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Universidad Austral De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Auditoría

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Belén Arancibia V. Prof. Cristian Salazar


Universidad Austral De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Auditoría

La aparición de la empresa digital

en

originó consigo una serie de relaciones

instantaneidad en sus procesos.

que congeniaran este tipo de negocios. Las

relaciones

entre

los

actores:

clientes, proveedores y empleados;

se

comenzaron a ceñir al plano de las redes digitales, desde donde se planean los procesos estratégicos de la organización y la planeación de activos. Esto genera esencialmente una rapidez de respuesta

un

mundo

globalizado

con

Es así como nace la empresa digital, desde donde nacen diversas actividades como el comercio, los negocios y el mercado electrónico; sistemas que se encargan de aunar los esfuerzos por hacer más rápido los procesos de comunicación.

Existen diversos tipos de relaciones entre los distintos entes que participan de lo anterior, lo que origina relaciones de negocios, tales como NEGOCIO A CONSUMIDOR (B2C), NEGOCIO A NEGOCIO (B2B), NEGOCIO A GOBIERNO (B2G) y CONSUMIDOR A CONSUMIDOR (C2C); las que se diferencian la una a la otra según quién o quiénes estén involucrados en el proceso y a qué nivel se lleve a cabo. La empresa moderna está inserta en un nuevo escenario marcado por importantes tendencias mundiales como lo son la Globalización y el impacto de ella en la Economía, donde el intercambio internacional y las inversiones juegan un rol preponderante. Además, por otra parte, la revolución de las tecnologías de la información con diversos dispositivos tecnológicos (como los celulares). Esto último ha obligado a las empresas a reestructrarse y a volverse más técnicas, incluso con aspectos prácticos como la colocación de computadores en los puestos de trabajo y la creación de un sitio corporativa en la Red de ella. El uso de estas herramientas le permitirán manejar en línea la información para la gestión corporativa (ERP), optimizar su relación con el cliente (CRM), Automatizar la cadena de suministros con proveedores y los ciclos de negocios con clientes (e-procurement), generar herramientas de comercio en línea (e-commerce) y desarrollar y automatizar flujos de procesos (Workflows)

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LA INFORMACIÓN: Según H. Lucas es una “entidad tangible o

puros que representan eventos, tales como

intangible que sirve para reducir la incertidumbre

transacciones empresariales; la INFORMACIÓN

acerca de una situación o evento futuro”. Existe

son agregaciones de hechos significativos y útiles

una diferencia clave con el término “DATOS”.

para las personas en el contexto de procesos

Mientras que éstos son una corriente de hechos

tales

como

la

toma

de

decisiones.

Por otra parte, podemos igualmente diferenciar el concepto de “Costo” con el de “Valor”. Mientras uno es la cuantificación de los recursos asignados para obtenerla, el otro es la medida del beneficio que se obtiene contando con ella en un momento y forma determinada, es decir, contenido oportunidad y forma; respectivamente.

Algunos problemas en el manejo de la información son lo redundante que esta pueda ser, debido a riesgo de inconsistencia, mayor riesgo de almacenamiento o Ineficiencia; además de lo Inoportuna y Excesiva o defectuosa de la misma. Tenemos que considerar que un sistema de información, es un proceso que considera y funciona siempre mediante datos que entran a la organización por diversos medios, los cuales al ser procesados dentro de la misma, generan la información requerida por los distintos entes que forman el entorno de ella necesitan.

Generalmente estaremos hablando de STOCKOLDERS cuando definamos a quienes son afectados o eventualmente lo serán por las actividades de la empresa. Estas partes, según el contexto en que se encuentren, podremos clasificarlas en

Partes Interesadas Internas (Empleados, Gerentes y

Propietarios) y Partes Interesadas Externas (Clientes, Proveedores, Reguladores, Competidores y la Sociedad en general). Esta información es la que a su vez retroalimenta para la obtención de datos.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Existen distintas clases de Sistemas de Información que serán de utilidad eventualmente según quién hiciera de ella. A nivel dirección,

estratégico

encontraremos a la alta

A nivel administrativo, a la gerencia y a los mandos medios; A nivel de conocimiento, a aquellos encargados de trabajar con los datos y A nivel operacional, operacionales.

a

los

gerentes

Sin embargo, todos estos niveles se servirán de los distintos departamentos que existen en una organización para obtener la información. Los principales sistemas de información a los que nos referíamos con anterioridad, los que a su vez se relacionan entre sí, son:

 Sistemas de Apoyo a la Alta Dirección (ESS): Son a Nivel Estratégico, que por medio de datos agregados, son tratados para finalmente obtener proyecciones que serán utilizadas por la alta dirección. Son diseñados para el individuo y conecta a la dirección con los demás niveles, para lo cual se necesita un amplio staff de apoyo.

