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Curso de Contabilidad Financiera

Juan Valenzuela Barros

INTRODUCCIÓN AL ÁMBITO CONTABLE LA EMPRESA EN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA En términos generales, toda acción del hombre está destinada a la satisfacción de necesidades, ya sea materiales o intelectuales, está contemplada dentro del marco denominado actividad económica, por cuanto para que tal satisfacción pueda lograrse se requiere la obtención de bienes o servicios, según corresponda, los que, de no encontrarse en la naturaleza en forma espontánea y libre, deben ser producidos por una unidad económica, entidad que todos conocemos como empresa. Básicamente, una empresa es la unidad socio-económica organizada, que coordina los recursos humanos y materiales pertinentes en el logro de un objetivo deseado. Dicho objetivo puede contemplar fines lucrativos o, por el contrario, no lucrativos, según se persiga una rentabilidad económica o social, respectivamente. La empresa, surge como resultado de la interacción de recursos humanos, materiales y financieros, algunos de los cuales le son proporcionados por su dueño (empresario), en tanto que los otros deberá procurarlos del medio ambiente económico-comercial que le rodea, es decir, del mercado. Estos recursos, debidamente organizados, dan origen a la estructura de la empresa, pudiendo ser ésta de características simples como generalmente sucede en el caso en las pequeñas y medianas empresas (PYME), o complejas en las grandes empresas, en cuyo caso tal estructura es dividida en departamentos y/o secciones, cada uno de los cuales presentan funciones muy específicas; así, por ejemplo, pueden coexistir los departamentos de Finanzas, Adquisiciones, Producción, Comercialización, Costos, Personal, Relaciones Públicas, etc. La interrelación estructural de la empresa se manifiesta gráficamente por medio de una red denominada organigrama. Para fines académicos, las empresas pueden ser divididas, básicamente, 35


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en empresas de propiedad individual y sociedades, según pertenezcan a uno o a varios propietarios. Esta situación inicial se presenta como dilema a todo inversionista al iniciarse en las actividades comerciales o empresariales, puesto que deberá decidir actuar individualmente o bien en sociedad con otras personas. Esta decisión no siempre es fácil ya que existen numerosos factores en consideración. En la empresa individual la persona del propietario es el centro de gravedad, de modo que su capacidad, solvencia, honradez y otras cualidades serán determinantes para asegurar el éxito deseado; en ella, el dueño arriesga y responde con su patrimonio, y muchas veces logra impregnar con sus características positivas o negativas- a la empresa. En consecuencia, generalmente la administración recae en el propietario, lo cual le imprime agilidad en su dirección, aunque puede encomendar tal actividad a un tercero, de su entera confianza, para ello. Por lo tanto, este tipo de empresas son especialmente aptas para aprovechar las condiciones, conocimientos y experiencias que un empresario tenga para poner en marcha y administrar su propio negocio. Sin embargo, dado que el patrimonio de la empresa estará formado en forma exclusiva por los aportes de su único propietario, su monto no es, generalmente, elevado, por cuanto ello dependerá de la situación económica de éste. Las sociedades, en cambio, permiten captar mayores capitales, a la vez que permiten unificar las cualidades individuales de los inversionistas. Una sociedad es un contrato por el cual dos o más personas estipulan poner algo en común con el propósito de repartirse los beneficios que de ello provenga. Las sociedades se dividen en sociedades de personas, formadas por socios, y sociedades de capital formadas por accionistas.

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CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS

Desde un punto de vista legal, la existencia de la empresa es abordado en forma diferente en ambos casos. Así, la empresa individual va a ser representada directamente por su propietario, tomando, en consecuencia, su propia identidad; la sociedad, en cambio, tiene su propia personalidad jurídica, la cual es independiente de la de los socios independientemente considerados. Esto queda claramente ejemplificado desde el punto de vista tributario, por cuanto una sociedad tiene su propio Rol Único Tributario (R.U.T.), mientras que la empresa individual debe usar el mismo de su dueño. Toda sociedad al tener existencia legal, personalidad jurídica, tiene capacidad propia para adquirir derechos y contraer obligaciones; no obstante, dada su existencia nominal como ente, es preciso que sea representada judicial y extrajudicialmente , lo cual queda a cargo de una persona natural denominada representante legal, la cual puede ser contratada ad hoc. Para establecer una sociedad, es preciso que sus socios sean legalmente capaces, requisito que permitirá su constitución mediante una Escritura Pública, la cual deberá contener las cláusulas sociales pertinentes, como ser: individualización completa de los socios, nombre o razón social de la sociedad, el capital social, el giro o negocio que constituirá la finalidad de la sociedad, el domicilio de la entidad, etc. Además de dicha escritura, debe elaborarse un extracto de la misma para su inscripción en el Registro de Comercio en el plazo de sesenta días contados desde la fecha de la Escritura; toda modificación posterior que desee hacerse en los estatutos de la sociedad, deberá sujetarse a las mismas formalidades. A continuación se presenta un modelo estándar para la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada y su correspondiente extracto.

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Constitución de Sociedad de Responsabilidad Limitada (modelo para uso académico) Comparecen don .................................................., de nacionalidad ......................., de profesión ......................, estado civil................., domiciliado en ................................................., cédula nacional de identidad número .................; y don ....................................., de nacionalidad .............., de profesión ..............................., estado civil ................, domiciliado en .........................................., cédula nacional de identidad número ......................., y exponen que han convenido el siguiente contrato de sociedad: PRIMERO: Por el presente instrumento, los comparecientes constituyen una sociedad comercial de responsabilidad limitada, en conformidad a las prescripciones de la Ley Nº 3.918, de 14 de Marzo de 1923 y sus modificaciones, teniendo, además, presentes las disposiciones de los Códigos Civil y de Comercio que versan sobre la materia, en todo lo que no se hubiere estipulado en este contrato. SEGUNDO: El objeto de la sociedad es ........................................ ............................................., y toda otra actividad relacionada con lo anterior. TERCERO: La razón social será ".................................................. ............................................. Limitada". Sin embargo, la compañía podrá funcionar y actuar , inclusive con los bancos, con el nombre de "........................... Ltda." CUARTO: La administración y el uso de la razón social corresponderán al socio don........................., quien actuando por la sociedad y anteponiendo la razón social a su firma, la representará con las más amplias facultades, pudiendo obligarla 38


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en toda clase de actos; y sin que la enumeración sea taxativa, podrá comprar toda clase de establecimientos, negocios, marcas, patentes, derechos y privilegios sobre productos o materias primas; comprar y vender bienes raíces y muebles y darlos y tomarlos en arrendamiento; celebrar con bancos, instituciones de crédito, sociedades civiles y comerciales y personas naturales y jurídicas, según fuere procedente, contratos de préstamos, mutuos, depósitos, cuentas corrientes bancarias y mercantiles, de depósito y de crédito, girar y sobregirar en estas cuentas, girar, cobrar y depositar, endosar, revalidar y protestar cheques, girar, aceptar, reaceptar, endosar en cobranza, en garantías y con o sin restricciones, avalar, descontar, prorrogar y protestar letras de cambio, libranzas o pagarés, vales y cualesquiera otros documentos bancarios o mercantiles; invertir los fondos sociales; comprar y vender acciones, constituir a la sociedad en codeudor solidario; endosar documentos de embarque, retirar valores en custodia o en garantía; dar poderes generales y especiales, nombrar liquidadores y árbitros y darles el carácter de arbitradores, y, en general, ejecutar todas clase de operaciones bancarias y comerciales que la práctica sancione, sin que la enumeración anterior importe limitación alguna. En el orden judicial tendrá todas las facultades que enumera el artículo séptimo del Código de Procedimiento Civil en sus dos incisos, que se dan por expresamente reproducidos, con declaración de que la facultar de transigir comprende también la transacción extrajudicial. QUINTO: El capital social será la suma de $..................., que se aporta en la siguiente forma: a) don........................................., la suma de $................., en dinero efectivo que se ha ingresado en la caja social y la suma de $............... que se aportará en dinero en el plazo de ................ ....meses, a contar de la fecha de la presente escritura; b) don ........................................, la suma de $................... en dinero efectivo, que ha ingresado en la caja 39


