Issuu on Google+

         

 

ACCOUNTING  CYCLE   TEACHING  MODEL     Miranda  Wilson,  Justin  Ruffin,  Benjamin  Bailey  

MBA201  Financial   Accounting  


Discussion  of  the  Purpose  and  Approach  of  the  Workshop   The  objective  of  this  workshop,  is  to  explain  the  accounting  cycle  with  a  thorough  clarification  of   each  step  along  with  rules  to  remember  such  as  GAAP,  account  classifications  like;  assets,  liabilities,  and   equity,  We  also  included  key  concepts  such  as  the  accounting  equation,  debits  &  credits,  and  double   entry  accounting.    In  an  effort  to  explain  this  as  effectively  and  comprehensively  as  possible,  we  have   created  a  fictitious  company,  Sneaker  World  Company,  which  customizes  sneakers  and  socks  for  the   National  Basketball  Association  (NBA).    For  an  additional  reference,  we  have  also  created  an  app,   complete  with  a  linked  twitter  page,  YouTube  videos,  and  the  handbook  from  today’s  presentation.    In   today’s  world,  Technology  is  everywhere  and  students  use  their  smartphones  and  other  devices  daily.     Therefore,  we  have  confidence  in  this  Application;  we  will  be  able  to  gain  the  attention  of  the  students   with  this  app  because  it  will  be  right  there  on  their  phones.    Our  objective  is  that  each  student  will  use   the  app  for  visual  representation  of  major  concepts  and  a  more  technological  approach  to  learning  key   concepts  and  the  accounting  cycle.  Furthermore,  we  also  aim  to  make  accounting  easier  to  understand   in  order  to  better  equip  the  future  business  leaders  of  tomorrow!!     Introduction  to  the  Audience   Welcome  to  the  2012  NexGen  Inc.  accounting  workshop!  We  are  Miranda  Wilson,  Justin  Ruffin,  and   Benjamin  Bailey  and  today  we  will  conduct  a  Workshop  based  on  accounting  and  the  accounting  cycle.     In  section  one;  we  will  explain  to  you  the  rules  to  remember.  Section  two  consists  of  account   classifications,  financial  statements,  and  key  concepts  and  terms  related  to  accounting.    After  we  explain   the  main  ideas  and  terms,  in  section  three,  we  will  walk  you  through  the  accounting  cycle  step  by  step.     We  have  created  a  fictitious  company,  Sneaker  World  co.,  to  help  explain  the  accounting  cycle,  through   its  business  transactions.    Sneaker  World  co.  is  one  of  the  primary  company’s  used  in  customizing  shoes   and  socks  for  the  National  Basketball  Association.    We  will  use  daily  business  transactions  to  exhibit  how   each  action  in  the  cycle  is  appropriately  finalized.    We  also  have  prepared  an  application  that  will   provide  more  visual  aid  for  the  accounting  cycle,  it  will  be  available  for  download  at  your  leisure  online    

1    


Section  1    Things  to  remember   *This  section  provides  an  explanation  of  rules  you  will  need  to  remember.  These  rules  will  help  you  to   better  understand  why  transactions  are  analyzed  and  recorded  the  way  they  are.      

Use  of  GAAP   What  is  GAAP?  Why  is  it  used?  

 

 Before  a  business  can  record  a  single  transaction,  they  must  follow  a  set  of  rules  that  guide  them  in   identifying  transactions,  recording  transactions,  and  communicating  their  accounting  activities.  These   rules  are  known  as  Generally  Accepted  Accounting  Principles  or  GAAP.  GAAP  principles  are  made  of  at   least  of  four  simple  principles  that  guide  business  transactions.  Below,  we  have  listed  these  principles   with  their  explanations,  in  order  for  you  to  better  understand  them.     Principles   1. Cost  Principle-­‐  The  cost  principle  simply  means  that  accounting  information  is  based  on  actual   cost.  This  principle  guides  a  business  when  recording  assets.  We  will  explain  later  what  assets   are,  but  remember  that  there  is  a  cost  associated  with  recording  an  asset.   2. Revenue  Recognition  Principle-­‐  This  principle  helps  a  business  to  understand  when  to  record   revenue.  According  to  this  principle,  revenue  is  recognized  when  it  is  earned  or  when  services   are  rendered.  This  information  is  important  when  communicating  how  profitable  the  business   is.       3. Expense  Recognition  Principle  (Matching)-­‐  This  principle  requires  that  a  business  record  or  the   expenses  it  incurred  to  generate  revenue.  What  does  this  mean?  This  simply  means  that  a   business  must  MATCH  its  expenses  with  the  revenue  the  business  earned  in  the  same   accounting  period.   4. Full  Disclosure  Principle-­‐  This  principle  requires  a  company  to  report  the  details  behind  financial   statements  that  would  impact  a  user’s  decision.  Why?  A  business  should  broadcast  or  openly   report  details  behind  a  financial  statement,  to  better  communicate  to  the  user.      

