Page 1


2

RICARDO SANTOS OLIVEIRA

Monografia apresentada à Faculdade Independente do Nordeste- FAINOR como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Prof. Orientador: Franklin Delano

VITÓRIA DA CONQUISTA – BA

DEZEMBRO – 2006


3

Oliveira, Ricardo Santos 048s Sistema de Informação Gerencial: Um Estudo De Caso Na Empresa Atual Têxtil / Ricardo Santos Oliveira- Vitória da Conquista, 2006.

56 f. Monografia (Graduação em Ciências Contábeis) – Faculdade Independente do Nordeste. Orientador: Franklin Delano

1. Sistema de Informação 2. Tecnologia de Informação 3.Tomada de decisão. CDD:658.4038

Catalogação na fonte: Bibliotecária Sônia Iraína da Silva Roque CRB-5/1203


4


5

A minha famĂ­lia, namorada e a todos que acreditaram e contribuĂ­ram para que este trabalho fosse realizado.


6

Inteligência, imaginação e conhecimento são essenciais. Mas somente o trabalho árduo poderá convertê-los em resultados.

Peter F. Drucker


7

AGRADECIMENTOS Primeiramente agradeço a Deus por ter me dado força e sabedoria. A minha família que acreditou no meu potencial, especialmente aos meus pais, pelo amor, dedicação e pelos exemplos dado. Aos meus colegas do curso, ao meu professor orientador Franklin Delano pela atenção dispensada. A todos aqueles que direta ou indiretamente contribuíram para a realização deste trabalho, em especial a diretoria da Atual Têxtil que apoiaram esta idéia.


8

RESUMO Existe uma relação direta entre qualidade e informação. A empresa é um sistema de informação e as pessoas fazem parte do subsistema de informação gerencial, para gerir o conhecimento necessário ao sucesso do seu negócio. Com a tecnologia da informação as empresas têm alcançado grande parte dos seus objetivos, aumentando as vendas e o relacionamento com seus clientes. Logo é preciso mensurar as informações para a tomada de decisão. Os dados se constituem um insumo vital para o Sistema de Informação gerencial e esta monografia apresenta uma análise de como funciona um sistema de informação gerencial, utilizando o conceito de sistema de informação, tecnologia de informação e tomada de decisão. A pesquisa é realizada na Atual Têxtil, loja de atacado e varejo no ramo de tecidos, em Vitória da Conquista, cujo objetivo é verificar neste trabalho de campo se o sistema de informação ajuda a empresa a tomar decisões.Foram aplicados os questionários nos principais setores administrativos da empresa para obtenção de dados e analisados as informações obtidas, onde foram demonstrados através de gráficos os resultados gerados através das respostas destas pessoas.Contudo, com esta pesquisa pretendeu-se avaliar como a empresa trata as informações gerenciais obtidas para a tomada de decisão. Palavras-chave: Sistema de Informação, Tecnologia de Informação, Tomada de decisão.


9

ABSTRACT A direct relation between quality and information exists. The company, is an information system and the people are part of the subsystem of managemental information, to manage the necessary knowledge to the success of its business. With the technology of the information the companies have reached great part of its objectives, having increased vendas and the relationship with its customers. Soon she is necessary to mensurar the information for the decision taking. The data if constitute one insumo vital for the System of managemental Information and this monograph presents an analysis of as a system of managemental information functions, using the concept of information system, technology of information and taking of decision. The research is carried through in the Current Textile, attacked store of and retail in the fabric branch, in Victory of the Conquest, whose objective is to verify in this work of field if the information system helps the company to take decisions. The questionnaires in the main sectors administrative of the company for attainment of data and analyzed the gotten information had been applied, where the results generated through the answers of these people had been demonstrated through graphs.However, with this research it was intended to evaluate as the company deals with the gotten managemental information for the taking decision.

Key-words: System of Information, Technology of Information, Taking of decision.


10

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ERP - Software integrado que abrange todos os processos da empresa, abordando o modelo até então em uso, onde cada processo era um sistema e muitas vezes desenvolvidos internamente e sem integração com os demais. CRM - Sistema de relacionamento com fornecedores e clientes. Um termo da arte da disciplina de marketing direto de administrar as informações sobre os consumidores para desenvolver significados e ofertas específicas de produtos e serviços centradas no consumidor. CPU- Unidade de Processamento de Dados. TI - Tecnologia da Informação SIG – Sistema de Informação Gerencial. CRIPTOGRAFIA: Processo de em baralhamento de dados, trata-se de um conjunto de conceitos e técnicas que visa codificar uma informação de forma que somente o emissor e o receptor possam acessá-la, evitando que um intruso consiga interpretála. TCP/IP - Protocolo de comunicação da Internet. SI – Sistema de Informação.


11

LISTA DE FIGURAS Figura 01: Foto da Atual Têxtil .................................................................40 Figura 02: Site da Atual Têxtil ..................................................................41 Figura 03: Imagens da Fábrica em Maruim..............................................41 Figura 04: Tecido oferecido pela loja .......................................................42


12

LISTA DE GRAFICOS Gráfico 01: Sistema de Informação adequado .........................................42 Gráfico 02: Deficiência nas Informações para a tomada de decisão........43 Gráfico 03: Falhas no sistema de Informação ..........................................43 Gráfico 04: Investimento em tecnologia ...................................................44 Gráfico 05: Cada setor toma suas decisões.............................................44 Gráfico 06: Segurança no sistema de Informação ...................................45 Gráfico 07: Definição do Sistema de Informação .....................................45


13

SUMÁRIO

PARTE I – INTRODUÇÃO ......................................................................15 1.INTRODUÇÃO ......................................................................................16 1.2 PROBLEMA DA PESQUISA ..............................................................17 1.3 OBJETIVO..........................................................................................17 1.3.1 Objetivo Geral .................................................................................17 1.3.2 Objetivo Específico..........................................................................17 1.4 HIPOTESE .........................................................................................17 1.5 JUSTIFICATIVA .................................................................................18 1.6 METODOLOGIA.................................................................................20 PARTE II – REFERENCIAL TEORICO ....................................................21 2.1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ............................................................22 2.2 TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO.....................................................24 2.2.1 Hardware.........................................................................................25 2.2.2 Software ..........................................................................................26 2.2.3 Redes ..............................................................................................27 2.2.3.1 A Internet......................................................................................28 2.2.3.2 A Intranet......................................................................................28 2.2.3.3 A Extranet.....................................................................................29 2.2.4 Banco de Dados..............................................................................29 2.2.5 Pessoas...........................................................................................30 2.3 O SISTEMA ERP (Enterprise Resource Planning).............................31 2.4 O SISTEMA CRM (Customer Relationship Management) .................33 2.5 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO PROPRIO E PROPRIETARIO........34 2.6 A EMPRESA COMO UM SISTEMA ABERTO ...................................36 2.7 SEGURANCA DE INFORMAÇÃO .....................................................36 2.8 TOMADA DE DECISÃO .....................................................................37


14

PARTE III – ANALISE E DISCURSÃO DOS DADOS ..............................39 3. DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA ................................................40 3.1 Aspectos Gerais .................................................................................40 PARTE IV – CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................48 4. Considerações Finais ...........................................................................48 4.1 Conclusão ..........................................................................................48 4.2 Referências ........................................................................................51 PARTE V – ANEXOS ...............................................................................53


