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Programma •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  • 

Introduzione Governance Gestione museale Politiche Organizzazione delle Funzioni del Museo Dipartimenti Esempi di Best Practice Profilo dello Staff Assunzione Esercitazioni Costi e ricavi operativi Priorità


Governance Nella sua essenza base, la governance ha a che fare con autoritĂ e affidabilitĂ . Evidenzia chi nell organizzazione ha il diritto e la responsabilitĂ  di prendere quali decisioni, e a chi ne deve rendere conto.


Governance Ci sono quattro principali modalità di governance: 1.  line departments 2.  società partecipate 3.  organizzazioni senza scopo di lucro (onlus) 4.  società private C’è anche un modello ibrido, altrimenti detto della “società civile”, che presenta varie combinazioni tra quelle elencate.


Modalità di Governance Settore

Line Departments

Società partecipate

Onlus

Proprietà

Governo, Università o Corporazione

Governo, Università o Corporazione

Associazione o Azienda Azienda Pubblico/ individuale o partecipata collettiva

Decisionale o Consultivo

Decisionale

Consultivo

Fondi

Allocazione Annuale

Allocati e/o guadagnati

Guadagnati, attraverso fondi e dotazioni

Di origine privata, interna o esterna

Donazioni

Improbabile

Probabile

Molto probabile

Molto difficile

Staff

Funzionari pubblici o Università, Staff corporativo.

Funzionari pubblici o staff del museo

Dipendenti dell associazione

Dipendenti dell azienda

Volontari

Difficile

Possibile

Importante

Raro

Consiglio Direttivo Consultivo

Privato


Lo scopo del Management Lo scopo del management nei musei è quello di facilitare le decisioni che conducono a: • Raggiungimento della Mission • Compimento del Mandato • Realizzazione degli obiettivi per tutte le funzioni progettate FACILITARE LE DECISIONI


Lo scopo del Management •  Infondere lo spirito della Mission del museo in tutte le decisioni strategiche


Lo scopo del Management •  Comunicare il Mandato, sia internamente che esternamente.


Lo scopo del Management •  Guidare verso gli obiettivi, verificando il compimento della pianificazione


Lo scopo del Management •  Il budget e l’agenda operativa quantificano gli obiettivi della pianificazione.


I ruoli del management nei Musei

POLICIES

• Ispirare un senso di mission

MISSION

• Comunicare un mandato operativo

INSPIRE

PLANS

MANDATE GOALS OBJECTIVES

FACILITATE LEAD / CONTROL DECISIONS

COMMUNICATE RELATIONS WITH OTHER INSTITUTIONS

BUDGETS SCHEDULES

• Condurre ad obettivi

EVALUATE

ADMINISTRATION

MUSEUM FUNCTIONS

Assets •  Collecting •  Documentation •  Preservation

EVALUATE EFFICIENCY & EFFECTIVENESS

Activities • Research • Display • Interpretation

• Controllare il rispetto degli obiettivi • Valutare il raggiungimento e l'impatto delle funzioni del museo


Politica Museale POLICIES

MISSION

INSPIRE

FACILITATE DECISIONS

È una dichiarazione di impegno del museo alla sua missione, al mandato e agli scopi pianificati in relazione ad una particolare funzione museale e al raggiungimento di livelli specifici di qualità nel soddisfare questo impegno. Alcuni esempi sono: •  Collection policy - Collezione •  Conservation policy - Conservazione •  Security policy - Sicurezza •  Exhibition policy - Mostre •  Research policy - Ricerca •  Interpretation policy - Interpretazione


Organizzazione delle Funzioni Amministrazione pinaificazione, policy, procedure, personale, finanze, relazioni istituzionali

Funzioni Museali Beni •  •  •  •  •  • 

Collezioni Edifici e terreni Attrezzatura Documentazione Conservazione Sicurezza

Attività •  Ricerca •  Mostre •  Interpretazione •  Educazione •  Estensione •  Marketing


Dipartimenti La struttura tripartita di funzioni museo suggerisce un' organizzazione del personale in tre unità •  Collezioni – legata ai beni •  Programmi – legata alle attività •  Amministrazione – funzioni amministrative


Schema di organizzazione dell’ufficio direttivo


Schema di organizzazione dell’ufficio collezioni


Schema organizzativo dell’ufficio programmi pubblici


Schema organizzativo dell’amministrazione


Esempi di Best Practice Benchmarking


Biblioteca Alessandrina

Alexandria, Egypt

Componenti: •  1 archivio •  6 biblioteche •  4 musei o  9 gallerie con esposizioni permanenti o  4 gallerie con esposizioni temporanee •  1 planetarium (99 posti) •  7 centri di ricerca accademica •  1 centro conferenze •  1 auditorium & sale meeting


Bibliotheca Alexandrina

Staffing: •  Staff totale di 2060 •  1,790 Staff Amministrativo e culturale •  270 Staff Sicurezza •  Volontari


Bibliotheca Alexandrina

Alexandria, Egypt

Director Academic &   Cultural Affairs  Sector 

External Rela8ons  Sector 

Director’s Office  Sector 

Library Services  Sector 

Informa8on Communica8on  Technology 

Finance and  Administra8on Sector 

Informa8on &  Communica8on  Technology 

Financial Department 

Interna8onal School for  Informa8on 

Administra8ve Department 

Planetarium & Science  Center 

Public Rela8ons &  Interna8onal Contacts 

Resources Sector 

Access Services 

Manuscript CEnter 

Media Department 

General Counsel  Department 

IFLA

An8qui8es Museum 

Visits Department 

Special Advisors &  Resource Department 

Special Libraries  Department 

Personnel Department 

Manuscripts Museum 

Internal Audit 

Public Services 

Engineering Department 

Center for Special  Studies & Programs 

Publishing Department 

Technical Services 

Internal Security  Department 

Calligraphy Center 

Corporate Secretariat  Department 

New Ini8a8ves 

Na8onal Center for  Documenta8on 

Peace Studies Ins8tute 

Alexandria Mediterranean Center 

Govern. Organiza8on  Technical Desk 

Dialogue Forum  

Financial Control  Department 

Arts Center 

Enabling Infrastructure 


Centre Pomipidou

Paris, France

Componenti: •  gallerie con esposizioni permanenti •  gallerie con esposizioni temporanee •  biblioteca •  2 cinema (320 posti l'uno) •  teatro (400 posti) •  Istituto per la Ricerca e il Coordinamento Musicale/Acustico (IRCAM)


