Page 1

FACULDADE INDEPENDENTE DOS NORDESTE - FAINOR CURSO DE GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS

ÉDEN JOHN RODRIGUES SILVA

CONTROLE INTERNO FINANCEIRO E FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTAS DE GESTÃO FINANCEIRA NA AME COMÉRCIO E SERVIÇO LTDA

VITÓRIA DA CONQUISTA 2013.2


ÉDEN JOHN RODRIGUES SILVA

CONTROLE INTERNO FINANCEIRO E FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTAS DE GESTÃO FINANCEIRA NA AME COMÉRCIO E SERVIÇO LTDA

Artigo apresentado à Faculdade Independente do Nordeste, curso de Ciências Contábeis, como pré-requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador (a): Prof. Msc. Abmael da Cruz Farias.

VITÓRIA DA CONQUISTA 2013.2


ÉDEN JOHN RODRIGUES SILVA

CONTROLE INTERNO FINANCEIRO E FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTAS DE GESTÃO FINANCEIRA NA AME COMÉRCIO E SERVIÇO LTDA

Aprovado em:____/____/____

BANCA EXAMINADORA

_______________________________________________ MSC. ABMAEL DA CRUZ FARIAS FAINOR

_______________________________________________ Nome do 2º Componente: FAINOR

_______________________________________________ Nome do 3º Componente: FAINOR


CONTROLE INTERNO FINANCEIRO E FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTAS DE GESTÃO FINANCEIRA NA AME COMÉRCIO E SERVIÇO LTDA

1

Éden John Rodrigues Silva 2 Abmael da Cruz Farias

RESUMO Em um mercado cada vez mais competitivo é necessário buscar a excelência empresarial para gerar mais qualidade e confiabilidade da informação para o auxílio à decisão. Desta forma pode-se dizer que não somente a empresa precisa da administração, mas também toda e qualquer atividade organizada para que seja alcançado determinado objetivo sem desperdício, combinando assim os meios e objetivos com eficiência e eficácia. O objetivo deste artigo era analisar as contribuições do controle interno dos procedimentos operacionais adotados nos setores da empresa AME Comércio e Serviços Ltda. A pesquisa foi baseada em um estudo de caso, junto com pesquisa bibliográfica e descritiva, a partir de investigações de pesquisa desenvolvidas com base em material já elaborado, constituído em livros e artigos científicos pode-se aplicar em um caso específico para que pudesse ser apresentada uma proposta de controle financeiro. Esta pesquisa concluiu que o controle interno tem o objetivo de proteger o patrimônio da empresa utilizando procedimentos para ajudar a administração obter informações corretas na tomada de decisão, possibilitando que o planejamento financeiro possa ser baseado em dados confiáveis. Palavras-Chave: Controle; Planejamento Financeiro e Tomada de decisão. ABSTRACT In an increasingly competitive market it is necessary to seek to generate more business excellence quality and reliability of information for decision support . Thus it can be said that not only the business needs of the administration , but also any and all activities organized for that particular goal is achieved without waste , thereby combining the means and objectives efficiently and effectively . The purpose of this article was to examine the contributions of internal control operating procedures adopted in the sectors of trade and services company AME Ltda . The research was based on a case study , along with bibliographic and descriptive research from investigations carried out research based on material already prepared , consisting in books and scientific articles can be applied in a specific case that could be presented a proposal for financial control . This research has concluded that internal control is designed to protect the company's assets using procedures to assist management to

1

Graduando do curso de Ciências Contábeis pela Faculdade Independente do Nordeste (FAINOR). E-mail: edenjohn@bol.com.br 2 Professor Orientador


obtain correct information in decision making , enabling financial planning can be based on reliable data. Keywords : Control , Financial Planning and Decision Making.