 

2    


Section  2   THINGS  TO  REMEMBER   *Now  that  you  have  an  understanding  of  the  rules  that  guide  business  transactions,  this  next  section   will  teach  you  the  following:   • • • •

How  to  classify  accounts   Financial  statements   What  statement  each  account  is  on   Key  Concepts  such  as  the  accounting  equation,  debits/credits,  and  double  entry  accounting      

ACCOUNT  CLASSIFICATIONS    

ASSETS-­‐  An  Asset  is  simply  a  resource  that  is  owned  or  controlled  by  a  business.  Assets  are   expected  to  yield  future  benefits  for  the  business.  What  does  that  mean?  This  often  means  that   a  business  expects  to  gain  a  profit  or  revenue  from  owning  these  assets.  In  other  words,  as  the   business,  an  asset  is  WHAT  YOU  OWN  and  you  expect  to  make  money  from  what  you  own.   Accounts  that  are  classified  as  assets  are  Cash,  Land,  Building,  Office  Equipment,  Supplies,   Accounts  Receivable,  Land,  Prepaid  Expenses,  and  Prepaid  Insurance.       LIABILITIES-­‐  A  liability  is  a  creditor’s  claim  on  assets.  What  does  this  mean?  Businesses  do  not   expect  to  gain  or  benefit  from  liabilities.  Liabilities  are  obligations  a  company  must  pay.  In  other   words,  Liabilities  are  WHAT  YOU  OWE  as  the  business.  Accounts  that  are  classified  as  liabilities   are  Accounts  payable,  Insurance  payable,  Wages  payable,  Notes  Payable,  and  unearned   revenue.     EQUITY-­‐  An  equity  account  is  the  owner’s  claim  on  assets  and  deals  with  a  company’s  stock.   Equity  can  also  be  determined  when  a  business  subtract  what  is  OWNS  (Assets)  from  what  it   OWES  (Liabilities)  or  Assets  -­‐  Liabilities.  Accounts  that  are  classified  as  equity  are  Common   Stock,  Dividends,  and  Retained  Earnings.     *ASSETS  LIABILITIES  AND  EQUITY  ARE  LISTED  ON  THE  BALANCE  SHEET      

 

    3    


Assets   Cash-­‐  this  account  should  show  the  businesses  cash  balance.  A  business  uses  this  account  when   there  are  increases  or  decreases  to  the  company’s  money.  This  money  can  be  in  the  form  of   cash,  coins,  or  checks.   Land-­‐  this  account  refers  to  any  property  that  the  business  owns.  The  business  would  use  this   account  when  it  buys  or  sells  land.   Building-­‐  this  account  refers  to  any  facilities  that  business  owns.  The  business  would  use  this   account  if  it  purchased  or  sold  a  building,  factory,  or  warehouse.     Office  Equipment  and  Supplies-­‐  this  account  refers  to  any  equipment  or  supplies  used  by  the   business.  The  business  would  use  this  account  if  it  buys,  sells,  or  uses  equipment/supplies  for   the  business.  Equipment  can  be  classified  as  cash  registers,  printers,  or  copy  machines.  Supplies   can  be  classified  as  store  supplies  (bags  or  gift  wrapping)  or  office  supplies  (pens,  pencils,  and   paper).   Accounts  Receivable-­‐  this  account  is  used  when  a  business  makes  sales  on  credit.  This  is   different  from  when  cash  is  received  because  someone  owes  the  business  if  they  make  a  sale   on  credit.  This  account  is  affected  when  they  expect  to  receive  cash  or  have  received  cash  from   the  person  who  owes  them.     Prepaid  Accounts-­‐  Prepaid  accounts  are  also  known  as  prepaid  expenses,  prepaid  insurance,  or   prepaid  rent.  These  accounts  are  affected  when  a  company  pays  an  expense  in  advance.  This   would  occur  if  a  company  paid  the  rent  for  December  in  the  month  of  May.   LIABILITIES   Accounts  Payable-­‐  this  account  is  affected  when  the  business  makes  a  purchase  on  credit.    This   account  is  not  the  same  as  Account  Receivable.  The  business  made  a  purchase  so  now  the   business  owes  who  they  made  the  purchase  with.  The  business  would  use  this  account  when  a   transaction  adds  to  what  it  owes  or  subtracts  from  what  it  owes.   Notes  Payable-­‐  this  account  is  affected  if  a  business  took  out  a  loan  and  signed  a  promissory   note.  When  the  business  pays  that  promissory  note,  Notes  Payable  is  decreased.  When  the   note  is  established,  Notes  payable  is  increased.   Wages  Payable-­‐  this  account  would  be  affected  when  the  business  pays  wages  to  its  employees.   Employees  are  considered  as  liabilities  to  the  company.  Paying  the  employees  decreases  the   company’s  assets  (cash).  

