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A importância do Controle Interno para melhoria do desempenho empresarial visando obtenção de sucesso.

Elis Roberia Soares Luz1

RESUMO O foco principal do presente artigo é demonstrar o papel fundamental do controle interno dentro das empresas. A atual conjuntura mundial, tanto política, econômica, social ou cultural exige que empresas se adéqüem tempestivamente às mudanças que estão ocorrendo cada vez mais de forma acelerada, traçando uma postura reciclada dos empreendedores em relação aos seus ativos, pois inúmeros estudos revelam que muitas empresas têm sua taxa de mortalidade elevada devido a falta de informação e controle. O sucesso do empreendimento também depende muito de um bom sistema de controle interno, este evidentemente adequado à realidade de cada empresa. Na realização do trabalho fora utilizado pesquisa exploratória, onde procura-se discutir a opinião de diversos autores sobre o tema e ainda evidenciar os benefícios trazidos pelo controle interno a qualquer empresa que adequadamente o utilize, levando em consideração suas limitações e por fim obter informações que impliquem em tomadas de decisões que levarão a empresa a atingir o sucesso almejado.

Palavras-chaves: Controle Interno. Informação. Demonstrações Financeiras

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Graduanda do Curso de Ciências Contábeis, na Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, Vitória da Conquista – Bahia. Artigo apresentado como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do Depósito: 22 de Junho de 2009


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1 Introdução

As empresas, independentes do estágio em se encontrem, procuram sempre melhorar seu desempenho, seja no aspecto econômico, na busca de lucros ou na qualidade do atendimento aos clientes para que possam se manter no mercado.

O conhecimento de seus concorrentes é também um importante fator para que empresas possam se firmar, já que conhecendo-os o gestor poderá traçar estratégias e metas que irão proporcionar uma alavancagem financeira e estabilidade no mercado.

O uso do controle interno para obtenção de melhor desempenho empresarial, hoje é praticamente obrigatório para empresas que visam ser bem sucedidas e fortes, este pode ser considerado adequado quando consegue traduzir o que ocorre na empresa, se os objetivos e metas traçados pelos administradores estão sendo atingidos e refletidos nela de maneira eficiente e eficaz. Dessa forma procedimentos ilegais, criminosos que poderiam acontecer são detectados, o controle interno trabalha buscando prevenir e detectar falhas como parte das funções diárias dos funcionários.

Os controles podem ser diferentes para cada empresa, depende muito de suas necessidades e porte, mas na atualidade é difícil pensar numa empresa e não observar se ela dispõe de controles internos, pois são necessários para a continuidade das operações, devido estes constituírem um “olhar para dentro”, quando o sistema é bom funciona como um filtro que vai evidenciar as informações de maneira tempestiva ajudando a apontar erros que possam ser corrigidos em sua totalidade

ou

diminuí-los

proporcionando

uma

melhora

significativa

no

desenvolvimento de suas atividades operacionais, pois eles permitem um maior conhecimento da organização, o que leva seus gestores a tomarem decisões a partir das informações obtidas, pois um bom controle interno é essencial para obter uma informação útil e precisa.


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2 Metodologia

A metodologia utilizada nesta pesquisa será de cunho exploratória e vertente bibliográfica. Pretende-se discutir acerca do assunto na concepção dos autores e quais benefícios o tema trás para as empresas.

De acordo com o pensamento de Gil (1999) o método de pesquisa exploratória visa desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias para subsidiarem estudos que possam vir a ser feitos posteriormente e normalmente envolve pesquisa bibliográfica documental, cuja fonte de pesquisa se dá com material já elaborado.

Dessa forma é possível analisar o tema através de vários enfoques dando uma maior visibilidade e entendimento do mesmo.

3 Controle

O termo controle em qualquer que seja a atividade exercida remete ao ato de fiscalizar para que padrões que outrora foram estabelecidos permaneçam inalterados, havendo desvio nestes padrões o controle deverá evidenciá-los para que sejam corrigidos ou apontar aos gestores informações pertinentes para melhor tomada de decisão.

A obra de George Orwell, 1984, através de seu personagem surrealista relata bem o controle, o Grande Irmão, que com olhos eletrônicos controlava as pessoas em suas casas, empresas invadindo sua privacidade. O mesmo acontece no programa Big Btrother, que da às pessoas o poder de vigiar e controlar através de câmeras todos os indivíduos ali 24 horas por dia.