15

PARTE I - INTRODUÇÃO


16

1.Introdução O presente trabalho traz uma avaliação de como a Tecnologia da Informação e o Sistema de Informações Gerencial, podem contribuir para a minimização dos riscos na tomada de decisões da empresa. As informações oriundas dos dois itens supracitados permitem ao administrador tomar decisões e realizar ações mais acertadas, aumentando as chances de sucesso da empresa. Como se sabe a informação é o canal de comunicação que está inserida no processo de gerenciamento da empresa, a todo o momento tomam-se decisões dentro de uma organização e para que estas decisões possam ser tomadas é preciso saber se as informações obtidas são verídicas e de confiança. A qualidade e a rapidez das informações também se fazem necessário ser avaliadas possibilitando assim à empresa obter sucesso em suas tomadas de decisões. Neste contexto é de grande importância pesquisar sobre o sistema de informação gerencial dentro de uma organização que toma decisão através de relatórios gerados por meios tecnológicos, bem como avaliar como está o sistema de informação gerencial da empresa. Hoje se fala muito em gerenciamento de informação, de controle, de planejamento empresarial, mas como gerenciar estas informações? Portanto é pautado nestes contextos que se buscará explicar e evidenciar o sistema de informação gerencial, através deste estudo de caso. Na Parte I da pesquisa, constará a problematizarão, os objetivos, as hipóteses e justificativas, que serão respondidos e analisados no decorrer deste trabalho. Na parte II encontra-se o referencial teórico com o intuito de proporcionar um embasamento técnico e teórico do tema estudado. O trabalho de campo para a realização da pesquisa foi na “Atual Têxtil”, estará na Parte III do presente trabalho os dados coletados e os demonstrativos obtidos. Por fim, será feito as considerações finais e as conclusões produzidas pelo aluno diante da pesquisa realizada.


17

1.2 Problema: A

informação

gerencial,

recurso

vital

e

estratégico

na

sociedade

contemporânea e nos seus contextos organizacionais, é hoje caracterizada por um dinamismo associado, quer ao seu efêmero ciclo de vida, quer à sua crescente importância nos processos de decisão, assim levanta-se a seguinte questão: Qual a influência do sistema de informação gerencial dentro da empresa Atual têxtil, para a tomada de decisão?

1.3 Objetivos GERAL: Verificar se o Sistema de Informação Gerencial da empresa Atual Têxtil ajuda à empresa na tomada as suas decisões.

ESPECÍFICOS: Identificar se o sistema de informação atende as expectativas de seus usuários. Verificar se os pontos estratégicos da empresa são atendidos pelo sistema de informação. Diagnosticar como o sistema de gestão trata as informações obtidas para a tomada de decisão.

1.4 Hipótese H1- O sistema de Informação ajuda o melhor atendimento aos clientes do grupo Atual Têxtil. H2- Os gestores da empresa Atual Têxtil leva em consideração as informações geradas pelo sistema contábil para a tomada de decisão.


18

H3- Um sistema de informação de qualidade diminui a quantidade de papel e facilitar a guarda de arquivos da empresa.

1.5 Justificativa: Os Sistemas de Informação Gerencial são de grande importância para as empresas, pois permitem que sejam realizadas as integrações entre as diversas funções empresariais. Como exemplo, as funções compras, marketing, finanças, recursos humanos e produção passam a trocar informação, visando a alcançar maior competitividade. Neste sentido, verifica-se a importância de se conhecer o sistema de informação da empresa para que seus trabalhos sejam simplificados através de relatórios gerados, melhorando assim a produtividade, os serviços utilizados e oferecidos, melhorando a tomada de decisões por meio de informações, mas rápidas e precisas. Para ser um gerente eficiente, independente do negócio é de fundamental importância entender que a informação é um dos recursos mais valiosos e importantes de uma organização, vale ressaltar que, quando se trata de sistemas de informação, não se refere apenas aos sistemas informatizados, mas sim, a todo e qualquer processo que gere informação para a tomada de decisão de qualidade. Segundo LAUDON (1999 p.4). Um sistema de Informação (SI) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando junto para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a analise e o processo decisório em empresas e outras organizações.

Contudo é fundamental que a empresa possa mapear os setores de informação tornando mais fácil e eficiente apresentar os pontos positivos e negativos da empresa Atual Têxtil. Assim verificou-se que a sociedade empresarial é a mais beneficiada em saber a grande importância do sistema de informação no processo de tomar decisão e que o gestor trás consigo uma verdadeira responsabilidade, pois tem o papel de conduzir as informações para que possa tomar uma decisão corretamente.


19

Ainda segundo LAUDON (2001, p.2). O processo de administração era considerado uma arte pessoal, cara a cara, e não um extenso processo de coordenação global. Hoje em dia, é amplamente notório que a compreensão dos sistemas de informação é essencial para os gerentes porque a maioria das organizações necessita de um sistema de informação para sobreviver e prosperar.

Logo, a curiosidade e a aptidão por tal assunto levaram-se há apreender um pouco mais a respeito do sistema de informação gerencial, sem contar que este assunto está presente intrinsecamente em quem se utiliza dos processos gerenciais para tomar decisões. Para CASSARRO (2001, p.26): Já é de consenso geral, no mundo empresarial, que as informações compõem um dos maiores e mais valioso ativos da empresa. Podemos afirmar que uma empresa será mais dinâmica, mais agressiva e mais atuante do que outras na medida em que possua melhores sistemas de informações e, evidentemente, pessoal de alta e média administração, capacitado e motivado a se utilizar destas informações para as suas tomadas de decisões.

Diante do exposto, fica notório que se faz necessário um sistema de informação dentro de uma empresa para que ela possa tomar decisões assertivas e que cabe ao gestor gerenciar as informações e as pessoas envolvidas no processo de decisão da empresa. Com esta pesquisa conseguir-se-á perceber as reais necessidades da empresa, apreendendo com os pontos positivos e negativos do Sistema de Informação implantado. É a oportunidade de unir o conhecimento teórico adquirido na faculdade com a realidade, como verdadeiramente se processa o que será de suma importância para a formação acadêmica dos pesquisadores, já que estabelecerá novos paradigmas. Assim a empresa, diante de um nível de desenvolvimento tecnológico continuo não é tarefa fácil, é essencial que o empresário invista na organização, tecnologia e pessoal, que são componentes importantes para a formação de um Sistema de Informação eficiente.


20

1.6 Metodologia A pesquisa foi realizada com entrevista as pessoas envolvidas no processo administrativo das empresas Atual Têxtil servindo como objeto de análise. SILVA (2003, p.65) “Pesquisa exploratória: é realizada em área na qual pouco conhecimento acumulado e sistematizado. Tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, para torná-lo mais explicito ou para construir hipótese”. Foi necessário levantamentos de dados bibliográficos e finaliza-se a mesma com aplicação de questionários que caracteriza uma pesquisa de caráter quantitativo. SILVA (2003, p.65) “Quantitativo - descritivos: pesquisas empíricas cuja principal finalidade é o delineamento ou analise das características de fatos ou fenômenos, a avaliação de programas ou o isolamento de variáveis principais ou chave”. Para que ela fosse realizada contou-se com a colaboração do gestor da empresa, do setor de contabilidade, do setor financeiro e do setor administrativo da empresa. Foi constituído um momento de investigação cotidiana dos serviços nas unidades funcionais onde foi registrado no diário de campo a data da observação, as unidades observadas, comentários e impressões da pesquisa. Com esta estratégia, buscou-se presenciar o processo de trabalho na unidade e estabelecer um contato com os profissionais, por meio de idas consecutivas ao campo de estudo, antes da fase intensiva de coleta de dados realizados por meio de entrevistas. Silva (2003, p.68): A entrevista é uma técnica de pesquisa e coleta de dados extremamente importante, que deve ser planejada, considerando-se, entre outros fatores, a escolha do entrevistado, local, data e perguntas a serem formuladas. È um diálogo estruturado, em que o entrevistador ou pesquisador deve anotar as respostas para que futuramente possa analisar e estruturar em sua pesquisa.

Por fim, depois de ter analisado os dados tabulou-se em planilhas eletrônica e analisaram-se através de cruzamentos de dados, as informações passadas pelas cinco pessoas responsáveis pelas informações dos setores de cobrança, setor financeiro, administrativo, de gestão e o setor contábil.