4    


Unearned  Revenue-­‐  this  account  is  affected  when  a  customer  pays  for  a  service  in  advance.  The   revenue  is  considered  unearned  because  the  business  hasn’t  yet  provided  the  service.   REMEMBER  According  to  the  revenue  recognition  principle,  revenue  can’t  be  recognized  until  it   is  earned.   EQUITY   Common  Stock-­‐  this  account  is  affected  when  an  owner  invests  into  the  business.  When  in   owner  makes  an  investment  into  the  business,  the  owner  makes  an  exchange  for  common   stock.  This  account  has  a  positive  effect  on  equity.   Dividends-­‐  this  account  is  used  when  assets  are  distributed  to  stockholders.  What  does  this   mean?  When  a  business  pays  dividends  to  its  stockholders,  that  business  is  paying  out  cash   dividends.  Therefore  the  business  is  losing  cash  (an  asset)  when  it  pays  its  stockholders.  In   other  words,  a  dividend  is  the  opposite  of  an  owner  investment.  This  account  has  a  negative   effect  on  equity.     Revenue  and  Expenses  also  have  an  effect  on  equity  even  though  these  accounts  aren’t  listed   on  the  balance  sheet.     *REVENUE  AND  EXPENSES  ARE  LISTED  ON  THE  INCOME  STATEMENT    

  CHART   CHART  OOF  F  AACCOUNTS   CCOUNTS    

Illustrated  below  is  a  typical  chart  of  accounts.  A  chart  of  accounts  is  simply  a  list  of  all  a   business’s  accounts  and  their  balances.  Every  business  has  its  own  accounts  and  numbering   system  specific  to  their  business.  Asset  accounts  are  usually  100-­‐199.  Liability  accounts  are   usually  200-­‐299.  Equity  accounts  are  typically  300-­‐399.  This  chart  is  usually  listed  with  values   but,  we  listed  it  with  description  to  further  your  understanding  of  accounts.     CLASSIFICATION                                                                                                                                DESCRIPTION  

Cash  101   Land  102   Building  103   Office  Equipment  104  

Cash,  Coins,  or  Checks   Property  owned  by  the  Business   Warehouses,  Factories,  Stores,  or  any  other   building  owned  by  the  business   Computers,  Copy  Machines,  or  Cash  Registers   5  

 


Supplies  105   Accounts  Receivable  106  

Writing  utensils,  Paper,  or  Tape   When  a  business  makes  a  sale  on  credit  and   expects  to  receive     When  a  business  makes  a  payment  in  advance   When  a  company  makes  a  purchase  on  credit   Effected  when  a  company  makes  a  payment   on  a  promissory  note   When  a  business  pays  wages  to  its  employees   Effected  when  a  business  receives  money  for   future  services.  This  money  hasn’t  been   earned   When  an  owner  invests  in  the  business   What  the  owner  has  after  net  income  is  added   and  dividends  are  subtracted.   Payments  to  stock  holders  

Prepaid  Expenses  107   Accounts  Payable  201   Notes  Payable  202   Wages  Payable  203   Unearned  Revenue  204   Common  Stock  301   Retained  earnings  302   Dividends  303  

     

Key  Concepts  

 

Accounting  Equation    

Assets  =  Liabilities  +  Equity   This  means  that  total  liabilities  and  total  equity  added  together,  should  equal  total  assets.  This   equation  is  important  when  considering  how  financial  statements  are  related.  There  is  also  an   extended  form  of  this  equation.  

