Page 1

 

Barbara Philipsen

blad 1


 

Verzamelde best practices en voorstellen over het opstellen van een offerte als ghostwriter, tot stand gekomen via LinkedIn Met bijdragen van: Cora Bastiaansen, Marieke Bemelman, Arjen Droog, Derk Ederveen, Jolijn Goertz, Afke van der Horst, Suzanne Klaassen, Guido Makor, Livia de Metz, Hugo Moolenaar, Wilma Straathof, Linda van der Wal, Margriet ZuidgeestPrikken

Barbara Philipsen

blad 2


Inleiding
 Op 19 augustus 2010 stuurde ik naar andere tekstschrijvers communicatiemensen in mijn LinkedIn-netwerk onderstaande oproep:


en

Beste collega,
 Volgende week heb ik een intakegesprek voor een nieuwe opdracht. Het gaat om het schrijven van een boekje van max. 80 pagina's, dat als PR-materiaal dient van een nieuw initiatief. Nu is de vraag of ik dat als ghostwriter zou willen doen.
 Mijn vriendelijke doch dringende verzoek aan jou is om met mij mee te denken hoe ik dit het beste aan kan pakken.
 Hoe bereken ik zo'n opdracht: per uur of per woord of per pagina? Wat is een redelijk bedrag om te vragen? Bereken ik een fixed price of een uurtarief? Hoe ga ik om met meerwerk? En hoe ga ik om met het vermelden van mijn (bedrijfs)naam?
 Ook is gesuggereerd dat men mij vraagt als co-auteur. Dat kan natuurlijk alleen als ik 'voeling' (rotwoord, wel effectief) heb met het product.
 Ik heb geen ervaring als ghostwriter, althans niet voor een boekje. Ik heb begin volgende week de afspraak waarin ik er iets zinnigs over moet roepen. Ik hoop dat je mij kunt helpen. 
 Bedankt alvast voor het meedenken. Als ik eens iets voor je terug kan doen...
 Hartelijke groet, Barbara
 Barbara Philipsen

blad 3


Reacties Ik stuurde mijn vraag naar 30 personen en kreeg van 18 van hen antwoord. Van 5 kreeg ik de reactie dat ze er geen ervaring mee hadden. Van 2 personen kreeg ik het mobiele nummer toegestuurd, omdat ze het liever telefonisch bespraken. Van 13 personen heb ik de antwoorden verzameld en ze geredigeerd, aangevuld en gestructureerd tot een handzaam document over ghostwriting.
 Helaas is de opdracht ingetrokken. In het mailtje met de annulering stond: Ik wil je eerst nog bedanken voor al je input en feedback. Helaas kiezen we uiteindelijk toch niet voor het publiceren van een boek. Wel gaan we met het idee binnen nu en de komende 3 jaar iets doen. Ik hou je dan zeker in gedachten.
 Met alle antwoorden ben ik – en naar ik hoop jullie ook - voorbereid op de volgende keer dat ik een dergelijke vraag krijg.
 Het plaatsen van deze oproep heeft mij geleerd dat collega’s meer dan bereid zijn om hun kennis en ervaring met je te delen, er zelfs voor gaan zitten om je een zorgvuldig antwoord te geven op je vraag. De kracht van zakelijk netwerken via LinkedIn is daarmee wel bewezen voor mij.
 Met dit document heb ik geenszins de pretentie volledig te zijn. Met jullie aanvullingen en opmerkingen wordt het écht een document met best practices! Barbara Philipsen

blad 4


Wil je reageren, stuur dan je mail naar barbara@detekstschrijver.nl met als onderwerp “Pdf ghostwriting”.
 Barbara Philipsen
 © detekstschrijver.nl
 20 oktober 2010

