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FACULDADE INDEPENDENTE DO NORDESTE CURSO DE ADMINISTRAÇÃO AGROINDUSTRIAL CLAUDINEI FERRAZ DE OLIVEIRA

Sistema de informação como ferramenta para tomada de decisão Um estudo de caso - COFET

VITÓRIA DA CONQUISTA – BAHIA DEZEMBRO – 2006


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CLAUDINEI FERRAZ DE OLIVEIRA

Sistema de informação como ferramenta para tomada de decisão.

Monografia apresentada ao curso de Administração Agroindustrial da Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Administração Agroindustrial.

Prof. Orientador: Franklin Delano P. Júnior Co-orientador: Prof. Msc. Fernando Leite

VITÓRIA DA CONQUISTA – BAHIA DEZEMBRO - 2006


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FOLHA DE APROVAÇÃO DE MONOGRAFIA DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃOAGROINDUSTRIAL

CLAUDINEI FERRAZ DE OLIVEIRA

SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA PARA TOMADA DE DECISÃO.

Administração Agroindustrial da Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração. Aprovado em _____/_____/_____. BANCA EXAMINADORA Nome:_____________________________________________________ Assinatura:_________________________________________________ Nome:_____________________________________________________ Assinatura:_________________________________________________ Nome:_____________________________________________________ Assinatura:__________________________________________________


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AGRADECIMENTOS Durante a realização desta monografia, recebi apoio institucional e intelectual. Agradeço a todas as pessoas que concretamente me apoiaram durante esta caminhada. Agradeço acima de tudo, a Deus por me proporcionar mais uma conquista em minha vida, dando-me saúde, paz e força de vontade para que eu conseguisse superar todos os obstáculos que encontrei até hoje. Aos meus pais, meus eternos agradecimentos por nutrirem em mim, com amor e determinação, a busca contínua pela descoberta, honestidade, conhecimento e crescimento. Aos meus familiares, em especial minhas irmã Maria Aparecida, e meus irmão Carlos e Amiltom e por fim a Claudineia (i.m.), por todo amor, paciência e pelo incondicional apoio que sempre me deram. A todos os meus colegas de sala, em especial meus amigos, Glauco, André Ricardo, Glauco Fagundes Sara Mary e Marcos Vinícius, companheiros na jornada do saber. A minha noiva Juscélia, pela compreensão, atenção e carinho dado a cada dia. As minhas queridas e eternas amigas Amandinha Lessa e Airla Ferraz, pelo incansável apoio em todos os sentidos e também às valiosas contribuições durante a jornada acadêmica. A meu orientadora, prof. e amigo, Franklin Delano, pela sua inestimável contribuição na realização deste estudo. Ao co-orientador e prof. Msc. Fernando Leite, pelo apoio fundamental na realização desta monografia. À empresa Cofet (Comercio de Ferragens e Tinta Ltda). Muito Obrigado.


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"Não precisamos saber nem 'como' nem 'onde', mas existe uma pergunta que todos nós devemos fazer sempre que começamos qualquer coisa: 'Para que tenho que fazer isto?'" - As Valkírias (Paulo Coelho)


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RESUMO O presente trabalho objetiva avaliar o papel do sistema de informação no processo de tomada de decisão e a sua importância no âmbito geral da empresa Comercio de Ferragens e Tintas Ltda (COFET), enfocando a sua influencia sobre os aspectos organizacionais, bem como apresentar as características de modelos de sistemas asseguram a eficiência de resultados para a organização. A metodologia da pesquisa consistiu em um estudo de caso, no qual os instrumentos de coleta de dados utilizados foram: observação, análise documental, questionário estruturado com perguntas objetivas e subjetivas e entrevista semi-estruturada, os quais originaram uma análise quali-quantitativa. Finalizando os estudos foi, então, possível verificar as hipóteses que tratam sobre a metodologia aplicada no lócus de pesquisa para o treinamento e desenvolvimento, bem como o seu processo de avaliação, embora algumas ressalvas tenham sido registradas para observações e recomendações, as quais estão apresentas neste trabalho monográfico. Palavras Chave: Tomada de Decisão. Sistemas de Informação. Informatização


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ABSTRACT The present objective work to evaluate the paper of the system of information in the process of decision taking and its importance in the general scope of the Comercio de Ferragens e Tintas Ltda (COFET), focusing its influences on the organization aspects, as well as presenting the characteristics of models of systems assures the efficiency of results for the organization. The methodology of the research consisted of a case study, in which the instruments of collection of used data had been: comment, documentary analysis, questionnaire structuralized with objective and subjective questions and half-structuralized interview, which had originated a qualiquantitative analysis. Finishing the studies it was, then, possible to verify the hypotheses that deal with on the methodology applied in l贸cus research for the training and development, as well as its process of evaluation, even so some exceptions they have been registered for comments and recommendations, which are present in this monographic work. Words Key: Taking of Decision. Systems of Information. Computerization


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SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 1.1 Problema.......................................................................................................... 1.2 Hipótese .......................................................................................................... 1.3 Objetivo .......................................................................................................... 1.3.1 Objetivo geral ............................................................................................ 1.3.2 Objetivos específicos ............................................................................... 1.4 Justificativa ....................................................................................................

09 10 10 10 10 10 10

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ...................................................................... 2.1 Fundamentos dos sistemas de informação ............................................... 2.2 O Papel do Sistema de informação na empresa......................................... 2.3 Plano Diretor de Sistemas............................................................................ 2.4 O papel estratégico dos sistemas de informação ..................................... 2.5 Tomada de decisão ....................................................................................... 2.6 Equação de valor de um sistema de informação........................................ 2.7 Abordagem das novas tendências na tecnologia da informação............. 2.8 Impacto do SIG no preço de venda.............................................................. 2.9 Desafio para a gestão....................................................................................

12 12 13 14 16 17 18 19 21 21

3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................................. 3.1 Fatores que envolvem processos, produtos e serviços ........................... 3.2 Mercado ......................................................................................................... 3.3 Organização ...................................................................................................

23 23 23 24

4 4.1 4.2 4.3 4.4

METODOLOGIA.............................................................................................. Procedimentos metodológicos..................................................................... População Estudada ..................................................................................... Instrumentos de pesquisa ............................................................................ Levantamento e análise dos dados..............................................................

26 26 26 27 27

5 5.1 5.2 5.3 5.4

DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS............................................................... Análise e discussão dos resultados ............................................................ Aspectos organizacionais ............................................................................ Aspectos do pessoal ..................................................................................... Aspectos de marketing .................................................................................

27 28 33 37 40

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................ 42 6.1 Limitações do estudo .................................................................................... 44 6.2 Recomendações............................................................................................. 45 7

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..............................................................

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APÊNDICES Apêndice A – Organograma ............................................................................... Apêndice B – Questionário ................................................................................

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ANEXOS Anexo 1 Fotos da empresa ................................................................................. 51


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1 INTRODUÇÃO A busca de vantagem competitiva pelas empresas através da valorização do ser humano e da adaptação de seus sistemas de informação para captação, tratamento, distribuição, disseminação e troca de informação, vêm ocasionando o aparecimento de organizações baseadas na informação e no conhecimento. Tais organizações aproveitam de tecnologias para compartilhar o conhecimento entre todos os que participam do processo de dinamizar o negócio, ou seja, o capital humano (ou intelectual) da empresa. Dentro desse contexto, os sistemas de informações gerenciais assumem um papel crítico no suporte à tomada de decisão, pela disponibilização de informação gerencial para o nível executivo. Nesse contexto postura dos usuários e a segurança das informações contidas nas bases de dados ou nos sistemas de informações gerenciais passam a ser fatores críticos para se alcançar a efetividade gerencial e para manter a posse de seus maiores bens: a informação e o conhecimento. Construir um sistema de informação com sucesso requer um planejamento detalhado. Antes de se começar a discutir a tecnologia, deve-se descobrir sua real utilidade para a empresa. Para, ela precisa trazer reais benefícios para as empresas envolvidas, como maior agilidade e economia nos processos. No caso da loja Comércio de Ferragens e Tintas Ltda. (COFET), empresa do ramo de material de construções da cidade de Vitória da Conquista, o objetivo da pesquisa é demonstrar como um sistema de informação pode auxiliar no processo de gestão e controle financeiro, proporcionando maiores acertos nas tomadas de decisões através do uso adequado deste recurso. Proporcionando maior qualidade em seu serviço prestado. Por fim este trabalho objetiva mostrar que um sistema de informação fornecer valor superior sendo a chave de um novo paradigma. Informação como instrumento para reduzir as incertezas e orientar as tomadas de decisão em sentido mais amplo, e o conhecimento como o conjunto (em expansão contínua) de capacidades e saberes adequados para o desenvolvimento da organização em uma sociedade em transformação permanente.


