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A Importância do Controle de Estoque em uma Empresa de Calçados da Cidade de Vitória da Conquista. João Batista Luz da Silva Filho1

Resumo. A gestão dos estoques é um departamento dentro da empresa que requer uma atenção especial, pois para que a organização possa alcançar seus objetivos, precisa-se ter o controle das operações que envolvem: compra, venda e reposição de mercadorias, aspecto relevante na formação do patrimônio e continuidade da empresa, pois a aplicação do capital de giro de forma indevida poderá levar a empresa a sérios problemas financeiros. Esta pesquisa, por meio de um estudo de caso em uma empresa de Calçados, estabelecida no município de Vitória da Conquista – BA tem como foco principal determinar se o controle de estoque da mesma tem contribuído de forma a alavancar os seus resultados. Nesta análise ficou constatado que a empresa não possui um sistema de controle que integre e processe todas as informações na oportunidade do fato, deixando com isso, de melhorar o desempenho e o controle de forma a satisfazer os seus resultados.

Palavra Chave: Controle de estoque. Comércio varejista de calçados. Sistema de Informações Gerenciais.

1. Introdução

O controle de estoque por muito tempo foi praticado de forma empírica, pois normalmente o administrador da empresa era também o seu proprietário. Mas como podemos perceber ainda hoje, a maioria das pequenas empresas, utilizam essa forma de

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Graduando em Ciências Contábeis pela Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, Vitória da Conquista, Bahia. Artigo apresentado como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do depósito: 17 de Dezembro de 2008.


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controle, executa compras através de seu conhecimento prático habitual. De acordo com Longenecker et al (1997, pág. 502):

O controle de estoque não é uma tarefa tão atraente, mas pode influir no sucesso ou no fracasso. Quanto maior for o investimento no estoque, mais vital será o uso e o controle apropriados. A importância do controle de estoque, particularmente em pequenas empresas de varejo, é atestada pelo fato de que o estoque tipicamente representa o maior investimento em dólar desses negócios.

O capital de giro está ligado diretamente ao estoque. As empresas não podem sacrificar seu capital de giro com compras elevadas em um período e que não deixe de acontecer vendas por falta de outros produtos. . Logo, o excesso de mercadorias irá comprometer o mesmo, obrigando invariavelmente o empresário a recorrer a financiamentos para manter o nível de atividade. Hoji (2003, p.123), ao abordar o impacto dos estoques na estrutura financeira de uma empresa, e os aspectos relacionados à gestão do mesmo, comenta que:

Normalmente, o investimento em estoques tem um peso significativo em empresas comerciais e industriais e até, em empresas de prestação de serviços. Em empresas comerciais, os estoques são representados, basicamente, pelas mercadorias para revenda. A responsabilidade direta pela administração dos estoques não é do administrador financeiro, mas ele pode influir sobre os resultados globais da empresa, interagindo junto a áreas operacionais responsáveis pelo controle do giro e níveis adequados de estoque.

De acordo Padoveze (2000, p.63):

a) a empresa deve manter seus estoques no mais baixo nível possível, objetivando reduzir os impactos financeiros de manutenção de investimentos do capital de giro e, principalmente, reduzir os desperdícios futuros com obsolescência tecnológica de itens; b) as novas tecnologias de administração de produção, como o Justin-Time, enfatizam a necessidade de se manterem os estoques em seu menor nível, objetivando rapidez e flexibilidade da produção e venda;

Para amenizar o impacto do imprevisível sobre um investimento em estoques, deve-se considerar a aplicação em mercadorias de alta rotatividade, pois estes representam a


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otimização dos recursos investidos. Em regra, os investimentos nos mesmos devem ser feitos de forma que estes sejam o mínimo possível para atender a demanda. O ideal para as empresas seria efetuar as aquisições de estoques somente para atender aos pedidos de seus clientes e, assim, obter a redução dos custos envolvidos. Infelizmente, a assim chamada entrega just-in-time (a tempo) é muito difícil de obter, pois depende quase exclusivamente do fornecedor, e haverá situações em que este não cumprirá com o prazo estabelecido, afetando qualquer planejamento prévio que tenha sido feito pela empresa.

