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MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ALCALDIA MUNICIPAL GENOVA QUINDIO


TABLA DE CONTENIDO

1. Plataforma Institucional  Visión Institucional  Misión Institucional  Principios  Valores éticos  Política de Calidad 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Organigrama Representación Gráfica de un proceso Introducción Objetivo General Objetivos específicos Alcance Como realiza la Alcaldía Municipal el proceso de recibo y despacho de Comunicación. 9. Servicios del área de correspondencia 10. Proceso de Registro de comunicaciones 11. Formato radicado correspondencia externa recibida 12. Formado radicado correspondencia externa enviada 13. Formato Comunicaciones Internas 14. Norma ICONTEC 15. Formato Comunicaciones enviadas 16. Tiempo de Respuesta a las solicitudes en Colombia 17. Función de la Unidad de Correspondencia en la Empresa 18. Glosario 19. Conclusiones 20. Bibliografía.


PLATAFORMA INSITITUCIONAL VISIÓN INSTITUCIONAL

El Municipio de Génova en el año 2015 será reconocido como modelo en la región en gerencia pública, aplicando en sus procesos el cumplimiento de los requisitos Constitucionales, legales e institucionales y del cliente, logrando fortalecer sus políticas públicas, aplicando buenas prácticas de Gobierno, fortaleciendo su estructura administrativa y financiera.

MISIÓN INSTITUCIONAL

La Administración del Municipio de Génova Quindío, presta sus servicios, ejecutando en todos sus procesos los más altos estándares de calidad, bajo los parámetros constitucionales y legales que rigen la función pública, cumpliendo en todo momento con las políticas públicas adoptadas en el Plan de Desarrollo Municipal y las necesidades y expectativas de la comunidad en general, en ejecución y aplicación de una adecuada gerencia pública.

PRINCIPIOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

IGUALDAD MORALIDAD CELERIDAD ECONOMÍA IMPARCIALIDAD EFICIENCIA Y EFICACIA PUBLICIDAD TRANSPARENCIA BUENA FE

VALORES ÉTICOS 1. HONESTIDAD 2. RESPETO 3. ORGANIZACIÓN 4. SENTIDO DE PERTENENCIA 5. RESPONSABILIDAD

POLÍTICA DE CALIDAD La Administración Municipal de Génova busca mejorar la prestación de los servicios con los más altos estándares de calidad, de manera eficaz y efectiva, cumpliendo en todos sus procesos con la Constitución y la normatividad legal vigente, aplicando de forma eficiente el manejo adecuado de los recursos humanos, físicos y financieros, ejecutando los procesos administrativos conforme la satisfacción del cliente y el compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad.”


ORGANIGRAMA


REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN PROCESO


INTRODUCCION

Todas las Entidades Públicas a nivel nacional, dentro del proceso de mejora continua enfocada al bienestar de sus moradores, están en la obligación de implementar un óptimo y eficaz manejo de la correspondencia. Se tiene que la correspondencia es un elemento muy importante al interior de las organizaciones, a través del cual se establece un trato reciproco entre entidades y/o personas mediante el intercambio de información, documentos, etc, haciendo más ágil y dinámico el diario ejercicio de la comunicación. La Alcaldía Municipal de Génova Quindío no es ajena a los procesos y cambios que a diario se suscitan en las Instituciones, los cuales se enfocan en la optimización de recursos, buen servicio, agilidad, eficiencia, eficacia, efectividad , oportunidad y modernización; es por esto que recientemente se ha implementado el manejo de la correspondencia a través de la ventanilla única en cumplimiento a la legislación vigente como el Decreto 2150 de 1995 Art 32, Decreto 1122 de 1999 Art. 13 entre otros. Con la implementación de dicho mecanismo, la administración municipal busca además de cumplir la Ley, implementar un control adecuado tanto de correspondencia interna y externa, mejor servicio a sus clientes, mejorar los tiempos de respuestas e implementar una atención integral y debido seguimiento a toda la documentación.