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1.1 Problema Qual a importância do papel do sistema de informação no processo de toma de decisão para a empresa Comercio de Ferragens e Tintas Ltda? 1.2 Hipótese H1 Os gestores tomam decisões baseadas nas informações obtidas no sistema da empresa. H2 O sistema de informação interfere nos aspectos organizacionais da empresa. 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo geral Avaliar o sistema de informação utilizado pela empresa COFET focando a importância do seu papel como ferramenta no processo administrativo para a tomada de decisões na empresa. 1.3.2 Objetivos específicos • Avaliar o sistema utilizado pela empresa no contexto atual; • Analisar se treinamento de mão-de-obra atende as necessidades do sistema de informação; • Avaliar se a empresa toma decisões baseadas nas informações obtidas do referido sistema. • Estudar o tratamento dado às informações na empresa; • Verificar os principais fatores que influenciam direta ou indiretamente na produção de informações da empresa. 1.4 Justificativa É de grande importância para o acadêmico e comunidade conhecerem e explorarem a viabilidade do uso dos sistemas de informação para as empresas, no


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mundo globalizado que vivemos onde o volume de informações dobra a em um curto espaço de tempo, faz necessária a utilização de novos mecanismos gerenciais, já que vivemos constantes alterações dos padrões de comportamentais, que afetam o mercado a todo memento. Dessa forma faz-se necessário que gestores utilizem a informação para aperfeiçoar os meios de produção e serviços, posto que tal recurso ofereça margens seguras para tomada de decisão e monitoramento, não somente do seu ambiente interno, mas também do externo. O assunto em questão tornou-se objeto de estudo de muitos pesquisadores, pois, trata-se do desafio de tornar a empresa competitiva neste novo cenário econômico, onde a instituição se depara com as novas dificuldades decorridas do dinamismo do mercado, sendo assim é de suma importância para a comunidade conhecer a importância desse estudo e as alternativas que o mesmo oferece. O principal objetivo sistema de informação desenvolver meios para facilitar as atividades da empresa, é notório que toda empresa tem um sistema de informação mesmo que informal, posto para funcionamento o funcionamento de qualquer instituição é necessário que se defina objetivos, metas e processos, a todo o momento acontece o processamento de dados mesmo que não seja informatizado, uma empresa não funciona sem pessoas e as pessoas não conseguiram produzir sem um sistema previamente definidos de rotinas e processos. Ao longo do tempo COFET procurou melhorar o seu sistema desenvolvendo novos modelos de procedimentos para manipulação dos dados, contudo toda evolução ocorreu em paralelo a evolução dos sistemas informatizados, chegando ao ponto de buscar toda sua informação para orientação da gestão em documentos que não pertençam ao seu banco de dados informatizado.


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2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Para que a presente pesquisa fosse realizada, foi imprescindível levantar dados sobre o tema diante da visão de alguns teóricos tais como: LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. O’BRIEN, etc. sendo assim a sistematização teórica consiste em apresentar um breve histórico sobre sistema de informação e processos de tomada de decisão. 2.1 Fundamentos dos sistemas de informação Sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software e redes de comunicação que coleta, transformação e dissemina informações em uma organização.(O’Brien (2004,p.6)

Por esse motivo a tecnologia da informação e seu custos passaram a fazer parte integrante do dia-a-dia da empresas. Não muito diferente, porem completo a seguinte visão, Um Sistema de informação pode ser como um conjunto de componentes interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento e controle o controle, a coordenação a análise o processo decisório em empresas e outras organizações. Laudon e Laudon(1999, p.4)

Nesse sentido o autor complementa dizendo que “os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, lugares e coisas de interesse, no ambiente ao redor da organização e dentro da própria organização.” Laudon e Laudon (1999, p.4). Um sistema de informação como recurso tecnológico e computacional não contempla apenas máquinas e equipamentos de informações, nos sistemas de informações consideramos os seguintes recursos básicos: 1 – Hardware: máquinas e mídias; 2– Software: programas e procedimentos; 3 – Dados: Banco de dados e base de conhecimento; 4 – Redes: mídias de comunicação e apoio a rede. 5 – Recursos Humanos: Usuários finais e especialistas em sistema de informação;


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O hardware é o equipamento físico para as atividades de entrada, processamento e saída de dados num sistema de informação, junto com o software que é o conjunto de instruções pré-programadas que controlam e coordenam o trabalho dos componentes de hardware num sistema de informação, juntos detêm a função de processarem dados e armazenar informações, quanto as redes, são na realidade dois ou mais computadores interligados para compartilhar dados ou recursos, como por exemplo, a impressora. O recurso humano é parte fundamental para o sistema de informação, primeiro por se tratar do usuário, ou seja, são pessoas que utilizam os resultados dos sistemas de informações, integrando-as no seu ambiente de trabalho, as pessoas são também solicitadas a entrar com dados no sistema. São necessárias pessoas para a operação de todos os sistemas de informação e se dividem em dois tipos, usuários finais que são pessoas que utilizam a informação produzida pelo sistema, e os especialistas em SI são pessoas que desenvolvem e operam sistemas de informação como analistas de sistemas e desenvolvedores de software. Os administradores são normalmente os usuários finais.. 2.2 O papel do sistema de informação na empresa “Os sistemas de conhecimento manipulam ou geram conhecimentos organizados para contribuir com seres humanos, com as organizações e com a sociedade como todo”( Rezende, Denis 2005)

O papel do sistema é facilitar a manipulação de dados1 com o fim de gerar conhecimentos2 que estabeleça margens de segurança, focando a praticidade como um todo. Na realidade o objetivo central não é potencializar o homem na organização a fim de proporcionar qualidade de vida no trabalho, a diminuição do stress produtivo e melhoria na produção de serviços. Analisando o sistema de informação da COFET, foi detectada uma série de entraves no nos processos utilizados pela empresa, o que resulta na ineficiência 1

“Seqüência” de fatos puros representando eventos, tais como transações de negócios.

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A apropriação do objeto pelo pensamento.


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produtiva gerada pelo mau uso dos recursos disponíveis. Foi constatado que o sistema

informatizado

utilizado

não

atende

os

preceitos

organizacionais

determinados pela gestão, tal diferença gera conflitos de informação e possíveis perdas de produção. No mundo globalizado que vivemos onde o volume de informações3 aumenta a cada instante fazendo necessária a utilização de novos mecanismos gerenciais já que, este novo fator gera padrões de comportamento que afetam o mercado constantemente. Dessa forma faz-se necessário que gestores utilizem sistemas de informação para aperfeiçoar a sua produção, posto que tal recurso ofereça margens seguras para tomada de decisão e monitoramento, não somente do seu ambiente interno, mas também do externo. A utilização dos sistemas não pode acontecer de forma aleatória ou indiscriminada sem um planejamento bem elaborado. Neste sentido levanta-se a necessidade de um plano diretor. 2.3 Plano diretor de sistemas “Enfatizar a importância de se planejar o esforço de desenvolvimento dos sistemas pode parecer um tarefa desnecessária ou até mesmo uma discussão a respeito do óbvio.”4 Baseado na afirmação do autor pode se verificar uma das principais características relevantes para o fracasso de um sistema, já que o planejamento parece algo simples e completamente ao alcance de todos, mas, na realidade não e bem assim. Isso ocorre porque a administração não entende de forma global o papel dos sistemas nos processos de gerência, os obstáculos a serem vencidos num programa de sistemas e o preço a ser pago para que o programa tenha sucesso. Criam-se, assim expectativas irrealistas quanto aos tipos de problemas que podem ser resolvidos pelo programa, quanto aos prazos, custos etc. Outro ponto importante acontece porque as empresas estão mais preocupadas com a manutenção das operações do que em mudar melhora-las. Neste contexto esta a COFET que se depara com uma tremenda dificuldade de adequação aos processos modernos de gestão no tangente aos sistemas. Há ainda, o que podemos chamar de problema de 3

Conjunto de fatos úteis e com significado para as pessoas nos processos, tais como o de tomada de decisão.

