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A contabilidade como ferramenta de gestão para as micros e pequenas empresas. Ticiana Carvalho Andrade1

Resumo Atualmente a contabilidade vem desempenhando uma importante função no processo de comunicação e informação das empresas, pois não está restringindo-se somente ao registro dos dados que afetam o patrimônio da empresa, mais também está tendo o compromisso de transformar esses fatos contábeis, em informações que sirvam de base para controles, projeções, planejamentos, enfim, que auxiliem a gestão e a tomada de decisão. Esse artigo destaca a importância da contabilidade para a gestão das micros e pequenas empresas. Procura visualizar o desafio de sobrevivência dessas empresas, como também a fragilidade administrativa e carência das informações gerenciais. Diante de tais fatores busca-se mostrar a contabilidade gerencial e suas ferramentas como auxilio para que os gestores das micros e pequenas empresas, possam melhorar o processo de gestão da sua empresa, pois a contabilidade fornece informações úteis capazes de tornar a empresa mais competitiva diante do mercado. Palavras-Chaves

Contabilidade.

Micro

e Pequena

Empresa.

Contabilidade

Gerencial.

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Graduanda do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Independente do Nordeste – Fainor, Vitória da Conquista, Bahia. Artigo apresentado como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do Depósito 29 de maio de 2009.


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1 Introdução

Com as constantes mudanças no mercado atual e o aumento da competitividade, as micros e pequenas empresas tem sentido a necessidade de implantar ferramentas de gestão que auxiliem seus gestores a tomarem a decisão correta. Diante dessa perspectiva surge a contabilidade como ferramenta para dar aos gestores informações objetivas, úteis e relevantes.

De acordo com Figueiredo e Caggiano (1997) desde a antiguidade com as transações ocorridas em organizações remotas, com demanda de produtos de troca, já se conhecia controles gerenciais simples, que atendiam às necessidades das informações daquela época.

Com a Revolução Industrial, houve um desenvolvimento na prática da contabilidade gerencial, devido à necessidade das organizações buscarem um aperfeiçoamento em suas informações para obter uma melhor administração e um eficiente controle em seus negócios.

Dessa forma os contabilistas passaram a dar uma atenção peculiar à contabilidade gerencial, pois essa tem a função de prover informações mais precisas que melhor se adéquam ao modelo de gestão de cada empresa.

Atualmente, a contabilidade vem sendo utilizada como importante ferramenta para a gestão das empresas com o propósito de fornecer informações necessárias para torná-las cada vez mais competitivas diante de um mercado bastante exigente.

No entanto, as micros e pequenas empresas têm encontrado uma grande dificuldade em obter essas informações, pois a maioria utiliza a contabilidade apenas para atender as exigências fiscais e isso tem contribuído para que a mortalidade dessas empresas seja alta.

Sendo assim, tem-se como objetivo nesse artigo demonstrar as ferramentas gerenciais que possam ser aplicadas nessas empresas no intuito de orientar os


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empresários nas suas decisões, uma vez que as micros e pequenas empresas vêm desempenhando um importante papel na sociedade com a sua contribuição para economia.

É importante mostrar a relevância desse tema, já que os empresários pouco se mantém informado sobre essas ferramentas que tanto podem contribuir para melhorar o desempenho de sua empresa. BORTOLI (1980, p.4) faz questão de destacar o seguinte:

Todo trabalho embasado numa pesquisa que tenha como objetivo conhecer a realidade das pequenas e médias empresas justifica-se por si só, pois a carência de informação nesta área é inversamente proporcional á sua importância na economia nacional e regional.

Portanto, diante dessa perspectiva é que se viu a necessidade de desenvolver este artigo abordando a importância da contabilidade como ferramenta de gestão para essas empresas.

2 Metodologia

Metodologia é todo conjunto de técnicas, normas e procedimentos utilizados na pesquisa no intuito de se obter conhecimento. Barros e Lehfild (2007, p.2) confirmam dizendo que metodologia, “consiste em estudar e avaliar os vários métodos disponíveis, identificando suas limitações ou não no que diz respeito ás implicações de suas utilizações.”

