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FACULDADE INDEPENDENTE DO NORDESTE - FAINOR ARTUR ANÍSIO ANDRADE SOARES

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA: liquidação da despesa – análise das rotinas e procedimentos na UESB

VITÓRIA DA CONQUISTA 2007


ARTUR ANÍSIO ANDRADE SOARES

EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA: liquidação da despesa – análise das rotinas e procedimentos na UESB Monografia apresentada a Faculdade Independente do Nordeste, Curso de Administração Agroindustrial como prérequisito para obtenção do grau de bacharel em Administração Agroindustrial. Orientador: Prof. Josenaldo de Souza Alves

VITÓRIA DA CONQUISTA 2007


F676a

Soares, Artur Anísio Andrade Execução orçamentária e financeira: liquidação da despesa – análise das rotinas e procedimentos na UESB./ Artur Anísio Andrade Soares - Vitória da Conquista, 2007. 52f. il. Monografia (Graduação Administração Agroindustrial) Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR. Orientador: Prof. Josenaldo de Souza Alves 1. Empenho. Pagamento.

2.

Liquidação

da

Despesa.

3.

CDD: 658.154

Catalogação na fonte: Bibliotecária Sônia Iraína da Silva Roque CRB-5/1203


Dedico o presente trabalho à minha esposa Raimunda e a meus filhos Artur Edgar e Paulo Henrique, presentes em meu pensamento em todas as horas, às quais, dediquei-me a alcançar esse objetivo permitido por Deus.


AGRADECIMENTOS A Deus, por ter me concedido sabedoria, persistência e paciência para atingir meus objetivos; Aos meus pais Edgar e Maria, pela riqueza de caráter, passados ao meu caminhar; Aos meus irmãos, Paulo Henrique, Maria Narrimam, Maria Norimá, José Wally e Edgard Larry, pela constância da amizade e incentivos em toda minha vida; Ao meu professor Orientador Josenaldo de Souza Alves, pelo carinho e disponibilidade na orientação científica necessária a realização desse trabalho; Ao Professor Fernando Leite. Titular da disciplina estágio IV, pela compreensão e tratamento dispensados na feitura desse trabalho; À Profª. Maria Auxiliadora Nunes Cordeiro, Coordenadora do Curso de Administração Agroindustrial, que durante todo o período, escutou e possibilitou à todos os formandos às condições favoráveis para a conclusão do curso; À todos os professores da FAINOR, que contribuíram diretamente para a minha formação científica e profissional; A gerente Financeira da UESB, Fernanda Aguiar Ximenes e todos os colaboradores daquele departamento, que possibilitaram com suas informações a realização desse trabalho; Aos meus colegas de curso que de maneira direta ou indireta contribuíram nesta caminhada. .


Sonhar é projetar conhecimentos. A alguns objetivos, alcançá-los é uma graça divina. (Autor desconhecido)


RESUMO

Dentre as necessidades da moderna administração no que se refere a correta aplicação dos recursos disponíveis, a liquidação da despesa, talvez seja entre as variáveis existentes a mais eficaz no trato do dinheiro público. Através de mecanismos próprios e de salutar aplicabilidade, todos os envolvidos na área financeira, seja por treinamento específico ou por seguirem normas préestabelecidas pelos diversos órgãos de controle interno ou externo, na esfera dos poderes federal, estadual ou municipal, sentem-se privilegiados na aplicação dessas normas, pois esses mecanismos, retratam confiabilidade e objetividade na consecução dos serviços, através de elementos definidos em lei, que possibilitou à sua aplicação em benefício daqueles que tratam diretamente com ente público. A liquidação da despesa, visa em ultima instância, a conferência, o atesto e a confirmação de que todos os dados necessários a um tramite comercial entre o poder público e o meio empresarial, seja, pessoa jurídica ou física, encontra-se firmado em bases legais, podendo as partes envolvidas confirmarem as expectativas de pagamento e recebimento dos acordos previamente firmados. O presente trabalho aborda a importância da liquidação da despesa, no controle interno dos diversos processos de pagamento nas entidades públicas, permitindo-se conhecer melhor a tecnologia utilizada nos diversos processos, bem como, os mecanismos desde a implementação do processo de empenho ao pagamento da despesa. Palavras-chave: Empenho. Liquidação da Despesa. Pagamento.


ABSTRACT According to the needs of the modern administration in what refers the correct application of the available resources, the liquidation of the expense, maybe it is among the existent variables the most effective in the treatment of the public money. Through own mechanisms of salutary applicability, everyone involved in the financial area are specificly trainined following pre-established rules for the several organs of internal control or external, in the sphere of the federal, state or municipal power, they feel privileged in the application of those rules, because those mechanisms, portray reliability and objectivity in the achivement of the services, through defined elements in law, that made possible to its application in benefit of those that deal directly with the public. The liquidation of the expense, searches in it last instance, the conference, attests it and confirms that all the necessary data the a comercial procedure commercial between the governament and the private companies being juridical or physical person, found in legal bases being the involved parts able to confirm the payment expectations and reception of the previously agreements. The present work presents the importance of the liquidation clearance sale of expense, in the internal control of several payment processes in the governament, being able to get to know better the technology used in the several processes, as well as, the mechanisms since the implementation of the payment process of the expense. Keyword: Liquidation of the expense. Payment.


LISTAS DE SIGLAS E ABREVIATURAS

ACI ASPLAN CONSAD CONSEPE CONSU FAINOR GRH LUPUS PRODEB SAEB SICOF SIPLAN SIRH TCE UESB

- Assessoria de Controle Interno - Assessoria de Finanças e Planejamento - Conselho de Administração - Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e extensão - Conselho Universitário - Faculdade Independente do Nordeste - Gerência de recursos humanos - Relatório de Controle Interno - Companhia de processamento de dados do Estado da Bahia - Secretaria de Administração do estado da Bahia - Sistema de Informações Contábeis e Financeiras - Sistema de Informações de Planejamento - Sistema Integrado de Recursos Humanos - Tribunal de Contas do estado da Bahia - Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia


SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 12 1.1 Problemática ...................................................................................................... 14 1.2 Objetivos ............................................................................................................ 14 1.2.1 Objetivo geral ................................................................................................. 14 1.2.2 Objetivos específicos..................................................................................... 14 1.3 Hipóteses ........................................................................................................... 14 1.4 Variável............................................................................................................... 15 1.5 Justificativa........................................................................................................ 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................. 16 2 .1 Finanças na gestão pública............................................................................. 16 2.1.1 Elaboração orçamentária............................................................................... 16 2.1.2 Execução financeira ....................................................................................... 16 2.1.3 São instrumentos de execução orçamentária e financeira ........................ 16 2.1.4 Receita orçamentária ..................................................................................... 17 2.1.5 Despesa orçamentária ................................................................................... 18 2.1.6 Licitação .......................................................................................................... 19 2.1.7 Das garantias contratuais.............................................................................. 19 2.2 Do empenho....................................................................................................... 20 2.2.1 Anulação do empenho ................................................................................... 20 2.3 Liquidação da despesa ..................................................................................... 21 2.3.1 Liquidação de empenhos ordinários ou normais ........................................ 21 2.3.2 Liquidação de empenhos por estimativa ..................................................... 22 2.3.3 Liquidação de empenhos globais ................................................................. 23 2.4 Escrituração contábil da liquidação da despesa ............................................ 23 2.5 Sistema de Informações Contábeis e Financeiras ......................................... 23 2.6 Sistema de Informações Contábeis e Financeiras ......................................... 24 2.7 A burocracia na Administração Pública .......................................................... 25 2.8 A burocratização versus liquidação da despesa ............................................ 25 2.9 Gastos públicos ................................................................................................ 26 2.10 O Significado dos Gastos da Universidade .................................................. 26 2.11 Impacto financeiro da UESB na economia de Vitória da Conquista ........... 27 3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ..................................................................... 28 3.1 Histórico da instituição ..................................................................................... 28 3.2 Missão ................................................................................................................ 30 3.3 Visão ................................................................................................................... 30 3.4 Execução financeira .......................................................................................... 30 4.5 Rotinas e procedimentos da liquidação da despesa ..................................... 31 4.6 Pré-liquidação e liquidação .............................................................................. 31 4.7 Tesouraria .......................................................................................................... 31 4.8 Setor contábil e patrimonial ............................................................................. 32 4.9 Adiantamento .................................................................................................... 32 4.10 Pagamento de pessoa jurídica/física ............................................................. 32 4.11 Bolsistas e estagiários.................................................................................... 33 4.12 Assessoria de planejamento (ASPLAN) ........................................................ 33


4 METODOLOGIA .................................................................................................... 35 4.1 Procedimento metodológico ............................................................................ 35 4.2 Público alvo ....................................................................................................... 36 4.3 Instrumento de pesquisa .................................................................................. 36 4.4 Levantamento e análise de dados ................................................................... 36 4.5 Análise e avaliação dos resultados ................................................................. 36 5 CONCLUSÃO ........................................................................................................ 38 REFERÊNCIAS ...................................................................................................... 40 APÊNDICE ............................................................................................................. 41 ANEXOS ................................................................................................................ 43


12 1 INTRODUÇÃO No âmbito da moderna Administração Pública, é imperioso afirmar que, os administradores ou gestores públicos necessitam de uma condição técnica ou conhecimento que lhes permitam realizar uma boa gestão dos bens e/ou serviços públicos. O controle interno é um instrumento de fundamental importância na gestão do bem público, sendo a liquidação da despesa, o elemento de maior eficácia na averiguação e confirmação da utilização correta dos procedimentos administrativos implementados desde o empenho da despesa até o pagamento final da despesa contratada. Com o avanço das informações proporcionadas pela tecnologia, os atuais gestores se sentem cada vez mais obrigados a prestarem satisfações à sociedade, dos atos por eles praticados. Neste aspecto a Contabilidade Pública tem-se apresentado como a área de conhecimento que proporciona a redução de informações entre governantes e governados; evidenciando a sociedade, informações fidedignas e acessíveis no que tange à utilização dos recursos públicos. A liquidação da despesa, como parte desse sistema, torna-se fundamental nesse processo, por ser ela o elemento base de análise da documentação apresentada, permitindo, após verificação e constatação dos serviços e produtos contratados, o efetivo pagamento pelo erário público. A realização desse trabalho acadêmico por meio de pesquisa, através de entrevistas a gestores e colaboradores da Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia (UESB), visa conhecer os procedimentos administrativos e financeiros daquela Instituição, organização escolhida para a realização desse trabalho monográfico a ser apresentado como requisito para obtenção do título de graduado do Curso de Administração Agroindustrial da Faculdade Independente do Nordeste (FAINOR). Com a criação da UESB, o desenvolvimento do Município de Vitória da Conquista foi afetado basicamente de três formas principais: primeiro: formando capital humano; proporcionando a consolidação das suas ações acadêmicas na formação de seus discentes, aprimoramento do seu corpo docente com diversos cursos de pós-graduações, mestrados e doutorado, visando sobretudo a sua inserção na realidade regional, segundo: realizando pesquisas; os resultados das políticas de capacitação técnica e docente, priorizadas nos últimos anos, já refletem de forma positiva na qualidade dos projetos de pesquisa, na implantação de


13 programas de pós-graduação próprios, na produção intelectual e na melhoria da qualidade de ensino e de extensão, terceiro: fazendo gastos na economia do município; relacionadas ao funcionamento daquela Instituição, por meio do pagamento de salários de professores e funcionários, investimentos em obras e equipamentos, despesas de custeios com aquisição de diversos matérias e pagamento de vários outros serviços e gastos de alunos oriundos de outros Municípios. Essa movimentação de recursos produz impactos econômicos e financeiros, produzindo efeitos benéficos ao Município de Vitória da Conquista. Além do inegável avanço educacional, cultural, científico e social, os impactos financeiros na economia do município, refletem efeitos multiplicadores na economia regional, demonstrando a importância da criação dessa Instituição em nossa região, impactando também, a economia de outros municípios, refletindo com maior intensidade sobre a economia em municípios que a UESB mantém campus. Dando assim, ao empresariado da região e àqueles radicados na cidade de Vitória da Conquista, a certeza de um futuro promissor para seus empreendimentos comerciais. Nesse contexto, foi desenvolvido este trabalho na área da gerência financeira da UESB, buscando verificar o grau de burocratização nos processos de liquidação das despesas e a efetiva obediência ao que determina as instruções normativas do Governo do estado via sistema SICOF/PRODEB, procurando demonstrar, conforme alegações a seguir, a utilização de um sistema de controle eficiente e eficaz no trato do bem público, assegurando transparência e efetividade nas ações empreendidas naquela unidade administrativa, dando à todos que tratam direto ou indiretamente com aquela instituição, a certeza de que os atos processuais ali praticados, estão de acordo com tudo aquilo que se espera de um serviço público ético e transparente na aplicação de seu recursos , visando acima de tudo o bem estar do cidadão, dando a sociedade a certeza de que tudo que ali se faz, tem por finalidade demonstrar a legalidade das ações públicas ali empreendidas.


14 1.1 Problemática De que forma a UESB poderá adequar os recursos oriundos do Governo do Estado,

de

convênios

com

outras

Instituições

governamentais

e

não

governamentais, empresas privadas nacionais e internacionais com a arrecadação de seus recursos próprios e com os gastos gerados?

1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo geral Analisar o nível da importância da liquidação da despesa, nas rotinas e procedimentos dos processos de pagamento de despesas na gerência financeira da UESB.

1.2.2 Objetivos específicos •

Conhecer a trajetória dos passos da liquidação da despesa;

Empreender celeridade nos diversos processos de pagamento;

Analisar os procedimentos técnicos aplicados na liquidação da despesa.

1.3 Hipóteses H1 – A adequação dos recursos recebidos dos diversos convênios pela UESB, terá por meta a efetividade social na instituição. H2 – Com base nas normativas específicas com relação a liquidação da despesa, a UESB, atenderá as expectativas dos seus clientes internos e externos. H3 – Através de um planejamento sólido e eficaz, a UESB solidificará suas metas financeiras.


15 1.4 Variável V1 – As técnicas utilizadas na liquidação da despesa, garantem a satisfação dos clientes daquela instituição e não geram insatisfações. V2 – A rapidez no processo de liquidação da despesa, além de proporcionar agilidade nos ritos processuais, dá aos diversos segmentos que necessitam receber seus numerários junto àquele órgão público, satisfação na prestação dos serviços.

