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Material desenvolvido por Unilever Brasil Controladoria em parceria com a Capgemini . Vers達o 1.0 Criado em Setembro de 2012 Atualizado em Setembro de 2012


HISTÓRICO

OBJETIVO

FLUXO PROPOSTO

PROCEDIMENTO

RESULTADO

SUPORTE TÉCNICO


Atualmente: 3000 – Reembolsos em média são realizados mensalmente

3 folhas – Quantidade mínima utilizada para realizar cada Reembolso

9 dias úteis - Prazo médio entre o apontamento no sistema até o pagamento do reembolso (já inclusa a aprovação pelo gestor)

5 dias úteis – Prazo médio entre o apontamento no sistema e a chegada do Recibo a Capgemini.

4 dias úteis – Tempo que a Capgemini tem para processar o Reembolso após aprovação no sistema

4 – Funcionários da Capgemini que trabalham com essa atividade


O objetivo da proposta baseia-se em:

Agilizar o processo de envio dos Recibos a Capgemini

Facilitar a parte processual

Reduzir o tempo de pagamento ao funcionário

Contribuir com os Indiretos

Minimizar as Impressões Departamentais

Impactar as Rotinas de Escritórios e Fábricas

Fortalecer a visão de Sustentabilidade atrelada ao negócio


Fluxo Atual Lançar as despesas no site de Reembolso Imprimir o Relatório Gerado no Site Scanner ou Xerox dos Recibos Anexar os Recibos Envio via Malote a Capgemini

Fluxo Proposto

Colocar data e vistar o Recibo “Escanear “os recibos em “.PDF” e enviar para o e-mail pessoal Lançar as despesas no site de Reembolso Anexar o Recibo ao campo específico no site de Reembolso.


1 a) b)

3

O recibo deve ser datado, rubricado. Após isso deve ser “escaneado” e enviado ao e-mail pessoal da Unilever.

a)

Da-se a entrada das despesas no sistema de Reembolso (como é feito atualmente).

b)

Nesse momento o Recibo que foi escaneado deve ser carregado no sistema.

2

O Gestor irá aprovar/reprovar o reembolso. a)

Caso Aprovado, o fluxo segue até o time de Reembolso Capgemini (item 4);

b)

Caso reprovado o solicitante deve fazer as alterações necessárias (item 2);

Nesse ponto o Reembolso já foi aprovado pelo Gestor e os recibos serão analisados pela Capgemini. a)

Caso todas as informações estejam de acordo, a Capgemini tem 4 dias úteis para a analisar os recibos, notificar o usuário por email e liberar o pagamento

b)

Caso não esteja de acordo, a célula de Reembolso retorna o caso ao solicitante mediante notificação por e-mail e sistema.

4


Como resultado da ação buscamos:

Reduzir o tempo de pagamento ao funcionário

• De: 9 Dias úteis • Para: 5 dias úteis

Agilizar o processo de envio dos Recibos a Capgemini

• De: 5 Dias úteis • Para: 0 dias úteis

Minimizar as Impressões e Malotes Departamentais

• - 12.000 Folhas • - 2.500 Malotes

Fortalecer a visão de Sustentabilidade atrelada ao negócio

• Criar valor a companhia


Dúvidas quanto ao procedimento contatar a célula de Reembolso da Capgemini:

reembolso.unilever.br@ capgemini.com

+55 (19) 3345.0158 Opção 01

problemas com a Ferramenta de Reembolso contatar o suporte de IT:

0800 -771-1450


Revisado em Set/2012

manual reembolso  

proposta para alteração do processo de reembolso

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