1. Introdução A finalidade deste projeto de pesquisa é aplicar o Controle Interno como ferramenta na Gestão Financeira da AME Comércio e Serviços Ltda. considerando a eficácia na prevenção de erros, impedindo que o gestor tome decisões precipitadas que venha trazer risco e prejuízos à empresa. O setor financeiro de uma entidade é fundamental para se manter firme no mercado, pois é neste setor que são registradas todas as operações realizadas, elaborando informações necessárias para auxiliar na tomada de decisão. É necessário que as entidades mantenham um eficiente controle interno, visto que os recursos são prioridade para que a entidade possa criar projeto e traçar metas, sendo assim o setor financeiro deve ser devidamente controlado para garantir sua correta aplicação. Os controles internos podem ser definidos como os processos executados para fornecer segurança razoável com relação ao cumprimento dos objetivos da instituição quanto à eficiência e eficácia nas operações; integridade e fidelidade dos relatórios financeiros e aderências com as leis e normas aplicáveis, desta forma a organização deve elaborar plano eficaz, estabelecidos pela a administração, de maneira ordenada de forma que os ativos sejam protegidos, comprovando a veracidade e a credibilidade de seus dados contábeis. Os avanços tecnológicos e desenvolvimentos de métodos mais eficientes nos processos operacionais faz com que as empresas busquem por métodos operacionais mais eficazes, estimulando a gestão dentro da organização e a participação de pessoas nos processos para atingirem os objetivos da empresa. A padronização dos controles e dos procedimentos operacionais possibilita seguir um padrão, garantindo a veracidade das informações classificando as ações salvaguardando a integridade dos ativos patrimoniais da empresa.


A auditoria interna pelo próprio modelo de gestão operacional auxilia a gestão na toma decisão, assegurando e avaliando estratégias de sistema de controle interno, tornado as entidades empresárias mais sólidas e competitivas. 2. Objetivos Os objetivos deste trabalho dividem-se em gerais e específicos: 2.1. Objetivos gerais:

Analisar as contribuições do controle interno dos procedimentos operacionais adotados nos setores da empresa AME Comércio e Serviços Ltda.

2.2. Objetivos específicos:

Demonstrar a importância dos processos de melhoria.

Descrever as contribuições da auditoria interna para empresa.

Apresentar procedimentos a serem aplicados no Setor Financeiro da empresa.

3. Referencial Teórico da Pesquisa 3.1. Administração Geral Com o mercado cada vez mais acirrado e com o surgimento de tecnologias e inovações constantes torna-se necessário que a empresa seja bem administrada, com um amplo conhecimento e aplicação correta dos princípios técnicos. Pode-se dizer que não somente a empresa precisa da administração, mas também toda e qualquer atividade organizada para que seja alcançado determinado objetivo sem desperdício, combinando assim os meios e objetivos com eficiência e eficácia.


3.2. Planejamento As

transformações

provocadas

pelos

avanços

tecnológicos

e

a

interdependência das empresas e das pessoas, planejar se tornou necessário para que os objetivos sejam almejados. Para Silva (2007), planejar “é uma função importantíssima da administração a fim de prever as incertezas do futuro, tais como: problemas e oportunidades ocorrentes das mudanças”. Assim o planejamento facilita o administrador a prever o que poderia afetar positiva ou negativamente as operações de suas organizações e desenvolver planos para adaptações dessas contingências. Segundo Montana & Charnov (2003, p. 2) “a administração é o trabalho com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros”. 3.3. Gestão Financeira A razão mais importante pela gestão financeira em qualquer organização é de assegurar que a empresa saiba de quanto dinheiro vai necessitar, como obter o dinheiro de que necessita e como deve empregar esse dinheiro para alcançar os seus objetivos de forma ética, responsável e sustentável. É impossível uma organização sobreviver sem uma gestão financeira apropriada. 3.4. Planejamento Financeiro O processo de planejamento financeiro começa com a elaboração de planos financeiros de longo prazo, que são os planos com períodos de dois a dez anos, encontram-se mais facilmente planos com cinco anos. Eles fazem parte, juntamente com planos de marketing e de produção, de uma estratégia integrada, onde orientam a empresa em qual direção tomar para alcance de seus objetivos estratégicos. (GITMAN, 2004).


