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FACULDADE INDEPENDENTE DO NORDESTE – FAINOR CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

DILNEY RAIMUNDO DOS SANTOS LEAL

CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO PARA EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE COM ÊNFASE NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Vitória da Conquista – BA 2013


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DILNEY RAIMUNDO DOS SANTOS LEAL

CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO PARA EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE COM ÊNFASE NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito parcial à obtenção do grau de Bacharel do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade

Independente

do

Nordeste

Vitória da Conquista – BA. Orientador: Prof. Romar Souza Barros

Vitória da Conquista – BA 2013

de


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FOLHA DE APROVAÇÃO

DILNEY RAIMUNDO DOS SANTOS LEAL

CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO PARA EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE COM ÊNFASE NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO Trabalho de Conclusão de Curso de Ciências Contábeis apresentado a Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel. Aprovado em ___/___/___ BANCA EXAMINADORA ______________________________________________________ Prof. Especialista: Romar Souza Barros Orientador

______________________________________________________ Prof. Titulo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2° Membro

______________________________________________________ Prof. Titulo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3° Membro


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CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO PARA EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE COM ÊNFASE NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO Dilney Raimundo dos Santos Leal¹ Romar Souza Barros² RESUMO: O controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de método e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Diante disso, está pesquisa visa identificar o papel fundamental do Controle Interno nas empresas de pequeno e médio porte, com ênfase no departamento financeiro. Para chegar ao resultado esperado foi realizada uma pesquisa com abordagem qualitativa, através das fontes já existentes, contendo um estudo de caso em uma empresa de pequeno porte no seguimento de bicicletas e peças de bicicletas. A empresa demonstra um perfil considerado importante para o estudo de caso, pois em seu alto fluxo de compra e venda, geração de documentos dos tipos: títulos a pagar, títulos a receber, devoluções de vendas para geração de crédito e outros, gera um ambiente favorável para acontecimentos de erros e fraudes. A análise dos dados obtidos através da aplicação de um checklist, visita à empresa e a conclusão dos relatórios permitiu detectar falhas nas rotinas internas e possibilitou mencionar sugestões de controles internos direcionados a uma melhor administração dos recursos pertencentes à empresa. Palavras-chave: Controle Interno. Contribuições. Pequenas e Médias Empresas.

____________________ ¹ Acadêmico – Graduando em Bacharel do Curso de Ciências Contábeis pela Faculdade Independente do Nordeste, Brasil (2013). Turma 2010.1. E-mail: dilneyleal@gmail.com. ² Orientador – Especialização em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela Fundação Getúlio Vargas, Brasil (2012). Professor da Faculdade Independente do Nordeste, Brasil. E-mail: romar_barros@hotmail.com.


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ABSTRACT: The internal control comprises the plan of organization and coordinated set of methods and measures adopted by a company to protect its heritage, to check the accuracy and reliability of its accounting data, to promote the operational efficiency and also to encourage adherence to the policy established by the administration. Thus, this research aims to identify the role of Internal Control insmall and medium-sized companies, with an emphasis in the financial department. To reach the expected result a search was conducted with a qualitative approach, through already existing sources containing a case study in a small company in the branch of bicycles and bicycle parts. The company shows a profile considered important for the case study once it's got a high flow of purchase and sale, and by generating documents such as notes payable, notes receivable, sales returns for credit generation and others, it creates an environment favorable for events of errors and fraud. The analysis of data obtained through the application of a checklist, through a visit to the company and by the conclusion of reports allowed us to detect failures in internal routines and also allowed to mention suggestions for internal control aimed at better management of resources belonged to the company. Keywords: Internal Control. Contributions. Small and medium-sized companies. 1. INTRODUÇÃO A administração financeira pode ser considerada um dos pilares básicos de qualquer organização, pois é através dela, juntamente com os demonstrativos financeiros que proporcionam uma visão ampla da situação da empresa. Considerando que o mercado está cada vez mais competitivo e em constante processo de mudança, é importante que as entidades estejam preparadas para tomar decisões diante de situações que possam comprometer suas finanças ou até mesmo sua existência. Com a evolução das tecnologias de informação, a conjuntura administrativa requer novas formas e organização de trabalho, e um maior controle dos recursos financeiros. Pois todas as atividades organizacionais envolvem recursos financeiros e se orientam para a maximização dos lucros dos sócios ou acionistas. O controle interno refere-se não apenas aos aspectos diretamente relacionados às funções de contabilidade e finanças, mas sim a todos os aspectos das operações de uma empresa. Com a finalidade de entender o que significa Controle Interno, cita-se a descrição contida no livro de Auditoria Interna, de Attie (1992), “controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de método e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contabilísticos,


