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Análise do Sistema de Informação Contábil e Gerencial numa Empresa Varejista de Médio Porte em Vitória da Conquista - Bahia

Anderson Oliveira Santos1

RESUMO O mundo está mudando a uma velocidade espantosa. As telecomunicações, de um modo geral, têm promovido uma reviravolta no direcionamento das empresas e das pessoas, nunca visto antes na história da civilização. Para enfrentar esse mundo ágil e competitivo faz-se necessário a utilização de máquinas, sistemas e principalmente pessoas que sejam capazes de responderem a essa problemática. As empresas que desejarem continuar existindo, mesmo que sejam de porte médio, devem se convencer da necessidade de possuírem Sistemas de Informações eficientes, capazes de supri-las com dados confiáveis e tempestivos em seus aspectos econômico, financeiro e patrimonial. Através de um estudo de caso em uma empresa de médio porte com sede em Vitória da Conquista – Bahia constatamos o uso de Sistemas de Informações Gerenciais e Sistemas de Informações Contábeis, porém com muita limitação, haja vista o uso de software gerencial utilizado é muito antigo, em plataforma MS-DOS, o qual, além de não gerar relatórios flexíveis não é integrado com o Sistema de Informação Contábil utilizado. Esta situação tem gerado atrasos na produção dos relatórios contábeis em virtude da necessidade de redigitação das operações. Foi apresentado recomendação á empresa no sentido de usar um Sistema de Informação Gerencial mais moderno e com capacidade de integração com o Sistema de Informação Contábil, com o objetivo de otimizar a qualidade das informações necessárias à tomada de decisões. Palavras-chave: Sistemas de Informações, Sistemas de Informações Contábil, Decisões.

1 INTRODUÇÃO

Este artigo tem por objetivo avaliar como a empresa objeto deste estudo utiliza o Sistema de Informações Contábil e demais informações obtidas do Sistema de Informações Gerenciais como instrumento de apoio às decisões e o seu papel como

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Graduando do curso de Ciências Contábeis da Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, Vitória da Conquista – Ba. Artigo apresentado como pré–requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do depósito: 17 de dezembro de 2008.


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ferramenta imprescindível na tomada de decisões da empresa. A rapidez das informações juntamente com a confiabilidade é um dos quesitos mais importantes de uma empresa. Essa rapidez, adicionada a confiabilidade das informações, é por demais necessárias, tendo em vista que o mundo globalizado exige rapidez nos atos negociais e o gestor precisa estar instrumentalizado de informações ligeiras e seguras para optar sempre pela melhor alternativa na hora de decidir sobre o que fazer, como fazer, quando fazer, por quanto fazer, e em que tempo fazer.

Para Nakagawa (1993, p. 71), um sistema de informação contábil consiste em “um conjunto de regras de controle de entrada, processamento, avaliação e saídas de dados”, auxiliando o processo decisório. É importante ter presente que as informações oriundas dos subsistemas necessitam ser tratadas, para que possa fornecer subsídios importantes no uso da informação contábil.

Portanto, seguindo os parâmetros de Nakagawa, este trabalho tem como finalidade uma analise do Sistema de Informação Contábil, dando enfoque especial a sua importância como instrumento gerencial, uma vez que, a partir dessa premissa torna-se este um influente componente para auxiliar também nas decisões estratégicas da empresa. As informações contidas em um bom estruturado Sistema de Informações Contábeis asseguram um lugar de destaque no processo de competitividade e continuidade da empresa. O trabalho objetiva demonstrar na prática, através de um estudo de caso, como utilizar o Sistema de Informação Contábil de uma empresa de médio porte e quais as características desse sistema, seus objetivos e os resultados que serão alcançados.

Não há como em pleno século XXI, deixar de falar de Sistemas de Informação com enfoque na contabilidade tendo em vista que esta é e será um valioso instrumento de informação, uma vez que são os dados colhidos, registrados, analisados e controlados e informados pelo seu sistema alimentam as necessidades informativas de uma série de usuários (internos e externos), a começar pela administração, gerências, funcionários e sócios. Todos se utilizam das informações contábeis avaliarem a qualidade e a quantidade do patrimônio.