Independente do tipo de atividade e do seu porte da empresa é fundamental manter o efetivo controle de estoque, principalmente as micros e pequenas empresas, pois estas se encontram no começo de sua atividade, momento em que não se pode empregar o capital de giro de forma indevida. A aplicação indevida em estoque de mercadorias pode não render o que deveria, principalmente quando a quantidade ultrapassa o necessário, descapitalizando a empresa e comprometendo assim, outras áreas da organização.

O propósito da pesquisa é identificar o mecanismo de controle de estoque da empresa pesquisada com o objetivo de determinar se o mesmo tem contribuído de forma a alavancar os seus resultados.

Sendo assim, o problema da pesquisa pode ser caracterizado com sendo: de que forma o controle de estoque poderá auxiliar a empresa na maximização dos seus resultados?

Esse artigo tem como foco apresentar contribuições para possíveis situações que fogem do controle dos administradores, visando melhores resultados. A implantação de um controle de estoque será muito útil, pois a empresa deve se atentar para detalhes considerados de grande importância para a administração de uma organização, uma delas é a analise e o controle de estoque.


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2. Metodologia

A estratégia metodológica utilizada foi um estudo de caso mais simplificado, acerca do tema pesquisado. A mesma valeu-se da prática de entrevistas. Nessa, além de questões versando sobre a importância do controle de estoque, buscou-se ainda esclarecimentos a respeito dos objetivos que nortearam a concretização do trabalho. Brenner (2007, p.19) afirma que “o estudo de caso é a realização de uma pesquisa empírica sobre um fenômeno em seu contexto real, através de uma única unidade de estudo”.

A entrevista tem como objetivo principal a obtenção de informações do entrevistado, sobre determinado assunto ou problema.

Segundo Lakatos et all (2003, p. 195).

A entrevista é um encontro de duas pessoas. A fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto, mediante uma conversação de natureza profissional. È um procedimento utilizado na investigação social, para a coleta de dados ou para ajudar no diagnóstico ou no tratamento de um problema social.

Para a realização desse artigo, optou-se pela pesquisa bibliográfica, em virtude da maior facilidade relativa ao tipo da pesquisa que se escolheu. De acordo com Brenner (2007, p. 15) “a pesquisa bibliográfica é utilizada em todas as pesquisas, seja na busca da fundamentação teórica para o tema desenvolvido, seja na busca de informação para a própria pesquisa”.

3. Estoques

Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação das companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e, principalmente, avaliação.


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No caso das companhias industriais e comerciais, os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira, de forma que a sua correta determinação no inicio e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro liquido do exercício.

Segundo Iudícibus et al (2007, p. 104):

Com a mudança da estrutura das organizações e a maior relevância da participação das empresas de serviços na economia, seus estoques que, além de ativos tangíveis, também são compostos por ativos intangíveis, que podem ser adquiridos de terceiros.

Iudícibus (2006, p. 213), afirma que:

O termo estoque é utilizado para designar o agregado de itens de propriedade tangível que são estocados para venda no curso dos negócios e que estão em processo de produção para tal venda ou estão para ser corretamente consumidos na produção dos bens ou serviços que se tornarão disponíveis para venda.

Marion (1998, p.261), por sua vez, mostra que:

O grupo de contas Estoques assume grande importância no contexto do Balanço Patrimonial e seus efeitos são imediatamente sentidos no Patrimônio Líquido. Daí a necessidade de demonstrar a sua movimentação na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), principalmente nos Balanços Patrimoniais de Empresas comerciais onde o estoque tende a ser o item de maior valor e de intensa movimentação.

Diante de tais observações, pode-se inferir que a empresa precisa manter-se atualizada em relação ao mercado e às grandes inovações tecnológicas, ter uma equipe competente, na qual cada funcionário possa trabalhar em sintonia com os diversos departamentos da organização, pois qualquer decisão tomada de maneira equivocada poderá acarretar prejuízos.


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3.1 Controle de estoque

A elaboração de um controle de estoques não é uma prática constante aplicada nas empresas, há ainda uma grande resistência para esse tipo de controle principalmente no que diz respeito a gerenciamento de estoques, entretanto, trata-se de um método importantíssimo para atingir os objetivos desejados, pois ele irá direcionar a empresa em todas as tomadas de decisões, sendo elas, comprar, vender e estocar de forma precisa, visando sempre a prudência administrativa.

De acordo com o entendimento manifestado por Martins et al (2002, p.133):

Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques.