Assets  =  Liabilities  +  Equity    

Common  Stock  –  Dividends  +  Revenue  -­‐  Expenses   Debits  and  Credits-­‐  Debits  and  Credits  can  be  used  increase  or  decrease  an  account   depending  on  the  transaction.  Debits  and  Credits  do  NOT  simply  mean  to  increase  or  decrease,   it  all  depends  on  the  transaction.  There  are  transactions  where  a  debit  increase  the  credit   decreases.  For  transactions  where  a  credit  increases,  the  debit  decreases.  A  T  account   represents  a  ledger  account  and  is  a  tool  used  to  determine  the  effects  of  transactions  on   6    


accounts.  The  left  side  of  a  t  account  is  the  debit  side  and  the  right  side  is  the  credit  side.  Below   is  an  illustration  of  a  t  account.                                                                                                          Account  Title          (Left  Side)              (Right  Side)                Debits                        Credit    Another  important  thing  to  remember  is  the  normal  side  for  accounts.   • •

The  normal  side  for  Assets  and  Expenses  is  the  debit  side.   The  normal  side  for  Liabilities,  Equity,  and  Revenue  is  the  credit  side  

Double  Entry  Accounting-­‐  This  concept  means  that  each  transaction  requires  at  least  one   debit  and  one  credit.  Furthermore,  the  total  amount  debited  should  be  equal  to  the  total   amount  credited.      This  does  NOT  mean  that  a  business  has  to  have  the  same  amount  of  debit   accounts  as  credit  accounts  in  each  transaction.    

FINANCIAL  STATEMENTS   There  are  4  different  financial  statements.  These  statements  are  the  income  statement,   statement  of  retained  earnings,  balance  sheet,  and  statement  of  cash  flows.  Although  there  are   4  statements  we  are  going  to  focus  on  3  in  this  workshop.   Income  Statement-­‐A  business  uses  this  statement  to  report  its  net  income/loss.  Net   income/loss  is  determined  by  subtracting  expenses  from  revenue  (Revenue-­‐  Expenses.)   Revenue  and  Expense  accounts  are  found  on  the  income  statement.  The  income  statement  is   for  a  period  in  time.  Net  income  is  then  used  on  the  statement  of  retained  earnings.   Statement  of  Retained  Earnings-­‐  the  statement  of  retained  earnings  shows  any  changes  in   retained  earnings  by  adding  net  income  to  beginning  retained  earnings  and  subtracting   dividends.  This  is  the  equation  to  find  retained  earnings:   Beginning  retained  earnings  +Net  income-­‐Dividends=  Ending  Retained  Earnings   Ending  Retained  earnings  is  then  used  on  the  Balance  Sheet.   Balance  Sheet-­‐  the  balance  sheet  reports  the  current  balances  of  assets,  liabilities,  and  equity   at  any  point  in  time.  Assets  are  totaled,  and  then  liabilities  and  equity  are  also  totaled.  After  a   business  has  totaled  everything  on  the  balance  sheet,  the  business  has  to  make  sure  the  totals   agree  with  the  accounting  equation.   7    


Section  3   *OK!  Now  that  you’ve  learned  about  classifying  accounts,  financial  statements,  and   important  key  concepts,  let’s  discuss  the  most  important  aspect  of  this  workshop,  the   accounting  cycle.  In  order  for  you  to  have  a  better  understanding  of  the  accounting  cycle,  we   created  a  fictitious  company,  Sneaker  World,  and  showed  you  how  they  would  go  through  an   accounting  cycle  step-­‐by-­‐step.  

Step 1- Analyze Transactions     The  accounting  process  begins  with  analyzing  transactions.  This  is  an  important  step  that   prepares  a  business  for  journalizing.    Analyzing  transactions  is  simply  when  a  business  looks  at  it’s   transactions  to  see  which  accounts  are  affected.  We  listed  all  of  the  transactions  a  company  like  Sneaker   World  would  make  in  the  period  below:  

Transactions   Jan  1,  2012  

Owners  invested  $650,000  cash  and  $150,000  building  into  the  business  in   exchange  for  common  stock.  

Jan  2,  2012  

Sneaker  World  purchased  cash  registers  for  the  business  for  $3000.  

Jan  5,  2012  

Sneaker  World  paid  its  utilities  in  advance  for  the  next  8  months  $10,000.  

Jan  6,  2012  

Sneaker  World  purchased  supplies  for  the  business  $2200.  

Jan  9,  2012  

Sneaker  World  customized  sneakers  for  LA  Lakers  $82,000.  

Jan  11,  2012  

Sneaker  World  paid  its  rent  for  the  month  of  January  1,000.  

Jan  12,  2012  

Sneaker  World  paid  its  insurance  premium  $2000.  