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social, y la suma de $.............. que aportará en dinero en el plazo de .......... meses, a contar de la fecha de la presente escritura. SEXTO: Las utilidades se repartirán entre los socios en la siguiente proporción: un ........% para el socio don........................., y un ......% para el socio don.................... Las eventuales pérdidas se distribuirán entre los socios en la proporción de un .....% para el socio don..............................., y un ........% para el socio don............................ SEPTIMO: Los socios tendrán derecho a retirar, a cuenta de utilidades, las siguientes cantidades ................................................ .......................................................................................................... OCTAVO: Los socios limitan su responsabilidad hasta la concurrencia del monto de sus aportes. NOVENO: La sociedad practicará balance general e inventario los días treinta de Junio y treinta y uno de Diciembre de cada año, siendo este último el balance oficial. DECIMO: La sociedad empezará a regir el día............. de..................... de este año y tendrá una duración de .......... años, renovable tácita y sucesivamente, por períodos iguales, si ninguno de los socios manifestare su voluntad de ponerle término al final del período que estuviere en curso, mediante escrituras pública que se inscribirá al margen de la inscripción social, y se notificará judicialmente en forma personal o por avisos o en la forma especial del art. 44 del Código de Procedimiento Civil, si procediere, a los demás socios, todo con una anticipación de, a lo menos, seis meses antes del fin del respectivo período. UNDECIMO: En caso de fallecer uno de los socios, la sociedad continuará con el sobreviviente y con los herederos del socio 40


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fallecido, quienes deberán designar un procurador común para actuar ante la sociedad, mandatario que no tendrá facultades de administrador ni podrá usar de la razón social. Cuando corresponda, la administración de la sociedad y el uso de la razón social quedará radicada, desde la fecha de fallecimiento, en el socio sobreviviente, con las mismas facultades indicadas en la cláusula ...... DUODECIMO: Cualquier dificultad que se suscite entre los socios en relación con este contrato o con motivo de su aplicación, interpretación, cumplimiento o incumplimiento, o de la disolución, anticipada o no, de la sociedad, será resuelta por .........................., en carácter de árbitro arbitrador en cuanto al procedimiento y al fallo, sin que las partes puedan interponer en contra sus resoluciones recurso alguno. DECIMOTERCERO: La sociedad tendrá como domicilio la ciudad de.........................., sin perjuicio de las Sucursales o Agencias que establezca en el resto del país. DECIMOCUARTO: Se faculta al portador de copia autorizada de la presente escritura, para que requiera las anotaciones, inscripciones o subinscripciones que sean de rigor para la legalización de este contrato. EXTRACTO ....................................., Notario Público de este Departamento, domiciliado en..........................., certifica que, por escritura de fecha de hoy, ante mí, los señores.................................................. y ......................................................, domiciliados 41


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en .......................... y en ...................................., respectivamente, constituyeron sociedad que girará bajo razón social "................... Limitada". Administrarán y usarán razón social los señores................................. (indistintamente, o conjuntamente, o en la forma que corresponda). Capital social $ ..................................., aportado por ....................................., en la siguiente forma: .............................................. .................. Socios limitaron responsabilidad al monto aportes. Giro social y negociaciones ................. ..................... ....................................................... La sociedad comienza con fecha ........................ por un plazo de .............................. años, renovándose automáticamente por períodos de ....................... si ............................................ Utilidades y eventuales pérdidas se distribuirán con los siguientes porcentajes: ............. ............. ........................ Demás especificaciones en contrato extractado. Lugar, fecha, nombre, firma y timbre del Notario Público. En cuanto al nombre de una empresa, éste estará condicionado según se trate de la razón social, es decir, el nombre legal de una persona jurídica, o el nombre comercial o de fantasía, es decir, aquel con el cual se le va a identificar en el mercado y que, por lo tanto, se prefiere que sea llamativo, de fácil reconocimiento por parte del público, etc. La vida de una empresa se entiende ilimitada en general; sin embargo, su existencia estará condicionada por múltiples factores, que pueden limitarla o 42


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hacerla desaparecer como entidad; entre tales factores tenemos: fallecimiento del dueño o de uno de los socios, factores económicos, quiebras, voluntad del empresario, etc. Al cesar en sus actividades una empresa debe procederse a la liquidación de sus bienes y compromisos, luego de lo cual el dueño o los socios procederá(n) a retirar los excedentes correspondientes, si los hubiera. INICIACIÓN DE ACTIVIDADES Toda empresa, profesional o comerciante que desee operar como tal, debe proceder a la iniciación de actividades comerciales, para lo cual es necesario cumplir una serie de trámites y requisitos ante diferentes organismos ad hoc. En términos generales, procederemos a revisar sólo los principales que afectan a toda actividad, entendiéndose que actividades específicas requerirán trámites complementarios e inherentes a su giro. Así, tenemos: Trámites ante el Servicio de Impuestos Internos:1 a.

Declaración de Iniciación de Actividades Comerciales y Obtención del Rol Único Tributario: Este trámite es obligatorio para toda persona, natural o jurídica, que inicie actividades susceptibles de producir rentas gravadas. Si se trata de una persona natural, ésta deberá concurrir al Servicio y completar el formulario correspondiente, exhibiendo su Cédula de Identidad. Las entidades deben acompañar copia autorizada de la escritura o el documento que acredite la existencia legal de la sociedad o institución, en tanto que el o los representantes deberán mostrar sus respectivas cédulas de identidad y RUT personal. Además, es preciso la certificación del domicilio y, en caso de arrendamiento del local, se requiere un certificado extendido por el dueño de la propiedad en el cual autorice utilizar ese domicilio para tal actividad comercial.

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El Servicio de Impuestos Internos dispone de una guía de trámites tributarios impresa y on line, cuya lectura se recomienda para una mayor profundización del tema.

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Dicho trámite debe efectuarse en la Dirección Regional del SII correspondiente al domicilio comercial del contribuyente., dentro de los dos meses siguientes a aquel en que se inicien las actividades. b.

Timbraje de Documentos y/o Libros: De acuerdo a lo establecido por las disposiciones legales vigentes, todo contribuyente deberá proceder a timbrar en el S.I.I. sus facturas, boletas, guías de despacho, pagarés, registros contables, etc.