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Sergio Rodrigues BIO, Sistemas de Informações.


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abordagem, pois além do ambiente existente na organização, há também aquelas que decorrem da própria atuação do Departamento de Sistemas, que em muito pode prejudicar o desenvolvimento da organização. Podem-se levantar alguns pontos sub-otimizadores neste processo, e recorrente na maioria das organizações. Muitos vêem no sistema a possibilidade de apagar incêndios, ou seja, a equipe visa resolver o problema a medida que vão aparecendo e de forma isolada, embora seja tenha o mérito de ser um trabalho orientado para o mercado, acaba tão somente por introduzir pequenas adaptações às rotinas da empresa mantendo o pessoal de Sistemas tão ocupado com os problemas urgentes que não tem tempo para pensar nas coisas importantes. Outro fator esta relacionado com a abordagem de redigirem manuais e racionalizar formulários comete o erro de assumir eu o trabalho consiste em manter manuais administrativos, contudo a preparação de manuais por si só não constitui melhorias os sistema. E o ultimo e não menos importante dessa lista é o tratamento dado à abordagem de computadorização, essa pode der a mais perniciosa, pois decorre de dois erros básicos de interpretação muito freqüentes: 1º

A

melhoria

de

procedimentos

administrativos

significa

sua

“computadorização” 2º Se determinada operação pode ser feita em computador, este é o melhor meio para fazê-la. Enfim, assume-se a premissa de que o processamento em computador é sinônimo de eficiência. Considerando o contexto apresentado pode se fazer uma avaliação mais objetiva de um sistema de informação para uma determinada organização neste caso a COFET. Entende-se que a necessidade de implantação deve ser percebida no nível estratégicos da empresa, os gestores precisam entender que o investimento só pode evoluir a passo que se proporcione o aumento do pensamento da gestão, no sentido de que os grandes investimentos em sistemas e tempo de desenvolvimento longo devem ser guiados por objetivos comuns. O investimento só deve ocorrer se houver o interesse da empresa. 2.4 O papel estratégico dos sistemas de informação O planejamento estratégico é uma metodologia de pensamento participativo, onde é usada para definir a direção que empresa deseja seguir, por meio de


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descobertas, elaboração e alcance de objetivos. KOTLER (1993) Também faz parte deste plano o desenvolvimento de concepção, montagem e acompanhamento das estratégias de expansão e de diversificação das atividades da empresa. Atualmente entende-se o SI como sendo uma ferramenta do processo contínuo de tomada de decisão no âmbito de administração financeira, pessoal da empresa. O que implica no caráter dinâmico, não estático e flexível diante das oportunidades, ameaças, pontos fracos, estratégias presentes no mercado de trabalho onde a organização atua. Para utilizar um Sistema de Informação como ferramenta estratégica ao apoio decisão se faz necessário entender a sua importância, e o seu poder de transformar uma organização, neste ponto é importante identificar os desafios que os gestores encontrarão na utilização desse novo mecanismo. Processo de SI deriva de uma análise organizacional da empresa identificando seus processos e estabelecendo o modelo adequado, neste ponto faz se necessário descrever o tipo de sistema para que o mesmo esteja em concomitância com os objetivos da organização, e por fim analisar as relações entre processos de Negócios e o sistemas de informação. Atualmente o maior desafio para o gestor é definir aplicação chave onde o sistema vai atuar, neste caso trata-se da missão crítica, ou seja, o ponto central do funcionamento da empresa. Enfim devem-se levantar as perspectivas funcionais das aplicações e a integração dos processos, neste caso trata-se das interligações de sistemas com funções distintas, conforme pode-se verificar na figura 1 a baixo:

Figura_1 5

Nesta figura pode ser observada a divisão dos níveis hierárquicos, e é importante ressaltar que o sistema deve atuar em todos, contudo cada um tem sua singularidade. 5

Idalberto CHIAVENATO, Introdução à teoria geral da administração.


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2.5 Tomada de decisão Os administradores enfrentam problemas constantemente. Alguns problemas requerem decisões relativamente simples; outras complexas. Algumas demandam ação imediata, enquanto outras levam meses, ou mesmo anos para se desdobrarem. É importante entender porque a tomada de decisão é uma ação desafiadora. As maiorias das decisões administrativas carecem de estrutura e ensejam risco, incerteza e conflito. Ausência de estrutura é o estado usual das questões na tomada de decisões administrativas. Embora algumas decisões sejam rotineiras e bem definidas, na maioria delas não há um procedimento automático a seguir. Os problemas costumam ser singulares e desestruturados, deixando o tomador de decisões incerto quanto como proceder. Uma conhecida distinção que ilustra esse ponto é entre decisões programadas e não programadas. Decisões programadas foram encontradas e tomadas antes. Ela têm respostas objetivamente corretas e podem ser resolvidas pela utilização de regras, políticas ou resultados de computações numéricas simples. Diante de uma decisão programada, existe um procedimento ou uma estrutura clara para se chegar ao resultado correto. Se a maioria das decisões fossem programadas, a vida dos administradores seria muito mais fácil. Mas os administradores tipicamente se defrontam com decisões não programadas: decisões novas, singulares e complexas que não possuem resultados exatos. Existem muitas soluções possíveis, todas elas envolvendo ganhos e perdas.Decisões importantes são ainda mais difíceis por causa do conflito que os administradores enfrentam. O conflito, que existe quando os administradores precisam considerar pressões contrárias de diferentes fontes, ocorrem em dois níveis. Neste ponto um sistema de apoio a decisão se torna imprescindível ao gestor pois dessa forma é possível estabelecer a traves do auxilio dessa ferramenta rotas a serem seguidas.


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2.6 Equação de valor de um sistema de informação Para assegurar a sobrevivência nesse mundo globalizado, uma empresa precisa fornecer valor superior aos seus clientes. Fornecer valor é dar aos clientes tudo o que eles querem e nada do que não querem; a melhor qualidade e os melhores preços sejam rápidos e sirva o cliente com um sorriso! “Os clientes atuais, sofisticados e atentos, fazem quatro julgamentos quando decidem fazer negócio com uma organização: (1) qualidade, (2) serviço, (3) custos e (4) tempo”6. A percepção do valor não acontece apenas na demanda por produtos de consumo, mas atinge todas aquelas instituições e empresas que fornecem algum tipo de produto ou prestam serviços. Neste universo, podemos incluir o governo, o setor de educação, as organizações sem fins lucrativos, os sistemas de informação etc. A demanda por maior valor em um sistema de informação, multimídia ou não, pode ser percebida pela qualidade dos serviços e produtos fornecidos. Portanto, é preciso qualificar estes quatro fatores dando enfoque particular à essência desse sistema, que é a informação. Estes fatores transformam-se em qualidade da informação, portifólio de produtos e serviços, custo e tempo de resposta. Um sistema de informação para fornecer valor superior deverá disponibilizar aos seus clientes todos estes fatores simultaneamente Valor da informação Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva, que pode em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação. Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos (Cronin, 1992):

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William BAND, A. Competências críticas: dez novas idéias para revolucionar a empresa.