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promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. Diante disso, o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Mas, contudo, existem empresas que não têm noção ou não sabem como utilizar está ferramenta ou até mesmo diagnosticar onde existem departamentos que devam ser implantados os determinados procedimentos. Impossibilitando dessa forma, uma oportunidade de ter em poder da empresa, informações capazes de identificar fraudes, erros e tendo também ao mesmo tempo informações legais para a tomada de decisão. Está pesquisa visa identificar o papel fundamental do Controle Interno nas empresas de pequeno e médio porte, com ênfase no departamento financeiro, ou seja, nos seus ativos recebíveis como tesouraria (caixa e bancos), contas a receber e no passivo circulante, contas a pagar. Nesta perspectiva, o presente estudo tem por problema: Quais as contribuições do controle interno para as empresas de pequeno e médio porte? E para atender ao problema proposto, tem-se por objetivo geral: Identificar as contribuições do controle interno para as empresas de pequeno e médio porte.

2. REFERENCIAL TEÓRICO DA PESQUISA Diante do estudo das obras literárias, fica possível apresentar os conceitos e definições, os tipos, as suas limitações, a importância e os objetivos do controle interno. Mencionando a gestão utilizada por empresas de médio e pequeno porte e sua ligação com os procedimentos e processos de controle interno.

2.1 Conceitos e definições de controle interno Segundo o conceito de Fayol (1990), “o controle consiste em verificar se tudo ocorre de conformidade com o plano adotado, com as instruções emitidas e


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com os princípios estabelecidos. Tem por objetivo apontar falhas e erros, para retificá-los e evitar sua reincidência; aplica-se a tudo: coisas, pessoas, processos etc.”. Conforme o AICPA – American Institute of Cerfifield Public Accountant, “o Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”. O Instituto de Auditores Internos do Brasil / AUDIBRA (1992, p.48), menciona que controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a alta administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A alta administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização. De acordo com Franco e Marra (1991, p.207), “por controles internos entendem-se todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”. Segundo Almeida (2003, p.63), “o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. Depois de avaliar as considerações apresentadas, pode-se dizer que controle interno é um método com procedimentos, normas e rotinas utilizado de forma contábil e administrativa com o intuito de fornecer informações precisas e ainda proteger todos os processos ligados as rotinas de uma empresa, contribuindo consideravelmente na organização e segurança da mesma. Uma vez aplicado pela administração, essas políticas deverão ser respeitadas por todos os usuários, dessa forma obtém-se como garantia a salvaguarda dos ativos, operações da empresa com menos erros e fraudes e demonstrações financeiras mais confiáveis.


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2.2 Os tipos de controle interno Conforme definição de controle interno pode-se observar que estes são divididos em controles administrativos, que correspondem aos interesses e objetivos relacionados à empresa, que está voltado ao plano organizacional; e os controles contábeis, que correspondem a todas as medidas necessárias para salvaguardar os ativos e o patrimônio da empresa. Attie (2011, p. 192 - 193), define que controles administrativos compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito a eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com frequência abrangem análises estatísticas, estudo de tempo e movimento, relatórios e desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade. Controles contábeis compreendem o plano organizacional e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores. De acordo com Oliveira (2001, p.142), a forma resumida dos controles internos em relação aos procedimentos administrativos e o sistema contábil. Processos Administrativos

Sistema Contábil

Manual de normas e procedimentos

Correta situação financeira e patrimonial

Segregação de funções

Informações gerenciais, conforme as necessidades dos usuários

Atribuição de responsabilidades

Sistema de avaliação de desempenho

Adequada delegação de funções Organograma

bem

definido

transparente

2.3 Limitações do controle Interno

e


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Toda e qualquer implantação de controle interno em uma empresa, requer um determinado estudo específico ao local onde ele seja instalado, considerando fatores rígidos para que não haja falhas ou erros em sua rotina, mas mesmo o melhor controle interno contido em uma organização, possui suas limitações. Neste caso por mais eficiente que o controle interno seja, o auditor sempre deve aplicar procedimentos mínimos de auditoria, para avaliar as condições do controle. Para Almeida (2003, p. 70) os limites do controle interno estão principalmente relacionados a: •

conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa;

os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas;

funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias.