1.5 Justificativa A Liquidação da Despesa é o elemento chave no processo de liberação de pagamento devido por instituições públicas a agentes externos, constitui-se no fator determinante do rito processual na liberação de numerário devido pelo poder público. Pelos procedimentos técnicos condizentes com a legislação em vigor, a análise dos documentos apresentados, nessa etapa, permite, averiguar, atestar e dar legalidade à contratação de serviços e produtos, devidamente embasados na Lei nº 8.666/93, “Licitações e Contratos na Administração Pública”, permitindo total transparência e aplicação da ética, atos indispensáveis aos gestores da causa pública. Ao optar por conhecer as metodologias utilizadas na gerência Financeira da UESB, na aplicação das leis e normativas em suas ações processuais, torna-se possível, fornecer subsídios a comunidade acadêmica, e, acima de tudo, verificar as conseqüências diretas e indiretas, que essas atividades possam contribuir para a melhoria dos serviços de todos aqueles que tratam diretamente com a universidade e da sociedade como um todo.


16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2 .1 Finanças na gestão pública 2.1.1 Elaboração orçamentária A elaboração e execução orçamentária compreendem as fases de compilação, organização, consolidação, destinação e aplicação dos créditos estabelecidos pela programação orçamentária para determinado período. A elaboração orçamentária é representada pelas ações de previsão e aprovação dos recursos, a partir das propostas iniciais das unidades e órgãos hierárquicos executores, de modo a fornecer os parâmetros a serem obedecidos para a adequada gestão dos recursos públicos.

2.1.2 Execução financeira A programação financeira compreende, por sua vez, um conjunto de atividades que tem o objetivo de ajustar o ritmo de execução do orçamento ao fluxo provável de recursos financeiros, de modo a assegurar a execução dos programas anuais de trabalho. 2.1.3 São instrumentos de execução orçamentária e financeira •

Lei Orçamentária Anual (LOA);

Decreto de Programação Orçamentária e Financeira;

Instruções Normativas e Normas de Execução; e

Cronograma de desembolso. É com base nos programas de cada unidade e nas normas de execução

orçamentária e financeira que são elaborados os cronogramas de desembolsos. Conforme Lima e Castro (2003, p. 33) A programação financeira tem por finalidade a formulação de diretrizes para a elaboração das de cronogramas de desembolso, o estabelecimento do fluxo de caixa e a fixação de limites de saques periódicos contra a conta do tesouro nacional (art. 5º do decreto nº 93.874/86), objetivando:


17 assegurar as unidades orçamentárias, em tempo oportuno, a soma de recursos necessários e suficientes à melhor execução de seu programa anual de trabalho; e manter durante o exercício, na medida do possível, p equilíbrio entre a receita arrecadada e a despesa realizada, de modo a reduzir eventuais insuficiências financeiras.

Objetivando ajustar o fluxo de caixa do tesouro à execução do orçamentoprograma, e ainda ao atendimento de programas prioritários e a contenção do déficit público, o Governo fixa no inicio de cada exercício, por meio de decreto de Programação Financeira, os limites de empenho de dotações orçamentárias e de pagamento de despesas para cada unidade orçamentária.

2.1.4 Receita orçamentária A receita orçamentária é aquela que devidamente discriminada, na forma do anexo nº 3 da Lei nº 4.320/641, integra o orçamento público. São os tributos, as rendas, as transferências, as alienações, os retornos de empréstimos e as operações de créditos por prazo superior a doze meses. A arrecadação das receitas deste grupo depende de autorização legislativa que é a própria lei orçamentária. Realizam-se estas receitas pela execução do orçamento. Classifica-se a receita orçamentária nas categorias econômicas: receitas correntes e receitas de capital (art. 11 da Lei nº 4.320/64). Segundo Kohama (2003, p. 85), São Receitas Correntes as receitas tributárias de contribuições, patrimonial, agropecuária, industrial,de serviços e outras e, ainda as provenientes de recursos financeiros recebidos de outras pessoas de direito público ou privado, quando destinadas a atender despesas classificáveis em despesas Correntes. Classificação das Receitas Correntes: Receita Tributária; receitas de Contribuições; Receita Patrimonial; Receita Agropecuária; Receita Industrial, Receita de Serviços; Transferências Correntes e outras receitas Correntes.

E mais, as receitas de capital, São as Receitas de Capital as provenientes da realização de recursos financeiros oriundos da constituição de dívidas; da conversão, em espécie, 1

Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, que estatui normas de Direito Financeiro para elaboração e controle dos Orçamentos e Balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.


18 de bens e direitos; os recursos recebidos de outras pessoas de direito público ou privado, destinados a atender despesas classificáveis em despesas de capital, ainda, o superávit do orçamento corrente. Classificação das Receitas de Capital Operações de Créditos; Alienações de bens; Amortização de Empréstimos; Transferência de Capitais; outras Receitas de Capitais.

Por meio de dispositivo legal, podemos observar uma série de fontes de receitas correntes e receitas de capital, agrupadas ao anexo n. 3 da lei Federal nº 4.320/64, onde são estabelecidas a discriminação das receitas orçamentárias que a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios deverão utilizar. As receitas correntes dizem respeito a uma conotação econômica que são ligadas as chamadas operações correntes e as receitas de capital, são prementes de operação de crédito, alienação de bens, amortização de empréstimos e outras receitas de capital.

2.1.5 Despesa orçamentária A despesa orçamentária é aquela cuja realização depende de autorização legislativa e que não pode efetivar-se sem crédito orçamentário correspondente. Em outras palavras, é a que integra o orçamento, isto é, a despesa discriminada e fixada no orçamento público. Segundo Angélico (1994, p. 63), as despesas orçamentárias classificam-se pelas categorias econômicas: despesas correntes e despesas de capital; as primeiras subdividem-se em despesas de custeio e transferências correntes; as do segundo grupo em investimentos, inversões financeiras e transferências de capital. Despesas de custeio são destinadas à manutenção dos serviços criados anteriormente à lei do orçamento (Pessoal, material de consumo, serviço de terceiros etc.). Transferências correntes são despesas orçamentárias para as quais não corresponde uma contraprestação direta de bens ou serviços; Despesas de investimentos são aquelas necessárias ao planejamento e execução de obras, à aquisição de instalações, equipamentos, material permanente, constituição de aumento de capital de empresas que não sejam de caráter comercial ou financeiro. Inversões Financeiras são despesas com aquisição de imóveis, de bens de capital já em utilização, aquisição de títulos representativos de capital de entidades de qualquer espécie. Transferências de capital consistem na transferência de bens e numerários a outras entidades que devem realizar investimentos ou inversões financeiras

Por despesas correntes, entenda-se, os gastos de natureza operacional, realizadas pela Administração Pública, com fins de manutenção e funcionamento


19 dos órgãos públicos. Por despesas de capital, os gastos que tenham o propósito de criar novos bens de capital, e, os investimentos que possam transformar-se ou incorporar-se ao patrimônio público.