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– valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação; – valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado; – valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; – valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. 2.7 Abordagem das novas tendências na tecnologia da informação O SIG abrange a empresa nas esferas estratégica, tática e operacional, servindo ferramenta pra controle de todo o sistema, contudo é importante ressaltar que muitas empresas confundem dados com informação complicando sua capacidade de processamento por não entender qual elemento processar e analisar. Devem-se distinguir dados de informação, posto que o primeiro trata-se de qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só não conduz a compreensão de determinado fato, quanto que a informação é o conhecimento que ela propicia ao tomador de decisões, ou seja, dado transformado gera conhecimento. Ex: Quantidade de produção, custo de matéria prima e números de empregados. O resultado da analise desses dados gera a informação; capacidade de produção, custo de venda do produto e produtividade do funcionário. Um Sistema de Informação é um sistema de atividade humana que pode envolver ou não a utilização de computadores. Ainda que conceitualmente seja aceitável a existência de SI sem a participação de computadores, a observação da realidade permite concluir que são muito raras as organizações que não integram computadores no seu SI. Aceitando a presença das TIs como participantes nos SI, podem-se redefinir, com uma perspectiva mais organizacional, permitindo uma eficiência na gestão de todo o sistema. Os SI como qualquer outro sistema da organização deve ser gerido de acordo com a satisfação da missão da organização


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e deve assumir como missão própria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organização, pela utilização da informação e das TI. Sistema de Informação é uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objetivos de uma organização. Concepções desta natureza, em que os SI são claramente um meio para a satisfação da missão, sendo que a "Missão" de uma organização é a razão fundamental ou propósito que justifica, em última análise, a sua existência. Para o bom funcionamento do exposto acima é necessário que haja na empresa as forças de controladoras, neste sentido faz se necessário a função de um controller, posto que o foco estudado esteja relacionado aos ganhos e prejuízos que o sistema vigente esteja provocando. A controladoria é uma atividade relativamente nova no Brasil. Portando o papel do controller, que é o executivo responsável pela área de controladoria, ainda não está claramente definido em algumas empresas. A principal função de um controller é dar suporte à gestão dos negócios da empresa pra que esta atinja sue objetivos, por meio de informações gerenciais geradas em tempo hábil para tomada de decisões, a um custo razoável. Tradicionalmente o controller tem a função de observação e controle da alta administração. Segundo (J.B. Heckert e J.D Wilson Tung, 1993:34):

“Ao controller não compete o comando do navio, tarefa que cabe ao principal executivo; o controle representa na empresa o navegador que cuida dos mapas da navegação. Sua função é manter informado o comandante quanto à distância percorrida pela embarcação, ao local em que se encontra, à sua velocidade, à resistência que encontra, aos desvios da rota, aos recifes perigosos e aos caminhos traçados nos mapas, para que todos cheguem ao final do destino...” (HOJI ,2004)

Em resumo o controller tem uma atitude passiva, pois consegue visualizar os diversos riscos da operação. Mas sua função é somente de mencioná-los aos tomadores de decisões. Esses elementos determinam o comportamento da empresa no mercado, é claro que é necessário que a informação gerada tenha base segura, pois é a partir desse momento serão definidos os planejamentos Estratégico, Tático e Operacional. Objetivando a maximização dos lucros e redução de perdas.


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2.8 Impacto no preço de venda O uso de um sistema adequado para os processos de uma organização, pode gerar sensíveis alterações nos preços finais de seus produtos, posto que quanto maior for a fluidez dos processos aliado a uma comunicação clara, e estratégias bem elaboradas de produção menor serão os ruídos que causadores de possíveis percas, neste caso quanto menor for o desperdício maior será os ganhos, fato que torna-se significativo no resultado final. É claro que a variação do preço e uma via de mão dupla podendo subir ou descer de acordo com a estratégia, entretanto quaisquer umas dessas variáveis podem funcionar como ponto positivo para a instituição. No caso da COFET, é previsível que um sistema moderno afetaria todo o seu funcionamento podendo provocar um caos se não houver um planejamento adequado, fato que implicaria em percas e possíveis alterações nos valores de seus serviços. 2.9 Desafios para a gestão Certamente uma alteração nos métodos utilizados na empresa geraria uma crise de funcionamento, haja vista que o sistema atual não tem uma normatização explicita ficando restrito ao conhecimento tácito dos funcionários. Neste quesito os gestores se deparariam com três dificuldades: • Organização e Sistema de informação – Dificuldade de gerir mudanças, dado modelo de gestão atualmente utilizado; • A alteração do Papel dos Sistemas – Ajustar a tecnologia à organização e viceversa, respondendo a velha porem não menos importantes pergunta, “Eu preciso?”; • Sustentação da vantagem competitiva – manter a competitividade, manter a flexibilidade, a adequação a um novo sistema não deve em hipótese alguma diminuir ou emperrar o processo produtivo.


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Considerando a importância da implantação de um sistema de informação são necessários alguns cuidados preliminares a sua implantação. Algumas das causas de falhas do SIG neste momento estão relacionadas a uma estrutura inadequada do processo de catalisação de desenvolvimento e implementação do SIG, geralmente provocado pela contratação de um elaborador de Sistemas de Informação. O sistema deve ser desenvolvido pela empresa e não para empresa. Neste contexto o SIG deve ser desenvolvido por um grupo representativo da empresa, com a coordenação geral, em nível de simples catalisação do processo de um dos principais executivos da empresa. A escolha desse executivo é bastante simples, é sé escolher o executivo que estiver mais a fim da elaboração otimizada do SIG. Neste quesito percebe-se uma um falha na estratégia adotada pela loja, haja vista que processo de elaboração do sistema ocorre de fora pra dentro, posto que a iniciativa central fosse contratar um responsável para o setor e esse por sua vez deveria desenvolver métodos que otimizasse o sistema interno, inicialmente tendo como base a informatização dos processos. Outro ponto abordado esta relacionado aos processos, já que a literatura aponta para um sistema inter-relacionado onde se estreita a distancia entre os departamentos que interagem com os clientes e consumidores e os departamentos de compra, logística e planejamento há ainda os setores de respaldo financeiro como contabilidade e tesouraria que refletem diretamente do processo. Assim sendo faz se necessário uma ação sistêmica processual para a informação, cabendo ao gestor a transferir para o sistema as características da organização e os métodos por ela utilizados. Neste ponto acontece o paradoxo onde o novo sistema sofre interferência da organização e posteriormente interfere na organização.


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3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA A Empresa COFET Comércio de Ferragens e Tintas Ltda, fundada em 1962 pelo senhor Antonio da Silva Andrade, tendo com sede a loja da Monsenhor Olimpio e hoje está situada também na Avenida Lauro de Freitas nº. 88 Centro possui atualmente um total de 30 empregados, presentemente atua só na área de construção civil e atende o mercado do sudoeste baiano, a empresa é de porte médio e tem uma participação significativa no mercado conquistense, a primeira situada à Avenida Francisco Santos sendo essa a matriz e ocupa uma área construída de 154m2, que alem de dispor de materiais de construção atua no seguimento de ferramentas para diversos tipos de profissionais desde pedreiros a carpinteiros.

Quanto já a segunda tem 682m2, de área construída, dividida em

setores de vendas com produtos distintos para construção civil, com duas entradas, sendo uma pela Avenida Lauro de Freitas e outra pela travessa Lauro de Freitas. O setor administrativo esta na loja filial. . 3.1 Fatores que envolvem processos, produtos e serviços Kotler (1993) enuncia que “um serviço é qualquer ato ou desempenho essencialmente intangível que uma parte pode oferecer a outra e que não tem como resultado a propriedade de algo”. A COFET procurar oferecer um serviço de excelência e qualidade de atendimento, criando condições que julga necessárias aos seus vendedores e clientes, entretanto pode se observar que há muito a fazer, principalmente quando consideramos o mau uso do seu sistema de informação que poderia contribuir significativamente para esse fim. 3.2 Mercado A COFET foi legalmente implantada nesta cidade, a 42 anos onde tinha uma características de pequeno negócio. O sucesso da empresa começou a desencadear em meados dos anos 80 quando o senhor Joseval Souza Andrade