Barbara Philipsen

blad 5


1. Welke informatie heb je van je opdrachtgever nodig? De vraag van de opdrachtgever luidde: We dachten een leuk boek te schrijven over de start-up fase van ons online muziek- en entertainmentproject. Wat is er gebeurd, hoe is het gegaan, waar hebben we van geleerd, wat deden we hiervoor en wat is daar fout gegaan, hoe zien wij de toekomst, waarom dit project. Dit zijn enkele vragen die beantwoord moeten worden in het boek. Wij willen het boek als PR-tool gebruiken, versturen naar mogelijke stakeholders en dergelijke. Het boekje moet vooral niet te dik worden, denk aan zo'n 80 pagina's en moet in het Engels geschreven worden. Men vroeg mij een offerte te doen maar, als dat te veel werk zou zijn, in ieder geval een inschatting te geven van de kosten. Doel en doelgroep Allereerst moet je weten wat het doel is van het boekje: wie is precies de doelgroep en wat wil men bereiken met het boekje? Ook moet je weten hoe de doelgroep het boekje in handen krijgt: is het een relatiegeschenk? Kan men het gratis meenemen van een beurs? Krijgt men het toegestuurd? Is het een downloadable pdf? Vervolgens zul je bij jezelf te rade moeten gaan: is het boekje het geëigende PRmiddel om het gestelde doel te bereiken? Maakt het boekje deel uit van een Barbara Philipsen

blad 6


bredere mediamix? Wie leest er in deze digitale tijden nog een boekje van 80 pagina’s met PR van een bedrijf? Neem serieus de tijd om de kwaliteit van het materiaal dat je moet bewerken te beoordelen. Het maakt alles uit of het intelligent en ordelijk wordt aangeleverd, dan wel 'een zootje ongeregeld' is wat je zelf nog helemaal moet aanvullen en structureren. Briefing Belangrijkste punt daarbij is hoe de input geleverd wordt. Is er al tekst en ga jij vooral herschrijven? Of zijn er alleen ideeën en ga jij bijvoorbeeld betrokkenen interviewen om aan je input te komen? Dat maakt nogal verschil. Maak van tevoren een vragenlijst over alles wat je van belang acht om de opdracht aan te nemen en uit te voeren. Werk dit uit tot een document dat je vóór het intakegesprek (briefing) naar je opdrachtgever stuurt en vermeld dat het om een ‘praatpapier’ gaat. Daarmee laat je zien dat je al hebt nagedacht over het project. Stel met je opdrachtgever een zo helder mogelijke omschrijving op van datgene wat hij van jou verwacht. Scherp die aan vanuit jouw professionele visie en leg daarmee je verantwoordelijkheden als ghostwriter samen vast. Zorg dat je opdrachtgever een schriftelijk akkoord (handtekening) geeft op deze taakomschrijving. Het vormt de basis voor wat je uiterlijk oplevert. Barbara Philipsen

blad 7


 

Oplevering Ook belangrijk: hoe ziet men de oplevering voor zich? Lever je een conceptversie waarop de opdrachtgever nog een ronde feedback kan geven en schrijf je dan de definitieve tekst? Of zijn er meerdere rondes? Probeer duidelijk te krijgen en te houden wie je contactpersoon is, met wie je afspraken maakt, wie gemandateerd is tot wijzigingen bij de opdrachtgever. Binnen grotere organisaties kan je te maken krijgen met intern gedoe en voor je het weet is er niets over van jouw werk, lijkt me niet leuk. Vraag na hoe groot een tekstbestand mag zijn dat door hun mailserver wordt doorgelaten. Het geeft een vervelend gevoel aan beide kanten als je concept in de spambox terecht komt of wordt gebounced. Vergeet niet af te spreken in welk format men de teksten aangeleverd wilt krijgen. Kies een font dat door de printer van de opdrachtgever goed wordt weergegeven. (Maar dit doe je waarschijnlijk voor andere tekstopdrachten ook al‌)