2.1.6 Licitação A Lei federal nº 8.666/932, atualizada pela Lei nº Federal nº 8.883/943, diz que todas as compras, serviços, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratados com terceiros, serão necessariamente precedidos de licitação; entretanto, essa lei prescreve algumas exceções que dispensam ou tornam inexigível esse procedimento. Assevera Hohama (2003, p. 119), A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade. Da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

2.1.7 Das garantias contratuais A critério da autoridade competente, em cada caso, e desde que prevista no instrumento

convocatório,

poderá

ser

exigida

prestação

de

garantia

nas

contratações de obras, serviços e compras. Quando exigida, a garantia é prestada, por opção do contratado, por uma das seguintes modalidades: 1. caução em dinheiro ou títulos da dívida pública 2. seguro garantia 3. fiança bancária Conforme Kohama (2003, p. 120) “a garantia prestada pelo contratado será liberada ou restituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente.”

2

Lei nº 8.666/93, que regulamenta o art. 37, inc. XXI, da Constituição Federal, institui normas para Licitações e Contratos da Administração Pública e dá outras providências. 3 Lei Federal nº 8.883/94, Lei de atualização à Lei nº 8.666/93.


20 2.2 Do empenho Após a fixação dos limites de despesas pelos órgãos competentes, surge então a figura do “Empenho”, ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição. Uma vez autorizado o empenho, fica criado para o estado a obrigação de pagamento na dependência ou não de alguma condição. Existem três modalidades de empenhos: ordinário ou normal; por estimativa e global. 1 – Empenho Normal ou ordinário; é utilizado para as despesas normais que não tenham nenhuma característica especial. 2 – Empenho por Estimativa; é utilizado nos casos que não se possa determinar o montante da despesa. 3 – Empenho Global; é utilizado para os casos de despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamentos.

2.2.1 Anulação do empenho O empenho poderá ser anulado no decorrer do exercício; parcialmente, quando seu valor exceder o montante da despesa realizada, ou, totalmente, quando o serviço contratado não tiver sido prestado, o material não tiver sido entregue ou quando o empenho tiver sido emitido incorretamente. No encerramento do exercício, quando o empenho referir-se a despesas não liquidadas, salvo aquelas que se enquadrarem nas condições previstas para a inscrição em restos a pagar. O valor correspondente ao empenho anulado reverte ao crédito, tornando-se disponível para novo empenho. Segundo Lima e Castro (2003, p. 83), Entende-se por nota de empenho, o documento utilizado para fins de registro da operação de empenho de uma despesa. Para cada empenho será extraída uma nota de empenho, que indicará o nome do credor, (beneficiário do empenho), a especificação e a importância da despesa.

Ainda Segundo Lima e Castro (2003), “Por Restos a Pagar, entende-se todas as despesas legalmente contratadas e liquidadas, que não tiveram seus pagamentos efetuados até o último dia do encerramento do exercício financeiro.”


21 2.3 Liquidação da despesa A Liquidação é a segunda fase do processo da despesa, consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Uma vez concluída a transação, o credor tem o direito de receber seu numerário junto ao estado, como preceitua a Lei Federal nº 4.320/64, em seu artigo 62, onde define a forma de como se proceder a liquidação da despesa, mas, a regra vai bem mais longe quando fala sobre o direito do credor. Daí, o grau de responsabilidade de quem tem competência para tal. Conforme lição de Kohama (2003, p. 140), A Liquidação da Despesa como segundo estágio da despesa, consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito: Essa verificação tem por fim apurar: I – a origem e o objeto do que se deve pagar; II – a importância exata a pagar; III – a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação. A Liquidação da Despesa por fornecimentos feitos ou serviços Terá por base: I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II – a nota de empenho; III – os comprovantes da entrega do material ou da prestação do Serviços.

Ainda, em relação à liquidação da Despesa, Angélico (1994, p. 67), diz que: São fases deste estágio: a) recebimento de mercadorias ou serviço; b) inspeção e liberação; c) laudo da medição; d) atestado fa prestação de serviços; e) requisição do pagamento; f) controle interno; g) autorização de pagamento.

2.3.1 Liquidação de empenhos ordinários ou normais Nos casos de aquisição de materiais, após a emissão do empenho, o processo é encaminhado ao almoxarifado para aguardar a devida entrega. O fornecedor, ao efetuar a entrega do material, deve, juntamente com o material adquirido, apresentar a nota fiscal, na qual deve-se verificar: o nome ou a razão social da empresa, que deve coincidir com o credor da nota de empenho e do contrato, o material constante da nota fiscal deve ser o mesmo do empenho, bem como a importância adequada.


22 O encarregado do almoxarifado, feitas as verificações necessárias, deve juntar a nota fiscal – na qual deve colocar uma declaração de que recebeu o material nela constante, que se encontra em ordem, encaminhando-o para o devido processo de pagamento. Segundo Kohama (2003, p. 132), Empenho ordinário ou normal, é utilizado apenas para as despesas normais que não tenham nenhuma característica especial. Nesta modalidade de empenho, é efetuada a quase totalidade do gasto que os órgãos e repartições são obrigadas a realizar, exatamente pela sua característica básica, despesa normal.

2.3.2 Liquidação de empenhos por estimativa Nos casos de fornecimentos de gás, água, energia elétrica e outros encargos diversos, deve existir um processo para cada credor, que fica a cargo de um responsável para verificação e controle desses gastos. Esse encarregado ou responsável, ao receber a conta do credor, deve proceder a verificação de sua exatidão em termos de objeto e da importância exata a pagar, anexando-a ao respectivo processo e encaminhando-o para pagamento. Segundo Kohama (2003, p. 132), Empenho por estimativa, é utilizado nos casos em que não se possa determinar o montante da despesa. Nessa modalidade de empenho, em vista de sua característica básica ser o valor que não se pode determinar,mas precisa ser estimado, obriga-se a emissão de outro documento, na ocasião do recebimento das contas onde está determinado o valor do gasto efetivo, que pode ser subempenho, ou a ordem de pagamento.

No caso de empenho por estimativa, podemos observar que, realmente, não existe possibilidade, por mais que se queira, de se determinar o montante da despesa, e, por este motivo deve-se utilizar a estimativa, isto –e, deve-se proceder um estudo de previsão que permita estimar os valores a serem utilizados, o mais próximo da realidade que se queira chegar. Feito o estudo e a estimativa do valor a ser empenhado, deve-se utilizar o empenho por estimativa, onde os demais dados necessários devem ser plenamente conhecidos.


23 2.3.3 Liquidação de empenhos globais Nos casos de compra de materiais com entregas ou pagamentos parcelados. E nos de despesas contratuais em que sejam previstas parcelas mensais, como é o caso de locação de máquinas, equipamentos e imóveis, também devem existir processos individualizados para cada credor, que ficarão a cargo do almoxarifado ou de encarregados ou responsáveis, para tal designados, que deverão proceder ao devido controle e verificação, e encaminhar mensalmente, após atestar o uso, para pagamento. Procedida a liquidação, cabe, de imediato, o registro da entrada da mercadoria no almoxarifado ou depósito de material, dali só saindo mediante requisição para uso, cuja baixa deve ser registrado concomitantemente. Ao setor financeiro, antes de proceder o pagamento, cabe, como que efetuando uma auditoria, proceder um exame minucioso de todo o processo, verificando se todas as formalidades foram obedecidas. Segundo Kphama (2003, p.135) “Empenho global é utilizado para os casos de despesas contratuais e outras sujeitas a parcelamento.”

