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O PAPEL DA COMUNICAÇÃO INTERNA E SUA RELAÇÃO COM A MOTIVAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS: UM ESTUDO DE CASO NO SETOR ADMINISTRATIVO DA PREFEITURA DE BARRA DO CHOÇA1

Maiana Oliveira Luz Freitas2

RESUMO: O trabalho de pesquisa realizado e exposto nesse artigo tem por objetivo compreender as relações entre os processos de comunicação interna e a motivação dos colaboradores no setor administrativo da Prefeitura do Município de Barra do Choça, Bahia. A pesquisa foi realizada mediante revisão bibliográfica sobre comunicação interna, motivação e administração pública e o colhimento de informações através de questionários aplicados na organização, de onde foram obtidos dados sobre a opinião dos funcionários do setor administrativo e foi feita uma prospecção acerca da comunicação formal e informal na qual se evidenciou possibilidades de inovação que são necessárias para a melhor eficácia da comunicação interna a partir de passos iniciais que são possíveis de concretização. Palavras-chaves: comunicação organizacional, comunicação interna, administração pública, motivação organizacional.

ABSTRACT: The research work carried out and exposed in this article aims to understand the relations between the processes of internal communication and motivation of the staff in the administrative sector of the Barra do Choça’s city, Bahia. The survey was conducted through literature review on internal communication, motivation and public administration and gathering information through questionnaires applied in the organization, from which data were obtained on the opinions of employees of the administrative sector and was made a prospecting about the formal and informal communication which demonstrated innovation possibilities that are necessary for optimal effectiveness of internal communication from initial steps that are possible to achieve. Keywords: organizational communication, administration, organizational motivation.

internal

communication,

¹ TCC orientado pelo Professor Boaz Rios da Silva ² Graduanda do curso de Administração da Faculdade Independente do Nordeste - FAINOR

public


1. INTRODUÇÃO É de grande relevância a análise do processo de comunicação interna e sua ligação com a satisfação de seus colaboradores em uma organização. Sua contribuição para o funcionamento da organização e as pessoas nelas inseridas são, hoje, consideradas um investimento estratégico fundamental. A comunicação interna é ferramenta necessária à administração da empresa para tornar comuns as mensagens, tornando-se um instrumento importante no processo de motivação dos integrantes da mesma. Desta forma, para que se implante um eficaz sistema de comunicação em qualquer organização é necessário que se identifique as barreiras existentes, pois estas podem ter origem nos seres humanos ou nas tecnologias. Deve-se, ainda, atentar à importância do uso da comunicação como sua base uma vez que, o planejamento dessa comunicação é primordial para que se alcance o sucesso. A comunicação empresarial caracterizase como sendo o somatório de todas as atividades de comunicação da empresa, afirmam Tomasi; Medeiros (2009). Por outro lado, é necessário que haja um planejamento da comunicação empresarial, que por sua vez, deve ser feito analisando-se as condições da organização e listando suas necessidades físicas e processuais, para tentar atendêlas de forma a aperfeiçoar o processo de comunicação. Esse planejamento auxiliará na tomada de decisões, na definição de qual a melhor e mais ágil forma de comunicar, superando as barreiras existentes que venham a ser identificadas, e como essa comunicação deve ser feita com o mínimo de falhas possível. É notável que a motivação em organizações públicas possua características diferentes de organizações privadas, pois o sistema público possui aspectos peculiares que o diferenciam do sistema privado, onde os recursos, na maioria das vezes, são escassos, os funcionários tem uma visão diferente do que é seu cargo e função, dentre outras características. Apesar de funcionários públicos efetivos terem garantia de emprego, muitos não se sentem satisfeitos com o órgão que trabalham ou com qualquer outra coisa relacionada ao sistema público. Daí vem a importância de se melhorar a comunicação interna em setores públicos, um sistema dinâmico de comunicação faria com que seus colaboradores trabalhassem com maior eficácia, pois seriam motivados pela coordenação dos processos no setor em que atuam sendo que a comunicação atuaria como fator primordial neste aspecto.