Trámites ante la I. Municipalidad de la Comuna pertinente: Todo comerciante, profesional o empresa que se instala a ejercer sus actividades dentro de una comuna, debe obtener el correspondiente permiso municipal ad hoc. Dicho permiso se denomina patente municipal, el cual faculta para realizar una determinada actividad comercial, individualizada en la patente, dentro de la comuna, previa cancelación de los respectivos tributos, cuyo pago se realiza anualmente en dos cuotas semestrales (julio y enero). El período de duración de una patente es indefinido siempre y cuando el contribuyente desempeñe su labor en términos legales y continúe cancelando el valor respectivo. Para obtener la patente, el contribuyente deberá solicitarla mediante un formulario especialmente diseñado para ello, acompañando el RUT, la colilla de iniciación de actividades comerciales, copia de Escritura Pública (en caso de sociedad), recibo de arriendo o de contribuciones, certificado de autorización sanitaria (si procediere), autorización de la Dirección de Obras Municipales (si procede, puesto que no es permitido instalar industrias en zonas habitacionales); las patentes industriales requieren, además de la autorización del Departamento de Higiene y Seguridad Industrial y la autorización de Servicios Eléctricos. Para las patentes de alcoholes se necesitan anexar una autorización de la Unidad Comunal correspondiente, autorización extendida por Carabineros de Chile, una declaración jurada ante notario respecto que el interesado no es funcionario público, y un certificado de antecedentes del contribuyente. 44


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El valor de la patente es un monto equivalente al cinco por mil del capital propio de la empresa, monto que no podrá ser inferior a una ni superior a mil U.T.M. (unidades tributarias mensuales); además, en dicho monto se incluyen derechos de inspección, propaganda, aseo y otros, los cuales son establecidos por cada municipalidad. A manera de ejemplo, si un contribuyente desea instalarse y solicita la patente respectiva en la comuna "xx", teniendo un capital propio equivalente a $ 9.000.000, el monto a pagar se computa (sin considerar el monto mínimo ya señalado debido a la variación que experimenta constantemente la UTM): Permiso básico (5 de $ 9.000.000) $ 45.000 Derechos de inspección (61,6% de $ 45.000) $ 27.720 Propaganda (valor hipotético considerado) $ 5.000 Autorización de funcionamiento (50% de $ 45.000) $ 22.500 Derechos de aseo $ 7.000 ----------------------------------------Valor a pagar por la patente $ 107.220 Si no se hace este trámite, es decir, si no se obtiene la patente, el contribuyente no podrá desempeñar sus actividades comerciales en esa comuna, siendo sancionado, según corresponda con multa por mora (en caso de atrasos en el pago de la patente), clausura del negocio (si funcionaba irregularmente) y anulación de la patente, en caso de que no sea cancelada. En tal caso, la municipalidad queda facultada para rematar en subasta pública dichas patentes. Para los efectos de la declaración del capital propio, deberá presentarse un Certificado de Capital Inicial, otorgado por un contador (quien deberá cumplir con los requisitos legales vigentes para el ejercicio de la profesión). Trámites ante el Servicio de Salud del Medio Ambiente: El SESMA está encargado, en este caso, de establecer las condiciones 45


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sanitarias que deben cumplir determinados negocios como, por ejemplo, locales en que se expenden alimentos, salas de espectáculos públicos y otros. Al respecto, entre otras cosas, se exige que tales locales se encuentren ubicados en lugares alejados de todo foco de insalubridad ambiental, tengan el espacio sufieciente para la atención normal de actividades propias del giro, contar con pisos, muros y cielos de acuerdo a la normativa vigente, se disponga de servicios higiénicos para la atención del público, conectados a la red de alcantarillado, contando, a lo menos, con una tasa WC y un lavamanos, etc. Todo local que manipule alimentos debe tener iluminación natural y artificial, sistema de renovación de aire que impida la concentración de olores y humedad, métodos de protección efectiva contra vectores (insectos, roedores, moscas, etc.), agua potable (ya sea proveniente de la red pública o de algún sistema particular autorizado). También se exige contar con el mobiliario especial destinado a guardar, exhibir o expender alimentos, de diseño y capacidad apropiada, no contaminantes y de fácil limpieza. Los muros y cielos deben estar pintados de color blanco y deberá mantenerse depósitos de basura adecuados, de material lavable o desechable, los cuales deben mantenerse tapados, etc. FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA Dada la enorme importancia que tienen las normas relacionadas con el tributo fiscal para el funcionamiento de las empresas, procederemos a analizar, brevemente y en forma introductoria, algunos conceptos y procedimientos pertinentes. a. Código Tributario En este Código se establecen normas relacionadas con el tema tributario, a la vez que se establecen disposiciones contables por las cuales deben regirse los contribuyentes para la fijación de los tributos, estableciendo las sanciones pertinentes a su infracción. En el ámbito contable es necesario tener presente que 46


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en el Código Tributario se dispone de que la contabilidad debe ser clara y ajustarse a la realidad, correspondiéndole al contador llevar los libros y registros de los cuales extraerá la información que permitirá hacer las declaraciones y pagos de los tributos, suceso que se lleva a cabo bajo juramento del contribuyente. Por otra parte, en él se faculta al Servicio de Impuestos Internos (S.I.I.) para revisar y fiscalizar los libros, registros y documentación de los contribuyentes que sirven de base para determinar los impuestos. En este Código se contempla: fiscalización y aplicación de las disposiciones tributarias; administración, fiscalización y pago de los tributos; comparecencia, actuaciones y notificaciones; normas contables; giros, pagos, reajustes e intereses; examen y secreto de las declaraciones y de la facultad de tasar; apremios, infracciones y sanciones; tribunales, procedimientos y prescripción pertinentes. b. Objetivo de la Fiscalización En la práctica resulta utópico suponer que la totalidad de los contribuyentes declarará el total de los ingresos por ellos obtenidos, en forma real y voluntaria, ya sea por desconocimiento de las leyes tributarias, por la complejidad de algunos procedimientos y cálculos para determinar las rentas afectas, o, simplemente, producto de omisiones o adulteraciones ex profeso tendientes a la evasión tributaria. Ello hace necesario un severo plan de fiscalización sobre el particular, mediante la fiscalización in situ de los negocios y empresas, lo cual es respaldado por un moderno sistema de información computacional que permite revisar las declaraciones tributarias efectuadas por los contribuyentes, verificar su exactitud y efectividad, de modo que las actividades se realicen en el marco de las disposiciones tributarias legales cumpliéndose las disposiciones establecidas, detectando cualquier incumplimiento de la normativa y obligaciones de los contribuyentes, en cuyo caso cabrá la aplicación de sanciones a los infractores.

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Por otra parte, la fiscalización permite una adecuada retroalimentación tendiente a simplificar los procedimientos, como asimismo, la educación de los contribuyentes con respecto a las disposiciones y normativas vigentes.. Esta labor está a cargo de los Fiscalizadores del Servicio de Impuestos Internos, quienes son funcionarios, contadores de profesión, a quienes se les capacita y perfecciona especialmente para cumplir tan delicada e importante función. Si se observaran irregularidades en el cumplimiento de las disposiciones tributarias, corresponderá cursar una notificación al contribuyente bajo apercibimiento de apremio. c. Obligaciones de los Contribuyentes Los contribuyentes están obligados a presentar una declaración de sus ingresos o rentas, lo cual se hace por medio de formularios especialmente diseñados y confeccionados por el S.I.I. Las rentas pueden ser determinadas por medio de registros contables o bien pueden corresponder a estimaciones en las condiciones prefijadas por el organismo fiscalizador cuando el contribuyente no posee los medios suficientes para mantener registros o ellos son muy limitados. En todo momento, el contribuyente debe estar preparado y dispuesto a la pronta exhibición de sus libros y registros contables a los fiscalizadores del S.I.I. Los contribuyentes pueden ser clasificados en Primera Categoría, es decir, aquellos que obtienen rentas y desarrollan actividades o negocios tales como industria, comercio, minería, explotación de riquezas del mar, actividades extractivas, bancos, corredores, comisionistas, comercio marítimo, portuario y aduanero, etc.; o en Segunda Categoría, donde se ubican todas las personas que ejercen una profesión u ocupación lucrativa, sin ser trabajador dependiente (es decir, no son empleados ni obreros sujetos a un contrato de trabajo).