2.4 Importância e objetivos do controle interno Segundo Dias (2006, p.4) “a importância do controle interno dentro dos processos produtivos, conclui-se que, nos dias atuais, fica cada vez mais caracterizado que os controles precisam atuar com uma finalidade preventiva. Não adianta somente identificar e corrigir um problema após a sua ocorrência. O que os controles precisam proporcionar é segurança quanto à inexistência de problemas ou desvios no processo”. De acordo com Almeida (2003, p. 63), “os dois primeiros objetivos representam controles contábeis e o último, controles administrativos”. São exemplos de controles contábeis: - sistemas de conferência, aprovação e autorização; - segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); - controles físicos sobre ativos; - auditoria interna. São exemplos de controles administrativos: - análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; - controle de qualidade; - treinamento de pessoal; - estudos das variações entre valores orçados e os incorridos;


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-

controle

dos

compromissos

assumidos,

mas

ainda

não

realizados

economicamente. Segundo Crepaldi (1998), “os objetivos dos controles devem estar em sintonia com as metas e diretrizes da empresa. Tais metas e diretrizes são determinados pela administração, gerencia ou por lei. Deve-se sempre destacar a relevância destes para que os envolvidos não acabem resistindo e tornando os controles restritivos e desnecessários”. 2.5 Gestão de empresas de médio e pequeno porte e o controle interno A importante evolução do controle interno para a gestão empresarial é a eficácia da valorização, cada vez maior, da informação de confiança e com grande precisão para a tomada de decisão. As informações resultantes de um adequado sistema

de

controle

interno

representam

subsídios

fundamentais

para

o

desenvolvimento de uma boa prática de gestão. Essa valorização da informação é verificada nos mais diversos setores econômicos, gerando uma demanda ainda maior por profissionais capazes de implantar e manter ferramentas de controle interno nessas organizações. Normalmente são profissionais contratados por grandes empresas que possuem disponibilidade de recursos para investir em controles internos. E, principalmente, consciência da importância desses controles para a gestão de suas organizações. Ao contrário das micros e pequenas empresas, que sofrem com as limitações de recursos e pouco conhecimento para a implantação desses sistemas. A atividade da micro e pequena empresa têm grande representatividade e importância para a economia do país, já que o disputado mercado de trabalho no Brasil estimula o empreendedorismo. Porém, segundo o SEBRAE (2007), a alta taxa de mortalidade dessas empresas aponta falhas consideráveis na gestão dessas entidades, tais como: desconhecimento dos sistemas de gestão, falta de preparo técnico, falta de informação, planejamento e conhecimento específico sobre o negócio. Mesmo que muitas dessas empresas tenham fechado suas portas devido a fatores externos, um controle interno adequado poderia ter sinalizado com informações que o negócio deveria ser vendido ou reestruturado.


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De acordo com Attie (1986), “ao satisfazer os clientes a qualquer custo, o empresário acaba desconsiderando os controles internos. Essa necessidade de atender clientes com rapidez e precisão tira o caráter benéfico do sistema de controle e acaba transformando-os em medidas frustrantes e atravancadoras”. Sofrem ainda mais as pequenas empresas que, com a necessidade de lucro imediato devido principalmente ao baixo capital de giro, forçam o proprietário a evitar custos que não gerem retornos de curto prazo. Começa nesse momento a visão equivocada de que o investimento em controles internos possa comprometer o andamento da empresa, por ter um custo imediato e um retorno em longo prazo. Muitos administradores acreditam também, que o controle interno cria um ambiente de desconfiança entre os colaboradores, já que a estrutura da pequena empresa é enxuta e pressupõem-se assim, que deve haver confiança entre o proprietário e seus empregados. Isso ocorre quando o controle interno não é implantado de forma adequada e esclarecedora, buscando assim mostrar a importância do controle em todos os níveis da organização e como cada funcionário pode aproveitar dessa ferramenta para gerar as informações que lhe são solicitadas. Segundo Attie (1986), “muitas vezes, as consequências de controles internos inadequados finalmente chamam a atenção dos gestores. As empresas devem ser preventivas e não reativas”. É importante conscientizar os colaboradores de que o controle interno visa favorecer o sistema de gestão não apenas como uma ferramenta de prevenção a fraudes, mas como uma forma de detectar possíveis erros de operação ou até mesmo planejamento. Para as pequenas empresas cabe o cuidado especial de garantir a formalidade das operações e informações, já que o processo de controle só ocorre adequadamente quando é amparado por um sistema de informações gerenciais que atenda às necessidades do planejamento estratégico. 2.6 O controle interno na área financeira O departamento financeiro de uma empresa é um dos pontos mais fortes, considerando a sua responsabilidade em lidar com funções de grande importância como gerir o dinheiro da organização, cuidado de todos os seus direitos e obrigações, tem o objetivo de controlar os gastos e recebíveis. Principalmente o