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passou a compor o quadro de administradores levando a empresa a estar entre as maiores da região. Atuando no atacado e no varejo, ampliando o seu raio de ação para outros estados circunvizinhos com Minas Geras, Sergipe chegando até a Pernambuco, contudo a empresa se manteve neste patamar somente até o final da década de noventa, pois a partir desse período o seu grupo de investidores resolveu diversificar suas atividades, dessa forma a empresa mudou o seu foco para o mercado regional restringindo sua atuação ao mercado varejo. Mantendo-se no ramo de materiais de construção, mas procurando expandir o seu leque de produtos focando a qualidade, e assim aumentar a sua credibilidade. Para que os objetivos sejam cumpridos a empresa adotou o modelo de reuniões semanais com os funcionários com finalidade de mantê-los motivados e informados da importância do seu papel. Atualmente a COFET não determina metas de vendas mensais, ela simplesmente analisa o fluxo de vendas e procura motivar seus funcionários a estabelecer metas pessoais, contudo existe um acompanhamento do desempenho de cada vendedor tendo como base uma média geral do grupo. Pode-se destacar entre os pontos fortes da empresa a sua localização, já que está situada no coração da cidade mais precisamente no terminal de ônibus o que se caracteriza um privilégio. Ainda como pontos fortes podem-se salientar a força da marca, atendimento e preço. Dentre os pontos abordados o que representa maior diferencial com relação aos concorrentes é atendimento. Quanto aos pontos fracos a empresa reconhece que não dispõe de uma variedade de produtos conforme o mercado exige e ainda existem falhas na reposição de estoques. Existe uma expectativa de que a empresa esteja reestruturada em dois anos e assim volte concorrer com as grandes do mesmo segmento, para tanto a empresa dispõe de recursos para a realização desse objetivo. 3.4 Organização Atualmente a empresa procura de forma cativante estabelecer que as metas individuais de seus colaboradores sejam na realidade as metas da organização, posto que todos objetivem o sucesso e estabilidade, a tendência é fazer com que todas as pessoas, em todos os níveis da organização, sejam os administradores e não simplesmente os executores de suas tarefas. Cada pessoa deve conscientizarse de que é um elemento de diagnóstico e de solução de problemas para obter uma


2

melhoria contínua de seu trabalho. E é assim que crescem e se solidificam as organizações bem-sucedidas. Baseado nesse contexto a COFET procura manter sua estabilidade organizacional sem perder de foco o seu objetivo de assegurar um crescimento continuo no decorrer do tempo.


2

4 METODOLOGIA O estudo foi focado na área de Sistema de Informação, cujo tema foi Sistema de Informação como ferramenta para tomada de decisão, utilizando como subsídio inicial a elaboração de um diagnóstico da mesma, na busca de compreender todo o funcionamento da empresa e assim possibilitar a interação da prática e a teoria estudada. Desta maneira foram realizadas as observações necessárias para um melhor entendimento dos níveis organizacionais e sua inteiração na empresa, e com isso, detectar o grau de eficiência do sistema utilizado. 4.1 Procedimentos metodológicos Para a construção do deste trabalho foram ordenadas as seguintes etapas: observação, levantamento de dados e análise que visam suprir necessidades organizacionais ou apontar falhas no sistema da empresa. Os métodos de pesquisa utilizados na formatação deste trabalho foram: documental, exploratória e bibliográfica. Em relação á pesquisa documental, podese destacar o acesso a vários materiais que relatam as atividades já realizadas pela empresa. Na tentativa de desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias através de uma investigação mais ampla, foi utilizado o método exploratório, garantindo a objetividade e precisão no estudo dos fatos. Para tanto, foi também utilizada a pesquisa bibliográfica para a obtenção de informações acerca do estudo histórico sobre o tema deste trabalho, de como realizar a coleta e compilação dos dados resultantes da pesquisa realizada no levantamento da necessidade da avaliação do sistema que a empresa utiliza. 4.2 População estudada A pesquisa foi feita com os 32 funcionários em atividade na COFET. O que permite ter uma maior confiabilidade dos resultados obtidos, já que foram pesquisados 100% da população.


2

4.3 Instrumento de pesquisa A coleta de dados foi realizada através da técnica quantitativa e qualitativa, utilizando questionários. Com tal ferramenta foi possível coletar informações com mais rapidez, além de facilitar a mensuração dos resultados. Eles foram aplicados à totalidade dos funcionários da empresa, constou de 25 (Vinte e cinco) questões de tipo fechada. Com ela avaliou nível de conhecimentos dos funcionários quanto ao empenho da empresa no sentido de viabilizar maior entendimento dos objetivos da mesma. O questionário serviu também para demonstrar o grau de satisfação dos empregados com os aspectos organizacional, pessoal e de marketing da empresa. Esta ferramenta foi um importante suporte para o desenvolvimento deste trabalho, uma vez que funcionou como referência na construção dos dados coletados e utilizados posteriormente na construção do trabalho para o alcance dos objetivos. 4.4 Levantamento da análise dos dados A coleta de dados foi feita através de: documentação indireta com o levantamento dos dados bibliográficos, e documentação direta da empresa e do relatório de estágio realizado na mesma, verificação “in loco” do funcionamento de toda a empresa, e aplicação de questionário para uma maior compilação dos dados. Foi através deles que se possibilitou o estudo do problema desta pesquisa: verificar qual a importância do sistema de informação no processo de decisão. 5 DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Os resultados foram apresentados por meios de tabelas, gráficos e análise estatística dos dados, que comparados às teorias apresentadas no capítulo 2, revelaram a importância de um sistema de informação bem elaborado para a empresa.


2

5.1 Análise e discussão dos resultados O instrumento utilizado, e já abordado neste trabalho, foi: o questionário estruturado, entrevista semi-estruturada. Os resultados são apresentados em tabelas e melhor visualizados por meio de gráficos que adotam porcentagem para quantificar as opções de respostas. As questões foram trabalhadas separadamente e assim analisadas. Para melhor identificar as respostas referentes ao objetivo geral da pesquisa e as hipóteses, o questionário foi realizado com questões relacionadas ao tratamento dado pela empresa ao sistema de informação e a visão dos funcionários quanto a empresa. Gênero GENERO

25%

75%

1 - Masculino

Gráfico 1

2 - Feminino

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico demonstra que 75% do corpo funcional da empresa COFET corresponde ao gênero masculino, enquanto que 25% ao feminino. Este diferença elevada na diferença do quantitativo de homens e mulheres, se deve a uma estratégia da empresa, posto que a mesma faz opção pelo gênero masculino para a execução dos trabalhos nas maioria dos setores, entretanto setores como caixa e crediário a empresa faz opção preferencial pelo sexo feminino, isso corre pela competência que os gestores enxergam nas ações das mulheres nesses setores. Os administradores afirmam que para o setor de vendas o perfil masculino é o mais indicado.


2

Faixa Etária FAIXA ETÁRIA

31% 43%

13% 13%

1 - de 20 até 25 anos

2 - de 26 até 30 anos

Gráfico 2

3 - de 31 até 35 anos

4 - acima dos 36 anos

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

A faixa etária da empresa está concentrada acima dos 36 anos com 43% do corpo funcional, seguido por 20 até 25 anos com 31%, de 26 até 30 anos com 13% e de 31 até 35 anos também com 13%. Tal fator demonstra uma mescla de experiência com juventude, o que favorece no desempenho do Ponto de Venda. O mais importante conforme pode-se constatar no gráfico seguinte é a que mesmo os de menores idades são dotados de responsabilidade dentro e fora da empresa, posto que muitos já são casados como aponto o gráfico seguinte. Estado Civil ESTADO CIVIL

0% 3%

0%

50%

47%

1 - Solteiro (a)

Gráfico 3

2 - Casado (a)

3 - Divorciado (a)

4 - Viúvo (a)

5 - Outros

Fonte: Pesquisa de Campo 2006


3

O gráfico demonstra que 50% do corpo funcional da empresa é constituído por pessoas solteiras, seguido por 47% de casados; 3% de viúvos;não havendo nenhum dos outros itens. Observa-se então um equilíbrio no quadro de funcionários, este fato também influencia no comportamento das vendas e funcionamento de modo geral, segundo Ítalo Brito (Gerente) em períodos festivos o desempenho da loja é afetado posto que o fato de ter a maioria do quadro funcional é solteiro os mesmos costumam cometer excessos nesse período, contudo este fato não gera prejuízos maiores. Outro ponto importante observado pelo gerente é que os funcionários casados demonstram mais empenho nas suas obrigações. Formação Escolar FORMAÇÃO ESCOLAR

0%

3%

0%

19%

78%

1 - Ensino Médio

Gráfico 4

2 - Superior Incompleto

3 - Superior Completo

4 - Pós-Graduando

5 - Pós-Graduado

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Atualmente a informação e a capacidade intelectual dos indivíduos são consideradas os agentes responsáveis pelo sucesso de uma organização. O gerenciamento adequado dessas duas forças gera o que podemos chamar sinergia asseguradora do sucesso de uma organização. Contudo apesar da maioria dos colaboradores não apresentarem formação de nível superior, contata-se que os mesmo em sua maioria podem se adequar nesses preceitos. Porém do ponto de vista formal este gráfico demonstra um aspecto não muito positivo em relação à formação dos funcionários, pois a maioria esmagadora 78% dos empregados só possuem ensino médio e os outros 19% com curso superior em conclusão, tendo ainda 3% pos graduando, ou seja, incompleto;