Para a elaboração do presente estudo foram realizadas pesquisas bibliográficas, explorando as visões de diversos autores acerca do tema em destaque, optando-se pelo método do estudo de caso para a apuração empírica de dados relacionados ao tema. Assim sendo, este estudo pretende diagnosticar o processo de comunicação interna na Prefeitura de Barra do Choça e suas características fundamentais, avaliando como acontece a gestão, analisando se esse processo

possui

deficiências e mensurando o grau de satisfação dos colaboradores com relação a este aspecto, a fim de identificar seus pontos fortes e fracos e a satisfação dos funcionários quanto a comunicação. 2. COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Comunicação é toda e qualquer forma de manifestação, seja ela oral, escrita, simbólica ou gestual e eletrônica. Dirigir pessoas é, antes de tudo, comunicar, como afirma Chiavenato (2004), o administrador está comunicando a todo tempo, lendo e interpretando relatórios e demais comunicados, ou quando participa de reuniões e quaisquer trabalhos de equipe, e também, fala, escreve, decide e orienta, enfim, no cotidiano e nas ações mais simples. A comunicação organizacional constitui o processo específico através do qual a informação se movimenta e é intercambiada entre as pessoas dentro de uma organização. Algumas comunicações fluem na estrutura formal e informal, outras descem ou sobem ao longo da hierarquia, enquanto outras se movimentam na direção lateral e horizontal. (CHIAVENATO, 2004, p. 431)

O autor ratifica que os fluxos de comunicação estão sendo intensificados em todos os sentidos devido aos avanços tecnológicos constantes e periódicos. As comunicações dentro das organizações não são perfeitas, sofrem transformações e são alteradas ao longo do processo, isso faz com que o último receba a mensagem diferente da que foi originalmente enviada. Todas as áreas de comunicação empresarial dependem de um planejamento rigoroso para que possam ser viabilizadas. O planejamento inclui: verificação de toda situação atual quanto à comunicação que existe dentro da empresa (conteúdo, canais, profissionais, orçamento); levantamento de necessidades e expectativas, desenvolvimento de um modelo conceitual (estrutura, departamentos, número de profissionais, custo); definição de prioridades na área de comunicação; impacto na organização da implantação do novo modelo de comunicação, estabelecimento do


plano de implantação do modelo (prazo, recursos materiais necessários; e aprovação da diretoria. (TOMASI; MEDEIROS, 2009, p.85)

As organizações, no geral, se embaraçam e tropeçam quando o tema é comunicação. “O aprendizado neste campo é difícil. Na verdade, quase sempre a comunicação organizacional funciona como um estrangulamento das mensagens entre a administração e as pessoas” (CHIAVENATO, 2004, p. 432). As várias mudanças na estrutura da comunicação organizacional são assim relatadas por Nassar: A gestão de comunicação empresarial deixou de ser ferramental, focada apenas na formatação de mídias, e começou a transitar no universo da sociologia, da arquitetura, da psicologia, da antropologia, da administração e da história, para solucionar problemas, cujas origens estavam na cultura, nos modelos, nas trajetórias e na psique das organizações (NASSAR, 2000, p. 86).

A nova atitude organizacional com relação à comunicação leva as empresas a aceitarem que ações independentes de comunicação não causam efeito e que é necessária uma transformação nas ilhas de comunicação que existem nas organizações no geral, em uma ação única que possua um único comando. A comunicação organizacional possui canais formais e informais. Os formais são aqueles que ocorrem dentro da cadeia de comando ou responsabilidade da empreitada determinada pela empresa, afirma Chiavenato (2004). Estes são divididos em três tipos: as comunicações descendentes, ascendentes e horizontais. As descendentes, afirma o referido autor, são os canais mais íntimos que fluem na comunicação dentro da empresa, é do tipo vertical, são as mensagens e informações transmitidas do topo aos subordinados, ou seja, dos chefes aos seus funcionários, é feita para criar empatia e gerar um clima de trabalho agradável. As comunicações formais ascendentes se referem às mensagens que fluem de baixo para os níveis mais elevados da hierarquia organizacional, (CHIAVENATO, 2004, p. 432). A comunicação horizontal é o intercâmbio lateral ou diagonal de mensagens entre pares ou colegas. Pode ocorrer dentro ou ao longo das unidades organizacionais, (CHIAVENATO, 2004, p. 433). Seu propósito, segundo o autor, não é exclusivamente informar, é ainda auxiliar na solicitação de atividades de coordenação e suporte.