Esse artigo procurou conhecer os fundamentos teóricos sobre a contabilidade como ferramenta de gestão para as micros e pequenas empresas. Buscou selecionar todo material relacionado com esse assunto, como revistas, artigo, dissertações e livros técnicos.

Desenvolveu-se assim uma pesquisa bibliográfica, esse tipo de pesquisa tem como característica, colocar o pesquisador em contato direto com tudo o que já foi escrito


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e dito sobre determinado assunto, oferecendo meios para definir e resolver, não só os problemas já existentes, como também abranger novas áreas (LAKATOS E MARCONI, 2007).

A pesquisa foi qualitativa, pois permitiu ao pesquisador desenvolver conceitos e entendimentos sobre o assunto, assim como também permitiu o autor analisar os fatos e também foi exploratória, pois visou uma maior familiaridade com o problema.

O artigo foi elaborado em três etapas, primeiramente fez–se um levantamento de todo material com vistas no tema e nos aspectos que se quis focalizar, após a seleção do material faz-se a leitura e interpretação de toda bibliografia e baseando nesses apontamentos efetuados é que se começou o desenvolvimento do artigo, concluindo assim a terceira etapa.

3 Definição de micro e pequena empresa (MPE’s)

Não existe definição padronizada de classificação para micro e pequenas empresas, isso é muito relativo e vai variar de acordo o órgão, Estado ou País, cada um procurará utilizar de critérios que melhor atenda aos seus objetivos.

De acordo com a legislação que vigora no Brasil, existem duas leis que tratam do aspecto legal das MPE’s: a Lei do SIMPLES e o Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. A Lei Federal nº 9.317/96, criou o chamado Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições – SIMPLES. Essa lei estabelece tratamento diferenciado nos campos de impostos e contribuições, reduzindo a carga tributária e simplificando a forma de recolhimento de tributos federais, determinando enquadramento próprio. Já o Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte tem como objetivo facilitar a constituição e o funcionamento da micro e pequena empresa, visando assegurar o fortalecimento e a participação no desenvolvimento socioeconômico.


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ORGÃO/INSTITUIÇÃO

Microempresa

Pequena Empresa

Lei do Simples

até R$ 244.000,00

até R$ 2.400.000,00

e até R$ 433.755,14

até R$ 2.133.222,00

Estatuto da Micro Pequena Empresa

Quadro 1- Enquadramento da Micros e Pequenas Empresas. Fonte Elaborado pelo autor com base na Lei Federal nº 9.317/96 e no Estatuto da Micro e Pequena Empresa

3.1 Limitações da MPE’s

Mesmo com todo esforço para manutenção e desenvolvimento das micro e pequenas empresas, a sobrevivência dessas empresas ainda é baixa. Barros (1978, p. 24-28) cita fatores básicos que limitam o crescimento das MPE’s e classifica-os em:

Forças restritivas da natureza Intrínseca: quando os fatores inibidores são internos a empresa e, portanto estão em seu controle. Força restritiva da natureza Extrínseca: quando os fatores inibidores do crescimento são externos a empresa e esta nada pode fazer para modificá-los.

Podem-se caracterizar como restrições das forças de natureza intrínsecas dois componentes básicos, o administrativo-gerencial e o tecnológico. Já as forças de natureza extrínseca deparam com as seguintes dificuldades; excessiva burocracia, elevada carga tributária, acesso ao crédito, falta mão de obra especializada, instabilidade econômica e outros.

Além desses fatores que já foram citados outra força intrínseca que também impede o crescimento das MPE’s é o comportamento empresarial, ou seja, a cultura dos empresários. Segue um quadro mostrando tais culturas:


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COMPONENTES

Comportamental

CARACTERÍSTICAS

ESPECIFICIDADES

Estilo de liderança

Comportamento autocrático

Traços de personalidade

Autoconfiantes, autônomos...

Competências

Pouco conhecimento de gestão; Pouca capacidade de entendimento da complexidade organizacional

Crenças e atitudes

Confiança apenas na capacidade empreendedora individual; Indiferença às técnicas de gestão.

Quadro 2- Especificidades dos dirigentes das MPE’s Fonte: Albuquerque (2004, p. 50)

O quadro procura mostrar as características dos micros e pequenos empresários, buscando explicar o seu comportamento, e de que forma acaba influenciando nas decisões empresariais.