OBJETIVO GENERAL

Administrar el sistema de control de correspondencia a través de la ventanilla única de correspondencia, estableciendo el procedimiento para el recibo, distribución, despacho y conservación de la Correspondencia Interna y Externa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Implantar los mecanismos apropiados que permitan llevar a cabo de manera idónea todo el proceso archivístico administrativo.  Brindar Información Oportuna a los directivos, funcionarios y público en general sobre documentos tramitados en la Institución.  Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna.  Llevar a cabo el seguimiento a las respuestas que en algunos casos debe darse, dentro de los términos de ley establecidos para tal fin (derechos de petición, tutelas, etc)  Asesorar a los funcionarios sobre técnicas de conservación documental.

ALCANCE

Involucra a todas las dependencias y funcionarios encargados del manejo de documentos y correspondencia en la Alcaldía Municipal.


Cómo realiza la Alcaldía Municipal el Proceso de recibo y despacho de comunicaciones:

Este proceso se lleva a cabo a través de la ventanilla única, la cual se define como un sistema de interacción entre el portal web institucional, el sistema de Intranet para la gobernación del Quindío y todos sus municipios, con el fin de facilitar la recepción, flujo e intercambio de información según los requerimientos de la fase de transformación del Decreto 1151 de 2008 del programa de gobierno en línea. A través de éste sistema al ciudadano se le agilizará y simplificará el proceso de registro, consulta y seguimiento de los diferentes trámites como peticiones, quejas y reclamos, derechos de petición, etc. ALGUNOS SERVICIOS DEL AREA DE CORRESPONDENCIA

El área de correspondencia del Municipio de Génova Quindío presta los siguientes servicios: Atención al usuario: Se brinda de manera personalizada por parte del Técnico Administrativo de Archivo. Los usuarios visitan dicha dependencia con el objeto de radicar documentación, recibir correspondencia, solicitar información, etc.

Servicio alerta: A través de la ventanilla Única se establece el mecanismo de alerta que indica los plazos de ley para dar trámite y respuesta a documentos como PQR, derechos de petición, acciones de tutela, y en general a todos los oficios que se radican con carácter de derecho de petición. Préstamo de documentos: éste servicio se presta tanto a clientes internos como externos, y se relaciona con el suministro de copias de documentos solicitados a ésta dependencia y que lógicamente reposan en la misma.


Proceso de Registro de las comunicaciones

También se realiza a través de la ventanilla única; el documento se escanea y posteriormente se le imprime un sello que contiene los siguientes datos: Correspondencia Recibida:

ALCALDIA GENOVA Correspondencia Recibida 2014RE342 Ciudadano: CONSORCIO SAYP Fecha: 2014-02-10 16:10:20 Dependencia: Secretaria de Gobierno Anexos: CLAVE EN SOBRE SELLADO Destinario: Luz Stella Monroy F. Recibido: María Judith Paredes Aguirre

Comunicación Enviada:

ALCALDIA GENOVA Correspondencia Enviada 2014EE22 Ciudadano: Floralba Rico Fecha: 2014-02-10 16:10:20 Dependencia: Secretaria de Gobierno Anexos: 0 Funcionario: Luz Stella Monroy F Radicado por: María Judith Paredes Aguirre


FORMATO RADICADO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA


FORMATO RADICADO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA


FORMATO COMUNICACIONES INTERNAS


Norma ICONTEC que regula la producción de documentos comerciales (circulares, actas, informes, memorandos, etc.)

Teniendo en cuenta que desde el año 2011 la Administración Municipal de Génova Quindío fue certificado por el ICONTEC en la norma técnica de calidad en Gestión Pública NTCPG 1000:2009 e ISO 9001:2008, se han adoptado internamente los formatos conforme a las normas previamente mencionadas. Algunos ejemplos de estos formatos son:


FORMATO COMUNICACIONES ENVIADAS RC-DA-0029-Oficio Externo Despacho Alcalde

Génova Quindío, Colocar fecha

Doctora (Se coloca dependiendo de a quien se dirija) MARISOL RAMOS NIÑO (colocar el nombre completo en mayúscula y negrilla) Contralora General del Quindío (el cargo en minúscula y sin negrilla) Edificio Gobernación del Quindío Piso 3 (la dirección a donde se dirige minúscula) 7444940 (teléfono a donde se dirige en minúscula y sin negrilla) Armenia Quindío (la ciudad, en caso de ser en el municipio se coloca La Ciudad)