Os canais informais de comunicação funcionam fora dos canais formalmente autorizados e nem sempre seguem a hierarquia da autoridade, (CHIAVENATO, 2004, p. 433). O autor afirma que as comunicações informais estão ligadas às comunicações formais, contudo podem exceder níveis hierárquicos ou cortar cadeias de direção verticais para conectar virtualmente as pessoas no interior da organização. Não é correto que se considere a comunicação empresarial somente como uma definição de dicionário, um conjugado de procedimentos e técnicas de comunicação internos, que são conduzidos da organização aos públicos interno e externo, segundo Tomasi; Medeiros (2009). Os autores afirmam que: Ela é o somatório de todas as atividades de comunicação da empresa. Deve ser elaborado de forma multidisciplinar, com base em métodos e técnicas de relações públicas, jornalismo, lobby, propaganda, promoções, pesquisa e marketing e dirigida à sociedade, formadores de opinião, consumidores e empregados, e deve ter como referencia o planejamento estratégico da empresa. (TOMASI; MEDEIROS, 2009, p. 56 - 57)

2.1 Comunicação interna É importante que qualquer empresa tenha uma estratégia de comunicação interna e externa eficaz e sua imagem seja adequada para que conquiste o seu espaço no mercado. No ambiente de comunicação empresarial, os jornalistas ocupam-se da assessoria de imprensa, cuja função é informar os mais diversos públicos (interno e externo) sobre os fatos da empresa (TOMASI; MEDEIROS, 2009, p. 58). As categorias das comunicações podem ser interna ou externa. A comunicação interna, que abrange todo público interno à organização, segundo Tomasi; Medeiros (2009), ainda que seja direcionada a um publico menor, tem todas as peculiaridades inerentes à comunicação de massa. Essa comunicação interna de massa revela uma faceta interessante que não pode ser desprezada pelos consumidores empresariais e pelos dirigentes das empresas; o público das fábricas ou dos escritórios das empresas é hostil às formas artesanais de comunicação. A massa quer o luxo na sua comunicação interna. (NASSAR; FIGUEIREDO, 2006, P. 28)

O público interno rejeita qualquer tipo de comunicação que seja amadora ou mal feita, como quadros de avisos que não tenham programação visual, jornal de


empresa que é elaborado amadoristicamente ou o vídeo que não seja editado profissionalmente, estes querem uma comunicação arrojada, com todo aparato tecnológico e criatividade que possam ser usados. A comunicação interna, segundo Tomasi; Medeiros (2009), é um desafio que abrange o desempenho competitivo da organização e suas constantes modificações na atmosfera empresarial, a empresa deve ter conhecimento de que é necessário comunicar-se com o público externo, no entanto deve também ter uma visão interna ampla e saber que é importante comunicar-se com seus empregados. A comunicação que se constitui com os vários tipos de mídia, afirmam Tomasi; Medeiros (2009), não deve ser exclusivamente de cima para baixo, cabe aos empregados, antes de tudo, indicar os conteúdos de sua prioridade. Um ambiente frio e sem participação de todos é criado a partir de uma comunicação interna apoiada apenas em regras para serem cumpridas pelos empregados. A comunicação interna é a ferramenta que vai permitir que a administração torne comuns as mensagens destinadas a motivar, estimular, considerar, diferenciar, promover, premiar e agrupar os integrantes de uma organização. A gestão e seu conjunto de valores, missão e visão de futuro proporcionam as condições para que a comunicação empresarial atue com eficácia. (NASSAR, 2000, p. 7374)

Atualmente, a expressão comunicação interna pode ser trocada por relação com os empregados. A administração dessa comunicação está muito distante da comunicação como sinônimo de jornal, revista, vídeo, mural, visto que é uma comunicação comprometida com os valores dos empregados e não com os da direção (TOMASI; MEDEIROS, 2009, p. 59). A comunicação empresarial deve estar atenta ao público externo também, principalmente com o público formador de opinião: a imprensa, os intelectuais (a comunidade acadêmica), os políticos, as organizações não governamentais (TOMASI; MEDEIROS, 2009, p. 61). Estes são as peças fundamentais, são os que compram, que dão lucro, que divulgam a imagem da empresa positivamente ou negativamente.