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controle das disponibilidades, contas a receber e contas a pagar incidem diretamente na vida saudável da empresa. Uma boa gestão e controle das finanças são fundamentais para ampliar o patrimônio de uma empresa, além de promover sua continuidade no mercado econômico atual com competitividade e solidez, pois estes controlam os recursos financeiros necessários aumentando os resultados positivos. 2.6.1 Disponibilidades (Caixa e Bancos) Na empresa, o caixa representa os recursos imediatos

disponíveis

para

pequenas despesas diárias e pagamentos não previstos. O banco compreende os saldos bancários em conta corrente, que a organização disponibiliza para saques ou aplicações. São considerados como disponíveis: •

o numerário em mãos. Em trânsito e os saldos bancários que possam ser livremente utilizados;

os cheques à vista em poder da entidade;

as aplicações em títulos negociáveis com conversão imediata; e

as aplicações em ouro.

Para Attie (2009, p. 300) “o controle das disponibilidades visa garantir que os recursos financeiros estejam disponíveis para honrar os compromissos de curto prazo”. 2.6.2 Contas a receber As operações de vendas de mercadorias, produtos ou serviços a prazo, ou seja, para recebimento posterior geram para a empresa um direito, este é registrado no ativo como contas a receber, sendo baixada após o pagamento por parte do comprador. Conforme Attie (2009, p.318) “as contas a receber referem-se aos direitos de que a entidade é titular, decorrente dos eventos econômicos de venda a prazo de mercadorias, produtos e serviços relativos a seu objeto social”. Deve-se adotar procedimentos de controles para monitoramento do cumprimento pelos clientes, dos prazos de pagamentos concedidos. Tais


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procedimentos tendem a diminuir os riscos de prejuízos, não só permitem que providencias imediatas sejam tomadas com relação as contas em atraso, como também porque apresentam um importante instrumento

de avaliação do

desempenho da área de cobrança da empresa. É necessário que a empresa mantenha um bom controle das contas a receber, sendo que a organização é um aliado fundamental para que esse controle venha obter êxito: •

um sistema de cadastro dos clientes, com todas as informações possíveis sobre nome completo, dados pessoais, endereço, referências familiares e comerciais, etc.;

um serviço de cobrança bem organizado;

uma carteira de títulos bem organizada, constantemente vistoriada e em perfeita conexão com os serviços de cobrança;

preferencias por recebimentos via banco.

2.6.3 Contas a pagar Constituem o contas a pagar todas as obrigações para com terceiros. De acordo com Crepaldi (2011, p. 629) “as obrigações representam fontes de recursos e reinvindicações de terceiros contra os ativos da empresa”. A origem do contas a pagar se dar pela necessidade da empresa em adquirir algum bem

o serviço para a continuidade de suas atividades com pagamentos

futuros, estes são representados no passivo As obrigações das empresas compreendem normalmente pelos seguintes grupos: •

fornecedores a pagar;

empréstimos a pagar;

impostos a pagar;

Salários a pagar e encargos sociais a recolher.

A boa administração desta conta é relevante tendo em vista a interface nos numerários da empresa assim com o contas a receber.