Jan  12,  2012  

Customized  sneakers  for  the  NY  Knicks  for  $4000  on  account.  

Jan  13,  2012  

Sneaker  World  purchased  computers  for  the  office  for  $450  

Jan  13,  2012  

Customized  socks  for  Chicago  Bulls  for  $700  

Jan  15,  2012  

Sneaker  World  paid  to  restore  the  front  of  the  store  $200.  

Jan  15,  2012  

Sneaker  World  purchases  cleaning  supplies  for  $800  

Jan  15,  2012  

Milwaukee  Bucks  order  shoes  for  game  vs.  Lakers  on  January  24th  for  $15,000    

8    


Jan  16,  2012  

Customized  shoes  Miami  heat  for  $5,000  

Jan  16,  2012  

Sneaker  World  purchases  bags  on  account  $725  

Jan  17,  2012  

Sneaker  World  pays  off  insurance  $2000  

Jan  17,  2012  

Sneaker  World  pays  employee  wages  $2,100  

Jan  18,  2012  

Customized  shoes  for  Boston  Celtics  for  $3,800  on  account  

Jan  19,  2012  

Milwaukee  Bucks  pay  for  shoes  ordered  on  the  15th    

Jan  20,  2012  

Sneaker  World  pays  for  the  bags  purchased  on  the  16th  

 

Step 2- Journalize     A  general  journal  is  what  a  company  uses  to  keep  a  complete  record  of  each  transaction  and  the   debits  and  credits  for  each  one.    Every  company  uses  a  general  journal.  Remember  a  business’s   transactions  mean  nothing  until  they  are  on  the  books  or  recorded  in  the  general  journal.  A  general   journal  entry  includes  the  date  of  the  transaction,  the  titles  of  the  accounts  affected  in  the  transactions,   the  amount  of  each  debit  and  credit,  and,  if  needed  an  explanation  for  the  transaction.    .  Debits  are   always  listed  first,  and  the  credits  follow  when  recording  transactions.    Recording  entries  in  a  journal  is   referred  to  as  journalizing.  Remember  when  recording  entries  in  the  general  journal  to  apply  the  key   concepts  of  double  entry  accounting  and  debits  and  credits.  Below  we  put  Sneaker  World’s  transactions   for  the  period  into  General  Journal  format.  

General  Journal   Accounts  

Date   1  

2   3   4   5   6   7   8  

Cash   Building                      Common  Stock   Equipment                        Cash   Pre-­‐paid  Expenses                      Cash   Supplies                      Cash   Cash                      Fees  Earned   Rent  Expense                      Cash   Pre-­‐paid  Insurance                      Cash   Accounts  Receivable  

Amount   $650,000   $150,000                      $800,000   $3,000                      $3,000   $10,000                      $10,000   $2,200                      $2,200   $82,000                      $82,000   $1,000                      $1,000   $2,000                      $2,000   $4,000   9  

 


9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19  

20  

                   Fees  Earned   Office  Equipment  (computer)                      Cash   Cash                      Fees  Earned   Miscellaneous  Expenses                        Cash   Cleaning  Supplies                      Cash   Accounts  Receivable                      Unearned  Revenue   Cash                      Fees  Earned   Supplies  (bags)                      Accounts  payable   Insurance  Expense                      Pre-­‐paid  insurance   Wage  Expense                      Cash   Accounts  Receivable                      Fees  Earned   Cash   Unearned  Revenue                      Fees  Earned                        Accounts  Receivable   Accounts  Payable                      Cash  

                   $4,000   $450                      $450   $700                      $700   $200                      $200   $800                      $800   $15,000                      $15,000   $5,000                      $5,000   $725                      $725   $2,000                      $2,000   $2175                      $2175   $3,800                      $3,800   $15,000   $15,000                      $15,000                        $15,000   $725                      $725  

                   

10    


Step 3- Post   Posting  involves  transferring  information  from  the  general  journal  to  the  general  ledger.  A  general   ledger  is  simply  a  collection  of  all  accounts.  Posting  is  simply  transferring  all  journal  entries  to  assigned  T   accounts  in  the  general  ledger.  Remember  what  we  discussed  earlier  about  T  accounts  in  the  key   concepts  section.  Below  are  T  accounts  that  would  appear  in  Sneaker  World’s  General  Ledger.    