Segundo Gitman (2004, p.93): O planejamento financeiro de curto prazo começa com a previsão de vendas. [...] Com base nos planos de produção, a empresa pode estimar as necessidades de mão-deobra, os gastos gerais de produção e as despesas operacionais. Uma vez feitas as estimativas, torna-se possível preparar a demonstração projetada de resultado e o orçamento de caixa da empresa. Com esses elementos básicos [...] pode-se finalmente confeccionar o balanço patrimonial projetado.

3.5.Controle Interno 3.5.1. Conceitos de Controle Internos Segundo Attie (2011, p.188), “O controle interno, compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade dos seus dados contábeis, promoverem a eficiência operacional e encorajar a adesão às políticas traçadas pela administração.” Os controles internos são de extrema importância nas organizações. Sua utilização, de forma eficaz, permite as empresas obter informações com maior exatidão, podendo fazer uso dos dados gerados para assim atingir os resultados planejados. 3.5.2. Objetivos do Controle Interno O controle interno tem o objetivo de proteger o patrimônio da empresa utilizando procedimentos para ajudar a administração obter informações corretas na tomada de decisão. Attie (2011, p. 195) apresenta quatro objetivos básicos dos controles internos, sendo eles: “salvaguarda dos interesses da empresa; precisão e confiabilidade dos informes e relatórios; estímulo à eficiência operacional e aderência às políticas existentes”. 3.5.3. Tipos de Controle Interno Os controles internos podem ser classificados em dois grupos: contábil e administrativo.


“Controles administrativos compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência operacional, bem como o respeito à obediência das políticas administrativas” e os controles contábeis estão relacionados aos interesses patrimoniais da empresa e sua demonstração contábil”. (Attie, 2011,p. 193)

De acordo com Sá (2002, p. 106), “controles contábeis são aqueles que se relacionam diretamente com o patrimônio e com os registros e demonstrações contábeis”. Para Attie (2011, p. 192), o “controle contábil: Compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguardar do patrimônio e fidedignidade dos registros contábeis”. 3.6. Auditoria interna A auditoria interna é uma atividade de avaliação interna independente existente dentro de uma organização, destinadas às revisões das operações contábeis, financeiras, fiscais etc. Os resultados de seu trabalho visam prestar assessoria à administração. A auditoria interna é, portanto, um controle administrativo cuja atribuição é verificar e avaliar a efetividade dos demais controles. Assim, podemos dizer que o objetivo geral do trabalho de auditoria interna consiste em prestar assistência a todos os membros da administração, no sentido de levar a um cumprimento eficiente de suas responsabilidades, proporcionando-lhes análises, avaliações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. (ATTIE, 1987, p. 72).

Na perspectiva de Sá (1989, p. 17), a “auditoria é uma das aplicações dos princípios científicos da contabilidade, baseada na verificação dos registros patrimoniais para observa-lhes a exatidão, embora este não seja o seu exclusivo objeto”. As contribuições da auditoria interna para Jund (2001, p.31) não é apenas mais um instrumento de controle criado pela administração, mas sim um meio indispensável de confirmação de que os procedimentos estão de acordo com o planejado, assegurando maior tranquilidade para a própria administração, clareza para os investidores, fisco e para a sociedade. Isto e muitos outros fatos, segundo os autores constituem as vantagens que a auditoria interna pode oferecer e podem assim ser elencadas:


• Para administração da empresa: fiscaliza a eficiência dos controles internos; assegura maior correção dos registros contábeis; opina sobre a adequação das demonstrações contábeis; dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de despesas; possibilita apuração de omissões no registro das receitas, na realização oportuna de débitos; contribui para a obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; aponta falhas na organização administrativa da empresa e nos controles internos. • Para os investidores: contribui para maior exatidão das demonstrações contábeis; possibilita melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira das empresas; assegura maior exatidão dos resultados apurados. • Para o fisco: permite maior exatidão das demonstrações contábeis; assegura maior exatidão dos resultados apurados; contribui para maior observância das leis fiscais. • Para a sociedade: dá credibilidade às demonstrações contábeis dessas empresas; assegura a veracidade das informações, das quais dependerá a tranquilidade quanto à sanidade das empresas e à garantia de empregos; informa, através das demonstrações contábeis do conjunto das empresas, o grau de evolução e solidez da economia nacional.