 Sistemas de Información para la Gestión (MIS): Son a Nivel Táctico, hacia donde llegan un elevado número de datos (sean estos pasados o presentes), que son procesados en modelos simples para finalmente obtener informes resumen. Ellos serán utilizados por los mandos intermedios para tomar decisiones estructuradas y semi estructuradas. Están orientados a los informes de control y a cubrir necesidades de información interna.

 Sistemas de Apoyo a la toma de Decisiones (DSS): Son a Nivel Táctico, hacia donde llega un volumen pequeño de datos que son tratados mediante procesos interactivos para obtener análisis de decisiones. Los usuarios de ellos son los profesionales y parte del staff que controlan además las entradas y las salidas. Son flexibles, adaptables y rápidos, que no requieren programación profesional, pero que utilizan herramientas sofisticadas de modelización. Apoya a los procesos de decisión.

 Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS): Son a Nivel del Conocimiento, entran especificaciones de diseño, se modelizan, para finalmente obtener diseños y gráficos que serán usados por el staff técnico.

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 Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Son a Nivel del Conocimiento,

 Sistemas de Proceso de transacciones (TPS): Son a Nivel Operativo,

donde el objetivo es lograr trabajar en una oficina sin papeles. Se rediseñan los flujos de trabajo, mediante un software integrado y trabajando con un diseño ergonómico, para así lograr un espacio de trabajo limpio y agradable.

hacia donde entran diversas transacciones y eventos que son actualizados para obtener informes detallados. Los usuarios de ellos son personal a nivel operativo

Los sistemas de información dependen en gran Una estrategia se puede definir como un medida de la Organización, la Dirección y la conjunto integrado de acciones encaminadas a Tecnología presente. De esta forma, según los incrementar a largo plazo la prosperidad y las fortalezas de la empresa. La estrategia requerimientos del Negocio (por ejemplo, al empresarial por lo tanto contempla un trabajo generar Estrategias, Reglas y Procedimientos) alineado de los Sistemas de Información (SI) y existirá un tipo de sistema de información que las Tecnologías de Información (SI) cubra con dicha necesidad (por ejemplo, por medio de un software); de modo tal que existirá siempre una interdependencia entre la Organización y los sistemas de Información.

SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTIÓN

Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) y la Gestión sobre la Relación con los Consumidores (CRM), hasta la Gestión del Conocimiento (KM). La Gestión de Sistemas Corporativos engloba desde la

Antes de los actuales ERP, dentro de la empresa sólo existían múltiples departamentos (Manufactura, Contabilidad, RRHH, Ventas y Márketing, Finanzas), con sus propios sistemas de información, trabajando de manera aislada y relacionándose con clientes y proveedores por medio de una frontera organizacional, para resguardar los aspectos propios de su funcionamiento; lo que llevaba a la organización a trabajar de manera aislada y a no tener información mancomunada del negocio. Ahora bien, ERP enfatiza en un trabajo conjunto, donde todas las áreas aportan al desarrollo del negocio y por lo tanto concernientes a todos los departamentos existentes. De esta manera, se entrega una información unificada, tanto a Clientes como a Proveedores, los agentes externos de la Organización.

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Universidad Austral De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Auditoría ERP propone entonces un conjunto de aplicaciones software que agrupen a los distintos entes de la empresa en una base de datos coherentes y ofrecer así herramientas para analizar datos que sirvan, por ejemplo, para planificar la producción, prever las ventas, controlar la calidad, etc. Algunos BENEFICIOS de los ERP son:

   

Afirmar la estructura de la organización, una única organización Dirección, unificación y conocimiento del proceso directivo. Tecnología, una plataforma unificada Negocio, operaciones más eficientes y procesos de negocio orientados al cliente.