Barbara Philipsen

blad 8


2. Wat is jouw aanpak? Van tevoren moet je nadenken over de tijd die je aan zo’n opdracht wilt besteden. Heb je nog andere opdrachten lopen, bedenk dan een planning waarmee je aan zo’n nieuwe opdracht voldoende tijd kunt besteden zonder je huidige opdrachten te verwaarlozen. Misschien verwacht je daarvan nog een piek qua werk of is je ervaring dat een bepaalde klant altijd vlak voor de deadline nog met extra werk komt. Ga dus uit van het meest ongunstige geval (worst case scenario) en plan op basis daarvan je werkweekschema. Tijdsindicatie Schat op basis van je analyse van materiaal en taakomschrijving in hoeveel tijd je denkt kwijt te zijn met het uitvoeren van je opdracht. Als men vraagt om 80 pagina’s, hoeveel tijd ben je kwijt met voor het uitschrijven van ca. 500 woorden of één A4’tje? Dat is natuurlijk voor iedereen anders. Bovendien telt mee of je bestaand materiaal bewerkt of zelf interviews moet doen en daarvoor het hele land door moet. Je reistijd is geen schrijftijd. Bij het redigeren van andermans teksten zul je in ieder geval één keer met de schrijver gesproken moeten hebben om een indruk te krijgen van die persoon en hoe hij/zij de woorden bedoelt. Verwacht men dat je meedenkt over opmaak, lay-out en vormgeving van het boekje? Moet je bijvoorbeeld ook bijpassend fotomateriaal beoordelen? Barbara Philipsen

blad 9


Voor 80 pagina’s zou ik denken aan 200 tot 250 uur. Is het voor jou een totaal onbekend onderwerp moet je er misschien wel 50 uur bij rekenen. Maar als er géén interviews hoeven worden afgenomen, kan er weer 75 uur eraf. Ga uit van je eigen competenties, werklast en werkervaring om een realistische inschatting te doen. Risico’s Denk ook na over hoe risicovol de opdracht voor je is. Hoe goed ken je de klant, hoe veel 'voeling' (ja, rotwoord) heb je met het onderwerp? En hoe graag willen ze dat jij het doet? Tegenwoordig vragen opdrachtgevers of je een ‘pitch’ wilt doen, een presentatie van je ‘oplossing’. Jij trekt je trukendoos open om te laten zien welke competenties, kennis en vaardigheden je meebrengt. De potentiële opdrachtgever kiest uit wie en/of wiens aanpak en prijsopgave het beste past bij hun bedrijfsvisie. Zo’n pitch kost inspanning plus een behoorlijke hoeveelheid lef. Je zult jezelf en je aanpak moeten weten te presenteren. Heb je voldoende zelfvertrouwen om jezelf op die manier neer te zetten?

Barbara Philipsen

blad 10


3. Welke werkafspraken moet je maken? Zodra je 1. een duidelijke taakomschrijving en verwachting en 2. een realistische planning voor jezelf hebt gemaakt, zul je met de opdrachtgever het gesprek aan moeten gaan over hoe er wordt samengewerkt. Onderstaand een aantal vragen die je als checklist kunt gebruiken: • Wat wil je dat zij moeten doen en leveren? Denk aan te redigeren teksten, of aan een vaste bijpraatafspraak, bijvoorbeeld iedere week op een vaste dag en tijdstip. • Wat heb je zelf nodig om deze opdracht te kunnen uitvoeren? Wil je misschien een vaste contactpersoon bij het bedrijf? Of heb je een sparring partner nodig, een collega die jou feedback geeft? • Vind je het prettig om tijd achter de hand te hebben? Zorg dan dat je eigen deadline minstens één week vóór die van je opdrachtgever ligt. Bedrijfsbeleid • Hou je voldoende rekening met het kader waarbinnen de te redigeren teksten zijn geschreven? Geldt dat nog steeds of is er veel veranderd? In het laatste geval kost het jou tijd om het nieuwe kader in je vingers te krijgen. • Oplevering: lever je een conceptversie waarop de opdrachtgever nog een ronde feedback kan geven en schrijf je dan de definitieve tekst? Of zijn er meerdere redactierondes? Barbara Philipsen

blad 11


• • •

Hoe zit het met meelezers: heeft de opdrachtgever die of wil je die zelf? Dit is van invloed op de tijd die je nodig hebt de definitieve tekst op te leveren. Welk werk valt binnen je werkbeschrijving en wanneer wordt het meerwerk? Beschrijf wat jij gaat doen zo concreet mogelijk, in werkwoorden en benoem de tijdsduur. Werk je met een contactpersoon, zorg dat je weet waarvoor deze is gemandateerd. Binnen grotere organisaties kun je te maken krijgen met intern gedoe als niet duidelijk is wie de eindverantwoordelijke is. Voor je het weet is er niets over van jouw werk.