2.4 Escrituração contábil da liquidação da despesa A escrituração contábil da liquidação da despesa é feita mensalmente. E tem como base os registros efetuados no LIVRO DA DESPESA, e distingue-se no caso dos empenhos ordinários ou globais, dos empenhos por estimativa, em virtude dos controles específicos já mencionados. Ao final de cada mês, providencia-se a somatória dos registros das liquidações feitas, para efeito de escrituração contábil.

2.5 Sistema de Informações Contábeis e Financeiras O sistema de informações contábil e financeiro, tem por objetivo captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações orçamentárias, financeiras e patrimoniais das entidades de direito público interno, ou seja, a União, os Estados, o Distrito Federal, os Municípios e respectivas Autarquias.


24 2.6 Sistema de Informações Contábeis e Financeiras Implantado em 1997, o Sistema de Informações Contábeis e Financeiras (SICOF), da Diretoria de Contabilidade Pública (DICOP), órgão da Secretaria da Fazenda, reúne os dados contábeis e financeiros da administração estadual, direta e indireta, em um único banco de dados, visando agilizar o acesso, controle e manutenção dos mesmos. É um instrumento para controle e acompanhamento orçamentário, financeiro, patrimonial e contábil do Estado. O sistema automatiza o processo de execução orçamentária da receita e da despesa pública, assegurando o grau de consistência e confiabilidade dos registros dos atos e fatos contábeis do Estado, além de agilizar o processamento dos dados, permitindo maior parametrização (adaptação a várias situações) do sistema, eliminando redundância de arquivos e dados e possibilitando a transmissão automática de documentos para a rede bancária. A partir do SICOF a Prestação de Contas do Governador e os Relatórios Legais previstos na Lei 4.320/64 e na Lei Complementar 101/00 (Lei de Responsabilidade Fiscal). Além dos servidores estaduais, os credores do Governo do Estado também recebem uma senha para consulta dos empenhos e pagamentos nos quais são os favorecidos. Também, a partir do Sicof Gerencial (SG), um módulo com informações gerenciais extraídas do Sicof, a Sefaz coloca à disposição da população informações sobre as finanças do Governo do Estado, através do link Prestando Contas ao Cidadão. Ressalte-se, que, a implantação em 1997 do Sistema de Informações Contábeis e Financeiras (SICOF) da Diretoria de Contabilidade Pública da Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, todos os dados da Administração Direta e Indireta, passam a fazer parte de um único banco de dados visando a agilidade e controle dos inúmeros processos existentes no âmbito Estadual. A UESB, como Autarquia Órgão da Administração Indireta, passa obrigatoriamente a fazer parte desse contexto organizacional. Deste modo, com as modificações implementadas no sistema financeiro do Estado, todo o procedimento e rotinas utilizadas pelas instituições afins, tiveram que se ajustar as normas vigentes, e a gerência Financeira da UESB, conforme informações colhidas, adquiriu novos equipamentos, treinou e qualificou pessoal,


25 visando a adequação a nova sistemática que passou a gerir os recursos financeiros do governo da Bahia.

2.7 A burocracia na Administração Pública A burocracia, mesmo nos nossos dias, continua impregnada na administração pública, com suas normas, seus regulamentos, enfim, com todos os elementos capazes cecear, direitos, deveres, obrigando na sua oficialidade, à que cidadãos comuns, se sujeitem a prazos e condições impostas pela máquina burocrática, não oferecendo a sociedade a eficiência e a efetividade do qual se espera ser obrigação do ente público.

2.8 A burocratização versus liquidação da despesa A burocratização se faz presente na estrutura da gerência financeira da UESB, tendo em vista que, todos os procedimentos processuais naquela unidade, estão direta ou indiretamente atrelados ao Sistema SICOF/PRODEB, do Governo do Estado, que define todos os procedimentos na área financeira, bem como, as ações humanas que são definidas com os deveres de cada agente em suas diversas funções. Max Weber (1904), entende que: a burocracia é um tipo de dominação que, na modernidade, se estrutura em princípios cujos regulamentos, normas e ações humanas são distribuídas de forma fixa como deveres oficiais, isto é, atribuições oficiais fixas. É elemento central da estrutura organizada burocraticamente a adoção de medidas metódicas, estáveis, em que a autoridade pode usar até de meios coercitivos, para o cumprimento dos deveres e direitos estabelecidos.

Ainda, de acordo o artigo Paiva (2004) publicado na Revista Acadêmica, aduz que: hoje em dia, quando pensamos em burocratização, tendemos a vê-la como uma máquina superampliada, responsável muitas vezes pela centralização das decisões e pela importância nos resultados das políticas públicas dos governos.


26 Em sua experiência de pesquisa, diz o autor; encontrei muitas vezes uma visão de burocracia bastante reduzida, pois todo o processo é diminuído segundo a dinâmica de funcionamento de repartição e instituição.

É necessário que a administração pública, tenha como objetivo dos seus procedimentos, criar meios para que os serviços prestados a sociedade, venha a estar de acordo com suas necessidades e possa realmente, ser um elo de interação entre o ente público e o cidadão.

2.9 Gastos públicos Por gastos públicos em geral, compreende-se os fixados na lei orçamentária ou em leis especiais e destinados à execução dos serviços públicos e dos aumentos patrimoniais; à satisfação dos compromissos da dívida pública; ou ainda à restituição ou pagamento de importâncias recebidas a título de cauções, depósitos, consignações etc.

2.10 O Significado dos Gastos da Universidade Nos gastos efetivados pelas universidades, sobretudo às públicas, a relevância social se materializa na formação de cidadãos, na formação de capital humano qualificado, visando acima de tudo a melhoria das condições de vida da população em geral, por intermédio de pesquisas científicas. Com base no entendimento do Lopes (2003, p.123), a universidade pública é um importante instrumento de transformação social e econômica em todos os países, sendo ainda maior em países em desenvolvimento como o Brasil. Essas instituições são responsáveis por expressivas parcelas de geração e transmissão de conhecimentos; produção; apoio e divulgação de pesquisas; reprodução da inteligência nacional, preservação e difusão de nossa cultura; prestação de serviços a nação. Nas regiões e municípios menos desenvolvidos, essa importância é ainda maior em função do volume de recursos financeiros movimentados, os quais produzem efeitos positivos sobre a estrutura produtiva local, gerando, com os seus gastos, efeitos de encadeamento.


27 2.11 Impacto financeiro da UESB na economia de Vitória da Conquista A movimentação de recursos financeiros por parte da UESB em Vitória da Conquista, dá origem a variados efeitos multiplicadores, que beneficiam de maneira direta ou indireta à todas as cidades que de alguma maneira mantém ligações com nosso município, e, de maneira especial, àquelas onde a universidade mantém campus. Trazendo como conseqüência desenvolvimento econômico, financeiro e social a nossa região. Segundo Lopes (2003, p.155): os impactos financeiros da UESB na economia de Vitória da Conquista se dão de três formas: primeiro – gastos para expansão e manutenção da Instituição e se traduz nos investimentos em obras e equipamentos e nas demais despesas de custeio; segundo – gastos realizados por professores e funcionários, com recursos provenientes dos salários pagos pela universidade; e terceiro – gastos de alunos oriundos de outros Municípios. Do total dos gastos realizados pela UESB, no Município de Vitória da Conquista,

Ainda de acordo Lopes (2003, p.156) as despesas correntes representam 94,37% da despesa total. Destas despesas o gasto corrente de pessoal representa 72,5% contra 27,5% das despesas com custeio e as de capital 5,63%. As despesas de custeio correspondem aos gastos de manutenção da instituição; limpeza, material de escritório, transporte, despesas com energia elétrica, segurança, telefone, água, manutenção de equipamentos, pagamentos de diárias entre outras. As despesas de capital refere-se a obras de construção civil.