Indiscutivelmente, uma das mais importantes funções da administração de materiais está relacionada com o controle de níveis de estoque. Lógica e racionalidade podem ser aplicadas com sucesso nas ações de resolução de problema que afetam os estoques.

É importante notar que, para Pozo (2002, p.33):

O termo controle de estoques, dentro da Logística, é em função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter. Dentro de parâmetros econômicos. Esses materiais e produtos que compõem os estoques são: matéria-prima, material auxiliar, material de manutenção, material de escritório, material e peças em processos e produtos acabados. A função principal da administração de estoques é maximinizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porém, irá deparar-se com um terrível dilema, que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, bem como seu custo.


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Para Marion (1998, p. 285):

É fundamental aperfeiçoar o controle de estoque também sob o aspecto contábil. Quase sempre o controle através das imposições fiscais não é eficiente para fins gerenciais. Um controle paralelo, sugerido é trabalhar com estoque a valores correntes de reposição, ou corrigi-los com base na inflação. Dessa forma, poderemos evidenciar mais eficientes pontos falhos na administração.

Um bom controle de estoques permite não só um crescimento significativo, como também um retorno de todo o trabalho aplicado na empresa. O controle de estoques serve para registrar a quantidade e o preço de custo de cada mercadoria comprada e a quantidade e o preço de custo de cada mercadoria vendida. Um eficiente e prático controle de estoque, na verdade é um grande instrumento de decisão gerencial. O estoque de uma empresa deve estar de acordo com a sua estrutura, sempre pronto a oferecer o serviço desejado pelo cliente, mantendo o mínimo de estoque, vislumbrando um menor custo possível. Sendo assim, a boa administração dos estoques é essencial como vantagem competitiva e seu desenvolvimento diante concorrentes da empresa.

3.2 Custos dos Estoques

Quando se aplicam recursos em estoques, existe um custo de oportunidade pelo capital parado que poderia estar sendo utilizado em outros ativos que oferecessem maiores benefícios; também existe um custo para emitir um novo pedido de compras, que são gastos com material de expediente, remessa do pedido, salário do pessoal e outros; há um custo de manutenção dos produtos em estoque, que envolve o salário do pessoal da área, aluguel, seguros e outros; ainda existem custos referentes ao risco de se estocar, como a obsolescência, deterioração ou extravio dos materiais estocados; e, finalmente, custos associados à insatisfação de clientes.

falta dos estoques, que são as perdas de vendas,


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Pozo (2002, p. 69) destaca que:

Uma das tarefas mais importantes dentro da administração de estoque é a definição dos níveis de estoque que podem ser economicamente mantidos e a decisão sobre as quantidades, pois devemos levar em consideração as vantagens e desvantagens dos custos diretos e associados a cada produto estocado. Os estoques desempenham funções importantes no gerenciamento global da organização. Para que possamos melhor administrar os estoques, devemos calcular quais os custos que os afetam. Os fatores que compõem o custo de armazenagem são: custo de edificações, custo de manutenção, custo de materiais e custo pessoal.

Diante de tal fato, existe a necessidade de que os custos sejam mensurados em cada setor, pois cada um deles requer uma atenção especial a fim de que se possam alcançar resultados mais satisfatórios.

3.3 Políticas de Estoque

A função de planejar e controlar estoques são fatores primordiais numa boa administração. Preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles: matéria-prima, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados.

Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e auxiliares, como também os intermediários e os produtos acabados, Seu objetivo não é deixar faltar mercadorias, evitando alta imobilização aos recursos financeiros. Embora isso pareça contraditório, as modernas filosofias japonesas mostram-nos como conciliar perfeitamente tal situação.


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Segundo Pozzo (2002, p. 35):

Nosso objetivo é demonstrar quão importante é o planejamento de estoques para o resultado financeiro de uma empresa, e visualizar seu alto impacto no custo do produto. Dentro das múltiplas atuações do planejamento dos estoques e pelo fato se sua atual configuração estar acompanhando pari passu os volumes e projeções de vendas e o processo de manufatura, é imperioso que o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças de mercado.

Bertaglia (2006, p. 315) vem mostrar que:

O gerenciamento de estoque é um ramo da administração de empresas que está relacionado com o planejamento e o controle de estoques de materiais ou produtos que serão utilizados na produção ou na comercialização de bens ou serviços. Preocupar-se efetivamente com os estoques pode interferir nos resultados estratégicos de uma empresa. Definir o momento correto da compra, a quantidade ideal a ser comprada, os melhores preços, os níveis de segurança, a qualidade do bem ou serviço, são características importantes nesse processo.