Projectplanning • Verdeel het werk onder de betrokken personen: jij neemt een interview af, maar de opdrachtgever organiseert het interview. • Communiceer steeds over wat je tegenkomt en anticipeer op de planning. Daarmee voorkom je dat de opdrachtgever gaat steggelen over de hoeveelheid meerwerk. • Plan het opleveren van de tekst als een project. Heb je ervaring in projectmanagement, dan kun je ook zelf een hanteerbaar planningsschema voorstellen. • Zorg dat je op papier bij iedere nieuwe stap een fiat krijgt van de opdrachtgever om verder te gaan op de ingeslagen en afgesproken weg. Je Barbara Philipsen

blad 12


wilt niet dat men halverwege tegen je zegt dat je opnieuw moet beginnen omdat ze het ‘helemaal anders willen’. Hoe graag wil je de ‘credits’ krijgen voor je werk? Wil je je naamsvermelding voor eigen marketingdoeleinden gebruiken, spreek dan af met de opdrachtgever hoe je genoemd wordt.

Barbara Philipsen

blad 13


4. Hoe bereken je zo’n opdracht? Hoe wil je naar voren komen via deze opdracht: wil je vaker als ghostwriter worden gevraagd? Welke uitstraling heeft zo’n opdracht op jou als tekstschrijver en/of communicatieadviseur? Het antwoord op deze vragen bepaalt op welke manier je offreert. Fixed price offerte De meningen van mijn collega’s zijn verdeeld. Eén van hen heeft ervaring met dit soort werk en zegt daarover het volgende: Stel je offerte op op basis van briefing, materiaal en taakomschrijving en geef een fixed price af. Voeg als voetnoot bij de offerte de opmerking: "De aangegeven uren zijn basisuren. Onvoorziene taken zijn in deze basisuren niet meegenomen. Alle bedragen zijn exclusief btw." Daarmee hou je een slag om de arm voor aanvullende taken, complicaties, extra correctierondes en dergelijke, die je vooraf kunt overzien. Voeg bij je offerte je leveringsvoorwaarden en geef daarin drie betalingstermijnen aan: 1. bij ondertekening van het contract; 2. bij aflevering van het manuscript; 3. binnen 30 dagen na verschijnen van het boek.

Barbara Philipsen

blad 14


Wat ik persoonlijk prettig vind aan deze aanpak is de feitelijkheid en de zakelijkheid die je daarmee aan de dag legt. Je neemt zelf het heft in handen als schrijver en je stelt je voorwaarden aan de samenwerking en betaling. Niettemin moet je er wel op letten dat de manier waarop je deze aanpak verwoordt in je offerte is afgestemd op je opdrachtgever. In dit geval gaat het om een start-up voor een online dienst. Kunnen zij wel uit de voeten met zo’n zakelijke benadering? Andere reacties: • Ik zou op uurbasis een offerte maken met daarin de voorwaarde wat zij moeten doen en leveren en een post Onvoorzien. Dat is dan een maximumbedrag of een percentage van het totaal. • Ik ben voor uurtarief, lijkt me simpeler en duidelijk voor de opdrachtgever. Bespreekkosten e.d. kan je dan ook goed inzichtelijk maken. Daar kan veel tijd in gaan zitten en dat heb je niet geheel in eigen hand. Daarom geen fixed price, lijkt me. Verder in offerte duidelijk maken dat meerwerk op uurbasis in rekening wordt gebracht. • Ik denk dat fixed price een handige aanpak is. Dan weet je opdrachtgever waar hij/zij aan toe is en krijg je geen gesteggel achteraf (Heb je hier twee weken fulltime aan gewerkt? Is dat niet wat lang?). • Ik heb wel eens een relatiemagazine gemaakt voor een bedrijf, daar werkte ik op uurbasis. Vaak is het bij dat soort opdrachten wel de eerlijkste afrekening. Barbara Philipsen