3.7. Fluxo de Caixa A seguir será apresentado fluxo de caixa como um instrumento primordial para a gestão financeira, buscando conceituar, identificar a finalidade e os métodos de elaboração. 3.7.1 Conceito e finalidade A empresa, que está em continuidade, realizando operações de vendas, compras, investimento, a qualquer tempo pode passar por momentos de escassez de crédito, queda do faturamento, altas taxas de juros, e para isso se faz necessário a utilização de controles financeiros que possibilitam o conhecimento dos recursos de caixa. De acordo com Assaf Neto (2002, p.39) “para se manterem em operação, as empresas devem liquidar corretamente seus vários compromissos, devendo como condição básica apresentar o respectivo saldo em caixa nos momentos dos vencimentos”. A insuficiência de caixa pode determinar cortes nos créditos, suspensão de entregas de materiais e mercadorias, e ser causa de uma série descontinuidade em suas operações. Neste contexto, cabe destacar o instrumento


de gestão financeira, o fluxo de caixa, que possui como foco principal a gestão das disponibilidades da empresa. O Fluxo de caixa é uma ferramenta que facilita a visualização e compreensão das movimentações financeiras num período preestabelecido, permitindo a verificação de sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, 29 possibilitando ao empresário-administrador planejar melhor suas ações. Conforme Santos (2001, p. 57), “o fluxo de caixa é um instrumento de planejamento financeiro, que tem por objetivo fornecer estimativas da situação de caixa da empresa em determinado período de tempo à frente”. Neste sentido, o fluxo de caixa é de fundamental importância para as empresas, constituindo-se numa indispensável sinalização para tomada de decisão. As informações fornecidas pelo fluxo de caixa possibilitam a administração acompanhar e programar as entradas e saídas dos recursos financeiros, de forma que a empresa possa operar de acordo com as metas e objetivos determinados a curto e longo prazo. (Sá, 1998) Através do fluxo de caixa, Sá (1998) tem-se um retrato fiel da situação financeira da empresa. Com a projeção do mesmo pode-se evidenciar tanto o passado como o futuro, permitindo assim verificar dia a dia a evolução do disponível, podendo se prevenir com antecedência e tomar as cabíveis decisões para enfrentar a falta ou a sobra de recursos. Santos (2001, p.57), define as finalidades do fluxo de caixa como: “As projeções de caixa da empresa tem várias finalidades, a principal delas é informar à capacidade que a empresa tem para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo.”. Ainda para ele, o fluxo de caixa tem outras finalidades como: planejar empréstimos e financiamentos; maximizar o rendimento das aplicações das sobras de caixa; avaliar o impacto financeiro de variações de custos e avaliar o impacto financeiro de aumento de vendas. 3.7.2. Benefícios do fluxo de caixa O fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial importantíssima para qualquer negócio, pois contém informações fundamentais para a tomada de decisões financeiras e operacionais.


Conforme Silva (2006, p.493), a análise do fluxo de caixa deve nos possibilitar: a) Na parte operacional, deve proporcionar condições de tirar conclusões acerca dos seguintes itens: 1- Recebimento de clientes em decorrência do volume de vendas e da política de prazos concedidas. Pode mostrar ainda, os adiantamentos recebidos dos clientes, os abatimentos e os incobráveis, quando for o caso; 2- Pagamento aos fornecedores, volume de compras, variação de fornecedores [...]; b) Na parte estratégica, deve possibilitar adequado conhecimento, relativo aos seguintes itens: 1- O comprometimento de recursos com novos investimentos ou a liberação de recursos provenientes das desmobilizações; 2- As aquisições de novas participações acionárias em outras empresas [...]; 3- Qual o volume de terceiros captado com vencimento para o longo prazo, averiguando suas origens; 4- O montante do capital aportado pelos acionistas; 5- Quanto do caixa é destinado ao pagamento de dividendos. c) Na parte de tática de tesouraria, precisamos compreender os seguintes itens: 1- Qual o volume de empréstimo bancário de curto prazo e desconto de duplicatas que ingressou na empresa e qual a razão; 2- Qual o montante que a empresa desembolsou para efetuar pagamentos de juros e qual a razão; 3- Quais as receitas financeiras do período.