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d. Apremios y Multas Básicamente, desde la normativa tributaria, apremio es el cobro judicial de los compromisos contraídos por el contribuyente. Para la aplicación de esta medida es requisito previo que el sujeto haya sido apercibido en forma expresa a fin de que cumpla dentro de un plazo "razonable" con alguna obligación específica. Si el infractor no se presenta a la audiencia, puede decretarse su arresto como medida de apremio. De esta manera, el apremio no es una pena propiamente tal, sino que constituye una medida tendiente a que el contribuyente cumpla responsablemente con sus compromisos tributarios. En todo caso, el apremio puede ser renovado hasta que el infractor regularice su situación. La multa, en cambio, es la pena pecuniaria que se dictamina en contra del infractor, y su curso más corriente se presenta por los siguiente delitos tributarios: el no otorgar boletas de compraventa al cliente, otorgar documentos que no cumplan con los requisitos legales vigentes, no exhibir los libros de contabilidad ante una fiscalización, el retardo en la presentación de declaraciones, informes o solicitudes de inscripción, según disposiciones ad hoc, deudas morosas, etc. No obstante, según sea la falta, el juez podrá dictaminar penas consistentes en presidio o relegación, cierre o clausura del negocio, etc. e. Notificaciones La notificación es una actuación que tiene por objeto poner en conocimiento del contribuyente una situación que le afecta ante el S.I.I., ya sea administrativa o procesal. Para que una notificación produzca efecto legal debe ser hecha de acuerdo a la Ley; en todo caso, para la validez de la notificación, no se requiere el consentimiento del notificado. Las notificaciones efectuadas por el S.I.I. pueden ser por carta certificada, por cédula o personalmente. Una notificación por carta certificada es entregada por el servicio de Correos en el domicilio del notificado a cualquier persona adulta que se encuentre en él, quien deberá firmar el recibo correspondiente. Para los efectos legales, los plazos que deben computarse inherentes a la notificación empiezan a regir sólo 49


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después de transcurridos tres días hábiles después del envío de la carta, según conste en el matasellos de Correos. Una notificación por cédula es aquella mediante la cual se entrega una copia íntegra de la decisión que se notifica (cédula) a cualquier persona adulta que se encuentre en el domicilio del notificado, con los antecedentes necesarios para su "acertada inteligencia". En el acto, deberá quedar expresa constancia del nombre, edad, profesión y domicilio del receptor en el expediente, indicándose lugar, día y hora en que se practicó esta diligencia. La notificación personal consiste en entregar directamente al notificado la copia íntegra de la Resolución o documento que debe ser puesto en su conocimiento. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Para lograr que una empresa funcione correctamente, debe ser administrada en forma óptima. La administración, en su conjunto, comprende las funciones básicas de planificación, organización, dirección-ejecución, y control. De esta forma, los estamentos que dirigen una empresa, vale decir, los niveles gerenciales, bajo cuya responsabilidad está la correcta administración y conducción de la empresa, requieren como elemento indispensable una exacta, oportuna, suficiente y significativa información acerca de los que ocurre, relacionado con su tarea o actividad. Ello se logra estableciendo un adecuado Sistema de Información Gerencial. Dado que toda fuente de conocimientos se compone de datos, es decir, conocimientos, hechos o estadísticas sin mayor relación o interpretación acabada, es necesario el procesamiento de tales datos, obteniéndose, como producto del mismo, una información. En consecuencia, el Sistema de Información Gerencial (S.I.G.) es un conjunto de procedimientos que permite detectar, recolectar, ordenar y clasificar todo tipo de datos pertinentes, sometiéndolos a un proceso que los 50


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transforme en información, la cual puede ser objeto de transmisión, almacenamiento, interrelación, actualización y aplicación por parte de los niveles administrativos correspondientes, constituyendo la base para la toma de decisiones. El procesamiento de los datos es una operación que puede hacerse en forma manual, mecánica o electrónica, caso este último que ha sido masificado con el uso del computador. LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN Toda empresa, cualquiera sea su cometido, debe contar con los elementos necesarios para controlar la marcha de sus actividades y conocer, al mismo tiempo, si su gestión cumple o no con las metas propuestas. Partiendo de la base que una empresa se compone de recursos humanos y recursos materiales y financieros, dicho control tiene que contener información cualitativa y cuantitativa. De este modo, existirá la necesidad de información respecto de valores insertos en el quehacer empresarial, como ser: la capacidad del gerente, la confiabilidad del personal, la motivación de los operarios, la calidad de los productos, la aceptación del mercado, etc. Sin embargo, aquellos hechos que son mensurables en términos económicos, es decir, cuantificables, como ser el costo de una maquinaria, el precio de venta de una artículo, el valor de las cuotas que pagarán los socios de un club, etc., deberán ser medidos y registrados en valores monetarios, a fin de lograr un parámetro común, utilizando para ello una técnica especial denominada CONTABILIDAD. Algunos autores consideran que la contabilidad es la historia de la empresa representada en números, pues mediante sus anotaciones (imputaciones) es registrado cada hecho económico ocurrido en la entidad con el objeto de evaluar y utilizar tal información cuando sea oportuno y necesario. Al hablar de historia, se tiene la relación cronológica y sistemática de hechos económicos ocurridos en la empresa, con el fin de demostrar las condiciones reales en que está la entidad e 51


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informar de ello a las personas o sectores interesados en ella, como ser: sus propietarios, afiliados, trabajadores, acreedores, el Fisco, etc. En consecuencia, el objetivo de la contabilidad es informar sobre la situación económico-financiera de una entidad, en tanto que su función será registrar y procesar los hechos que componen la actividad económica en que se involucre tal entidad. Por lo tanto, el sistema de información denominado contabilidad debe ser diseñado en función de las características específicas de una empresa; en otras palabras, la contabilidad debe adaptarse a una empresa, pero nunca debe adaptarse a la empresa a una contabilidad en particular (verbigracia, una panadería obligada a funcionar con un sistema contable creado para una entidad bancaria). No obstante lo anterior, la contabilidad, como una disciplina o técnica científica, está regulada por principios, normas y postulados, convenciones que son aplicadas internacionalmente en todo tipo de contabilidad y empresas. EL SISTEMA CONTABLE

El Sistema Contable es un conjunto armónico de medios enmarcados en un cuerpo de doctrinas que permiten dar estructura física racional a la contabilidad, es decir, es la conjugación de los elementos materiales, sean comprobantes, registros, informes, procedimientos, métodos y tecnología, que se procesan para registrar eficientemente la información sobre las operaciones comerciales de la empresa. En la práctica, existen tantos sistemas contables como empresas que los utilizan, dado que la contabilidad debe adaptarse a la realidad y características de la empresa en que se aplicará, y no viceversa; por lo tanto, se hace necesario clasificar los sistemas contables genéricamente, agrupándolos según características comunes.

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De este modo, si se atiende el tipo de libros o registros empleados, tendríamos: Sistema Jornalizador, Sistema Centralizador, Sistema Caja-Diario, Sistema Tabular, Sistema de Contabilidad Simplificada, etc. Atendiendo a los medios empleados para el registro contable, se tiene: Sistema Manual, Sistema Transcriptivo-Manual, Sistema Mecanizado (hoy prácticamente en desuso) y Sistema Computacional. No obstante, cualquiera sea el sistema utilizado, es preciso que cumpla los siguientes objetivos generales: -

Debe representar todo aquello que ocurra en la empresa, producto de las diferentes actividades económicas que desarrolla, a un costo reducido.

