestern baiano.

Abstract The accounting information is a tool for character relevant to users of accounting, therefore, must meet all the objectives for which it is intended, which is to provide subsidies for these users to perform their best possible decisions. But for that accounting performs this task is necessary that the professionals dealing with accounting data, and transformed into accounting reports, to understand the needs of users, supplying them with the information they want. This research had the objective to identify and to assess the impacts and the main problems resulted from the operation of accounting information systems, and the relation between confidence, quality of information and data inserted in the system, which are effectuated through entries made by employees of the company. This work aims to focus the Accounting Information System, with particular focus on its relevance, since it has great strategic value and its analysis contributes in the decision process, control, continuity, business competitiveness and reliability of the information obtained through the reports. This was a study of a case in an industrial footwear company, located in Vitória da Conquista, seeking to observe, identify and analyze the positive and negative points in the system’s information introduced in the accounts of it. The option of searching on this topic came from the need to demonstrate the real importance of information systems within companies, remembering those who look for business excellence, the reducing of tasks’ time and the elimination of rework. Keywords: Information Systems. Accounting Information Systems.


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