3

Tempo de Serviço TEMPO DE SERVIÇO

16%

22%

9%

28% 25%

1 - menos de 1 ano 4 - de 11 a 15 anos

2 - de 1 a 5 anos 5 - acima de 16 anos

Gráfico 5

3 - de 6 a 10 anos

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico acima retrata a união da experiência com juventude, fator mencionado anteriormente, onde 28% dos funcionários possuem de 1 a 5 anos de tempo de serviço; seguidos por 22% acima de 16 anos; 25% de 6 a 10 anos; 16% menos de 1 ano e 9% de 11 a 15 anos. Cargo que Ocupa CARGO QUE OCUPA

19%

43%

13%

6% 19%

1 - Vendedor

Gráfico 6

2 - Caixa - cred

3 _ Financeiro

4 - Seriços Gerais

5 - Gerencia ADM

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Este gráfico refere-se à função dos funcionários, onde 43% correspondem a Vendedores; 19% caixa e crediário; 19% gerente e administradores; 13% Serviços gerais; 6% departamento financeiro, pode-se observar então que o setor operacional que movimenta a empresa correspondem a maior parte do quadro funcional.


3

Utilização do Programa UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA?

19%

81%

1 - Sim

Gráfico 7

2 - Naõ

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Este gráfico demonstra o quantitativo de empregados dependem do sistema informatizado da empresa para realizar suas funções, observa-se que 81% dos funcionário dependem diretamente do sistema, quanto que só 19% não precisam. Participação em treinamento JÁ FEZ ALGUM TREINAMENTO?

19%

81%

1 - Sim

Gráfico 8

2 - Naõ

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Neste gráfico constatamos um dos principais problemas da empresa, conforme apresentado no gráfico 7, a maioria absoluta dos funcionários dependem do sistema informatizado, contudo o a mesma quantidade em temos percentuais nunca receberam treinamento para uso do mesmo. Neste contexto temos 81% que nunca receberam treinamento e 19% que receberam.


3

O sistema de Informação facilita o trabalho? O SITEMA UTILIZADO FACILITA O TRABALHO?

0%

100%

1 - Sim

Gráfico 9

2 - Naõ

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Neste é possível perceber que um sistema informatizado facilita o trabalho dos funcionários da COFET, pois especificamente nesta questão 100% dos empregados concordam que um sistema ajuda no desempenho de suas funções. 5.2 Aspectos organizacionais A forma como a empresa delega autoridade A FORMA COMO A EMPRESA DELEGA AUTORIDADE

0% 4% 27%

38%

31%

Ruim

Gráfico 10

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Este gráfico nos permite avaliar a visão dos funcionários no que diz respeito à delegação de autoridade, observa-se que neste quesito foi aprovado pela imensa maioria dos colaboradores sendo que 38% julgaram ótima e 31% muito boa. Constata-se então que o sistema atende de forma muito satisfatória os as necessidades da organização.


3

Modelo organizacional utilizado pela empresa MODELO ORANIZACIONAL UTILIZADO PELA EMPRESA

4%

8%

8%

27%

53%

Ruim

Regular

Gráfico 11

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O modelo organizacional utilizado pela empresa apresentou um desempenho satisfatório posto que mais de 50% considerou bom, contudo este é um setor que precisa ter a confiança do colaborador da organização, então apesar de ter sidos aprovado ele se apresenta quase que ineficiente para os funcionários. As tarefas e metas de desempenho são claramente entendidas AS TAREFAS E METAS DE DESENPENHO SÃO CLARAMENTE ENTENDIDAS

4%

19%

12%

27% 38%

Ruim

Gráfico 12

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Neste gráfico verifica-se que o sistema da empresa atende no que diz respeito

aos

objetivos

da

organização,

pois

a

maioria

dos

funcionários

compreendem seu papel e objetivo na organização, isso se comprova pelos 38%


3

que consideram o sistema muito bom e 19% excelente, então este gráfico apresenta um desempenha acima da média em torno de 57% se considerar a soma dos dois. Grau de eficiência do sistema de comunicação GRAU DE EFICIENCIA DO SISTEMA DE COMUNICAÇÃO

8%

8%

12% 24%

48%

Ruim

Gráfico 13

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Apesar de revelar que as metas e objetivos da empresa são claramente entendíveis, a pesquisa aponta uma possível deficiência no sistema de comunicação posto que neste quesito prevalecesse o conceito bom com 48% na preferência dos funcionários, sendo que somente 24% consideraram muito boa e 8% excelente. Aqui encontra-se um dos maiores problemas do sistema de informação da empresa, pois a comunicação deve ser clara e objetiva, para que os funcionários entendam o seu papel. Habilidade da equipe administrativa HABILIDADE DA EQUIPE ADMINISTRATIVA

0%

8%

27%

38%

27%

Ruim

Gráfico 14

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006


3

Neste quesito verifica-se a aprovação da equipe administrativa da empresa, pois apresenta resultados positivos com empate nos conceitos excelente e muito bom com 27% cada e 38% considerou bom, entretanto foi observado na pesquisa que o conceito satisfatório que prevaleceu e oriundo das respostas dos funcionários dos cargos mais baixos, fato que demonstra que existe alguma falha no sistema no que diz respeito a esse publico. O setores responsáveis direta ou indiretamente pelas tomadas de decisões aprovam a habilidade da equipe.

Grau de conhecimento das regras e procedimentos da empresa GRAU DE CONHECIMENTO DAS REGRAS E PROCEDIMENTOS DA EMPRESA

0%

15%

23%

31% 31%

Ruim

Gráfico 15

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

No que diz respeito a grau de conhecimento das regras da empresa nota-se a eficiência do sistema de informação, pois a maioria absoluta concorda que as regras são claras e de conhecimento de todos como se pode verificar no gráfico acima. 23% considera excelente, 31% muito bom e 31% bom, ou seja observa-se que 85% reconhecem o poder do sistema neste quesito, entretanto um quantitativo de 15% afirmam desconhecer essas regras ou conhece-las parcialmente, estes apesar de serem minoria merecem total atenção, pois, ponto pode ser observados os problemas do sistema utilizado, dessa forma pode-se procura meios de resolver o problema antes que o mesmo aumente.


3

5.3 Aspectos do pessoal Avaliação do programa de treinamento utilizado AVALIAÇÃO DO PROGRAMA DE TREINAMENTO UTILIZADO

4%

15%

12%

15%

54%

Ruim

Gráfico 16

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O programa de treinamento foi considerado bom por 54% dos entrevistados, contudo no que diz respeito ao treinamento dos funcionários para o sistema informatizado da empresa foi constatado no gráfico 08 que os mesmo não tiveram treinamento adequado. Procedimento para recrutamento e seleção de empregados PROCEDIMENTO PARA RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE EMPREGADOS

15%

15%

15%

23%

32%

Ruim

Gráfico

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Neste gráfico observa-se um equilíbrio entre os conceitos prevalecendo o conceito bom com 32% da preferência dos funcionários seguido de muito bom com 23% e excelente e regular com 15%, este equilíbrio decorre pelo fato da empresa


3

não adotar o mesmo procedimento para todos os setores, conforme afirma Ítalo Brito gente da empresa. Avaliação do sistema de desempenho AVALIAÇAO DO SISTEMA DE DESEMPENHO

0%

15%

8%

42% 35%

Ruim

Regular

Gráfico 18

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

Este gráfico demonstra a satisfação do empregados com o sistema de avaliação de desempenho da empresa, aqui é apresentado o conceito bom como o de maior prevalência neste quesito seguido de muito bom com 35% e excelente com 15%. Avaliação das relações trabalhistas AVALIÇAO DAS RELAÇÕES TRABALHISTAS

0%

12%

23%

27%

38%

Ruim

Gráfico 19

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico 19 aponta a avaliação das relações trabalhista na empresa onde 38% dos funcionários julgaram muito bom, 23% excelente e 27% bom, isso ocorre