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Debe servir a la administración, proporcionándole una información oportuna y adecuada, con un alto grado de exactitud.

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Debe ayudar a la búsqueda de objetivos tendientes a establecer presupuestos, costos e informaciones especializadas.

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Debe facilitar el Control Interno, respecto de fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades.

Dada la amplitud del tema, trataremos de simplificar el estudio de los sistemas contables analizando sólo sus características principales. Así tenemos: a. Sistemas Manuales: Como su nombre lo indica, es aquel sistema en que el proceso de registro contable se hace manualmente en libros, tarjetas y otros medios de procesamiento. La contabilización manual puede presentar algunos problemas, ya sea relacionados con la anotación en los diferentes registros (mal traspaso de cantidades, cuentas, etc.), con la exactitud del cálculo numérico (trasposición de números, discalculia, error de cálculo, etc.), de la selección errónea de la cuenta 53


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imputada, etc. Asimismo, las necesidades de registro y de control obliga en muchas oportunidades a disponer de personal dedicado exclusivamente a registrar determinado tipo de operaciones o a labores de revisión, con el consecuente aumento de costos. Por otra parte, la búsqueda de diferencias se puede tornar difícil o generar horas extraordinarias de trabajo. Igualmente, la consulta de los libros para entregar información específica a los ejecutivos, confección de balances, etc., puede representar interrupciones frecuentes de trabajo. La falta de rapidez en la información produce decisiones logradas a destiempo o equívocas. b. Sistemas de Transcripción Manual: Este tipo de sistema contable actualmente está casi en total desuso en nuestro país, a la vez que en su oportunidad no tuvo una mayoritaria aceptación por parte de los contadores, a diferencia de otros países. No obstante, el conocimiento básico acerca de su existencia y forma de operación debe formar parte de la cultura contable por cuanto constituyó un hito en la modernización y tecnificación de los registros de los sistemas contables. Básicamente, este sistema se basa en la confección simultánea de dos o más registros contables, mediante la intercalación de papel carbónico entre ellos o bien utilizando papel especial autocopiativo. De esta manera, se logra la confección de las cuentas analíticas y de los registros cronológicos mediante un sólo proceso, eliminando las innecesarias repeticiones requeridas por la contabilidad manual tradicional. En consecuencia, es posible combinar los registros requeridos según el tipo de operación que se trate, por ejemplo, el Diario y el Mayor, el Libro de Ventas y el Mayor Auxiliar de Clientes, el Libro de Compras y el Mayor Auxiliar de Proveedores, la liquidación de remuneraciones con la cuenta corriente funcionaria y el libro auxiliar de remuneraciones, etc.

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Esta contabilización es posible realizarla utilizando plantillas especiales. Entre los problemas que frecuentemente pueden presentarse en este tipo de sistema contable, destacan el traspasar los saldos a cuentas equivocadas, traspasar los saldos por valores diferentes o, en su defecto, al valor exacto pero traspasando cifras correspondientes a otras fechas, etc. El más representativo sistema de transcripción manual conocido en nuestro país es el Sistema R.U.F., el cual utiliza un aparato simple compuesto por un tablero, un señalizador y una regla metálica graduada, que sirve de plantilla, y diferentes tarjetas o tarjetones, especialmente perforadas, clasificadas y rayadas, las cuales se almacenan en gavetas ad hoc. 2 c. Sistema Mecanizado: Es el precursor de los modernos sistemas computacionales. En la actualidad está en total obsolescencia y absoluto desuso. Consistía en sofisticadas y enormes máquinas de contabilidad, las que mediante un procesamiento mecánico podían ejecutar diferentes tipos de registro.

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Este sistema debe su nombre a su inventor, don ALFONSO RUF (1887 - 1937), de nacionalidad suiza, quien vendió sus derechos a una empresa alemana, la Organización Taylorix de la ciudad de Stuttgar. El uso de este sistema fue autorizado en Chile en 1943, cuando el Decreto 400 del 7 de enero, se autorizó llevar contabilidad en hojas sueltas. Entre sus introductores al país estuvo doña MARIA KRONUS y su esposo W. SEILLER, de nacionalidad suiza, quienes tuvieron la representación de la marca en Chile, logrando colocarlo en algunas grandes empresas tales como Hilos Cadena S.A., Chiprodal S.A.C.I., Grace y Cía., American Screw S.A., Automotores Franco Chilena S.A., Helados Savory S.A., Kodak Chilena S.A., etc. Posteriormente, al abandonar el país los esposos SEILLER, quedó como apoderado del Sistema R.U.F. en Chile el Sr. FRANCISCO INSAUSTI ARRIOLA, contador general, quien mantuvo una empresa denominada "RUF Chilena Ltda." la que se disolvió en junio de 1968.

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d. Sistema Computacional: Es el más moderno y útil sistema aplicado por un cada vez más amplio número de empresas, que lo adoptan en la medida que sus condiciones económicas lo permiten. El procesamiento contable se realiza mediante un ordenador electrónico o computador. Dado que un computador es un instrumento electrónico que puede realizar miles de operaciones aritméticas y lógicas en segundos, y que, al mismo tiempo, combinado con otros elementos (hardware) para recibir o leer, almacenar e imprimir cifras numéricas y datos, constituye un sistema de procesamiento de datos, resulta el sistema contable más ventajoso, práctico y confiable. Sin embargo, el sistema computacional, a pesar de sus muchas ventajas, presenta limitaciones, entre las cuales puede destacarse: -

El computador es una máquina, por lo cual puede sufrir fallas mecánicas, electrónicas y programáticas (cortes en el suministro eléctrico, "caídas del sistema", contagio de "virus" computacionales, etc.);

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Se requiere utilizar un programa específico o ser programado, ya que el computador no actúa por sí solo, sino que se le tiene que "enseñar" a hacer algo, lo que implica que deberá confiarse en la habilidad y conocimientos computacionales y contables del programador para que un determinado software de contabilidad sea realmente útil y adecuado para las características y operaciones de una determinada empresa, caso contrario se estará adaptando la empresa al programa contable;

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La implementación, puesta en funcionamiento y mantención del sistema tiene un alto costo.

Actualmente, en el mercado existen diferentes tipos de programas contables, algunos de los cuales han sido diseñados por programadores para las

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operaciones de una empresa en particular, en tanto que otros son "paquetes" estandarizados, confeccionados para ser utilizados en determinadas transacciones: En todo caso, dado que la contabilidad y la computación son sistemas de información, es posible integrar ambas, de manera que todos los registros que tradicionalmente se realizan manualmente pueden ser procesados computacionalmente, bastando para ello contar con un software especialmente diseñado para ello, que permita ingresar los datos de las transacciones comerciales, procesar la información en conformidad a las normas contables, y evacuar Estados Contables o la información pertinente para que el Contador pueda analizarla y proyectarla para una adecuada toma de decisiones directiva. En consecuencia, todo el contenido de este curso deberá ser estudiado considerando su utilización en cualquiera de los sistemas contables vigentes en nuestro medio, puesto que los medios para el procesamiento de los datos puede variar, en conformidad con la evolución tecnológica, pero el núcleo de doctrinas, métodos, y otras técnicas contables son iguales. EL CICLO CONTABLE

La contabilidad, para cumplir con su objetivo, debe seguir un proceso básico que consta de siete fases o etapas secuenciales, que son: (1) acumulación de antecedentes y documentos comerciales; (2) análisis y clasificación de la información; (3) registro de la información; (4) preparación de Estados Contables; (5) interpretación y análisis de los Estados Contables; (6) informe contable; (7) auditoría de los Estados Contables (optativo).