2.2 O papel da comunicação interna e sua relação com a motivação dos funcionários A motivação nas organizações pode ser vista como fator primordial para que o funcionário realize com qualidade suas atividades, dessa forma, é necessário que o gestor dê prioridade a esse aspecto. De acordo com Casado (2002), faz parte da estratégia motivacional fazer com que os empregados se sintam importantes, abrir canais de comunicação para que sejam ouvidos e permitir que interfiram e opinem no modo de executar seu trabalho. A postura do gestor não deve ser de manipular e sim de estabelecer com os demais empregados uma parceria na qual as habilidades de cada um, bem como seus objetivos, sejam consideradas no caminho da consecução dos objetivos organizacionais. A estratégia gerencial no processo motivacional, segundo o modelo dos recursos humanos, é primeiramente compreender a natureza complexa da motivação, encontrando formas de entendimento das peculiaridades dos liderados, para que o gestor possa manejar todo o potencial que tem nas mãos. Em seguida, conhecendo as diferenças, favorecer o atendimento dos objetivos individuais em consonância com os objetivos organizacionais. (CASADO, 2002, p. 251.)

A comunicação interna e a motivação estão intimamente interligadas, uma vez que, os diferentes meios de comunicação interagem, intercambiam mensagens e refazem o processo de comunicação, veiculando de modo formal e informal as informações de caráter simbólico da empresa e fortalece o tecido cultural. Nas organizações empresariais, os processos de comunicação não são apenas maneiras de perpetuar e disseminar a cultura da empresa, repassando aos seus elementos os padrões aceitáveis e válidos da estruturação do trabalho, de resolução de problemas e de relacionamento interpessoal. São também formas pragmáticas de estabelecer e fazer cumprir objetivos e metas. Na realidade, ao proceder à estruturação de um grupo de trabalho, o que se organiza é o fluxo de informações relativas aos processos da empresa voltados ao cumprimento dos seus objetivos. (CASADO, 2002, p. 273)

Os meios de comunicação empresariais funcionam nos aspectos mais inconscientes da organização. O mapeamento dos sistemas de comunicação empresarial é fundamental para a apreensão do universo simbólico da organização. A transmissão dos valores da organização através da socialização de seus


membros, da repetição de práticas, rituais e histórias só é possível mediante um processo de comunicação apropriado. A comunicação interna feita do modo correto motiva os funcionários a trabalharem com satisfação, desempenhando assim suas atividades com maior propriedade, o que gera adequado desempenho dos processos da organização.

2.3 Os canais de informação como fatores motivacionais em organizações públicas Devido à diversidade de sentidos da própria expressão, torna-se difícil formar um conceito ou uma definição concreta de Administração Pública, devido também aos diversos campos por meio dos quais ela é desenvolvida, afirma Matias - Pereira (2008). Em que pesem essas limitações, pode-se argumentar que a Administração Pública, num sentido amplo, designa o conjunto de serviços e entidades incumbidos de concretizar atividades administrativas, ou seja, da execução das decisões políticas e legislativas. Assim, a Administração Pública tem como propósito a gestão de bens e interesses qualificados da comunidade no âmbito dos três níveis de governo: federal, estadual ou municipal, segundo preceitos do direito e da moral, visando o bem comum. (Matias – Pereira, 2008, p 60.)

A gestão pública tem diferenças acentuadas entre os objetivos e estruturas administrativas em cada país, decorrente de regimes públicos distintos, diferenças culturais e formações históricas específicas, segundo afirma Matias-Pereira (2008). O autor define a administração Pública como uma organização que tem como finalidade colocar em prática funções políticas e serviços realizados pelo governo. A partir desse pressuposto, pode-se pensar o serviço público de maneira distinta do privado, e as diferenças se mostram desde as condições de trabalho com recursos escassos até, muitas vezes, a remuneração, dai surgirão inúmeras dificuldades de se motivar os funcionários. Tal trabalho deverá partir do setor de recursos humanos que deve ser, tanto na esfera privada quanto na pública, o mentor da ação, o autor de políticas, o orientador, o prestador de serviços peculiares que facilitam a tarefa de cada gestor, segundo afirma Vieira et al (2011). Nas instituições públicas este setor tem papel diferenciado:


Mas, infelizmente, ao órgão de recursos humanos nas instituições públicas tem cabido mais a simples tarefa de admitir, registrar legalmente, remunerar, controlar e, quando necessário, punir os servidores. Ou seja, o conceito de órgão mentor ainda está muito distante da realidade da Administração Pública. (Vieira et al , 2011, p 8)