blad 15


• •

• •

Maar of dat voor ghostwriting van een boekje ook geldt, geen idee. Zou ik daar zelf op inschrijven, dan zou ik op een uurtarief inzetten, omdat je daarmee je eigen risico's het beste afdekt. Eventueel kun je vooraf een begroting of calculatie maken en tussentijds aan voortgangbewaking doen voor de tijd en het budget. Reken je per op te leveren pagina, dan zou dat de risico's voor de opdrachtgever het beste afdekken. Het tarief hangt af van de klant; bodemtarief lijkt me 65 euro. Richting de 80 is wellicht het meest reëel en richting de 100 is stevig. Hangt ook van de doorlooptijd en locatie af. Ik zou een uurtarief rekenen (als ze dat accepteren), want bij fixed price denken ze niet meteen aan het bedrag dat er qua meerwerk bij komt. Wel moet je dan grofweg aangeven hoeveel uur je inschat te besteden aan zo’n 80 pagina’s. Je kunt ook vragen naar hun budget. En daarin kijken wat jij wel en niet kunt doen voor dat geld. 80 pagina's klinkt in mijn oren erg veel, een uurprijs of woordprijs lijkt mij daarom wat moeilijk berekenbaar. Ik zou daarom een paginaprijs noemen. En dan per pagina, hoofdstuk of onderwerp, net hoe je ’t indeelt, als volgt berekenen: eerste concepttekst x bedrag, dan 1x of 2x aanpassen x bedrag. Meerwerk bereken je op basis van nacalculatie. Ik ben geneigd te zeggen dat je deze opdracht zou moeten behandelen als elke andere schrijfopdracht. Als je geen fixed price afspreekt, vraag dan een bedrag per woord en baseer dat dan op het tarief dat jij standaard vraagt. Ik

Barbara Philipsen

blad 16


• •

zie bedragen langskomen die variëren van 10 tot 30 cent per woord. Je zou kunnen staffelen: tot 10.000 woorden vraag je 30 cpw, tussen de 10.000 en 25.000 woorden vraag je 20 cpw enzovoorts. Of je nou de officiële schrijver bent of de ghostwriter: in beide gevallen schrijf jij de tekst en in beide gevallen zou je dus je standaardhonorarium moeten vragen. Ik zou er huiverig voor zijn de opdracht op basis van fixed price te berekenen. Als je de opdracht toch voor een fixed price aanneemt, dan zou ik voor het meerwerk een uurprijs afspreken, waarbij je afspreekt wat onder 'meerwerk' wordt verstaan. Ik zou een (niet te krappe) fixed price-offerte maken, gebaseerd op een geschat aantal uren of pagina's, met het voorstel dat beide partijen tijdig aan de bel trekken als het écht uit de klauwen loopt, bijvoorbeeld bij meer dan 10%, en dat er dan een uurprijs (of paginaprijs) voor meerwerk geldt. Een redelijk bedrag is wat mij betreft volledig afhankelijk van de opdrachtgever. Iemand uit het Gooi vraag ik meer dan iemand die in de liefdadigheid zit. Een opdrachtgever waar ik vervolgopdrachten van verwacht geef ik een flinke kennismakingskorting. Enzovoort. Ik kan mij voorstellen dat je een hoger tarief rekent als je op de achtergrond blijft als ghostwriter.