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ETAPAS DEL CICLO CONTABLE 1. ACUMULACIÓN COMERCIALES

DE

ANTECEDENTES

Y

DOCUMENTOS

Esta etapa del ciclo contable corresponde a la recolección de todo tipo de antecedentes y documentación relacionados con las operaciones económicofinancieras de una empresa. En esta materia, existen diferentes tipos de documentos pertinentes, dependiendo de las actividades a que se dedique la entidad y las operaciones que ejecute. Sin embargo, algunos de estos documentos son comunes e inherentes a un tipo de operación, los cuales, por razones metodológicas, serán clasificados y analizados en tres categorías, siendo ellos los siguientes. DOCUMENTOS DE LA COMPRAVENTA

a. Cotización Es la comunicación epistolar que se establece entre el vendedor y el comprador para satisfacer la consulta de este último respecto de precios y condiciones de pago de algunas mercaderías, como asimismo de otras características tales como calidad del producto, tipo de artículos, variantes, tamaños, colores, durabilidad, especificaciones técnicas, servicio técnico, soporte, vida útil, etc. Dada su propiedad y objetivo, la cotización no presenta un formato estandarizado sino que su presentación y redacción variará dependiendo ello de la entidad que la emita. No obstante, algunas empresas y servicios públicos utilizan para la adquisición de bienes y servicios un procedimiento denominado "Propuesta Pública" mediante el cual se convoca públicamente a los proveedores para entregar sus respectivas propuestas (ofertas) a la entidad, la cual establece un plazo determinado luego del cual se procede a decidir a cuál proveedor se le beneficiará 58


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con el pedido (que generalmente es por una cantidad considerable de suministros); de este modo, los proveedores interesados deberán informarse respecto de las condiciones de la propuesta, es decir, las bases para participar y los requerimientos técnicos pertinentes, información por la cual deberán cancelar un monto establecido por el organismo que llama a la propuesta. Otra modalidad es el llamado que hacen algunas entidades para que los proveedores interesados en ofrecerles sus servicios se inscriban previamente en un "Registro de Proveedores" que dichas entidades habilitan para tales efectos. b. Orden de Compra Es el documento que el comprador envía al vendedor pidiéndole formalmente la ventas de alguna mercadería específica, generalmente de acuerdo a las condiciones estipuladas en una cotización previa. Su presentación generalmente es estandarizada por cada empresa, conforme a sus intereses y necesidades operativas, debiendo estar debidamente numeradas y contener todos los datos de la empresa que la emite y la firma autorizada del funcionario responsable del pedido. En algunas empresas puede darse el caso de que, previamente a la emisión de la orden de compra, exista el pedido o requerimiento específico por parte de algún departamento o unidad, según corresponda, respecto a la necesidad de comprar ciertos artículos para tal unidad; este documento puede recibir el nombre de solicitud de compra o bien de orden de requisición, dependiendo ello de si el pedido implica comprar a los proveedores o disponer de stock existente en la bodega de la empresa. c. Guía de Despacho Es un documento legal que debe acompañar a las mercaderías que el vendedor remite al comprador. Cumple el objetivo de certificar que el comprador recibió la mercadería correspondiente en buen estado y a plena conformidad, para lo cual deberá firmar dicho documento, caso contrario, no le será entregado el objeto adquirido. 59


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Este documento debe cumplir con los requisitos legales vigentes, debiendo estar timbrado por el S.I.I. En él se tendrá que especificar todos los datos de la empresa que los emite: razón social o nombre del comerciante, dirección de la empresa y el RUT correspondiente, especificándose, además, el detalle completo de la imprenta que lo confeccionó y la identificación de la oficina regional del S.I.I. de cuya jurisdicción depende el vendedor. Igualmente, deberá contener la identificación completa del comprador, su nombre y RUT, dirección y teléfono, giro o actividad, como asimismo el número de la orden de compra, el detalle de la mercadería remitida, las condiciones de pago, la fecha, etc. d. Factura Es el documento legal que certifica la realización y culminación de una compraventa. En él se consigna la cancelación de la misma. Debe cumplir diferentes requisitos de forma y de fondo. Aunque su uso puede estar presente en toda compraventa, preferentemente es utilizado cuando el comprador es, a su vez, un comerciante o empresa, cuando se trata de una transacción mayorista, o bien, cuando se desea certificar la propiedad de especies por parte del comprador. Están obligadas a emitir factura los vendedores o importadores, incluso de sus ventas exentas, en las operaciones que realicen con otros vendedores o prestadores de servicio, como asimismo los prestadores de servicio, cuando el beneficiario de la prestación sea un vendedor, importador o comerciante. Toda factura debe reunir los siguientes requisitos copulativos: emitirse, a lo menos, en duplicado, entregándose el original al cliente, quedando la copia en poder del vendedor para su posterior fiscalización por parte del SII; estar numeradas en forma correlativa y con aposición del sello oficial del SII; indicar en forma impresa el nombre completo del emisor, su RUT, dirección completa, teléfono, casilla, como también el nombre y dirección del impresor que hizo la factura; identificación completa del comprador y su giro; señalar, en detalle, la mercadería o naturaleza del servicio, indicándose tanto el precio unitario de las 60


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especies y el monto total de la operación, registrando separadamente el valor del Impuesto al Valor Agregado (IVA.) correspondiente; señalar las condiciones de venta. Las facturas deben emitirse en el mismo momento de la entrega de las especies; si no fuese así, debe ser reemplazada temporalmente por una Guía de Despacho, y remitida, a posteriori, al comprador. Una vez consumada la transacción, es decir, cuando ésta se haya cancelado, debe señalarse expresamente tal situación en la factura, colocándose la palabra "cancelado" y la fecha, además del timbre y la firma autorizados de la empresa emisora. e. Nota de Débito Es un documento legal cuya finalidad es complementar la información de una factura cuando procede un aumento del valor de ella, consignándose el motivo del mismo. Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades exigidos para la factura. f. Nota de Crédito Cumple el mismo objetivo del documento anterior, pero respecto de una disminución de algún valor facturado. g. Boleta de Compraventa Es otro documento legal que certifica la consumación de una compraventa y que debe extender todo comerciante, con excepción de aquellos expresamente autorizados para ello por el SII, por aquellas transacciones que no requieren la emisión de una factura. No obstante, por aquellas operaciones de monto inferior al mínimo establecido periódicamente por el SII, el comerciante puede optar por no 61


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emitir la boleta de compraventa (lo cual no significa que dicha transacción quede exenta de impuestos), o bien extender una sola boleta por la suma de todas aquellas ventas de monto inferior al mínimo obligatorio, lo que deberá hacer al finalizar el día, consignándose tal hecho en el documento. Este documento debe emitirse en duplicado, quedando el original adherido al talonario y en poder del vendedor, para posteriores fiscalizaciones por parte del SII., debiendo conservarse en la empresa emisora durante un plazo de seis años calendarios completos; vencido dicho plazo, puede procederse a solicitar permiso al Servicio para la destrucción de los talonarios caducos. Las boletas de compraventa deben estar contener numeración correlativa e impresa, debiendo ser timbradas previamente a su uso en el S.I.I. En ellas tendrá que señalarse la razón social, dirección (incluyendo la totalidad de sucursales, si existieran), teléfono, comuna, RUT y giro del vendedor, como también la fecha en que se emite y el monto total de la transacción. Toda boleta de compraventa debe entregarse en el momento de la transacción. Su no entrega constituye un delito tributario. No obstante, algunas empresas o comerciantes pueden ser autorizados expresamente por el S.I.I. para emplear máquinas registradoras que emitan "vales" impresos, los que tienen la propiedad de reemplazar a la boleta de compraventa. Dicho vale debe contener los datos completos del emisor, ser numerados y señalar los montos de la transacción. Si existen varias máquinas autorizadas en el negocio, como por ejemplo en el caso de los supermercados, cada vale debe imprimir la leyenda "Caja 1", "Caja 2", etc., según corresponda.3 3