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Os usuários externos da contabilidade são os mais diversos, sendo os mais diretamente interessados na informação contábil os fornecedores, os bancos e os governos em suas diversas esferas.

A opção por pesquisar sobre esse tema veio da necessidade de demonstrar a real importância dos sistemas de informações dentro da empresa, sendo que essas trabalham na busca pela excelência de oferta de produtos e serviços, redução do tempo das tarefas, precisão das informações, maximização de lucros e redução de custos.

A metodologia utilizada foi um estudo de caso e uma pesquisa bibliográfica em livros especializados no assunto, baseado em textos de autores renomados, leitura exploratória e seletiva, além de pesquisa em artigos de revistas periódicas e consultas a Internet. Para enriquecer o artigo, optou-se por um estudo de caso em uma empresa médio porte, localizada na cidade de Vitória da Conquista.

2 METODOLOGIA

Estudo de caso realizado com base nos fundamentos teóricos da Contabilidade, com enfoque nos pressupostos do Sistema de Informação Contábil da organização. De acordo com Silva (2003), nesse tipo de pesquisa, o tema e o problema são discutidos com base em referenciais outrora publicados. A pesquisa Bibliográfica pode subsidiar qualquer outro tipo de pesquisa, ou apenas esgotar-se em si mesma.

A limitação deste tipo de pesquisa ocorre com possíveis erros em relação às fontes consultadas. Para evitar este tipo de limitação, é interessante recorrer ao maior número de fontes, e desta forma, eliminar um maior percentual de erros (SILVA, 2003).

Inicialmente, foi realizada uma entrevista com um dos diretores da empresa em tela, com a finalidade de oferecer argumentos para um bom entendimento do assunto.


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Procurou-se trabalhar os conceitos fundamentais de Informação Contábil (associado aos outros sistemas de informações, tais como: gerencial, operacionais e estratégicos) buscando avaliar sua importância no ambiente da empresa, enfatizando a informação como indispensável no controle do processo decisório da empresa. O problema da pesquisa foi analisado a partir de diferentes visões dos especialistas da área, a partir de idéias ordenadas e lógicas, possíveis de correlação com a realidade das empresas no atual ambiente dos negócios.

Os conceitos trabalhados no estudo foram aplicados a uma Empresa varejista de médio porte, onde se utilizou exames de relatórios gerados pelo sistema gerencial e da contabilidade.

3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Com a evolução da informática em todos os campos de atuação das empresas e, principalmente, na área de gestão empresarial, mormente à contábil, veio ao encontro das reais necessidades de agilidade nos processos de informações e decisões das organizações.

Um sistema de informação poderá ser caracterizado como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações para dar suporte à decisão e ao controle da organização (LAUDON; LAUDON 1999; MOSCOVE, SIMKIN e BAGRANOFF, 2002).

Os sistemas de informações bem elaborados proporcionam controle, acúmulos de dados confiáveis e possibilitando aos gestores uma visão mais adequada evitandose assim desperdícios, perdas de tempo e prejuízos para a organização.

Nos últimos tempos, com o aumento da competição mercadológica e da complexidade crescente do ambiente gerencial moderno, a que vêm dificultar sobremaneira a elaboração da estratégia empresarial, exige-se cada vez mais que


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as organizações estejam supridas de informações de cunho externo e interno, as quais devem ter como características primordiais à qualidade, relevância, confiança e tempestividade, suficientes o bastante para subsidiar a tomada de decisão.

Diante deste contexto, é latente a necessidade da utilização de ferramentas eficientes, as quais gerem informações integradas, tornando-se imprescindível aos gestores para estarem inteirados de todas as etapas e processos das atividades organizacionais.