A compreensão dos objetivos estratégicos da existência e do gerenciamento dos estoques é fundamental para definir metas, funções, tipos de estoque e forma como eles afetam as organizações em suas atividades produtivas e de relacionamento com o mercado. De acordo com Bertaglia (2006, p. 316) os investimentos em estoques têm dois objetivos estratégicos principais:

Maximinizar os recursos da empresa e fornecer um nível satisfatório de serviços ao cliente ou consumidor. O primeiro diz que: em muitos casos, a formação de estoques proporciona um balanceamento das operações da organização, possibilitando aumento na eficiência operacional, redução de custos de mão-de-obra e maximinização da capacidade instalada. Já o segundo objetivo está relacionado ao nível de atendimento que a organização supostamente pretende oferecer ao cliente e/ou consumidor. Uma forma de assegurar um atendimento uniforme é a construção de estoques considerando limites desejáveis de abastecimento. Mesmo na utilização de conceitos mais avançados de abastecimento, a manutenção de estoques de segurança é uma prática que visa atender a picos de demanda devido às oscilações de mercado nem sempre controláveis.


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Sendo assim, Planejamento, controle, política de compras e vendas, rotatividade das mercadorias, dentre outros motivos podem ajudar melhorar a eficiência dos estoques, o que garante tanto a disponibilidade dos produtos como a redução do nível desses estoques de acordo com a aceitação no mercado.

3.4 Indicadores de Desempenho

Medir o desempenho do estoque é extremamente salutar para a organização, uma vez que um dos aspectos fundamentais da administração moderna enfatiza a redução de estoques. O aumento ou a redução dos níveis de estoque geram fortes impactos nas finanças de qualquer empresa. Segundo Bertaglia (2006, p. 317):

O giro de estoque corresponde ao número de vezes em que o estoque é consumido totalmente durante um determinado período (normalmente um ano). Esse indicador é calculado com base na relação do volume de vendas do ano dividido pelo capital médio investido em estoque. As empresas têm usado comumente esse indicador para comparar seu desempenho ao de organizações similares. Um índice alto de giro de estoque pode sugerir um alto retorno de capital. Contudo, embora esse índice relacione o valor do estoque com o valar de vendas, ele não reflete os benefícios de se manter o estoque.

Na opinião manifestada por Pozo (2002, p.44):

A avaliação da gestão de estoque por meio da rotatividade é muito útil e rápida, facilitando a analise da situação operacional da empresa, e é um padrão mundial de analise e comparação. Quanto maior for o numero de rotatividade, melhor será a administração logística da empresa, menores serão os seus custos e maior será a sua competitividade.

É de fundamental importância que o responsável pela gestão do estoque conheça o nível do giro das mercadorias vendidas e entenda, ainda, sobre o funcionamento e as características relativas ao processo de gestão dos mesmos.


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3.5 Sistema de Informação Gerencial

O sistema de informações Gerenciais (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. Rebouças (2002, p. 42) vem mostrar que:

O SIG não deve ser encarado como modismo em administração. Isso porque os modismos (idéias prontas, acabadas e efêmeras) geralmente enquadram-se nos chamados pacotes, os quais, se seguidos à risca, levam as empresas ao caos administrativo.

Ainda segundo Rebouças (2002, p. 46):

Os sistemas de informação, como geradores de informações para as decisões empresariais, devem ser estabelecidos como processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os elementos básicos para as decisões nos vários pontos da empresa. Os sistemas informativos, através da geração de informações para o processo decisório, contribuem para a eficácia do executivo no exercício das funções de planejamento, organização, direção e controle da gestão das empresas.

Os Sistemas de Informações Gerenciais proporciona as empresas maior precisão nas decisões de compras. O acompanhamento dos níveis de estoques através de sistemas informatizados é essencial, principalmente em se tratando de comércio varejista, que é o caso da empresa de calçados, que trabalha com uma quantidade grande de itens. O controle manual é praticamente impossível de ser realizado, já o informatizado, além de proporcionar maior acurácia, pode contribuir para a previsão de vendas e de sazonalidades, pois gera relatórios mais eficientes do controle de vendas.