De acordo com Filion (1991, apud OLIVEIRA, 2001 p. 12) afirma que o crescimento e a sobrevivência de uma empresa dependem de seu proprietário: O futuro destas empresas dependerá de como o proprietário se comporta dentro e fora da empresa. O processo empresarial de uma empresa dependerá dos conhecimentos adquiridos pelo proprietário, originados das suas experiências profissionais, capacidade intelectual e conhecimentos desenvolvidos através de estudos e formação educacional.

3.2 Necessidades de informações gerenciais na gestão das MPE’s

Nas micros e pequenas empresas têm-se observado que a falta de informações pode prejudicar bastantes o desenvolvimento dessas, pois através das informações o gestor poderá identificar as oportunidades e as ameaças que o mercado oferece a empresa.

Na opinião de Morais (1999, p.34) os empreendedores de pequeno porte apresentam algumas peculiaridades em relação à informação:


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não

estão

conscientes

da

importância

do

gerenciamento

da

informação; não

dispõem

de

recursos

financeiros

para

criar

unidades

especializadas em informação nas suas empresas; não dispõem de tecnologia e de cultura do uso da informação; são consumidores de informação ofertados por empresas de pesquisa.

Pode-se observar que as informações gerenciais é um fator decisivo para o crescimento de micro e pequenas empresas e quando não são bem utilizadas acabam prejudicando. Oliveira (2001, p. 46) confirma dizendo que “os empresários precisam ter conhecimento gerencias, para assim poder tomar decisões oportunas, baseadas na sua experiência e nas informações contábeis.”

Essas informações servem para auxiliar no aumento da competitividade das empresas, não deixando que as maiores tomem conta de todo o mercado, favorecendo assim com a sobrevivência dessas empresas.

Souza (2000, p. 19) aponta os dez erros gerenciais mais comuns cometidos por microempresários:

ser centralizador em demasia; usar mal o tempo; ter visão fragmentada do negócio; pensar na empresa olhando somente para o seu passado; achar que pode ter sucesso sozinho; dedicar muitas horas a tarefas operacionais; misturar interesses familiares com o da firma; desviar, atenção, tempo, esforço e dedicação do foco principal de seu negócio; acreditar que já sabe tudo; imaginar que dá para construir uma empresa sem controle e sem noção de sua lucratividade


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Para a sobrevivência das micro e pequenas empresas, introduzidas num ambiente competitivo e diante de um cenário de incertezas, é importante salientar que seus gestores estejam muito bem assessorados e recebam informações que prevejam os problemas e que subsidiem decisões racionais.

3.3 Administração financeira das pequenas empresas

Um dos fatores que tem prejudicado o desenvolvimento das micro e pequenas empresas é a má administração financeira. Rodrigues (2001) afirma que relatórios financeiros são fundamentais para a gestão das micro e pequenas empresas.

É preciso está atento ás mudanças e aos cenários futuros, procurando fazer sempre um planejamento de recursos disponíveis na empresa para que dessa forma os imprevistos não surpreendam e impeça a empresa de alcançar seus objetivos.

Matias e Júnior (2002 p.22) sugerem três ferramentas que irão auxiliar os empresários das micro e pequenas empresas no controle gerencial. São três planilhas básicas; fluxo de caixa, clientes e recebimentos e orçamento.

3.3.1 Fluxo de caixa

É uma importante ferramenta que auxilia no controle empresarial. Deve ser controlado diariamente a fim de se ter o controle do saldo bancário, discriminando todos os gastos e recebimentos do dia.

Para a sobrevivência da micro e pequena empresa é necessário uma boa administração e um bom planejamento do fluxo de caixa. Sem ele a empresa passa a ter problemas freqüentes o que acaba desencadeando a sua falência.


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Meses

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

1-Entradas Vendas Empréstimo 2-Saídas Despesas Correntes Compra de Mercadoria 3.-Salário 4. Impostos Federais 5. Impostos Estaduais 6. INSS (=) Fluxo de Caixa Quadro 3- Modelo de Fluxo de caixa Fonte: FREZATTI (1997, p.52)

O quadro acima retrata um modelo simples de fluxo de caixa que pode ser utilizado pelas micros e pequenas empresas como uma ferramenta tática e estratégica, capaz de servir de apoio ao planejamento e controle financeiro da empresa.