En todo caso, es necesario advertir que algunos comerciantes inescrupulosos entregan a sus clientes, a manera de este tipo de vales, un recorte de la huincha de papel que utiliza la impresora de su máquina sumadora, en los cuales no se consigna la identificación exigida de la empresa, y que contienen muchas veces, en forma irónica, una leyenda impresa que reza "muchas gracias por su compra", los cuales no tienen ningún valor legal dado que, a lo más, sirven de comprobante interno de la empresa. Ello ha sido detectado en algunos casinos, restaurantes y almacenes.

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Están exentos de emitir boletas aquellos contribuyentes acogidos al Sistema de Tributación Simplificada, vale decir, suplementeros (incluso por la venta de cigarrillos y otros artículos de escaso valor unitario) de quioscos ubicados en la vía pública, repartidores de pan, leche, etc. a domicilio; los bancos y las empresas de transportes, como asimismo los no videntes que vendan personalmente los productos que fabrican o adquieran para su reventa, siempre y cuando no tengan dependientes asalariados videntes. DOCUMENTOS BANCARIOS

Dada su naturaleza e implicancia en las actividades de toda empresa o entidad, reviste gran importancia el análisis de algunos documentos utilizados en operaciones bancarias; sin embargo, considerando la variada gama de operaciones financieras implícitas, en esta oportunidad sólo estudiaremos las más corrientes. a. Cuenta Corriente Bancaria Es un contrato en virtud del cual un banco se obliga a cumplir las órdenes de pago de otra persona hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que hubiere depositado en ella o del crédito que se haya estipulado. Para obtener una cuenta corriente bancaria, además de otros requisitos específicos según sea la entidad bancaria, se requiere tener capacidad para contratar, tener una actividad de la cual se infiera la necesidad de contar con este tipo de contrato, tener RUT y Cédula de Identidad, presentar certificado de sueldos (en el caso de empleados o trabajadores dependientes), certificado de pago de impuestos (en el caso de comerciantes), hacer un depósito inicial mínimo, cuyo monto varía según la entidad bancaria, ser patrocinado por dos clientes del banco y presentar la solicitud correspondiente. Si la solicitud de apertura de cuenta corriente es aceptada por el banco, el interesado estampa su firma en los registros de la entidad bancaria y hace su primer depósito llenando el formulario que hay para tales efectos; luego de esto, el banco 63


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procede a entregarle un talonario o libreto de cheques el cual lleva impreso su nombre y el número de su cuenta corriente. b. Cheques Un cheque es una orden escrita y girada contra un banco para que éste pague, a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador (nombre que recibe el dueño de la cuenta corriente) pueda disponer en su cuenta. El portador o beneficiario de un cheque debe presentarlo al cobro dentro del plazo de sesenta días, contados desde la fecha de emisión del mismo, siempre y cuando sea cobrado en la misma plaza de su giro; si se cobra en otra plaza, el plazo se extiende a noventa días. El banco no pagará los cheques fuera de estos plazos; por lo tanto, para que el beneficiario pueda cobrar un cheque vencido, deberá obtener del girador su revalidación, que consiste en colocar al reverso del documento la firma del girador y la fecha en que éste autoriza nuevamente su pago. Para proceder a cobrar un cheque, el beneficiario tendrá que firmarlo en forma atravesada en el anverso del mismo y presentar su cédula de identidad en la ventanilla del cajero en el banco correspondiente. En caso de pérdida o hurto de un cheque, se debe dar aviso del suceso al banco, quien suspenderá el pago de dicho cheque por espacio de diez días, tras lo cual tendrá que publicarse el aviso del hecho en un diario de la localidad, durante tres días, inserciones que deberán ser exhibidas ante el banco. Si un cheque girado no está respaldado por los fondos suficientes en la cuenta corriente, el banco se negará a su cancelación, salvo crédito automático pactado con el cuentacorrentista, dejándose constancia escrita de ello, lo cual recibe el nombre de protesto. Ante tal situación, el beneficiario del documento tiene la alternativa de recurrir al librador para que le solucione el problema o demandar una acción legal en su contra para obtener su pago. Según la forma de extender un cheque, puede darse origen a diferentes situaciones, por lo que surgen los siguientes tipos de cheques: 64


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Cheque al portador: semeja un billete de banco por cuanto puede cobrarlo cualquier persona que lo porte; es transferido por la simple entrega manual, hecho que no impone responsabilidad al cedente sino en cuanto a la autenticidad del documento.

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Cheque a la orden: lleva tarjadas las palabras "o al portador", pero su transferencia queda sujeta a la voluntad del poseedor del documento, debiendo el banco obedecer su "orden" en tal sentido lo que se materializa mediante un endoso, es decir, colocar la firma al reverso del cheque, con lo cual cualquier persona puede cobrarlo, salvo que junto a ella se identifique el nombre del nuevo beneficiario.

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Cheque nominativo: lleva borradas las frases "o al portador" y "la orden de", lo cual lo convierte en intransferible, debiendo el banco pagar este cheque sólo a la persona cuyo nombre aparece registrado en él; por lo tanto, este cheque no puede ser endosado a otra persona, no obstante lo cual puede endosarse cuando es entregado al banco en comisión de cobranza.

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Cheque cruzado: cualquiera de los cheques descritos anteriormente es cobrado directamente en la ventanilla del banco; sin embargo, si se les colocara en el anverso dos líneas transversales y paralelas, pasarían a ser, además de su condición original, un cheque cruzado, el cual no puede ser cobrado directamente en ventanilla, sino que deberá ser necesariamente depositado; por lo tanto, para que un cheque cruzado pueda ser cobrado, su beneficiario debe depositarlo en su propia cuenta bancaria y luego girar a su propio nombre.

c. Vale a la Vista Es un documento pagadero a la vista por un banco en el cual se ha hecho, previamente, un depósito en favor de alguna persona, por lo que el banco actuará como depositario del dinero en espera que el favorecido concurra a retirarlo. Este 65


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procedimiento es corrientemente utilizado por quienes deben cancelar a otra persona cierta cantidad de dinero, por cuanto ello evita portar dinero en efectivo y, al mismo tiempo, permite una certificación documentada de que se ha cancelado efectivamente la deuda, acción de la que el banco actúa como ministro de fe. Dado que el vale vista es idéntico a un billete, el acreedor o beneficiario no podría rehusar su aceptación al serle cancelado una deuda o compromiso. Debe destacarse que los bancos comerciales cobran al depositante una comisión por esta operación, monto que, por lo general, corresponde a un porcentaje del monto depositado. DOCUMENTOS DE CRÉDITO

Cuando se contrae deudas con terceras personas, existe el otorgamiento de un "crédito" comercial. Este término proviene del latín credere que significa "tener fe" y corresponde al suministro de dinero o especies que una persona hace a otra esperando (confianza) que quien recibe los bienes devolverá su monto, de acuerdo a las condiciones pactadas entre ambas partes, en la fecha convenida. Sin embargo, como en la práctica existe cierto riesgo al otorgar crétidos a simple palabra, la obligación pactada debe quedar registrada en algún tipo de documento de crédito. Cabe destacar que, en la mayoría de los casos, un crédito implica la cancelación de intereses respecto del monto prestado; estos intereses están registrados en las condiciones del préstamo o crédito y, por lo tanto, la mayoría de los documentos de crédito contienen el monto original adeudado más el interés correspondiente.