Entretanto, é imprescindível que essa visão comece a mudar, ser revista pelos dirigentes dessas organizações, uma vez que com o progresso das técnicas e práticas de administração e o grande aperfeiçoamento das teorias sobre comportamento organizacional, a atuação dos setores de Recursos Humanos deve ser cada vez mais orientada para a atração, fixação, motivação, treinamento, desenvolvimento e encaminhamento de pessoas, afirma Vieira et al (2011). Tal entendimento encontra respaldo no processo de transformação da Gestão Pública, conhecido no Brasil como Gerencialismo, tendo inspiração em outros países que propuseram novos paradigmas para a gestão governamental, configurando o movimento intitulado de Nova Gestão Pública ou Nova Administração Pública. Para Bresser Pereira (2005), O Gerencialismo propõe Princípios relacionados ao serviço público, quais sejam: 1) A administração pública será baseada no serviço público profissional e de alto nível, recrutado e promovido de acordo com o mérito e treinado de acordo com o "ethos" do interesse público, bem pago e motivado por diversos incentivos; 2) Os funcionários públicos estarão comprometidos com a efetividade da organização do Estado e com o estado de direito na medida em que adotarem de forma contemporânea os princípios clássicos da administração pública burocrática; com a eficiência ou a redução de custos e com o aumento da qualidade dos serviços públicos, na medida em que estiverem administrando serviços públicos de acordo com os princípios da moderna gestão pública. No caso de uma prefeitura de um município de pequeno porte, que é o objeto de estudo desse trabalho, é importante salientar que a mudança na visão acerca da comunicação interna pelos gestores públicos deve levar em consideração as peculiaridades da administração pública e também dos setores de pequeno porte. Existe uma gama de instrumentos criados pelas teorias da administração que dão conta de todas essas peculiaridades, e a escolha dos funcionários que atuarão na área de recursos humanos deve acontecer aliada às preocupações com essa gama de conhecimentos.


3. METODOLOGIA A pesquisa exposta nesse artigo no que se refere a sua abordagem é uma pesquisa quantitativa, adequada para medir opiniões, atitudes, preferências e comportamentos, mas não deixa de apresentar algumas análises qualitativas a partir dos dados coletados, essa escolha se deu devido ao alcance desse trabalho de conclusão de curso ser limitado às suas especificidades, portanto, tendo a abordagem em maior grau, quantitativa, há uma possibilidade maior de ter o objetivo quanto a sua natureza de pesquisa aplicada atingido, para Gil (2010, p. 175), quando as pesquisas são definidas como estudos de campo, estudos de caso, pesquisa-ação

ou

pesquisa

participante,

os

procedimentos

analíticos

são

principalmente de natureza qualitativa. Em relação a sua natureza, especifico-a como uma pesquisa aplicada porque objetiva gerar conhecimentos que possam ter aplicabilidade prática e envolve a solução de problemas específicos e interesses locais. No que diz respeito aos seus objetivos, essa pesquisa é exploratória e descritiva, pois trata de um estudo de caso, que segundo Gil (2010), é um tipo de pesquisa muito utilizada nas ciências biomédicas e sociais, incide no intenso estudo de um ou poucos elementos, permitindo seu delineado e vasto conhecimento. As exploratórias aproximam o pesquisador do tema de investigação, segundo Gil (2010, p. 27), a exploratória “tem por finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias, tendo em vista a formulação dos problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores”. Já a descritiva, segundo o referido autor, tem como finalidade primordial a exposição das características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Os procedimentos metodológicos utilizados para desenvolver o problema de pesquisa proposto sobre a comunicação interna na administração da Prefeitura Municipal de Barra do Choça inspiram-se em leituras prévias que dizem respeito ao tema proposto, revisão da literatura sobre o tema, e a construção do objeto de pesquisa a partir dessas leituras acompanhadas pela análise dos dados encontrados na investigação. Seguido a isso, para obtenção dos dados acerca do funcionamento da comunicação interna na Prefeitura e criar possibilidades para pensar sobre sua eficácia frente às necessidades do quadro de funcionários, foi realizado aplicação de


questionários e para tal foram escolhidos como fontes de informações os próprios funcionários do setor, que são aqueles que realmente se utilizam das ferramentas da comunicação interna e conhecem quais as possíveis demandas para o aumento da sua eficácia e, por conseguinte, para o melhor funcionamento do serviço público do município. Para tanto, foram aplicados 21 questionários e, após a coleta desses dados na instituição, foi feita a tabulação dos dados, no programa de computador Excel e a criação de gráficos para uma visualização mais eficaz das respostas dos questionários, com o intuito de elaborar dados quantitativos que auxiliem no desenvolvimento da problematização em torno da eficácia dos procedimentos de comunicação interna e sua relação com a motivação dos colaboradores. Tais dados possibilitaram o conhecimento sobre o que os funcionários pensam sobre a funcionalidade dos processos de comunicação dentro do setor e algumas conclusões sobre o primeiro possível passo a ser dado em direção à transformação da realidade encontrada.

4. APLICAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS Tendo em vista as conclusões a partir das perguntas dos questionários, podese fazer inferências pertinentes no sentido de compreender as condições da comunicação interna no setor administrativo da Prefeitura e relacioná-las com as interações e motivações dos colaboradores. Cabe salientar, que não está sendo feita aqui uma análise profunda do quadro de funcionários do setor, e nem será dada ênfase às características pessoais de cada colaborador, por isso o questionário foi respondido de forma anônima e foram dispensadas, apesar de se conhecer sua importância, as questões sobre identidade, gênero, faixa etária. Foi realizada uma exploração das funcionalidades da comunicação no interior do setor, para conseguir analisar seu funcionamento e problematizar as questões de pesquisa referentes à motivação do grupo. A coleta e representação dos dados obtidos através da aplicação dos questionários, bem como a análise destas informações, são apresentadas a seguir:


4.1 - Caracterização de Amostra: Dados funcionais

Tabela 1 - Qual seu grau de satisfação com relação à comunicação interna no setor? Alternativas Regular Bom Excelente Total

Respostas 14 7 0 21

Figura 1 – Grau de satisfação com relação a comunicação interna no setor

A tabela 1 indica que grande parte dos colaboradores não estão totalmente satisfeitos com a comunicação interna no setor, já que 67% afirmam que seu grau de satisfação é considerado regular, e apenas 33% acham bom e nenhum excelente, o que indica que as falhas existentes incomodam e atrapalham no desempenho dos colaboradores. Uma organização que possui qualidade em seus processos deve ter um sistema de comunicação eficiente, como afirma Minicucci (1995).

Tabela 2 - Os meios de comunicação utilizados na comunicação interna do setor transmitem com clareza o que está sendo informado? Alternativas Sim Não Total

Respostas 14 7 21

Figura 2 – Meios de comunicação

Os meios de comunicação utilizados na comunicação interna do setor transmitem com clareza o que está sendo informado, pois 67% dos colaboradores responderam sim e apenas 33% consideram que as informações não são transmitidas com clareza. Nota-se que os funcionários estão satisfeitos com as ferramentas utilizadas na comunicação interna, esse aspecto é positivo para a empresa, já que ela constitui uma frente de batalha que abrange o desempenho competitivo da empresa e suas constantes modificações no meio empresarial, como afirma Tomasi; Medeiros (2009).


Tabela 3 - Quais os meios de comunicação utilizados? (pode ser marcada mais de uma alternativa) Alternativas Reuniões Ofícios Email Publicações no site Outros Total

Respostas 12 20 7 6 1 21

Figura 3 – Meios de comunicação

Considerando a tabela acima, nota-se que o meio de comunicação mais utilizado na comunicação interna é o envio de ofícios, que representam um total de 95% das respostas dos colaboradores, sendo que as reuniões representam 57% das respostas dos funcionários, o e-mail representa 33% e as publicações no site 29%. É importante que os meios utilizados tenham qualidade e transmitam a mensagem de forma que todos a compreendam adequadamente, o publico interno rejeita quadros de avisos sem programação visual, o jornal de empresa feito amadoristicamente, o vídeo sem edição profissional, segundo afirmações de Tomasi; Medeiros (2009).

Tabela 4 - O modo como a comunicação interna acontece motiva o funcionário no desempenho das suas atividades no setor? Alternativas Sim Não Total

Respostas 8 13 21

Figura 4 – Modo como acontece a comunicação interna

De acordo com a tabela acima há insatisfação por parte dos colaboradores com relação ao modo como acontece a comunicação interna, pois 62% afirmam que não se sentem motivados no desempenho das suas atividades. Se a comunicação interna não acontece da forma devida, os funcionários não terão motivação para desempenhar suas atividades. Com relação a este aspecto, Tomasi; Medeiros (2009) afirmam que muitos acertos, enganos e distorções ocorrem porque as comunicações dentro das empresas não acontecem da maneira correta e as mensagens passadas são mal compreendidas.