Asunto o Ref: Oficio DC/DTCF-003696 (se coloca ref cuando se refiere a un oficio) (Contenido del oficio en letra arial 12) por ejemplo: En atención al oficio de la referencia me permito remitir Plan de Mejoramiento, que contiene las acciones correctivas que permitan subsanar los hallazgos arrojados en la pasada auditoría, mediante informe final AGEI Regular M.E 017-11. Anexo ( ) folios y 1 CD.(En caso de anexarse documentos o cds)

Atentamente,

MARIO ALBERT CAÑAS LÓPEZ (Quien envía el oficio mayúscula y negrilla) Alcalde Municipal (Cargo en minúscula y sin negrilla) Proyectó: Cargo:

(Nombre de quien elabora el oficio en letra arial 8) (Cargo de quien elabora el oficio en letra arial 8)

Revisó: Cargo:

Nombre de quien revisa el oficio en letra arial 8 Cargo de quien revisa el oficioen letra arial 8

Aprobó: Cargo:

Nombre de quien revisa el oficio en letra arial 8 Cargo de quien revisa el oficioen letra arial 8


Municipio de Génova Quindío

CIRCULAR RC.DH-0005-CIRCULAR CIRCULAR No. II FECHA DE PARA ASUNTO TEMA

Nombre Cargo Proyectó: Cargo: Revisó: Cargo: Aprobó Cargo:

RC-DA-0005 VERSION 1 AGOSTO DE 2012


RC-SH-0002-RESOLUCION

RESOLUCION NUMERO ____ (______) “POR MEDIO DE LA CUAL _________________________”. EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE GÉNOVA, QUINDÍO, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le señala el numeral __ del artículo ___ de la ______________ y el artículo ___ de la Ley ____ de _____ (COLOCAR LAS NORMAS DEL CASO) y, CONSIDERANDO a) b) c) d) e) f)

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: ARTICULO SEGUNDO: ARTICULO TERCERO: ARTICULO CUARTO: ARTICULO QUINTO:

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE: Dada en el Municipio de Génova Quindío, a los _________ (____) días del mes de ____ del año dos mil _____ (____).

_________________ Alcalde Municipal Proyectó: Revisó: Aprobó:


RC-SH-0004-MEMORANDO

Génova Quindío, (Colocar la fecha)

(SIGLA DEPENDENCIA)/No. ___-(AÑO)

Señor (a), Doctor (a) (SEGÚN SEA EL CASO) (NOMBRE A QUIEN SE DIRIJE EN MAYÚSCULA Y NEGRILLA) (Cargo en minúscula y sin negrilla) La Ciudad

Asunto o Referencia: ________________________________________________

Contenido

________________________ (FIRMA) (NOMBRE DE QUIEN FIRMA EN MAYÚSCULA Y NEGRILLA) (Cargo en minúscula y sin negrilla)

Anexo Con copia Elaboró: Reviso: Recibió:


Horario de Atención al Público

Día Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Mañana 8-12 8-12 8-12 8-12 8-12 8-12

Tarde 2-6 2-6 2-6 2-6 2-6

Tiempo de Respuesta a las solicitudes en Colombia

Conforme al Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, los términos para resolver son:  Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción  Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción  Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción  Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción.

Función de la Unidad de Correspondencia en la Empresa

Es una oficina de la administración municipal responsable del proceso de recepción, clasificación, radicación, registro y entrega de los documentos tanto internos como externos, al tiempo que hace seguimiento a la respuesta oportuna y trámite idóneo y pertinente de los mismos.


GLOSARIO

ACTA: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

ACTO ADMINISTRATIVO: Es la declaración que se manifiesta de manera voluntaria en el marco de la función publica y tiene la particularidad de producir, en forma inmediata, efectos jurídicos individuales.

ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar o aclarar. ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos en los términos consagrados por la ley. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, acciones operaciones y trámites reglamentados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina).