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3. METODOLOGIA A metodologia da pesquisa diz respeito ao passo a passo na criação de uma pesquisa científica. Para Ander-Egg (1978, p.28), a pesquisa é um “procedimento reflexivo sistemático, controlado e crítico, que permite descobrir novos fatos ou dados, relações ou leis, em qualquer campo do conhecimento”. Para Lakatos (2010, p.139), a pesquisa, portanto, é um procedimento formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para conhecer a realidade ou para descobrir verdades parciais. Segundo Gil (2002, p.17), “pesquisa científica é o procedimento racional e sistemático que tem como objetivo proporcionar resposta aos problemas que são propostos”. Para ele, toda pesquisa se inicia com algum tipo de problema, ou indagação. A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso, que, de acordo com Cervo (1983, p.57) “é a pesquisa sobre um determinado individuo, família, grupo ou comunidade para examinar aspectos variados da sua vida”. A análise dos dados foi obtida através da aplicação de um checklist, ou seja, uma lista de verificação que possibilitará uma abordagem qualitativa. De acordo com Denzin e Lincoln (2004, p. 2), “pesquisa qualitativa é multimetodológica quanto ao seu foco, envolvendo abordagens interpretativas e naturalísticas dos assuntos. Isto significa que o pesquisador qualitativo estuda coisas em seu ambiente natural, tentando dar sentido ou interpretar os fenômenos, segundo os significados que as pessoas lhe atribuem”. A pesquisa limita-se ao departamento financeiro: tesouraria, contas a receber e contas a pagar, de uma empresa atacadista e varejista de bicicletas e peças de bicicletas, já que os métodos e conceitos que podem ser aplicados no controle interno são muito abrangentes. Porém, quando aplicado a um caso único, acaba por gerar soluções de acordo com cada tipo de empresas, necessitando um estudo específico do tema. 4. ESTUDO DE CASO Nesta etapa da pesquisa são demonstrados os aspectos voltados ao estudo de caso realizado. Após apresentar a empresa analisada, são evidenciadas suas


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principais rotinas internas e suas insuficiências, assim como as sugestões de controle interno que poderiam ajudar a solucionar falhas encontradas. 4.1 A Empresa Com o intuito de preservar e manter em sigilo as informações contábeis e financeiras obtidas da empresa estudada foi feito um acordo com os gestores em que seu nome será substituído para Empresa Alfa Bikes e Peças Ltda. Fundada em 1970 com a intenção de vender bicicletas e peças de bicicletas, visando melhorar a qualidade de vida através da prática de atividades físicas, a Empresa Alfa Bikes e Peças Ltda., é hoje uma conceituada e respeitada organização no ramo onde atua. Seus clientes são pessoas de varias faixas etárias, o que facilita para a empresa produzir e comercializar bicicletas com tamanhos e modelos diferentes, ainda atuando na venda de peças, ela consegue assim adentrar no mercado de reposição, setor que representa um grande percentual de vendas. Situada em Vitória da Conquista – BA , desde sua fundação, a empresa compra seus produtos de fornecedores localizados principalmente no Sul, Sudeste, Bahia e atende pedidos basicamente do próprio estado da Bahia e Norte de Minas Gerais. A Empresa Alfa Bikes e Peças Ltda. possui atualmente uma faixa de 60 colaboradores que estão distribuídos por vários setores do empreendimento. Os seus proprietários atuam como principais gestores e são responsáveis por tomar as decisões gerencias e operacionais mais importantes, direcionando o rumo em que a empresa deve seguir. 4.2 Descrição do estudo A pesquisa teve como objetivo geral estudar a contribuição do controle interno para as empresas de pequeno e médio porte com ênfase no departamento financeiro, identificando possíveis problemas em sua operacionalização e sugerindo quais controles internos poderiam ser implantados para solucionar as falhas encontradas.


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A empresa selecionada para a pesquisa demonstra um perfil considerado importante para o estudo de caso, pois em seu alto fluxo de compra e venda, geração de documentos dos tipos: títulos a pagar, títulos a receber, devoluções de vendas para geração de crédito e outros, gera um ambiente favorável para acontecimentos de erros e fraudes, principalmente em empresas pequenas consideradas emergentes, ou seja em fase de desenvolvimento. Esse cenário permite a sugestão de diversos controles internos que poderiam ser aplicados às rotinas da empresa na vontade de poder auxiliar os gestores a obter a amplitude dos recursos movimentados. Para chegar ao objetivo esperado, foi feita uma visita à organização visando observar o ambiente empresarial e o comportamento interno moldado durante a trajetória da empresa. A visita serviu também para checar antecipadamente qual o grau de formalidades aplicados nas operações, se existem controles internos e como as pessoas ligadas a essas funções lidam com as ferramentas de controle interno caso elas já sejam utilizadas. Foram ainda verificados os procedimentos de controle existentes nos departamentos da empresa, como estes são conferidos e qual a participação do proprietário na inspeção dos controles. Para tornar formal o estudo de caso e garantir a certeza das informações apuradas, foi utilizado, em um momento posterior um checklist, contendo diversas ocorrências que são direcionadas para os departamentos de caixa, bancos, contas a receber e exigibilidades. Essas ocorrências devem ser relatadas se existem ou não nos mencionados setores. Na sequencia foram analisados os resultados obtidos e nos departamentos onde demonstravam insuficiências, foram implantados procedimentos de controle internos e posteriormente testados, objetivando saber qual a contribuição que o controle interno traz para a empresa e também voltando para os princípios da fundamentação teórica, construir sugestões de controles internos direcionados a uma melhor administração dos recursos pertencentes à empresa. 4.3 Resultados obtidos A análise foi executada em quatro departamentos do setor financeiro, todos eles considerados importantes na rotina da empresa e para cada um setor foi