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Los intereses existentes en el mercado pueden ser simple o compuesto y su monto no puede ser excesivamente elevado ya que se podría incurrir en un delito conocido como usura, el cual consiste en cobrar un interés mayor que lo legalmente permitido, es decir, mayor al promedio de interés bancario del semestre anterior aumentado en un 50%; quien comete usura se convierte en reo de la Ley, pudiendo ser castigado con presidio. Los intereses que una empresa deberá cancelar por un préstamo obtenido son generalmente considerados como un gasto, es decir, como una erogación no capitalizable necesaria para el funcionamiento de la entidad y que deberá ser recuperado con el producto de las operaciones que se hagan en el ejercicio, esto es, con las utilidades percibidas. Dada la importancia que el otorgamiento de créditos tiene en el mercado, tanto para empresas, casas comerciales, como para los consumidores, en particular las diferentes alternativas que se proponen a estos últimos y para conocer y comparar tasas de crédito existentes, resulta particularmente interesante los estudios periódicos que, sobre el particular, publica el Servicio Nacional del Consumidor (SERNAC) como parte de su labor en procura de la defensa del consumidor. Al respecto, analizaremos brevemente algunos corrientemente utilizados. a. Letra de Cambio Básicamente, es una orden de pago por la cual una persona ordena a otra cancelar cierta suma de dinero a su orden. En otras palabras, por intermedio de este documento, se exige a una persona cancelar una suma determinada de dinero en un lugar y fecha acordados. Quien acepta una letra se obliga a pagar la suma de dinero indicado en el documento, a la persona que sea portador de éste, el día del vencimiento

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establecido. La aceptación de la deuda se materializa con la sola firma del librado (deudor) en el anverso de la letra de cambio. El portador del documento debe exigir el pago de ella al aceptante el día del vencimiento; si éste fuera festivo, deberá hacerlo al día siguiente. Cuando el deudor cancela tiene que colocarse la leyenda "cancelado" atravesadamente en el anverso del documento y debe entregársele el documento ipso facto. En el caso que el documento no sea cancelado oportunamente, deberá protestarse la letra ante un notario público al día siguiente del vencimiento.4 b. Pagaré Es un documento por medio del cual una persona se reconoce deudora de otra obligándose a cancelar dicha deuda en un determinado plazo y en las condiciones establecidas para ello. El pagaré debe contener la promesa pura y simple de cancelar una suma determinada, la indicación del vencimiento, el lugar donde debe efectuarse el pago, el nombre de la persona a quien o a cuya orden debe ser hecho el pago, la indicación del lugar y de la fecha en que se suscribe el pagaré, y la firma del deudor. Si no se indica la fecha del vencimiento, se considerará pagadero a la vista, es decir, a su sola presentación. c. Tarjeta de Crédito Es un documento de pago, emitido por algún banco o institución financiera el cual es entregado a un cliente de tal entidad quien lo utiliza para la compra de bienes y servicios, evitando con ello la entrega de dinero circulante, por 4

La nómina de documentos protestados aparece publicada en el Boletín Comercial, conocido popularmente como el "Peneca Verde" (alusión a una antigua revista infantil ya desaparecida).

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cuanto la entidad emisora se hace cargo de la cancelación al comerciante afiliado a esta modalidad. Por esta razón, se le ha dado el sobrenombre popular de "dinero plástico". Básicamente, su uso no tiene ningún recargo adicional en las compras o pagos efectuados, porque equivale a pagar al contado efectivo. No obstante, el usuario de este servicio debe proceder a cancelar al banco o entidad financiera respectiva, al término de un plazo convenido, el monto pertinente. El usuario dispone de un "cupo" preestablecido, vale decir, la definición de una cantidad máxima de endeudamiento, monto que es fijado por el banco emisor para la línea de crédito del titular conforme a su situación financiera y solvencia acreditadas. Cuando ha usado parte de esa cantidad, se habla de "cupo disponible" para designar el saldo existente. Por su parte, los negocios o comerciantes que aceptan la comercialización mediante este sistema deben identificar tal situación mediante la colocación de logotipos adhesivos en vitrinas u otros lugares destacados. Una vez que el usuario ha hecho uso de su tarjeta, vale decir, ha pagado sus compras con ella, al fin de mes recibirá un Estado de Cuentas en el que se detalla el monto total de las transacciones efectuadas y que le es enviado por el banco con ocho días de anticipación a la fecha del vencimiento, oportunidad en que deberá cancelar a la institución bancaria el monto pertinente, salvo otro acuerdo, como ser un préstamo o determinado número de cuotas. Entre otras tarjetas de crédito tenemos: Visa, Mastercard, American Express, Dinners, Magna, etc. En todo caso, no debe confundirse este tipo de tarjetas de crédito, otorgadas por entidades financieras, con las tarjetas de crédito comercial otorgadas por las diferentes casas comerciales. d. Tarjeta de Crédito Comercial Es un instrumento de crédito otorgado por alguna casa comercial y válido sólo para compras en ella, otorgado en carácter intransferible a una persona o cliente a quien se le otorga un crédito permanente hasta por un monto determinado, el cual variará de acuerdo a las rentas que éste acredite y que se hará efectivo a sola 69


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presentación de la tarjeta en cada compra que se haga, siempre y cuando dicho cliente mantenga un saldo disponible suficiente para ello en el monto de su cupo de crédito. Los plazos para pagar el monto de las compras son acordados por las partes previa definición de un máximo por parte de la empresa emisora, al igual que los intereses que dicha operación devengue. En la actualidad, un gran número de casas comerciales operan con este sistema de crédito por cuanto ello implica mantener una clientela obligadamente activa y permanente, utilizando como enganche comercial la estrategia de permitir comprar todo tipo de bienes por intermedio de un crédito inmediato y expedito.5 En la práctica, estas tarjetas de crédito reciben diversos nombre comercialmente atractivos: crédito personal, crédito familiar, crédito multirrotativo, crédito preferencial, etc., nombres de fantasía con que las designan las casas comerciales emisoras. Generalmente, para el otorgamiento o validación de estas tarjetas, se exige firmar un pagaré por el monto total del crédito autorizado.

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En la disputa por captar mayor clientela, algunas casas comerciales han encontrado un sistema muy singular, aunque poco ético, para lograr sus fines, como es el de contactar a determinados funcionarios de los departamentos de personal o remuneraciones de determinadas empresas o servicios públicos los cuales, alguna comisión de por medio, entregan una nómina completa del personal que trabaja en dicha organización, incluyéndose sus datos privados como ser domicilio particular, número de la cédula de identidad, monto de las remuneraciones que percibe, años de antigüedad en la empresa, o número de cargas familiares, lo cual permite a dichas casas comerciales "evaluar" a cada trabajador, sin que éste lo sepa y, por lo tanto, sin su autorización, ni interés, luego de lo cual, si es calificado como potencialmente aceptable le es remitida a su hogar una tarjeta de crédito, invitándosele a hacer uso de ella.

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