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Deposito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos entre otros, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización . ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se llaman oficios. CERTIFICADO: Texto determinado hecho.

administrativo

empleado

para

constatar

un


COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. CONVOCATORIA: Acuerdo de fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

COPIA: Fiel reproducción del documento.

COPIA CONTROLADA: Se refiere a la copia del documento, formato o registro que debe distribuirse a sitios específicos donde se efectúan operaciones esenciales para el desempeño eficaz del Sistema de Gestión de Calidad y donde debe permanecer la edición vigente.

COPIA NO CONTROLADA: Se refiere a la copia del documento o dato que se distribuye con propósitos de información y donde no es necesario actualizar la copia cada vez que se modifique el documento o dato original. Las copias de los documentos del sistema de gestión de calidad no controladas que se entregan a personas naturales o jurídicas, llevan el sello de “COPIA NO CONTROLADA” que tienen las medidas ya indicadas.

DECRETO: Acto Administrativo llevado a cabo por el poder ejecutivo, con contenido normativo, reglamentario y jerárquico.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte, cualquier medio que se utiliza para contener información que esencialmente se usa para describir o controlar como se elaboran los procedimientos y pueden ser modificados de acuerdo a las circunstancias. Los documentos normalmente se presentan como documentos escritos, el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía, pero también pueden estar grabados en discos duros de computador (en cuyo caso debe de existir backup), memorias o CD-ROM.


DOCUMENTO INTERNO: Son documentos emitidos por la Administración: circulares, memorandos, control de advertencia, procedimientos formatos, registros e instrucciones de trabajo.

DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos en los que la Alcaldía y sus diferentes secretarias se basan para llevar a cabo sus actividades como lo son: Normas, leyes, reglamentos.

DOCUMENTOS SUPERADO: Llamado al igual documento obsoleto y se refiere a la edición del documento y a sus copias controladas que pierden el carácter de vigente dada la generación de una nueva versión del documento. En caso de su conservación por algún motivo, los documentos llevaran el sello de SUPERADO que tiene las medidas ya indicadas en la Copia Controlada. FORMATOS: Documento utilizado para registrar los datos requeridos para mostrar evidencia

MEMORANDOS: Comunicación escrita que se emplea en organizaciones para tratar asuntos internos.

MENSAJE ELECTRONICO: Comunicación escrita, a través de la Internet.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. Es el dato escrito que resulta de alguna actividad, es una declaración de hechos existentes en el momento y no pueden ser modificados. Hacen parte de este tipo documental los registros internos y externos generados por terceros. RESOLUCION: Ordena administrativa escrita, dictada por un jefe de servicio público de carácter oral, obligatorio y permanente; las cuales se dictan para cumplir funciones que la ley encomienda a cada servicio público, puede tener alcance local o nacional.


SISTEMA DE DOCUMENTACION: Conformado por todos los procesos en la prestaci贸n de servicios, los requisitos y las disposiciones integradas en el Sistema de Calidad e incluye entre otros el Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Registros de Calidad y normas t茅cnicas. .


CONCLUSIONES

1. La modernidad trae consigo procesos de cambio a todos los niveles, procurando siempre el buen desempeño y eficiente cometido de todas las instituciones. 2. La correspondencia se constituye en un elemento indispensable en la dinámica de los procesos administrativos y la buena práctica de los funcionarios al servicio del Estado. 3. Un eficiente manejo documental permite que los clientes sean tratados con rapidez, calidad y efectividad. 4. La correspondencia es la evidencia documentada que compone la memoria institucional, refleja el pasado y el presente de las organizaciones, y es a través de éste que se deja huella para la historia.


BIBLIOGRAFIA

Oficina de Control Interno Alcaldía Municipal Oficina Ventanilla Única Alcaldía Municipal www.gobernaciondelquindio.gov.co www.archivogeneral.gov.co www.google.com.co Ley 1437 de 2011


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ELABORADO POR: Luz Stella Monroy Fajardo. María Elena Celemín Marín. Luz Mery Lemos Villada. Mayerly Gualteros Beltrán.


Manual correspondencia