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escolhida que ocorrência possuía tal essencialidade, sendo caracterizada da seguinte forma: •

S (existe a ocorrência do procedimento de controle); e

N (não existe a ocorrência do procedimento de controle).

Dessa forma, são apresentados os resultados obtidos em cada um dos departamentos pesquisados, as insuficiências encontradas e as consequências após a implantação dos procedimentos. Logo depois é analisada a empresa de forma integral, fazendo um balanço geral de seus controles internos. a) CAIXA Foram analisados no caixa da empresa dois tópicos em que se refere a: •

Pagamento de contas sem a certificação de quem autoriza;

Acumulação de funções: controle estoque/compra/pagamento.

O resultado obtido no primeiro tópico mostrou que a empresa não possuía ou possuía de forma ineficiente um controle sobre os valores desembolsados no caixa, saídas para pagamentos em valores pequenos e até mesmo sem a autorização da pessoa responsável, fazia com que no fechamento do caixa existisse questionamentos, ou seja, dúvidas a respeito desses valores. Foi então, elaborada uma ficha de autorização para desembolso de caixa, onde constava: •

Motivo do desembolso;

Data do desembolso;

Valor do desembolso;

Carimbo com a palavra (AUTORIZADO);

Assinatura da pessoa responsável pela autorização;

Carimbo com a palavra (DESEMBOLSO EFETUADO); e

Assinatura da pessoa responsável pelo desembolso.

Com esse teste foi possível eliminar as dúvidas no fechamento do caixa e tornar o processo mais seguro, já que a mesma pessoa que autorizava o desembolso é a mesma que faz a conferencia e fechamento, e o funcionário do caixa jamais poderia efetuar uma saída de caixa se não fosse com a ficha de desembolso emitida e assinada pela pessoa autorizada.


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Modelo de ficha:

FICHA DE AUTORIZAÇÃO PARA DESEMBOLSO DE CAIXA DATA:____/____/_____ VALOR R$______________ MOTIVO:____________________________________________ AUTORIZADO POR:

CARIMBO E ASSINATURA DESEMBOLSO EFETUADO POR:

CARIMBO E ASSINATURA Fonte: Criado pelo autor

Foi também adotado como solução imediata um valor limite para pagamento diário em espécie, sendo que o mesmo é usado para pagamento de pequenas despesas. Com relação ao segundo tópico, a empresa obteve um ótimo desempenho, onde ficou constatado que os funcionários têm funções específicas, e essas funções não são efetuadas por funcionários de outros setores considerados táticos, fazendo valer o princípio básico do controle interno, a segregação de funções. A figura abaixo mostra outros testes de ocorrências de controle interno efetuado no departamento de caixa.

Ocorrência de Controle Interno no Caixa 19% 1

81%

2


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O gráfico acima mostra que no ponto 1 em vermelho a falta de atuação de controle interno no caixa, e no ponto 2 em azul a atuação de controle interno no caixa. b) BANCOS Os testes correspondentes a este item visam identificar o controle que a empresa possui sobre suas contas bancárias. As principais questões tratadas este item foram: •

Existência de cópias de todos os cheques emitidos;

Conciliação bancária.

Foi identificada falha com relação as cópias de cheque emitidos pela empresa, a mesma não adota esse procedimento na sua rotina. Como solução imediata foi corrigida este tipo de operação, e solicitado para a empresa que a partir daquele momento as cópias de cheques emitidos começassem a ser feitas, também foi solicitado para que todo o cheque emitido constasse o cruzamento na folha, dessa forma, a empresa estaria salvaguardandose de qualquer problema posterior. Já no segundo teste efetuado, à empresa mostrou que são feitas as conciliações bancárias, através dos extratos bancários e documentos emitidos pela contabilidade. Assim, a empresa tem as informações bancárias atualizadas em tempo real, favorecendo a sua visão com relação aos valores disponíveis em bancos. Testes obtidos nas movimentações bancárias comprovam a boa atuação do controle interno. O ponto 1 representa a não atuação do controle interno e o ponto 2 a atuação do controle interno.