Este instrumento disponibiliza a administração, o verdadeiro saldo de caixa, buscando a otimização através da conciliação das entradas e saídas. Permite, assim, a empresa conhecer seu ponto de equilíbrio de caixa, ou seja, quanto à empresa precisa ter disponível durante um determinado período, para honrar com seus compromissos assumidos. Segundo Silva (2006), “o fluxo de caixa permite planejar, organizar, dirigir 39 e controlar os recursos financeiros para visualizar a real situação financeira da empresa de curto e de longo prazo”. Portanto, ainda de acordo com o autor acima, o fluxo de caixa é um demonstrativo dinâmico, de fácil compreensão onde disponibiliza todas as informações precisas, para o efetivo controle nos recursos financeiros, sendo um instrumento fundamental para uma eficaz gestão financeira. 4. Metodologia No desenvolvimento desta pesquisa foi feito um estudo de caso, junto com pesquisas bibliográfica e descritivas. De acordo com Lakatos e Marconi (2001, p. 187), as pesquisas descritivas consistem em investigações de pesquisa empírica cuja principal finalidade é o delineamento ou análise das características de fatos ou fenômenos [...]”. Conforme Gil (2002, p.44), a pesquisa bibliográfica “é desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos”. 4.1.2. Pesquisa Descritiva ou de Campo Foi necessário a pesquisa descritiva ou de campo, pos de acordo Andrade (1999,p.107) [...] quanto aos objetivos ela é do tipo descritiva, pois os fatos são observados, registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador interfira neles. [...] Quanto aos procedimentos será uma pesquisa de campo, pois baseia-se na observação dos fatos tal qual como ocorrem na realidade; seja quanto ao objeto de estudo, já que coleta dados onde ocorrem espontaneamente os fenômenos.


4.1.3. Coleta de Dados A pesquisa teve como instrumentos de coleta de dados uma forma sistemática, sendo assim planejada, organizada e estruturada, conforme Andrade (2002, p.33) quando planejada, estruturada. No que tange a participação a pesquisa será observatório logo não participante, conforme Andrade (2002, p.33) o pesquisador limita-se à observação dos fatos. 4.1.4. Descrição da Empresa A AME Comércio e de Peças e Serviços Ltda., é uma empresa que atua no ramo de Comércio e varejo de peças e acessórios novos e usados para veículos automotores e Serviços de manutenção e reparação dos mesmos. Localizada na cidade de Vitória da Conquista, no sudoeste baiano, tendo como proprietário o Edvaldo Santos Oliveira, que foi empregado durante 20 anos em uma empresa no ramo de peças e serviços, percebeu a necessidade de ter seu próprio negócio, uma empresa especializada no serviço de manutenção e vendas de peças para automotores da marca Scania. Com sede própria, aproximadamente 1000 mº, a AME Comércio e de Peças e Serviços Ltda., é administrado por sua sócia e esposa Elisângela, organizando a parte operacional e financeira, tendo 08 colaboradores, 02 na vendas, 5 responsáveis pela prestação de serviço e uma na função de serviços gerais. A empresa dispõe de instalações modernas, com o principal objetivo proporcionarem aos clientes agilidade, eficácia e eficiência no atendimento e na realização dos serviços. 5. Descrição dos Procedimentos Utilizados no Setor Financeiro Os procedimentos utilizados pela empresa no setor financeiro para fim de atingir os objetivos propostos nesta pesquisa, para uma melhor analise serão divididos em: Caixa/Bancos, Contas a Receber, Contas a Pagar e Estoques. Para elaboração desta descrição foram observadas as praticas utilizadas no setor financeiro da empresa, bem como a descrição dos colaboradores que atuam no setor.