No ambiente empresarial controle é um termo bastante conceituado e consiste em “controlar“ o trabalho afim de que este seja realizado conforme estabelecido,


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transformando-se em ferramenta da administração na procura da eficiência e eficácia organizacional. Para Bastos, (2002, p.470) a definição de controle é:

O controle nada mais é do que um conjunto de meios que dispõe a administração para cumprir a atribuição de reposição de ordem jurídica e de eficácia administrativa, trata-se de um conjunto de meios destinados a rever os atos praticados pela administração, e que colaboram na erradicação dos mesmos, quando se mostram contrários, cujo efeito é nitidamente fiscalizador e reparador.

Portanto, nos sistemas de controles devem ser observados se são compreensíveis para serem operados com eficácia.

4 Auditoria

A auditoria surgiu como parte da evolução do sistema capitalista, devido a necessidade de confirmação das demonstrações financeiras. Tem sua origem na Inglaterra, esta que controlava o comércio mundial tornando-se o berço do capitalismo com a Revolução Industrial e também a primeira a possuir grandes empresas e a instituir taxação sobre o imposto de renda, para Attie, (1998, p.25),

A auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantando com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado.

Trata-se de um exame cuidadoso e sistemático das atividades realizadas em determinada empresa, o auditor averigua se estas atividades estão coerentes. Deve ela ser compreendida como um conjunto de ações de assessoramento e consultoria que no final permitirá ao auditor emitir um parecer acerca dos procedimentos e controles internos utilizados pela organização o qual apoiara nas suas tomadas de decisão.

Aprimorar o sistema de controle interno e confirmar sua eficiência depois da avaliação feita na empresa é o foco principal da auditoria, que inspeciona, previne fraudes além de medir o desempenho da administração, evidenciando sua


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adequação através do parecer à luz dos princípios fundamentais de contabilidade bem como das Normas Brasileiras de Contabilidade.

As principais atividades desenvolvidas pela auditoria são Auditoria Fiscalizadora, Auditoria Contábil, Auditoria Operacional e Auditoria de Gestão. Está intimamente ligada a órgãos como CVM (Comissão de Valores Mobiliários), criada pela Lei número 6.385/76 é uma entidade autárquica e vinculada ao Ministério Federal e dispõe sobre o registro e o exercício da atividade de auditoria independente no âmbito do mercado mobiliário, IBRACON (Instituto Brasileiro de Contadores) fundado em 13-12-1971, é uma pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos que tem vários objetivos como fixar normas e procedimentos relacionados com auditoria, Audibra (Instituto dos Auditores Internos do Brasil), fundado em 20-111960 é uma sociedade civil de direito privado sem fins lucrativos, seu principal objetivo é promover o desenvolvimento da auditoria interna.

4.1 Controle Interno

É um processo sistematicamente executado pelo conselho de administração, diretoria e restante do pessoal, do cliente, podendo ser informatizado ou manual. Na concepção de Almeida (2008, p.63): O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.

Em geral, o controle interno compreende controles contábeis e administrativos. Os controles contábeis estão caracterizados pela a salvaguarda do ativo e fidedignidade de seus registros, compreende sistemas como conferência, segregação de funções, controles físicos sobre ativos, auditoria interna. Já o controle administrativo, representa o plano de organização, métodos e procedimentos referentes à eficácia operacional e cumprimento das decisões administrativas, estão inclusos nos


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controles administrativos análises estatísticas, relatórios de desempenho, programas de treinamento de empregados e controles de qualidade.

O atual cenário em que vivemos exige que empresas se enquadrem modernizandose, seguindo os avanços tecnológicos, assim sendo a modernização de suas rotinas tornou-se imprescindível e a depender do porte da empresa, o sistema de informação tem papel fundamental, necessitando ser bastante desenvolvido para que administradores estejam “por dentro” de todas as operações ocorridas ali, permitindo que tomem decisões influenciados pelas informações obtidas. Sobre isso, Nash e Roberts (apud NAKAGAWA 1993, pg 63), diz que: O sistema de informações é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles com os quais se pretende manter canais de comunicações relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos gerentes e outras pessoas para eventos internos e externos significativos e assegurar as bases para tomada de decisões inteligentes.

É importante conceber que no ambiente empresarial, controle não é um sistema de rotinas e procedimentos burocráticos, é imprescindível que o administrador ao implantar um sistema de controle em sua empresa, apresente neste momento uma relação custo-benefício, sendo necessário, porém que ele tenha um bom sistema de informação para que este revele qual a melhor decisão a se tomar.

Attie, (1998, p.110) refere-se em seu livro ao pronunciamento do AIPCA, American Institute of Certifield Public Accountants, nele consta:

O controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.