Ocorrência de Controle Interno - Bancos 25% 75%

1 2


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c) CONTAS A RECEBER O departamento de contas a receber demonstrou um bom controle, dividindo os créditos em recebimentos à vista e a prazo. Foi visto que todos os títulos gerados são acompanhados de seus devidos documentos, tipo: notas fiscais, comprovantes de cartão de débito ou crédito e recibos, já os valores recebidos em dinheiro são registrados imediatamente no caixa. Com relação aos recebimentos a prazo, a empresa conta com um setor específico, onde consegue em tempo real obter informações atualizadas dos títulos em aberto de clientes, calculando via sistema de software os valores com juros e mora, facilitando cobrar em tempo hábil e com mais precisão os seus recebíveis. Foi também identificado que a empresa possui uma única pessoa responsável para as baixas dos títulos pagos. Os testes específicos para o Contas a Receber foram: •

Faturamento imediato de toda venda realizada;

Emissão de duplicata imediatamente após o faturamento;

Cobrança em atraso sem emissão de mora ou multa.

Os tópicos acima são devidamente efetuados pela empresa, comprovando que neste departamento os procedimentos de controle interno são devidamente utilizados. Fica como orientação a constante verificação dos procedimentos para ter a certeza que não há nenhum tipo de negligencia ou má fé das pessoas envolvidas no processo. O gráfico abaixo demonstra uma satisfatória presença do controle interno do departamento de contas a receber. Sendo que o ponto 1 representa a falta de ocorrências do controle interno e o ponto 2 representa a atuação do controle interno.

Ocorrência de Controle Interno no Contas a Receber 11% 1

89%

2


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d) EXIGIBILIDADES Este foi um dos setores mais testados pela pesquisa, já que o mesmo é responsável pelas principais obrigações pertencentes a empresa, os testes ocorridos foram: •

Existência de dívidas liquidadas constando ainda como a pagar;

Todas as faturas estão com suas respectivas notas fiscais;

Certificação da nota fiscal pela pessoa que autorizou a compra;

Registro no sistema e o manuseio das contas pela mesma pessoa.

A empresa mais uma vez demonstrou que está com os procedimentos de controle interno de acordo com as normas exigidas, sendo que nos três últimos tópicos a mesma possui uma rigorosa rotina no seu departamento de contas a pagar, a segregação de funções existe para todas as funções do setor, os títulos lançados no sistema de contas a pagar só são autorizados mediante confirmação da compra efetuada pela empresa juntamente com a nota fiscal de compra. As compras efetuadas junto aos fornecedores só são autorizadas, depois que um pedido de compra é vistoriado e assinado pela direção da empresa, confirmando se as mercadorias e valores comprados poderão ser honrados pela entidade, está verificação possibilita ainda detectar se há compras de mercadorias indevidas, evitando dessa forma, estoques obsoletos ou até mesmo um grande índice de mercadorias em estoque, motivo que poderia diminuir o poder de liquidez do empreendimento. Já com relação ao primeiro tópico a empresa demonstra falhas em sua rotina, constando títulos em aberto, ou seja, títulos a pagar, sendo que o mesmo já havia sido pago. Como providencia a ser tomada, foi solicitado que a empresa trabalhasse com um relatório de títulos a pagar do dia, esses títulos são lançados no sistema como baixa provisória, momento em que o malote de pagamentos é encaminhado para as agencias pagadoras, no dia seguinte quando o malote retorna para a empresa, um funcionário específico confronta os títulos pagos com a baixa provisória do sistema, momento em que ele efetiva a baixa definitiva de acordo com as informações vindas do malote. Nessa rotina é registrado o nome do funcionário que efetuou a baixa provisória, e nome do outro funcionário que realizou a baixa


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definitiva, o sistema também acusa diretamente no e-mail da direção caso está rotina deixe de ser feita. O teste implantado foi considerado eficaz, já que não houve mais índices de títulos pagos em aberto no sistema. A figura abaixo demonstra o bom controle interno existente no setor, sendo que o ponto 1 representa a falta de controle interno e o ponto 2 representa a presença do controle interno.