Staff: 1,335 staff full time senza volontari •  361 staff sicurezza •  402 staff dedicateo ad attività culturali •  318 staff amministrativo •  254 staff biblioteca


Centre Pompidou

Paris, France

Chairman Board of Directors 

Ins8tute for Music/Acous8c   Research and Coordina8on  

Public Reference Library   Presidency/General Direc8on  Audiovisual Cultural   Ac8on Office 

Digi8za8on Office 

Safety and Building Unit  

Publishing Unit 

Communica8on Unit  

Produc8on Unit  

IT Unit  

Human Resources Unit  

Public and Educa8onal   Ac8on Unit  

Legal and Financial Unit  

Accounts Office  Na8onal Museum of Modern Art/Center   of Industrial Design   Department of   Cultural Development  


Biblioteca


Istituto per la Ricerca e il Coordinamento Musicale/Acustico


Dipartimento dello Sviluppo Culturale


Museo Nazionale di Arte Moderna Centro di Disegno Industriale


Ufficio del Presidente


Harbourfront Center

Toronto, ON, Canada

Componenti: •  Museo – 3 gallerie •  3Teatri (350 - 450 posti l'uno) •  Outdoor Stage (spazio 1,500 persone) •  Laboratorio artistico e laboratorio infantile •  Sale meeting e per eventi •  Giardini, sentieri e terrazze •  Estensione con punti vendita e aree ristoro •  2 porti turistici 5 aree parcheggio •  Pista skating


Staffing: •  Full time staff of 160 •  Part time staff of 200 •  550 full time staff during the summer months •  2,000 volunteers •  30 security staff


Harbourfront Center

Toronto, ON, Canada

One Chief Executive Officer -13 Managing Directors


Barbican

London, England

Componenti •  sala concerti (1949 posti) •  2 teatri (1166, 200 posti) •  3 cinema (280,286,156 posti) •  2 gallerie d'arte •  bibilioteca pubblica per prestiti e conservazione •  7 sale conferenza e 2 spazi espositivi


Staffing: •  333 staff full time •  318 staff part time •  1616 stagisti e volontari


Barbican

London, England


Profilo di Selezione dello Staff E' imporatnte definire gli “ingredienti” di un lavoro e come l'organizzazione opererà definendo un piano d'azione per ogni unità organizzativa

Le questioni principali sono: • Quali ruoli di maggiore responsabilità si necessitano? • Quali conoscenze, competenze e attitudini comportamentali? • Quale livello di staff è richiesto?


Assunzione dello Staff Acquisire e conservare staff di alta qualità è un punto critico per ogni organizzazione di successo. Il processo di pianificazione e selezione richiede molte ore e risorse. Non è un aspetto secondario. È quindi vitale che l'organizzazione trovi la persona giusta per un determinato ruolo; è essenziale ponderare la scelta.


Processo di Assunzione

• Selezionare i candidati migliori • Valutazione dei candidati • Test psicometrico • Annunci • Ricerche su Database • Networks • Definizione di criteri e ruoli • Preparazione delle descrizioni di ogni posizione


Training Lord Academy è lo strumento di Lord Cultural Resources per organizzare la nostra partecipazione in centri d'istruzione superiore. Diamo corsi in college e università di tutto il mondo, e costituiamo una risorsa per la distribuzione del sapere in forma di presentazioni, articoli e pubblicazioni. Queste includono i nostri Manuali su vari aspatti della pianificazione e gestione culturale, e i nostri Lord Museum Books per i piÚ giovani.


Costi e norme operative •  Staff (50%) •  Gestione Strutture (manutenzione, utenze, assicurazioni, sicurezza) (15-20%) •  Mostre (5-10%) •  Educazione/programmi (2-5%) •  Cura delle Collezioni (2-5%) •  Amministrazione (5-10%) •  Fundraising (2-5%) •  Marketing (2-5%) •  Punto Vendita: costo dei prodotti venduti (40% del prezzo)


Costo delle Funzioni Museali - Gail UK SURVEY %

UNITED STATES SURVEY %

Curatoriali ed mostre

31

32.5

Pubblico (eccetto mostre)

7

7

Biblioteca

2

3

Sicurezza

14

13

Amministrazione

19

19

Gestione edificio

18

17

Altro

9

8.5

100

100

COSTO

Totale


Potenziali fonti di ricavo •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  •  • 

Entrate Punto vendita Serivizio ristoro Affitto materiale e spazi Tesseramenti, carte fedeltà Programmi pubblici Programmi esclusivi per scuole Eventi di fundraising Parcheggio Donazioni Dotazioni Governo


Fonti di Ricavo derivanti da operazioni


Priorità •  Acquisizioni? (budget separato) •  Ricerca? Conservazione? (occorre un piano a lungo termine) •  Mostre? Blockbusters? •  Educazione? (a che livello?) •  Altro?

Lord_MuseumManagement  

Programma •  Introduzione •  Governance •  Gestione museale •  Politiche •  Organizzazione delle Funzioni del Museo •  Dipartimenti •  Esemp...

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