3.3.2 Clientes e Recebimentos

O controle dessa planilha possibilita, ao empresário, conhecer o montante dos valores a receber; as contas vencidas e a vencer; os clientes que não pagam em dia e a programação de cobranças.

Tudo que entra deve ser lançado na planilha clientes e no final do dia o valor total de recebimentos deverá ser incluído na planilha fluxo de caixa. Logo após será


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necessário preencher as despesas na planilha de fluxo de caixa, obtendo-se assim o resultado operacional.

3.3.3 Orçamento

É uma ferramenta utilizada para estabelecer as metas a serem atingidas. Deve ser feito no período mínimo de um ano e deve conter todas as expectativas de vendas, de despesas e de lucro da empresa.

Tem como vantagem a obrigatoriedade dos gestores pensarem no futuro, terem uma visão à longo prazo, procurando relacionar também os fatores externos que influenciam as decisões da empresa.

Na visão de Padoveze (1997) o controle orçamentário tem como objetivo a previsão do que vai acontecer e o controle dos acontecimentos. É o processo de coordenar e estabelecer os objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todos busquem lucros.

Através do controle orçamentário pode-se também identificar possíveis dificuldades e pontos críticos nos processos da micro e pequena empresa e desta forma estabelecer planos para eliminar ou diminuir o efeito dos mesmos.

Portanto, é importante que essas três planilhas estejam interligadas favorecendo o micro e pequeno empresário para que ele possa entender melhor o funcionamento do setor financeiro da sua empresa.


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3.4 Contabilidade Gerencial na gestão das MPEs.

A contabilidade gerencial tem como uma das finalidades auxiliar as empresas nas adaptações necessárias que elas terão que fazer devido as ameaças e as oportunidades que o mercado lhe oferece.

De acordo com Crepaldi (1998) a contabilidade gerencial é o ramo da contabilidade que tem por objetivo prover os administradores de empresas com instrumentos que os auxilie em suas funções gerenciais. É voltada para melhor utilização de resumos econômicos da empresa, através de um adequado controle.

Já para Atkinson et al. (2000) a contabilidade gerencial é o processo de produzir informações financeiras e operacionais para funcionários e gestores. O processo deve ser guiado pelas necessidades de informações dos indivíduos que trabalham dentro da empresa e deve orientar suas decisões de investimentos e operacionais. Iudícibus (1998, p.35) diz que “a contabilidade gerencial, está voltada para a administração da empresa procurando suprir de informações que se encaixem de uma maneira efetiva no modelo decisório da empresa”.

Diante dos conceitos sobre contabilidade gerencial apresentados por esses autores fica visível que a contabilidade é uma importante fonte de informações que ajuda no processo decisório da empresa, pois está voltada para o direcionamento de controle, avaliação e tomada de decisões.

Nas micros e pequenas empresas essa é uma ferramenta que se enquadra muito bem, pois consegue mensurar, suportar e analisar informações sobre situações econômicas da empresa que servem para orientar os gestores desde o controle interno até a formação de preços.

Nos dias atuais é necessário que as micros e pequenas empresas se adaptem as novas exigências do mercado, como rapidez, qualidade, flexibilidade, capacidade de inovação e outros, tornando assim importante o papel da contabilidade gerencial


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nessas empresas, pois ela tem informações que incluem dados para que os gestores dirigiram suas operações diárias, planejem ações futuras e desenvolvam estratégias de negócios integradas.

Percebe-se assim que a contabilidade gerencial como aliada e empregando-a corretamente torna-se possível gerir da melhor forma as MPE’s para que o sucesso seja o seu resultado.

3.5 Principais ferramentas gerenciais

Para facilitar e simplificar a obtenção de dados utiliza-se ferramentas que assegurem a compreensão e o atendimento das necessidades dos gestores de pequenas empresas.

As ferramentas contábeis são auxílios importantes no processo de gestão das micros e pequenas empresas, sobretudo no planejamento, controle e avaliação. Sendo assim é necessário o entendimento destas ferramentas e a sua aplicação no dia-a-dia dessas empresas.