Ocorrência de Controle Interno nas Exigibilidades 27% 1

73%

2

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS Através da pesquisa realizada foi possível identificar as contribuições que o controle interno proporciona para as empresas de pequeno e médio porte, e não só isso, foi possível também observar toda a estrutura organizacional da entidade estudada, comprovando a importante ferramenta que está à disposição dos gestores, que ajuda a auxilia-los em momentos de tomada de decisão, possibilita para os empreendimentos um plano organizacional e um conjunto coordenado de métodos e medidas, protegendo seu patrimônio, verificando a exatidão e a fidedignidade de seus dados contabilísticos, promovendo a eficiência operacional e encorajando a adesão da política traçada pela administração. No estudo foi possível verificar que a Empresa já possuía alguns métodos e procedimentos de controle interno, procedimentos estes que fora implantados por um profissional de consultoria empresarial. Dessa forma ficou mais fácil mensurar e


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executar os testes propostos, sanando qualquer dúvida com relação a erros e falhas. Ao visitar os departamentos da empresa, foi visto imediatamente um dos princípios fundamentais para o controle interno, que é a segregação de funções, a empresa consegue limitar determinada função de seus colaboradores, evitando assim as fraudes, causa que pode levar a empresa a prejuízos incalculáveis. As responsabilidades instauradas para funcionários específicos é também fator importante dentro da organização, definir e limitar as atribuições dos seus colaboradores de acordo cada setor é fator imprescindível para a inexistência de conluio. Diante dessas observações a empresa poderá aderir à sugestão proposta, já que em seus documentos não consta um manual de procedimentos internos. Propõe-se que através desse manual, a instituição mantenha todas as suas políticas internas formalizadas, ou seja, rotinas, procedimentos de controle interno, planejamento estratégico e operacional documentados, possibilitando o auxilio aos seus usuários de forma organizada e ordenada, contribuindo para a empresa conforme os rumos que ela deva seguir. Portanto fica comprovado na pesquisa que o entendimento de controle interno contribui como ferramenta de gestão, isso só é possível mediante conhecimento dos sistemas contábeis, procedimentos internos, a observação das rotinas internas da empresa e a execução das atribuições desenvolvidas, levando em consideração a natureza e os riscos das operações executadas. Toda empresa é diferente uma dá outra, em cada uma existe um cenário diferente, onde terão que ser implantados procedimentos de controle interno de acordo as suas necessidades, porém todas elas devem ter o mesmo objetivo quando se fala em salvaguardar seu patrimônio. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo – São Paulo: Atlas, 2003. ATTIE, W. Auditoria Interna – São Paulo: Atlas, 1986. ATTIE, W. Auditoria: Conceitos e Aplicações – São Paulo: Atlas, 2009.


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ATTIE, W. Auditoria: Conceitos e Aplicações – São Paulo: Atlas, 2011. CERVO, Amado Luiz. Metodologia científica para uso dos estudantes universitários - São Paulo: MacGraw-Hill do Brasil, 1983. CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial: teoria e prática – São Paulo: Atlas, 1998. DENZIN, N. K. e LINCOLN, Y. S. Metodologia Qualitativa e Método Clínicoqualitativo: Um panorama geral de seus conceitos e fundamentos – Claudinei José Gomes Campos – Prof. Doutor Colaborador do Dep. Enf. FCM – UNICAMP. DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Auditoria de Processos Organizacionais, teoria, finalidade, metodologia de trabalho e resultados esperados – São Paulo: Atlas, 2006. FAYOL, Henri. Administração Industrial e Geral – São Paulo, Atlas, 1990. FRANCO, H e MARRA, E.

Auditoria Contábil: Normas de

Auditoria.

Procedimentos e papéis de trabalho – São Paulo, Atlas, 1991. GIL, A.C. Métodos e Técnicas de pesquisa – São Paulo: Atlas, 2002. LAKATOS, Eva Maria e MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica – São Paulo: Atlas, 2010. OLIVEIRA, Luiz Martins de e Diniz, André Filho. Curso Básico de Auditoria – São Paulo, Atlas, 2001. SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresa. Estudos e Pesquisas.

Disponível

http://www.old.sebrae.com.br/br/aprendasebrae/estudosepesquisas.asp. Acessado em 03 de abril de 2013

em:

M01419  

Monografia FAINOR

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