A preocupação dos gestores com a qualidade da informação tem levado os estudiosos a aperfeiçoarem continuamente os processos e mecanismos que se apresentam de uma forma bem mais complexa atualmente, abordando-os como instrumentos do mundo tecnológico, donde advém o estudo da informação como base da tecnologia. Eis o enfoque de alguns autores sobre o assunto:

Padoveze (2000, p. 44) assevera que “tecnologia da Informação é todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas para efetivar seu subsistema de informação”.

Considerando a definição de tecnologia da informação dada por Padoveze e a de sistema de informação contábil de Nakagawa, podem afirmar que estes instrumentos representam, em se tratando de competitividade e contemporaneidade, elementos imprescindíveis para que os gestores atinjam os objetivos, políticas e metas traçadas para suas organizações. O ambiente empresarial é um ambiente cada vez mais complexo tecnologicamente. Para o êxito pleno passa-se a depender, de modo fundamental da capacidade da organização administrar a sua base informacional, e aproveitar as oportunidades de diferenciação que as novas tecnologias da informação oferecem.

Por conseguinte, o uso da tecnologia da informação deixa de ser uma preocupação essencialmente técnica para assumir uma importância estratégica, passando a ser responsável por grande parte do sucesso das organizações.

A contabilidade produz um conjunto de informações apropriadas que, utilizado de forma correta é considerada um instrumento principal na tomada de decisão.


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3.1 Sistemas de Informações Gerenciais

Sistema de Informação Gerencial é o processo de transformação de dados em informações. Quando esse processo está voltado para a geração de informações úteis e utilizadas no processo decisório da empresa os gestores têm mais confiança para decidirem sobre a melhor alternativa para a organização.

Um sistema de informação gerencial pode ser caracterizado como um conjunto de tecnologia com a finalidade de dispor dos recursos disponíveis no meio organizacional, sendo que estas serão processadas por meio de dados operacionais, com a finalidade de atender a determinados objetivos, principalmente relacionados ao processo decisório (BATISTA, 2006; CASSARRO, 2001; HOJI, 2006).

Um sistema de informação melhora as comunicações e, como resultado, melhora o atendimento, oferecendo possibilidades para controle de todas as rubricas individualmente falando e de todas as demais do conjunto patrimonial. A começar pelo caixa, passando pelos estoques até a última conta da empresa, mantendo-a sempre em equilíbrio com desempenhos aceitáveis.

É importante destacar o papel do Sistema de Suporte à Decisão (SAD) no processo decisório, cuja função é criar novas situações ou cenários, com base em critérios técnicos, conduzidos por pessoas especializadas.

Este Sistema é o que possui “interatividade com ações do usuário, oferecendo dados e modelos para solução de problemas semi-estruturados e focalizados na tomada de decisão” (BATISTA, 2006, p. 25).

O uso de um sistema de suporte à decisão permite um acompanhamento eficaz, pois dependendo da necessidade do usuário, este sistema cria, através de uma capacidade inovadora, um cenário, produzindo respostas rápidas, o que interage com o sistema empresa.


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Outro tipo de Sistema de Informação utilizado pelas empresas no ambiente dos negócios é o Enterprise Resource Planning (ERP), caracterizado por uma estrutura de dados e informações que “facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa, tais como as quatro principais atividades da organização: fabricação, logística, finanças e recursos humanos” (BATISTA, 2006, p. 115).

A informação é indispensável no ambiente dos negócios, para que as empresas possam acompanhar as tendências do mercado e tomar decisões capazes de reduzir os riscos dos investimentos. Os relatórios ideais para uma empresa de médio porte são aqueles que possam fornecer dados importantes sobre caixa, estoques, contas a receber, a pagar, impostos, obrigações sociais e previdenciárias e alguns relativos ao quadro de funcionários, de modo que todos possam refletir adequadamente a realidade da entidade, facilitando a tomada de decisões.

