Page 1

            Meeting of January 17, 2011        Call to Order    Roll Call            Meeting Attendance            Consent Agenda  **MOTION        Addition to Agenda     

Comments on Non­Agenda Items    Reports of Officers, Boards and  Standing Committees    Unfinished Business 

  New Business    Request  from  Wood  Shop  for  approval  of  new  free  standing  sign  for  the  Harborage                 

        Approved:      ________________________      RECORD OF THE PROCEEDINGS OF THE BOYNE CITY PLANNING COMMISSION  MEETING HELD AT BOYNE CITY HALL, 319 NORTH LAKE STREET, ON MONDAY,  JANUARY 17, 2011 AT 5:00 P.M. Chair Neidhamer called the meeting to order at 5:00 p.m.  Present:   Gretchen Crum, George Ellwanger,  Chris Frasz, Norm Gardner,  Jane  MacKenzie, John McCahan, Lori Meeder, Tom Neidhamer and Joe St.  Dennis  Absent:  None  City Officials/Staff:   Planning Director  Scott McPherson, and Recording Secretary  Pat Haver    Public Present:           One  2011­01­17­3A  Crum moved, Ellwanger seconded, PASSED UNANIMOUSLY a motion to approve  the consent agenda.   a. Approval  of  the  December  20,  2010  Planning  Commission  minutes  as  presented.  Disposition of parcel 051‐235‐032‐10 property owned by the City of Boyne City;   will be added  as  Agenda item 7E  None  None    None    Planning Director McPherson briefly reviewed the staff report that was included in  the agenda packet.  Proposed is a free standing sign at the Harborage entrance at  Front  St.  and  Second  St.    The  request  exceeds  the  ordinance  standards  for  the  district.  In the Sign Ordinance under Section 9.2.(8) The Planning Commission may  permit  greater  sign  height  or  area  under  individual  cases  where  it  determines  that  unique site conditions such as unusual site or building size, shape or topography, deep  building  setbacks,  building  facades  obscured  from  the  street,  a  non­conforming  use,  building façade limitations, etc. warrant such an exception.    Bruce  Janssen  from  the  Wood  Shop  reviewed  with  the  board  the  reasons  for  the  requested  sign.    They  originally  placed  the  sign  on  the  lawn,  it  was  very  small,  it  just did not “fit” and the 12 sq ft. size was considered inadequate for the property  length and size.  The proposed design increase is the least amount to be effective.   It meets the height requirement, will be one sided, sits back from the sidewalk, is  large  enough  to  read,  and  in  form  and  function  compliments  the  surrounding 

Boyne City Planning Commission   



 January 17, 2011 

**MOTION                       Request from Wood Shop  for approval of a new free  standing sign for Great  Lakes Energy                          **MOTION                       

architecture.   In  the  placement  of  the  sign,  we  paid  attention  to  the  location  and  angle so that the view corridors were not obstructed.  Board discussion  • This sign will replace a sign that was removed 10 to 15 years ago, the only  other signage is at each entrance, and they are very small unit markers  • This will be the only requested signage for the entire complex  • It will not be illuminated  • The size of the entire complex is large  • The length of the street frontage is great  • The complex has multiple entrances    With no further board discussion, Ellwanger moved, Crum seconded a motion to  approve the sign request for the Harborage as presented due to the unusual size of  the complex, length of street frontage, and multiple entrances.    2011­01­17­7A  Roll Call:  Ayes:    Crum,  Ellwanger,  Frasz,  Gardner,  MacKenzie,  McCahan,  Meeder,  Neidhamer and St. Dennis  Nays:  None  Absent:  None  Motion Carried 

Director McPherson gave a brief review of the staff report that was included in the  agenda packet.  This is a new monument type sign to be installed close to the new  entrance  on  Industrial  Dr.    Does  meet  requirements  for  height  and  area.    Is  proposed to be illuminated.     Bruce  Janssen  from  the  Wood  Shop  reviewed  with  the  board  the  requested  sign.   Great  Lakes  does  have  a  sign  out  front,  but  with  the  new  entrance  wanted  to  do  another  sign  to  be  consistent  with  the  monument  sign  out  front.    Discussion  has  taken place about a small berm, and possible landscape with small evergreens and  flowers  to  make  it  more  appealing.    It  will  be  illuminated  and  won’t  exceed  the  lumens and will be shielded.      Board Discussion  • Light spillage won’t filter out the side   • Proposed lumens of light will not exceed the requirements  • Will be one sided  • Great Lakes will maintain their other sign out front on Boyne Ave. as well     With  no  further  board  discussion,  MacKenzie  moved,  St.  Dennis  seconded  a  motion to approve the sign as presented with only 32 watt lumens for Great Lakes  Energy    2011­01­17­7B  Roll Call:  Ayes:    Crum,  Ellwanger,  Frasz,  Gardner,  MacKenzie,  McCahan,  Meeder,  Neidhamer and St. Dennis   Nays:  None  Absent:  None   Motion Carried      Boyne City Planning Commission    2                                     January 17, 2011 