3

pela iniciativa dos gestores de realizar reuniões semanais com a presença de todo o corpo administrativo e os funcionários de todos os setores. Avaliação do sistema de incentivo “como despertador da motivação” AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE INCENTIVO "COMO DESPERTADOR DA MOTIVAÇÃO"

12%

15% 12%

27%

34%

Ruim

Regular

Gráfico 20

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico 20 apresenta uma tendência negativa para a avaliação de incentivos da empresa observa-se que 34% consideram bom e 27% regular, este fato é de grande relevância para a pesquisa em entrevistas aos gestores foi constado que os mesmo não têm conhecimentos desse fato, e acreditam que o sistema definido pela empresa atende as necessidades e os anseios dos colaboradores. Grau de absenteísmo e rotatividade do pessoal GRAU DE ABSENTEISMO E ROTATIVIDADE DO PESSOAL

4%

15%

35%

15%

31%

muito alto alto

Gráfico 21

regular

baixo muito baixo

Fonte: Pesquisa de Campo 2006


4

O gráfico 21 demonstra que o grau de absenteísmo e rotatividade dos empregado esta sobre o controle e não afeta a empresa posto que para 35% consideram muito baixo seguido de 31% que consideram baixo, o resulta da pesquisa esta de acordo com a afirmação dos gestores que dizem não ter problemas neste quesito. 5.3 Aspectos de Marketing Uso da pesquisa de mercado para obter vantagens USO DA PESQUISA DE MERCADO PARA OBTER VANTAGENS

12%

15%

19%

23%

31%

Ruim

Gráfico 22

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico 22 apresenta a visão dos funcionários quanto ao uso da pesquisa para obter vantagens neste caso consideram que o uso se da de forma satisfatória onde 31% dos entrevistados entendem que o conceito bom é o mais adequado com 31% seguido por muito com 23%. Contudo foi possível constatar que a empresa não desenvolve pesquisa formais com essa finalidade conforme afirmou o gerente da COFET. Para desenvolver boas estratégias, faz-se necessário às organizações conhecer o mercado e os concorrentes para, para isso é necessário pesquisar tendências, possíveis públicos,. Kotler, (1999. pg 04), assevera que “a compreensão detalhada das necessidades, desejos e demandas do cliente é um importante subsídio para o planejamento de estratégias de marketing”. Sendo assim a pesquisa de mercado é algo fundamental e não pose ser baseada somente em valores empíricos, principalmente pelo fato de ser uma excelente ferramenta no auxilio à tomada de decisão.


4

A propaganda utilizada A PROGAGANDA UTILIZADA

0%

15%

15%

27% 43%

Ruim

Regular

Gráfico 23

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico 23 revela que a propaganda utilizada pela empresa é muito boa segundo a opinião dos funcionários este conceito tem 43% na preferência, seguido por bom com 27% e regular e excelente com 15%. Os principais canais de comunicação utilizados pela propaganda são: televisão, jornais, revistas, outdoor Internet entre outros, a empresa costuma utilizar o rádio com mídia de veiculação para oferecer seus produtos e serviços, vale salientar que “a seleção de mídia envolve a tarefa de encontrar a mídia mais eficaz em termos de custo-benefício para levar o número desejado de exposições à audiência-alvo” (KOTLER, 1998, p. 565). Baseado nessa informação pode-se afirmar que a posição da COFET quanto este quesito é acertada, pois é do conhecimento de todos que o rádio é o veículo de comunicação de maior alcance aos lares dos clientes e potenciais consumidores. Este fato se torna mais relevante se considerarmos que a loja esta instalada em uma cidade bem situada logisticamente podendo atender a várias outras de porte inferior da região onde a população não tem acesso a outras mídias de comunicação, mesmo porque muitos dos consumidores com potencial de compra residem e área rural tendo como principal meio de acesso às informações e rádio. Enfim a propaganda assume um papel importante na comunicação de marketing, o objetivo e fazer com que o maior numero de pessoas tomem conhecimento do produto ou marca levando a decisão de compra.


4

Qualidade do sistema de distribuição QUALIDADE DO SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO

8%

15%

8%

19%

50%

Ruim

Gráfico 24

Regular

Bom

Muito Bom

Excelente

Fonte: Pesquisa de Campo 2006

O gráfico 24 demonstra que o sistema de distribuição da empresa atua de forma satisfatória, posto que ele tem uma aprovação de 84% quando somado as porcentagens dos conceitos bom, muito bom e excelente. Os gráficos demonstram o nível de percepção dos funcionários acerca das variáveis questionadas, estas referentes à compreensão dos efeitos do sistema de informação utilizado pela empresa, onde se procurou mensurar seu grau de percepção dos efeitos do sistema. Analisado as respostas, pode-se constatar aspectos relevantes, como a necessidade de um re-desenho no modelo do sistema utilizado. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Decisão é o processo de análise e escolha, entre várias alternativas disponíveis, do curso de ação que a pessoa deverá seguir. Cada agente define a situação através de um complexo de processos afetivos e cognitivos de acordo com a sua personalidade, motivação e atitudes. Os processos de percepção e raciocínio são básicos para a explicação do comportamento nas organizações. O que uma pessoa deseja e aprecia influencia aquilo que vê e interpreta assim como o que vê e interpreta influencia o que deseja e aprecia.


4

A organização é visualizada como um sistema de decisão onde o indivíduo participa racional e conscientemente, escolhendo e decidindo entre alternativas mais ou menos racionais. A organização está permeada de decisões e ações. A racionalidade, portanto, reside na escolha dos meios (estratégia) mais adequados para o alcance de determinados fins (objetivo), no sentido de obter os melhores resultados. Porém, as pessoas se comportam racionalmente apenas em função daqueles aspectos da situação que conseguem perceber e tomar conhecimento (cognição). Os demais aspectos da situação que não são percebidos ou não são conhecidos pelas pessoas – embora existam na realidade – não interferem decisões racionais (adequação de meios-fins) apenas em relação aos aspectos da situação que conseguem perceber e interpretar. Após analisar os fatores delineadores do processo de tomada de decisão na empresa e os aspectos que ela influencia, pode-se concluir que o fato da COFET, não ter um sistema informação formal definido, e que seja claramente entendido pelo seu colaborador observa-se que o modelo organizacional foi considerado satisfatório pelos seus funcionários conforme aponta o gráfico 11 e o processo de tomada de decisão e baseado no senso comum dos gestores, pois a empresa não lança mão do sistema para adquirir suporte às decisões. A pesquisa também apontou deficiências no quesito treinamento, avaliação de desempenho e sistemas de incentivo. Depois de avaliado o entendimento dos funcionários quanto os aspectos organizacional, pessoal e de marketing pode-se concluir que não existe interrelações entre o conjunto de componentes que distribuem a informação na empresa. Este fato acarreta um significativo prejuízo à empresa por considerarmos que informação é algo fundamental para qualquer instituição e deve ser tratada de forma sistêmica e relacionada com todos os setores. Quando uma determinada área na tem informação da outra, por exemplo: (marketing, estoque e distribuição) gerar sérios problemas para a empresa, posto que ao passo que o marketing impulsiona as vendas na empresa precisa de estoque para bancá-las, e se ainda sim tiver estoque faz-se necessário que o sistema de distribuição atue na mesma proporção do negócio atendendo de forma mais que satisfatória, do contrario o marketing seria uma ferramenta que ao invés de proporcionar expansão no mercado acarretaria prejuízos morais e financeiros a organização.