De acordo com Bertaglia (2006, p. 321) “O conceito de sazonalidade está ligado às ocorrências não constantes de um determinado período. As empresas enfrentam problemas bastante sérios com o desequilíbrio entre a demanda e o fornecimento”.


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A compreensão e a previsão da demanda da empresa afeta diretamente a decisão de quantidade em relação a obtenção. A emissão de relatórios de vendas pode ajudar o comprador a realizar a previsão das vendas

4. Estudo de caso

Nesta pesquisa, foi analisado o controle de estoque da empresa que tem como atividade principal o comércio varejista de calçados e atividades secundárias: comércio varejista de artefatos de couro, artigos desportivos e do vestuário. A finalidade dessa empresa é atender ao mercado de trabalho e consumidores, oferecendo produtos e serviços de qualidade, sempre levando em consideração a satisfação do cliente, contribuindo para o crescimento e melhoria do mercado da população de Vitória da Conquista e região.

No presente estudo de caso, foram observados alguns pontos positivos e outros negativos, dos quais serão destacados aqueles pertinentes aos estoques, que são: a empresa possui um estoque satisfatório, o qual atende a demanda e possibilita a alavancagem financeira. Por outro lado, dentre as desvantagens, a empresa possui um nível de estoque muito alto. Desta forma um excesso de estoque, em função da não existência de boa política de compras associada ao acompanhamento dos níveis mínimos e máximos de estocagem podem levar é a extinção da empresa em razão do comprometimento do seu capital de giro. A importância do controle dos estoques reside, portanto não apenas para as grandes empresas, mas principalmente nas micros e de pequeno porte, onde uma política de gestão eficiente dos estoques evitará que a empresa fique demasiadamente estocada, comprometendo suas necessidades de financiamento de giro, bem como evitará que os níveis de estoque de algum produto fiquem muito abaixo do nível ideal, evitando assim situações onde a empresa não supra adequadamente a demanda, prejudicando assim o bom atendimento e impactando negativamente o fluxo de caixa da empresa.


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5. Considerações Finais

Diante do que foi analisado na empresa, pôde-se perceber que a mesma possui uma estrutura muito bem definida quanto a clientes, funcionários, fornecedores, mas quanto ao controle de estoque ela precisa atentar-se para as novas mudanças tecnológicas, utilizando-se de ferramentas que a Tecnologia da Informação vem trazendo para melhorar o desempenho e o controle de forma a alavancar os seus resultados, proporcionando maior possibilidade de precisão de vendas. e melhor acompanhamento dos níveis de estoques, dando condições para que os mesmos possam ser reduzidos. Como exemplo de ferramentas utilizadas por sistemas informatizados pode-se empregar na empresa o código de barras, ele irá auxiliar na gestão do fluxo de produtos como também na visualização em tempo real nos níveis de estoque.

A existência de estoques em uma empresa implica em custos, e a redução desses custos aos patamares mínimos, sem que haja comprometimento das atividades normais da empresa, é a função principal da gestão estratégica de estoques. As empresas comerciais varejistas têm nos estoques uma parcela significativa dos seus investimentos totais, e para que este investimento seja vantajoso para a empresa, ela se utiliza de algumas

técnicas

e abordagens

da

gestão de estoques para

obter

melhores

resultados.

Como podemos entender em presença do que foi posto, as empresas precisam de um diferencial competitivo que aumente a sua eficiência e reduz ao máximo as suas perdas possibilitando o crescimento e a permanência da mesma no mercado. A partir dessas considerações, acreditamos na maximização dos resultados através do aumento das vendas e da redução dos custos ocasionados pela má gestão dos estoques.

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THE IMPORTANCE OF STOCK CONTROL IN A COMPANY OF SHOES OF THE CITY OF VITÓRIA DA CONQUISTA.

Abstract The management of supply is a department in the company that require special attention, for which the organization can reach their objectives, needs to have control of transactions involving a purchase, sale and replacement of goods, relevant aspect in the formation of estate and continuity of the company, because the application of working capital unduly could lead the company to serious financial problems. This research, through a case study in a company of Footwear, established in the city of Vitoria da Conquista - BA is to determine whether the main focus of stock control of it contributed in order to leverage their results. This analysis was noted that the company does not have a control system that will integrate and process all information on the opportunity of fact, leaving it out, to improve the performance and control to fulfill their results. Key-words: Control of stock. Commerce retailer of footwear. Management Information System.

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