A seguir serão apresentadas algumas destas ferramentas que podem ser utilizadas pelas empresas para auxiliar nos processos de planejamento e decisão. Cada ferramenta dessa ajuda em um ponto da empresa fazendo com que ela se torne cada vez mais forte no mercado.

3.5.1 Análise das demonstrações contábeis;

A análise das demonstrações oferece aos gestores relatórios que identificam quais problemas a empresa está enfrentando, dando uma visão estratégica que permitirá os gestores solucionar seus problemas. As principais demonstrações contábeis utilizadas pelas empresas são as seguintes: Demonstração do Resultado do


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Exercício (DRE), Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA), Demonstração do Fluxo do Caixa (DFC), Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos (DOAR) e Demonstração de Valor Adicionado (DVA).

3.5.2 Controle de estoques

O controle de estoques permite ao gestor atender a demanda do mercado e ao mesmo tempo reduzir as necessidades de capital investido, favorecendo assim para um melhor gerenciamento dos resultados da empresa.

3.5.3 Controle de contas a pagar

O controle das contas a pagar possibilita que o gestor fique permanentemente informado sobre os vencimentos dos compromissos; como estabelecer prioridades de pagamentos de títulos ou duplicatas e o montante de valores a pagar, entre outros.

Além dessas ferramentas que foram acima apresentadas existem outras três que já foram citas em tópicos anteriormente que também desempenham essa função de orientar os pequenos empresários, são elas o fluxo de caixa, orçamento e clientes e recebimentos ou contas a receber.

4 Considerações Finais

Através dos estudos feitos ficou clara que as micros e pequenas empresas têm sido cada vez mais alvo de políticas específicas para facilitar sua sobrevivência, diante dessa situação a contabilidade se faz um importante instrumento de informação para


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a tomada de decisões, uma vez que para as MPE’s se manterem no mercado, é necessário adotar uma nova postura com a busca do conhecimento e da informação para uma gestão eficaz.

E com a finalidade de dar suporte ao processo gestão empresarial das micros e pequenas empresas, foram mostradas algumas ferramentas gerenciais para que se possam amenizar as possíveis restrições causadas pela falta de informação gerencial na hora da decisão

O não uso da contabilidade como ferramenta de gestão tem levado as micros e pequenas empresas a enfrentar grandes dificuldades, sejam elas econômicas, de gestão e de controle, que poderiam ser consideravelmente aliviadas, já que a contabilidade quando desenvolvida de forma integrada e adequada às necessidades das entidades, permite uma maior eficiência, agilidade, flexibilidade e segurança aos gestores, que passam a analisar melhor as diversas decisões a serem tomadas e o impacto delas decorrentes.

Foi possível perceber que contabilidade gerencial auxilia no desenvolvimento das estratégias de futuras decisões, com informações mais claras, precisas e úteis sobre a realidade atual da micro e pequena empresa. E que também essas informações quando bem interpretadas, facilitam as avaliações dos administradores sobre ações a serem tomadas, tornando mais fácil o planejamento e controle das operações

Dessa forma, acredita-se na contribuição do profissional contábil para a gestão das micros e pequenas empresas, quando esse deixa de cumprir apenas as exigências fiscais e começa a oferecer relatórios financeiros e controles gerenciais que são indispensáveis para administração eficiente da empresa.


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______________

Accountancy as management tool for the micro companies and small companies.

Abstract At present, accountancy represents an important function in the process of communication and information of the companies, since it is restricted not only to the register of the data that affect the property of the companies, but it also has the commitment to transform these accounting facts, into pieces of information that will be used as the basis for controls, projections and plans. Eventually accountancy will help with the management and the taking of great decisions. The article presents how important accountancy is for the management of the micro companies and small companies. This article also tries to anticipate the challenge these companies undergo in order to survive as well as their administrative fragility and their lack of the management information. While facing these factors, this article tries to show the management accountancy and its tools as a way of helping the micro and small companies managers how to improve the process of management on their companies, since accountancy supplies great information to make a company more competitive to face the market. Keywords: Accountancy. Micro Companies and Small Companies. Management Accountancy.

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gerencial:

uma

introdução

a


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