Torna-se necessário dentro de uma organização que se estimule seus empregados, motivando-os para que estes mostrem-se mais responsáveis e comprometidos com o trabalho, fazendo com que se desviem de negligencias e desonestidades, por isso a importância de se criar e fazer com que se cumpram normas e procedimentos, assim sendo o controle o controle interno engloba todas as atividades e rotinas


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administrativas e contábeis sendo de extrema necessidade a compreensão e respeito de todos às políticas da empresa, visando também a salvaguarda dos ativos e seus registros refletidos fielmente nas demonstrações.

Finalmente, é importante lembrar que cada empresa de acordo com sua realidade e estrutura, fundamenta e estabelece seus controles internos, visto que não são os mesmos para todas as organizações cabendo a administração estabelecer e mantêlos adequadamente conforme as atividades da empresa.

4.2 Objetivos e Avaliação do Controle Interno

Uma empresa ao desenvolver um sistema de controle interno deve se atentar para os procedimentos e práticas que possibilitem chegar ao foco principal que é o controle.

Segundo Attie, (1998, p.114):

Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de qualidade.

Garantir que objetivos e metas operacionais serão cumpridas é também um objetivo do controle interno, bem como atender as leis e normas da organização para que a realidade da organização para que a realidade da empresa seja refletida nas demonstrações financeiras.

As características que objetivam o controle interno são as seguintes:  Confiabilidade: obter informações confiáveis e coerentes para por em prática as atividades empresariais e se tomar decisões.  Tempestividade: as informações devem ser atuais e coerentes


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 Salvaguarda de ativos: o patrimônio suas aplicações e recursos devem ser protegidos contra quaisquer perdas ou riscos.  Otimização no uso de recursos: executar as atividades da melhor forma, trazendo resultados positivos para a empresa.  Prevenção e Detecção de roubos e fraudes: evitar a ocorrência de falhas, roubos e caso ocorram detectá-los e apontá-los.

Sem que se conheça a empresa e todo o seu funcionamento, rotinas não há como se conhecer o sistema de controle interno para avaliá-lo. Para esta avaliação é necessário que o sistema seja composto de ferramentas que determine erros e irregularidades que poderiam acontecer e se este sistema atual detecta de imediato esses erros, também que analise fraquezas ou falta de controle e por último emitir relatório-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema de controle interno da empresa, como enumera Marcelo Cavalcanti Almeida.

Muitas vezes, por a organização procurar economizar recursos ou implementar o sistema de forma incompleta, este acaba não cumprindo o fim a que foi objetivado tornando-se desta maneira ineficaz.

4.3 Erros e Fraudes

A empresa por mais competente que seja em relação ao seu controle interno e trabalho desempenhado, não está imune a que ali ocorra contratempos. O controle interno irá apontar os erros ocorridos, sejam eles intencionais ou não, Attie (1998 p.126): diz que:

Bons controles internos previnem contra fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades, por que, por si só, não bastam para evitá-los.

É de responsabilidade da administração a prevenção desses riscos por meio de medidas tomadas como, por exemplo, um sistema contábil adequado e um controle


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interno eficaz, capaz de apontar tais erros a ponto de que a administração possa corrigi-los de forma tempestiva e que limite a ocorrência de fraudes contra o patrimônio.

Os erros podem ocorrer devido a vários acontecimentos como má interpretação e errônea aplicação dos princípios contábeis geralmente aceitos, acontecem também por omissão ao não se aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigor e por último pela má aplicação dessas normas e procedimentos. Por outro lado, as fraudes são caracterizadas como não encobertas quando não há necessidade de escondê-las

que

o

controle

é

considerado

fraco,

como

encobertas

temporariamente estas que são feitas sem afetar os registros contábeis, mas sim os registros auxiliares e ainda as encobertas permanentemente onde o autor da fraude faz alterações nos registros contábeis e auxiliares, ocultando a irregularidade.

A NBC T 12, item 12.1.4 conceitua fraude e erro da seguinte maneira:

O termo „fraude‟ aplica-se a atos voluntários de omissão e manipulação de transações e operações, adulteração de documentos, registros, relatórios e demonstrações contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários. O termo „erro‟ aplica-se a atos involuntários de omissão desatenção, desconhecimento ou ma interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis, bem como de transações e operações da Entidade, tanto em termos físicos quanto monetários.

Em sentido amplo, o sistema de controle interno deve detectar todas as irregularidades, oferecendo a identificação dessas fraudes e erros, independente do grau e modalidade em que se encontrem.