Foi observado que não possui manual de procedimentos no setor financeiro, onde os registros de recebimentos e pagamentos efetuados diariamente são registrados em uma planilha Excel. A sócia Elisângela que exerce a função de caixa, contas a pagar e conta a receber, quanto ao proprietário o senhor Edvaldo cabe a função de gerenciar o setor de vendas, compras, bem como o controle de estoque. 5.1. Disponibilidades (Caixa/Bancos) O numerário da empresa que é a soma de caixa e bancos a empresa procede do seguinte modo. O caixa à empresa possui uma pequena reserva para possíveis pagamentos emergenciais, esta reserva é estipulada no valor de R$ 500,00 (Quinhentos reais), pois quando a empresa necessita de um valor um pouco mais alto, a sócia-administradora financeira, efetua estes pagamentos através de cheques. A responsável pelo caixa é a pessoa do financeiro que faz todos esses controles através de lançamentos manuscritos, e depois lançados em uma planilha, a entrada e saída de caixa do dia, porém não faz uma devida segregação, de recebimentos em espécie, cheques e cartão. Quanto aos bancos a empresa possui conta corrente em 2 (duas) instituições, é feito pela a responsável pelo setor financeiro da empresa realizando a impressão dos extratos bancários uma vez por semana, onde é confrontada os lançamentos com respectivos comprovantes para a conferência de saldo e comprovação da baixa dos cheques que foram compensados O controle de emissão de cheques é feito na mesma planilha das contas á pagar feita do Excel, onde consta o valor, data de compensação, data de emissão, favorecido, número do cheque. Nesta planilha é efetuado o acompanhamento da baixa dos cheques compensados. Os cheques são emitidos nominais a pessoas jurídicas ou físicas, são solicitados ao banco de acordo com a necessidade e ficam guardados no cofre da empresa sob a responsabilidade do setor financeiro, porém somente o sócio-administrador tem poder para assiná-los.


5.2. Contas a Receber O controle de contas a receber é elaborado pela sócia-administradora em uma planilha, no qual controla os recebimentos através Ordem de Serviços e Requisição de Vendas. O responsável pelo setor faz o controle recebimento através de uma planilha, onde estão segregadas as formas de receitas, é feita uma programação destas entradas, ao mesmo tempo é programado os pagamentos. 5.3. Contas a Pagar O controle das contas a pagar é realizado pela responsável do setor financeiro, que é a mesma pessoa que exerce as demais funções citadas anteriormente, este controle é feito de forma diária, por data de vencimento, baseado nos boletos físicos, via internet e via banco. O relatório diário das contas a pagar é elaborado de forma manuscrita, os dados utilizados para elaboração do relatório são os boletos arquivados por ordem de vencimento em uma pasta datada, após a elaboração desse relatório, ele é entregue ao sócio-administrador o qual autoriza os pagamentos de forma verbal. Os pagamentos em geral ocorrem na data de instrução preenchida pelos fornecedores, em geral são efetuados via internet, por meio de internet banking e em alguns com cheque em casas lotéricas. Todos os comprovantes de pagamentos e recibos são arquivados em caixa de arquivo morto por data de pagamento. 6. Proposta dos Procedimentos a Serem Implantados no Setor Financeiro Neste tópico serão apresentadas as propostas para implantação dos controles internos no setor financeiro e os controles nos setores subdivididos nos demais tópicos abaixo. De modo geral no setor financeiro sente-se a necessidade da integração de todo o sistema de informática, sendo que este a empresa já possui, falta apenas ser utilizado por todos, de forma a se obter a informação através de relatórios de forma confiável o que facilitará todo o controle operacional do setor.


Sugere-se que a colaboradora responsável pelo setor financeiro mantém-se suas atribuições e agregue a seu controle o contas a receber quanto a entrada de recursos, reportando-se sempre ao dono, sendo este que alimentará todas as planilhas existentes. É imprescindível para elaboração de um plano organizacional, como a elaboração de um manual de procedimentos desenvolvido pela administração, onde impõem as regras, procedimentos e métodos utilizados no setor e também as atribuições de cada colaborador envolvido direta e indiretamente com este setor. 6.1. Disponibilidades (Caixa/Bancos) Quanto ao que se refere ao controle do caixa, recomenda-se as seguintes sugestões:

Utilização do controle de caixa via sistema de forma integrada;

Conferência diária do valor físico de caixa no final de cada expediente, mediante conciliação com o saldo apresentado no sistema;