4

Observou-se também que as relações entre os processos organizacionais foram facilitadas pela tecnologia da informação, contudo o uso desse recurso e incipiente na empresa, é notório que existe uma necessidade de integração entre os processos, na realidade constatou-se através da pesquisa e observação que na cultura da empresa existem elementos limitadores para esse tipo de ação, pois os gestores seguem modelos antigos de processos gerenciais, baseado na cultuara implanta pelos gestores anteriores. Com relação a hipótese levantada, nega-se esta, pela fato de considerar o sistema de informação da empresa incipiente para dar suporte a decisão e mostra que o sistema utilizado de nada interfere nos aspecto organizacional da instituição, contudo é importante salientar que o sistema de informação se tornou ao longo da história uma ferramenta essencial para suporte à tomada de decisões, descarta-la pode ser considerada um erro grave com sérias conseqüências no futuro. 6.1 Limitações do Estudo Os fatores que constituíram limitações para o estudo sobre o tema de que se trata esta monografia, estão relacionados, basicamente a três fatos principais: O primeiro deles está relacionado com a inexistência de um sistema de informação formal. Por conseqüência não havia uma estrutura formal de armazenamento de informações, nem estudos ou documentos próprios anteriores a este que pudessem fornecer dados sobre atividades da empresa ligadas a questões relacionada as tomadas de decisões ou políticas específicas e estrutura de suporte para o acompanhamento funcional. Tais aspectos provocaram imperfeições na pesquisa, pois os dados fundamentais não pré-existentes tiveram que ser buscados e estruturados para um melhor entendimento da estrutura da empresa. Demandando um tempo maior para a coleta de dados fundamentais para a construção deste trabalho. O segundo fato a ser considerado relaciona-se ao desnível de grau de instrução dos funcionários. Pode-se destacar a existência de profissionais de graduação superior (administradora, contadora etc), e até profissionais que só concluíram o primeiro ou cursam o segundo grau. Ocasionando, assim, em alguns casos a distorção na interpretação da solicitação de informações, criando desta forma, barreiras para resultados mais precisos a partir do questionário respondidos.


4

O outro fator a ser avaliado diz respeito à não participação dos vendedores para responder as questões em aberto, nas quais havia a solicitação de sugestões para que a empresa pudesse melhorar os treinamentos e sua avaliação de resultados. 7. RECOMENDAÇÕES Como o propósito da empresa e promover o seu crescimento atingindo novos mercados, sugerem-se, seja feito levantamento de todos os procedimentos da mesma e seja definido no modelo de sistema um conjunto procedimentos que possam dar suporte ao recolhimento de dados e o seu processamento, Estratégia empresarial é uma simplificação que conduz a um certo grau de concordância em relação a finalidade de elaboração de um processo de planejamento. Os estrategistas sabem que sua missão principal é conquistar vantagens competitivas sólidas, ou seja, construir atributos de competição que façam com que os clientes optem por adquirir serviços ou produtos de uma empresa, quando da comparação no mercado concorrencial. Considerando essas características apresentadas aconselha-se aos gestores reavaliar os procedimentos da empresa no tocante ao sistema de informação, e os meios utilizados para o seu funcionamento, pois foram constatadas que o atual têm falhas as falhas mesmo. Considerando a necessidade da empresa recomenda-se que a mesma utilize o seu sistema de informação gerencial de uma forma mais ampla, principalmente se considerarmos o potencial do mesmo, hoje o software utilizado pela empresa tem suporte para atender a maior parte das necessidades, pois se trata de um programa dotado de: •

Banco de dados;

Ferramentas de desenvolvimento de última geração;

Rede local de computadores. O sistema ainda é composto de conceitos modernos para auxilio a estão e

suporte e operação, tendo:


4

Centro de Resultados;

Não Redundâncias;

Totalmente Integrado;

Visão de todos os recursos da empresa. Uma vez inserida a informação a mesma é computada por vários módulos

permitindo total integração possibilitando que uma mesma informação seja utilizado simultaneamente por várias áreas como: •

Contabilidade: receitas; saída do estoque; impostos;

Estoque: baixa das quantidades; registro das movimentações (o que saiu, quando, qual documento, como); cálculos de custo médio e do custo da venda;

Finanças: títulos a receber; estatísticas dos clientes (maior compra, última, maior acúmulo, etc.); razão auxiliar; fluxo de caixa;

Fiscal: livro fiscal; registro de saídas. Em resumo a COFET dispõe de um sistema informatizado compatível com

suas necessidades, falta planejamento e iniciativa para o uso do mesmo, caso o uso do sistema seja implementado a empresa conseguirá da inicio a um processo de reversão do seu atual quadro.


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REFERENCIAL TEÓRICO LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistema de informações gerenciais: administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004. O’BRIEN, James A. Sistema de informações gerenciais na era da internet. 2.ed. São Paulo: Saraiva, 2004 REZENDE, Denis A. Planejamento de Informações Públicas Municipais: guia para planejar sistemas de informação, informática e governo eletrônico nas prefeituras e cidades. São Paulo: Atlas, 2005. BIO, Sergio Rodrigues S.Paulo 1a. ed. Sistemas de Informações Atlas 1985 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6 ed. Rio de Janeiro: campus 2000 HECKERT J.B.; WILSON J.D. controllership. 2. ed. Wilson Tung, 1993:34 CRONIN, Blaise. Tendências do setor de informação: profissionalização ou proletarização? Palestra proferida no Simposio Internacional sobre informação para o Terceiro Milênio, Belo Horizonte, 1992. KOTLER, Philip - Administração de marketing: implementação e controle- 3ª ed., São Paulo, Atlas, 1999

análise, .

planejamento,

HOJI, Masakazu / Administração Financeira: Uma Abordagem Prática: Matemática Financeira, Estratégias Financeira, Análise, Planejamento e Controle Financeiro – 5. ed.- São Paulo: Atlas, 2004 http://www.das.ufsc.br/sincmobil/frame2.html


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APENDICE Apêndice A


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Apêndice B FACULDADE INDEPENDENTE DO NORDESTE COFET Comercio de Ferragens e Tintas Ltda QUESTIONÁRIO DE PESQUISA Este questionário tem por finalidade responder a seguinte pergunta de pesquisa: O sistema de informação utilizado pela empresa atua em todos os aspectos da empresa? Desde já, agradecemos à colaboração de todos. Bloco I – Dados Pessoais Instruções: Marque com um ( X ) a resposta correspondente à pergunta 1. GÊNERO ( ) Masculino ( ) Feminino 2. FAIXA ETÁRIA ( ) de 20 até 25 anos ( ) de 26 até 30 anos ( ) de 31 até 35 anos ( ) acima dos 36 anos 3. ESTADO CIVIL ( ) Solteiro (a) ( ) Casado (a) ( ) Divorciado (a) ( ) Viúvo (a) ( ) Outros 4. FORMAÇÃO ( ) Ensino Médio ( ) Superior Incompleto ( ) Superior Completo ( ) Pós-Graduando ( ) Pós-Graduado 5. TEMPO DE SERVIÇO ( ) menos de 1 ano ( ) de 1 a 5 anos ( ) de 6 a 10 anos ( ) de 11 a 15 anos ( ) acima de 16 anos 6. FUNÇÃO (Transcreva a resposta abaixo)


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_____________________________ Bloco II – Dados da Pesquisa Instruções: Marque com um ( X ) a resposta correspondente à pergunta 7. Você utiliza o programa de automação comercial da empresa? ( ) Sim ( ) Não 8. Já fez algum treinamento para utilização do programa? ( ) Sim ( ) Não 9. O sistema de informação utilizado na empresa facilita do trabalho? ( ) Sim ( ) Não Instruções: A partir da análise das variáveis, codificar sua percepção em termos quantitativos, conforme a escala abaixo: 1= Ruim 2= Regular 3 = Satisfatório 4 = Muito bom 5 = Ótimo ASPECTOS OGANIZACIONIAIS A forma com que a empresa delega a autoridade Modelo organizacional utilizado pela empresa As tarefas e metas de desempenho são claramente entendidas Qual é o grau de eficácia do sistema de comunicação? Habilidade da equipe administrativa O grau de conhecimentos das regras e procedimentos da empresa ASPECTOS DO PESSOAL Como você avalia o programa de treinamento utilizado O procedimento para recrutamento e seleção dos empregados Como você avalia o sistema de desempenho A forma como se dá as relações trabalhistas Sistema de incentivo “como despertado da motivação” Grau de absenteísmo e de rotatividade do pessoal ASPECTOS DE MARKETING O uso de pesquisa de mercado para obter vantagens A propaganda usada como forma eficiente e efetiva Melhoramento do sistema de distribuição de produtos A forma como é definida as estratégias de preço, promoção e do produto

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ANEXOS ANEXO A

M0060  

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO AGROINDUSTRIAL CLAUDINEI FERRAZ DE OLIVEIRA Sistema de informação como ferramenta para tomada de decisão Um estudo de...

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