4.4 Benefícios do Controle Interno

Como fora visto nos pontos anteriores, a organização ao implantar um sistema de controle interno está buscando melhora em seu desempenho, visando sucesso, lucratividade e sua fixação no mercado. Para que isto ocorra, o controle interno deverá ser bem implementado, gerenciado e monitorado, permitindo ao gestor a


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obtenção de dados concretos para a melhor tomada de decisões sejam elas estratégicas ou administrativas o que proporcionará uma maior qualidade no planejamento e melhor aplicação de recursos.De acordo com o pensamento de Attie (1998, p.125): As empresas empenhadas em manter um sistema sadio de controles internos obtêm sucesso porque os administradores fixam regras do jogo. Tais organizações trazem à luz o comportamento que desejam que seja praticado e eliminam o comportamento que segundo eles deve ser punido.

Um dos benefícios logo percebidos ao se implantar o sistema de controle interno é o amadurecimento do processo de planejamento, pois, antes de se definir os controles é necessário que se conheça todo ambiente operacional da empresa e sua realidade, quais são os fatores que contribuirão para uma melhoria ou que a impedirão e ainda os riscos e oportunidades que estão sujeitos no curso normal dos negócios. Todos estes fatores serão visualizados através da implantação do controle interno, partindo do entendimento do ambiente operacional, como os colaboradores atuam ali e como as informações são geradas, coletadas, armazenadas e acessadas por quem delas necessita, por fim o resultado será a geração de produtos e serviços com melhor qualidade e maior aproveitamento dos recursos da empresa.

Outro beneficio apresentado pelo sistema de controle interno é a minimização ou extinção de falhas de operação e controle sejam estas intencionais ou fraudulentas. Ainda como beneficio implementação do controle interno dá a garantia de que as operações serão conduzidas o mais próximo da realidade e política da empresa, no entanto, é importante lembrar que controle interno não é a garantia de consecução de negócios e que conluio entre dois ou mais integrantes da organização pode fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controle interno.

4.5 Limitações do Controle Interno

Mesmo empresas com o sistema de controle interno bom e bem implantado, estão passivos de falhas e distorções, estas que podem ser ocasionadas pelo mau


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entendimento das informações, contudo há de se procurar minimizar estas falhas já que atualmente devido a forte concorrência e exigência dos consumidores um sistema de controle interno é um fator fundamental para levar uma empresa ao sucesso.

Pode-se citar as falhas humanas como principal motivo para que ocorram erros em relação ao sistema, como por exemplo o mero desleixo e distorção que ocasiona o mau entendimento de instruções devido a maioria dos controles estarem direcionados a situações de rotina.

Almeida, (2008, p.70) aponta como principais limitações do controle interno:  Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa;  Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas;  Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias;

5 Considerações Finais

Fora apresentado o controle interno seus benefícios e também limitações. Todas as empresas ao serem constituídas almejam o sucesso, resultado de um trabalho bem feito, onde se sigam os procedimentos organizacionais afim de não alterar as rotinas da empresa.

Um sistema de controle interno evidencia as falhas ocorridas na organização e de mesma forma as corrige dando informações necessárias para que ocorra esta correção, para tanto o sistema deverá ser de preferência preventivo e a empresa possa se valer políticas bem definidas e adaptadas para sua estrutura tanto financeira quanto organizacional. Todos estes pontos vão elevar a organização a um nível onde possa ser respeitada no mercado por clientes e concorrentes como referência.


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Deve-se levar em consideração que é o controle interno que irá medir o alcance dos objetivos fixados pela organização e este é a principal fonte de informações imprescindíveis ao processo decisório como fora insistentemente mencionado. Mas, uma organização que não tem suas atividades e mecanismos de controle bem definidos está perdendo espaço no mercado e ficando para trás, pois não terá como avaliar constantemente os riscos em relação a atividade exercida e nem como prevenir atos fraudulentos, visto que o controle interno envolve também padrões éticos e é importante que nesse processo o funcionário saiba qual o seu papel dentro do sistema.

Podemos concluir que uma empresa que busca o sucesso deve ter o seu sistema de controle interno apropriado a sua realidade devendo ele evidenciar bem a estrutura organizacional, as políticas, a hierarquia o papel dos funcionários e a necessidade de se adquirir informações que possam vir a somar no resultado final.

_____________ The importance of Internal Control for improvement of business performance to achieve a successful

ABSTRACT The main focus of this article is to demonstrate the fundamental role of internal control within the company. The current world situation, both political, economic, social or cultural fit requires companies time to changes that are occurring increasingly in an accelerated manner, making a recycled attitude of entrepreneurs in relation to its assets, because many studies show that many companies have their high mortality rate due to lack of information and control. The success of the venture depends too much of a good internal control system, this course appropriate to the reality of each company. In conducting the survey work was used, which seeks to discuss the views of various authors on the subject and highlight the benefits brought by the internal control to any company that the proper use, taking into account its limitations and finally get that information involve in decision making that will lead the company to achieve the desired success. Keywords: Internal Control. Information. Financial Statements


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BIBLIOGRAFIA

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