4 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

Na contabilidade todos os dados compõem um agregado econômico, financeiro e patrimonial de informações sobre todos os eventos múltiplos, sendo eles mensurados por medidas físicas e monetárias, que não se limitam apenas à geração de informações sobre eventos realizados, mas também sobre acontecimentos previamente planejados. Apresenta-se na sua mais moderna expressão como um dos mais preciosos sistemas de informação, colocando a conjunção de ambos – Contabilidade X sistema de informação – como imprescindíveis.

Isto se deve, principalmente, ao fato da Contabilidade mostrar-se, desde as suas primeiras manifestações, de uma forma metódica e sistemática, com objetivos bem definidos e uma visão de conjunto.

Padoveze (2000, p. 47) afirma que: A ciência contábil traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informação. Poderá ser argüido que fazer um sistema de


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informação contábil com a ciência da Contabilidade é um vício de linguagem, já que a própria Contabilidade nasceu sob a arquitetura de sistema informacional.

Diante destas considerações, afirmamos que a Contabilidade desempenha o papel de um eficiente sistema de informação, dentro do sistema maior (Empresa), e que tem por objetivo atender seus usuários com demonstrações financeiras, econômicas e

de

produtividade

com

relação

ao

objeto

da

contabilização,

devendo

necessariamente observar àquilo que este usuário considera como elementos importantes para o seu processo decisório.

De acordo Iudícibus (2000, p. 28): O objetivo principal da Contabilidade (e dos relatórios dela emanados) é fornecer informação econômica relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança.

Assim sendo, a Contabilidade tem por fim munir todos os usuários de sua informação, sendo eles internos e/ou externos, com as diretrizes e demais respostas necessárias à condução da entidade, no sentido de alcançar o fim a que a mesma se propõe, através da adequada mensuração dos eventos cabíveis que venham impactar seu patrimônio.

Aos usuários externos (acionistas, clientes, fornecedores, credores, Estado, sindicatos e etc.), interessam as informações que são fornecidas pela Contabilidade Financeira, expressas em relatórios denominados de demonstrações contábeis.

No Brasil, tem-se o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício, a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados, a Demonstrativos do Fluxo de Caixa, a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e o Demonstrativo do Valor Agregado, além de outros relatórios que fornecem dados subsidiários.

Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.23), conceituam um sistema de informações contábeis como “um subsistema de informações dentro de uma organização que acumula informações de vários subsistemas da entidade e comunica-as ao subsistema de processamento de informações”.


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Aos usuários internos (diretores, gerentes, associados, trabalhadores e etc.), interessam as chamadas informações gerenciais, as quais fazem parte da Contabilidade Gerencial e que se destinam à tomada de decisões especiais, como o orçamento de capital, a maximização de lucro na combinação de produtos, ampliação do investimento, entre outras.

Um sistema de informação contábil proporciona às empresas o estabelecimento de um sistema de captação, registro e elaboração dos fatos administrativos, possibilitando o acompanhamento e interpretação da evolução da empresa, não somente sob o aspecto econômico, mas também financeiro (IUDÍCIBUS; MARION, 2004).

5 ESTUDO DE CASO

O foco desse estudo foi analisar o Sistema de Informação Contábil com Enfoque Gerencial, em uma empresa de médio porte, a fim de mostrar aos diretores da mesma, a possibilidade de melhora na qualidade das informações contábeis através da inovação de seus softwares e equipamentos, minimizando custos, o que proporcionará uma tomada de decisão eficaz.

Essa pesquisa serve de comprovação para tudo que foi afirmado nesse trabalho, uma vez que a citada empresa de médio porte utiliza-se enormemente os Sistemas de Informações Gerenciais para operacionalizar suas atividades.

A presente pesquisa abordou, primeiramente, as informações referentes à empresa selecionada, para logo após fazer uma análise e avaliação do Sistema de Informação Contábil utilizado com um enfoque gerencial, a estruturação desse sistema e os resultados que a otimização deste sistema pode trazer para a organização.