Tabela 5 - Você tem abertura para comunicar diretamente com seu chefe sobre qualquer assunto da empresa? Alternativas Sim Não Total

Respostas 18 3 21

Figura 5 – Comunicação com chefe

A análise dos dados permite concluir que a maioria dos funcionários do setor administrativo da Prefeitura de Barra do Choça está satisfeita com o relacionamento com seu chefe, pois estes totalizam 86% dos questionados que afirmam que a comunicação direta com seu gestor é satisfatória. Analisando este aspecto, concluise que o gestor não se baseia apenas em normas e regulamentos para se dirigir aos seus colaboradores, isto é positivo para a empresa, pois “comunicação interna que se apoia apenas em regras a serem cumpridas pelos empregados está fadada a produzir um ambiente frio, sem participação de todos". (Tomasi; Medeiros, 2009, p. 59).

Tabela 6 - A comunicação entre os colaboradores é satisfatória? Alternativas a) Sim b) Não Total

Respostas 10 11 21

Figura 6 – Comunicação entre colaboradores

Observa-se, diante dos dados expostos na tabela 6, que a comunicação entre os funcionários da empresa não é satisfatória, pois 52% dos colaboradores responderam negativamente a pergunta referida, porém não se pode considerar que é péssima, pois 48% consideram satisfatória, no entanto, ainda há necessidade de uma melhoria nessa questão para que haja satisfação de todos colaboradores no relacionamento

interpessoal.

Nesse

sentido,

deve-se

ver

o

processo

de

comunicação interna de maneira a repensar os modelos mais tradicionais e de pensar as tecnologias disponibilizadas sem deixar de lado comunicação direta, sem intermediações, o contato direto entre as pessoas. (GUEDES, 2006, p. 91). Percebeu-se e acredita-se que os colaboradores não estão inteiramente satisfeitos com a comunicação interna e não se sentem totalmente motivados no


desempenho de suas atividades, e que a comunicação entre os funcionários da empresa carece de uma atenção, mesmo que considerem os mecanismos utilizados claros e úteis à comunicação, como o envio de ofícios, reuniões, e-mails e publicação na homepage. Portanto, analisa-se nesse aspecto que as barreiras que geram essa insatisfação não residem na falta de clareza ou na incompreensão das informações sobre o trabalho a ser realizado. Percebeu-se também, que os funcionários se sentem satisfeitos com o relacionamento com o seu chefe, e é ai que se entende nesse trabalho a chave do funcionamento da comunicação interna no estudo de caso realizado. Já não cabe mais pensar apenas no repasse de informações e o cumprimento de tarefas, onde se utiliza apenas uma comunicação formal entre chefia e colaboradores, o que deixa o relacionamento mais estrito e leva os funcionários, muitas vezes, a não desempenharem funções que poderiam ser importantes para a empresa, já que os mesmos se sentem desmotivados. É necessário fazer o gerenciamento dos relacionamentos com os colaboradores dando relevância a suas perspectivas e as transferências de opiniões, tratando-os como reais colaboradores, interlocutores e não como apenas receptores de ordens. Mesmo não havendo um setor de Recursos Humanos, ou a atenção direta dada a um planejamento para a comunicação interna da prefeitura, é possível que seja elaborado, estruturado e implementado um trabalho a partir das considerações acerca da comunicação interna e da motivação de colaboradores expostas nesse trabalho de pesquisa. O passo inicial seria a interação por meio de reuniões entre as chefias dos setores da administração, com o objetivo de conhecer melhor as condições de trabalho e travar um diálogo que lançasse propostas no intuito de amenizar as insatisfações dos colaboradores, de maneira a criar, dentro das possibilidades da administração pública, mecanismos que façam parte da gama de ferramentas disponíveis e já citadas. Esse procedimento poderia promover um aproveitamento maior do cumprimento das atividades dos setores administrativos, atitude que refletiria de maneira processual ao público externo, que é o público alvo aos quais se deve endereçar o respeito aos princípios da administração pública, nesse caso, sobretudo, o princípio da eficiência.