Discussion of sections of  the zoning ordinance that  should be reviewed for  possible changes                                                                                                 

Director McPherson gave a brief review of discussion from several months ago that  there  were  issues  in  the  zoning  ordinance  that  needed  to  be  reviewed  for  clarification, additions, deletions, correction.  Some of the different considerations  were:  Parking:  • Article  24  has  the  parking  requirements  for  all  districts,  CBD  (Central  Business District) and the TCD (Transitional Commercial District) also  carry  regulations  on  parking  that  the  Planning  Commission  can  eliminate/waive  or  reduce  the  amount  of  parking  if  there  is  parking  available in close proximity, has collective uses, and walk ability to your  business.  There are a number of tools to use.  • Our  requirements  seem  a  little  high,  based  on  a  1955  study  for  peak  times, and not typical use.  Off street parking lots are under utilized.  • Additional  on  street  parking  and  new  lots  have  been  established  this  past year  • Look  at  specific  numbers  for  various  parking  requirements,  and  possibly reduce; perhaps up to 20%  • Look at allowing street parking  from the hours of 2am to 6am; except  in the winter months  • Downtown  above  business  residents  want  “guaranteed”  parking  spaces; how do you accommodate?   • Staff directed to review and draft language   Accessory buildings and structures:  • This section can be very confusing for staff to interpret and administer  • Staff directed to review in order to revise and simplify language   Open Space Community Option:  • Article 18; currently 23 pages in length   • Staff directed to review in order to revise and simplify language   Fencing: chain link in the front yard:  • This can be difficult to administer as a fence can go up immediately or  in a weekend  • Look at different heights – 36” or 48”  • Staff directed to review and create a fence permit form and process  Medical marijuana/Compassionate Clinics:  • Could  make  an  interpretation  that  this  is  not  allowed,  because  in  different sections of the ordinance statements have been made that you  must  meet  requirements  of  other  agencies.  Even  though  this  was  passed by the voters of Michigan, how can you regulate something that  is against Federal law?  • MAP (Michigan Association of Planners) has a white paper on this, staff  will find and distribute to the members  • Staff  will  not  pursue  at  this  time,  however,  will  review  with  the  City  Attorney  Urban Farming:  • Chickens or farm animals in the back yard  • Board members agree to leave this alone  Residential Driveways:  • Section 24 can be used to regulate minimum driveway widths and flare  at the end  • Gravel driveways should be ok on gravel roads, why do they need to be  paved?  • Staff directed to review and draft language 

Boyne City Planning Commission   



 January 17, 2011 

2010 Planning and Zoning  Report      Disposition of city owned  property on Hannah St.                        **MOTION                          Staff Report and   Good of the Order            Adjournment        **MOTION   

Director McPherson  reviewed  the  yearly  report  that  was  included  in  the  agenda  packet.    Consensus  from  the  board  members  was  that  it  was  a  well  prepared  report, and looks good.  Director  McPherson  gave  a  brief  review  of  this  request.    Back  in  2008  the  Charlevoix County Equalization department found this parcel, and placed it on the  tax  role  for  2009,  ownership  was  unknown.    This  January  it  was  up  for  tax  sale,  they did additional research on it, and determined that it was owned by the City.   Believed  back  in  the  1930’s  was  created  possibly  for  an  access  and  was  subsequently “lost”.  Staff was contacted by a local real estate agent who is familiar  with the adjacent property owner who is interested in purchasing this piece.  The  value has been established at $339.00.  Because it is less than $500.00 in value, the  city  can  sell  it  directly  to  a  person,  without  going  up  for  bid.    DPW  &  street  department,  water  and  wastewater  and  planning  have  all  looked  at  it,  with  no  value to the  city for any  easements.    Staff recommends that it be sold to  the only  adjacent property owner.      With no further board discussion, Ellwanger moved, Gardner seconded a motion  to  recommend  to  the  City  Commission  the  sale  of  this  particular  parcel  to  the  adjacent property owner.    2011­01­17­7E  Roll Call:  Ayes:    Crum,  Ellwanger,  Frasz,  Gardner,  MacKenzie,  McCahan,  Meeder,  Neidhamer and St. Dennis   Nays:  None  Absent:  None  Motion Carried  • • •

City Commission had the first reading on the Brook and has set the second  reading.    Very  supportive  of  the  project  so  anticipate  them  coming  back  before the Planning Commission in March.  The City will be hosting an appreciation dinner on March 2nd at 6:00 pm at  the Boyne City High School for all city volunteers, please plan to attend.  Information is still being gathered for the feasibility of the DPW relocation  site, either at the current water works site, or at North Boyne.   

The next regular meeting of the Boyne City Planning Commission is scheduled for  February 21, 2011.    2011­01­17­10  St. Dennis moved, Gardner seconded, PASSED UNANIMOUSLY a motion to  adjourn the meeting at 6:50 p.m.                                                                             ______________________________________________                                                       Pat Haver, Recording Secretary 

Boyne City Planning Commission   



 January 17, 2011 

Boyne City Planning Commission  
Boyne City Planning Commission  

Minutes of the meeting held January 17, 2011.