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5.1 Caracterizações da Empresa

A organização objeto desta pesquisa tem sede em Vitória da Conquista - Bahia, sendo qualificada como de Médio Porte, possuindo um quadro de 36 colaboradores diretos. Trata-se de uma empresa de controle familiar, tendo controle gerencial interno e contabilidade feita por escritório externo, qual é responsável pela escrituração contábil, fiscal e trabalhista.

A empresa possui um sistema de contratação de pessoal que envolve seleção de funcionários partindo sempre com o ingresso de estagiários recrutados junto ao IELInstituto Euvaldo Lodi e CIEE-Centro de Integração Empresa-Escola. As promoções são feitas em proporção ao desempenho do funcionário ou estagiários na função designada. Existem cargos de gerência, sub-gerência, chefes de setores, auxiliares de vendas e administrativos e encarregados de depósitos.

5.2 Sistemas de Informações Gerenciais

O Sistemas de Informação Gerencial utilizado na empresa é em linguagem Cobol, sob plataforma MS-DOS. Em função disso verifica-se a inexistência de recursos compatíveis com a nova era digital, sendo necessário que os relatórios sejam adaptados, por exemplo, ao Microsoft Excel. O sistema atual gera uma perda de tempo considerável em relação às novas tecnologias que geram tais relatórios quase que instantaneamente.

Por utilizar um em linguagem Cobol, percebe-se que encontrar profissionais aptos para o exercício aprofundado da linguagem do sistema existente utilizado pela empresa, está cada dia mais difícil por não mais existir treinamento para esse tipo de programação, extinta do mercado há décadas, levando assim o sistema a se tornar ineficaz quando se necessita de alguma informação bem elaborada.


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Observamos que a diretoria da empresa mantém-se em atitude ultraconservadora quanto à manutenção do sistema existente. Chega-se a afirmar que a continuidade do contrato nos molde em que a prestação de serviços é feito, devem-se ao fato de eles, os diretores, sentirem-se contemplados com as informações que lhes chegam para a tomada de decisões com esses relatórios.

5.3 Sistemas de Informações Contábeis

O Sistema de Informações Contábeis é realizado por uma empresa terceirizada, que por sua vez, não está totalmente integrado ao Sistema Gerencial que a empresa utiliza. Desse modo, o que se tem ao final é que todo o Sistema de Informações Gerenciais da empresa em tela é praticamente redigitado pela contabilidade para que as informações cheguem até o conhecimento da Diretoria da empresa para tomada de decisões.

O Sistema contábil que poderia ser utilizado como uma ferramenta importante para a análise e elaboração gerencial deixa de ser essa ferramenta, em razão de não haver uma

integração

adequada

de

suas

informações,

acarretando

atraso

nas

informações, que poderiam ser utilizadas, tempestivamente para tomada de decisão.

As informações contábeis chegaram à gerência da empresa por intermédio dos seguintes relatórios: balancete de verificação, DRE e balanço patrimonial. O sistema de informação gerencial gerou o fluxo de caixa direto e os relatórios de inventário para controle de estoque e posição de contas a receber e a pagar.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O artigo apresentado procurou contribuir para análise do Sistema de Informação Contábil e Gerencial na gestão da empresa, uma vez que hoje, a informação tem um valor altamente significativo e pode representar grande poder para quem a possui.


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Através desse Trabalho de Conclusão de Curso, buscou-se transmitir que os Sistemas de Informações, entre eles o Sistema Contábil e Gerencial estão presentes de forma efetiva na empresa em estudo, de certa forma, esses sistemas já se tornaram indispensáveis na gestão da organização.

Foram vistos os conceitos de Sistemas de Informação de uma forma mais generalizada, onde se buscou expor de forma simples as finalidades e utilidades dos Sistemas de Informação dentro da organização, assim como seu auxílio às decisões gerenciais.