28 3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA 3.1 Histórico da instituição O surgimento da UESB, ocorreu a partir de uma política de interiorização contida no Plano Integral de Educação do Governo do Estado da Bahia, de 1969, com a instalação das unidades da Faculdade de formação de Professores nos Municípios de Vitória da Conquista e Jequié. Em 1980 foi criada a Autarquia Universidade do Sudoeste (US), através da Lei delegada nº 12 de 30/12/80, tendo sua regulamentação implementada pelo Dec. Nº 28.169 de 25/08/81, sendo a ela incorporadas as Faculdades de Formação de Professores, a Faculdade de Administração e outras Unidades que viessem a ser instituídas e a ela vinculadas. O período da existência como Autarquia Universidade Sudoeste da Bahia (US), foi marcada por mudanças significativas que constituíram-se nas bases para os grandes desafios que a US teria que enfrentar ao buscar as saídas possíveis para atender as demandas sociais, econômicas e culturais da Região Sudoeste da Bahia. Nesse sentido, foram implantados os seguintes cursos: Agronomia em Vitória da Conquista; Zootecnia em Itapetinga e Enfermagem em Jequié. Além do reconhecimento dos Cursos de Letras em Vitória da Conquista e dos Cursos de Letras e Ciências em Jequié. Seis anos após a sua integração e funcionamento como Autarquia Universidade do Sudoeste (US), esta instituição foi autorizada a funcionar como Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia (UESB), pelo Dec. nº 94.250, de 22/04/1987. Os campi autorizados e hoje em funcionamento são: campus de Vitória da Conquista, campus de Jequié e campus de Itapetinga. Finalmente, o credenciamento da Universidade Estadual do Sudoeste da Bahia é concedido pelo Decreto estadual nº 7.344 de 27 de maio de 1998. A decisão do Governo da Bahia de criar a UESB e as demais universidades estaduais se deu dentro de um processo de interiorização do ensino superior no Estado com dois objetivos básicos: suprir a escassez de investimentos, nesse setor, por parte do governo federal, e contribuir para o fortalecimento das grandes cidades médias baianas em seu processo de articulação com suas próprias regiões de influência.


29 Por apresentar melhores condições de infra-estrutura, a Cidade de Vitória da Conquista foi escolhida para sediar a administração da UESB. Foram extintas as Faculdades de Formação de Professores e de Agronomia em Vitória da Conquista, Faculdade de Formação de Professores e de Enfermagem em Jequié e a Faculdade de Zootecnia em Itapetinga; cedendo lugar aos Campus universitários de Itapetinga, Jequié e Vitória da Conquista. A implementação da política de expansão da UESB, com a implantação de novos cursos, foi marcada pela participação de toda comunidade regional, que, em movimentos organizados nas Cidades de Vitória da Conquista, Jequié e Itapetinga, fizeram gestão junto ao Governo do Estado, resultando na ampliação do número de cursos que viriam a ser oferecidos por esta Universidade na década de 90, tais como: cursos de; Educação Física, Pedagogia, Fisioterapia, Matemática, Direito, Economia, Comunicação, Ciências da Computação e engenharia de Alimentos nos diversos campus, e, mais recentemente, os cursos de Odontologia em Jequié e Medicina em Vitória da Conquista, antigas reivindicações de toda comunidade da região Sudoeste da Bahia. A UESB em sua organização formal, é composta da seguinte estrutura: 3 Órgãos de Administração Superior: Conselho Universitário (CONSU), Conselho Superior de Ensino e Extensão (CONSEPE), e Conselho de Administração (CONSAD). Complementando essa Administração superior temos a Reitoria (órgão executivo), a Procuradoria Jurídica e 04 Pró-Reitorias: Pró-Reitoria de Graduação, Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários, Pró-Reitoria de Pós-Graduação e a Pró-Reitoria de Recursos Humanos. O corpo docente da UESB é formado por 643 professores, sendo 544 efetivos, 82 substitutos e 17 visitantes. O quadro de servidores técnicoadministrativo que dá suporte as atividades desenvolvidas pela Universidade é formado por 347 funcionários nas categorias: Nível Superior, Nível Médio e Nível de Apoio. O corpo discente é formado, principalmente por alunos oriundos de toda a região Sudoeste e do Norte de Minas Gerais, com mais de 6.000 alunos matriculados. Acrescente-se, ainda, que o campus de Vitória da Conquista, dispõe de uma área de 24.515 m² de salas de aula, laboratórios, biblioteca, módulos administrativo e acadêmico, um ginásio de esporte e um centro de convivência, a qual está localizada à 3 km do Município.


30 3.2 Missão Realizar com efetividade o ensino, a pesquisa e a extensão, produzindo, sistematizando e socializando conhecimentos para a formação de profissionaiscidadãos, visando à promoção do desenvolvimento humano.

3.3 Visão “Ser referência em educação e transformação social.”

3.4 Execução financeira O sistema financeiro da UESB, é definido através de planejamento anual pela Assessoria de Planejamento (ASPLAN), em comum acordo com a orientação da Reitoria e referendado pelo conselho de Administração daquela Instituição. Ao iniciarmos os trabalhos, tomamos conhecimento que a função principal da Gerência Financeira é finalizar todo processo de pagamento da UESB. Processos esses referentes a materiais de consumo e permanente, prestação de serviços, contratos diversos, repasse de fundações, RH despesas com pessoal em seus diversos estágios e toda despesa seja com pessoa física ou jurídica. Todo o trabalho é desenvolvido através do sistema SICOF/PRODEB, do Governo do Estado da Bahia, coordenado pela Secretaria da Fazenda, órgão responsável pela liberação e fiscalização da aplicação dos recursos. Dentro do sistema de informações contábeis e financeiras SICOF, existem 08 (oito), subsistemas, que são acessados pelos encarregados dos diversos setores através

de

senhas

pré-estabelecidas,

que

são:

Cadastramento,

Controle

Orçamentário, Execução Financeira (DEPAT), Execução Orçamentária e Financeira, Integração com Outros Sistemas, Abertura/Encerramento de contas, Consultas e relatórios, todos precedidos por um protocolo informatizado que facilita as informações processuais, onde a pesquisa é feita através do CPF ou CNPJ, aparecendo automaticamente o número do respectivo empenho constando os serviços prestados e/ou materiais fornecidos e valores a serem pagos. que


31 sequencialmente atende a todas as informações necessárias à liquidação da despesa. 4.5 Rotinas e procedimentos da liquidação da despesa Atendida as especificidades impostas pelo sistema SICOF/PRODEB, os trabalhos voltam-se para a estrutura interna da Gerência financeira, onde percebese dentro do contexto daquela Unidade, as funções e as atividades desenvolvidas pelos profissionais responsáveis pelo suporte à liquidação das despesas com os procedimentos abaixo descritos.