Cash   650,000   82,000   700   5000   15000   752,700             730,225  

3,000   10,000   2,200   1,000   2,000   450   200   800   2,100   725   22,475      

Building   150,000   150,000  

 

 

Accounts  Payable   725   0  

725  

 

Common  Stock     800,000   800,000    

Equipment   3,000   450   3,450  

 

 

Pre-­‐paid  Expenses   10,000   10,000  

             

 

11    


Supplies   2,200   800   725   3,725  

             

 

Rent  Expense   1,000   1,000  

             

 

Insurance  Expense   2,000     2,000   Pre-­‐paid  Insurance   2,000     2,000   Accounts  Receivable   4,000   15,000   15,000   15,000   3,800   22,800   7,800    

Miscellaneous  Expenses   200   200  

 

 

Fees  Earned    

82,000   4,000   700   5,000   15,000   3,800   110,500    

Unearned  Revenue   15,000   15,000      

Wages  Expense   2,100   2,100  

 

12    


Step 4- Preparing an unadjusted trial balance A  trial  balance  is  a  tool  that  a  business  uses  to  make  sure  of  all  debit  account  balances  are  equal   to  the  sum  of  a  credit  balances.    It  is  a  list  of  accounts  and  their  balances  at  any  point  in  time.    On  the   trial  balance  there  should  never  be  a  number  in  both  the  debit  and  the  credit  column  for  an  account.   The  total  in  the  debit  column  should  always  be  equal  to  the  total  in  the  credit  column.    If  the  two  are   different  then  you  have  made  a  mistake  somewhere.  You  will  have  to  go  back  up  to  your  t-­‐accounts  or   to  your  journal  entries  to  see  where  you  made  your  mistake.    After  going  back  through  to  check  where   the  mistake  has  occured;  then  check  one  more  time  to  see  if  you  have  made  any  other  mistakes.  Then   you  should  be  ready  to  prepare  for  any  adjusting  that  might  come  up  before  the  end  of  your  accounting   period.  Remember  before  moving  forward  to  ensure  that  your  total  debits  equal  your  total  credits.   Below  is  the  unadjusted  trial  balance  for  sneaker  world.  

Account  Title   Cash   Building   Equipment   Supplies   Prepaid  Utilities     Prepaid  insurance   Accounts  Receivable   Unearned  Rev   Common  Stock   Retained  Earnings   Fees  Earned   Rent  Expense   Insurance  Expense   Wages  Expense   Miscellaneous  Expense   Totals      

Notice    

Sneaker  World   Unadjusted  Trial  Balance   January  31,  2012     Unadjusted  Trial  Balance                                                                                                    Debit                                          Credit                                                                                              730,225                                                                                              150,000                                                                                                      3,450                                                                                                      3,725                                                                                                  10,000                                                                                                                      0                                                                                                      7,800                                                      0                                              800,000                                                                                                                      0   110,500                                                                                                      1,000                                                                                                      2,000                                                                                                      2,100                                                                                                            200                                                                                                  910,500                            910,500    

                   the  debit  amounts  and  credit  amounts  are  equal!    

13    


Step 5- Adjust   Adjusting  entries  involve  ADJUSTING  an  asset  or  liability  account  balance  to  its  proper  amount  and   updating  the  corresponding  account.  Adjusting  entries  are  recorded  in  the  general  journal  and  then   posted  to  the  ledger.  All  adjusting  entries  are  made  at  the  end  of  the  accounting  period  .  After  the   adjusting  entries  have  been  made,  the  business  prepares  another  trial  balance.  This  trial  balance  is   called  the  adjusted  trial  balance  because  it  is  prepared  AFTER  adjustments  have  been  made  to  accounts.   Calculating  Depreciation  is  also  apart  of  making  adjustments.  Depreciation  is  an  expense  account  used   to  show  the  cost  associated  with  an  asset.  Below,  we  have  provided  Sneaker  Worlds  adjusting   transactions  and  adjusting  entries.     Adjusting  Transactions   1.  Sneaker  World  used  $1,000  worth  of  its  supplies   2.  Sneaker  World  incurred  $2,000  worth  of  its  expenses   3.  Sneaker  World  has  cash  registers  that  they  purchased  for  $50,000  with  a  salvage  value  of  $10,000   and  a  useful  life  of  4  years.     4.  Sneaker  World  received  payment  from  the  Boston  Celtics  from  a  $3800  accounts  receivable  that   took  place  during  the  period.   5.  The  New  York  Knicks  paid  $4000  from  services  rendered  during  the  period  on  account.     Depreciation  =  Cost  –  Salvage  Value                                                    Useful  Life  