O estudo de caso, na empresa, foi utilizado com o objetivo de demonstrar na prática como se comporta os Sistemas de Informações dentro da organização. Procuramos levantar dados reais nesse aspecto, para que a mesma não ficasse estritamente teórica. O estudo serviu ainda para demonstrar a experiência da referida empresa manejando o Sistema de Informação Gerencial, seus diversos aspectos e o resultado que vem obtendo com a sua utilização.

No caso especifico, pôde-se constatar que tanto o Sistema Contábil quanto o Gerencial, nos moldes em que estão implantados, necessitam de redigitação, em conseqüência de não haver uma intercomunicação entre ambos os sistemas. Caso haja essa integração certamente seria facilitada a emissão dos relatórios contribuindo assim como suporte aos sócios para eficiência na tomada de decisão.

O que se conclui da análise feita por este estudo de caso é que não há por parte da direção da empresa ênfase ou preferência por nenhum dos Sistemas de Informações (contábil e/ou gerencial). A direção ora se utiliza do contábil ora do gerencial, a depender rigorosamente do tipo de decisão que se deseja tomar para realizar as operações do momento. Ao final, pode-se afirmar que os gestores têm uma desmedida confiança naquilo que a linguagem baseada no senso comum chama de “intuição empresarial”. Esta acaba prevalecendo sobre os dados mais formais, colocando em segundo plano o conjunto de informações que lhes chegam por intermédio dos sistemas que estão à disposição da empresa. A explicação para esse fato, talvez se justifique pelo desconhecimento analítico dos usuários, ou em


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virtude de um conservadorismo atávico que lhes asseguram um grau de confiança elevado em suas intuições.

Foi apresentado à direção da empresa recomendação no sentido de usar um Sistema de Informação Gerencial mais moderno e com capacidade de integração com o Sistema de Informação Contábil, com o objetivo de otimizar a qualidade das informações necessárias à tomada de decisão.

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Analysis of Accounting Information Systems with Managerial on Medium-Sized Retail Enterprise in Vitória da Conquista - Bahia.

ABSTRACT The world has been changing to an astonishing velocity. Telecommunications,in a general way, have promoted a reversal in targeting to interprises and the people,which had never seen before in the history of civilization. To face that agile and competitive world it is necessary the utilization of machines,systems and mainly capable people to answer to that problematical. Interprises that want to continue existing ,even medium-sized ones,have to convince themselves of the necessity of possessing effiecient information systems that are capable of supplying them with reliable and timely data on their economic,financial and patrimonial aspects. The accounting information system is considered one that better helps the manager as to decisions involving those aspects.Through a case of study about a medium-sized enterprise seated in Vitória da Conquista-Bahia,we can verify that the use of managerial information systems and accounting information systems however with much limitation,as we realized,the managerial software that has been utilized is very old,in MS-DOS platform,which,besides not generating flexible reports,is not integrated with the accounting information system that has been utilized.This situation has generated delays in production of accounting reports by the virtue of the necessity of retyping operations.It was presented a recommendation to the enterprise in the importance of using a more modern managerial information system with capacity of integration with accounting information system with the objective of optimizing the information quality that is necessary to have a decision taken. KEY-WORDS : Information systems,Accounting information systems,Decision.


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Referências Bibliográficas

BATISTA, Emerson de o. Sistema de informação. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2006.

CASSARRO, Antônio Carlos. Sistemas de informações para tomada de decisões. 3. ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007.

IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da contabilidade. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane P. Gerenciamento de sistemas de informação. 3. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

MARION, José Carlos. Contabilidade Empresarial. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

NAKAGAWA, Masayuki. Introdução a controladoria. São Paulo: Atlas, 1993.

MOSCOVE, Stephen A; SIMKIN, Mark G; BAGRANOFF, Nancy. Sistema de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 2002.

PADOVEZE, Clovis Luis; Sistemas de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 2002.

SILVA, Antônio Carlos Ribeiro. Metodologia Contabilidade. São Paulo: Atlas, 2003.

da

pesquisa

aplicada

a

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