4.6 Pré-liquidação e liquidação Pré-liquidação – de cunho interno da UESB, setor onde se antecipa a liquidação da despesa em todos os seus elementos básicos, através de uma análise criteriosa de todos os elementos constantes de um processo regular de empenho, visando posterior encaminhamento à liquidação final, já assegurado os preceitos legais. Liquidação - Setor responsável pela análise do empenho em todos os seus aspectos legais: dotação orçamentária, emissão de empenho no elemento de despesa e fonte apropriada, atesto da prestação dos serviços, contas específicas para pagamento dos débitos, contas dos diversos clientes seja, pessoal, diárias, estagiários, prestadores de serviços, convênios ou contratos em geral. 4.7 Tesouraria Análise de conciliações bancárias, concessão de uso, contratos de espaços físicos, compras, licitações, recebimento de valores, informações sobre pagamentos e responsabilidade sobre a movimentação das contas da UESB. A nível federal trabalha com o Banco do Brasil e estadual com o Bradesco, para todo processo de receita é montado um processo na tesouraria, o mesmo acontece com os convênios para melhor acompanhar as conciliações bancárias.


32 4.8 Setor contábil e patrimonial Cuida dos controles dos bens de consumo e permanente, exceto acervo bibliográfico (específico), trabalha em total integração com o almoxarifado e este, por necessidades internas, separa os setores de consumo e permanente para um melhor adequação de serviços. A classificação do material e tombamento é efetuado pelo setor de patrimônio e almoxarifado e classificação por item e relatório contábil do bem, Evento – plano de contas, obedecendo normas do governo estadual, pelo setor contábil. Ainda, dentro do contexto do setor Contábil e Patrimonial, a definição dos bens e manuseio, bem como, sua avaliação por custo médio/obrigatório, é feito através instrução SICOF. Dando suporte à esses trabalhos, anualmente são efetivados inventários de materiais seja de bens de consumo ou permanente, por comissões nomeadas por portarias do reitor da UESB e publicadas no D.O.

4.9 Adiantamento Despesa de caráter emergencial, utiliza-se o sistema LUPUS - programa de controle interno da UESB, com acompanhamento do processo do nível intermediário ao topo, fiscalizando todos os gastos efetuados por servidores na utilização de recursos públicos e destinados a despesas de pronto atendimento e não enquadradas nos empenhos rotineiros. Existe todo um ritual para a liberação desses recursos, desde consulta ao TCE do estado, a verificação da probidade daqueles correntistas que movimentarão esses recursos. Além disso, existe um limite de gasto por unidade conforme plano trimestral de aplicação, com a liberação desses adiantamentos tendo um prazo máximo de liberação até 90 dias antes do encerramento do exercício financeiro.

4.10 Pagamento de pessoa jurídica/física Pagamentos relativos a prestação de serviços, seja pessoa Física ou Jurídica, aquisição de bens de consumo ou permanente, sejam por dispensa de licitação ou dentro dos limites da lei de licitação, onde se realiza todo processo de Pré-liquidação


33 e liquidação dos processos, efetuando-se os descontos tributários e previdenciários necessários, atendendo a todas as necessidades da Instituição UESB.

4.11 Bolsistas e estagiários A Gerência Financeira, além de todas as atividades acima especificadas, executa serviços de liquidação em diversos processos relativos a estagiários e bolsistas, que provêm serviços de apoio às diversas unidades da UESB. Todos

os

trabalhos

desenvolvidos

na

Gerência

Financeira,

são

acompanhados e fiscalizados pela Assessoria de Controle Interno (ACI), Órgão fiscalizador da própria UESB e pelo Tribunal de Contas do Estado da Bahia. Objetivando agregar valor as ações desenvolvidas na Gerência Financeira, fizemos trabalhos paralelos na Assessoria de Planejamento (ASPLAN) e na Gerência de Recursos Humanos (GRH), procurando conhecer as atividades desenvolvidas

por

essas

Unidades,

sobretudo

no

tocante

as

Dotações

Orçamentárias e as atividades desenvolvidas pela GRH em benefício dos servidores daquela Instituição.

4.12 Assessoria de planejamento (ASPLAN) Suas especificidades e objetivo geral dentro da UESB. É responsável pelo planejamento do orçamento geral da Instituição, trabalhando em conjunto com as demais Unidades administrativas, tendo por objetivo cumprir as metas orçamentárias traçadas pela reitoria para o exercício fiscal exigível. A Dotação orçamentária é formada por diversas fontes, entre estas, destacam-se: 00 – Conta Única do Tesouro Estadual 28 – Dotação Estadual – Fundo de Combate a Pobreza 40 – Dotação Própria 61 – Dotação federal 64 – Dotação Privada 66 – Dotação Internacional (Unesco)


34 Especificação dos Empenhos: Ordinário – Estimativa – Global Qualquer ordem de empenho passa obrigatoriamente pelo crivo do assessor Chefe da Secretaria de Planejamento (ASPLAN), não havendo divisão de setores e tarefas, ou seja, todos os funcionários desempenham e executam os serviços prestados pela Assessoria. A folha de Pessoal chega na ASPLAN, com o valor do empenho total já determinado. Os serviços efetuados na Unidade são atrelados ao Sistema SICOF/PRODEB, Séc. da Fazenda e ao SIPLAN. Além do controle interno realizado durante todo o exercício pela ACI, o TCE, realiza inspeção 03(três), vezes ao ano fiscalizando os atos praticados naquela Unidade.


35 4 METODOLOGIA Espelhados nos caminhos do funcionamento da máquina burocrática, partimos para a averiguação dos procedimentos técnicos necessários à liquidação das diversas despesas no âmbito da Gerência Financeira da UESB, tendo como referencial os ensinamentos dos mestres Heilio Kohama e João Angélico. A partir de um questionário aplicado, sob forma de entrevista, há de se conhecer as atividades práticas desenvolvidas na Gerência Financeira que tem por função finalizar todo o processo de pagamento dentro da UESB, através das informações dadas pela chefia daquela unidade administrativa e de alguns encarregados que cuidam da liquidação de processos oriundos dos diversos departamentos daquela Instituição, a saber: Almoxarifado (materiais de consumo e permanente), Bolsistas e Estagiários, Pagamento de Pessoa Física, Pagamento de Pessoa Jurídica, Adiantamentos, Diárias, Pagamento de Pessoal (Efetivo e Contratado), prestação de serviços, repasse de fundações e Tesouraria, todos devidamente interligados ao sistema SICOF/PRODEB do Governo do estado da Bahia. A grande massa de recursos, sobretudo o destinado a pagamento de pessoal (efetivos, contratados, estagiários e bolsistas), são oriundos do governo do estado, realizando, ainda, a Instituição, convênios com outras entidades públicas e privadas para pesquisas tecnológicas, que abrangem também, esses tipos de despesas. Além dos recursos acima especificados, existem aqueles próprios oriundos da arrecadação de vestibular e da venda de animais e prestação de serviços à comunidade. 4.1 Procedimento metodológico Para a realização da pesquisa, foi aplicado questionário em forma de entrevista ao gestor e colaboradores da Gerência Financeira da UESB, visando informações sobre o procedimento de liquidação de despesa no âmbito daquela Instituição.