21

PARTE II - REFERENCIAL TEÓRICO


22

2.1 Sistema de Informação Os sistemas de informação tiveram um impacto de tal ordem que, praticamente, afetaram todos os demais campos do conhecimento humano. Hoje a todo o momento utilizam-se os sistemas de informações, quer seja pessoalmente quer seja profissionalmente como exemplo os caixas eletrônicos de bancos, a compra de produtos com cartões de créditos, em fim, o sistema de informação(1) está presente cotidianamente. Uma combinação entre as partes com um objetivo definido é uma característica do sistema de informação. Compõe um sistema de informação o conjunto de hardware, software, redes e pessoas. Segundo LAUDON e LAUDON (2004 p.05) Sistema de Informação são mais que computadores. Usar sistemas de informação eficientemente requer uma compreensão de como a organização, a administração e a tecnologia de informação moldam os sistemas. Todos os sistemas de informação podem ser descritos como soluções organizacionais e gerenciais para os desafios apresentados pelo ambiente.

O grande crescimento tecnológico e a globalização vez com que as empresas investissem no desenvolvimento e utilização de informações, que são aplicadas como ferramentas de apoio aos processos de controle e tomada de decisão. Na realidade, a velocidade é o grande desafio, porque mais que o desenvolvimento tecnológico, o marco fundamental é a velocidade com que as mudanças acontecem, e Sistema de Informação tem a função de monitorar estas mudanças para que as empresas mantenham seu posicionamento e se tornem cada vez mais competitivas no mercado global.

Informação(1) é um patrimônio, é algo de valor. Não se trata de um monte de bytes aglomerados, mas sim de um conjunto de dados classificados e organizados de forma que um usuário ou uma empresa possa tirar proveito. A informação é, inclusive, um fator que pode determinar a sobrevivência ou a descontinuidade das atividades de uma empresa. E isso não é difícil de ser entendido. Basta imaginar o que aconteceria se uma instituição financeira perdesse todas as informações relativas aos seus clientes. Segundo ALECRIM, (pagina acessada em 10/09/06, através do site http://www.infowester.com/col15080. php).


23

Também segundo REBOUÇAS (2002 p.36): Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisão. O executivo deve obter o conhecimento a partir do dado transformado, o que lhe propicia um processo dinâmico ou elemento de ação. Essa situação dinâmica permite ao executivo posicionar-se diante de um problema ou uma situação qualquer.

Antes da utilização dos computadores, os sistemas de informação nas organizações se baseavam basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informações de grandes arquivos. A necessidade de se ter um maior conhecimento do mercado ou da própria empresa não é exclusividade das grandes corporações ou multinacionais. Num mercado competitivo e globalizado, as empresas também precisam estar a par da situação dos concorrentes ou da “saúde” de seu próprio negócio para poder enfrentar as dificuldades e, por que não, expandir seus empreendimentos. Para que as empresas apresentem a solução para essas necessidades de conhecimento é recomendável à implantação de um Sistema de Informação (SI). Para Figueiredo (2002, p.149). Sistema é uma rede de componentes interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar o objetivo do sistema. Um sistema deve ter um objetivo. Sem um objetivo, não existe sistema. O objetivo do sistema deve ser claro para qualquer pessoa que se encontra no sistema e incluir plano para o futuro, o objetivo é o julgamento de valor.

Por fim o sistema de informação é uma ferramenta que a empresa possui como aliada, para orientação de suas decisões financeiras, operacionais e de investimentos, tentando buscar uma aproximação entre os resultados pretendidos e alcançados. Logo a informação é a base sustentável de uma organização que queira manter suas estruturas em pé e atingir a eficiência (2) e eficácia (3) da empresa.

Eficiência (2): é um conceito relacionado a método, processo, operação, enfim, ao modo certo de se fazer as coisas e pode ser definida pela relação entre quantidade produzida e recuso. Eficácia (3): está relacionada diretamente com a idéia de resultados e produtos decorrentes da atividade principal de uma empresa, a realização de suas metas e objetivos com vistas ao atendimento do que ela considera sua missão e propósitos básicos.


24

2.2 Tecnologia de Informação A maior parte dos sistemas de gestão foi desenvolvida em formato muito diferente dos que se observam hoje. Desenvolveu-se em um contexto social de reduzida pressão competitiva; com os proprietários, em regra, assumindo o papel de gerentes e utilizando mecanismos simplificados de controle. Como o contexto mudou, alteraram-se as necessidades de informações. Antes as empresas produziam informações para o Fisco e, quando era o caso, para os acionistas minoritários. Essas informações tinham um balizamento fornecido pela legislação. O desafio agora é maior e mais difícil de ser superado. É preciso produzir informações para a decisão interna que determinará os rumos que a empresa deverá seguir. Uma maneira de se obter de forma rápida e precisa essas informações, é com a implantação de um sistema de informação – SI, através do uso dos recursos computacionais de hardware e software que constituem a Tecnologia de Informação. Para CARAVANTES e CARAVANTES (1997, p.53): A tecnologia da informação é ao mesmo tempo um habilitador e um processo que exige a tecnologia da informação para a realizar a mudança radical, e para usar as capacidades da tecnologia da informação de maneira interfuncional, impulsionada pelo desempenho, é necessário uma visão de processo.

Anteriormente à explosão da Tecnologia da Informação, já era necessário manter um sistema de informação para fins gerenciais, hoje é indispensável. A base não pode ser regida por leis, deve prover o impacto positivo nas decisões, reduzindo os erros cometidos pelo gestor. As empresas devem ser geridas por modelos de gestão com planejamento e orçamento integrados, cujo sistema deve ser ágil e capaz de captar as mudanças do ambiente, realizar simulações e emitir relatórios da apuração dos custos de produção, margens de contribuição por embalagem vendida, fluxo de caixa, demonstração do resultado do exercício e outros relatórios, sempre que houver qualquer fato novo, caso contrario nada adiantará ter um investimento tão caro como é o investimento em tecnologia de informação.


25

Para BIO (1985, p.24) O sistema de informação é representado pelo conjunto de relatórios, normalmente produzido por um departamento de Informática, que (com este ou outro nome) administra os recursos de processamento de dados capazes de receber os dados das varias áreas da empresa e transformálos em informações úteis para gerencia.

Segundo O`BRIEN (2004,p.6): O sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informação para se comunicarem, utilizando, desde a alvorada da civilização, uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e procedimentos de processamento de informação (software), canais de comunicação (redes) e dados armazenados (recursos de dados).

Assim a tecnologia de informação faz com que as peças de interagem para que o processo de comunicação e tomada de decisão seja feito com maior exatidão possível facilitando assim o processo de decisão e o gerenciamento das informações geradas.

2.2.1 Hardware Todos os programas computacionais precisam basicamente de um hardware para que eles funcionem, o hardware é parte palpável do computador, ou seja, são os periféricos de entrada (mouse, teclado, scanner e etc...), processamento (unidade de processamento de dados-CPU) e saída de informação (impressora). Segundo LAUDON e LAUDON (2001, p.7): Hardware é o equipamento físico usado para as atividades de entrada, processamento e saída do sistema de informação. Consiste no seguinte: a unidade de processamento do computador, varias entradas, saídas e dispositivos de armazenamento, e os meios físicos para interligar estes dispositivos.

Para a boa utilização do hardware de um computador depende uma boa parte do desenvolvimento do software e da habilidade da administração para avaliar, monitorar e controlar a utilização do software na organização, pois quantas vezes se deparam em situações que o computador utilizado na empresa é bastante velho ou ultrapassado tecnologicamente, havendo um atraso em obter informações.


26

O ideal seria utilizar-se de uma máquina compatível com o software utilizado, fazendo com que este dois componentes trabalhem em sintonia.

2.2.2 Software A parte invisivel, logicial ou programa de computador é uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas, na manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado, informação ou acontecimento. LAUDON e LAUDON (2001,p.128) Progama é uma serie de declarações ou instruções para o computador. O processo de escrever ou codificar programas é chamado de programação, e os individuos que se especializam nessa tarefa são chamados de programadores.

Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa seqüência de instruções quando executada em um computador ou máquina semelhante. Para LAUDON e LAUDON (2001,p.128): Software consiste em instruções detalhadasque controlam a operação de um sistema de computador. Sem o software, o hadware de cmputador não poderia execultar as tarefas que assocuamos aos computadores. As funcções do software são, administrar os recursos do computador de uma organização, fornecer ferramentas para os seres humanos tirarem vantagem desses recursos e atuar como intermediario entre as organizações e a informação armazenada.

São os Software os responsaveis pela arrumação dos dados, colocando-os em uma sequência lógica para que as informação e as tomadas de decisões sejam feitas, ou seja é a parte inteligente dos programas computacionais. ROSINI e PALMISANO (2003 p.208). “Software é o conjunto de instruções arranjadas logicamente. Os software básicos coordenam detalhas internos e gerenciam a utilização do sistema permitindo ao usuário o controle e uso do hadware”. A avaliação dos software é um fator importante para a implatação de um sistema, pois tem um custo muito alto, e a depender de sua utilização não poderá ser aquilo que a empresa realmente precisa, gerando assim um gasto desnecessario para a entidade.


27

2.2.3 Redes Uma rede de computadores baseia-se nos princípios de uma rede de informações, implementando técnicas de hardware e software de modo a torná-la efetivamente mais dinâmica, para atender às necessidades que o mundo moderno impõe. Redes de computadores incluem todos os equipamentos eletrônicos necessários à interconexão de dispositivos, tais como microcomputadores e impressoras. Dois computadores seria o número mínimo de dispositivos necessários para formarmos uma rede. O

número

máximo

não

é

predeterminado,

teoricamente

todos

os

computadores do mundo poderiam estar interligados. Basicamente, uma rede de trabalho é um sistema que permite a comunicação entre pontos distintos, ou seja, um sistema que permite a troca de informações. Os componentes básicos de uma rede de trabalho ou rede de informações são um emissor, o meio através da qual a informação trafega um receptor e finalmente a mensagem, que nada mais é do que a informação em si. Um exemplo comum seria uma pessoa falando no telefone com outra pessoa. O emissor seria quem está falando, o canal seria a linha telefônica, o receptor a pessoa que está ouvindo e a mensagem seria a própria mensagem que está sendo comunicada. Ao longo dos anos as ferramentas para a comunicação de dados foram evoluindo gradativamente, de modo a tornar a troca de informações rápida, fácil e mais eficiente. A importância do sistema de rede em uma empresa é à busca de dados de um computador para o outro, facilitando a tomada de decisão, ou seja, uma empresa que necessite tomar algum tipo de decisão baseada nas informações de uma de suas filiais situada em outra localidade pode ser possível desde que esta maquina esteja em rede, graças a este procedimento as informações estão sendo utilizadas com maior velocidade e precisão. Com a implantação de uma rede a empresa economiza impressoras, capeamentos e pode arrumar informações em computadores distintos sem ter que as perder quando precisar utilizá-las.


28

2.2.3.1 A Internet A rede mundial de computadores é hoje um dos principais canais de comunicação do mundo, graças a ela pode-se comprar vender, pagar e até comunicarmos com pessoas em diferentes lugares sem sair de casa. A internet ou simplesmente “NET”, como é chamada por alguns, também é umas das ferramentas utilizadas no processo de gerenciamento de informações. É surpreendente o fato de que grandes empresas, ainda não utilizem plenamente o canal Internet. LAUDON e LAUDON (2004 p.288) afirmam que: A internet começou como uma rede de Departamento de Defesa dos estados Unidos, criada para interligar cientistas e professores universitários em todo o mundo. Mesmo hoje, nenhum individuo pode conectar-se diretamente com a Net, embora qualquer pessoa tenha um computador, um modem e queira pagar uma pequena taxa de utilização mensal possa acessá-la por meio de um provedor de Serviços de Internet, uma organização comercial com conexão permanente com a Internet que vende conexões temporárias a assinantes.

Graças a internet a comunicação e a troca de informações tornaram-se muito rápida, haja vista, que se usa muito os correios eletrônicos (e-mail) e o transportes de arquivos via esta grande rede de comunicação. A maioria das empresas se comunica através do correio eletrônico ao invés de mandar correspondências. Este tipo de comunicação tornou-se o meio, mas pratico e rápido de se comunicar, isto se contar que a empresa na grande economia que se faz em ligações. Realmente a rede de comunicação revolucionou o mundo, hoje uma empresa sem a internet fica difícil trabalhar e muitas vezes se torna até impossível.

2.2.3.2 A Intranet A intranet faz com que o acesso às informações seja mais rápido e eficiente. A diminuição de telefonemas, fax, papéis, e-mails e tempo são significantes. Um bom exemplo é quando uma empresa tem um aviso importante para passar a todos os funcionários, sem a intranet ela espalharia cartazes por diversos locais. Tendo a


29

rede interna a disposição, é só colocar esse aviso em um local de destaque, sem perda de tempo. Turban, Mclean e Wetherbe (2004 p.76) definem Intranet como: Uso da tecnologia WWW para criar uma rede privada, geralmente dentro da empresa. Pode ser imaginada como “uma nuvem dentro de uma nuvem”. Embora a Intranet possa ser um segmento isolado de linha remota que utiliza protocolo TCP/IP (protocolo de comunicação da Internet), ela é caracteristicamente uma rede conectada a Internet.

Para Stair (2002 p.222) Intranet é uma rede corporativa interna que usa os padrões e produtos da internet e da world wide web. Ela é usada pelos empregados da organização para acessar as informações corporativas. Após terem lançado os sites institucionais, que promoveram os produtos e serviços da companhia, as corporações estão utilizando, cada vez mais, a web como alternativa rápida para simplificar.

2.2.3.3 A Extranet A extranet é a rede de computador de uma empresa usada por usuários externos com acesso limitado e que muitas vezes pode ser confundidas com a intranet, este tipo de redes é geralmente usado por clientes e representantes para obter informações do banco de dados da empresa. A idéia da extranet é melhorar a comunicação externa da empresa para com seus clientes e representantes para que as informações possam ser passadas em tempo preciso. Segundo Turban, Mclean e Wetherbe (2004 p.77): A extranet pode ser imaginada como uma extensão da intranet empresarial. Permitem que usuários remotos se conectem de forma segura, via internet ou redes privadas, a intranet principal da empresa. Sua característica é utilizar software de acesso remoto para autenticar e criptografar dados que trafegam entre usuários remotos e a intranet interna.

2.2.4 Banco de Dados Os dados de um sistema de informação ficam guardados em locais de fácil acesso, pois quando solicitados pode ser utilizados com facilidade, este banco, existem devido ao grande numero de informações que são geradas.


30

Um banco de dados torna-se possível o armazenamento dos dados comuns a todos os departamentos da organização, que com base nas novas tecnologias de banco de dados, permite gravações de diversos dados nas mais variadas condições. Se a empresa estiver interessada em saber qual foi seu faturamento de um ano atrás para fazer um comparativo com as vendas atuais, isto será possível graças às informações armazenadas em seu banco de dados. Segundo Batista (2004, p.77) Banco de Dados é uma coleção de arquivos estruturados não redundantes e inter-relacionados que proporcionam uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações, em conjunto com todos esses dispositivos de armazenamento, existe a tecnologia de banco de dados, que permite a administração dos dados e informações utilizando toda a tecnologia das telecomunicações, para a informação requerida esteja no local desejado e seja obtida na hora desejada.

Uma tecnologia bastante utilizada hoje são as maquinetas de cartões de crédito, ao passar o cartão às informações são solicitadas em uma central de banco de dados permitindo o acesso às informações de crédito do cliente, tornando possível uma verificação de dados em tempo preciso.