Esta sigla se entiende como la Gestión sobre la Relación con los Consumidores y es una estrategia de negocios orientada a la fidelización de clientes. Permite a todos los empleados de una empresa disponer de información actualizada sobre los mismos, con el objeto de optimizar la relación entre empresa/cliente. Además, ayuda a conocer todos los diferentes puntos de contacto con los cuales el cliente interactúa en la empresa. Se trata de utilizar la tecnología para organizar, automatizar y sincronizar los procesos de negocio, principalmente actividades de ventas, de comercialización, servicio al cliente y soporte técnico. Sus objetivos principales son:

Encontrar, atraer y ganar nuevos clientes

Retener a clientes actuales de una compañía

Atraer a antiguos clientes

Reducir costos de Marketing y servicio al cliente

Supply-Chain Management, o la Gestión de la Cadena de Suministro es el conjunto de organizaciones e individuos involucrados en el flujo de productos, servicios, dinero y la información relacionada, desde su origen (proveedores) hasta el consumidor final. Se trata de un modelo conceptual que integra todos los procesos ligados a proveedores, plantas de manufactura, centros de almacenamiento, distribuidores y detallistas con el objeto de que los bienes sean producidos y distribuidos en las cantidades adecuadas, en los lugares y en tiempos correctos, con rentabilidad para todas las entidades involucradas y cumpliendo con los niveles de servicio requeridos para satisfacer al consumidor final. La Administración de la Cadena de Suministro consiste entonces en planear, instrumentar y

controlar eficiente y efectivamente estos flujos, en y entre los componentes de la cadena. Pero la cadena es una red compleja y dinámica de instalaciones, organizaciones e individuos, con objetivos distintos y generalmente en conflicto: bajo costo unitario de producción, niveles de servicio altos, poco inventario. La forma más sencilla de obtener bajos costos unitarios es produciendo en lotes grandes, lo que resulta en períodos con altos inventarios si la demanda no es estable; con lotes pequeños se puede caer fácilmente en desabasto en demérito de los niveles de servicio. El reto es sincronizar la demanda con la oferta

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Universidad Austral De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Auditoría para encontrar un balance entre estos objetivos; cuando algún miembro de la cadena produce o adquiere más allá de la demanda real o reduce demasiado su inventario intentando minimizar costos locales, toda la cadena sufre el efecto. Se requiere entonces integración dentro de la firma, colaboración entre las organizaciones y sincronización de todo el sistema para lograr flujos de productos e información sin interrupción, sin cuellos de botella. Es importante notar que el consumidor final forma parte de la Cadena de Suministro; la demanda del consumidor final es el motor de la cadena y ésta no sólo depende del precio o de la disponibilidad del producto sino también del mercado y la economía en su conjunto.

La Inteligencia Empresarial o Business Intelligence es un conjunto de conceptos, procesos y sistemas que nacieron debido a la incorporación masiva de las TI a los procesos de negocio, las que generaron una gran cantidad de datos al interior de las organizaciones, y que asociados a productos, canales de distribución, clientes, cadena logística, entre otras fuentes; son reconocidos como elementos de gran valor para la toma de decisiones de gestión. El objetivo de las herramientas de Inteligencia de Negocios es aprovechar la información del negocio y del mercado para mejorar la toma de decisiones, tanto estratégicas como operativas. En una empresa puede apuntar a identificar y retener a los mejores clientes, aumentar la eficiencia de sus

campañas de marketing directo, conocer la rentabilidad de productos y sucursales, detectar oportunamente los fraudes, determinar el mínimo stock, entre otras aplicaciones.

INGENIERÍA DE PROCESOS Definir los procesos nos permite entender qué se está haciendo bien o mal. A través de la comprensión de los procesos podemos identificar las relaciones de todos los elementos que interactúan dentro de una organización y así determinar los impactos ocasionados por: cambios en los procesos, en la organización, en los objetivos, las leyes, los sistemas de información, y la estructura. Algunas de las aplicaciones posibles, de la ingeniería de procesos son:

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Definición de una Arquitectura Empresarial de Procesos Implementación de Soluciones Informáticas Empresariales (ERP, CRM, SCM) Cumplimiento de Normativas y Regulaciones (SOX, ITIL, COBIT, BASILEA, ISO) Documentación de procesos para outsourcing

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FUENTES SONDA, Business Intelligence, (http://www.sonda.com/business-intelligence/) Gerencia y Negocios, %20que_es_scm.htm)

(http://www.gerenciaynegocios.com/teorias/scm/01%20-

E- Factory, http://www.e-factory.cl/crm-manejo-relacion-con-clientes.html Sistemas de Informaci贸n, Fundaci贸n Canaria Mapfre (http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/28/28988/d2s3tipossi.pdf)

Guanarteme,

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SIA