Barbara Philipsen

blad 17


5. Hoe ga je om met het gegeven ‘ghostwriter’? Een ghostwriter werkt per definitie onder iemands naam. Sterker nog: als je teksten schrijft in opdracht, gebeurt het maar al te vaak dat je naam niet wordt genoemd. Omdat op deze vraag geen eensluidend antwoord is te geven, vermeld ik hieronder weer de ingezonden reacties: • Je moet je dus afvragen of je dat wilt, want als je naam niet in het boekje verschijnt, kun je het wel als portfoliomateriaal gebruiken, maar niet als je daarmee nastreeft dat je als ‘zelfstandig auteur’ in dit vakgebied aan het werk kan. Misschien is het dan een betere optie om als co-auteur genoemd te worden. • Je moet je afvragen in hoeverre de vraag afwijkt van hoe je normaal te werk gaat. Voor het aantal uren werk maakt het natuurlijk niet uit of je onder iemands naam werkt of niet. Hoe doe je dat met een bedrijfsbrochure of websitetekst: vraag je daarbij ook of je genoemd wordt? • Bespreek met de opdrachtgever ook of je in je cv of je portfolio deze opdracht mag noemen. • Werk je volgens de algemene voorwaarden zoals Tekstnet deze voor tekstschrijvers heeft opgesteld, dan draag je, na het afronden van de opdracht en het afstaan van de tekst, ook het auteursrecht over. • Je kunt, als je als co-auteur genoemd wordt, ook een compensatie voor het afkopen van het auteursrecht voorstellen. Als co-auteur vraag je wellicht iets Barbara Philipsen

blad 18


• •

minder, maar dan ben je wel zichtbaar aanwezig. Dit kan weer handig zijn als je je wilt profileren als specialist op dit gebied. Ik zou beslist vragen je bedrijfsnaam te vermelden. Dit kan onder een kop als 'De volgende instellingen hebben meegewerkt aan de totstandkoming van deze uitgave'. Als in referenties ooit wordt gevraagd wat jouw aandeel in de uitgave was, kun je altijd nog “redactiewerk” noemen. Een variant daarop kan zijn: als jullie mijn bedrijfsnaam vermelden, dan is de woordprijs een vaste prijs voor xx cent. Zo niet, dan bereken je de woordprijs als vaste prijs X + bedrag Y voor het afstaan van het auteursrecht. Of je als co-auteur vermeld wil zijn, hangt er volgens mij ook vanaf hoezeer je je verbonden voelt met het nieuwe initiatief. Als je daar graag onderdeel van uit wilt maken en/of je denkt dat het goede promotie is, zou je daar natuurlijk rekening mee kunnen houden. Ik vind het altijd wel nuttig om dat te doen in de zin van een korting. Over vermelding naam en auteursrecht maak je ook afspraken in de offerte. Als ghostwriter sta je volgens mij nooit in de credits (al kun je proberen om onder 'redactie' vermeld te worden), als co-auteur wel. In dergelijke gevallen probeer ik altijd naam plus website vermeld te krijgen, dus bijvoorbeeld “Barbara Philipsen - www.detekstschrijver.nl”. Zelf heb ik laatst een boekje geschreven voor een vriendin. Daarin heb ik mezelf eindredacteur genoemd en de credits verder aan haar gelaten.

Barbara Philipsen

blad 19


• •

In het geheel geen naamsvermelding levert meer geld op, lijkt me. Want je doet afstand van een kostbaar stuk naamsbekendheid als ondernemer en daar moet wat tegenover staan. Je schrijft dat het PR-materiaal is, dus ik neem aan dat het niet wordt verkocht. Is dat wel het geval, dan kun je het eventueel over royalties hebben of de afkoop daarvan.

Via bijvoorbeeld de websites van Tekstnet, Villamedia en FLA (Freelancers Association) is meer informatie te vinden over het auteursrecht. Ook dat kan maar beter vooraf goed besproken en vastgelegd zijn. Voor zover ik weet ben je als ghostwriter ‘auteur’ tot het product geleverd en betaald is en mag de opdrachtgever niet zonder jouw toestemming ingrijpend in het product wijzigen. Ook mag je werk niet voor een ander doel worden gebruikt dan wat jullie zijn overeengekomen zonder jouw toestemming; daarvoor dient een nieuwe overeenkomst te worden gesloten.

Barbara Philipsen

blad 20


Handige links http://www.tekstnet.nl -> zoek op de indexpagina op ‘auteursrecht’ http://www.fla.nl http://www.villamedia.nl http://www.auteursrecht.nl/auteursrecht/index.asp http://www.iusmentis.com/auteursrecht/nl/vvv/ http://www.pietkaashoek.com/ghostwriting.htm -> beschrijving van ghostwriting

Barbara Philipsen

blad 21

Hoe bereken je een opdracht voor ghostwriting?  

in samenwerking met andere schrijvers samengestelde uitleg