2.2.5 Pessoas As pessoas é a base sustentável da empresa, sem profissionais motivados, treinados e qualificados o sistema de informação não vai funcionar. Para a execução do sistema de informação gerencial a empresa terá que contar com profissionais qualificados e aptos para exercer a função de multiplicados do conhecimento, geralmente é formada uma equipe de pessoas de cada área com mais facilidade para retransmitir as informações trabalhando em equipe. Para isto as pessoas do sistema de informação devem estar motivadas e aptas a exercerem suas funções e desenvolver seus trabalhos com maior qualidade. Segundo ROSA (2005, p.58): Motivação para o trabalho é impulso interno de dedicação ao trabalho, é necessário que as pessoas tenham motivação, pois, caso contrario seu trabalho nunca atingirá os padrões de qualidade e produtividade necessárias na organização os padrões de qualidade e produtividade necessários na organização moderna.


31

Neste contexto as pessoas motivadas exercerá um execente trabalho, a liderança também se faz presente no sistema de informação, pois o gestor terá que exercer este papel para com seus liderados. Segundo CHIAVENATO (1994, p. 137): Liderança é “uma influência interpessoal exercida em” uma dada situação e dirigida através do processo de comunicação humana, para consecução de um ou mais objetivos, a liderança como influência, uma pessoa pode influenciar outra em função do relacionamento existente entre elas.

Contudo a empresa precisa trabalhar as pessoas em seus aspectos motivacionais e de liderança para que desempenhe um bom sistema de informação para o processo de tomada de decisão dentro da organização, logo de nada adianta ter um sistema sofisticado de hardware, software e redes, com pessoas desqualificadas e inaptas a exerce o papel principal de comando e controle destas informações. Assim o treinamento e o recrutamento de pessoas dentro da empresa para o uso da tecnologia da informação são indispensáveis.

2.3 O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) O sistema integrado de gestão como é conhecido o Enterprise Resource Planning (ERP), tem como finalidade integrar todas as áreas da empresa. Este tipo de sistema integrado tem uma linha particular, tendo como umas de suas principais metas informações coesas e corretas, disponibilidade no tempo certo bem como, confiabilidade e certeza para quem são passadas estas informações, criando assim uma nova e melhor ferramenta de apóia a tomada de decisões. A tecnologia ERP, tem sistemas genéricos capaz de integrar todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base de dados única, ele aperfeiçoa o tráfego de dados dentro da corporação (on-line), minimiza a manipulação e como conseqüência, assegura uma maior confiabilidade nas informações. Apesar de sua recente popularização, o conceito dos sistemas integrados não é novidade, ele sempre existiu, mesmo quando a informatização era um sonho distante, afinal, os Sistemas de Informação não dependem de informática ou


32

tecnologia para serem elaborados eles dependem de conhecimentos administrativos e operacionais. Definem como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operações de uma empresa. Procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas, incorporando modelos de processos de negócio obtidos pela experiência acumulada de fornecedores, consultorias e pesquisa em processos de benchmarking. A integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, armazenadas em um único banco de dados centralizado,(http://computerworld.uol.com.br acessada em 23 de outubro de 2006).

A principal vantagem proporcionada pela utilização do sistema ERP

(3)

é a

capacidade de processar um gigantesco número de dados simultaneamente, tornando a disponibilizarão das informações demandadas, praticamente on-line. Mas de pouco adianta esse potencial se os sistemas (rotinas, processos, métodos) não estiverem muito bem coordenados e analisados. Informatizar sistemas ruins traz novos problemas e nenhuma solução, além de nublar as possíveis causas dessas falhas. Essa situação infelizmente é bastante comum nas empresas, pois existe uma grande confusão sobre análise de sistemas operacional-corporativos e programação desses sistemas. Já a revista Informática Exame do mês de maio de 1997 p. 94-97 diz que: O ERP é citado pela capacidade de colocar nos "eixos" toda engrenagem empresarial. A adoção obriga a corporação a repensar sua estrutura e seus processos. Esse sistema põe fim às aplicações redundantes e incompatíveis existentes nas empresas e muitos estão preparados para o comércio eletrônico e outras vantagens surgidas com a Internet.

Verificou-se que as organizações buscam cada vez, mas integrar suas informações para que cada setor possa ter o mesmo dado, tornando-se mais fácil decidir e analisar as informações geradas pelo sistema, logo este tipo de tecnologia ganha um grande mercado dentro dos sistemas de informação gerencial.

ERP (3) - Sistema integrado com um único banco de dados, ou seja, o banco de dados da logística, do setor de marketing, das financias e do setor contábil são os mesmo, facilitando as informações geradas pelo sistema de informação, em português quer dizer Planejamento do recurso da empresa.


33

2.4 Sistema CRM (Customer Relationship Management) Sistema de integração com clientes e fornecedorers Customer Relationship Management-(CRM), significa coisas diferente para pessoas diferentes. È uma abordagem que reconhece o cliente consumidor como núcleo de negócio e que o sucesso da empresa depende da gestão eficiênte das relações dos mesmos. A CRM (4) faz com que a o cliente se sinta importante para a construção do futuro da empresa pois este tipo de marketing direto cria a fidelidade do consumidor e como parte do processo, ajuda a lucratividade da empresa. É na CRM que a empresa tem todas os dados de valores que ela possui, ou seja, a carteira de clientes, este projeto visa atender as necessidades dos

mesmos colocando a

disposição as informações que eles precisam para satisfazer as suas necessidades como cliente. Segundo Bucci em seu artigo apresentado em (Julho de 2000 no site www.bucci.com.br) diz que: Gerenciamento do Relacionamento com o Consumidor é essencialmente um foco em obter o valor máximo dos clientes, seja através da maneira que as companhias se comunicam com eles, como vendem, e como lhes prestam serviços de atendimento ou manutenção, como também pelos meios tradicionais do produto, do preço, da promoção e do ponto de venda. Com CRM, as companhias devem reconhecer que os clientes fazem as decisões da compra baseadas mais do que apenas no produto, mais do que no preço apenas. Os clientes compram baseados em sua experiência geral que inclui o produto e o preço, mas incluem também vendas, serviço, imagem percebida, suporte e atendimento. Se as companhias puderem obter todos aqueles fatores corretamente e consistentemente, estarão recompensadas com um cliente fiel e rentável.

A CRM envolve capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa, consolidar todos os dados capturados interna e externamente em um banco de dados centrais, analisarem os dados consolidados, distribuir os resultados dessa análise aos vários pontos de contato com o cliente e usar essa informação ao interagir com o cliente através de qualquer ponto de contado com a empresa.

CRM (4) -È o sistema integrado que permitem aos clientes e fornecedores terem informações sobre a empresa, o produto e serviços prestados, ou seja, ambos se relacionam a tradução para o português Gerência do relacionamento do cliente.


34

Hoje as grandes empresas já possuem estes pontos de apoio, fazendo com que seus clientes fiquem satisfeitos com seus suportes, seus produtos e principalmente com o atendimento personalizado, gerando automaticamente uma pós-venda e aumentando o grau de satisfação dos mesmos. Para Turban, Mclean e Wetherbe (2004 p.271) afirma que: Para administrar de forma correta as relações com os consumidores, à empresa precisa em primeiro lugar conhecer quem são seus clientes atuais e os consumidores em potencial, não apenas como grupos ou segmentos de consumidores, mas como indivíduos. A empresa precisa saber quem é o bom cliente e quais são os clientes mais lucrativos para a empresa. Além disso, é importante saber por que um determinado cliente está no mercado, por que ele faz negócio com a empresa, do que os clientes gostam ou não em relação à empresa, e assim por diante.