Guarda de todos os recibos e as retiradas de caixa devidamente assinadas pelo responsável do recebimento e da responsável pelo pagamento;

Utilização de carimbo com a descrição “Pago” e data, para utilizar no controle de pagamentos das notas fiscais e recibos, bem como o visto da pessoa que efetuou;

Utilização do fluxo de caixa como ferramenta de planejamento das entradas e saídas, bem como utilizá-lo para se programar para uma possível falta ou sobra de dinheiro em caixa. Quanto aos procedimentos em relação aos bancos, recomendam-se os seguintes procedimentos:

Devem-se manter as conciliações diárias mediante os extratos bancários, mas deve-se utilizar o controle dos bancos via sistema para se obter as informações dos saldos;

As entradas e saídas de recursos devem ser controladas mediantes as conciliações, bem como as saídas dos cheques compensados e a baixa


do mesmo no sistema, e as entradas mediante depósitos de cliente deve se efetuar a baixa no contas a receber. •

Toda a operação de pagamentos via banco deve passar pela liberação do sócio-administrador;

No controle de emissão de cheques deve se utilizar do sistema, sendo que devem ser sempre nominais e aconselha-se arquivar uma cópia do mesmo para possível conferência;

Utilização do fluxo de caixa como ferramenta de planejamento das entradas e saídas, bem como utilizá-lo para se programar para uma possível falta ou sobra de dinheiro em caixa.

Quanto aos procedimentos em relação aos bancos, recomendam-se os seguintes procedimentos:

Devem-se manter as conciliações diárias mediante os extratos bancários, mas deve-se utilizar o controle dos bancos via sistema para se obter as informações dos saldos;

As entradas e saídas de recursos devem ser controladas mediantes as conciliações, bem como as saídas dos cheques compensados e a baixa do mesmo no sistema, e as entradas mediante depósitos de cliente deve se efetuar a baixa no contas a receber.

Toda a operação de pagamentos via banco deve passar pela liberação do sócio-administrador;

O controle de entradas e saídas de recursos dos bancos deve ser feito em paralelo com o controle dos saldos via sistema, o que facilita o planejamento do fluxo de caixa da empresa;

No controle de emissão de cheques deve se utilizar do sistema, sendo que devem ser sempre nominais e aconselha-se arquivar uma cópia do mesmo para possível conferência;

O processo de controle de disponibilidades ajuda a entidade a controlar as entradas e saídas de numerários, analisando a necessidade de obtenção de recursos de terceiros para cumprir com as obrigações, além disso possibilita uma análise de onde os recursos estão sendo aplicados.


6.2. Contas a Receber Quanto aos procedimentos das contas a receber, recomenda-se a implantação dos seguintes procedimentos:

O sócio-administrador continua mantendo o controle das contas a receber, porém deve alimentar a planilha sobre todos os recebimentos originados pela venda de produtos ou prestação de serviços;

Quanto ao controle de baixa, emissão de boletos e cobrança dos títulos a colaboradora responsável pelo setor financeiro fica responsável por essas funções;

Efetuar o acompanhamento dos valores em aberto no contas a receber, bem como manter os saldos atualizados para efetuar o planejamento do fluxo de caixa de forma eficaz;

Conciliar de forma periódica as vendas efetuadas com o saldo do contas a receber de cada cliente;

Utilização do Serasa como meio de consulta para fechamento de vendas a prazo, bem como o recebimento de cheques como forma de pagamento de clientes;

Segregação das funções entre a colaboradora responsável pelo setor financeiro e o sócio-administrador;

Emissão diária de relatórios quanto ao recebimento dos clientes e os valores pertencentes a cada um deles no dia, bem como o número da nota fiscal a qual se refere ou número do contrato.

A vantagem deste controle na empresa é o fornecimento de informações sobre o valor total de clientes a receber, além de manter o controle de inadimplentes, estimando os valores a receber que entrarão no caixa a partir das datas de vencimentos. O controle de contas a receber é fundamental para alimentar o fluxo de caixa com os valores que entrarão no caixa para honrar com os compromissos futuros, verificando se a empresa terá condições ou não de cumprir com suas obrigações financeiras.