36 4.2 Público alvo O presente estudo constitui-se como valiosa fonte de informação, à todos os cidadãos interessados em transacionar com a UESB, além de fornecer subsídios à toda comunidade acadêmica e ao público em geral. 4.3 Instrumento de pesquisa A presente pesquisa é baseada nas informações técnicas extraídas das normas regulamentares, atreladas ao sistema SICOF/PRODEB, do Governo do Estado, que norteiam as ações do sistema Contábil/financeiro das Instituições públicas no Estado da Bahia. 4.4 Levantamento e análise de dados Conforme determina o SICOF/PRODEB, sistema que disciplina as atividades relativas a liquidação da despesa orçamentária no âmbito das instituições públicas da Bahia, compreende a análise e conseqüente liquidação de todos os processos regularmente inscritos e disponíveis para pagamento, naquela instituição de ensino, desde que, atendam à todas as exigências legais. 4.5 Análise e avaliação dos resultados A metodologia adotada pela UESB, cumpre seu papel de agente condutos de satisfação das necessidades da sociedade, cumprindo fielmente as normas estabelecidas pelos órgãos definidores da política contábil/financeira do estado da Bahia, preconizando ações rápidas e efetivas no atendimento a sua clientela de mofo em geral. Os procedimentos adotados pela Gerência Financeira da UESB para abalisar o desempenho da instituição, são descritos em relatórios anuais, objetivando confrontar os resultados obtidos com as metas planejadas. Pelo cumprimento dos seus objetivos, dentro das condições financeiras disponíveis, podemos avaliar como satisfatório o desempenho das ações daquela Instituição Superior de Ensino, pela constante busca de melhorias em prol da comunidade da Região Sudoeste da Bahia.


37 Os dados extraídos da presente pesquisa, demonstram, que embora atrelados as normativas emanadas do governo do Estado da Bahia, há por parte do gestor e demais colaboradores da GEFIN, muita eficiência na liquidação dos diversos processos de pagamentos naquela gerência.


38 5 CONCLUSÃO Com os conhecimentos extraídos do trabalho em epigrafe, percebe-se integralmente as ações empreendidas na gerência financeira da UESB no que concerne aos trabalhos de liquidação da despesa dos diversos processos que tramitam naquela unidade gestora, podendo conhecer na prática, como se realiza os trabalhos técnicos necessários ao andamento dos serviços na estrutura de uma Empresa Pública, as ações contínuas desenvolvida pelos servidores no dia-a-dia, o conhecimento das tarefas a eles atribuídas, a responsabilidade pelos atos praticados, e, a interação necessária com outros Órgãos Governamentais. De todo o verificado, concluímos que a burocratização das normas emanadas dos Órgãos Superiores, especialmente as do Sistema SICOF/PRODEB, que visa acima de tudo o controle de todos os dados emanados do sistema, às quais, estão atreladas todas as atividades na Gerência Financeira, são essenciais na rotina de trabalho, dando a todos os servidores a certeza de que, utilizando os métodos previamente definidos na legislação, trabalharão com um índice de 100% de acerto em suas atividades rotineiras. Ao aplicar as técnicas legais determinadas pelo sistema SICOF/PRODEB, na aplicação dos recursos financeiros postos a Disposição da UESB pelo Governo do Estado e por outros Órgãos financiadores, o servidor público exime-se de quaisquer falhas técnicas que vierem a ocorrer no sistema, proporcionando a todos que dependem da liquidação da despesa para o recebimento de seus numerários, agilidade e acessibilidade aos seus pagamentos dentro de um prazo mínimo aceitável. As atividades desenvolvidas naquela gerência financeira, demonstram que os servidores que servem naquela unidade, estão preparados para atender a demanda pela liberação dos recursos financeiros nos inúmeros processos que por ali tramitam, sejam pela capacitação técnica ou acadêmica dos diversos profissionais engajados naquela unidade de atendimento aos diversos clientes internos e externos daquela instituição, ou sejam pelos modernos sistemas de tecnologia de informações geradas pelos avançados softwares adquiridos e postos a disposição daquela unidade de trabalho. Sobre a ótica do pesquisado, o Sistema SICOF/PRODEB, através das informações coletadas proporciona as condições ideais para a realização de um


39 trabalho profícuo e eficaz no gerenciamento das questões financeiras do governo do Estado, e por conseqüente da UESB, ensejando ao público em geral, todas as condições para usufruírem dos benefícios que aquela instituição educacional oferta a nossa Região. Nesse sentido, resta, tão somente, sugerir pesquisas futuras buscando alternativas às existentes, no atendimento as expectativas de todos aqueles que de maneira direta ou indireta realizem transações com aquela Universidade.


40 REFERÊNCIAS

ANGÉLICO, João. Contabilidade pública. 8. ed. São Paulo: Atlas, 1994. ASSUNÇÃO, Carlos Henrique Paiva. Artigo. Revista Acadêmica , abr. 2004. Disponível em: <www.revista.ort.in/trabalhos/ABED>. Acesso em: 02 maio 2007. BRASIL. Lei Federal nº 4.320/64. Disponível em: <www.planejamento.jr.gov.br>. Acesso em: 01 jun. 2007. BRASIL. Lei de Licitações nº 8.666/93. Disponível em: <www.comprasnet.gov.br>. Acesso em: 01 jun. 2007. BRASIL. Lei Federal nº 8.883/94. Disponível em: <www.planalto.gov.br>. Acesso em: 01 jun. 2007. INFORMATIVO, Control do Governo do Estado do Rio Grande do Norte. KOHAMA, Heilico. Contabilidade pública: teoria e prática. 9 ed. São Paulo: Atlas, 2003. LIMA, Diana Vaz de; CASTRO, Róbison Gonçalves de. Contabilidade pública: integrando União, Estados e Municípios (Siafi e Siafem). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2003. LOPES, Roberto Paulo Machado. Universidade pública e desenvolvimento local. Vitória da Conquista: ed. UESB, 2003. SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA. SISTEMA SIAF/SICOF. Disponível em: <www.prodeb.gov.br>. Acesso em: 01 jun. 2007. WEBER, Max. A ética protestante e o espírito do capitalismo. Disponível em: <www.culturabrasil.org/WEBER>. Acesso 2 maio 2007.


41

APÊNDICE


42 APÊNDICE A - Questionário - Atividade Aplicada Este questionário faz parte da conclusão de um trabalho de pesquisa, realizada junto a Gerência Financeira da UESB, como forma de monografia para obtenção do título de Bacharel em Administração Agroindustrial da Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR. 1. Qual o papel da Gerência Financeira no âmbito da UESB ? 2. Tesouraria – Funções dentro do contexto da Gerência Financeira? 3. Pré-liquida? Significância dentro da Liquidação da despesa? 4. Adiantamento – A importância do Adiantamento na estrutura da UESB? 5. ASPLAN – quais as suas especificidades e objetivo geral? 6. Qual a finalidade do sistema LUPUS? 7. Setor Contábil e Patrimonial - quais as funções básicas? 8. Assessoria de Controle Interno (ACI) – quais atividades controla? 9. Liquidação de despesa de Pessoa Jurídica e pessoa Física, qual a Diferença? 10. Controle de diárias de viagens – como mensurar?


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ANEXOS


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ANEXO A - Sistema informações contábeis e financeiras.


45


46

ANEXO B - Balanรงo financeiro.


47


48

ANEXO C - Orรงamento fiscal.


49


50


51


52

ANEXO D - Organograma setor financeiro.


M0389