2.5 O sistema de informação próprio e proprietários O custo cada vez menor dos computadores e a onda de gestão integrada por software parecem incentivar cada vez mais o empresário a investir em Tecnologia de Informação em busca de melhor desempenho da empresa. Esse tipo de investimento pode ser muito desastroso ou não para a empresa, caso ela e os funcionários não estejam totalmente capacitados a lidar com essa nova tecnologia. Aconselha-se uma analise antes de investir em equipamentos de tecnologia, pois devem-se levar em considerações alguns aspectos relevantes, como a quantidade de clientes, as encomendas, o orçamento, o estoque, as análises financeiras, a quantidade de empregados, a quantidade de registros e documento, que a empresa possui. Quando a empresa investe em um sistema de informação, ou seja, é desenvolvido um programa especifico para ela, esses sistemas chamam de sistema de informação próprio, ou seja, este programa irá atender somente as necessidades desta empresa, este tipo de investimento é bastante caro e muitas vezes o custo beneficio não é a melhor opção de investimento. Por outro lado, quando a empresa faz a opção de trabalhar com um sistema já existente no mercado e que pode ser feito algumas adaptações para atender as suas necessidades, chamamos de sistema proprietário, este por sinal é o sistema,


35

mas usado, mesmo por que seus custos beneficiam atende a maiorias das empresas. Para que o processo de informatização seja bem-sucedido, uma pesquisa feita por Castanhera e Escrivão, professores da USP - São Paulo, publicado em 17/01/2000, deve-se seguir uma abordagem dividida em etapas ordenadas. Uma abordagem que pode ser utilizada é apresentada a seguir: Etapa 1: Aprenda sobre informatização visitando empresas similares que já tenham sofrido o processo de informatização de suas atividades. Etapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessário, pois, quanto melhor forem à avaliação inicial, maiores os benefícios que poderão ser alcançados. Etapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente pela empresa, envolvendo as pessoas responsáveis por cada processo. Etapa 4: Identifique os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades informacionais desses processos. Etapa 5: Analise a adoção de rede interna (talvez uma intranet), a criação de uma rede que possibilite a comunicação com clientes, fornecedores e outros (extranet) e a conexão para comunicação externa (internet). Etapa 6: Compare os custos e os benefícios – lembre-se de levar em consideração os custos e benefícios indiretos. Etapa

7:

Prepare

seus

funcionários

para

a

informatização.

Promova

a

conscientização da necessidade de informatização, mostre os benefícios que podem ser alcançados, treine as pessoas envolvidas, discuta as necessidades de mudanças e a melhor maneira de fazê-las com todos os envolvidos etc. Logo, é de suma importância à avaliação antes de se comprar um software, haja vista que a empresa poderá não ter o custo beneficio desejado, e investir em sistema de informação caro, quando um sistema já existe poderá suprir as suas necessidades de relatórios e tarefas para a tomada de decisão.


36

2.6 A empresa como um sistema aberto Os sistemas abertos envolvem a idéia de que determinados inputs são introduzidos no sistema, e processados, geram certos output. Com efeito, a empresa vale-se de recursos matérias, humanos e tecnológicos, e cujo processamento resulte bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado. Bio (1985, p.18) O sistema aberto pode ser compreendido como um conjunto de partes em constante interação (o que ressalta um dos aspectos fundamentais de idéia de sistema: a interdependência das partes), constituindo um todo orientado para determinados fins e em permanente relação de independência com o ambiente externo.

2.7 Segurança da Informação O sistema de segurança nas informações constitui na seguridade das informações da empresa, é um conjunto de medidas que visam proteger e preservar informações

e

sistemas

de

informações,

assegurando-lhes

integridade,

disponibilidade, não repúdio, autenticidade e confidencialidade. Quando se visita alguns site de compra e venda de produtos pode-se perceber a utilização de dados criptografados, ou seja, em baralhamento dos dados para que pessoas inconvenientes usem estas informações com intenção de fraude, assim acontece com as informações das empresas. LAUDON e LAUDON (2001, p.340): Segurança se refere à política, procedimentos e medidas técnicas usadas para prevenir acessos não-autorizados ou alteração, roubo físicos aos sistemas de informação. A segurança pode ser promovida com um gama de técnicas e ferramentas para salvaguardar hardware, software, redes de comunicação e dados.

A presença forte de dados criptografados é constante, pois isso diminui a violação de dados confidenciais. Nesse sentido, com mecanismos de proteção tem por objetivo prover suporte a restauração de sistemas de informações, adicionandolhes capacidades detecção, reação e proteção. Os componentes criptográficos da segurança da informação tratam da confidencialidade, integridade, não repúdio e


37

autenticidade. Vale, no entanto, ressaltar que o uso desses fatores é feito em conformidade com as necessidades específicas de cada organização. Segundo LAUDON e LAUDON (2001, p.345): Os controles de segurança de dados asseguram que valiosos arquivos de dados empresariais tanto em disco como em fita não estejam sujeitos a acessos não-autorizados, mudanças ou destruição. Tais controles são exigidos para arquivos de dados quando eles estão em uso e quando estão sendo guardados para armazenamento.

2.8 Tomada de Decisão O processo de tomada de decisão dentro da empresa faz parte do contexto dos gestores, é através de duas ou mais alternativas que eles iram decidir o melhor caminho que a empresa irá seguir, senão não terá o que decidir. O gestor dentro destas opções faz a escolha tendo em vista está escolhendo as melhores alternativas para que a empresa possa alcançar os seus objetivos. CARAVANTES (2005, p.446) afirma que: Tomar decisões é o processo de escolher uma dentre um conjunto de alternativas. Portanto, quando gerentes tomam decisões, eles identificam uma serie de alternativas potencialmente viáveis e escolhem aquela que acredita ser a melhor em particular para a situação. Tomada de decisões e resoluções de problemas são processos ligeiramente diferentes, mas também estão inter-relacionados.

Os sistemas de informação gerencial vão dar para a pessoa que irá tomar as decisões alternativas, para que seja escolhida uma, para a suas decisões. Evidentemente este processo de seleção de alternativas deve ser avaliado para a verificação de viabilidade e de satisfação dos resultados. Hoje se faz o uso dos sistemas de informação informatizados, pois os relatórios são gerados com maior rapidez, assim as informações que vão chegar mais cedo. Muitas empresas fecham entes mesmo do seus primeiro ano de existência por causa de decisões tomadas, conforme dados do Sebrae no Brasil, as empresas constituídas e registradas nas juntas comerciais dos Estados nos anos de 2000, 2001 e 2002, revela que 49,4% encerraram as atividades com até 02 (dois) anos de existência, 56,4% com até 03 (três) anos e 59,9% não sobrevivem além dos 04


38

(quatro) anos, como se sabe toda e qualquer decisão deve ser tomada com bastante cautela, haja vista que, são inúmeras informações que se tem, mas que na hora de decidir é preciso frieza e percepções naquilo que se esta decidindo. Assim é o sistema de informação fornece alternativa e probabilidades para analise e conclusões para a tomada de decisão, mas valem lembrar que os dados serão inseridos por pessoas que muitas vezes costumam falhar, logo as decisões devem ser analisadas por uma equipe para que não haja equivoco na hora de decidir o futuro de uma organização.