6.3. Contas a Pagar Quanto ao que se refere aos controles no contas a pagar, recomenda-se as seguintes propostas:

Definir limite de valor para compra com a autorização da administração;

As ordens de compras que necessitam de autorização devem possuir o visto de autorização da administração e data, sendo o sócio-administrador o responsável pela autorização;

A colaboradora responsável pelo setor financeiro deve emitir um relatório dos pagamentos do dia, para isto deve manter os saldos atualizados com tempestividade. Esses relatórios devem ser emitidos no início do expediente, repassado ao sócio-administrador e o mesmo deve efetuar a autorização dos pagamentos mediante seu carimbo e sua assinatura no relatório;

A colaboradora responsável deve anexar o comprovante de pagamento ao título e efetuar a baixa do mesmo no sistema. Em caso de pagamentos com cheque é aconselhável a guarda de uma cópia do mesmo anexo a nota fiscal;

Efetuar conciliações dos saldos no contas a pagar, bem como a verificação de saldos credores, busca por pagamentos em duplicidade e uma análise dos pagamentos mais significativos.

• O

acompanhamento

com

tempestividade

dos

saldos,

tanto

nos

lançamentos das notas fiscais na entrada e na baixa no momento dos pagamentos, o que irá facilitar o planejamento e controle do fluxo de caixa. O controle a pagar proporciona para a entidade alimentar as informações do seu fluxo de caixa projetando a necessidade de disponibilidades para cumprir com estas obrigações.


7. CONSIDERAÇÕES FINAIS Diante do novo cenário econômico, exige-se que os administradores financeiros estejam mais atentos e preparados para os desafios, sendo necessário o gerenciamento cada vez mais competente das informações para que os recursos disponíveis sejam aplicados corretamente. O controle interno oferece para a organização a proteção do seu patrimônio, pois são as ações de controle tomadas pela administração que aumentará a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos, estas ações têm a finalidade de conferir precisão e confiabilidade aos dados contábeis, provendo a eficiência operacional e a aderência às políticas administrativas da empresa. Desta forma, a auditoria passa a exercer papel fundamental dentro do controle interno, pois avalia a eficácia dos controles estabelecidos subsidiando o administrador com dados e informações tecnicamente elaboradas, relativos às atividades que cujo acompanhamento e supervisão não tenha condições de realizar. O resultado deste trabalho proporciona ao gestor da entidade avaliar se as metas estão sendo alcançadas e caso necessário faça modificações pontuais onde as metas não estejam sendo atingidas. Neste contexto, a Demonstração do Fluxo de Caixa possibilita que as organizações tenham mais informações sobre sua capacidade de cumprir com suas obrigações financeiras, pois proporciona para a entidade o planejamento de seu caixa, evitando que ocorram em excessos e insuficiências. Portanto, pode-se concluir que para a implementação de processos no setor financeiro é necessário que se tenha um planejamento, execução e controle do mesmo, sendo essencial o papel do controle interno dentro da organização, pois este irá direcionar as ações da empresa para os objetivos desejados. Outro papel importante neste processo é o de Auditoria, pois este validará as informações apresentadas. REFERÊNCIAS ATTIE, William. Auditoria interna. 1ª Ed. São Paulo: Atlas, 1987.


ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2011. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2002. GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1999. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia científica. 4 ed. Rev e ampl. São Paulo: Atlas, 2001. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Administração estratégica na prática: OLIVEIRA, Martins Luís; PEREZ JUNIOR, Hernandes José; SILVA, Alberto Carlos dos Santos. Controladoria estratégica. 3. Ed. São Paulo: Atlas, 2002. PEREZ JR., José Hernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sergio Paulo Cintra. Controladoria de gestão teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Ed. Atlas, 1997. SÁ, Antonio. Lopes. Curso de auditoria. 7ª Ed. São Paulo: Atlas, 1989 JUND, Sergio. Auditoria: conceitos, normas, técnicas e procedimentos. Rio de Janeiro: Impetus, 2001.

M01454  

Monografia FAINOR

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you