5. CONCLUSÃO A comunicação interna pode ser vista como ponto relevante nas relações de trabalho e na motivação dos funcionários, já que as relações de trabalho vivenciam momentos de indefinição e incertezas que incentivam à competição e a indeterminação do futuro abolindo a cooperação. É importante que o colaborador esteja satisfeito com seu cargo na empresa e também com o relacionamento interpessoal para que execute a tarefa com qualidade e responsabilidade e assim contribua diretamente com o bom desempenho da organização. Diante do exposto, é notória a complexidade dos trâmites que envolvem as atividades do setor público, as quais caracterizam um alto nível de burocratização, mas que, por sua vez, faz-se necessária para o cumprimento da legislação vigente e das normas estabelecidas pelos órgãos de fiscalização (TCM, TCU – Tribunal de Contas da União), até mesmo como forma de estabelecimento de limites para a eficaz utilização do recurso público, e as diferenças em relação ao cumprimento das atividades e o relacionamento dos colaboradores entre si. As ferramentas de comunicação interna e seus canais, sejam eles formais ou informais, se forem aplicados de maneira correta, obedecendo aos estudos preliminares e a um planejamento de comunicação podem contribuir para o desenvolvimento de capacidades dos colaboradores, e a construção de uma imagem satisfatória para a instituição, o que reflete na imagem dos representantes políticos do município. “Um dos principais problemas enfrentados pelas assessorias na administração pública é a má imagem que acompanha os seus servidores: uma imagem injusta na maioria dos casos”, aponta Almansa (2010, p. 64). Compreende-se que Barra do Choça é um município de pequeno porte e que a administração do município não prioriza a comunicação organizacional, como é comum acontecer em prefeituras de cidades do mesmo porte na Bahia. No entanto, algumas inovações que não necessitaria de investimento financeiro, mas sim de disposição das equipes de chefia pensarem alguma transformação na realidade da comunicação interna e prestação de serviços dos setores. A maior limitação encontrada para realização deste artigo foi a dificuldade na aplicação dos questionários, pois os funcionários da organização não demonstraram muito interesse em responder e alguns se recusaram a responder aos questionários distribuídos.


Na Secretaria Municipal de Administração e Planejamento - SEMAP, em particular, foi possível observar o envolvimento dos funcionários com o serviço e preocupação em cumprir com os trâmites necessários e diante das atribuições pormenorizadas, existe uma gradativa especialização decorrente do exercício da função. Concluiu-se que há falhas na comunicação interna da Prefeitura, que muitas vezes não é concretizada, o que gera insatisfação por parte dos funcionários. O processo de comunicação acontece basicamente por ofícios, emails e reuniões e deixa a desejar, uma vez que os funcionários, a partir da pesquisa realizada, demonstram insatisfação com relação a este aspecto. É necessário que se realize o aprimoramento da comunicação interna para que assim a motivação dos funcionários aconteça de forma a trazer benefícios para o funcionamento da organização. Tem-se como exemplo de recursos e ferramentas para aprimoramento da comunicação interna e do consequente impacto no trabalho e satisfação dos colaboradores: as campanhas internas para a informação e a educação, periódicos internos, mural para colaboradores da organização, intranet, aproveitamento do uso de redes sociais e listas de e-mails, aproveitamento da comunicação informal, estabelecimento de vínculos familiares, entre outros. Sendo assim, nota-se que pode ser feita uma diminuição nas falhas da comunicação interna no setor analisado, basta que a organização, seus colaboradores em geral, esteja engajada neste objetivo. 6. REFERÊNCIAS ALMANSA, Ana. Assessorias de comunicação. Traduzido Andréia Athaydes. São Caetano do Sul, SP: Difusão Editora, 2010. Bresser-Pereira, Luiz Carlos (2004) Democracy and Public Management Reform. Oxford: Oxford University Press. Conselho Econômico e Social das Nações Unidas (2005) "Abordagens e Metodologias Ascendentes para o Desenvolvimento de Fundamentos e Princípios de Administração Pública: O Exemplo da Análise Organizacional Baseada em Critérios". Documento apresentado ao Comitê de Especialistas em Administração Pública, Quarta sessão, Nova Iorque, 4-8 de abril de 2005 (E/C.16/2005/3). CASADO, Tânia. Comunicação interpessoal. Tipos psicológicos. – São Paulo: Atlas, 2002 CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos novos tempos. – 2 ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.


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Rubens.

Comunicação

empresarial.

São

OLIVEIRA, Silvio Luiz. Tratado de metodologia cientifica. 2 ed. São Paulo: Pioneira,1997 TOMASI, Carolina; MEDEIROS, João Bosco. Comunicação empresarial. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009. Vieira, et al; Motivação na Administração Pública: considerações teóricas sobre a aplicabilidade dos pressupostos das teorias motivacionais na esfera pública. Artigo (Revista ADMpg Gestão Estratégica, v. 4, n. 1, 2011). Disponível em <http://www.admpg.com.br/revista2011/artigos/12.pdf> Acessado em 05/05/2013.


M01402 pdf  

Monografia FAINOR

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