39

PARTE III - ANALISE E DISCUSSテグ DOS DADOS


40

3. Desenvolvimento da Pesquisa 3.1 Aspectos Gerais

A pesquisa faz-se na cidade de Vitória da Conquista, um dos mais importantes municípios da Bahia que exerce uma considerável influência no comercio da região sudoeste do estado. Conforme aponta o IBGE em 2002, na Bahia, havia 64.920 estabelecimentos ocupando 275.159 pessoas. A receita líquida foi de R$ 21,3 bilhões e 39,5% dela vieram do varejo, 38,3% do atacado e 22,2% de veículos, motocicletas e comércio a varejo de combustíveis. Por atividade, os maiores faturamentos do varejo vieram de comércio em lojas especializadas (R$ 4,1 bilhões ou 19,0% do total do estado), e comércio não-especializado (R$ 3,3 bilhões ou 15,6%). Esse estudo foi realizado com amostragem previamente definida, dentro do universo empresarial no ramo de tecidos, mais especificamente na empresa Ipatinga Comercio de Tecidos Ltda, cujo nome fantasia é Atual têxtil, como o objetivo de diagnosticar o estágio atual do sistema de informação gerencial para a tomada de decisão implantada neste tipo de atividade econômica em Vitória da Conquista.Após a elaboração e aplicação dos métodos de obtenção de dados, foi possível confeccionar as informações de natureza estrutural e funcional da empresa, mediante a correlação, avaliação e interpretação dos dados coletados. A finalidade é estabelecer criticas das deficiências e qualidades do Sistema de Informação para a tomada de decisão adotada pela empresa. Figura 01


41

A

empresa

conta

com

uma

ferramenta

importantíssima

para

o

desenvolvimento de suas atividades, relacionamento com os clientes e interação da sociedade, é utilizada da internet, que hoje apresenta a maior rede de telecomunicação de uso comercial no mundo, alem da intranet e extranet, que possibilita a comunicação entre os sistemas de suas filiais em outras cidades. Figura 02

(Pagina acessada em 02 de dezembro de 2006 www.atualtextil.com.br)

A entidade oferece a venda de tecidos em atacada e varejo, aviamentos e serigrafia com quatro lojas no estado da Bahia, sendo duas em Vitória da Conquista, uma em Jequié e Guanambi, além de contar com grande parte de produtos originais da fábrica que compõem o grupo Atual Têxtil localizada no município de Maruim, há 30 quilômetros de Aracaju, Sergipe. Figura 03


42

Figura 04

A organização possui um sistema de informação para o maior gerenciamento de suas atividades, conforme pesquisa nos setores de Administração, Gestão, Financeiro, Contábil e de Cobrança, 80% dos gestores de cada setor afirmam que o sistema de informação é adequado, e que as informações por ele fornecidas servem para a toda de decisão. Gráfico 01

Sistema de Informação Adequado 20% Sim Não

80%

Fonte: Pesquisa de Campo

Mas existem algumas deficiências de informações que devem ser ajustadas antes de se tomar as decisões, conforme mostra o gráfico abaixo:


43

Gráfico 02

Deficiência nas Informações para a tomada de Decisão 20% 0%

Em partes Não Sim 80%

Fonte: Pesquisa de Campo

Desta forma, o sistema de informação é bastante aproveitado dentro desta organização, mas por existir algumas deficiências nas informações, a empresa não utiliza totalmente os dados obtidos para a tomada de decisão. O sistema de informação da empresa influência em partes na tomada de decisão, acha vista que 80% dos setores pesquisados apontam que o sistema de informação apresenta falhas e por apresentar esses problemas não se segue e não se toma decisões através dos relatórios gerados por esse sistema. Respondendo assim a problemática da pesquisa. Gráfico 03

Falhas no Sistema de Informação 0%

20%

Em partes Não Sim 80%

Fonte: Pesquisa de Campo

Neste contexto a hipótese dois foi negada, pois nem sempre o gestor da Atual Têxtil leva em consideração as informações contábeis para que possa tomar as decisões da empresa, apesar de 60% dos setores afirmarem que a gestor utiliza das informações para tomar decisões.


44

Com o sistema de informação a empresa diminui a quantidade de papeis e facilita a guarda de arquivos, confirmando assim a hipótese três. Verifico-se também que a tecnologia de informação tem grande valor, pois investi-se em novos equipamentos que possam gerar com maior rapidez os relatórios e informações utilizadas na companhia. Gráfico 04

Investimento em Tecnologia 0%

Em partes Não Sim 100%

Fonte: Pesquisa de Campo

O hardware utilizado na corporação é compatível com o software, conforme revela a pesquisa de campo. Para que o software fosse implantado dentro da organização foi preciso ser avaliado antes, pois é através deste que as atividades rotineiras são facilitadas, para que se tenha uma informação com maior rapidez. O sav (Sistema de automação varejista) e o Prosoft são os programas utilizados pela empresa, neles os setores trabalham as informações da empresa, para que o gestor possa mensurar as informações e tomar as decisões. Gráfico 05

Cada Setor Toma as suas Decisões 0%

Em partes Não Sim 100%

Fonte: Pesquisa de Campo


45

Verificou-se também que a firma possui um sistema integrado com um único banco de dados, facilitando assim a análise dos dados e tomada de decisão. Através deste sistema o setor utiliza-se os mesmo dados, evitando a redigitação. Com a informatização da loja, no primeiro momento houve uma resistência por partes das pessoas e os clientes envolvidos no processo de venda e administração da empresa, mas que foi solucionado com o passar do tempo, melhorando as vendas e o relacionamento com os clientes. Para isso foi preciso capacitar as pessoas para trabalhar com o sistema de informação, o que confirma a hipótese um. Outro fator importante e que a entidade se preocupa é a segurança do sistema de informação, segundo a pesquisa 100% dos setores da empresa, certificam que o sistema possui segurança adequada.Conforme mostra o gráfico. Gráfico 06

Segurança no Sistema de Informação 0%

Em partes Não Sim 100%

Fonte: Pesquisa de Campo Terminando a entrevista os setores da empresa fizeram uma avaliação de como anda o sistema de informação da loja Atual Têxtil e 100% acha um sistema de informação bom, conforme ilustração do gráfico abaixo: Gráfico 07 Denifição do Sistema de Informação 0%

Bom Péssimo Ótimo 100%


46

Diante dos pontos abordados, percebe-se que a empresa Atual têxtil, é uma empresa organizada, comprometida com suas atividades, possui uma estrutura adequada, tem preocupado com o bem-estar de seus colaboradores, além de dá oportunidade aos seus funcionários com política de capacidade técnica e intelectual, visando à atuação. Porem existe umas pequenas falhas no sistema de informação gerencial, falta também suporte devido para que a empresa desenvolva bem seu sistema de informação, e que devido a este problema não se tem uma confiança plena nas informações geradas. Uma empresa com um sistema totalmente informatizado, funcionando eficiente e eficazmente, proporcionará grandes vantagens, seja em relação ao tempo otimizado, à organização, à facilidade de obtenção de informações, à previsão e muitos outros aspectos que contribuirão para o sucesso da empresa. Dessa forma, a informatização das empresas possibilita-se que elas ganhem eficiência e eficácia melhorando, assim, sua competitividade e aumentando sua lucratividade. Algumas das vantagens que podem ser citadas sobre a informatização das empresas. Melhora as informações para tomada de decisão, uma empresa que possui um computador, por exemplo, pode armazenar informações de seus clientes, tornando possível saber em qual situação se encontra seu credito, tem um banco de dados que permite armazenar muitas informações para fácil e rápido acesso. Automatiza as tarefas rotineiras, por exemplo, as contas a pagar do dia, da semana, do mês e até mesmo do ano podem ser visualizadas através de um simples consulta, relatórios são geradas para saber determinada informação para aquela situação. Melhora o controle interno das operações, o estoque pode ser atualizado e controlado à medida que os produtos entram e saem, facilitando a conferência para gerar o balanço dos produtos. Melhora o atendimento ao cliente, com um sistema de atendimento informatizado o cliente ganhará tempo e as informações que ao invés de serem escritas manualmente, e de forma ilegível o programa facilitará na tradução do texto ficando fácil para quem vende e quem compra.


47

Aumenta a capacidade de reconhecer problemas mais cedo, a empresa poderá diagnosticar seus crediários em atraso em alguns minutos ao invés de ter que buscar no velho arquivo de duplicatas. Ajuda o gerente a testar algumas decisões antes de colocá-las em prática, hoje muitos sistema informatizados avalia por si só a estatísticas de vendas, ficando fácil na hora de comprar, evitando assim o acumulo de produtos sem rotatividade.