  Date   1   2   3   4   5  

                                                             Adjusting  Entries   Accounts   Supplies  Expense                      Supplies   Utilities  Expense                      Pre-­‐paid  utilities   Depreciation  Expense                      Accumulated  Depreciation  (Cash  register)   Cash                      Accounts  Receivable   Cash                      Accounts  receivable  

  Amount   $1,000                      $1,000   $2,000                      $2,000   $10,000                      $10,000   $3,800                      $3,800   $4,000                      $4,000   14  

 


Step 6- Preparing an adjusted trial balance   The  first  trial  balance  prepared  is  the  unadjusted  trial  balance;  it  is  prepared  before  the  adjustments  are   recorded.    After  the  adjustments  are  recorded,  the  adjusted  trial  balance  is  prepared.    After  the  adjusted   trial  balance  is  prepared,  financial  statements  can  be  prepared  directly  from  these  numbers.  

Account  Title   Cash   Accounts  Receivable   Supplies   Building   Equipment   Prepaid  insurance   Prepaid  utilities   Accumulated  Depreciation   Unearned  Rev   Common  Stock   Retained  Earnings   Service  Revenue   Fees  Earned   Depreciation  expense   Rent  Expense   Insurance  Expense   Wages  Expense   Supplies  Expense   Utilities  Expense   Miscellaneous  Expense   Totals    

Once again

 

Sneaker  World   Adjusted  Trial  Balance   January  31,  2012     Adjusted  Trial  Balance                                                                                                    Debit                                          Credit                                                                                              738,025                                                                                                                    0                                                                                                      2,725                                                                                              150,000                                                                                                      3,450                                                                                                                      0                                                                                                        8,000   10,000                                                      0                                              800,000   0   0   110,500                                                                                                  10,000                                                                                                      3,000                                                                                                      2,000                                                                                                      2,100                                                                                                      1,000                                                                                                      2,000                                                                                                            200                                                                                                  922,500                            922,500    

check to make sure total debits are equal to total credits!!

15    


Step 7- Prepare Statements     The  financial  statements  must  be  prepared  in  a  very  specific  order.  The  order  for  the  financial   statements  is:  income  statement,  statement  of  retained  earnings,  and  then  the  balance  sheet.  This   order  is  important  because  information  provided  in  the  income  statement  is  used  in  the  statement  of   retained  earnings,  and  information  from  the  statement  of  retained  earnings  is  used  in  the  balance  sheet.   Remember  to  use  the  accounting  equation  from  key  concepts  to  assist  you  with  these  financial   statements.                                                          Sneaker  World                                                  Income  Statement                                                      January  31,  2012     Income  Statement   Revenues     Fees  Earned   110,500   Total  Revenue   110,500       Expenses     Depreciation  Expense   10,000   Rent  Expense   1,000   Insurance  Expense   2,000   Wage  Expense   2,100   Supplies  Expense   1,000   Utilities  Expense   2,000   Misc.  Expense   200   Total  Expenses   18,300       Net  Income   92,200     Remember  Revenue  less  Expenses  equals  Net  Income                                                                    Sneaker  World                                        Statement  of  Retained  Earnings                                                                January  31,  2012   Statement  of  Retained  Earnings   Retained  Earnings,  January  1…….   Fees  Earned………………………………..   Total  Revenue………………………….     Expenses………………………………….    

0   92,200   92,200   0   92,200  

16    


Sneaker  World                                                                                        Balance  Sheet                                                                                    January  31,  2012   Assets   Cash   Accounts  Receivable   Supplies   Building   Equipment   Prepaid  Utilities   Prepaid  insurance   Less  Accumulated   Depreciation   Total  Assets  

738,025    0   2,725   150,000   3,450                                                                              8,000   0                                                                      10,000   892,200   Liabilities  

Accounts  Payable   Total  Liabilities  

                                                   0   0     Equity  

Common  Stock   Retained  Earnings   Total  Equity   Total  liabilities  and  equity    

                                           800,000   92,200   892,200   892,200  

   

17    


Step 8- Close The closing process occurs after the financial statements have been completed. This process is important because all temporary accounts for the ending accounting period must be closed out before the start of the next accounting period. These temporary accounts include revenues, expenses, and dividends. Why is that? The revenue, expenses, and dividends for the period will be shown in retained earnings. Remember revenue and expense accounts are found on the income statement which is for a PERIOD in time. Since this is true, revenue and expense accounts have to be closed at the end of each period. In order to close these accounts, Income summary is the account that is used. This account is only used for the closing process. After revenue and expense accounts are closed to income summary, income summary is then closed to retained earnings. Remember to close and account you record the account as the opposite of its normal balance. For example, Sales has a normal credit balance and to close it you would debit the account to decrease it. All revenue, expense, and dividend account will have a 0 balance after the closing process. Sneaker World’s closing entries are listed below:

  Date   1   2  

3  

                                                             Closing  Entries   Accounts   Fees  Earned                      Income  Summary   Income  Summary                      Wages  Expense                      Insurance  Expense                      Rent  Expense                      Misc.  Expense                      Supplies  Expense                      Utilities  Expense                      Depreciation  Expense   Income  Summary                      Retained  Earnings  

  Amount   $110,500                      $110,500   $18,300                      $2,100                      $2,000                      $1,000                      $200                      $1,000                      $2,000                      $10,000   $92,200                      $92,200  

 

18    


Step 9-Preparing post-closing trial balance     When  the  closing  entries  are  completed,  the  post-­‐closing  trial  balance  will  need  to  be  prepared.     The  post-­‐closing  trial  balance  lists  all  permanent  accounts  and  their  balances  after  all  the  adjustments   have  been  made  and  the  closing  entries  have  been  posted.    It  includes  assets,  liabilities,  and  equity.   Remember  not  to  list  any  revenue,  expense,  or  dividend  accounts  because  they  are  closed.  A  post-­‐ closing  trial  balance  should  only  contain  the  debit  and  credit  balance  for  permanent  accounts,  because   these  are  the  only  accounts  that  are  remaining  after  the  closing  process  have  concluded.  The  purpose  of   this  trial  balance  is  to  ensure  that  the  debits  equal  the  credits  for  permanent  accounts.
For  many   companies  this  is  the  last  step  in  the  accounting  cycle.  Below,  the  post-­‐closing  trial  balance  for  Sneaker   World  is  listed.                                                                                                          Sneaker  World                                                                                        Post-­‐Closing  Trial  Balance                                                                                                        January  31,  2012   Post-­‐Closing  Trial  Balance   Cash   Accounts  Receivable   Building   Equipment   Supplies   Prepaid  Utilities   Less  Accumulated  Depreciation   Prepaid  insurance   Accounts  Payable   Unearned  Revenue   Common  Stock   Retained  Earnings   Totals    

 738,025                                                                            0    150,000            3,450            2,725                                                            8,000                                                          10,000   0                                                      0   0                                              800,000   92,200                                                    892,200                892,200  

 

     

 

19    


This  concludes  our  workshop  for  today.  We  hope  that  we  have  equipped  you  with  a  better   understanding  of  accounting  concepts  and  the  accounting  cycle.  Remember  to  follow  the  instructions   that  are  listed  below  to  download  our  accounting  application  on  your  smartphone.      

 

Application  Set-­‐up     If  you  would  like  to  download  our  app  

  Our  app  has  our  presentation  from  today’s  seminar  

  The  app  also  features  our  twitter  page  

 

  20    


The  GAAP  principle  just  an  case  you  forget    

  Visit  us  on  our  YouTube  Channel    

  And  you  can  call  us  anytime  9-­‐5  Mon-­‐  Fri    

                                                                                                                                                                                                                                21    


Team  Members  Contributions  

  Justin  Ruffin-­‐  My  contribution  was  the  detailed  chart  of  accounts,  the  explanation  of  key  concepts,  and   the  statements  for  each  step  of  the  accounting  cycle.  I  really  enjoyed  working  with  this  group!  There   were  no  slackers  and  everyone  contributed  to  the  project.    Each  member  attended  the  group  meetings   and  came  to  work.  We  had  a  few  obstacles  but  we  persisted  through  them  and  completed  the  project.  

  Miranda  Wilson-­‐  My  contribution  to  this  project  was  the  discussion  of  the  purpose  and  approach  along   with  the  introduction  to  address  the  audience.  I  also  contributed  to  the  detail  of  the  project  as  well  as   recording  the  steps  in  the  accounting  cycle  on  to  the  project  itself.                                                                                                    

 

Benjamin  Bailey-­‐  My  contribution  to  this  project  was  to  explain  the  steps  in  the  accounting  cycle.  I  also   came  up  with  the  idea  for  the  mobile  application  to  give  to  our  seminar  participates.  I  really  liked   working  with  this  group  because  we  came  to  work  every  meeting.  We  also  had  good  time  explain  the   accounting  cycle.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       22    


Accounting Cycle Teaching Model