48

PARTE IV - CONSIDERAÇÕES FINAIS


49

4. Considerações Finais 4.1 Conclusão Dentro do atual contexto de mercado, as empresas necessitam de um sistema informatizado para controlar sua gestão. Contudo, apesar de esse instrumento ser de grande utilidade para se alcançar o sucesso, o empresário deve estar atento a algumas questões. O primeiro passo é fazer um dimensionamento da empresa no contexto atual e também uma dimensão planejada para o futuro, para que dessa forma possam-se adquirir equipamentos adequados às necessidades. A partir do sistema de informação, a organização pode obter uma série de vantagens, caso o processo seja efetuado de maneira correta, pois a informatização promove o enxugamento da empresa (papéis, fichas, anotações, pastas, cadernos, folhetos, arquivos); a eliminação das atividades burocráticas, tais como elaboração de manual de fichas de fornecedores e clientes, emissão de notas fiscais, liberação de pedidos, cadastro de funcionários, consulta à legislação, que podem ser facilmente feitas no computador, o aumento da agilidade, segurança, integridade e exatidão das informações levantadas, além, é claro, da redução das despesas em todos os setores envolvidos. Também auxilia no aperfeiçoamento da administração geral da empresa, da administração de marketing, do planejamento e controle da produção, das demonstrações financeiras, das previsões orçamentárias, das análises de investimentos e de custos. A tecnologia de informação é um recurso de difícil acesso para as empresas, seu custo de aquisição é considerado alto, e existe uma grande dificuldade de adequação e utilização desses recursos. As empresas têm dificuldade em obter financiamento, por falta de linhas de crédito adequadas ou por dificuldades em preencher as exigências necessárias. Sendo assim, é preciso criar linhas de financiamento voltadas para aquisição da tecnologia de informação com menores exigências para que a empresa possa adquirir essa tecnologia e o conhecimento necessário para sua eficaz e eficiente utilização.


50

Quando a firma consegue adquirir essa tecnologia, geralmente não efetua um levantamento adequado de suas necessidades atuais e um planejamento das necessidades futuras. Assim, normalmente valorizam mais o hardware do que o software, quando deveria acontecer o inverso. Isso pode ser visto pela insatisfação pelo uso dos recursos do sistema de informação. Contudo os objetivos da pesquisa foram alcançados, pois graças à boa vontade e o interesse da administração da empresa Atual têxtil, as perguntas e as avaliações dos dados foram preenchidas com êxito. Isso permite concluir que é impossível planejar ações empresarias da mesma, para obtenção do sucesso sem o devido uso do sistema de informação gerencial e que uma pesquisa mas profunda nos pontos negativos serial ideal, com o objetivo de conhecer a extensão dos problemas.


51

4.2 Referências BIO, Sergio Rodrigues, Sistema de Informação, Um enfoque Gerencial, Editora Atlas. CARLOS, Luiz Cardoso, Sistema de Informação para a tomada de decisão, Monografia apresentada para obtenção do título de Graduado no Curso de Ciências Contábeis, da Faculdade de Ciências Aplicadas de Cascavel – FACIAP. CARAVANTES,

Geraldo

R,

Claudia

C.

Panno,

Mônica

C.

Kloeckner,

Administração, Teoria e Processo, São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. CARAVANTES, Geraldo R, Claudia Caravantes, Wesley Bjur, Administração e Qualidade, A superação dos Desafios, São Paulo: Makron Books, 1997. CASSARRO, A.C, Sistema de Informações para Tomadas de Decisões, 3ª Edição Revista e Ampliada. CATELLI, Arnaldo, Controladoria, Um abordagem da Economia Gecon, Editora Atlas 1999. GONÇALVES, Antonio de Oliveira, Nicolas, Aderbal Muller, Toshiro, Wilson Nakamura, A utilização das informações geradas pelo sistema de informação contábil como subsídio aos processos administrativos nas pequenas empresas, Dissertação e Tese de Mestrado. LAUDON C. Kenneth, Jane P. Laudon, Sistema de Informação Gerenciais, Administrando a empresa digital, 5ª Edição, Prentice Hall, São Paulo 2004. LAUDON. C. Kenneth, Jane P. Laudon, Gerenciamento de sistemas de Informação, terceira Edição. O´ BRIEN, James A., Sistema de Informação, e as decisões gerenciais na era da Internet, 2ª Edição, Editora Saraiva. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade Gerencial. Um enfoque em sistema de informação contábil. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2000. REBOUÇAS, Djalma de Pinheiro de Oliveira, Sistemas de Informação Gerenciais, Estratégicas, Táticas, Operacionais, 8ª Edição, Editora Atlas, 1997. STAIR, R. M. Princípios de Sistemas de Informação: uma Abordagem Gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 2002.


52

TURBAN, MCLEAN, WETHERBE, Tecnologia da Informação para gestão, Transformando os Negócios na Economia Digital, 3ª Edição, Artmed Editora 2004. ZIMMERER, T. W.; Scarborough, N. M. Essentials of small business management.

Macmillan College Publishing Company, 1994.


53

PARTE V – ANEXOS


54


55

Empresa: _____________________________________________________ Setor: ________________________________Data da Pesquisa ___/___/___

Questionário 1- A empresa possui sistema de informação? ( ) Sim ( ) Não 2- A empresa possui um sistema de informação adequado para que as informações fornecidas possam servir para a tomada de decisão? ( ) Sim ( ) Não 3-O sistema de informação da empresa é perfeito para a tomada de decisão. ( ) Sim ( ) Não ( ) Em partes 4- A organização investe em Tecnologia de Informação? ( ) Sim ( ) Não 5- A empresa prefere trabalhar com os equipamentos mas velhos e fáceis de manusear? ( ) Sim ( ) Não 6- O sistema de Informação ajuda a diminuir a quantidade de papel e facilita a guarda de arquivos da empresa? ( ) Sim. ( ) Não 7- A entidade absorve as informações geradas pelo sistema de informação com o fito de analise e tomada de decisão? ( ) Sim ( ) Não 8- O sistema de informação apresenta falhas. ( ) Sim ( ) Não 9- Os relatórios são complexos para analise por isso se prefere não usá-los para a tomada de decisões. ( ) Sim ( ) Não 10- Seguem-se as informações geradas pelo sistema e tomam-se decisões através de seus relatórios. ( ) Sim ( ) Não 11- Os hardwares são compatíveis com os softwares utilizados pela empresa?


56

( (

) Sim ) Não

12- Foi analisado o software antes de ser usado na empresa? ( ) Sim ( ) Não foi preciso ( ) Sim, depois de meu concorrente usá-lo. 13- Utiliza-se o sistema de redes no sistema de informação utilizado? ( ( (

) Sim, Internet, Intranet e Extranet ) Não, pois nunca ouvir falar. ) Falta suporte para a utilização.

14- O setor de Marketing, o setor financeiro, o contábil, de estoque e gestão utilizam os mesmo bancos de dados para a tomada de decisão? ( ) Sim, ( ) Não 15- O setor contábil interfere nas decisões da empresa, com relatórios que justifique a sua interferência. ( ) Sim ( ) Não ( ) Nem sempre 16- As pessoas são capacitadas para utilizar o sistema de informação da empresa? ( ) Sim ( ) Não . 17- Com a informatização da empresa, as vendas e o relacionamento com os clientes melhoraram? ( ) Sim ( ) Não ( ) Não influenciou 18- O sistema de informação é seguro? ( ) Sim ( ) Não 19- A empresa utiliza-se de informações dos diversos setores para que possa tomar as decisões? ( ) Sim ( ) Não 20- Cada setor toma a sua decisão? ( ) Sim ( ) Não 21- Como se define o sistema de informação utilizado pela empresa para a tomada de decisão? ( ) Bom ( ) Péssimo ( ) Ótimo ( ) Muito bom

M0113  

SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA ATUAL TEXTIL VITÓRIA DA CONQUISTA – BA DEZEMBRO - 2006 Monografia apresentada à...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you